Brandenburgisches Vorschriftensystem

I.

1. Schriftstücke der Gerichte, Staatsanwaltschaften, Justizvollzugsanstalten, der Jugendarrestanstalt und der Sozialen Dienste der Justiz werden entweder
   • eigenhändig unterschrieben (Abschnitt II Nummer 1),
   • als Reinschrift beglaubigt (Abschnitt II Nummer 2),
   • auf Anordnung unterschrieben (Abschnitt II Nummer 3),
   • ausgefertigt (Abschnitt II Nummer 4),
   • als Abschriften (Ablichtungen, Abdrucke) beglaubigt (Abschnitt II Nummer 5).
2. § 37 Absatz 5 VwVfG in Verbindung mit § 1 VwVfGBbg bleibt unberührt. Mitteilungen, die formlos möglich sind, bedürfen einer Unterschrift, eines Beglaubigungsvermerks oder eines Ausfertigungsvermerks dann nicht, wenn sie mit Hilfe automatisierter Einrichtungen erstellt worden sind.
   
   Unberührt bleiben ferner die Verwaltungsvorschriften der Landeshaushaltsordnung.

II.

1. Schriftstücke werden von der oder dem Verfügenden eigenhändig unterschrieben, wenn
   1. dies für bestimmte Angelegenheiten allgemein oder von der oder dem Verfügenden im Einzelfall angeordnet ist,
   2. das Schriftstück von besonderer Bedeutung ist (zum Beispiel bei Einstellungsbescheiden oder Maßnahmen der Strafvollstreckung, bei Personalbeurteilungen) oder Erklärungen enthält, die für den Gang des Verfahrens wesentlich sind (zum Beispiel Anklageerhebung, Einlegung und Begründung von Rechtsmitteln, Strafantrag),
   3. das Schreiben zum repräsentativen Schriftverkehr zu rechnen ist (zum Beispiel Glückwunsch- und Dankschreiben, Ernennungsschreiben und Benachrichtigungen, Versetzungs- und Entlassungsschreiben sowie Zeugnisse),
   4. das Schriftstück Erklärungen enthält, für die durch Gesetz oder Verwaltungsvorschrift die Schriftform (§ 126 BGB) oder die Unterschrift der oder des Erklärenden (zum Beispiel § 29 Absatz 3 GBO) vorgeschrieben ist.
   Eine Prüfung und Gegenzeichnung der zur eigenhändigen Unterschrift vorgesehenen Reinschriften durch die mit der Abnahme des Schreibwerks beauftragten Bediensteten ist grundsätzlich nicht erforderlich. Die Behördenleitung kann in Ausnahmefällen abweichende Anordnungen treffen.
   
   Auf der Reinschrift ist der Name der Unterzeichnerin oder des Unterzeichners in Klammern unter der für die Unterschrift vorgesehenen Stelle in Maschinenschrift zu vermerken.
   
   Bei Schreiben in Rechtssachen ist dem Namen die Amtsbezeichnung, soweit es sich um Rechtspflegergeschäfte handelt die Funktionsbezeichnung “Rechtspflegerin“ oder “Rechtspfleger" anzufügen. Bei Schreiben in Verwaltungssachen unterbleibt die Beifügung der Amtsbezeichnung.
2. Unter Reinschriften, die von der oder dem Verfügenden nicht eigenhändig unterschrieben werden, sind ihr oder sein Name und - in Rechtssachen - ihre oder seine Amtsbezeichnung (in Rechtspflegergeschäften die Funktionsbezeichnung “Rechtspflegerin“ oder “Rechtspfleger") sowie folgender Beglaubigungsvermerk zu setzen:

   „Beglaubigt
   
   Name
   Amtsbezeichnung“.

   Wird der Name der oder des Verfügenden handschriftlich in die Reinschrift eingesetzt, so ist ihm die Abkürzung “gez." voranzustellen.
3. Das ohne Aktenentwurf auf Anordnung zu fertigende Schreibwerk wird von der oder dem zuständigen Bediensteten mit dem Vermerk

   „Auf Anordnung
   
   Name
   Amtsbezeichnung“

   unterschrieben.
   
   Die Wörter “Auf Anordnung" können auch in den Text des Schreibens einbezogen werden. Hiervon soll insbesondere dann Gebrauch gemacht werden, wenn dem Schreiben eine Höflichkeitsformel anzufügen ist. In diesen Fällen wird für das Schreiben beispielsweise die Fassung
   

   „Auf Anordnung des Gerichts werden Sie gebeten, _____________"

   in Betracht kommen, an die sich sodann die Höflichkeitsformel („Hochachtungsvoll", “Mit freundlichen Grüßen“), die Unterschrift und die Amtsbezeichnung der oder des Bediensteten anschließen.

   Soweit das “Auf Anordnung“ zu unterzeichnende Schriftgut automationsunterstützt gefertigt wird, bedarf es keiner unterschriftlichen Vollziehung und Namenswiedergabe. In diesem Falle müssen die Schriftstücke den Hinweis enthalten, dass sie nicht zu unterzeichnen sind (zum Beispiel “Maschinell erstellt, ohne Unterschrift gültig“).

   Die Behördenleitung kann im Übrigen anordnen, dass auch bei weiteren geeigneten Schriftstücken auf die Unterschrift, die Namenswiedergabe sowie Beglaubigungs- und Ausfertigungsvermerk verzichtet wird. In diesen Fällen gilt die vorstehende Regelung entsprechend.

   Bei Bescheiden in UJs-Sachen, die automationsgestützt erstellt werden, bedarf es zwar keiner unterschriftlichen Vollziehung; die Schriftstücke haben jedoch die Angabe des Namens der oder des „Auf Anordnung“ handelnden Urkundsbeamtin oder Urkundsbeamten der Geschäftsstelle zu enthalten.

