Brandenburgisches Vorschriftensystem

Dienstreisen von Lehrkräften (Lehrertrainerinnen und Lehrertrainer) im Bereich der sportlichen Begabungsförderung an den Spezialklassen/ Spezialschulen Sport (RS DRLeT)

Hinweis: Dieses Rundschreiben ersetzt das am 31. Dezember 2022 außer Kraft getretene Rundschreiben 13/16 „Dienstreisen von Lehrkräften im Bereich der sportlichen Begabungsförderung an den Spezialklassen/ Spezialschulen Sport“ vom 6. Dezember 2016 (ABl. MBJS/16, Nr. 34, S. 523).

Mit diesem Rundschreiben werden die wesentlichen Grundsätze und Zuständigkeiten für Dienstreisen der Lehrertrainerinnen und Lehrertrainer zur Umsetzung der schulinternen Lehrpläne im Rahmen der sportlichen Begabungsförderung bekannt gegeben sowie das Genehmigungs- und Antragsverfahren, die Reisekostenerstattung und das Abrechnungsverfahren geregelt.

Rechtsgrundlagen für die Erstattung von Auslagen für Dienstreisen sind das Bundesreisekostengesetz (BRKG) und die allgemeine Verwaltungsvorschrift des Landes Brandenburg zum BRKG (Bbg BRKGVwV) in der jeweils geltenden Fassung sowie die nachfolgenden Regelungen:

1 Genehmigungsverfahren bei Dienstreisen

1.1 Die Dienstreisen einer Lehrertrainerin oder eines Lehrertrainers dienen der Umsetzung der schulinternen Lehrpläne (SILP) und beziehen sich auf die Begleitung von Schülerinnen und Schülern zu Wettkämpfen und die Durchführung von Trainingsmaßnahmen. Die Genehmigung einer Dienstreise muss grundsätzlich vor deren Antritt vorliegen.

1.2 Die Dienstreisen einer Lehrertrainerin oder eines Lehrertrainers dürfen nur genehmigt werden, wenn sie dienstlich notwendig sind, das heißt der konkrete Wettkampf oder die konkrete Trainingsmaßnahme wurde zu Beginn des Kalenderjahres mit dem schriftlichen Votum der Lenkungsstableitung sowie des zuständigen Koordinators/ Koordinatorin für die Begabungsförderung in der Jahresplanung schriftlich vermerkt. Dieser Jahresplan der Spezialschule oder Spezialklasse Sport muss bis zum 1.12. des Vorjahres dem Ministerium für Bildung, Jugend und Sport vorliegen. Er beinhaltet Informationen zur durchführenden Person, zum Reisezeitraum, Zielort, Reisezweck, voraussichtlichen Beförderungsmitteln, voraussichtlichen Reisekosten sowie zu sonstigen Informationen, die ggf. die Notwendigkeit einzelner Punkte begründen. Ggf. vorhandene Informationen zur Kostenübernahme (auch teilweise) durch Dritte (Übernachtung, Verpflegung, Transport, u.a.) sind ebenfalls zu kennzeichnen.

1.3 Die Kosten für Dienstreisen müssen so niedrig wie möglich gehalten und die Dauer der Dienstreise auf das zur Ausführung des Dienstgeschäfts unumgängliche Maß beschränkt werden. Dienstreisende sind verpflichtet, sich vor Antritt über die zweckmäßigsten Beförderungs- und Übernachtungsmöglichkeiten zu informieren und dabei den Ablauf des Dienstgeschäfts im Rahmen ihrer Einflussmöglichkeiten und des Zumutbaren so zu gestalten, dass zusätzliche Reisetage vermieden werden.

1.4 Die geplante Nutzung eines Privat-Kfz muss im Hinblick auf die Einhaltung der VV Fürsorge- und Aufsichtspflicht (Absatz 8 sowie Anlage 4) und auf den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit begründet werden.

1.5 Zusätzliche - von der Jahresplanung abweichende - Maßnahmen können durch die Schulleitung genehmigt werden, sofern hierzu ein positives Votum durch die Lenkungsstableitung vorliegt und dem Land keine zusätzlichen Kosten entstehen.

2 Antragsverfahren bei Dienstreisen

2.1 Die Dienstreise einer Lehrertrainerin oder eines Lehrertrainers muss rechtzeitig, in der Regel mindestens vier Wochen vor Reiseantritt, digital im Verwaltungsportal für Dienstreisen beantragt werden.

