Brandenburgisches Vorschriftensystem

I.

1. Die Gerichte, Staatsanwaltschaften, Justizvollzugsanstalten sowie die im Geschäftsbereich des Ministeriums der Justiz und für Europa und Verbraucherschutz errichteten Einrichtungen gemäß § 9 Absatz 1 des Landesorganisationsgesetzes verwenden im Dienstgebrauch das kleine Landessiegel gemäß § 5 der Hoheitszeichenverordnung (HzV) vom 20. April 2007 (GVBl. II S. 106), die zuletzt durch Artikel 2 der Verordnung vom 22. August 2013 (GVBl. II Nr. 62) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung.
2. Für die Gestaltung der Dienstsiegel (Prägesiegel und Farbdrucksiegel) sind die Muster der Anlage zu § 5 HzV zu beachten.
3. Die Dienstsiegel sind in der erforderlichen Anzahl eigenverantwortlich zu bestellen.
4. Werden zur Ausfertigung von Schriftstücken Farbdrucksiegel benutzt, ist als Stempelfarbe nur lichtechte schwarze oder blaue Farbe zu verwenden, die auf dem Papier sicher haftet und sich durch chemische Mittel nicht entfernen lässt.
5. Die Dienstsiegel jedes Gerichts und jeder Justizbehörde sind in einem Verzeichnis zu erfassen. Das Verzeichnis soll in Kartei- oder Blattform geführt werden. Für jedes Siegel ist eine besondere Karteikarte oder ein besonderes Blatt nach dem Muster der Anlage anzulegen. Die Karteikarten oder Blätter sind fortlaufend zu nummerieren.
6. Die Eintragungen in dem Verzeichnis sind mindestens einmal in jedem Kalenderjahr von der Geschäftsleitung oder den sonst von der Dienststellenleitung beauftragten Bediensteten auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen. Dabei ist insbesondere festzustellen, ob die Dienstsiegel vorhanden sind, ordnungsgemäß verwahrt werden und weiter uneingeschränkt brauchbar sind. Sie sind nur brauchbar, wenn ihre Abdrucke die Umschrift, das Landeswappen und die Kennziffer einwandfrei erkennen lassen.
   
   Über die jährlichen Prüfungen ist eine zu den Generalakten zu gebende Niederschrift aufzunehmen, die insbesondere festgestellte Mängel und Festlegungen zu deren Behebung zu enthalten hat. Auf einem Vorblatt zum Verzeichnis der Dienstsiegel ist ferner zu vermerken:
   

   „Geprüft am  ................. ....................................................
                                        Unterschrift, Amtsbezeichnung“

7. Die Dienstsiegel sind in einer jeden Missbrauch ausschließenden Weise zu verwahren. Bei der Aushändigung von Dienstsiegeln sind die empfangenden Bediensteten hierauf hinzuweisen.
   
   Die Geschäftsleitung oder die sonst von der Dienststellenleitung beauftragten Bediensteten haben mindestens einmal in jedem Kalenderjahr durch Stichproben unvermutet die ordnungsgemäße Verwahrung der Dienstsiegel nach Dienstschluss zu prüfen. Hierüber ist eine zu den Generalakten zu nehmende Niederschrift zu fertigen, in die auch Vermerke über etwaige Prüfungsbeanstandungen und deren Behebung aufzunehmen sind.
8. Unbrauchbar gewordene Dienstsiegel sind zu vernichten. Die Vernichtung ist in dem Verzeichnis zu vermerken. Der Vermerk ist von der Dienststellenleitung oder von den von ihr beauftragten Bediensteten zu unterzeichnen.
9. Gerät ein Dienstsiegel in Verlust, so hat die Dienststellenleitung unverzüglich Ermittlungen nach dem Verbleib zu veranlassen. Jeder Verlust ist dem Ministerium der Justiz und für Europa und Verbraucherschutz anzuzeigen. In der Anzeige ist das abhandengekommene Dienstsiegel genau zu beschreiben. Dabei sind die Kennziffer des Siegels, seine Umschrift und sein Durchmesser sowie das Material anzugeben, aus dem das Siegel besteht. Die Anzeige soll auch Angaben darüber enthalten, ob der Verlust auf ein schuldhaftes Verhalten von Bediensteten zurückzuführen ist. Nach Eingang der Verlustanzeige wird die Ungültigkeitserklärung durch Bekanntmachung im Amtsblatt für Brandenburg und im Justizministerialblatt für das Land Brandenburg veranlasst. Die Ungültigkeitserklärung ist in dem Verzeichnis zu vermerken.
10. Wird ein für ungültig erklärtes Dienstsiegel wieder aufgefunden, so ist dieses Siegel als unbrauchbar nach Nummer 8 zu vernichten. Hierüber ist unter Bezugnahme auf die Verlustanzeige zu berichten.
11. Die Kennziffer eines in Verlust geratenen Dienstsiegels darf bei derselben Behörde auf einem neuen Dienstsiegel nicht mehr verwendet werden, und zwar auch dann nicht, wenn das Siegel wieder aufgefunden und nach Nummer 10 vernichtet worden ist.

II.

Diese Allgemeine Verfügung tritt am Tag nach der Veröffentlichung im Justizministerialblatt für das Land Brandenburg in Kraft. Gleichzeitig tritt die Allgemeine Verfügung des Ministers der Justiz vom 5. September 1991 (JMBl. S. 65), die durch die Allgemeine Verfügung des Ministers der Justiz und für Euro-paangelegenheiten vom 25. April 2000 (JMBl. S. 68) geändert worden ist, außer Kraft.

Potsdam, den 12. Juli 2017

Der Minister der Justiz und für Europa und Verbraucherschutz

Stefan Ludwig

Anlagen