Verwaltungsvorschrift des Ministeriums des Innern und für Kommunales über die dienstliche Beurteilung der Beamtinnen und Beamten im Landesdienst (Beurteilungsrichtlinie - BeurtVV)

Auf Grund des § 132 in Verbindung mit § 19 des Landesbeamtengesetzes vom 3. April 2009 (GVBl. I S. 26), von denen § 19 durch Artikel 3 Nummer 1 des Gesetzes vom 7. Juli 2009 (GVBl. I S. 198, 199) geändert worden ist, erlässt das Ministerium des Innern folgende Verwaltungsvorschrift:

1 Ziel und Bedeutung der dienstlichen Beurteilung

Die dienstliche Beurteilung dient der Verwirklichung des mit Verfassungsrang ausgestatteten Grundsatzes des Artikels 33 Absatz 2 GG, Beamtinnen und Beamte nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung einzustellen und zu befördern. Ihr Ziel ist es, die den Umständen nach optimale Verwendung der Beamtinnen und Beamten zu gewährleisten und so die im öffentlichen Interesse liegende Erfüllung behördlicher Aufgaben bestmöglich zu sichern. Zugleich dient die dienstliche Beurteilung dem berechtigten Anliegen der Beamtinnen und Beamten, entsprechend ihrer Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung voranzukommen.

Durch die dienstliche Beurteilung soll ein aussagefähiges, objektives und dem Vergleich zugängliches Bild der Leistung und Befähigung der Beamtinnen und Beamten gewonnen werden. Ihre wesentliche Aussagekraft erhält sie erst auf Grund ihrer Relation zu den Bewertungen der anderen Beamtinnen und Beamten desselben Statusamtes. Die dienstliche Beurteilung soll die Möglichkeit bieten, Entscheidungen über den weiteren beruflichen Einsatz und das berufliche Fortkommen am Grundsatz der Bestenauslese auszurichten.

Das Beurteilen von Beamtinnen und Beamten ist eine herausgehobene Führungsaufgabe. Die mit der dienstlichen Beurteilung verfolgten Ziele und die damit verbundenen Auswirkungen für die Entfaltung individueller Fähigkeiten, für die Motivation und für die Selbsteinschätzung der Beamtinnen und Beamten erfordern von den Beurteilerinnen und Beurteilern ein hohes Maß an Sensibilität, Objektivität, Gewissenhaftigkeit und Verantwortungsbewusstsein sowie die ständige Bereitschaft zur Kommunikation. Der Offenheit im Umgang miteinander sowie der Transparenz des Beurteilungsverfahrens kommen dabei eine entscheidende Bedeutung zu.

2 Geltungsbereich

Die Verwaltungsvorschrift gilt für die Beamtinnen und Beamten des Landesdienstes mit Ausnahme

• der Staatssekretärinnen und Staatssekretäre,
• der Mitglieder des Landesrechnungshofes,
• der Direktorin oder des Direktors des Landtages,
• der Professorinnen und Professoren sowie der Hochschuldozentinnen und Hochschuldozenten,
• der Beamtinnen und Beamten in Laufbahnen des Schuldienstes, ausgenommen des schulpsychologischen Dienstes,
• der Beamtinnen und Beamten auf Widerruf,
• der Beamtinnen und Beamten auf Probe,
• der Beamtinnen und Beamten auf Zeit,
• der Staatsanwältinnen und Staatsanwälte.

3 Beurteilungsanlässe

3.1 Beurteilungen sind aus folgenden Anlässen zu fertigen:

3.1.1 Bewerbungen

Für Beamtinnen und Beamte, die sich um eine ausgeschriebene Stelle oder um eine andere Funktion bewerben, einschließlich Interessenbekundungsverfahren, wenn damit Auswahlverfahren nach Leistungskriterien verbunden sind.

3.1.2 Beförderungen

Für Beamtinnen und Beamte, die für eine Beförderung in Betracht kommen, es sei denn, sie verzichten darauf, am Auswahlverfahren teilzunehmen.

3.1.3 Aufstieg

Für Beamtinnen und Beamte, soweit sie sich für einen Aufstieg in die nächsthöhere Laufbahn bewerben oder, falls eine Ausschreibung nicht erfolgt ist, hierfür in Betracht kommen, sowie zum Ende der praktischen Ausbildungsabschnitte und zum Ende der Bewährungszeit.

