Brandenburgisches Vorschriftensystem

Ergänzend zur Verordnung über die Hoheitszeichen des Landes Brandenburg (Hoheitszeichenverordnung - HzV) vom 6. September 2000 - GVBl. Teil II - Nr. 19 vom 17. Oktober 2000 gilt für den Geschäftsbereich des Ministeriums der Finanzen:

1. Verwendungszweck

Dienstsiegel verleihen Schriftstücken und Urkunden amtlichen Charakter, erhöhen ihre Beweiskraft und geben ihnen größeren Schutz gegen Fälschungen.

Welche Urkunden, Erklärungen, Bescheide und Abschriften zu diesem Zweck zu siegeln sind, bestimmen der Minister, der Staatssekretär, und Leiter der Abteilungen, sowie im nachgeordneten Bereich zudem die Leiter der Behörden und der ZBB.

Im innerdienstlichen Schriftverkehr finden Dienstsiegel grundsätzlich keine Verwendung. Ausnahmsweise können Schreiben mit Rechtswirkung oder besonderer Bedeutung mit einem Dienstsiegel versehen werden.

2. Siegelführung und Verwendung

Die Führung der Siegel obliegt ausschließlich folgenden Bediensteten (Siegelführer).

1. Der Abteilungsleiter 1 des Ministeriums der Finanzen führt das große Landessiegel (§ 5 Abs. 6 HzV).
2. Die Abteilungsleiter des Ministeriums der Finanzen sowie die jeweiligen Leiter der nachgeordneten Behörden und der ZBB führen das kleine Landessiegel (§ 5 Abs. 5 HzV).

Zur Verwendung der Dienstsiegel sind ausschließlich Bedienstete (Siegelverwahrer) befugt, die von den Siegelführern dafür schriftlich bestellt wurden.

Für jeden Siegelverwahrer ist ein Abwesenheitsvertreter zu bestellen.

3. Verwahrung

Dienstsiegel sind in Stahlschränken aufzubewahren. Sind solche nicht vorhanden, können Dienstsiegel in Schränken oder Schreibtischen mit Sicherheitsschloss aufbewahrt werden.

4. Beschaffung

Für die Beschaffung der Dienstsiegel sind die jeweiligen siegelführenden Behörden und die ZBB zuständig. Im Ministerium der Finanzen beschafft ausschließlich das Referat 11 die Dienstsiegel.

Beschaffungsanträge sind von den Siegelführern zu stellen und zu unterzeichnen.

5. Nachweis

Es ist ein Nachweis über Art und Anzahl der Dienstsiegel zu führen.

Im Ministerium der Finanzen führt diesen Nachweis das Referat 11. Im nachgeordneten Bereich bestimmen die Leiter der Behörden und der ZBB die nachweisführende Stelle.

Für den Nachweis ist pro Dienstsiegel eine Karteikarte mit dem entsprechenden Siegelabdruck (bei Prägesiegeln Aufdruck nur mit Stempelfarbe) anzulegen. Auf dieser Karteikarte haben der Siegelführer und der Siegelverwahrer den Empfang des Dienstsiegels durch Unterschrift zu bestätigen. Zusätzlich ist ein Sammelnachweis anzulegen, aus dem Art, Umschrift und Nummer der Siegel sowie der siegelführende Bedienstete ersichtlich sind.

Ein Wechsel in der Person des Siegelführers, des Siegelverwahrers oder seines Abwesenheitsvertreters ist in den Nachweisen festzuhalten.

6. Bestandsprüfung

Die nachweisführenden Stellen führen einmal jährlich stichprobenweise eine Bestandskontrolle durch. Dabei ist auch die ordnungsgemäße Verwahrung zu prüfen.

Gleichzeitig ist zu prüfen, ob die Zahl der ausgegebenen Dienstsiegel verringert werden kann.

7. Maßnahmen bei Verlust eines Dienstsiegels

Der Verlust eines Dienstsiegels ist unverzüglich der nachweisführenden Stelle unter Darlegung des Sachverhalts anzuzeigen. Die nachgeordneten Behörden teilen den Verlust dem Ministerium der Finanzen, Referat 11 mit.

Das Referat 11 trägt für die Ungültigkeitserklärung Sorge und gibt diese im Amtsblatt für Brandenburg bekannt.

Die nachweisführende Stelle vermerkt die Ungültigkeitserklärung auf der Karteikarte des Dienstsiegels.

Ersatzstücke für in Verlust geratene Dienstsiegel sind mit einer neuen Nummer zu versehen.

8. Sonstiges

Die Vernichtung eines nicht mehr benötigten Dienstsiegels erfolgt in Gegenwart eines Zeugen. Über die Vernichtung ist ein Protokoll zu erstellen, das zum Nachweis genommen wird.

Andere Stempel dürfen nicht so gestaltet werden, dass ihr Abdruck dem eines Dienstsiegels ähnelt.

Die Zahl der benötigten Dienstsiegel ist auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken.

9. In-Kraft-Treten, Außer-Kraft-Treten

Diese Regelungen treten am 01. Februar 2005 in Kraft.

Gleichzeitig treten die Regelungen vom 10. März 1998 - 11 - O 1551/98 außer Kraft.