Brandenburgisches Vorschriftensystem

Erlass v. 27.12.1990 - "Einrichtung von Kassen und Zahlstellen"
Änderung des Erlasses v. 06.05.1991
Änderung d. Erlasses v. 29.07.1994; Az.: 28 - H 2004 -00/94 und Ergänzung v. 20.09.1994; Az.: 28 - H 2004 - 00/94
Erlass v. 22.01.1996 - Einrichtung von Kassen und Zahlstellen

1. Kassenorganisation

Die Erfüllung der Kassenaufgaben als die für Zahlungen zuständigen Stellen des Landes Brandenburg erfolgen durch die Landeshauptkasse (LHK) mit den Dienstorten Potsdam, Brandenburg an der Havel und Frankfurt (Oder) und den Finanzkassen (FK) des Landes. Die FK sind jeweils Teil der Finanzämter.

Die Landeshauptkasse fungiert als Landesoberbehörde.

2. Kassenzuständigkeit

Die Kassenaufgaben des Landes werden von der LHK wahrgenommen. Dies gilt auch für die nichtsteuerlichen Kassenaufgaben für die Finanzämter und für die Erhebung und Beitreibung von Kosten, Geldstrafen und anderen Ansprüchen aus dem Bereich der Landesjustiz.

Die Erhebungsstellen in den Finanzämtern sind zuständig für die kassenmäßige Abwicklung der Steuern und Abgaben in dem jeweiligen Finanzamtsbezirk.

3. Zahlstellen

Zahlstellen sind für die unvermeidlichen baren Zahlungen zuständige Stellen. Ausnahmen können nach Nr. 2.3.3 Anlage 2 VV zu §§ 70 bis 72 und 75 bis 80 LHO durch das MdF zu gelassen werden.

Geldannahmestellen sowie Handvorschüsse wie in der Anlage zum Erlass des MdF „Ergänzende Reglungen zur Neufassung der Verwaltungsvorschriften für Zahlung, Buchführung und Rechnungslegung (ZBR) VV zu §§ 70 bis 72 und 75 bis 80 LHO vom 30.10.2013 genannt, sind Zahlstellen besonderer Art, d. h. der Umfang der Aufgaben dieser Zahlstellen ist besonders eingeschränkt.

Die Prüfung der Zahlstellen richtet sich nach Anlage 2  zu VV zu §§ 70 bis 72 und 75 bis 80 LHO. Die Prüfungsprotokolle sind in der jeweiligen Dienststelle vorzuhalten.

3.1 Einrichtung von Zahlstellen

Zur Abwicklung des unvermeidlichen baren Zahlungsverkehrs ist es erforderlich, in den Geschäftsbereichen der einzelnen obersten Landesbehörden sowie in den nachgeordneten Behörden und sonstigen Einrichtungen Zahlstellen einzurichten und zu führen.

Bei Einrichtung von Zahlstellen bitte ich zu beachten, dass für mehrere Behörden, Dienststellen und Einrichtungen (auch unterschiedlicher Art bzw. unterschiedlicher Geschäftsbereiche), wenn sie räumlich beieinander liegen und keine technischen Hindernisse bestehen, nur eine Zahlstelle in Betracht kommt.

Für die Einrichtung und den Betrieb der Zahlstellen gilt der § 79 LHO sowie die VV zu §§ 70 bis 72 und 75 bis 80 LHO einschließlich der Anlage 2 zu Nr. 5.1.2  der VV zu §§ 70 bis 72 und 75 bis 80 LHO (Zahlstellenbestimmungen - ZBest).

Die Einrichtung von Zahlstellen bedarf gemäß Nr. 5.1.2 der VV zu den §§ 70 bis 72 und 75 bis 80 LHO der Einwilligung des Ministeriums der Finanzen.

Handvorschüsse, Geldannahmestellen sind durch die Obersten Landesbehörden in eigener Verantwortung in ihren Geschäftsbereichen einzurichten. Werden Aufgaben über den in der Anlage 2 zu Nr. 5.1.2 der VV zu §§ 70 bis 72 und 75 bis 80 LHO festgelegten Rahmen für neu einzurichtende Handvorschüsse und Geldannahmestellen (ab 01.01.2014) erforderlich, bedarf es der Zustimmung des Ministeriums der Finanzen.

Sind die Voraussetzungen zum Fortbestehen einer Zahlstelle nicht mehr gegeben, so ist diese durch die jeweilige Behörde aufzulösen und das Ministerium der Finanzen zu informieren.

3.2 Zahlstellenverwalter

Gemäß Nr. 1.2 der Anlage 2 der VV zu den §§ 70 bis 72 und 75 bis 80 LHO ist eine Person mit der Verwaltung der Zahlstelle zu betrauen (Handvorschuss, Geldannahmestelle).

Werden aus organisatorischen Gründen Zahlungen von mehr als einer Person angenommen oder geleistet, so hat die oder der Beauftragte für den Haushalt der Dienststelle eine dieser Personen als Zahlstellenverwalterin oder Zahlstellenverwalter zu bestimmen.