3.1.4 Dienstherrenübergreifende Versetzung

Für Beamtinnen und Beamte, die dauerhaft zu einem anderen Dienstherrn wechseln.

3.1.5 Laufbahnwechsel

Für Beamtinnen und Beamte, bei denen im Rahmen eines Laufbahnwechsels der Erfolg einer Unterweisung nachzuweisen ist.

3.1.6 Freistellung

Für Beamtinnen und Beamte, dieals Mitglied einer Personalvertretung ganz von ihrer dienstlichen Tätigkeit freizustellen sind, bei Beginn der Freistellung. Dies gilt ebenso für vollständig freigestellte Gleichstellungsbeauftragte und Vertrauenspersonen der schwerbehinderten Menschen.

3.2 Liegt zum Zeitpunkt der Erstellung einer Beurteilung nach den Nummern 3.1.1 bis 3.1.4 und 3.1.6 bereits eine Beurteilung nach den Nummern 3.1.1 und 3.1.2 vor, deren Beurteilungszeitraum vor weniger als sechs Monaten endete, kann auf die Erstellung dieser Beurteilung verzichtet werden, sofern sich das Statusamt, die Aufgaben oder die Leistungen nicht verändert haben.

4 Beurteilungszeitraum

Den Beurteilungen nach den Nummern 3.1.1 bis 3.1.4 und 3.1.6 ist einheitlich ein Beurteilungszeitraum von drei Jahren zugrunde zu legen. Dies gilt nicht für Beurteilungen nach Nummer 3.1.3, die zum Ende der praktischen Ausbildungsabschnitte beim Aufstieg zu fertigen sind.

5 Inhalt der dienstlichen Beurteilung

5.1 Allgemeine Angaben

Anzugeben sind der Anlass der Beurteilung, Angaben zur beurteilten Person, der Beurteilungszeitraum, die Aufgabenbeschreibung und das Datum des Entwurfsgesprächs.

5.2 Leistungsbeurteilung

5.2.1 Mit der Leistungsbeurteilung werden die Arbeitsergebnisse unter Berücksichtigung des Bewertungsmaßstabes (Nummer 6) in Bezug auf das innegehabte Statusamt bewertet. Grundlage der Leistungsbeurteilung ist die Aufgabenbeschreibung. Die dienstlichen Leistungen sind in den Leistungsbereichen

• Arbeitsqualität,
• Arbeitsverhalten,
• Führungsverhalten

nach den in der Anlage 1 aufgeführten 19 Leistungsmerkmalen mit Benotungsstufen von 1 bis 10 zu bewerten. Soweit Führungsaufgaben nicht wahrgenommen wurden, ist dies mit dem Hinweis „nicht zutreffend“ zu vermerken.

5.2.2  Die Leistungsbeurteilung ist anhand der Benotungsstufen 1 bis 10 vorzunehmen. Dabei sind die auf dem wahrgenommenen Dienstposten insgesamt gezeigten Leistungen mit denen anderer Beamtinnen und Beamten des gleichen Statusamtes vergleichend zu würdigen. Das jeweilige Statusamt ergibt sich aus der Besoldungsgruppe, der Laufbahn und der Amtsbezeichnung. Nehmen Beamtinnen und Beamte des gleichen Statusamtes unterschiedlich wertige Dienstposten wahr, ist dies bei der Beurteilung zu berücksichtigen. Nach einer Beförderung ist Vergleichsmaßstab für die Beurteilung das von Beamtinnen und Beamten der neuen Besoldungsgruppe zu fordernde höhere Leistungsniveau des höheren Statusamtes.

5.2.3 Es bedeuten:

- Benotungsstufe 10	übertrifft die Anforderungen in besonderem Maße durch stets herausragende Leistungen
- Benotungsstufe 9	übertrifft die Anforderungen in besonderem Maße durch überwiegend herausragende Leistungen
- Benotungsstufe 8	übertrifft die Anforderungen stets erkennbar, wobei gelegentlich herausragende Leistungen gezeigt werden
- Benotungsstufe 7	zeigt überwiegend die Anforderungen erkennbar übersteigende Leistungen
- Benotungsstufe 6	zeigt häufig die Anforderungen erkennbar übersteigende Leistungen
- Benotungsstufe 5	entspricht stets den Anforderungen, wobei gelegentlich die Anforderungen erkennbar übersteigende Leistungen gezeigt werden
- Benotungsstufe 4	entspricht den Anforderungen
- Benotungsstufe 3	entspricht im Allgemeinen den Anforderungen
- Benotungsstufe 2	entspricht den Anforderungen mit Einschränkungen, weist in wesentlichen Bereichen Mängel beziehungsweise in einzelnen Bereichen gravierende Mängel auf
- Benotungsstufe 1	entspricht in keiner Weise den Anforderungen

Zwischeneinstufungen sind nicht zulässig.

