Brandenburgisches Vorschriftensystem

Die in Potsdam am 15. November 2021 unterzeichnete Verwaltungsvereinbarung zwischen dem Bayerischen Staatsministerium der Justiz und dem Ministerium der Justiz des Landes Brandenburg über die Zusammenarbeit bei der Neuentwicklung, Weiterentwicklung und Pflege der Anwendung Justizverwaltungsportal (JVP) ist nach ihrer Ziffer 7 am 1. November 2021 in Kraft getreten.

Die Verwaltungsvereinbarung wird nachstehend veröffentlicht.

Potsdam, den 11. Januar 2022

Die Ministerin der Justiz

Susanne Hoffmann

Verwaltungsvereinbarung
zwischen

dem Freistaat Bayern
vertreten durch das
Bayerische Staatsministerium der Justiz
(nachfolgend: Bayern)

und

dem Land Brandenburg
vertreten durch das
Ministerium der Justiz des Landes Brandenburg
(nachfolgend: Brandenburg)

über die Zusammenarbeit bei der Neuentwicklung, Weiterentwicklung und Pflege der Anwendung Justizverwaltungsportal (JVP)

1. Präambel

Aufgrund des technologischen Fortschritts und der gestiegenen, gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich Sicherheit, Datenschutz, Barrierefreiheit und Ergonomie beabsichtigt Bayern die derzeit für Verwaltungssachen eingesetzte Anwendung „Justizverwaltungsportal“ den aktuellen technischen Rahmenbedingungen und dem sich für die nächsten Jahre abzeichnenden Stand der Technik anzupassen.

Der Entwicklungs- und Pflegeverbund Justizverwaltungsportal strebt eine leistungsfähige Kooperation der das neue Justizverwaltungsportal künftig nutzenden Länder an, die für eine Beteiligung weiterer Länder offen ist.

Um den abweichenden Gegebenheiten und Bedingungen in einzelnen Ländern Rechnung tragen zu können, ist eine Beteiligung auch an nur einzelnen der zu entwickelnden Module des Justizverwaltungsportals möglich.

2. Vereinbarung der gemeinsamen Beschaffung, Entwicklung und Pflege

2.1 Bayern und Brandenburg vereinbaren die gemeinsame Entwicklung bzw. Neuentwicklung und Pflege folgender Module des Justizverwaltungsportals:

• Standardprogramm
• Gerichtsvollzieher
• Personalverwaltung
• Statistiken/Übersichten

2.2 Eine nachträgliche Beteiligung an weiteren Modulen des Justizverwaltungsportals ist jederzeit durch Abschluss einer Ergänzungsvereinbarung möglich.

3. Festlegung strategischer Faktoren und Grundlagen der Realisierung, Nutzungsrechte, Zusammenarbeit im Verbund

3.1 Ziele und Grundlagen der Entwicklung

Ziel der Zusammenarbeit ist die modulweise Neuentwicklung, Weiterentwicklung und Pflege der Anwendung „Jus­tizverwaltungsportal“. Das Justizverwaltungsportal soll hierdurch an die aktuellen technischen Rahmenbedingungen sowie an die gestiegenen, gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich Sicherheit, Datenschutz, Barrierefreiheit und Ergonomie angepasst werden. Der Programmumfang und die Programmfunktionalität sollen im Wesentlichen erhalten bleiben.

Die Neuentwicklung, Weiterentwicklung und Pflege erfolgt durch das IT-Servicezentrum der bayerischen Justiz.

Die Grundlage für die Neuentwicklung bieten der „Projektvorschlag“ vom 02.08.2019 sowie die gegebenenfalls fortzuschreibenden Dokumente „Projekthandbuch“ und „Projektplan“.

3.2 Übertragung von Nutzungsrechten

Brandenburg beteiligt sich an der Neuentwicklung, Weiterentwicklung und Pflege der unter Nr. 2.1 genannten Module des Justizverwaltungsportals, aktiv hinsichtlich seiner strategischen und inhaltlichen Ausgestaltung. Soweit Bayern Nutzungsrechte an der Programmierung besitzt, stehen sie im Umfang entsprechend dieser Verwaltungsvereinbarung auch Brandenburg zu. Die Einräumung von Nutzungsrechten erstreckt sich nicht auf das Vertriebsrecht.

Die Abwicklung von Programmmängeln, die beim Testbetrieb oder beim Verfahrenseinsatz in Brandenburg festgestellt werden, erfolgt in direkter Zusammenarbeit mit dem IT-Servicezentrum der bayerischen Justiz. Programmabnahmen werden im Entwicklungs- und Pflegeverbund Justizverwaltungsportal abgestimmt.

Die Übergabe der Programmierung (einschließlich des Quellcodes) und der Dokumentation wird im Entwicklungs- und Pflegeverbund Justizverwaltungsportal abgestimmt.

