Brandenburgisches Vorschriftensystem

Für den Jahresabschluss des Haushaltsjahres 2013 wird soweit erforderlich im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof bestimmt:

1. Annahme von Kassenanordnungen

1.1 Allgemeine Regelungen

1.1.1 Kassenanordnungen für das Haushaltsjahr 2013 sind von der Landeshauptkasse bis zum 20.12.2013 (Anordnungen bis 12.00 Uhr im HKR-Verfahren SAP) anzunehmen. Die Schnittstellen liefern letztmalig am 19.12.2013 bis Dienstschluss Daten an das SAP-System.

1.1.2 Letzter Buchungstag zur Auflösung von Verwahrungen und Vorschüssen im Haushaltsjahr 2013 ist der 30. Dezember 2013.

1.1.3 Titelverwechslungen, die nicht rechtzeitig erkannt wurden, können bis zum 10. Januar 2014 durch Umbuchungen berichtigt werden. Dabei ist Nr. 4.3 VV zu § 35 LHO strikt zu berücksichtigen.

Für die Arbeit im HKR-System SAP sind die Arbeitsanweisungen und Termine der Systemverantwortlichen zu beachten.

1.2 Ausnahmen

1.2.1 Kassenanordnungen im Zusammenhang mit der Gewährleistung der Liquidität des Landes sind bis zum 30. Dezember 2013 bis zum Kontenausgleich der Landeskonten von der Landeshauptkasse anzunehmen.

1.2.2 Unterlagen zu allgemeinen Zahlungsanordnungen zum Kassenverfahren der taggleichen Zahlbarmachung (Zahlungen) sind bis zum 27. Dezember 2013 bis 12.00 Uhr von der Landeshauptkasse anzunehmen (Vereinbarungen mit der ILB und LASA).

1.2.3 Unterlagen zur Buchung des Jahresergebnisses aus dem Geschäftsbesorgungsvertrag mit der BBG sind von der Landeshauptkasse bis zum 08. Januar 2014 anzunehmen.

1.2.4 Kassenanordnungen zur Übertragung der nicht in Anspruch genommenen Mittel der Ausgleichsabgabe nach dem SGB IX in das neue Haushaltsjahr (Kapitel 07 060 Titel 919 70) sowie Kassenanordnungen im Zusammenhang mit der Bildung von Rücklagen aus dem Haushaltsjahr 2013 gemäß § 6 Abs. 2 des Haushaltsgesetzes 2013/2014 (HG 2013/2014) - für Ausgaben der Titelgruppe 99 für den Landtag, den Landesrechnungshof und das Verfassungsgericht - sind bis zum 30. Januar 2014 von der Landeshauptkasse anzunehmen.

1.2.5 Kassenanordnungen im Zusammenhang mit der Bildung der unter Nummer 5.3 genannten Rücklagen sind von der Landeshauptkasse entsprechend der Terminfestlegung des Ministeriums der Finanzen anzunehmen.

Für die Erfassung und Anordnung der Kassenanordnung sind der Ausführungstermin und die Festlegungen des Systemverantwortlichen für das HKR-Verfahren SAP zu beachten.

Die Übergabe des Papierbeleges an die LHK hat zeitnah zu erfolgen.

1.2.6 Über die vorgenannten Termine hinaus sind Auszahlungen nur in absolut unabweisbaren Ausnahmefällen möglich. Hierfür ist ein schriftlicher, von der jeweiligen Hausleitung des jeweiligen Ministeriums gezeichneter Antrag an die Leitung des Ministeriums der Finanzen zu richten.

Anträge, die nicht über den bestimmten Weg gestellt wurden, werden zurück gegeben.

1.3 Form der Einreichung der Kassenanordnungen

1.3.1 Die genannten Termine beziehen sich auf den Eingang der Kassenanordnungen als Datensatz und - in den besonders geregelten beziehungsweise zugelassenen Fällen - in Papierform.

1.3.2 Die Kassenanordnungen gemäß den Nummern 1.2.1 bis 1.2.6 des Erlasses sind der Kasse sowohl als Datensatz und zusätzlich generell als Papierbeleg (Kassenanordnung in Kopie) einzureichen.

1.4 Übernahme der offenen Sollstellungen im HKR-Verfahren SAP

1.4.1 Die Übernahme der offenen Sollstellungen in das Haushaltsjahr 2014 (Obligovortrag) erfolgt am 02. und 03. Januar 2014.

1.4.2 Die Listen über nicht realisierte Einnahmen sind durch die Dienststelle nach der SAP-Arbeitsanweisung und dem im Verfahren vorgegebenen zentralen Layout zu erstellen und nach Finanzstellen sortiert für Prüfungszwecke vorzuhalten.

