Brandenburgisches Vorschriftensystem

I.

1 Vorbemerkung

Mit der EU-Rechnungsrichtlinie („Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen“) ist europaweit die Verpflichtung aller
öffentlichen Auftraggebenden festgeschrieben worden, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen), die einem festzulegenden europäischen Standard entsprechen müssen, zu empfangen und zu verarbeiten.

Eine E-Rechnung im Sinne der bezeichneten Richtlinie ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, welches ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Gemäß Beschluss des IT-Planungsrates vom 22. Juni 2017 ist der Standard XRechnung maßgeblich für die Umsetzung der EU-Rechnungsrichtlinie in Deutschland. Aufgrund der föderalen Kompetenzordnung in Deutschland bedarf die Richtlinie der gemischten Umsetzung durch Bund und Länder. Im Land Brandenburg hat das Ministerium der Finanzen und für Europa (MdFE) die Federführung für die Umsetzung der Richtlinie im gesamten Land Brandenburg übernommen. Die Details für die Umsetzung der EU-Rechnungsrichtlinie im Land Brandenburg sind
in der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ERechV) vom 19. September 2019 (GVBl. II Nr. 79) niedergelegt.

Mit diesem einführenden Erlass wird das einheitliche Vorgehen - insbesondere - der unmittelbaren Landesverwaltung Brandenburgs, die das Standardverfahren des Landes für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen nutzt, für die Verarbeitung von gemäß § 4 Absatz 2 ERechV übermittelten elektronischen Rechnungen geregelt.

2 Zustellung der elektronischen Rechnung

Technisch stellt das Land Brandenburg für den Empfang der E-Rechnungen eine Portallösung zur Verfügung, welche von der unmittelbaren Landesverwaltung gemäß § 3 Absatz 2 ERechV zu nutzen ist. Das Land Brandenburg wird dazu die vom Bund bereitgestellte Onlinezugangsgesetz(OZG)-konforme Rechnungseingangsplattform (RE), die sogenannte OZG-RE der mittelbaren Bundesverwaltung mitnutzen, die von der Bundesdruckerei betrieben wird. Der Zugang für das Brandenburger Portal wird zum 1. April 2020 freigeschaltet und erfolgt über folgende Eingangsadresse: https://xrechnung-bdr.de.

Rechnungsstellende können sich beim OZG-RE registrieren und dann Rechnungen über verschiedene Kanäle auf das Portal hochladen, die dann weitergeleitet werden (vgl. Grafik). Die Rechnungsstellenden oder -sendenden benötigen für das Hochladen einer E-Rechnung die elektronische Adresse des Rechnungsempfangenden. Dies ist die Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID).

Auf der OZG-RE wird die E-Rechnung überprüft. E-Rechnungen, die dem Standard XRechnung entsprechen und sonstige Prüfungen durchlaufen haben, werden dann auf der Plattform für den Mandanten Brandenburg zur Abholung bereitgestellt. Mit der Bereitstellung auf der Plattform sind die E-Rechnungen den Rechnungsempfangenden zugestellt. Anschließend werden sie unverzüglich an die Rechnungsempfangenden weitergeleitet. Dies geschieht durch das Routingsystem X-AR, welches der Brandenburgische IT-Dienstleister (ZIT-BB) in Abstimmung mit dem MdFE bereitstellt. Die auf dem Portal validierten und bereitgestellten Rechnungen werden mittels X-AR an die Rechnungsempfangenden anhand der Leitweg-ID weitergeleitet und landen im jeweiligen Empfangskanal. Dies ist standardmäßig der Posteingangskorb „Zentraler Rechnungseingang“ der jeweiligen Behörden in EL.ZA, ansonsten das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPO) oder das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP). Die Rechnungsempfangenden haben über das System IDEV, das durch das Amt für Statistik Berlin-Brandenburg im Auftrag des MdFE mit Schreiben vom 3. März 2020 zur Verfügung gestellt wurde, den Empfang und den gewünschten Empfangskanal anzuzeigen.

Der Landesstandard zur Entgegennahme von Rechnungen für die Behörden, Einrichtungen und Landesbetriebe ist EL.DOK BB und übergangsweise die Variante EL.ZA zur behördenübergreifenden Zusammenarbeit, bis das hauseigene EL.DOK jeweils zur Verfügung steht. Für das Ministerium für Landwirtschaft, Umwelt und Klimaschutz gilt derzeit die einzige Aus-
nahme.