2.2 Der Koordinator/ die Koordinatorin für Begabungsförderung bestätigt die sachliche Richtigkeit des Antrages. Abweichungen/ Anmerkungen (siehe 1.4.) sind im Notizfeld entsprechend darzustellen.

2.3 Maßnahmen ohne Kostenerstattung sind im Dienstreisen-Verwaltungsportal als „DR ohne Kosten“ zu beantragen und werden dann direkt von der Schulleitung genehmigt.

3 Kostenerstattung bei Dienstreisen

3.1 Für eintägige Dienstreisen erfolgt keine Erstattung von Tagegeld. Es können lediglich Reisekosten laut § 4 BRKG oder § 5 Abs. 1 BRKG erstattet werden.

3.2 Für mehrtägige Dienstreisen wird für die Verpflegungsmehraufwendungen ein Tagegeld nach den Regelbestimmungen des § 6 BRKG gewährt. Für jede Nacht erfolgt eine Kostenerstattung nach den Regelbestimmungen des § 7 BRKG.

3.3 Erhält die oder der Dienstreisende Zuwendungen von dritter Seite, so werden diese gemäß § 3 Abs. 3 BRKG auf die erstattungsfähigen Kosten angerechnet. Die Zuwendungen durch Dritte sind in der Reisekostenabrechnung anzugeben.

3.4 Notwendige Fahrt- und Flugkosten werden im Rahmen des § 4 BRKG, jedoch nur in Höhe des auf die Lehrertrainerin oder den Lehrertrainer entfallenen Kostenanteils erstattet. Hierzu zählt auch die Anmietung von Mietfahrzeugen.

3.5 Soweit keine Ausnahme nach § 5 Abs. 4 BRK vorliegt, erfolgt die Wegstreckenentschädigung bei der Nutzung von privaten Kraftfahrzeugen grundsätzlich laut § 5 Abs. 1 BRKG. Als private KFZs werden auch durch Vereine oder Verbände zur Verfügung gestellte Fahrzeuge betrachtet. Für die Berechnung der Wegstreckenentschädigung ist die verkehrsübliche Straßenverbindung maßgeblich. Eine Sachschadenhaftung des Landes Brandenburg ist in den Fällen des § 5 Abs.1 BRKG grundsätzlich ausgeschlossen, weil die Benutzung des privaten Kraftfahrzeuges zur Durchführung der Dienstreise in alleiniger Entscheidung der oder des Dienstreisenden liegt.

3.6 Über das erheblich dienstliche Interesse laut § 5 Abs. 2 BRKG wird nach Vorlage der Jahresplanung durch den Koordinator/ die Koordinatorin für Begabungsförderung entschieden. Dienstreisen von über 650 km Wegstrecke sind dafür entsprechend zu kennzeichnen.

4 Abrechnungsverfahren bei Dienstreisen

4.1 Dienstreisen sollen umgehend nach Beendigung unter Vorlage der entsprechenden Einzelnachweise abgerechnet werden. Die Abrechnung erfolgt über das Verwaltungsportal für Dienstreisen. Für die Beantragung der Reisekostenvergütung besteht eine Ausschlussfrist von sechs Monaten.

4.2 Alle Ausgaben müssen belegt, Veränderungen bei den Reisetagen und beim Reisemittel schriftlich begründet werden. Die Abrechnungen der Dienstreisen dürfen nur die tatsächlich entstandenen Kosten der Lehrertrainerin oder des Lehrertrainers enthalten. Eine Abrechnung von schüler- oder materialbezogenen Ansätzen über Dienstreisekosten ist ausgeschlossen.

4.3 Der Koordinator/ die Koordinatorin für Begabungsförderung zeichnet die Abrechnung als sachlich richtig mit.

4.4 Übersteigen die zu erstattenden Kosten die laut Nummer 1.2 genehmigten Kosten voraussichtlichen erheblich, erfolgt die Erstattung nur nach vorheriger Rücksprache mit dem Koordinator/ der Koordinatorin für Begabungsförderung. Diese/r hält Rücksprache mit der Lenkungsstabteilung. Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sollten sich hier auf Einhaltung des gemäß Nummer 1.2 genehmigten voraussichtlichen Gesamthaushalts beziehen.

5 Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Dieses Rundschreiben tritt rückwirkend zum 1. Januar 2023 in Kraft und tritt am 31. Dezember 2027 außer Kraft.