Da in dieser Liste auch die entsprechend Nr. 3.1 der Anlage zu Nr. 2.6 zu § 59 LHO auszubuchenden Kleinbeträge enthalten sind, ist auf dieser Grundlage die Entscheidung zur Ausbuchung der vorgeschlagenen Beträge durch die Mittel bewirtschaftende Stelle zu treffen und im Haushaltsjahr 2014 bis zum 21. Februar 2014 vorzunehmen.

Ein Druckexemplar ist mit einem Erledigungsvermerk betreffs Maßnahmen gemäß § 59 LHO sowie Nr. 3.1 der Anlage zu Nr. 2.6 zu § 59 LHO zu versehen und für Prüfungszwecke bei der Dienststelle vorzuhalten.

2. Letzter Zahlungstag

2.1 Für die Landeshauptkasse/Landesjustizkasse ist der 30. Dezember 2013 der letzte Auszahlungstag sowie der 31. Dezember 2013 der letzte Einzahlungstag (Kontoauszug) für das Haushaltsjahr 2013.

Auszahlungen mit der Fälligkeit 31. Dezember 2013 sind von der Landeshauptkasse für das Haushaltsjahr 2013 zur Vermeidung zusätzlicher Zinszahlungen am 02. Januar 2013 als dem nächstfolgenden Werktag bzw. Bankarbeitstag zu bewirken. Diese Festlegung wird in Anlehnung an § 193 BGB getroffen.

2.2 Für alle Erhebungsstellen der Finanzämter ist der 20. Dezember 2013 der letzte Buchungstag für das Haushaltsjahr 2013. Alle am 20. Dezember 2013 (vormittags) vorliegenden Kontoauszüge und Zahlungseingänge (Nachweisung VZ und Zahlungsmittel) sowie unklaren Fälle aus dem EZÜ-Verfahren sind zur Buchung für das Haushaltsjahr 2013 anzuweisen d.h. sie sind bis zum Tagesschnitt vollständig zu erfassen.

2.3 Abweichend von § 72 Abs. 3 und Abs. 4 LHO sowie dem HWR 2013 sind eingehende Zahlungen unter 1 Million Euro in dem Jahr zu buchen in dem sie eingehen. Die Ausnahmereglung zu § 72 LHO in Nr. 7.6 des Haushaltswirtschaftsrundschreiben 2013 sind erst bei Einzahlungen über 1 Million EURO zu beachten. Die Buchungen von Einnahmen über 1 Million Euro sind nur in Abstimmung mit der LHK zu realisieren.

3. Abschluss der Kassenbücher

Die Kassenbücher für das Haushaltsjahr 2013 sind bei der Landeshauptkasse aufgrund der gesonderten Mitteilung des Ministeriums der Finanzen abzuschließen.

4. Vorlage der Abschlussnachweisungen

4.1 Die Abschlussnachweisungen liegen der Landeshauptkasse vor

4.1.1 in Form einer kumulierten Sachbuchdatei (per 02.01.2014) am 03. Januar 2014,

4.1.2 per Buchungsschluss 10. Januar 2014 vorläufiger Jahresabschluss 2013 am 15. Januar 2014

4.1.3 sowie für den Haushaltsvollzug 2013 entsprechend Terminfestsetzung des Ministeriums der Finanzen (siehe Nummer 3).

4.2 Der Jahresabschluss für die Erhebungsstellen der Finanzämter, der durch das Technische Finanzamt am 23. Dezember 2013 erstellt wird, beinhaltet sämtliches Beleggut, das den Kassenbestand bis zum 20. Dezember 2013 dokumentiert (siehe Nummer 2.2). Die Termine der Abteilung 3 des Ministeriums der Finanzen sind zu beachten.

5. Bildung der Rücklagen

5.1 Die für die Berechnung der Rücklagen erforderlichen Buchführungsergebnisse werden den Ressorts durch die Landeshauptkasse unmittelbar nach Abschluss der Bücher (vorläufiger Jahresabschluss 2013) per 10. Januar 2014 zum 15. Januar 2014 im Rahmen der webbasierten Anwendung “Haushaltsinformation Gesamthaushalt“ zur Verfügung gestellt bzw. sind im BW SAP ersichtlich.

5.2 Entsprechend Nummer 1.2.4 des Erlasses sind Kassenanordnungen zur Übertragung der nicht in Anspruch genommenen Mittel der Ausgleichsabgabe nach dem SGB IX in das neue Haushaltsjahr (Kapitel 07 060 Titel 919 70) sowie Kassenanordnungen im Zusammenhang mit der Bildung der Rücklagen gemäß § 6 Abs. 2 des Haushaltsgesetzes 2013/2014 (HG 2013/2014) für Ausgaben der Titelgruppe 99 nur für den Landtag, den Landesrechnungshof und das Verfassungsgericht bis zum 30. Januar 2014 bei der Landeshauptkasse einzureichen.

Der für die entsprechende Dienststelle vom Systembetreuer festgelegte Termin zur Buchung sowie die Übergabe des Papierbeleges an die Kasse sind unbedingt zu beachten.