3.3 Geldversorgung

Die Zahlstellen stehen im Abrechnungsverkehr mit der LHK.

Die Geldversorgung ist über ein einzurichtendes Konto bei der regionalen Sparkasse zu realisieren. Dieses Konto ist in den Zentralvertrag der Landesbank Hessen-Thüringen und dem Land Brandenburg einzubinden. Die Einbindung erfolgt in Abstimmung mit dem Ministerium der Finanzen.

Im Hinblick auf die Geldversorgung der Zahlstellen, deren Verwaltung mit mehr als einer Person eingerichtet wurden, lasse ich gemäß Nr. 2.2.1 VV zu den §§ 70 bis 72 und 75 bis 80 LHO die Einrichtung von Konten für Zahlstellen bei den Sparkassen des Landes Brandenburg zu.

Bei Festlegung der Verfügungsberechtigung für das Konto bitte ich um Beachtung der Nr. 2.2.2 VV zu den §§ 70 bis 72 und 75 bis 80 LHO. Der Vertretungsfall ist zu regeln. Die Mitteilungen an die Kreditinstitute über die Verfügungsberechtigungen sind vom Leiter der Dienststelle, zu der die Zahlstelle gehört, zu unterzeichnen und mit Dienstsiegel zu versehen.

Die Kontoverbindungen dienen ausschließlich zum Empfang der Zahlstellenbestandsverstärkungen, zum Abheben von Bargeld durch den Zahlstellenverwalter und - falls bei einer Zahlstelle regelmäßig oder gelegentlich Bareinzahlungen anfallen, die nicht alsbald wieder für Auszahlungen benötigt werden - zur Ablieferung der Geldbeträge an die LHK.

Für die Zahlstellen, die nur durch eine Person verwaltet werden, kommt die Einrichtung von Kontoverbindungen nicht in Betracht.

Zur Abrechnung und Buchung der ausgeführten Zahlungen der  Handvorschüsse sind die entsprechenden Kassenanordnungen bei der LHK vorzulegen.

Einzahlungen der Geldannahmestellen erfolgen mittels Annahmeanordnung.

Das Ministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen.

3.4 Mitteilungspflicht

Bei manueller Abrechnung sind neben der Mitteilung des Namens und der Unterschriftsproben des bestellten Zahlstellenverwalters und dessen Vertreter (Nr. 1.3 Anlage 2 VV zu den §§ 70 bis 72 und 75 bis 80 LHO) der LHK umgehend die Kontoverbindungen und die Anschriften der eingerichteten Zahlstellen mitzuteilen.

3.5 Buchung und Abrechnung der Zahlstellen

Die Zahlstellen sind nach Möglichkeit in das HKR-Verfahren des Landes einzubinden sowie die Konten in den Zentralvertrag der Landesbank Hessen-Thüringen. Die Buchungen der Zahlstelle sind entsprechend den VV Nrn. 3 und 4 der Anlage 2 VV zu den §§ 70 bis 72 und 75 bis 80 LHO im Verfahren durchzuführen.

Es ist ein Tagesabschluss gemäß Nr. 4.4.1 der VV zu den §§ 70 bis 72 und 75 bis 80 LHO nach dem Beenden der Buchungstätigkeit der Zahlstelle zu erstellen.

Sind für einen Tag keine Buchungen notwendig ist die Zahlstelle im Verfahren nicht zu eröffnen und es ist auch kein Tagesabschluss notwendig.

Alle anderen Zahlstellen, die nicht ins HKR-Verfahren des Landes eingebunden sind,  reichen mindestens einmal im Monat oder nach Terminabstimmung mit der LHK die Unterlagen zur Abrechnung ein.

Zur Abrechnung der Handvorschüsse und Geldannahmestellen sind entsprechende Kassenanordnungen zur Buchung bei den zuständigen Zahlstellen bzw. der Landeshauptkasse einzureichen.

4. Vordrucke für Kassenanordnungen

Den Inhalt und die Form der Kassenanordnungen bestimmt das Ministerium der Finanzen. Die Vordrucke werden von der LHK ausgegeben. Die im HKR-Verfahren des Landes hinterlegten Vordrucke sind genehmigte Vordrucke im vorgenannten Sinne.

In Ausnahmefällen können - nur nach Einwilligung des Ministeriums der Finanzen - auch andere als die von der LHK ausgegebenen Vordrucke Anwendung finden.

5. Ordnung der Belege

Der LHK sind nur dann Belege zur Abrechnung der Zahlstelle zuzuleiten, wenn die Zahlstelle nicht direkt im HKR-Verfahren des Landes bucht oder das Zahlstellenkonto nicht in den Zentralvertrag aufgenommen wurde. Die Belege der Zahlstellen, die zur Abrechnung eingereicht werden, verbleiben bei der LHK.

Die begründenden Unterlagen verbleiben bei den anordnenden Stellen.

Dieser Erlass tritt an die Stelle des Erlasses vom 22.01.1996.

Ich bitte Sie, Ihren nachgeordneten Bereich zu informieren.