3 Empfang und Weiterverarbeitung der elektronischen Rechnung

3.1 EL.ZA

Bis das hauseigene EL.DOK den Behörden, Einrichtungen und Landesbetrieben der unmittelbaren Landesverwaltung zur Verfügung steht, wird zur Entgegennahme eingehender E-Rechnungen EL.ZA als landeseinheitlicher Standard durch das Ministerium des Innern und für Kommunales bereitgestellt. Mit dem automatischen Eingang der E-Rechnung in dem „Zentralen Rechnungseingang“ einer Behörde in EL.ZA, erfolgt systemseitig eine revisionssichere Ablage. Zur Handhabung von EL.ZA wird auf die Informationsschreiben und auf die Lern­videos des MIK verwiesen.

Final werden in EL.ZA mit Kopplung zum Neuen Finanz­management (NFM) alle erforderlichen Schritte der Rechnungsbearbeitung (zum Beispiel rechnerische und sachliche Prüfung, Anordnungserstellung, Anordnungsfreigabe) medienbruchfrei entsprechend den Vorgaben der Verwaltungsvorschriften zur Landeshaushaltsordnung (VV-LHO) abgebildet.

3.1.1 Übergangslösung

In der „EL.ZA-Kurzinformation über eine Zwischenlösung unter Berücksichtigung der Corona-Krise (Stand: 24. März 2020)“ des MIK wird dargelegt, dass vorerst noch keine Weiterverarbeitung der E-Rechnung innerhalb von EL.ZA ermöglicht werden kann. Solange wird folgende Übergangslösung zugelassen:

Mit der eingegangenen E-Rechnung wird eine visualisierte Darstellung (HTML) mitgeliefert, die ausgedruckt werden kann. Dieser Papierausdruck kann als Hilfsmittel für die weitere Bearbeitung genutzt werden. Das Original ist und bleibt allerdings der XML-Datensatz, der zwingend entsprechend Nummer 6 der Anlage 32a zu VV Nr. 6 zu den §§ 70 bis 72 und 75 bis 80 LHO (revisionssicher) aufzubewahren ist.

Die Auszahlungsanordnung wird wie bisher behandelt (Ausdruck und Zeichnung) und anschließend mit dem Papierausdruck, der als Hilfsmittel genutzt wird, gemeinsam in einer sogenannten Hybridakte aufbewahrt. Erst mit der Aktivierung weiterer Funktionen in EL.ZA kann auf den Papierausdruck verzichtet und sowohl die Weiterleitung an den rechnungsbearbeitenden Fachbereich als auch die fachbezogene Ablage und die Rechnungsbearbeitung elektronisch erfolgen.

Bis eine NFM-Kopplung erfolgt ist, wird zur Vervollständigung der elektronischen Akte empfohlen, die ausgedruckte und gezeichnete Auszahlungsanordnung einzuscannen und in elektronischer Form in den EL.ZA-Geschäftsgang zu übernehmen.

3.1.2 Finale Lösung in EL.ZA/EL.DOK

Wenn über den automatisierten Empfang in EL.ZA hinaus auch die Funktionen zur Weiterleitung und Bearbeitung der E-Rechnung in den bereitgestellten Geschäftsgängen von EL.ZA/EL.DOK aktiviert wurden und außerdem die zusätzliche Schnittstelle zwischen EL.ZA/EL.DOK und NFM zur Verfügung gestellt worden ist, erfolgt eine medienbruch- und systembruchfreie elektronische Gesamtverarbeitung der Rechnung in EL.DOK/EL.ZA in Verbindung mit NFM.

Ab diesem Zeitpunkt soll die Erzeugung von Papieranordnungen - nach noch vorzunehmender Abstimmung mit dem Landesrechnungshof - entfallen. Hierzu werden gesonderte Informationen erfolgen. Die unter Nummer 3.1.1 ausgeführten Bestimmungen zur Aufbewahrung sind weiter zu beachten.

3.2 beBPo/EGVP

Erfolgt der Empfang der eingehenden XRechnungen über ein beBPo oder ein EGVP, ist für die revisionssichere Ablage im Sinne der VV-LHO selbstständig Sorge zu tragen. Ebenso ist in eigener Verantwortung die Weiterverarbeitung der eingegangenen XRechnung sicherzustellen.

4 Weitere Informationen

Weitere Informationen zur elektronischen Rechnung sind abrufbar unter:

http://www.lvnbb.de/sixcms/detail.php?id=872895&bbi.eRechnung

oder auf der Internetseite des MdFE

https://mdfe.brandenburg.de/cms/detail.php/bb1.c.655308.de.

Zusätzliche Informationen zum Thema EL.DOK und EL.ZA sind abrufbar unter:

http://www.lvnbb.de/sixcms/detail.php/912270.

II.

Dieser Erlass tritt mit Wirkung vom 1. April 2020 in Kraft.