5.3 Die Bildung der Rücklagen

• gemäß § 5 Abs. 2 und 4 beziehungsweise § 6 Abs. 1 und 3 HG 2013/2014 in Verbindung mit § 4 Abs. 2 des Gesetzes über finanzpolitische Leitlinien und Vorgaben (Artikel 1 des Haushaltssicherungsgesetzes 2003 - HSichG 2003, GVBI. l S. 194),
• gemäß Haushaltsvermerken ist durch den Beauftragten für den Haushalt (BdH) der zuständigen obersten Landesbehörden beziehungsweise des Landtages, des Landesrechnungshofes oder des Landesverfassungsgerichts

bis zum 07. Februar 2014

beim Ministerium der Finanzen zu beantragen.

Zu diesem Termin sind dem Ministerium der Finanzen zunächst nur die anhand der entsprechenden Formblätter erstellten Berechnungen der rücklagefähigen Beträge zu übersenden. Das weitere Verfahren, insbesondere die Terminsetzungen zur Buchung der Rücklagen wird das Ministerium der Finanzen rechtzeitig bekannt geben.

Einzelheiten zur Rücklagenbildung werden in besonderen Verwaltungsvorschriften des Ministeriums der Finanzen zum Ende des Jahres geregelt. Darin wird auch auf die Behandlung der zur Haushaltsentlastung veranschlagten Entnahmen aus dem Personal- und dem Verwaltungsbudget eingegangen.

6. Einnahme- und Ausgabeübersichten, Abschlussergebnisse der Finanzkassen, besondere Nachweisungen

6.1 Einnahme- und Ausgabeübersichten

Die zum Jahresabschluss zu erstellenden Einnahme- und Ausgabeübersichten (Titelübersichten) sind nach Einzelplänen sowie nach Einnahmen und Ausgaben zu trennen.

6.1.1 In den Titelübersichten sind die Summen aller Titel aufzuführen.

6.1.2 Die Titelübersichten sind wie folgt zu bescheinigen:

„Die Titelübersicht wurde auf der Grundlage der in einem automatisierten Buchführungsverfahren gespeicherten Ergebnisse des Sachbuchs Haushalt erstellt.“

6.2 Abschlussergebnisse der Finanzämter

Die Abschlussergebnisse der Erhebungsstellen, sichtbar in den Abschlussübersichten des IABV-Verfahrens, sind der Landeshauptkasse Potsdam durch das Technische Finanzamt bis zum 02. Januar 2014 vorzulegen.

Als Anlage zu den Abschlussübersichten ist von den Erhebungsstellen eine Abschlussnachweisung über die Zusammensetzung des Kassenbestandes zu fertigen (Anlage 1). Die Abschlussnachweisung ist vom Bearbeiter und vom Sachgebietsleiter Erhebung mit Unterschrift zu bestätigen und bis zum 08. Januar 2014 an die Landeshauptkasse zu übersenden.

6.3 Zusammenstellung der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben

Zur Unterrichtung über das kassenmäßige Ergebnis wird den obersten Landesbehörden unmittelbar nach Fertigstellung eine auf der Grundlage des Sachbuchs Gesamthaushalt der Landeshauptkasse gefertigte Zusammenstellung der bei den einzelnen Titeln nachgewiesenen Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben als Excel-Datei in der Haushaltsinformation bzw. BW SAP bereitgestellt. Die Mehr- und Mindereinnahmen und -ausgaben sind ausgewiesen.

6.4 Nachweisungen über nicht abgewickelte Verwahrungen und Vorschüsse

Nachstehende Nachweisungen sind der Landeshauptkasse bis zum 31. Januar 2014 zuzuleiten:

6.4.1 Durch die Erhebungsstellen der Finanzämter beziehungsweise das Technische Finanzamt eine Ausfertigung der im IABV-Verfahren erstellten Einzelnachweisungen über die nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse sowie eine Zusammenstellung der nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse gemäß Anlage 2.

6.4.2 Die Dienststellen erstellen eine Liste ihrer nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse, je Finanzstelle und Verwahrdebitor der sonstigen Verwahrungen (bewirtschafteten Verwahrungen 907XX 2XXXX.XX) bzw. je Finanzstelle und Vorschusskreditor der bewirtschafteten Vorschüsse. Diese Listen sind auszudrucken. Die Richtigkeit ist durch Unterzeichnung des Nachweises zu bestätigen. Die Liste ist für Prüfungszwecke vorzuhalten.

6.4.3 Die Landeshauptkasse erstellt ebenfalls eine Liste der Einzelnachweisungen der offenen Verwahrungen und Vorschüsse aus dem HKR-Verfahren SAP entsprechend ihrer Aufgabenstellung sowie allen allgemeinen Verwahrfinanzpositionen (907XX 1XXXX.XX). Sie leitet dem Ministerium der Finanzen mit den Rechnungsnachweisungen eine nach Einzelplänen vorgenommene Zusammenstellung über die insgesamt bis zum Jahresabschluss noch nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse zu. Die Zusammenstellung muss eine Unterscheidung nach Art der Verwahrungen beinhalten.

