Brandenburgisches Vorschriftensystem

Dienstreisen von Lehrkräften (Lehrertrainerinnen und Lehrertrainer) im Bereich der sportlichen Begabungsförderung an den Spezialklassen/ Spezialschulen Sport (RS DRLeT)

Hinweis: Dieses Rundschreiben ersetzt das am 01. Januar 2023 in Kraft getretene Rundschreiben 6/23 „Dienstreisen von Lehrkräften (Lehrertrainerinnen und Lehrertrainer) im Bereich der sportlichen Begabungsförderung an den Spezialklassen/ Spezialschulen Sport
(RS DRLeT) (ABl. MBJS/23, Nr. 14, S. 245).

Mit diesem Rundschreiben werden die wesentlichen Grundsätze und Zuständigkeiten für Dienstreisen der Lehrertrainerinnen und Lehrertrainer zur Umsetzung der schulinternen Lehrpläne im Rahmen der sportlichen Begabungsförderung bekannt gegeben sowie das Genehmigungs- und Antragsverfahren, die Reisekostenerstattung und das Abrechnungsverfahren geregelt.

Rechtsgrundlagen für die Erstattung von Auslagen für Dienstreisen sind das Bundesreisekostengesetz (BRKG) und die allgemeine Verwaltungsvorschrift des Landes Brandenburg zum BRKG (Bbg BRKGVwV) in der jeweils geltenden Fassung sowie die nachfolgenden Regelungen:

1 Genehmigungsverfahren bei Dienstreisen

1.1 Die Dienstreisen einer Lehrertrainerin oder eines Lehrertrainers dienen der Umsetzung der schulinternen Lehrpläne (SILP) und beziehen sich auf die Begleitung von Schülerinnen und Schülern zu Wettkämpfen und die Durchführung von Trainingsmaßnahmen, die als Unterricht am anderen Ort Teil der Begabungsförderung Sport an Spezialschulen und in Spezialklassen Sport sind. Die Genehmigung einer Dienstreise muss grundsätzlich vor deren Antritt vorliegen.

1.2 Die Dienstreisen einer Lehrertrainerin oder eines Lehrertrainers dürfen nur genehmigt werden, wenn sie dienstlich notwendig sind, das heißt die Maßnahme Teil des schulinternen Lehrplans zur Umsetzung der Begabungsförderung Sport ist und zu Beginn des Kalenderjahres mit dem schriftlichen Votum der Lenkungsstableitung sowie der zuständigen Koordinatorin/ des zuständigen Koordinators für die Begabungsförderung in der Jahresplanung schriftlich vermerkt wurde.
Dieser Jahresplan der Spezialschule oder Spezialklasse Sport muss bis zum 1.12. des Vorjahres dem Ministerium für Bildung, Jugend und Sport vorliegen und bestätigt worden sein. Er beinhaltet Informationen zur durchführenden Person, zum Reisezeitraum, Zielort, Reisezweck, zum voraussichtlichen Beförderungsmittel und daraus resultierenden Fahrtkosten sowie ggf. zu sonstigen Informationen, die die Notwendigkeit einzelner Punkte begründen. Ggf. vorhandene Informationen zur Kostenübernahme (auch teilweise) durch Dritte (Übernachtung, Verpflegung) sowie insbesondere der Fahrtkosten sind ebenfalls zu kennzeichnen.

2 Antragsverfahren bei Dienstreisen

2.1 Die Dienstreise einer Lehrertrainerin oder eines Lehrertrainers muss rechtzeitig, in der Regel mindestens vier Wochen vor Reiseantritt, digital im Verwaltungsportal für Dienstreisen beantragt werden.

2.2 Die Kosten für Dienstreisen müssen so niedrig wie möglich gehalten und die Dauer der Dienstreise auf das zur Ausführung des Dienstgeschäfts unumgängliche Maß beschränkt werden. Dienstreisende sind verpflichtet, sich vor Beantragung und Antritt über die zweckmäßigsten Beförderungs- und Übernachtungsmöglichkeiten zu informieren und dabei den Ablauf des Dienstgeschäfts im Rahmen ihrer Einflussmöglichkeiten und des Zumutbaren so zu gestalten, dass zusätzliche Reisetage vermieden werden.

2.3 Die Nutzung eines Privat-Kfz stellt eine durch die Schulleitung genehmigungspflichtige Ausnahme dar und muss im Hinblick auf die Einhaltung der VV Fürsorge- und Aufsichtspflicht (Absatz 8 sowie Anlage 4) und auf den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit begründet werden.

2.4 Der Koordinator/ die Koordinatorin für Begabungsförderung bestätigt, dass es sich um eine Maßnahme gemäß bestätigtem Jahresplan handelt, für die Mittel eingeplant wurden und prüft die sachliche Richtigkeit. Abweichungen/ Anmerkungen zu im Jahresplan benannten Daten (ggf. Ort, Zeitraum, Reisender) sind im Notizfeld entsprechend darzustellen.

2.5 Zusätzliche - von der Jahresplanung abweichende - Maßnahmen können durch die Schulleitung genehmigt werden, sofern hierzu ein positives Votum durch die Lenkungsstableitung vorliegt und dem Land keine zusätzlichen Kosten entstehen.

2.6 Übersteigen die im Antrag aufgeführten die laut Nummer 1.2 genehmigten, voraussichtlichen Kosten erheblich, erfolgt die Genehmigung nur nach vorheriger Rücksprache mit der Lenkungsstabteilung. Sie kann nur bei positivem Votum und unter Einhaltung der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel erfolgen.

