Verwaltungsvorschrift des Ministeriums des Innern und für Kommunales über die dienstliche Beurteilung der Beamtinnen und Beamten im Landesdienst (Beurteilungsrichtlinie - BeurtVV)

Auf Grund des § 132 in Verbindung mit § 19 des Landesbeamtengesetzes vom 3. April 2009 (GVBl. I S. 26), von denen § 19 durch Artikel 3 Nummer 1 des Gesetzes vom 7. Juli 2009 (GVBl. I S. 198, 199) geändert worden ist, erlässt das Ministerium des Innern folgende Verwaltungsvorschrift:

1 Ziel und Bedeutung der dienstlichen Beurteilung

Dienstliche Beurteilungen haben zum Ziel, ein aussagefähiges, objektives und dem Vergleich zugängliches Bild der Leistung und Befähigung der Beamten zu gewinnen. Sie sollen die Möglichkeit bieten, Entscheidungen über den weiteren beruflichen Einsatz und das berufliche Fortkommen der Beamten am Grundsatz der Bestenauslese auszurichten.

Beurteilen von Mitarbeitern ist eine herausgehobene Führungsaufgabe. Die mit der dienstlichen Beurteilung verfolgten Ziele und die damit verbundenen Auswirkungen für die Entfaltung individueller Fähigkeiten, für die Motivation und für die Selbsteinschätzung der Beamten erfordern von Beurteilern ein hohes Maß an Sensibilität, Objektivität, Gewissenhaftigkeit und Verantwortungsbewusstsein sowie die ständige Bereitschaft zur Kommunikation. Der Offenheit im Umgang miteinander sowie der Transparenz des Beurteilungsverfahrens kommt dabei eine entscheidende Bedeutung zu.

2 Geltungsbereich

Die Verwaltungsvorschrift gilt für die Beamten des Landesdienstes mit Ausnahme

• der Staatssekretäre,
• der Mitglieder des Landesrechnungshofes,
• des Direktors des Landtages,
• der Professoren und Hochschuldozenten,
• der Beamten in Laufbahnen des Schuldienstes,
• der Beamten auf Widerruf,
• der Beamten auf Zeit,
• der Staatsanwälte.

Die in dieser Verwaltungsvorschrift verwendeten Funktions-, Status- und anderen personenbezogenen Bezeichnungen gelten für Frauen und Männer.

3 Beurteilungsanlässe

3.1 Beurteilungen sind aus folgenden Anlässen zu fertigen:

3.1.1 Probezeit

Für Beamtinnen und Beamte auf Probe spätestens bis zum Ablauf der Hälfte der abzuleistenden Probezeit und rechtzeitig vor Ablauf der Probezeit.

3.1.2 Bewerbungen

Für Beamtinnen und Beamte, die sich um eine ausgeschriebene Stelle oder um eine andere Funktion bewerben, einschließlich Interessenbekundungsverfahren.

3.1.3 Beförderungen

Für Beamtinnen und Beamte, die für eine Beförderung in Betracht kommen, es sei denn, sie verzichten darauf, am Auswahlverfahren teilzunehmen.

3.1.4 Aufstieg

Für Beamtinnen und Beamte, soweit sie sich für einen Aufstieg in die nächsthöhere Laufbahn bewerben oder, falls eine Ausschreibung nicht erfolgt ist, hierfür in Betracht kommen, sowie zum Ende der praktischen Ausbildungsabschnitte und zum Ende der Bewährungszeit.

3.1.5 Dienstherrenübergreifende Versetzung

Für Beamtinnen und Beamte, die dauerhaft zu einem anderen Dienstherrn wechseln.

3.1.6 Laufbahnwechsel

Für Beamtinnen und Beamte, bei denen im Rahmen eines Laufbahnwechsels der Erfolg einer Unterweisung nachzuweisen ist.

3.2 Liegt zum Zeitpunkt der Erstellung einer Beurteilung nach den Nummern 3.1.2 bis 3.1.5 bereits eine Beurteilung nach den Nummern 3.1.2 und 3.1.3 vor, deren Beurteilungszeitraum vor weniger als sechs Monaten endete, kann auf die Erstellung dieser Beurteilung verzichtet werden, sofern sich das Statusamt, die Aufgaben oder die Leistungen nicht verändert haben.

