Brandenburgisches Vorschriftensystem

A. Allgemeines

I.

Die in dieser Allgemeinen Verfügung verwendeten Amts-, Funktions- und sonstigen personenbezogenen Bezeichnungen gelten für Frauen und Männer.

II.

Über jeden im Dienst befindlichen Richter, Beamten und Beschäftigten (Bedienstete) ist eine Personalakte zu führen.

1. In die Personalakte gehören alle Vorgänge, die die Bediensteten in ihrem Beamten- oder Beschäftigungsverhältnis betreffen. Sie sollen ein möglichst vollständiges, dem beruflichen Werdegang entsprechendes Bild der Persönlichkeit der Bediensteten und der Gestaltung der Beamten- oder Beschäftigungsverhältnisse ergeben.
2. Nicht in die Personalakte gehören Vorgänge, die besonderen, von der Person und dem Beamten- oder Beschäftigungsverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen. Diese Vorgänge sind in Sammelakten einzuordnen, die insbesondere geführt werden über
   
   1. Prüfungen,
   2. Personalplanung,
   3. Auswahlverfahren,
   4. Stellenbewertungen,
   5. Aussagegenehmigungen,
   6. Dienstreisegenehmigungen,
   7. Prozessvollmachten.

Soweit erforderlich, sind Auszüge oder Kopien aus den Sammelakten in die Personalakte zu nehmen. Das gilt vor allem für die abschließenden Entscheidungen bei Prüfungen und Stellenbewertungen. Von Vorgängen, die sich auf mehrere Bedienstete beziehen, sind Auszüge nur insoweit zu der jeweiligen Personalakte zu nehmen, als sie die personellen und dienstlichen Verhältnisse der einzelnen Bediensteten betreffen.

III.

Die Personalakten der Bediensteten im nachgeordneten Geschäftsbereich führen mit Ausnahme der abweichenden Regelungen zu Teilakten in Abschnitt C:

1. in der ordentlichen Gerichtsbarkeit

1. die Ministerin der Justiz für den Präsidenten des Brandenburgischen Oberlandesgerichts
2. der Präsident des Brandenburgischen Oberlandesgerichts
   
   aa) für die Richter und Beamten des eigenen Gerichts und des Bezirks;
   bb) für die Beschäftigten des eigenen Gerichts sowie des Bezirks ab Entgeltgruppe 9;
   
   
3. die Präsidenten der Landgerichte und die Präsidentin des Amtsgerichts
   
   aa) für die Beschäftigten des eigenen Gerichts mit Ausnahme der Beschäftigten ab Entgeltgruppe 9;
   bb) für die in einem Beschäftigungsverhältnis stehenden Gerichtsvollzieher des Bezirks;
   
   
4. die Direktoren der Amtsgerichte für die Beschäftigten des eigenen Gerichts mit Ausnahme der Beschäftigten ab Entgeltgruppe 9;

2. in der Verwaltungsgerichtsbarkeit

1. der Präsident des Oberverwaltungsgerichts Berlin-Brandenburg für die Präsidenten der Verwaltungsgerichte des Landes Branden burg;
2. die Präsidenten der Verwaltungsgerichte des Landes Brandenburg für die Richter, Beamten und Beschäftigten des eigenen Gerichts;

3. in der Arbeitsgerichtsbarkeit

1. die Präsidentin des Landesarbeitsgerichts Berlin-Brandenburg für die Richter der Arbeitsgerichte des Landes Brandenburg;
2. die Direktoren der Arbeitsgerichte des Landes Brandenburg für die Beamten und Beschäftigten des eigenen Gerichts;

4. in der Sozialgerichtsbarkeit

1. der für Justiz zuständige Minister der Justiz für die Präsidentin des Landessozialgerichts Berlin-Brandenburg;
2. die Präsidenten des Landessozialgerichts Berlin-Brandenburg
   
   aa) für die Präsidenten der Sozialgerichte des Landes Brandenburg;
   bb) für die Richter, Beamten und Beschäftigten des eigenen Gerichts;
   
