Brandenburgisches Vorschriftensystem

Anpassung an die VV zu den §§ 70 - 72 und 75 - 80 LHO

1. Rechtliche Grundlagen

Nach Nr. 2.1.3 VV zu den §§ 70 - 72 und 75 - 80 LHO sind Zahlungen mittels Kreditkarte möglich.

Mit Kreditkarten kann der/die Kreditkarteninhaber/in ohne Beachtung des Vieraugenprinzips Verbindlichkeiten des Landes begründen. Kreditkarten dürfen deshalb nur beschafft und genutzt werden, wenn die erforderliche Auszahlung durch Überweisung, Lastschrifteinzug, Ausstellung eines Schecks oder durch eine Bargeldauszahlung einer Zahlstelle bzw. eines Handvorschusses nicht möglich ist oder zu erheblichen Schwierigkeiten bei der Abwicklung der Zahlungsverpflichtung führen würden.

2. Festlegen eines Nutzungsrahmens

Der Beauftragte für den Haushalt der Dienststelle hat für jede Kreditkarte den genauen Nutzungsumfang (Zweckbestimmung der Auszahlungen) und einen Höchstbetrag (Kreditrahmen) festzulegen.

Bargeldabhebungen mit der Kreditkarte sind nicht zugelassen.

3. Sicherheitsmaßnahmen

3.1. Die Zahlungsabwicklung über Kreditkarten ist regelmäßig unvermutet zu prüfen. Um Missbrauch der Kreditkarte zu vermeiden, muss die Dienststelle ein Sicherheitskonzept erstellen, in dem festgelegt wird, wer für die Kontrollen und Prüfungen der Abrechnungen verantwortlich ist und wie die ordnungsgemäße Verwendung der Kreditkarte konkret in der Dienststelle gesichert wird.

3.2. Der vom Emittenten für das Kreditkartenkonto erstellte Kontoauszug (Abrechnung) ist anhand der Aufzeichnungen unverzüglich zu prüfen. Unberechtigte Zahlungsposten sind entsprechend den Kreditkartenvertragsbedingungen von der Dienststelle oder dem/der Kreditkarteninhaber/in zu beanstanden.

3.3. Die Abrechnung ist begründende Unterlage. Sie ist gemeinsam mit der Auszahlungsanordnung für 5 Jahre zu archivieren.

4. Nutzungen

Die Dienststelle muss den oder die Kreditkarteninhaber/in ausdrücklich und schriftlich mindestens überfolgende Punkte belehren:

4.1. Das Kreditkartenkonto darf nur für Auszahlungen per Kreditkarte und die Kreditkarte nur für dienstliche Zwecke in dem jeweils nach Nr. 2 festgelegten Rahmen genutzt werden.

4.2. Der oder die Kreditkarteninhaber/in ist für die mit den Kreditkartenmerkmalen geleisteten Zahlungen persönlich verantwortlich. Sie/Er hat die Kreditkarten-Vertragsbedingungen zu beachten und insbesondere bei einem Verdacht auf missbräuchliche Verfügungen oder bei einem Verlust der Kreditkarte die vorgesehene Unterrichtung zur Sperrung der Kreditkarte unverzüglich vorzunehmen.

4.3. Jede mit den Kreditkartenmerkmalen verfügte Zahlung ist durch den oder die Kreditkarteninhaber/in mindestens unter Angabe von “Tag“ (der Verfügung), “VP“ (Vertragspartner), “Währung“ und “Zahlungsgrund“ aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungen mit den beizufügenden Belegen bilden die Grundlage für die Abrechnung.

4.4. Die Nutzung der Kreditkarte für Internetgeschäfte ist wegen der damit verbundenen erhöhten Risiken auf unbedingt notwendige Fälle zu beschränken. Ist eine Internetbestellung mit anschließender Überweisung des Rechnungsbetrages nicht möglich, so dürfen die Kreditkartenmerkmale (Nummer und Gültigkeitsdauer) nur bei Einsatz von SET - oder SSL-Verfahren über das Internet, anderenfalls nur auf anderem relativ sicheren Weg (z. B. Telefax), übermittelt werden.

Die Kenntnisnahme der Belehrung ist von der oder dem Kreditinhaber/in durch Unterschrift zu bestätigen.

5. Vertragsform

Die Dienststelle kann mit dem Emittenten der Kreditkarte einen Kreditvertrag abschließen, in dessen Rahmen einer/einem oder mehrere Bediensteten jeweils eine Kreditkarte ausgestellt wird (Firmen-Kreditvertrag). Die Umsätze aller Kreditkarten eines Firmen-Kreditkartenvertrages werden über ein Kreditkartenkonto abgewickelt.

Nur sofern der Abschluss eines Firmen-Kreditkartenvertrages nicht möglich oder nicht zweckmäßig ist, darf ein persönlicher Vertrag zwischen dem Emittenten und der/dem von der Dienststelle als Kreditkarteninhaberin/Kreditkarteninhaber bestimmten Bediensteten abgeschlossen werden. Die/Der Bedienstete ist dabei an die Weisung der Dienststelle gebunden.