6.4.4 Es wird darauf hingewiesen,

6.4.4.1 dass nicht abgewickelte allgemeine Verwahrungen und Vorschüsse automatisch in das neue Haushaltsjahr 2014 übernommen werden, die Salden (Bestände) der bewirtschafteten Verwahrungen und Vorschüsse werden nach dem Jahresabschluss ins neue Haushaltsjahr übernommen .

6.4.4.2 dass für die Übertragung von Vorschüssen über das zweite auf ihre Entstehung folgende Haushaltsjahr hinaus nach § 60 Abs. 1 LHO die Einwilligung des Ministeriums der Finanzen erforderlich ist.

6.5 Nachweis nicht abgerechneter Abschlagsauszahlungen

Gemäß VV Nr. 6 zu § 80 LHO sind die bis zum Jahresabschluss nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen in Nachweisungen zu übernehmen, die den Rechnungsnachweisungen der Landeshauptkasse zum Jahresabschluss beizufügen sind. Unter Abschlagsauszahlungen sind Teilzahlungen auf geldliche Ansprüche zu verstehen, die zwar dem Grunde nach, aber noch nicht endgültig der Höhe nach feststehen. Es sind in der Regel Zahlungen auf bereits erbrachte Teilleistungen eines Gesamtwerkes oder einer Gesamtlieferung (z. B. Reisekosten). Zu den nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen zählen auch, die nicht durch eine Jahresabrechnung abgerechneten Zahlungen für Gas, Wasser, Abwasser Strom usw.

Die VV Nr. 7.1 zu § 80 LHO bleibt hiervon unberührt.

Durch die Ressorts sind für alle Dienststellen des Einzelplans Nachweisungen der offenen Abschlagsauszahlungen vollständig der Landeshauptkasse bis zum 31. Januar 2014 zu übersenden.

Die Listen sind wie folgt zuzuarbeiten:

6.5.1.1 Dienststellen, die im HKR-Verfahren SAP arbeiten und bei denen die Voraussetzungen gegeben sind, haben die Listen zu offenen Abschlagsauszahlungen aus dem ADV-Verfahren heraus zu erstellen (Anlage 3a). In Bezug auf die Arbeit im HKR-Verfahren sind die Arbeitsanweisungen Punkt 1.3.7.4 im Benutzerhandbuch PSM Mittelbewirtschaftung zu beachten. Die Vollständigkeit und Richtigkeit der aufsummierten Liste ist durch den Beauftragten für den Haushalt zu bestätigen.

Für Dienststellen, die der Kasse im HKR-Verfahren zuarbeiten, bei denen jedoch die Voraussetzung zur Erstellung der Listen aus dem Verfahren nicht gegeben ist, gilt Nummer 6.5.1.2 entsprechend.

6.5.1.2 Bei manueller Zuarbeit zur Kasse ist die Liste der offenen Abschlagsauszahlungen durch den Bewirtschafter unter Beachtung der VV Nr. 6 zu § 80 LHO manuell zu erstellen (Anlage 3b). Die Vollständigkeit und Richtigkeit der aufsummierten Liste sind durch den Beauftragten für den Haushalt zu bestätigen. Für die Rechnungsprüfung sind auch die manuell erstellten Nachweisungen der bis zum Jahresabschluss nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen getrennt nach Buchungsstellen zu erfassen und zu summieren.

6.5.2 Fehlanzeige je Dienststelle ist erforderlich.

6.5.3 Die Nachweisungen der nicht schlussgerechneten Aufträge für Baumaßnahmen des Investitionsplans Teil A und B sowie der Bauunterhaltung des Einzelplans 12, TG 61 sind vom Brandenburgischen Landesbetrieb für Liegenschaften und Bauen (BLB) im SAP-System zu führen.

7. Rechnungsnachweisungen - Aufstellung und Vorlage

7.1 Die Landeshauptkasse hat für jedes Kapitel eine Rechnungsnachweisung aufzustellen. VV Nr. 4 zu § 80 LHO ist zu beachten.

7.2 Jede Rechnungsnachweisung ist siebenfach auszufertigen.

7.2.1 Die Landeshauptkasse hat die für den Landesrechnungshof vorgesehenen fünf Ausfertigungen der von ihr aufgestellten Rechnungsnachweisungen unverzüglich dem Landesrechnungshof zuzuleiten.

7.2.2 Eine Ausfertigung ist dem Ministerium der Finanzen vorzulegen.

7.2.3 Eine weitere Ausfertigung der Rechnungsnachweisungen ist von der Landeshauptkasse den zur Prüfung vorzulegenden Einzelrechnungen beizufügen.

