Brandenburgisches Vorschriftensystem

Auf Grundlage der VV Nr. 1 zu § 73 LHO und zur Sicherstellung einer einheitlichen Vermögensdarstellung in der Landesverwaltung Brandenburg anhand einer standardisierten Anlagenbuchhaltung erlasse ich folgende Anweisungen zur Erstellung, Führung und Form der Verzeichnisse im SAP-Modul FI-AA.

Dieser Erlass gilt für alle Ressorts und deren nachgeordneten Behörden und Einrichtungen der Landesverwaltung Brandenburg, in denen die Software SAP eingeführt ist. Für die nach § 74 Abs. 1 LHO doppisch buchenden Landesbetriebe sind darüber hinaus die Anlagen 1 und 2 zu VV Nr. 15 zu § 74 LHO zu beachten.

Das nach VV Nr. 2.1 zu § 73 LHO zu führende Gegenstandsverzeichnis ist mit dem Anlagenbuchhaltungsmodul FI-AA im SAP-System abzubilden. Dabei ist für alle in der Anlagenbuchhaltung geführten Gegenstände der jeweilige Standort festzuhalten. Mit dieser Festlegung des Standortes wird die Vorgabe der VV Nr. 4 zu § 73 LHO - Führung eines Verteilungsverzeichnisses - erfüllt.

Ein auf Grundlage einer Anordnung des jeweils zuständigen Ministeriums gemäß VV Nr. 5 zu § 73 zu führender Benutzernachweis kann im Rahmen einer wirtschaftlichen Aufgabenerledigung in den Stammdatenfeldern festgehalten werden. Eine derartige Abbildung genügt grundsätzlich dem Erfordernis dieser VV.

Ein Bibliotheksverzeichnis wird in SAP nicht gesondert abgebildet.

Die jeweiligen Verantwortlichen können eigenverantwortlich entscheiden, ob auch Gegenstände mit einem Wert unter 150 Euro brutto in der Anlagenbuchhaltung erfasst werden.

Die gemäß VV Nr. 3.5 zu § 73 LHO geforderte Kennzeichnung (sog. Inventarnummer) erfolgt durch Nutzung der aus dem SAP-System fortlaufend generierten Anlagennummer. Diese wird auch bei Gruppenerfassungen für die jeweils einzelnen Gegenstände ausgegeben. Zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Abbildung des Vermögenshaushaltes sowie der periodengerechten (monatsgenauen) Kosten- und Leistungsrechnung ist zu gewährleisten, dass die in SAP (Modul FI-AA) aufgezeichneten Daten des Anlagevermögens vollständig und zeitnah erfasst werden. Doppelerfassungen sind auszuschließen. Der monatliche Abschreibungslauf ist ebenso zeitnah sicher zu stellen.

Zur Sicherstellung der Vorgabe der VV Nr. 3 Satz 3 zu § 73 2 LHO - Vermerk der Erfassung im Gegenstandsverzeichnis auf den Rechnungsbelegen - ist die Erfassung in der Anlagenbuchhaltung (FI-AA) spätestens im Zuge der Rechnungsbearbeitung zu gewährleisten. Entsprechend ist bei Anlagenabgängen zu verfahren, um die Aktualität der Daten sicherzustellen.

Alle Vermögensgegenstände sind grundsätzlich einzeln zu erfassen.

Vermögenswerte gleicher Art und Ausführung (insbesondere Softwarelizenzen) können in Gruppen zusammengefasst werden, wenn für diese kein einheitlicher Standort bestimmbar ist.

Vermögenswerte gleicher Art und Ausführung, für die kein einheitlicher Standort bestimmbar ist, können ohne zusätzliches Verteilungsverzeichnis als Anlagen-Unternummern mit jeweils abweichendem Standort/Raum erfasst werden.

Bibliotheksbestände sind als ein Vermögensgegenstand zu erfassen und summarisch zu bewerten.