Brandenburgisches Vorschriftensystem

Hinweise zum Erstellen von Kassenordnungen im Hinblick auf die Arbeit der Landeskassen

Aus gegebenem Anlass möchte ich im folgenden einige Hinweise geben, die bei der Erstellung von Kassenanordnungen und Prüfung durch die Kassen zu beachten sind. Diese sind insbesondere darauf gerichtet, eine möglichst fehlerfreie Arbeit mit den Anordnungen bei den anordnenden Stellen und in den Kassen zu gewährleisten.

Buchstabenwiederholung von Geldbeträgen

Nr. 6.3 der VV zu § 70 LHO verlangt bei einem Betrag ab 1000 DM (gegebenenfalls auch darunter) die Wiederholung in Buchstaben. Die Schreibweise der Zahlen bzw. 1000 ist hier nicht geregelt.

Im Hinblick auf die Kassensicherheit und im Interesse einer einheitlichen Schreibweise wird hiermit festgelegt, dass die buchstäbliche Wiederholung der Markbeträge „Eintausend“ oder gegebenenfalls „Einhundert“ zu lauten hat.

Die Fußnote zu Nr. 6.3 VV zu § 70 LHO besagt: „Soweit die Vordrucke für förmliche Zahlungsanordnungen Ziffernfelder für den anzunehmenden oder auszuzahlenden Ziffernfelder für den anzunehmenden oder auszuzahlenden Betrag nicht enthalten, sind abweichend von Nr. 6.3 Satz 1 zu § 70 LHO auch Markbeträge unter 1.000 DM in Buchstaben zu wiederholen, wenn der Betrag handschriftlich oder mit der Schreibmaschine eingesetzt wird.“

Auf den Kassenanordnungen mit angefügtem Überweisungsträger sind auf der Überweisung (1. Blatt - rot) im allgemeinen Ziffernfelder enthalten; z. Zt. sind auch noch Exemplare ohne Ziffernfelder im Umlauf.

Unabhängig davon enthält der Überweisungsauftrag als oberer Teil der Kassenanordnung diese Ziffernfelder nicht. Somit sind in diesen Fällen auch Markbeträge unter 1.000 DM in Buchstaben zu wiederholen (Ausnahme siehe Fußnote zu Nr. 6.3 zu § 70 LHO, letzter Satz).

Adresse des Zahlungspflichtigen

Im Hinblick darauf, dass im 2. Halbjahr 1995 das Mahnverfahren und die Einleitung der Vollstreckung über das HKR-Verfahren realisiert werden sollen, ist besonders darauf zu achten, dass die Adresse des Zahlungspflichtigen durch die anordnende Stelle gemäß Nr. 7.1 VV zu § 70 LHO exakt eingegeben wird. Hierfür wird im HKR-Verfahren künftig eine 2. Zeile zur Verfügung stehen.

Fälligkeiten

Die Kasse ist verpflichtet, Fälligkeiten einzuhalten und somit eine fristgemäße Auszahlung zu veranlassen. Grundlage dafür bildet der sorgfältige Umgang mit dem Feld „Fälligkeit“ auf den Auszahlungsanordnungen durch die anordnenden Stellen.

Bei manueller Zuarbeit zur Kasse wird das Feld „Fälligkeit“ zu einem großen Prozentsatz von den anordnenden Stellen nicht ausgefüllt und bedeutet somit gemäß Nr. 8.1 VV zu § 70 LHO, dass die Zahlung sofort fällig ist.

Diese Vorschrift birgt insoweit Fehlerquellen in sich, als dass für die Kasse nicht festzustellen ist, ob eventuell aufgrund längerer Bearbeitungsdauer die Fälligkeit bereits überschritten und deshalb nicht benannt ist oder aber später liegt, jedoch von den anordnenden Stellen vernachlässigt wurde. Im letzten Fall ist eine verfrühte Auszahlung durch die Kasse die Folge. Um diesbezüglich Fehler zu vermeiden, bitte ich Sie, die anordnenden Stellen Ihres Verantwortungsbereiches für diesen Umstand sensibel zu machen.

Im HKR-Verfahren ist das Feld „Fälligkeit“ ein Pflichtfeld und bietet deswegen mehr Kassensicherheit. Ist eine Zahlung sofort zu bewirken, wird das vom Verfahren vorgegebene Datum des Erstellungstages der Kassenanordnung nicht mehr verändert.