8. Aufstellung und Prüfung der Einzelrechnungen

Die für das Haushaltsjahr 2013 zu legenden Einzelrechnungen sind bis zum 04. März 2014 fertig zu stellen. Die rechnungslegende Kasse und die anderen an der Rechnungslegung mitwirkenden Stellen (VV Nr. 2 zu § 80 LHO) halten die Rechnungen zur Anforderung durch den Landesrechnungshof bereit.

9. Haushaltsreste und Vorgriffe

9.1 Nach § 45 Abs. 2 LHO können bis zur Höhe der bei den übertragbaren Ausgaben am Ende des abgelaufenen Haushaltsjahres nicht in Anspruch genommenen Ausgabeermächtigungen mit Einwilligung des Ministeriums der Finanzen Ausgabereste gebildet werden. Bei der Bildung der Ausgabereste ist die in § 45 Abs. 2 LHO vorgeschriebene zeitliche Begrenzung der Übertragbarkeit einzuhalten. Hiervon lässt das MdF für Ausgabereste aus den Zuweisungen des allgemeinen Steuerverbundes, für Ausgabereste, denen zweckgebundene Einnahmen gegenüber stehen und für ggf. aus der erforderlichen Landeskofinanzierung gebildete Ausgabereste, eine Ausnahme zu. Das Ministerium der Finanzen kann darüber hinaus in Einzelfällen weitere Ausnahmen zulassen. Die zuständigen Fachreferate des Ministeriums der Finanzen weisen in ihren Einwilligungsschreiben zur Bildung der Ausgabenreste gesondert auf den Sachverhalt der Ausnahme zur Verfügbarkeit gem. § 45 Abs. 2 LHO hin. Insbesondere wird darauf hingewiesen, dass die auf zwei Jahre befristete Verfügbarkeit für Ausgabenreste aus den Zuweisungen des allgemeinen Steuerverbundes, für Ausgabereste, denen zweckgebundene Einnahmen gegenüber stehen und für ggf. aus der erforderlichen Landeskofinanzierung gebildete Ausgabereste oder weitere nach Absatz Satz 4 zugelassene Ausnahmen anzuwenden ist.

Die zweckentsprechende Verwendung z. B. durch den Bund oder die EU bereit gestellter Drittmittel ist nur dann gesichert, wenn auch der erforderliche Landesanteil aufgebracht werden kann. Die Beschränkung auf die Restebildung bei übertragenen Ausgaben bleibt unberührt. Zu beachten sind die VV zu § 45 LHO; hier wird besonders auf Nummer 3.2 Satz 2 hingewiesen. Für Ausgaben, die der Budgetierung unterliegen, ist eine Bildung von Ausgaberesten nicht möglich.

9.2 Die Bildung von Ausgaberesten darf nur beantragt werden, soweit dies bei Anlegung eines strengen Maßstabes an eine wirtschaftliche und sparsame Verwaltung notwendig ist. Sie dienen mit Ausnahme der Ausgabereste aus den Zuweisungen des allgemeinen Steuerverbundes sowie der Ausgabereste, denen zweckgebundene Einnahmen gegenüberstehen ausschließlich der Fortführung bereits begonnener Maßnahmen. Es wird darauf hingewiesen, dass auch für nicht in Anspruch genommene Ausgabereste aus Vorjahren jedes Jahr erneut die Einwilligung des MdF in die Bildung und die Inanspruchnahme dieser Ausgabereste gemäß § 45 Abs. 2 LHO beantragt werden muss.

9.3 Reste (+) und Vorgriffe (-) sind auf volle 50 EURO abzurunden, Einnahmereste (-) , Reste aus zweckgebundenen Einnahmen und aus Zuweisungen des allgemeinen Steuerverbundes werden in voller Höhe übertragen.

9.4 Die Beauftragten des Haushalts der zuständigen Ministerien werden gebeten, die Anträge auf zu bildende Ausgabereste und Vorgriffe nach dem Vordruck gemäß Anlage 4a zu berechnen und spätestens bis zum 20. Februar 2014 listenmäßig in einfacher Ausfertigung nach Vordruck gemäß Anlage 4b beim Ministerium der Finanzen einzureichen. Die jeweiligen Anträge sind dabei zusätzlich ausführlich zu begründen.

Fehlanzeige ist erforderlich.

10. Dokumentation zum Jahresabschluss

Durch die Beauftragten des Haushalts sind alle eingetretenen Veränderungen durch Haushaltswirtschaftsschreiben bei der Ausführung des Haushaltsplanes 2013 sowie die mit diesem Erlass geforderten Angaben mit begründenden Unterlagen in einer Dokumentation zu erfassen und nachzuweisen.