   
3. die Präsidentin der Sozialgerichte des Landes Brandenburg für die Richter, Beamten und Beschäftigten des eigenen Gerichts;

5. in der Finanzgerichtsbarkeit

1. die Ministerin der Justiz für den Präsidenten des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg;
2. der Präsident des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg für die Richter, Beamten und Beschäftigten des Gerichts;

6. in der Staatsanwaltschaft

1. die Ministerin der Justiz für den Generalstaatsanwalt;
2. der Generalstaatsanwalt
   
   aa) für die Staatsanwälte und Beamten der eigenen Behörde und des Bezirks;
   bb) für die Beschäftigten der eigenen Behörde sowie des Bezirks ab Entgeltgruppe 9;
   
   
3. der Leitende Oberstaatsanwalt für die Beschäftigten der eigenen Behörde mit Ausnahme der Beschätigten ab Entgeltgruppe 9;

7. im Justizvollzugsdienst

1. die Ministerin der Justiz für die Leiter der Justizvollzugsanstalten, ihre Stellvertreter, die Vollzugsleiter und die sonstigen Beamten und Beschäftigten des höheren Vollzugs- und Verwaltungsdienstes;
2. die Leiter der Justizvollzugsanstalten für die übrigen Beamten und Beschäftigten der Behörde einschließlich der Außenstellen;

8. im Bereich der Fortbildungseinrichtungen

1. die Ministerin der Justiz für die Behördenleiter der Fortbildungseinrichtungen;
2. der Direktor der Deutschen Richterakademie - Tagungsstätte Wustrau - für die Beamten und Beschäftigten der Behörde;
3. der Leiter der Justizakademie des Landes Brandenburg für die dort tätigen Beamten und Beschäftigten;

9. im Bereich des Zentralen IT-Dienstleisters der Justiz des Landes Brandenburg

der Direktor für die Beamten und Beschäftigten der Einrichtung.

IV.

Die Personalakte ist den gesetzlichen Regelungen der §§ 94 bis 101 des Landesbeamtengesetzes entsprechend zu führen. Soweit die personalaktenführende Stelle nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder neben ihr weitere personalverwaltende Behörden für den Bediensteten zuständig sind und es zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist, dürfen Nebenakten geführt werden. Nebenakten sind Teil der Personalakte; ihre Anlegung ist in einem entsprechenden Verzeichnis in der Grundakte zu vermerken. In das Verzeichnis sind die Bezeichnung der Nebenakte und die Angabe der aktenführenden Stelle aufzunehmen.

V.

Aus den Prüfungsakten sind eine beglaubigte Kopie des Prüfungszeugnisses und auszugsweise eine beglaubigte Kopie des Prüfungsprotokolls für die Personalakte zu fertigen.

VI.

Die Einordnung der Vorgänge erfolgt in der Reihenfolge ihres Eingangs. Jedes Blatt der Personalakte ist durch eine fortlaufende Zahl zu kennzeichnen.

B. Personalbogen

I.

Der Grundakte und gegebenenfalls angelegten Nebenakten ist ein Personalbogen (Anlage) mit Lichtbild vorzuheften. Das Lichtbild muss mit eigenhändiger Unterschrift und Angabe des Jahres der Aufnahme versehen sein. Eine Kopie des Personalbogens ist den Personalreferaten I.1 bzw. III.1 des Ministeriums der Justiz zu übermitteln, soweit es sich um Richter, Beamte des höheren Dienstes und dem höheren Dienst entsprechende Beschäftigte beziehungsweise um den in Abschnitt A Nr. III Ziff. 7 a genannten Personenkreis handelt, sowie dem Präsidenten des Brandenburgischen Oberlandesgerichts, soweit dort Teilakten geführt werden.

II.

