Brandenburgisches Vorschriftensystem

A. Allgemeines

Die Deutsche Bahn AG (DB AG) hat eine neue BahnCard Business für Firmenkunden eingeführt. Sie wird in den Varianten BC Business 25 oder BC Business 50 jeweils für die 1. und 2. Klasse angeboten.

Die BahnCard Business kann über die Online-Buchungsportale für Firmenkunden, in DB-Agenturen und über die DB Firmendienste erworben werden, die Rechnungsstellung erfolgt unter der BMIS (BahnManagement-InformationsSystem)-Kundennummer gegenüber der Dienststelle. Die BahnCard Business ist mit dem Großkundenrabatt des Landes Brandenburg von derzeit 8 Prozent kombinierbar. Sie ist 12 Monate gültig und muss im Gegensatz zur regulären BahnCard nicht gekündigt werden, da sie keine automatische Laufzeitverlängerung beinhaltet. Für die BahnCard Business wird kein Foto benötigt. Die BahnCard Business kann auch für private Reisen eingesetzt werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Fahrkarte dann nicht unter Angabe der BMIS-Kundennummer gekauft wird.

Die BahnCard Business ist bis zum 10. Dezember 2011 zu einem Vorteilspreis (BC Business 25 - 2. Klasse 57 €, BC Business 50 - 2. Klasse 230 €) und ab 11. Dezember 2011 zum regulären Preis (BC Business 25 - 2. Klasse 60 €, BC Business 50 - 2. Klasse 280 €) erhältlich.

Die herkömmlichen BahnCards - sowohl die dienstlich als auch die privat beschafften - sind nach wie vor für Dienstreisen einsetzbar; sie sind jedoch ab 11. Dezember 2011 nicht mehr mit dem Großkundenrabatt des Landes Brandenburg kombinierbar.

B. Auswirkungen auf die reisekostenrechtlichen Erstattungsregelungen nach der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift des Landes Brandenburg zum Bundesreisekostengesetz (Bbg BRKGVwV)

1. Erstattung einer im dienstlichen Interesse beschafften herkömmlichen BahnCard 25 oder 50

Nach Tz. 4.2.2 Satz 1 Bbg BRKGVwV sind die Kosten einer BahnCard zu erstatten, wenn die Nutzung gegenüber anderen Fahrpreisermäßigungen wirtschaftlicher ist und der Kauf daher aus dienstlichen Gründen erfolgt (im Regelfall nur BahnCard 2. Klasse). Diese Regelung bezieht sich auf die Fälle, in denen die Erstattung des Kaufpreises auf der Basis der voraussichtlich während der Laufzeit stattfindenden Dienstreisen, also aufgrund einer Prognoseentscheidung unmittelbar nach dem Kauf der BahnCard erfolgt.

a) Kauf einer neuen BahnCard Business; Gültigkeit ab 12. Juni 2011

Ziffer 4.2.2 Satz 1 Bbg BRKGVwV ist für den Neukauf einer herkömmlichen BahnCard 25 oder 50 ab sofort nicht mehr anzuwenden. Die Vorschrift kommt nur noch für die Erstattung einer BahnCard Business zur Anwendung.

In die bei der Anwendung der Vorschrift durchzuführende Kostenvergleichsberechnung ist der Kaufpreis der jeweiligen BahnCard Business 25 oder 50 einzubeziehen. Ist danach die Anschaffung einer BahnCard Business 25 oder 50 auf der Basis der voraussichtlich während der Laufzeit stattfindenden Dienstreisen, d. h. aus ausschließlich dienstlichen Gründen wirtschaftlich, sind die Dienstreisenden aufzufordern, eine BahnCard Business über einen der o. g. Vertriebswege zu erwerben bzw. durch ihre Dienststelle/Reisekostenstelle erwerben zu lassen.

b) Weiternutzung einer herkömmlichen im dienstlichen Interesse beschafften einfachen BahnCard 25 oder 50

Ist Dienstreisenden der Anschaffungspreis einer herkömmlichen BahnCard 25 oder 50 aufgrund der Zahl der voraussichtlich stattfindenden Dienstreisen, d. h. aus ausschließlich dienstlichen Gründen nach Tz. 4.2.2 Satz 1 Bbg BRKGVwV erstattet worden und läuft deren Gültigkeit bis zum 10. Dezember 2011 oder nach dem 10. Dezember 2011 ab, kann diese ebenfalls bis zum Laufzeitende weiter für Dienstreisen genutzt werden. Allerdings ist diese reguläre BahnCard nur bis zum 10. Dezember 2011 mit dem Großkundenrabatt kombinierbar.

Die Dienstreisenden sind umgehend aufzufordern, ihre aus dienstlichen Gründen beschaffte herkömmliche BahnCard fristgerecht zum Ablaufsdatum zu kündigen. Im Anschluss daran kann eine BC Business 25 oder 50 zum Vorteilspreis oder zu einem späteren Zeitpunkt zum regulären Preis gekauft werden, wenn die Zahl der voraussichtlich stattfindenden Dienstreisen, d. h. ausschließlich dienstliche Gründe dies auch weiterhin rechtfertigen. Bei Neubestellungen bis zum 10. Dezember 2011 gilt der Vorteilspreis.

