Brandenburgisches Vorschriftensystem

Im Personenstandswesen sind insbesondere die nachfolgend aufgeführten Rechts- und Verwaltungsvorschriften des Bundes und des Landes Brandenburg in der jeweils geltenden Fassung zu beachten:

• Personenstandsgesetz (PStG),
• Verordnung zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (PStV),
• Allgemeine Verwaltungsvorschrift zum Personenstandsgesetz (PStG-VwV),
• Brandenburgisches Gesetz zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (AG-PStG Bbg),
• Brandenburgische Verordnung zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (BbgPStV),
• Gebührenordnung des Ministers des Innern (GebOMIK).

Zur Ergänzung dieses Regelwerks ergeht die folgende Allgemeine Weisung.

1 Fachaufsicht

Gemäß § 1 Absatz 1 AG-PStG Bbg nehmen die Ämter und amtsfreien Gemeinden die standesamtlichen Aufgaben als Auftragsangelegenheit wahr. Gemäß § 15 Absatz 4 sowie § 25 Absatz 4 des Verbandsgemeinde- und Mitverwaltungsgesetzes (VgMvG) gilt dies entsprechend für Verbandsgemeinden und mitverwaltende Gemeinden. Die Aufsicht wird durch die Landräte und Oberbürgermeister als allgemeine untere Landesbehörden nach § 2 Absatz 1 AG-PStG Bbg in Verbindung mit § 2 Absatz 4 Satz 4 der Kommunalverfassung in der Form der Fachaufsicht ausgeführt. Sie bezieht sich somit sowohl auf die Rechtmäßigkeit als auch auf die Zweckmäßigkeit des Verwaltungshandelns. Den Fachaufsichtsbehörden steht gemäß § 120 Satz 2 i.V.m. § 112 BbgKVerf insbesondere ein umfassendes Informationsrecht zu.

Aufgabe der unteren Fachaufsichtsbehörde ist es, auf die ordnungsgemäße Amtsführung der zu ihrem Bereich gehörenden Standesämter hinzuwirken. Eine erfolgreiche Aufsicht ist gekennzeichnet durch sowohl besonders qualifizierte Beratung, insbesondere bei der Prüfung von Vorlagen mit Auslandsbezug gemäß Nummer 2.2 oder in gerichtlichen Verfahren, als auch anlassbezogene und anlassunabhängige Prüfungen der Tätigkeit der Standesämter. Den Beschäftigten der unteren Fachaufsichtsbehörden muss ausreichend Zeit für die Erfüllung ihrer Aufgaben zur Verfügung stehen.

Die für die Wahrnehmung der Aufgaben erforderliche Fachliteratur bei der unteren Fachaufsichtsbehörde soll bei Bedarf auch den Standesämtern zur Einsicht und Nutzung zur Verfügung gestellt werden. Dies entbindet die Aufgabenträger nicht von der Pflicht, die notwendige Fachliteratur selbst vorzuhalten. 

1.1 Beschäftigte in der unteren Fachaufsichtsbehörde

Bei der Auswahl der die Aufsicht ausführenden Beschäftigten ist zu berücksichtigen, dass die Fachaufsicht über die Standesämter umfassende Kenntnis sämtlicher Aufgaben der Standesämter erfordert. Um die Standesämter beraten und ihre Amtsführung prüfen zu können, müssen Aufsichtsbehörden mit dem gesamten Aufgabenspektrum in einem Standesamt vertraut sein. Ein drei- bis sechsmonatiges Praktikum in einem großen Standesamt wird vor der Übernahme der Fachaufsicht empfohlen.

Beschäftigte in den unteren Fachaufsichtsbehörden müssen fachlich geeignet sein, insbesondere komplexe Sachverhalte unter Beachtung der jeweils anzuwendenden Rechtvorschriften einschließlich des Internationalen Privatrechts und unter Berücksichtigung der einschlägigen Rechtsprechung eigenständig zu bearbeiten und gegebenenfalls in Ansehung der Weisungsunabhängigkeit der Standesbeamtinnen und Standesbeamten gemeinsam getragene sachgerechte Lösungen zu entwickeln. Daher muss die fachliche Eignung der Beschäftigten in den unteren Fachaufsichtsbehörden mindestens der in § 2 Abs. 1 S. 1 BbgPStV genannten Befähigung entsprechen.