4. Ausfertigungen werden mit folgendem von der Urkundsbeamtin oder dem Urkundsbeamten der Geschäftsstelle zu unterschreibenden Vermerk erteilt:
   

   „Ausgefertigt
   
   Name
   Amtsbezeichnung
   als Urkundsbeamtin/Urkundsbeamter der Geschäftsstelle".

   Im Falle des § 49 BeurkG lautet der Vermerk:

   „Vorstehende Ausfertigung stimmt mit der Urschrift überein.
   Sie wird (der/dem) ____________ erteilt._________________, den____________
   
   Name
   Amtsbezeichnung
   als Urkundsbeamtin/Urkundsbeamter der Geschäftsstelle".

   Im Falle der Erteilung einer auszugsweisen Ausfertigung soll in dem Ausfertigungsvermerk der Gegenstand des Auszugs angegeben und bezeugt werden, dass die Urkunde über diesen Gegenstand keine weiteren Bestimmungen enthält (§ 49 Absatz 5, § 42 Absatz 3 BeurkG).
5. Abschriften (Ablichtungen, Abdrucke) werden mit folgendem Vermerk beglaubigt:
   

   „Beglaubigt
   
   Name
   Amtsbezeichnung".

   Im Falle des § 42 BeurkG lautet der Vermerk:
   

   „Die vorstehende Abschrift (Ablichtung, Abdruck) stimmt mit der - in Urschrift - in Ausfertigung - in einer einfachen - beglaubigten - Abschrift (Ablichtung)vorgelegten Urkunde ________________wörtlich überein.
   
   _________________, den_________________
   
   Name
   Amtsbezeichnung".

   Im Falle der Erteilung einer auszugsweisen Abschrift (Ablichtung, Abdruck) soll in dem Beglaubigungsvermerk der Gegenstand des Auszuges angegeben und bezeugt werden, dass die Urkunde über diesen Gegenstand keine weiteren Bestimmungen enthält (§ 42 Absatz 3 BeurkG).

III.

1. In Schreiben an natürliche Personen sind nach den hierfür ergangenen Bestimmungen Höflichkeitsformeln (Anrede, Grußformel) aufzunehmen.
2. Soweit die Geschäftsstelle nach Rechts- oder Verwaltungsvorschriften Aufgaben selbstständig wahrzunehmen hat, sind die Schriftstücke mit der Kopfangabe
   

   „Geschäftsstelle des __________ gerichts (der Staatsanwaltschaft)"

   oder
   

   „ ______________ gericht
   - Geschäftsstelle -"

   zu fertigen.
3. Bei der Unterzeichnung durch die Urkundsbeamtin oder den Urkundsbeamten der Geschäftsstelle (zum Beispiel § 317 Absatz 4 ZPO, § 275 Absatz 4 StPO, § 117 Absatz 6 VwGO) ist der Vermerk “als Urkundsbeamtin/Urkundsbeamter der Geschäftsstelle" der Amtsbezeichnung anzuschließen. Erforderlichenfalls ist der Funktionsbezeichnung die Bezeichnung des Gerichts beizufügen, zum Beispiel
   

   „als Urkundsbeamtin/Urkundsbeamter der Geschäftsstelledes Amtsgerichts ___________”.

4. Tarifbeschäftigte verwenden - soweit eine Amtsbezeichnung anzugeben ist - die Bezeichnung “Regierungsbeschäftigte(r)", “Justizbeschäftigte(r)" oder “Verwaltungsgerichtsbeschäftigte(r)".
5. Die Vermerke “Beglaubigt, Auf Anordnung, Ausgefertigt" usw., die Amts- und Funktionsbezeichnungen, insbesondere die Bezeichnung “als Urkundsbeamtin/Urkundenbeamter der Geschäftsstelle" sind stets auszuschreiben.
6. In den durch Gesetz oder Verwaltungsanordnung vorgeschriebenen Fällen ist den Schriftstücken der Dienststempel oder das Dienstsiegel beizudrücken.
7. Die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung (DIN 5008) in der jeweils geltenden Fassung sind zu beachten.

IV.

Bestehen vollstreckbare Entscheidungen und sonstige zur Zwangsvollstreckung geeignete Titel aus mehreren Blättern, so sind diese in einer Weise zu verbinden, dass eine unbeabsichtigte Trennung nicht ohne Weiteres möglich ist. Soweit dies nicht mit Schnur und Siegel geschieht, können Heftösen, Heftklammern (nicht Büroklammern), Klebestreifen, Heftleisten oder ähnliche Verbindungen verwendet werden, die es ausschließen, dass einzelne Blätter ausgetauscht oder entfernt werden können. Dabei sind die innenseitigen Heftstellen jeweils in der Weise mit einem Abdruck des Dienststempels zu überstempeln, dass der Stempelabdruck jeweils einen Teil der gegenüberliegenden Innenseiten erfasst.

Im Hinblick auf die starke Beanspruchung der vollstreckbaren Ausfertigungen bei der Zwangsvollstreckung wird die Verwendung von festem Papier (nicht unter 70 g/m²) empfohlen.

V.

Eine Kontrolle der Umsetzung und Einhaltung dieser Richtlinie erfolgt im Rahmen der vorgeschriebenen Geschäftsprüfungen. Für die Beseitigung festgestellter Mängel in der Abwicklung des Schriftverkehrs ist unverzüglich zu sorgen.

VI.

Diese Allgemeine Verfügung tritt am 1. Januar 2010 in Kraft. Die Rundverfügung vom 17. August 1992 (JMBl. S. 136) tritt am 31. Dezember 2009 außer Kraft.

Potsdam, den 30. November 2009

Der Minister der Justiz

Dr. Volkmar Schöneburg