Richter, Beamte und Beschäftigte haben Veränderungen in ihren persönlichen Verhältnissen, soweit sie im Personalbogen vermerkt werden, alsbald ihrer personalaktenführenden Stelle auf dem Dienstweg anzuzeigen und, soweit erforderlich, durch Vorlage von Urkunden nachzuweisen. Anzuzeigen sind insbesondere

1. Änderungen des Vor- und Zunamens,
2. Erwerb eines akademischen Grades,
3. Wohnungsänderung,
4. Änderungen des Familienstandes,
5. Geburts- und Todesfälle von Kindern.

Alle derartigen Veränderungen sind unverzüglich in den Personalbogen einzutragen.

III.

Bei Eintragungen im Personalbogen ist auf die entsprechende Stelle in der Personalakte - gegebenenfalls der Beihefte - durch Angabe der Blattzahl zu verweisen.

IV.

Jede Eintragung im Personalbogen ist auf dem Dienstweg an die personalaktenführende Stelle sowie an den Präsidenten des Brandenburgischen Oberlandesgerichts, soweit dort Teilakten geführt werden, zwecks Berichtigung oder Ergänzung des dort geführten Personalbogens - gegebenenfalls unter Beifügung von beglaubigten Kopien der Unterlagen - mitzuteilen, wenn nicht über den der Eintragung zugrunde liegenden Anlass förmlich berichtet wird.

V.

Dem Personalreferat I.1 des Ministeriums der Justiz ist durch die personalaktenführende Stelle jede Eintragung zum Personalbogen mit Ausnahme der Eintragungen zu “Nebenämtern und Nebenbeschäftigungen“/“Nebentätigkeiten“, “Besondere Bemerkungen“ und “Beurlaubungen beziehungsweise Ermäßigung der Arbeitszeit“ anzuzeigen, soweit es sich um Richter, Beamte des höheren Dienstes sowie um dem höheren Dienst entsprechende Beschäftigte handelt. Dies gilt nicht für Beamte und Beschäftigte des Justizvollzugsdienstes.

C. Teilakten

I.

Für wiederkehrende Vorgänge gleicher Art können aus organisatorischen Gründen Teilakten gebildet werden. Sie sind Teil der Personalakte. Die personalaktenführende Stelle kann die Führung der Teilakten nachgeordneten Dienststellen übertragen, sofern im Folgenden nichts Abweichendes geregelt ist. Die Anlegung der Teilakten ist in einem entsprechenden Verzeichnis in der Grundakte zu vermerken. In das Verzeichnis sind die Bezeichnung der Teilakte und die Angabe der aktenführenden Stelle aufzunehmen, wenn sie von der Stelle, die die Grundakte führt, abweicht. Nach der Tilgung eines Vorgangs ist der Grundakte ein neuer Personalbogen vorzuheften. Für die bei der Zentralen Bezügestelle des Landes Brandenburg geführten Teilakten genügt der Eintrag der dort vergebenen Personalnummer.

II.

Beihilfeakten werden als Teilakten bei der zuständigen Behörde (Zentrale Bezügestelle des Landes Brandenburg) geführt.

III.

Besoldungshefte als Teilakten werden angelegt für:

1. die Festsetzung des Beginns des Aufsteigens in den Erfahrungsstufen,
2. (weggefallen),
3. die Feststellung der vergütungsfähigen Stunden und des Stundensatzes für die Mehrarbeitsvergütung,
4. die Feststellung der Anspruchsvoraussetzungen und der Merkmale für die Gewährung von funktionsgebundenen Stellenzulagen, Erschwerniszulagen, sonstigen Zulagen und sonstigen Vergütungen und, soweit die Anspruchsvoraussetzungen auf Merkmalen beruhen, die nur der personalaktenführenden Stelle bekannt sind, die Festsetzung von Überleitungszulagen und Ausgleichszulagen sowie die erforderliche Feststellung für die Gewährung eines Sonderzuschlages nach § 48 des Brandenburgischen Besoldungsgesetzes,
5. die Feststellung der auf Anwärterbezüge anzurechnenden anderen Einkünfte,
6. die Entscheidung über die Anrechnung anderer Einkünfte gemäß § 10 des Brandenburgischen Besoldungsgesetzes.