Aktenzeichen

Ich bitte um konsequente Ausfüllung des Aktenzeichens, um vor allem bei Einnahmen, die in größerer Anzahl die gleichen Beträge - sogar bezogen auf ein Datum - hinter sich haben, den Kassen eine eindeutige Zuordnung der Einzahlung zur Sollstellung zu ermöglichen.

Begründungsfeld

Da die begründenden Unterlagen nicht mehr mit der Kassenanordnung zur Kasse gereicht werden (siehe auch Schreiben des MdF vom 29.07.94; Az.: 28 - H 2004 - 00/94), ist es erforderlich, im Feld Begründung auf der Kassenanordnung die entsprechenden Eintragungen derart vorzunehmen, dass die Kassen bzw. der Landesrechnungshof auch ohne begründende Unterlagen den Zweck der Auszahlung bzw. die Art der Einnahme erkennen.

Für Nutzer, die im HKR-Verfahren der Kasse zuarbeiten, ist von Bedeutung, dass mit Version 3.12-7 von Profiskal für Auszahlungsanordnungen sowie Annahmeanordnungen jeweils 5 Zeilen für die Begründung zur Verfügung stehen (bei Sammelanordnungen ist dies z. Zt. noch nicht gegeben).

Namenszeichen im Verfahren

Das unter Nr. 5.1.11 VV zu § 70 LHO erwähnte Namenszeichen ist als verkürzte Unterschrift zu betrachten. Es steht dafür, dass der richtige Bearbeiter die Anordnung erstellt hat und ist für den Anordnungsbefugten die Absicherung, dass für die Ausführung einer Auszahlungsanordnung genügend Mittel zur Verfügung stehen.

Sind in verwendeten ADV-Verfahren Sicherheiten derart gegeben, dass Budgetprüfungen durchgeführt werden sowie entsprechende Zugriffseinschränkungen das Erstellen von Kassenanordnungen durch Unbefugte unmöglich machen, kann ein Namenszeichen entfallen bzw. auch ein Druck des Namenskürzels aus dem Verfahren heraus erfolgen, wenn die Dienstanweisung dies vorsieht.

Mängel in Kassenanordnungen

Ich möchte auf weitere, bereits aufgetretene Mängel in Kassenanordnungen aufmerksam machen, die bei der Prüfung von Kassenanordnungen auf ihre förmliche Richtigkeit durch die Kassen zukünftig strengeren Maßstäben unterliegen. Zum Teil sind diese Fehler nur bei manueller Zuarbeit möglich und treten bei Zuarbeit zu den Kassen im HKR-Verfahren nicht auf:

• unkorrektes Setzen bzw. fehlende Entwertungsstriche im Betragsfeld
• fehlerhafte Korrekturen (überschreiben, radieren)
• fehlendes Namenszeichen und Datum bei ordnungsgemäßer Korrektur
• fehlende Unterschrift für die sachliche und rechnerische Richtigkeit
• fehlendes Datum der Anordnung bzw. fehlende Angabe der anordnenden Stelle
• Zahlungsweg nicht erkennbar
• unvollständige Angabe des Zahlungsempfängers bzw. des Zahlungspflichtigen bei der Barzahlung

Durch die Kasse nicht zu prüfen und auch nicht feststellbar ist:

• Unterschrift nicht berechtigter Personen bei sachlicher und rechnerischer Richtigkeit

Für die Erstellung der Kassenanordnungen sind im folgenden weitere Hinweise zusammengestellt:

Verwendung von geprüften Druckern

Entsprechend einer Mitteilung des BMF vom 04.01.1995 müssen für die Erstellung urkundengeeigneter Kassenanordnungen geprüfte Drucker verwendet werden. Das ergibt sich auch sinngemäß aus Nr. 2.3 VV zu § 70 LHO. Im o. g. Schreiben heißt es:

„Nach dem Beschluss des Arbeitsausschusses „Kassen- und Rechnungswesen“ des Bundes und der Länder vom November 1994 sind (Laser-)Drucker, für die von der Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung ein Prüfungszeugnis nach § 26 Dienstordnung für Notare erteilt worden ist, urkundengeeignete Schreibmittel im Sinne der Anlage zur Vorl. VV Nr. 2.6 zu § 34 BHO.“

In der Landesverwaltung werden in großem Maße Drucker der Fa. Hewlett Packard verwendet. Einer Information der Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung zufolge liegen für folgende Laser-Drucker Prüfungszeugnisse der Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung vor:

HP LaserJet 4	HP LaserJet 4 Plus
HP LaserJet 4 L	HP LaserJet 4 P
HP LaserJet 4 SiMX	HP LaserJet III Si
HP LaserJet III P	HP LaserJet III D
HP LaserJet III	HP LaserJet 4 MV

Dabei ist zu beachten, dass bei den Prüfungen stets eine Dreierkombination Drucker-Toner-Papier getestet wurde und nur bei Einhaltung dieser Vorgaben gelten Drucker als urkundengeeignet.