4 Beurteilungszeitraum

Den Beurteilungen nach den Nummern 3.1.2 bis 3.1.5 ist einheitlich ein Beurteilungszeitraum von drei Jahren - rückwirkend gerechnet vom Tag der Erstellung der Beurteilung an - zugrunde zu legen. Dies gilt nicht für Beurteilungen nach Nummer 3.1.4, die zum Ende der praktischen Ausbildungsabschnitte beim Aufstieg und der anschließenden Bewährungszeit zu fertigen sind.

5 Inhalt der dienstlichen Beurteilung

5.1 Allgemeine Angaben

Anzugeben sind der Anlass der Beurteilung, Angaben zur Person des Beurteilten, der Beurteilungszeitraum, die Aufgabenbeschreibung und das Datum des Entwurfsgesprächs.

5.2 Leistungsbeurteilung

5.2.1 Mit der Leistungsbeurteilung werden die Arbeitsergebnisse unter Berücksichtigung des Bewertungsmaßstabes (Nummer 6) bewertet. Grundlage der Leistungsbeurteilung ist die Aufgabenbeschreibung. Die dienstlichen Leistungen sind nach den Leistungsmerkmalen

• Arbeitsmenge,
• Arbeitsqualität,
• Arbeitsweise,
• Führungsverhalten

mit Benotungsstufen von 1 bis 10 zu bewerten. Soweit Führungsaufgaben nicht wahrgenommen wurden, ist dies mit dem Hinweis "nicht zutreffend" zu vermerken.

5.2.2 Die Leistungsbeurteilung ist mit einer Gesamtnote unter Berücksichtigung der Benotungsstufen 1 bis 10 abzuschließen. Dabei sind die auf dem wahrgenommenen Dienstposten insgesamt gezeigten Leistungen mit denen anderer Beamter der gleichen Besoldungsgruppe, Laufbahn und Fachrichtung mit gleichwertigen Funktionen vergleichend zu würdigen. Nehmen Beamte des gleichen Statusamtes unterschiedlich wertige Dienstposten wahr, ist dies bei der Beurteilung zu berücksichtigen. Nach einer Beförderung ist Vergleichsmaßstab für die Beurteilung das von einem Beamten der neuen Besoldungsgruppe zu fordernde höhere Leistungsniveau. Die Gesamtnote kann nicht als bloßes arithmetisches Mittel aus den Bewertungen der Einzelmerkmale gebildet werden. Sie ist vielmehr aus der Bewertung der Leistungsmerkmale und des Gesamtbildes der Leistungen festzusetzen.

5.2.3 Es bedeuten:

- Benotungsstufe 10	übertrifft die Anforderungen in besonderem Maße durch stets herausragende Leistungen
- Benotungsstufe 9	übertrifft die Anforderungen in besonderem Maße durch überwiegend herausragende Leistungen
- Benotungsstufe 8	übertrifft die Anforderungen stets erkennbar, wobei gelegentlich herausragende Leistungen gezeigt werden
- Benotungsstufe 7	zeigt überwiegend die Anforderungen erkennbar übersteigende Leistungen
- Benotungsstufe 6	zeigt häufig die Anforderungen erkennbar übersteigende Leistungen
- Benotungsstufe 5	entspricht stets den Anforderungen, wobei gelegentlich die Anforderungen erkennbar übersteigende Leistungen gezeigt werden
- Benotungsstufe 4	entspricht den Anforderungen
- Benotungsstufe 3	entspricht im Allgemeinen den Anforderungen
- Benotungsstufe 2	entspricht den Anforderungen mit Einschränkungen, weist in wesentlichen Bereichen Mängel beziehungsweise in einzelnen Bereichen gravierende Mängel auf
- Benotungsstufe 1	entspricht in keiner Weise den Anforderungen

Zwischeneinstufungen sind nicht zulässig.

5.3 Befähigungsbeurteilung

Mit der Befähigungsbeurteilung werden die Leistungsfähigkeit und Entwicklungspotenziale des Beamten über die konkrete Arbeitsplatzbezogenheit hinaus sowie sonstige dienstlich bedeutsame Eigenschaften nach folgenden Ausprägungsgraden bewertet:

• besonders stark ausgeprägt   I
• stark ausgeprägt   II
• normal ausgeprägt   III
• schwach ausgeprägt   IV
• besonders schwach ausgeprägt   V

Zwischeneinstufungen sind nicht zulässig.

5.4 Gesamturteil

Auf der Grundlage der Gesamtnote der Leistungsbeurteilung und den Werten der Befähigungsbeurteilung ist das Gesamturteil unter Nutzung der Benotungsstufen 1 bis 10 (Nummer 5.2.3) zu bilden.