5.3 Gesamturteil

Das Gesamturteil ist aus den Einzelbewertungen der Leistungsmerkmale und dem Gesamtbild der Leistung in Bezug auf das innegehabte Statusamt zu bilden und darf nicht bloß das arithmetische Mittel aus den Leistungsbewertungen sein. Es ist durch eine Würdigung, Gewichtung und Abwägung der einzelnen bestenauswahlbezogenen Gesichtspunkte zu bilden. Das Gesamturteil ist grundsätzlich zu begründen. Die Begründung muss nachvollziehbar erkennen lassen, wie das Gesamturteil aus den gewichteten Einzelmerkmalen hergeleitet wird. Vorherige Festlegungen zur Gewichtung von Einzelmerkmalen sind durch die jeweils zuständige Laufbahnordnungsbehörde zu treffen. Im Falle von ressortübergreifenden Laufbahnen hat dies im Einvernehmen mit den entsprechenden Ressorts zu erfolgen.

5.4 Befähigungsbeurteilung

Mit der Befähigungsbeurteilung werden die für die dienstliche Verwendung wesentlichen allgemeinen Fähigkeiten, Kenntnisse, Fertigkeiten und sonstigen Eigenschaften der Beamtinnen und Beamten nach folgenden Ausprägungsgraden bewertet:

- besonders stark ausgeprägt	I
- stark ausgeprägt	II
- normal ausgeprägt	III
- schwach ausgeprägt	IV
- besonders schwach ausgeprägt	V.

Zwischeneinstufungen sind nicht zulässig.

Die Befähigungsbeurteilung ist gegebenenfalls im Rahmen der Eignungsbewertung durch die auswählende Stelle heranzuziehen.

5.5 Besondere Fähigkeiten

Besondere Fachkenntnisse und Fähigkeiten sind nur zu beschreiben, sofern sie auf dem Dienstposten beobachtet werden können, für die dienstliche Tätigkeit förderlich sind und über die für den Dienstposten geforderte Vor- und Ausbildung hinausgehen.

5.6 Verwendung von Vordrucken

Es sind die in der Anlage abgedruckten Beurteilungsvordrucke zu verwenden.

6 Bewertungsmaßstab

Bei der Zuordnung der Bewertungsstufen ist zu beachten, dass nach allgemeiner Erfahrung die Mehrzahl der Beamtinnen und Beamten die Anforderungen eines Beurteilungsmittelwertes (bei der Leistungsbeurteilung Benotungsstufe 4, bei der Befähigungsbeurteilung Ausprägungsgrad III) erfüllt. Bei der Leistungsbeurteilung richtet sich der Bewertungsmaßstab stets nach dem statusrechtlichen Amt der oder des Beurteilten.

7 Zuständigkeiten

7.1 Entwerferinnen und Entwerfer, Beurteilerinnen und Beurteiler

Die Beurteilung erfolgt durch eine Entwerferin oder einen Entwerfer und eine Beurteilerin oder einen Beurteiler. Entwerferin oder Entwerfer soll in der Regel die oder der unmittelbare Vorgesetzte sein. Beurteilerin oder Beurteiler soll eine höhere Vorgesetzte oder ein höherer Vorgesetzter mit breiter Führungsverantwortung sein, die oder der auf Grund der Führungserfahrung und der Zahl der unterstellten Beamtinnen und Beamten die Einhaltung einheitlicher Maßstäbe und die Vergleichbarkeit der Beurteilungen sicherstellen kann.

Wer Entwerferin oder Entwerfer und wer Beurteilerin oder Beurteiler ist, bestimmt die Staatssekretärin oder der Staatssekretär für den jeweiligen Geschäftsbereich. Sie oder er kann diese Befugnis für nachgeordnete Bereiche auf die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter der obersten Dienstbehörde oder die Leiterinnen und Leiter der nachgeordneten Bereiche übertragen.