Diese führt der Präsident des Brandenburgischen Oberlandesgerichts für die Richter und Beamten der Gerichte der ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften, der Verwaltungsgerichte des Landes Brandenburg, des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg, der Justizvollzugsanstalten, der Justizakademie des Landes Brandenburg, der Tagungsstätte Wustrau der Deutschen Richterakademie und des Zentralen IT-Dienstleisters der Justiz des Landes Brandenburg.

Insoweit ist der Präsident des Brandenburgischen Oberlandesgerichts personalaktenführende Stelle im Sinne des § 2 Abs. 1 der Verordnung zur Bestimmung von Zuständigkeiten für die Festsetzung der Besoldung (Bezügezuständigkeitsverordnung).

IV.

Darüber hinaus können, wenn hierfür ein Bedürfnis besteht, weitere Teilakten gebildet werden. Beihefte als Teilakten sind insbesondere anzulegen über:

1. dienstliche Beurteilungen sowie etwaige Gegenäußerungen zu dienstlichen Beurteilungen, Anträge auf Änderung dienstlicher Beurteilungen, Bescheide und Widerspruchsbescheide in Bezug auf Beurteilungen, verwaltungsgerichtliche Entscheidungen zu Beurteilungen (Zeugnisheft);
2. Vorgänge über Disziplinarmaßnahmen (Disziplinarheft);
3. Vorgänge über gerichtliche Verfahren aus dem Dienstverhältnis (Prozessheft);
4. Fortbildung;
5. Urlaub;
6. Erkrankungen;
7. Trennungsgeld-, Reisekosten- und Umzugsangelegenheiten.

V.

Das Zeugnisheft ist vor dem Personalbogen in die Grundakte einzuheften. Die übrigen Teilakten sind lose in der Grundakte aufzubewahren und im Falle der Versendung der Personalakte insoweit zurückzubehalten, als ein Interesse der anfordernden Stelle an dem Inhalt der Teilakte nicht anzunehmen ist.

VI.

Dem Personalreferat I.1 des Ministeriums der Justiz sind von der personalaktenführenden Stelle Kopien der zum Zeugnisheft genommenen Beurteilungen, Bescheide und verwaltungsgerichtlichen Entscheidungen zu übermitteln, soweit es sich um Richter und Beamte des höheren Dienstes sowie sonstige dem höheren Dienst entsprechende Beschäftigte handelt. Dies gilt nicht für Beamte und Beschäftigte des Justizvollzugsdienstes.

VII.

Die während des Vorbereitungsdienstes erteilten Zeugnisse sind in einem besonderen Beiheft als Teilakte zu führen.

VIII.

Soweit sich aufgrund eines Gesetzes oder einer Rechtsverordnung die Zuständigkeit einer anderen als der personalaktenführenden Stelle für eine Angelegenheit der Personalverwaltung ergibt, sind bei dieser Stelle Teilakten zu führen.

D. Schlussbestimmungen

I.

Die Dauer der Aufbewahrung weggelegter Personalakten, ihre Aussonderung und Vernichtung oder Ablieferung an andere Stellen richtet sich nach den hierzu erlassenen besonderen Vorschriften.

II.

Die Tilgung von Eintragungen in der Personalakte obliegt der personalaktenführenden Stelle.

III.

Diese Allgemeine Verfügung tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung im Justizministerialblatt für das Land Brandenburg in Kraft.

IV.

Mit Inkrafttreten dieser Verwaltungsvorschrift tritt die Allgemeine Verfügung vom 28. Juli 1992 (JMBl. S. 119), geändert durch die Allgemeine Verfügung vom 12. November 1993 (JMBl. S. 215) und 11. Dezember 2006 (JMBl. 2007, S. 3), außer Kraft.

Potsdam, den 20. Juni 2008

Die Ministerin der Justiz

Beate Blechinger

Anlagen