5.5 Besondere Fähigkeiten

Besondere Fachkenntnisse und Fähigkeiten sind nur zu beschreiben, sofern sie am Arbeitsplatz beobachtet werden können, für die dienstliche Tätigkeit förderlich sind und über die für den Arbeitsplatz geforderte Vor- und Ausbildung hinausgehen.

5.6 Verwendung von Vordrucken

Es sind die in der Anlage abgedruckten Beurteilungsvordrucke zu verwenden.

6 Bewertungsmaßstab

Bei der Zuordnung der Bewertungsstufen ist zu beachten, dass nach allgemeiner Erfahrung die Mehrzahl der Beamten die Anforderungen eines Beurteilungsmittelwertes (bei der Leistungsbeurteilung Benotungsstufe 4, bei der Befähigungsbeurteilung Ausprägungsgrad III) erfüllt.

7 Zuständigkeiten

7.1 Entwerfer und Beurteiler

Die Beurteilung erfolgt durch einen Entwerfer und einen Beurteiler. Der Entwerfer soll in der Regel der unmittelbare Vorgesetzte sein. Beurteiler soll ein höherer Vorgesetzter mit breiter Führungsverantwortung sein, der aufgrund seiner Führungserfahrung und der Zahl der unterstellten Mitarbeiter die Einhaltung einheitlicher Maßstäbe und die Vergleichbarkeit der Beurteilungen sicherstellen kann.

Wer Entwerfer und wer Beurteiler ist, bestimmt der Staatssekretär für seinen Geschäftsbereich. Er kann diese Befugnis für nachgeordnete Bereiche auf die Abteilungsleiter der obersten Dienstbehörde oder die Leiter der nachgeordneten Bereiche übertragen.

An die Stelle des Staatssekretärs treten im Geschäftsbereich

des Landtages	der Direktor des Landtages
der Staatskanzlei	der Chef der Staatskanzlei
des Landesrechnungshofes	der Präsident des Landesrechnungshofes.

Aufsichtsbehörden können Überbeurteiler einsetzen.

7.2 Wechsel des Entwerfers

Waren für den Beamten im Beurteilungszeitraum mehrere Entwerfer zuständig, so sind die ehemaligen Entwerfer zu hören.

Wenn ein Entwerfer zu einem anderen Dienstherrn versetzt wird, in den Ruhestand eintritt oder aus dem Beamtenverhältnis ausscheidet, hat er für die von ihm zu beurteilenden Beamten Beurteilungsbeiträge nach dem Muster der Anlage 1 zu fertigen; ist der Entwerfer Arbeitnehmer, ist entsprechend zu verfahren. Der Beurteilungsbeitrag enthält weder eine Gesamtnote bei der Leistungsbeurteilung noch ein Gesamturteil. Damit kommt ihm nicht die rechtliche Qualität einer dienstlichen Beurteilung zu und er entfaltet somit nicht die entsprechende dienstrechtliche Wirkung. Einer Beteiligung des Beurteilers bedarf es deshalb nicht. Der Beurteilungsbeitrag ist dem Beamten zur Kenntnis zu geben.

Die Beurteilungsbeiträge sind bis zur Erstellung einer Beurteilung in Sammelakten bei der personalaktenführenden Stelle aufzubewahren, längstens jedoch drei Jahre. Der aktuell zuständige Entwerfer hat die Beurteilungsbeiträge bei seinem Entwurf angemessen zu würdigen.

8 Verfahren

8.1 Entwurfsgespräch

Der Entwerfer führt vor der Erstellung des Beurteilungsvorschlags mit dem Beamten ein Gespräch, in dem ihm Gelegenheit zu geben ist, alle seiner Auffassung nach bei der Beurteilung zu berücksichtigenden Gesichtspunkte vorzutragen. Mit behinderten Beamten mit einem Grad der Behinderung von mindestens 30 ist über Art und Umfang der Behinderung und deren Auswirkungen auf Leistung und Einsatzmöglichkeiten zu sprechen. Auf deren Verlangen ist die Schwerbehindertenvertretung zu diesem Gespräch hinzuzuziehen.

Der Entwerfer hat bei dem Gespräch einer endgültigen Bewertung einzelner Leistungs- und Befähigungsmerkmale sowie dem Vorschlag für die Gesamtbewertung nicht vorzugreifen.