An die Stelle der Staatssekretärin oder des Staatssekretärs treten im Geschäftsbereich

des Landtages	die Direktorin oder der Direktor des Landtages
der Staatskanzlei	die Chefin oder der Chef der Staatskanzlei
des Landesrechnungshofes	die Präsidentin oder der Präsident des Landesrechnungshofes.

Aufsichtsbehörden können Überbeurteilerinnen und Überbeurteiler einsetzen.

7.2 Wechsel der Entwerferin oder des Entwerfers

Waren für die Beamtin oder den Beamten im Beurteilungszeitraum mehrere Entwerferinnen oder Entwerfer zuständig, so sind die ehemaligen Entwerferinnen und Entwerfer nur zu hören.

Wenn eine Entwerferin oder ein Entwerfer zu einem anderen Dienstherrn versetzt wird, in den Ruhestand eintritt oder aus dem Beamtenverhältnis ausscheidet, hat sie oder er für die von ihr oder ihm zu beurteilenden Beamtinnen und Beamten Beurteilungsbeiträge nach dem Muster der Anlage 1 zu fertigen; ist die Entwerferin Arbeitnehmerin oder der Entwerfer Arbeitnehmer, ist entsprechend zu verfahren. Der Beurteilungsbeitrag enthält kein Gesamturteil. Damit kommt ihm nicht die rechtliche Qualität einer dienstlichen Beurteilung zu und er entfaltet somit nicht die entsprechende dienstrechtliche Wirkung. Der Beurteilungsbeitrag ist zur Wahrung des Bewertungsmaßstabes (Nummer 6) mit der Beurteilerin oder dem Beurteiler abzustimmen. Der abgestimmte Beurteilungsbeitrag ist der Beamtin oder dem Beamten zur Kenntnis zu geben.

Die Beurteilungsbeiträge sind bis zur Erstellung einer Beurteilung in Sammelakten bei der personalaktenführenden Stelle aufzubewahren, längstens jedoch drei Jahre. Die aktuell zuständigen Entwerferinnen und Entwerfer haben die Beurteilungsbeiträge bei ihrem Entwurf angemessen zu würdigen.

8 Verfahren

8.1 Entwurfsgespräch

Die Entwerferin oder der Entwerfer führt vor der Erstellung des Beurteilungsvorschlags mit der Beamtin oder dem Beamten ein Gespräch, in dem ihr oder ihm Gelegenheit zu geben ist, alle ihrer oder seiner Auffassung nach bei der Beurteilung zu berücksichtigenden Gesichtspunkte vorzutragen. Mit behinderten Beamtinnen oder Beamten mit einem Grad der Behinderung von mindestens 30 ist über Art und Umfang der Behinderung und deren Auswirkungen auf Leistung und Einsatzmöglichkeiten zu sprechen. Auf deren Verlangen ist die Schwerbehindertenvertretung zu diesem Gespräch hinzuzuziehen.

Die Entwerferin oder der Entwerfer hat bei dem Gespräch einer endgültigen Bewertung einzelner Leistungs- und Befähigungsmerkmale sowie dem Vorschlag für die Gesamtbewertung nicht vorzugreifen.

8.2 Sicherstellung der Einheitlichkeit des Bewertungsmaßstabes

8.2.1 Einmal im Jahr oder im Vorfeld konkreter Beurteilungsverfahren erörtern Beurteilerinnen, Beurteiler, Entwerferinnen und Entwerfer allgemeine Beurteilungsfragen. Ziel dieses Gesprächs ist, den Entwerferinnen und Entwerfern den für die Beurteilung vorgegebenen Maßstab, einschließlich der Gewichtung der Leistungsmerkmale, nochmals zu verdeutlichen. Dabei ist auf eine einheitliche Anwendung hinzuwirken. Beurteilungen der Leistungen und Befähigungen einzelner Beamtinnen und Beamter dürfen dabei nicht vorweggenommen werden.

8.2.2 Die Beurteilerin oder der Beurteiler ist insbesondere für die Beachtung des Bewertungsmaßstabes (Nummer 6) verantwortlich. Sie oder er kann aus diesem Grund von dem Beurteilungsvorschlag der Entwerferin oder des Entwerfers abweichen, wenn sie oder er dies auf Grund eigener Erkenntnisse zum Leistungs- oder Befähigungspotenzial für angezeigt hält. Beabsichtigte Abweichungen sind mit der Entwerferin oder dem Entwerfer zu erörtern. Die Beurteilerin oder der Beurteiler soll die Bewertungen erst nach dem Vorliegen sämtlicher Beurteilungsvorschläge der Entwerferinnen und Entwerfer vornehmen.

