Brandenburgisches Vorschriftensystem

Seit einigen Jahren wird im Einzelhandel und in Gastronomiebetrieben Thermopapier verstärkt zur Ausstellung von Rechnungen verwendet.

Die Haltbarkeit liegt je nach Qualitätsstufe zwischen 4 bis 12 Jahren.

Ermittlungen haben ergeben, dass bei Tankstellen, Restaurants und in Einzelhandelsgeschäften Thermopapiere der geringsten Haltbarkeitsstufe (sog. Faxpapiere) verwendet werden.

Dies führt bei künftigen Betriebsprüfungen vermehrt dazu, dass mit nicht mehr oder kaum noch lesbaren Thermopapierrechnungen zu rechnen ist.

Die Folgen davon treffen die Rechnungsempfänger.

Der überwiegende Teil der Rechnungsempfänger dürfte sich derzeit mangels Problembewusstsein mit technisch ungenügenden Rechnungen begnügen.

Erst wenn im Rahmen von Außenprüfungen dem Grunde nach berechtigte Betriebsausgaben bzw. Vorsteuern nicht anerkannt werden, weil die Belege nicht mehr lesbar sind, wird das Problem offenkundig. Der Belegmangel ist dann nicht mehr heilbar und das Prüfungsklima kann sich künftig verschlechtern.

Nach § 144 Abs. 4 AO sowie § 14 Abs. 1 UStG ist der leistende Unternehmer verpflichtet dem Leistungsempfänger einen Beleg bzw. eine Rechnung über die erbrachten Leistungen zu erteilen. Nach § 145 Abs. 2 AO sind Aufzeichnungen in der Weise vorzunehmen, dass der Besteuerungszweck erreicht wird.

Aus den genannten Vorschriften erwächst für den Rechnungsaussteller die Verpflichtung Belege so zu erteilen, dass sie für das Besteuerungsverfahren geeignet sind.

Daraus ergibt sich auch die Verpflichtung Rechnungen in einer technischen Qualität zu erstellen, die es dem Rechnungsempfänger ermöglicht, seiner Aufbewahrungspflicht nachzukommen.

Die Rechnungsaussteller können von der Finanzbehörde nicht zur Ausstellung haltbarer Belege verpflichtet werden.

Bei laufenden Prüfungen ist auf diese Problematik hinzuweisen, damit es den Steuerpflichtigen möglich ist, rechtzeitig Vorsorge zu treffen.