4. Projektorganisation

4.1 Gemeinsamer Lenkungsausschuss

Zur Abstimmung richtungsweisender Entscheidungen von länderübergreifender Bedeutung sowie Entscheidungen betreffend das Programmbudget wird unter Beteiligung aller Länder des Entwicklungs- und Pflegeverbunds Justizverwaltungsportal ein gemeinsamer Lenkungsausschuss eingerichtet, dem Brandenburg mit einem Vertreter mit Entscheidungsbefugnis beitritt. Bei Bedarf können zu den Sitzungen im Einzelfall weitere Vertreter ohne Stimmrecht beigezogen werden. Entscheidungen des gemeinsamen Lenkungsausschusses werden einstimmig getroffen. Den im gemeinsamen Lenkungsausschuss mitwirkenden Vertretern obliegt es, in ihrem Land die Umsetzung der Ergebnisse und von Entscheidungen zu veranlassen. Die Zusammenarbeit im Lenkungsausschuss wird in einer noch zu erlassenden Geschäftsordnung geregelt.

4.2 Projektleitung

Die Projektleitung wird vom IT-Servicezentrum der bayerischen Justiz wahrgenommen.

4.3 Sicherstellung des operativen Vollzugs

Die Mitglieder des Entwicklungs- und Pflegeverbunds Jus­tizverwaltungsportal verpflichten sich, die für die Sicherstellung der operativen Verbundarbeit benötigten personellen Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Die erforderliche Zahl technischer Projektmitarbeiter wird von Bayern nach Maßgabe des vereinbarten Programmbudgets gestellt.

4.4 Projektbibliothek

Die Dokumentation zur Anwendung „Justizverwaltungsportal“ mit den Feinkonzepten und weiteren Entwicklungsdokumenten wird zur Sicherstellung einer verbindlichen Fassung in einer gemeinsamen elektronischen Projektbibliothek abgelegt.

Den Mitgliedern des Entwicklungs- und Pflegeverbunds Justizverwaltungsportal wird der Zugriff auf die gemeinsame Projektbibliothek über Datenleitung ermöglicht.

5. Kostenverteilung und kostenwirksame Festlegungen

5.1 Kosten bis zum Abschluss dieser Vereinbarung

Jedes Land trägt die bis zum Abschluss dieser Vereinbarung entstandenen Kosten selbst, soweit nicht nachfolgend Abweichendes vereinbart ist.

5.2 Verteilung gemeinsamer Entwicklungs- und Pflegekosten

Die ab dem 01.01.2021 entstandenen gemeinsam zu tragenden Kosten (anteilige Personaldurchschnittskosten der fachlichen und technischen Projektmitarbeiter, Sachkosten der Entwicklung und Programmpflege) sind unabhängig vom Beitrittszeitpunkt nach Nr. 7 anteilig von Brandenburg zu tragen. Sie werden nach dem „relativierten Königsteiner Schlüssel“ unter Berücksichtigung der am Entwicklungs- und Pflegeverbund Justizverwaltungsportal beteiligten Länder sowie unter Berücksichtigung der von diesen vereinbarungsgemäß genutzten Module verteilt. Hierfür dokumentiert Bayern die anfallenden Kosten. Dem „relativierten Königsteiner Schlüssel“ wird für die Kostenverteilung jeweils der zuletzt bekannt gegebene Königsteiner Schlüssel zugrunde gelegt. Der Kostenanteil von Brandenburg an den vertraglich vereinbarten Neuentwicklungen beträgt derzeit 15,86 %. Die Abrechnung erfolgt kalenderjährlich nachträglich. Die Vereinbarung von Abschlagszahlungen ist möglich. Für die bis zum 31.12.2020 entstandenen Entwicklungs- und Pflegekosten ist von Brandenburg kein zusätzlicher Kostenanteil zu entrichten.

Die gemeinsam zu tragenden Gesamtkosten des Projekts sind mit 4.595.000 EUR geplant. Auf Grundlage der Kos­tenaufstellung für das Projekt verteilen sich die Kostenanteile Brandenburgs voraussichtlich wie folgt:

Entstehungsjahr	Fälligkeitsjahr	Kostenanteil Brandenburg
2021	2022	86.762,82 EUR
2022	2023	110.557,82 EUR
2023	2024	97.862,66 EUR
2024	2025	86.633,20 EUR
2025	2026	86.633,20 EUR
2026	2027	86.633,20 EUR
2027	2028	86.633,20 EUR
2028	2029	86.633,30 EUR
Gesamt		728.349,31 EUR

5.3 Beitritt weiterer Länder

Von weiteren Ländern ist bei einer Beteiligung am Entwicklungs- und Pflegeverbund Justizverwaltungsportal eine Beitrittsvergütung in Höhe eines prozentualen Kostenanteils bezüglich der ab dem 01.01.2021 für die entwickelten JVP-Komponenten entstandenen Kosten zu entrichten. Die Details der Abwicklung der Beitrittsvergütung und ihrer Anrechnung auf die Kostenbeteiligung der bisherigen Verbundländer werden unter den am Entwicklungs- und Pflegeverbund Justizverwaltungsportal beteiligten Ländern abgestimmt.