Mit dem Emittenten der Kreditkarte ist insbesondere zu vereinbaren:

• eine mindestens monatliche Abrechnung des Kreditkartenkontos
• für missbräuchliche Verfügungen mit der Kreditkarte
  • ein Haftungsausschluss für Schäden, wenn die Kreditkarteninhaberin/der Kreditkarteninhaber die vom Emittenten genannte Stelle über den Verlust ihrer/seiner oder die missbräuchliche Verfügung mit ihrer/seiner Kreditkarte zum Zwecke der Sperrung unterrichtet hat und der Schaden nach dem Zeitpunkt der Unterrichtung eingetreten ist sowie
  • eine Haftungsbegrenzung auf einen Höchstbetrag von maximal 50 EUR für alle Schäden, die vor der Unterrichtung zur Sperrung entstanden sind,
• der Ausgleich des Kreditkartenkontos nach Abrechnung
  • durch Überweisung oder - sofern eine solche Vereinbarung nicht erreichbar ist -
  • durch Lastschrifteinzug vom Dienststellenkonto (Technisches Unterkonto bei der Helaba).
• eingeleitete Kartenverfügungen, durch die der unter Nr. 2 festgelegte Kreditrahmen überzogen wird, müssen abgewiesen werden.

6. Ausgleich des Kreditkartenkontos

Der Ausgleich des Kreditkartenkontos wird entweder durch Überweisung oder durch Lastschrifteinzug vorgenommen. Für den Ausgleich im Lastschrifteinzugsverfahren gilt folgendes:

Es erfolgt ein Lastschrifteinzug zu Lasten des jeweiligen bei der Helaba geführten dienststellenbezogenen Kontos bzw. zu Lasten des vom Landesbetrieb bestimmten Kontos.

Der Lastschrifteinzugsauftrag muss als Verwendungszweck genau die Bezeichnung enthalten, die der Emittent dafür im Datensatz der Einzugsdatei verwendet.

Aufgrund der monatlichen Abrechnung des Kreditkartenunternehmens in einer Summe und der Buchung auf ein Vorschusskonto ist durch die Dienststelle eine nachträgliche Zuordnung der Zahlungen nach sachlichen Kriterien erforderlich. Alle Bezahlvorgänge des Abrechnungszeitraums sind entsprechend der sachlichen Zuordnung bei den Haushaltstiteln nachzuweisen (Buchung entsprechend der sachlichen Ordnung des Haushaltsplanes - §§ 45, 71 LHO).

7. Erteilung der Kassenanordnung zum Ausgleich des Kreditkartenkontos

7.1 Überweisung

Im Falle der Überweisung ist eine einzelne Auszahlungsanordnung zu erteilen.

7.2 Auszahlungen per Lastschrifteinzugsverfahren

Für Auszahlungen per Lastschrifteinzugsverfahren gilt folgendes:

Gemäß Nr. 1.1 Anlage 4 zu Nr. 1.4 der VV zu den §§ 70 - 72 und 75 - 80 LHO wird für Auszahlungen zur Abrechnung der Kreditkartenkonten die allgemeine Zahlungsanordnung zugelassen.

Die Auszahlung per Lastschrift ist über die entsprechende Vorschussfinanzposition des jeweiligen Buchungskreises zu bewirken. Dafür ist für jede Kreditkarte eine allgemeine Kassenanordnung mit Zahlweg “Z“ je Finanzstelle zu erstellen. Mit dem Emittenten ist zur eindeutigen Identifizierung der Kontobuchung ein Merkmal zu vereinbaren und der Kasse zu übermitteln.

7.3 Kassensicherheit

Die Kreditkarteninhaberin/Der Kreditkarteninhaber darf an der Erteilung der entsprechenden Kassenanordnung nicht beteiligt werden (§ 77 LHO); dies schließt auch die Zeichnung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit durch den Karteninhaber auf der Anordnung für die Überweisung an das Kreditkartenunternehmen bzw. auf der Abbuchung durch das Kreditkartenunternehmen aus.

Die dienstliche Veranlassung und die begründenden Unterlagen zu diesen Geschäftsprozessen sind zwingend durch eine andere Person zu prüfen.

8. Kosten

Alle mit der Beschaffung und Nutzung der Kreditkarte zusammenhängenden Ausgaben sind von der Dienststelle zu tragen.

9. Informationspflicht

Für jede einzelne Kreditkarte sind durch die Dienststellen folgende Informationen per E-Mail (Poststelle@lhk.brandenburg.de) an die Landeshauptkasse zu senden:

• Kreditkarteninhaber
• Finanzstelle
• Kreditkartenunternehmen
• Kassenzeichen (Referenz) der allgemeinen Kassenanordnung
• das vereinbarte Merkmal (Nr. 7.2)

Dieser Erlass ersetzt den gleichnamigen Erlass vom 24.10.2011 AZ.: 27 H 2100.03-002/11 ab 04. November 2014 AZ.: 12-27-H 2100.03A2014#V004.