11. Beiträge zur Landeshaushaltsrechnung

Die Beiträge für die Aufstellung der Landeshaushaltsrechnung für das Rechnungsjahr 2013 werden zu einem späteren Zeitpunkt angefordert. Den Beiträgen zur Haushaltsrechnung sind die Übersichten nach § 85 LHO und gegebenenfalls weitere angeforderte Aufstellungen beizufügen.

Arbeitsanweisungen und Termine für das HKR-System SAP

Zu 1 Jahresabschlusserlass für das Haushaltsjahr 2013 - Landeshaushalt
Annahme von Kassenanordnungen

1. Bis zum 20.12.2013 sind alle vorerfassten Anordnungen in 2013 freizugeben oder zu löschen. Werden vorerfasste Auszahlungsanordnungen nicht freigegeben, erfolgt keine Zahlung. Die Auszahlungsanordnung verbleibt somit im Status “vorerfasst“ in der Einzelpostenliste des Zahlungspartners, das Budget bleibt gebunden.

Werden vorerfasste Annahmeanordnung nicht freigegeben oder gelöscht, wird kein offener Posten (offene Sollstellung) erzeugt, der ins Folgejahr übertragen wird.

2. Der letzte Buchungstag zur Auflösung von Verwahrungen im Haushaltsjahr 2013 ist der 30.12.2013.

3. Titelverwechselungen können über den Bericht “Sicht auf die Haushaltsstellen“ mit der Transaktion FMKO_RFFMKBHH festgestellt und bis einschließlich 10.01.2014 berichtigt werden. Titelverwechslungen sind durch Verrechnungsanordnungen ausschließlich mit der Transaktion F891 in der Periode 13 des Geschäftsjahres 2013 zu buchen.

Zu 1.2 Jahresabschlusserlass für das Haushaltsjahr 2013 - Landeshaushalt
Ausnahmen

4. Zur Buchung der Ausnahmen erfolgt die Periodenöffnung 2013 durch die zentrale Administration       PSM für jeweils zu benennende Bewirtschafter der Ressorts je Ausnahme-Sachverhalt an folgenden Terminen:

07.01.2014 gilt für Buchungen gem. Jahresabschlusserlass 2013 Punkt 1.2.3
Die Buchungen erfolgen in der Periode 13 des Geschäftsjahres 2013.

29.01.2014 gilt für Buchungen gem. Jahresabschlusserlass 2013 Punkt 1.2.4
Die Buchungen erfolgen in der Periode 14 des Geschäftsjahres 2013.

Die Buchung der Ausnahmen durch die LHK erfolgt durch die zu benennenden LHK SAP Nutzer, an folgenden Terminen:

08.01.2014 gilt für Buchungen gem. Jahresabschlusserlass 2013 Punkt 1.2.3
Die Buchungen erfolgen in der Periode 13 des Geschäftsjahres 2013.

30.01.2014 gilt für Buchungen gem. Jahresabschlusserlass 2013 Punkt 1.2.4
Die Buchungen erfolgen in der Periode 14 des Geschäftsjahres 2013.

Für die Buchungen gem. Jahresabschlusserlass 2013 Punkt 1.2.5 wird es voraussichtlich gesonderte Termine geben.

Die Bewirtschafter sowie die Kassenmitarbeiter, welche die Buchungen durchführen, sind bis zum 20.12.2013 dem MdF, Referat 28 an das NFM-FI-PSM Postfach mitzuteilen. Bitte geben Sie je Nutzer das Datum für die Durchführung der Ausnahmebuchung an.

Gleichzeitig werden Sie angehalten die Rolle A9999_FM_P_BEARBEITEN_BUP_VJ befristet zu beantragen, einschließlich für Jahresabschlussarbeiten FI-AA. Die Rollenzuweisung erfolgt befristet.

Die fristgerechte Benennung der SAP Nutzer, die diese Tätigkeiten durchführen, ist zur Sicherstellung der Rollenbeantragung und -zuweisung im Produktivsystem notwendig.

Für alle anderen SAP Nutzer wird das SAP System an diesen Tagen für das Geschäftsjahr 2014 zur Verfügung stehen.

Zu 1.4 Jahresabschlusserlass für das Haushaltsjahr 2013 - Landeshaushalt
Übernahme der offenen Sollstellungen im HKR-Verfahren (SAP)

5. Der Vortrag der offenen Sollstellungen (Kassenrest) und Anzahlungen ins Folgejahr erfolgt durch die zentrale Administration Kasse am 03.01.2014.

Dafür werden in der Zeit vom 02.01.2014 bis 03.01.2014 alle Nutzer im SAP System gesperrt.

6.  Die Listen der nicht realisierten Einnahmen sind durch die Dienststelle mittels Transaktion FBL5N “Einzelposten Debitoren“ Layout “ /OFFSOLL“ je Finanzstelle zu erstellen.