Erfolgt keine fristgerechte Kündigung, scheidet die Erstattung bei Vorliegen der Voraussetzungen für eine BahnCard Business aus. Liegen die Voraussetzungen nicht vor, gilt die herkömmliche BahnCard für den vorgesehenen Gültigkeitszeitraum als “private“ BahnCard, deren Kaufpreis nur noch unter den Voraussetzungen der Ziffer 4.2.2 Satz 2 Bbg BRKGVwV nach erfolgter Amortisation erstattet werden kann (siehe hierzu B 2.).

c) Umtausch der herkömmlichen BahnCard 25 oder 50

Ist Dienstreisenden der Anschaffungspreis einer herkömmlichen BahnCard 25 oder 50 aufgrund der Zahl der voraussichtlich stattfindenden Dienstreisen, d. h. aus ausschließlich dienstlichen Gründen nach Tz. 4.2.2 Satz 1 Bbg BRKGVwV erstattet worden und läuft deren Gültigkeit nach dem 10. Dezember 2011 ab, kann alternativ zu einer Weiternutzung der herkömmlichen BahnCard auch ein Umtausch in eine BahnCard Business erwogen werden, wenn die Wirtschaftlichkeitsberechnung nach Ziffer 4.2.2. Satz 1 Bbg BRKGVwV dafür spricht.

Entscheidet sich die Dienststelle für einen Umtausch, so ist dieser als Einzelumtausch durch die Inhaberin oder den Inhaber oder als dienststellenbezogener Sammelumtausch durch die Dienststelle oder den Reiseservice der Zentralen Bezügestelle des Landes Brandenburg oder beim BahnCard Service möglich. Das entsprechende Umtauschformular ist in den Onlinebuchungsportalen sowie bei den DB Agenturen erhältlich. Sofern die herkömmliche dienstliche BahnCard unter der BMIS-Kundennummer der Dienststelle gekauft wurde, wird die DB zur Geschäftserleichterung auf Anforderung einen Bestandsreport dieser BahnCards mit dem Namen der BahnCard Inhaber und dem Ablaufdatum der BahnCards zur Verfügung stellen.

Mit dem Umtausch in die entsprechende BahnCard Business erfolgt zeitgleich die Kündigung und die Erstattung des Restwertes der herkömmlichen BahnCard für nicht genutzte volle Kalendermonate.

2. Erstattung einer privat beschafften BahnCard 25 oder 50

Nach Tz. 4.2.2 Satz 2 Bbg BRKGVwV können die Kosten einer nicht aus dienstlichen Gründen gekauften BahnCard auf Antrag erstattet werden, wenn sie sich vollständig amortisiert hat; eine anteilige Erstattung ist ausgeschlossen. Diese Regelung bezieht sich auf Fälle, in denen die Erstattung des Kaufpreises im Nachhinein auf der Basis der tatsächlich stattgefundenen Dienstreisen erfolgt. Sie ist für herkömmliche privat beschaffte BahnCards unverändert weiterhin anwendbar, soweit die Voraussetzungen für den Kauf einer BahnCard Business bei der Prognose nicht vorlagen.

C. GroßkundenRabatt-Vereinbarung des Landes Brandenburg/Dienstleistungen der Reiseservicestelle der Zentralen Bezügestelle des Landes Brandenburg (ZBB)

Das Land Brandenburg hat mit der DB AG eine bahn.corporate GroßkundenRabatt-Vereinbarung abgeschlossen, nach der für Bahnfahrkarten (außerhalb des Verkehrsverbundes) Rabatte in Abhängigkeit der Umsätze gewährt werden. Die Erfassung des für die Rabatteinstufung maßgeblichen Umsatzes erfolgt mittels BMIS-Kundennummer. Der Großkundenrabatt für das Land Brandenburg beträgt derzeit 8 Prozent. Zur Kostenoptimierung bei der Beschaffung von Tickets sind alle Reisekostenstellen gehalten, Bahnfahrkarten (mit oder ohne BahnCard) über das Firmenkundenportal unter Angabe der jeweiligen BMIS-Kundennummer zu buchen. Die BMIS-Kundennummer wird über das Kundenportal der DB AG vergeben (über Online-Anmeldung). Ferner können die Reisekostenstellen Selbstbucher bestimmen, die im Kundenportal angemeldet werden und dann eine eigene BMIS-Kundennummer erhalten.

Es besteht auch die Möglichkeit - wie Ihnen bekannt sein dürfte - das Großkundenportal der Reiseservicestelle der ZBB für die Buchung von Fahrkarten in Anspruch zu nehmen. Diese bucht seit dem 1. Dezember 2010 die Bahnfahrkarten der Bediensteten des Ressorts Finanzen und derer, die ihr diese Aufgabe übertragen haben, über das Großkundenportal der DB AG unter Berücksichtigung des jeweiligen Großkundenrabattes.

Zusammenfassend ist festzustellen, dass der Großkundenrabatt nur Dienststellen oder angemeldeten Selbstbuchern gewährt wird, die unter Angabe der jeweiligen BMIS-Kundennummer buchen. Für alle Dienstreisenden, die ihre Fahrkarte bei der DB AG ohne Angabe der BMIS-Kundennummer selbst erwerben, entfällt der Rabatt. In Fällen, wo hierfür keine nachvollziehbaren triftigen Gründe vorliegen und eine private BahnCard nicht zum Einsatz kommt, ist der jeweilige gültige Großkundenrabatt vom Erstattungsbetrag für die Aufwendungen des Dienstreisenden abzuziehen.