Brandenburgisches Vorschriftensystem

Auf Grund des § 146 des Brandenburgischen Schulgesetzes vom 12. April 1996 (GVBl. I S. 102) in Verbindung mit § 3 Abs. 2 der Datenschutzverordnung Schulwesen vom 14. Mai 1997 (GVBl. II S. 402) bestimmt die Ministerin für Bildung, Jugend und Sport:

1 - Begriffsbestimmung

(1) Akten an Schulen einschließlich Ausdrucke aus automatisierten Dateien im Sinne dieser Verwaltungsvorschriften sind

1. Schülerakten gemäß Anlage 1 der Datenschutzverordnung Schulwesen,
2. Klassen- oder Kurs- sowie Notenbücher gemäß Anlage 1 der Datenschutzverordnung Schulwesen,
3. Klassenarbeiten und Klausuren,
4. Prüfungsunterlagen,
5. Schriftverkehr, Unterlagen der Mitwirkungsgremien der Schule und Unterlagen der Schulverwaltung (Verwaltungsakten) sowie
6. Unterlagen über Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen Personals gemäß Anlage 1 der Datenschutzverordnung Schulwesen.

(2) Sind für die Erstellung bestimmter Akten Formulare vorgegeben, so können auch Computerausdrucke verwendet werden, die in Inhalt, Größe und Gestaltung den vorgegebenen Formularmustern entsprechen.

2 - Aufbewahrung

(1) Aufbewahrungsort für Schulakten ist stets die Schule, die die entsprechenden Akten zuletzt rechtmäßig verwendet hat.

(2) Akten gemäß Nummer 1 Abs. 1 Buchstabe f sind bis zum Ausscheiden der betreffenden Person aus der Schule aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt für Akten

1. gemäß Nummer 1 Abs. 1 Buchstabe a und d zehn Jahre,
2. gemäß Nummer 1 Abs. 1 Buchstabe b drei Jahre,
3. gemäß Nummer 1 Abs. 1 Buchstabe c ein Jahr, für Klausuren in der Qualifikationsphase der gymnasialen Oberstufe zwei Jahre und
4. gemäß Nummer 1 Abs. 1 Buchstabe e fünf Jahre.

(3) Die Aufbewahrungsfrist beginnt für Akten

1. gemäß Nummer 1 Abs. 1 Buchstabe a und d am Ende des Schuljahres, in dem die Abmeldung vom Schulbesuch an der Schule erfolgte, und
2. gemäß Nummer 1 Abs. 1 Buchstabe b, c und e nach Beendigung des Schuljahres, in dem diese erstellt wurden.

Klassenarbeiten und Klausuren sollen nach erfolgter Auswertung im Unterricht den Schülerinnen und Schülern zur Berichtigung oder Kenntnisnahme der Eltern mitgegeben werden, sofern eine Rückgabe an die Schule in angemessener Frist erwartet werden kann.

(4) Abweichend von den Absätzen 2 und 3 beträgt die Aufbewahrungsfrist

1. für Anmeldeunterlagen, Gesprächsprotokolle und Aufnahmeentscheidungsunterlagen gemäß Anlage 1 Nr. 1.5 der Datenschutzverordnung Schulwesen ein Jahr beginnend mit der Aufnahme in die Schule,
2. für Bildungsempfehlung und Unterlagen des Förderausschussverfahrens gemäß Anlage 1 Nr. 1.14 der Datenschutzverordnung Schulwesen sowie für individuelle Förderpläne gemäß Anlage 1 Nr. 1.16.3 der Datenschutzverordnung Schulwesen ein Jahr nach Auslaufen des sonderpädagogischen Förderbedarfs sowie
3. für Unterlagen über erteilte Ordnungsmaßnahmen gemäß Anlage 1 Nr. 1.12 der Datenschutzverordnung Schulwesen zwei Jahre beginnend mit der Erteilung der Ordnungsmaßnahme.

(5) Durchschriften oder Kopien der Abgangs- und Abschlusszeugnisse werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist an der Schule in das staatliche Schulamt überführt. Dort werden sie 30 Jahre aufbewahrt. Über die Übergabe dieser Akten durch die Schule an das staatliche Schulamt ist ein Protokoll zu fertigen, das im Original den Akten beizufügen ist. Es ist von der Schulleiterin oder dem Schulleiter und der zuständigen Schulrätin oder dem zuständigen Schulrat zu unterzeichnen.

3 - Aussonderung und Vernichtung

(1) Akten deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sind auszusondern und dem zuständigen kommunalen Archiv gemäß § 4 Abs. 1 des Brandenburgischen Archivgesetzes zur Archivierung anzubieten. Dies gilt nicht für Akten gemäß Nummer 1 Abs. 1 Buchstabe c und d, wenn nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist eine Rückgabe durch die betroffenen Schülerin oder den betroffenen Schüler gewünscht wird. Die Schülerinnen und Schüler oder ihre Eltern sind über die Rückgabemöglichkeit im Vorfeld zu informieren. Mit dem zuständigen kommunalen Archiv kann eine Vereinbarung zur vereinfachten Anbietung von Akten gemäß § 4 Abs. 6 des Brandenburgischen Archivgesetzes geschlossen werden.

(2) Akten, die nicht in ein Archiv übernommen werden, sind zu vernichten. Vor der Vernichtung ist das staatliche Schulamt von der Art und dem Umfang der zur Vernichtung anstehenden Akten zu unterrichten. Die Vernichtung kann erst erfolgen, wenn die Zustimmung des staatlichen Schulamtes vorliegt.

(3) Die Vernichtung der Akten ist durch zwei Personen, die in der Schule tätig sind, zu überwachen. Termin und Umfang der zur Vernichtung anstehenden Aktenarten sind in der Schule bekannt zu machen. Die Vernichtung der Abschluss- und Abgangszeugnisse erfolgt durch zwei Mitarbeiter des staatlichen Schulamtes. Über die Vernichtung ist ein Protokoll mit der Auflistung der vernichteten Akten anzufertigen. Dieses Protokoll ist von den beaufsichtigenden Personen zu unterzeichnen und im Original bei der die Akten vernichtenden Stelle aufzubewahren.

(4) Akten gemäß Nummer 1 Abs. 1 Buchstabe f sind nach dem Ausscheiden der betreffenden Person aus der Schule unmittelbar an das staatliche Schulamt abzugeben und dort zu den Personalkaten zu nehmen.

4 - Übergangsbestimmungen

Unterlagen, die vor dem 1. Januar 1991 entstanden sind, sind bis zum 31. Dezember 1999 aufzubewahren. Danach erfolgt eine Übergabe der Durchschriften oder Kopien der Abgangs- und Abschlusszeugnisse oder die diese rekonstruierenden Unterlagen an das staatliche Schulamt. Alle anderen Unterlagen sind dem zuständigen kommunalen Archiv anzubieten und zu vernichten soweit keine Übernahme in das Archiv erfolgt.

5 - Schlussbestimmungen

(1) Diese Verwaltungsvorschriften treten am 1. August 1997 in Kraft.

(2) Gleichzeitig treten außer Kraft:

1. die Verwaltungsvorschriften über Akten an Schulen in öffentlicher Trägerschaft (VV-Schulakten) vom 17. November 1994 (ABl.MBJS S. 884) sowie
2. Nummer 3 Abs. 2 Satz 2 der Verwaltungsvorschriften zu § 5 der Vorläufigen Berufsschulordnung (VV § 5 BSO) vom 24. März 1992 (ABl.MBJS S. 3).

Potsdam, den 14. Mai 1997

Die Ministerin für Bildung, Jugend und Sport

Angelika Peter