5.4 Kosten der Projektorganisation

Die Länder tragen die Kosten der in ihrem Bereich eingerichteten Projektorganisation jeweils selbst. Das gilt auch für eine etwaige externe Beratung und Unterstützung der Projektgruppen, soweit nicht nachstehend etwas anderes bestimmt ist.

Bei gemeinsamen Projektgruppen stellt das Land, in dem die Projektgruppe eingerichtet ist, die Infrastruktur (Raum, Büromöbel, Arbeitsmittel ohne technische Ausstattung); für die technische Ausstattung der Projektgruppenmitglieder (z. B. PC) sorgt jedes Land selbst. Die Kosten einer etwaigen im Lenkungsausschuss abgestimmten gemeinsamen Beauftragung externer Beratung und Unterstützung werden nach dem Schlüssel gemäß Nr. 5.2 verteilt.

6. Beteiligung weiterer Länder am Entwicklungs- und Pflegeverbund

Die Beteiligung weiterer Länder am Entwicklungs- und Pflegeverbund Justizverwaltungsportal wird im Lenkungsausschuss abgestimmt.

7. Wirkung der Verwaltungsvereinbarung

Der Beitritt Brandenburgs zum Entwicklungs- und Pflegeverbund Justizverwaltungsportal erfolgt mit Wirkung ab dem 01. November 2021.

8. Beendigung der Zusammenarbeit

8.1 Ordentliche Kündigung

Eine Kündigung der gesamten Vereinbarung oder bezogen auf einzelne Module ist für beide Vertragsparteien ohne Angabe von Gründen, unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von 12 Monaten möglich.

Die Rechte am Quellcode und an den Fachkonzepten der in Nr. 2.1 genannten Module zum Zeitpunkt des Ausscheidens bleiben bestehen. Finanzielle Rückabwicklungen erfolgen nicht.

Fällt der Zeitpunkt des Ausscheidens in den Lauf eines Jahres, verringert sich der Kostenanteil Brandenburgs für dieses letzte Kalenderjahr anteilig. Für jeden Monat des letzten Kalenderjahres bis zum Ausscheiden hat Brandenburg ein Zwölftel seines Kostenanteils nach Nr. 5.2 zu tragen.

8.2 Fristlose Kündigung

Brandenburg ist berechtigt, die Zusammenarbeit im Rahmen dieser Verwaltungsvereinbarung fristlos einseitig ganz oder in Bezug auf einzelne Module zu beenden, wenn

1. die Personalvertretungsgremien ihre Zustimmung zum Einsatz von JVP-Modulen verweigern,
2. Brandenburg seine vertraglichen Verpflichtungen aus haushaltsrechtlichen Gründen nicht erfüllen kann.

Bei einer Kündigung nach Buchstabe a) ist der letzte auf die gekündigten Module von Brandenburg geleistete jährliche Kostenanteil (Kap. 5.2) zurückzuzahlen. Ausgenommen davon sind Kosten, die auf besondere Veranlassung von Brandenburg im Entwicklungs- und Pflegeverbund entstanden sind. Die übertragenen Nutzungsrechte für die gekündigten Module entfallen. Bei einer Kündigung nach Buchstabe b) erfolgt keine Rückvergütung. In diesem Fall bleiben die bereits erworbenen Nutzungsrechte bestehen.

8.3 Kündigung aus sonstigem wichtigen Grund

Ansonsten kann die Zusammenarbeit im Rahmen dieser Verwaltungsvereinbarung von beiden Vertragsparteien aus wichtigem Grund durch schriftliche Erklärung beendet werden. Eine Erstattung von Kosten an Brandenburg die nach dieser Vereinbarung gemeinsam getragen werden und auf bis zum Zeitpunkt der Kündigung eingegangenen Verbindlichkeiten beruhen, findet nicht statt. Einzelheiten der Beendigung der Zusammenarbeit werden im Lenkungsausschuss unter Wahrung der Interessen aller beteiligten Länder abgestimmt.

9. Haftung

Eine Haftung Bayerns für Fehler der Fachanwendung wird ausgeschlossen.

Der Entwicklungs- und Pflegeverbund haftet nicht bei Fehlern, die infolge einer landesspezifischen Pflege sowie Anpassung der Fachanwendung entstanden sind. Die Beauftragung der Behebung sowie die Übernahme der Kosten für die Behebung solcher Fehler erfolgt eigenständig durch die jeweilige Landesjustizverwaltung.

10. Salvatorische Klausel

Soweit Teile dieser Vereinbarung nicht wirksam sind, berührt dies nicht die Wirksamkeit der Vereinbarung im Übrigen.