2.7 Maßnahmen ohne Kostenerstattung sind im Dienstreisen-Verwaltungsportal als „Lehrertrainer DR o. Kostenerst“ zu beantragen und werden dann direkt von der Schulleitung genehmigt.

3 Kostenerstattung bei Dienstreisen

3.1 Übernachtung und Verpflegungskosten

3.1.1 Für eintägige Dienstreisen erfolgt keine Erstattung von Tagegeld. 

3.1.2 Für mehrtägige Dienstreisen wird für die Verpflegungsmehraufwendungen ein Tagegeld nach den Regelbestimmungen des § 6 BRKG gewährt. Für jede Nacht erfolgt eine Kostenerstattung nach den Regelbestimmungen des § 7 BRKG.

3.1.3 Erhält die oder der Dienstreisende Zuwendungen von dritter Seite, so werden diese gemäß § 3 Abs. 3 BRKG auf die erstattungsfähigen Kosten angerechnet. Die Zuwendungen durch Dritte sind in der Reisekostenabrechnung anzugeben.

3.2 Fahrtkosten

3.2.1 Notwendige, eindeutig auf den Lehrertrainer oder die Lehrertrainerin entfallene Fahrt- und Flugkosten werden im Rahmen des § 4 BRKG erstattet.

3.2.2 Im Rahmen der Grundsätze zur Fürsorge- und Aufsichtspflicht (VV-Aufsicht) erfolgt die An- und Abreise im Regelfall mit den Schülerinnen und Schülern. Erfolgt diese zu Maßnahmen, die als ein- oder mehrtages-Veranstaltungen zur Umsetzung der schulinternen Lehrpläne dienen, ist im Rahmen der Wirtschaftlichkeit die Mitfahrt zu wählen, da der Transfer der Schülerinnen und Schüler als Schul- oder Unterrichtsweg nicht durch den Landeshaushalt zu finanzieren ist.

3.2.3 Reist der Lehrertrainer oder die Lehrertrainerin im selben Fahrzeug wie die Schülerinnen und Schüler an, können maximal die auf den Lehrertrainer oder die Lehrertrainerin anteiligen Kosten erstattet werden. Es muss eine eindeutige Rechnungslegung durch den Verband/ Verein erfolgen. Bei Rechnungslegung für die anteiligen Fahrtkosten ist als Reisemittel der Reisebus zu wählen.

3.2.4 Sonstige Kosten, welche die An- und Abreise betreffen (z:b. Fährkosten, Maut, Parkgebühren), können nur in Höhe der auf den Lehrertrainer oder die Lehrertrainerin anteiligen Kosten erstattet werden. Es muss eine eindeutige Rechnungslegung durch den Verband/ Verein erfolgen.

3.2.5 Eine Reisekostenerstattung laut § 5 Abs. 1 BRKG stellt die Ausnahme dar und kann nur erfolgen, wenn diese dezidiert und im Ausnahmefall begründet ist.

3.2.6 Soweit keine Ausnahme nach § 5 Abs. 4 BRKG vorliegt, erfolgt die Wegstreckenentschädigung bei der Nutzung von privaten Kraftfahrzeugen grundsätzlich laut § 5 Abs. 1 BRKG. Kosten, die den dort festgelegten Höchstsatz übersteigen, können nicht erstattet werden. Ein erhebliches dienstliches Interesse an der Benutzung eines privaten Kraftwagens ist grundsätzlich nicht anzuerkennen. Sofern hiervon abgewichen wird, sind die Gründe aktenkundig zu machen.
Für die Berechnung der Wegstreckenentschädigung ist dabei die verkehrsübliche Straßenverbindung maßgeblich. Eine Sachschadenhaftung des Landes Brandenburg ist in den Fällen des § 5 Abs.1 BRKG grundsätzlich ausgeschlossen, weil die Benutzung des privaten Kraftfahrzeuges zur Durchführung der Dienstreise in alleiniger Entscheidung der oder des Dienstreisenden liegt.

Abrechnungsverfahren bei Dienstreisen

3.3 Dienstreisen sollen umgehend nach Beendigung unter Vorlage der entsprechenden Einzelnachweise abgerechnet werden. Die Abrechnung erfolgt über das Verwaltungsportal für Dienstreisen. Für die Beantragung der Reisekostenvergütung besteht eine Ausschlussfrist von sechs Monaten.

3.4 Alle Ausgaben müssen belegt, Veränderungen bei den Reisetagen, dem Reiseort und beim Reisemittel schriftlich begründet werden. Die Abrechnungen der Dienstreisen dürfen nur die tatsächlich entstandenen Kosten der Lehrertrainerin oder des Lehrertrainers enthalten. Durch Dritte übernommene Kosten sowie Teilverzichte sind anzugeben. Eine Abrechnung von schüler- oder materialbezogenen Ansätzen ist ausgeschlossen.

3.5 Der Koordinator/ die Koordinatorin für Begabungsförderung zeichnet die Abrechnung als sachlich richtig mit und bestätigt diese bei zur Verfügung stehenden Haushaltsmitteln.

3.6 Übersteigen die in der Abrechnung aufgeführten die unter 2 genehmigten voraussichtlichen Kosten erheblich, erfolgt die Bestätigung nur nach vorheriger Rücksprache mit der Lenkungsstabteilung. Sie kann nur bei positivem Votum und unter Einhaltung der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel erfolgen.

4 Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Dieses Rundschreiben tritt zum 01. Juni 2026 in Kraft und tritt spätestens am 31. Dezember 2030 außer Kraft.