Zu 2 Jahresabschlusserlass für das Haushaltsjahr 2013 - Landeshaushalt
Letzter Zahlungstag

7. Genaue Anleitungenfür jahresübergreifende Buchungen 2013/2014 (Erfassungs-, Buchungs- und Fälligkeitsdatum im SAP System) sind der Anlage A “Referenzkarte Buchungsverhalten zum Jahreswechsel 2013“ zu entnehmen.

Zu 5 Jahresabschlusserlass für das Haushaltsjahr 2013 - Landeshaushalt
Bildung von Rücklagen

8. Für die Berechnung der Rücklagen stehen im SAP BW folgende Berichte zur Verfügung:

Liste 1          Buchungsliste (ein Einzelplan, detailliert)
Liste 1 k       Kapitelübersicht Einzelplan

9. Die Kassenanordnungen gem. Jahresabschlusserlass Punkt 5.2 sind gem. dieser Arbeitsanweisung für das HKR-System SAP Nr. 4 zu buchen und an die LHK zu übergeben.

10. Die Buchung der Rücklagen ist in der “Handlungsempfehlung Rücklagenbuchung“ beispielhaft dargelegt. Es ist darauf zu achten, dass die Buchungen in der Buchungsperiode 14 erfolgen.

Zu 6.3 Jahresabschlusserlass für das Haushaltsjahr 2013 - Landeshaushalt
Zusammenstellung der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben

11. Zur Unterrichtung über das kassenmäßige Ergebnis wird die LHK Berichte (HHI) auf Grundlage des Sachbuchs Gesamthaushalt, die nachgewiesenen Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben bereitstellen.

Zu 6.4 Jahresabschlusserlass für das Haushaltsjahr 2013 - Landeshaushalt
Nachweisungen über nicht abgewickelte Verwahrungen und Vorschüsse

12. Dienststellen, die im SAP NFM arbeiten, haben eine unterzeichnete Liste der Bestände der bewirtschafteten Verwahrungen (je Verwahrdebitor, Finanzstelle, Finanzposition der bewirtschafteten Verwahrungen bzw. je Vorschusskreditor, der Finanzstelle und Finanzposition) zu erstellen. Dafür ist mit der Transaktion FMKO_RFFMKBHV der Bericht “Sicht Verwahr und Vorschuss“ zu nutzen.

13. Durch die LHK sind ebenfalls nachstehende Listen der Einzelnachweisungen zu fertigen.

Für die Liste der offenen Verwahrungen aus dem HKR-Verfahren SAP ist Transaktion FBL5N “Debitoren Einzelpostenliste“, in der Selektion eingegrenzt auf die Finanzpositionen 90*, zu nutzen.

Vorschüsse aus dem HKR-Verfahren SAP sind mit der Transaktion FBL1N “Kreditoren Einzelpostenliste“, in der Selektion eingegrenzt nach Finanzpositionen 91*, abzurufen.

14. Unter Verwendung der Transaktion FMKO_RFFMKTSB “Sachbuch (Tagesabschluss)“ ist durch die LHK die Liste der Bestände über alle Finanzpositionen, Einzelplan 90 bis 99 und Finanzstellen als Summenübersicht anzufertigen.

Zu 6.5 Jahresabschlusserlass für das Haushaltsjahr 2013 - Landeshaushalt
Nachweis nicht abgerechneter Abschlagszahlungen

15. Die Abbildung und der Nachweis der offenen Abschlagsauszahlungen 2013 sind in der Anlage 3a zum Jahresabschlusserlass 2013 und im Benutzerhandbuch Mittelbewirtschaftung geregelt.

A Allgemeines

16. Das neue Haushaltsjahr 2014 wird zum 16.12.2013 im SAP durch die zentrale Administration PSM geöffnet.

B Stammdaten

17. Finanzpositionen, Finanzstellen, Ausnahmetoleranzen, Schnittstellen- und Payac-Anpassungen im Folgejahr sind bis spätestens 14.11.2013 per Änderungsantrag im Solution Manager zu beantragen. Nähere Informationen zur Beantragung der Stammdaten sind der Anlage “Beantragung der Stammdaten“ zu entnehmen.

18. Bis 10.12.2013 werden durch die Ressorts beantragten Stammdaten, Finanzpositionen und der Budgetstrukturplan sowie die Deckungsringe und Regeln für budgeterhöhende Einnahmen durch die zentrale Administration PSM ins Folgejahr kopiert.

19. Bis zum 09.12.2013 werden die Finanzpositionen, Finanzstellen und der Budgetstrukturplan für das Folgejahr angepasst. Es werden durch die zentrale Administration PSM Löschungen, Veränderungen und Neuanlagen von Finanzpositionen, Finanzstellen und Anpassungen im Budgetstrukturplan vorgenommen.

Die vorgenommenen Änderungen sind durch die Bewirtschafter zu prüfen. Für die Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit der Finanzpositionen können die Transaktionen S_KI4_38000034 Bericht “Finanzposition alphabetische Liste“ oder FMKO “Verzeichnis der Finanzposition“ genutzt werden.