Werden in den Dienststellen andere als die genannten Drucker verwendet, sollte die vertreibende Firma um Auskunft gebeten werden, ob ein entsprechendes Prüfungszeugnis vorliegt. Gleiches gilt auch bei Neuerwerb von Druckern.

Druck und Nachdruck von Kassenanordnungen im HKR-Verfahren

Im HKR-Verfahren wird nach Erstellen einer Kassenanordnung diese automatisch ausgedruckt. Der Ausdruck einer Kassenanordnung ist vom Verfahren her auch mehrfach möglich und erhält automatisch dann die Kennzeichnung „x. Nachdruck“. Beim Umgang mit dieser Funktion sind folgende Festlegungen zu beachten:

• Die gemäß Nr. 2.6 VV zu § 70 LHO für die Bewirtschafter benötigte Durchschrift ist durch Kopieren der unterschriebenen Kassenanordnung zu erhalten, keinesfalls durch einen Nachdruck aus dem Verfahren. Die Kopie ist deutlich als solche zu kennzeichnen.
• Ist im HKR-Verfahren der Originalausdruck der erstellten Kassenanordnung aufgrund von Fehlbedienungen oder Systemfehlern nicht erfolgt bzw. nicht mehr ausführbar, besteht die Möglichkeit des Nachdruckens der bereits bei der Bewirtschaftung im Verfahren gebuchten Kassenanordnung.
  Zur Gewährleistung der Kassensicherheit ist diese als Nachdruck gekennzeichnete Kassenanordnung mit dem Vermerk „Gilt als Original“ neben der Kennung „Nachdruck“ zu versehen und trägt die Originalunterschrift.
• Ist eine bereits vom Feststeller und vom Anordnungsbefugten unterschriebene Kassenanordnung in Verlust geraten, ist auf einem Nachdruck, außer dass sie die Originalunterschrift trägt, gemäß Nr. 4.4 VV zu § 70 LHO folgender Vermerk deutlich sichtbar auf der Kassenanordnung anzubringen: „Ersatzausfertigung anstelle der verlorengegangenen und hiermit für ungültig erklärten ersten Ausfertigung“.
  In beiden Fällen ist der jeweilige Vermerk vom Anordnungsbefugten mit Datum gegenzuzeichnen.

Änderungsanordnungen bzw. Stornierung von Kassenanordnungen Auszahlungsanordnungen im HKR-Verfahren

Ergibt sich die Notwendigkeit der Änderung einer förmlichen Auszahlungsanordnung, ist Nr. 26 VV zu § 70 LHO zu beachten. Darüber hinaus ist innerhalb des HKR-Verfahrens nach bereits erfolgter Freigabe der Kassenanordnung durch den Anordnungsbefugten wie folgt zu verfahren:

• Ist noch keine Übernahme des Datensatzes in das Kassenverfahren erfolgt, ist die Kassenanordnung zu stornieren und eine neue Kassenanordnung zu erstellen. Die stornierte Kassenanordnung ist gemäß Nr. 21.2 VV zu § 70 LHO vom Anordnungsbefugten ungültig zu machen. Der Ausdruck eines Stornierungsbeleges ist zu veranlassen und vom Anordnungsbefugten zu unterschreiben.
• Ist der Datensatz bereits in das Kassenverfahren übernommen worden, kann die Anordnung in Abhängigkeit von der Fälligkeit bereits durch die Kasse bedient oder noch nicht ausgeführt worden sein. In beiden Fällen ist keine Stornierung mehr vorzunehmen. Die Kasse ist unverzüglich telefonisch zu informieren, dass die entsprechende Auszahlungsanordnung, falls nicht bereits erfolgt, nicht mehr bedient werden soll.
  