8.2.3  Beurteilungen aus Anlass

1. von Beförderungen,
2. von Bewerbungen,
3. eines Aufstiegs

sind vor der endgültigen Benotung durch die Beurteilerin oder den Beurteiler der Staatssekretärin oder dem Staatssekretär oder den nach Nummer 7.1 Absatz 3 an ihre oder seine Stelle tretenden Personen, in den nachgeordneten Bereichen deren Leiterinnen oder Leitern, zur Sicherstellung der Einheitlichkeit vorzulegen. Erst wenn der Bewertungsmaßstab als gewahrt angesehen wird, werden die Beurteilungen gefertigt und von der Beurteilerin oder dem Beurteiler unterschrieben.

Sind Überbeurteilerinnen oder Überbeurteiler eingesetzt, so treten diese an die Stelle der Leiterinnen oder Leiter der nachgeordneten Bereiche. Insbesondere für Beurteilungen aus Anlass von Bewerbungen kann die Staatssekretärin oder der Staatssekretär oder die nach Nummer 7.1 Absatz 3 an ihre oder seine Stelle tretende Person die Zuständigkeit nach Absatz 1 Satz 1 auf die für Personalangelegenheiten zuständigen Abteilungsleiterinnen oder Abteilungsleiter übertragen.

8.3 Eröffnung

Die Entwerferin oder der Entwerfer oder eine von ihr oder ihm beauftragte Person händigt der Beurteilten oder dem Beurteilten eine Kopie der Beurteilung aus (Eröffnung). Die Entwerferin oder der Entwerfer bespricht die Beurteilung mit ihr oder ihm auf Wunsch. Zwischen Aushändigung und Besprechung sollen mindestens drei Arbeitstage liegen. Die Beurteilerin oder der Beurteiler kann die Beurteilung auch selbst eröffnen und besprechen. Auf Wunsch der Beurteilten oder des Beurteilten kann eine Person des Vertrauens an diesem Gespräch teilnehmen.

8.4 Bestätigungsvermerk

Liegt die letzte Beurteilung nicht länger als ein Jahr zurück, kann sie durch einen von der Beurteilerin oder dem Beurteiler zu unterschreibenden Bestätigungsvermerk nach Anlage 2 ersetzt werden, wenn sich der Leistungsstand, der Status, das Aufgabengebiet und die Gewichtung der Einzelmerkmale nicht geändert haben. Da dem Bestätigungsvermerk die rechtliche Qualität einer dienstlichen Beurteilung zukommt, sind die für die dienstliche Beurteilung geltenden Regelungen auch auf ihn anzuwenden.

8.5 Regelung von Einzelheiten

Weitere Einzelheiten zur Durchführung des Verfahrens regeln die obersten Dienstbehörden in eigener Zuständigkeit.

Insbesondere können abweichend von Nummer 3 Beurteilungen zu einem einheitlichen, regelmäßig wiederkehrenden Stichtag vorgesehen werden.

9 Berichterstattung und Evaluierung

Jeweils zum 31. März der ungeraden Kalenderjahre sind der Arbeitsbesprechung der Staatssekretärinnen und Staatssekretäre eine unter Beachtung des Datenschutzes nach Laufbahngruppen und Geschlecht aufgeschlüsselte, anonymisierte Übersicht über die Beurteilungen der vergangenen zwei Kalenderjahre - getrennt nach obersten Dienstbehörden und nachgeordneten Bereichen - sowie eventuell Hinweise für eine Evaluierung des Beurteilungswesens vorzulegen. Für die Vorlage dieses Berichts ist das Ministerium des Innern und für Kommunales zuständig.

10 Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 1. Januar 2011 in Kraft. Gleichzeitig treten die Verwaltungsvorschrift des Ministeriums des Innern über die dienstliche Beurteilung der Beamten im Landesdienst vom 28. März 2008 (ABl. S. 1073) und die Verwaltungsvorschrift des Ministeriums des Innern über die dienstliche Beurteilung der Polizeivollzugsbeamtinnen und -beamten des Landes Brandenburg vom 20. Juli 2007 (ABl. S. 1713) außer Kraft.

Anlagen