Die Finanzstellen sind mit dem Bericht “Finanzstellen alphabetische Liste“ auf Vollständigkeit und Richtigkeit unter Verwendung der Transaktion S_KI4_38000038 zu prüfen.

Die Prüfung des Budgetstrukturplanes kann mit der Transaktion FM4G “Hierarchie der BSP-Elemente“ oder im BW unter Stammdatenberichte “Finanzpositionen/Finanzstellen“durchgeführt werden.

20. Bis zum 10.12.2013 werden die Ausnahmetoleranzen durch die zentrale Administration PSM für das Folgejahr angelegt.

21. Ab 11.12.2013 sind die Deckungsringe und Regeln für budgeterhöhende Einnahmen durch die dezentrale Administration PSM zu prüfen und anzupassen.

C Sonstige Buchungshinweise
Mittelvormerkungen

22. Die Mittelvormerkungen des aktuellen Haushaltsjahres, welche nicht ins Folgejahr übertragen werden sollen, sind von den Bewirtschaftern hinsichtlich des gesetzten Erledigtkennzeichens zu prüfen. Für die Prüfung sind die Transaktionen FMZ3 bzw. FMX3 zu nutzen. Nachdem die Transaktion aufgerufen wurde, ist die Funktionstaste F5 zu drücken. Das Mittelvormerkungsjournal wird aufgeblendet. Mithilfe des Berichts kann die Prüfung vorgenommen werden.

23. In der Zeit vom 17.12.2013 - 06.01.2014 werden die Mittelbindungen aus Daueranordnungen für das Folgejahr durch die zentrale Administration PSM regelmäßig angelegt und durch die Bewirtschafter geprüft.

24. Mit der Transaktion FMZ6, ggf. FMX6 sind offene Obligos, d. h. Mittelvormerkungen durch die Bewirtschafter bis zum 20.12.2013 anzupassen.

25. Der Vortrag der offenen Mittelvormerkungen erfolgt am 03.01.2014 durch die zentrale Administration PSM. Das Verpflichtungsbudget zu den Mittelvormerkungen wird am 10.01.2014 durch die zentrale Administration vorgetragen. D. h., dass bis zum 27.12.2013 das Verpflichtungsbudget bei der Kontierung vorliegen muss, wo die Mittelvormerkung für die Folgejahre angelegt wurde. Verpflichtungsbudget kann nur in Höhe der vorhandenen (aktiven) Mittelvormerkung ins Folgejahr “übertragen“ werden.

Daueranordnungen

26. Daueranordnungsurbelege sind in den Monaten November und Dezember 2013 nicht rückwirkend anzulegen.

27. Nicht mehr auszuführende Daueranordnungen sind mit einem Löschkennzeichen zu versehen. Das Löschkennzeichen ist nach der zuletzt gewünschten Echtbelegerzeugung bis zum 19.12.2013 zu setzen. Zur Änderung der Daueranordnung ist die Transaktion F8Q3 “Daueranordnung ändern“ zu nutzen.

28. Die zentrale Administration PSM löscht Daueranordnungsurbelege mit Löschkennzeichen regelmäßig einmal im Monat, so auch am 28.12.2013.

Uneinbringliche Forderungen

29. Uneinbringliche Forderungen sind bis zum 19.12.2013 durch die Bewirtschafter mit der Transaktion F889 “Absetzungs-Annahmeanordnung erfassen“ abzusetzen.

Verwahrungen/Vorschüsse

30. Bis zum 20.12.2013 sind die Bestandskonten, Verwahrungen/Vorschüsse, mit Buchungsdatum 31.12.2013 für das Haushaltsjahr 2013 durch die Bewirtschafter unter Verwendung der Transaktion FMBELI “Bearbeitungsliste“ zu bereinigen.

Zahlungsziele in Anordnungen (Skonto)

31. Im Monat Dezember 2013 ist darauf zu achten, dass keine Zahlungsziele/Fälligkeiten jahresübergreifend gewählt werden. Das Basisdatum ist zu fixieren, auf die Berechnung von Zahlungszielen ist zu verzichten. D. h., im Zusammenhang mit Skonto ist auf die technisch unterstützte Berechnung zu verzichten. Der zu zahlende Betrag ist abzüglich Skonto in die Anordnung zu übernehmen.

Nähere Handlungshinweise sind den NFM Benutzerhandbüchern entnehmen. Diese befinden sich auf der Intranetseite BB intern http://www.lvnbb.de/sixcms/detail.php/571676.

Die Handlungsempfehlung Rücklagenbuchung 2013 und die Anlage A Referenzkarte Buchungsverhalten zum Jahreswechsel 2013 sind auf dem Circa Server Ordner NFM Betrieb abrufbar.

Anlagen