Brandenburgisches Vorschriftensystem

Reisekostenerstattung bei Schulfahrten

In Ergänzung zu den bestehenden Regelungen des Bundesreisekostengesetzes (BRKG), der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift des Landes Brandenburg zum Bundesreisekostengesetz (BbgBRKGVwV) und der Auslandsreisekostenverordnung (ARV) gelten hinsichtlich der Kostenerstattung bei Schulfahrten im In- und Ausland nachfolgende Regelungen:

1. Die Teilnahme der fahrtleitenden oder begleitenden Lehrkräfte an einer Schulfahrt ist eine Dienstreise im Sinne des § 2 Abs. 1 Bundesreisekostengesetzes (BRKG). Durch die Schulkonferenz wird darüber entschieden, ob eine Schulfahrt im Rahmen des zur Verfügung stehenden Schulfahrtenbudgets bzw. durch Nutzung eines Freiplatzes (s. Ziffer 6) durchgeführt werden kann. Dabei darf die Nutzung eines Freiplatzes durch Lehrkräfte und sonstige Begleitpersonen nur beschlossen werden, wenn dadurch eine Überschreitung des Schulfahrtenbudgets verhindert wird. Das durch die Schulkonferenz beschlossene Schulfahrtenkonzept stellt keine Beantragung oder Genehmigung im Sinne des Reisekostenrechts dar. Insofern sind die Schulfahrten, die entsprechend der v. g. Vorgaben durchgeführt werden können, vor Durchführung der Schulfahrt mittels eines Dienstreiseantrages im PTravel/REIKO-System zu beantragen.

2. Für mehrtägige Schulfahrten wird für die Verpflegungsmehraufwendungen ein Tagegeld nach den Regelbestimmungen des BRKG gewährt. Für jede Nacht erfolgt eine Kostenerstattung nach den Regelbestimmungen des BRKG. Für die Dauer der Benutzung eines Beförderungsmittels wird kein Übernachtungsgeld gewährt. Für eintägige Schulfahrten erfolgt keine Tagegelderstattung.

3. Notwendige Fahr-und Flugkosten für Schulfahrten werden in Höhe des auf die Lehrkraft bzw. den Begleitpersonen entfallenden Kostenanteils erstattet. Bei Bahnfahrten werden die Kosten der zweiten Wagenklasse erstattet. Sofern triftige Gründe für die Benutzung eines privaten Personenwagens vorliegen und diese vor Antritt der Dienstreise anerkannt worden sind, wird eine Wegstreckenentschädigung gemäß § 5 BRKG gewährt.

4. Nebenkosten sind im Rahmen des zugewiesenen Schulfahrtenbudgets erstattungsfähig, soweit sie im Rahmen des genehmigten Programms tatsächlich notwendig sind und valide nachgewiesen werden. Dabei müssen Ausgaben für Nebenkosten bis zu 10 Euro pro Tag nicht nachgewiesen werden.

5. Sofern bei Schulfahrten ein Pauschalpreis entrichtet wird, werden die hierfür anfallenden Kosten erstattet. Beinhaltet ein Pauschalpreis nicht alle Bestandteile einer Schulfahrt (z.B. Fahrkosten), werden die entsprechenden Kosten hierfür gesondert erstattet.

6. Freiplätze können durch finanziell benachteiligte Schülerinnen und Schüler genutzt oder anteilig auf alle Schulfahrtenteilnehmenden aufgeteilt oder durch Lehrkräfte bzw. sonstige Begleitpersonen genutzt werden, wenn die schriftliche Zustimmung aller Teilnehmenden gemäß Nr. 6 Absatz 3 VV-Schulfahrten hierzu im konkreten Einzelfall bei Vertragsabschluss vorliegt. Bei Minderjährigen ist diese Zustimmung von den Eltern zu erteilen. Die Nutzung der Freiplätze für andere Zwecke (z.B. Kauf von Getränken, Gastgeschenken o.ä., Einzahlung auf das Klassenkonto etc.) ist nicht gestattet. Freiplätze dürfen von den Schulfahrtenanbietern nicht personengebunden angeboten werden. Erhalten Lehrkräfte über die Bereitstellung von Freiplätzen hinaus weitere Vergünstigungen/Zuwendungen von dritter Seite ihres Amtes wegen, sind diese in der Reisekostenabrechnung anzugeben. Diese werden dann gemäß § 3 Abs. 3 BRKG auf die erstattungsfähigen Kosten angerechnet.

7. Beauftragte und nicht im Schuldienst stehende Begleitpersonen erhalten Reisekostenvergütung nach Maßgabe der vorgenannten Absätze.

8. Schulfahrten können genehmigt werden, wenn sie den Vorgaben der VV-Schulfahrten entsprechen und die erforderlichen Reisekostenmittel zur Verfügung stehen oder aus anderen Gründen keine Kosten entstehen (z.B. Inanspruchnahme von Freiplätzen).

9. Dieses Rundschreiben tritt mit Wirkung vom 01. Februar 2025 in Kraft und tritt am 31. Januar 2030 außer Kraft. Die Regelungen dieses Rundschreibens gelten für die Schulfahrten, die ab dem Zeitpunkt des Inkrafttretens beantragt werden.