8.2 Sicherstellung der Einheitlichkeit des Bewertungsmaßstabes

8.2.1 Einmal im Jahr oder im Vorfeld konkreter Beurteilungsverfahren erörtern Beurteiler und Entwerfer allgemeine Beurteilungsfragen. Ziel dieses Gesprächs ist, den Entwerfern den für die Beurteilung vorgegebenen Maßstab nochmals zu verdeutlichen und auf eine einheitliche Anwendung hinzuwirken. Beurteilungen der Leistungen und Befähigungen einzelner Beamter dürfen dabei nicht vorweggenommen werden.

8.2.2 Der Beurteiler ist insbesondere für die Beachtung des Bewertungsmaßstabes (Nummer 6) verantwortlich. Er kann aus diesem Grund von dem Beurteilungsvorschlag des Entwerfers abweichen oder wenn er dies aufgrund eigener Erkenntnisse zum Leistungs- oder Befähigungspotenzial für angezeigt hält. Beabsichtigte Abweichungen sind mit dem Entwerfer zu erörtern. Der Beurteiler soll die Bewertungen erst nach dem Vorliegen sämtlicher Beurteilungsvorschläge der Entwerfer vornehmen.

8.2.3 Beurteilungen aus Anlass

1. von Beförderungen,
2. von Bewerbungen,
3. eines Aufstiegs

sind vor der endgültigen Benotung durch den Beurteiler dem Staatssekretär oder den nach Nummer 7.1 Absatz 3 an dessen Stelle tretenden Personen, in den nachgeordneten Bereichen deren Leitern, zur Sicherstellung der Einheitlichkeit vorzulegen. Erst wenn der Bewertungsmaßstab als gewahrt angesehen wird, werden die Beurteilungen gefertigt und vom Beurteiler unterschrieben.

Sind Überbeurteiler eingesetzt, so treten diese an die Stelle der Leiter der nachgeordneten Bereiche. Insbesondere für Beurteilungen aus Anlass von Bewerbungen kann der Staatssekretär oder die nach Nummer 7.1 Absatz 3 an seine Stelle tretende Person die Zuständigkeit nach Absatz 1 Satz 1 auf den für Personalangelegenheiten zuständigen Abteilungsleiter übertragen.

8.3 Eröffnung

Der Entwerfer händigt dem Beurteilten eine Abschrift der Beurteilung aus und bespricht sie mit ihm auf Wunsch (Eröffnung). Zwischen Aushändigung und Besprechung sollen mindestens drei Arbeitstage liegen. Der Beurteiler kann die Beurteilung auch selbst eröffnen. Auf Wunsch des Beurteilten kann eine Person des Vertrauens an diesem Gespräch teilnehmen.

8.4 Bestätigungsvermerk

Liegt die letzte Beurteilung nicht länger als ein Jahr zurück, kann sie durch einen vom Beurteiler zu unterschreibenden Bestätigungsvermerk nach Anlage 2 ersetzt werden, wenn sich der Leistungsstand, der Status, das Aufgabengebiet und der Entwerfer nicht geändert haben. Da dem Bestätigungsvermerk die rechtliche Qualität einer dienstlichen Beurteilung zukommt, sind die für die dienstliche Beurteilung geltenden Regelungen auch auf ihn anzuwenden.

8.5 Regelung von Einzelheiten

Weitere Einzelheiten zur Durchführung des Verfahrens regeln die obersten Dienstbehörden in eigener Zuständigkeit.

9 Berichterstattung und Evaluierung

Jeweils zum 31. März der ungeraden Kalenderjahre sind der Arbeitsbesprechung der Staatssekretäre eine unter Beachtung des Datenschutzes nach Laufbahngruppen und Geschlecht aufgeschlüsselte, anonymisierte Übersicht über die Beurteilungen der vergangenen zwei Kalenderjahre - getrennt nach obersten Dienstbehörden und nachgeordneten Bereichen - sowie eventuell Hinweise für eine Evaluierung des Beurteilungswesens vorzulegen. Für die Vorlage dieses Berichts ist das Ministerium des Innern zuständig.

10 Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 1. Januar 2011 in Kraft. Gleichzeitig treten die Verwaltungsvorschrift des Ministeriums des Innern über die dienstliche Beurteilung der Beamten im Landesdienst vom 28. März 2008 (ABl. S. 1073) und die Verwaltungsvorschrift des Ministeriums des Innern über die dienstliche Beurteilung der Polizeivollzugsbeamtinnen und -beamten des Landes Brandenburg vom 20. Juli 2007 (ABl. S. 1713) außer Kraft.

Anlagen