  Wurde die Auszahlungsanordnung durch die Kasse noch nicht ausgeführt, wird mit Hilfe der Maske „Rückforderung von Ausgaben - EAM“ eine Annahmeanordnung erstellt. Nach Übernahme des Datensatzes der korrespondierenden Annahmeanordnung in die Kasse wird durch diesen die Rücksetzung der Sollstellung auf „0“ bewirkt. Die ursprüngliche Anordnung erhält in der Kasse den Status „gezahlt“. Die Kasse ordnet die Annahmeanordnung per Papier der Auszahlungsanordnung zu.
  
  Die Maske „Rückforderungen von Ausgaben - EAM“ bietet zur Zeit noch nicht den Rückbezug auf die ursprüngliche Auszahlungsanordnung. Bis zu einer Ergänzung im Verfahren sind im Feld „Begründung“ das Kassenzeichen und die HÜL-Nr. der ursprünglichen Kassenanordnung einzugeben.
  
  Wurde die Auszahlungsanordnung durch die Kasse bereits bedient, wird der Kasse vom Bewirtschafter eine normale Annahmeanordnung zugeleitet.

Ratenzahlung - Auszahlung

• Ist der Datensatz noch nicht in das Kassenverfahren übernommen worden, erfolgt eine Stornierung wie oben beschrieben.
• Ist der Datensatz bereits in das Kassenverfahren übernommen worden, ist eine Änderungsanordnung zu erstellen.
  
  Bei Änderung einer Einzelrate, mehrerer Raten oder der letzten Fälligkeit wird dazu die Maske „Ratenveränderung - RVD“ verwendet. Bei Änderung des Empfängers wird die Maske „Änderung des Zahlungsempfängers - RVZ“ genutzt. Änderungen sind nur unter Beachtung bereits gezahlter Raten vorzunehmen.

Annahmeanordnung

Ist eine Annahmeordnung erstellt und angeordnet und noch nicht der Kasse zugeleitet, kann bei fehlerhafter Kassenanordnung eine Stornierung in der Maske „Anzeige Anordnung - ASB“ vorgenommen werden. Ein Stornierungsbeleg ist zu erstellen.

Wurde der Datensatz bereits der Kasse zugeleitet und ist durch den Zahlungspflichtigen noch keine Zahlung erfolgt, so ist eine Änderungsanordnung in Form eines „Sollabganges - Maske SAB“ mit der Zahlungsart N vorzunehmen. Ist bereits ein Zahlungseingang zu verzeichnen, so ist dann eine Umbuchung zu tätigen.

Ratenzahlung - Einnahmen

• Ist der Datensatz noch nicht in die Kasse übernommen worden, ist wiederum eine Stornierung vorzunehmen (s. o.).
• Bei bereits übernommenem Datensatz in die Kasse ist eine Änderungsanordnung zu erstellen. Bei Änderung einer Einzelrate oder mehrerer Raten werden die Masken „Sollabgang - SAB“ bzw. „Sollzugang - SZU“ und bei Änderung der letzten Fälligkeit bzw. des Zahlungspflichtigen die Maske „Änderung fester Daten - AES“ verwendet. Bei Änderungen sind wiederum bereits eingezahlte Raten zu beachten.

Neben den Hinweisen zum Erstellen von Kassenanordnungen bitte ich ebenfalls zu beachten, dass Bargeschäfte möglichst gering gehalten werden sollten. Die Nrn. 7.32 bzw. 30.1 zu § 70 LHO lassen zwar Barauszahlungen ausnahmsweise zu, tendenziell sollte jedoch der unbare Zahlungsverkehr favorisiert werden.

Ich bitte Sie, in Ihrem Ressort zu überprüfen, ob Barauszahlungen erfolgen, die auch unbar realisiert werden könnten. Das könnte z. B. die Rückzahlung von Reisekosten, aber auch andere Auszahlungen betreffen. Werden für Ihren Verantwortungsbereich Veränderungen diesbezüglich notwendig, sind eventuelle Auswirkungen auf die erforderliche Höhe der ausgereichten Handvorschüsse zu prüfen.

Ich bitte um Beachtung der oben gegebenen Hinweise und um Information der anordnenden Stellen Ihres nachgeordneten Bereiches.

Die Kassen werden gebeten, die eingereichten Kassenanordnungen auf ihre förmliche Richtigkeit zu prüfen und, wenn nötig, mehr von der Möglichkeit der Nr. 12.4 VV zu § 79 LHO Gebrauch zu machen, unter Angabe von Gründen die Kassenanordnung unerledigt an die anordnende Stelle zurückzugeben.