Eine kontinuierliche Fortbildung der Beschäftigten ist zu gewährleisten, um insbesondere die Beratung der Standesämter in Fällen mit Auslandsberührung und bei Anwendung des Internationalen Privatrechts aber auch die Prüftätigkeit im Rahmen von Vorlagen gemäß Nr. 2.2 in der im Hinblick auf die Beweiskraft der Beurkundungen in den Personenstandsregistern gebotenen hohen Qualität sicherzustellen. Nr. 3.2 gilt entsprechend.

1.2 Prüfung der Standesämter

Die untere Fachaufsichtsbehörde prüft regelmäßig anlassunabhängig die Amtsführung der Standesämter ihres Aufgabenbereichs. Dabei ist sicherzustellen, dass jedes Standesamt des Zuständigkeitsbereichs innerhalb von fünf Jahren einmal geprüft wird. Sofern konkrete Anhaltspunkte für Mängel in der Amtsführung eines Standesamtes bestehen, soll zeitnah eine Prüfung erfolgen.

Die Prüfung umfasst die gesamte Tätigkeit der Standesämter innerhalb des Zeitraums seit der letzten Prüfung, insbesondere die Führung der Personenstandsregister und der Sammelakten, die sonstigen Beurkundungen und Beglaubigungen, die Ausgestaltung der Eheschließungen, den allgemeinen Schriftwechsel, die Siegelführung und anderes. Die sichere und vor dem Zugriff Unbefugter geschützte Unterbringung der standesamtlichen Unterlagen (Altregister, Sammelakten, weitere Akten mit personenbezogenen Daten) ist ebenso zu kontrollieren wie die Möglichkeit von Besuchern, ihre oft höchstpersönlichen Anliegen ohne die Gefahr des Mithörens durch Außenstehende vorzubringen. Die Prüfung betrifft auch die durch Fortbildungen nachzuweisende fachliche Eignung der bestellten Standesbeamtinnen und Standesbeamten. Über die Prüfung ist eine Niederschrift zu fertigen, die den Standesämtern zur Kenntnis zu geben ist. Für die Behebung etwaig festgestellter Mängel ist eine angemessene Frist zu setzen. Bei Feststellung erheblicher Mängel, die die Arbeitsfähigkeit des Standesamtes beeinträchtigen können, sind die Hauptverwaltungsbeamtin oder der Hauptverwaltungsbeamte der standesamtsführenden Kommune und das Ministerium des Innern und für Kommunales (MIK) zu unterrichten. In diesen Fällen ist gegenüber dem MIK mitzuteilen, welche Maßnahmen zur Behebung der Mängel ergriffen wurden bzw. werden sollen.

Die Fachaufsichtsbehörde kann die regelmäßige Prüfung verschieben oder aber nur in Teilbereichen durchführen, wenn sie sich auf andere Weise aktenkundig von der ordnungsgemäßen Amtsführung vergewissert hat.

Die untere Fachaufsichtsbehörde berichtet der obersten Fachaufsicht jährlich zum 31.01. über die im Zuständigkeitsbereich durchgeführten Prüfungen des Vorjahres anhand des als Anlage 1 beigefügten Musters. Erfolgte in einem Jahr ausnahmsweise keine Prüfung, ist dies im Rahmen der Berichterstattung zu begründen. Dies gilt für die kreisfreien Städte nur, soweit die letzte Prüfung mehr als fünf Jahre zurückliegt.

1.3 Übersicht über die Standesämter

Die untere Fachaufsichtsbehörde führt für ihren Zuständigkeitsbereich in elektronischer Form eine Übersicht nach Anlage 2, aus der die Daten der Standesämter stets aktuell erkennbar sind. Die Übersicht ist dem zum 31.01. eines jeden Jahres vorzulegenden Bericht gemäß Ziffer 1.2 beizufügen.

1.4 Übersicht über bestellte Standesbeamte

Die untere Fachaufsichtsbehörde führt für ihren Zuständigkeitsbereich eine Übersicht nach Anlage 3, aus der sich die – ggf. auch nach § 1 Absatz 4 BbgPStV bezirksübergreifenden – Bestellungen der Standesbeamtinnen und Standesbeamten und ihre fachbezogenen Fortbildungen ergeben. Werden die entsprechenden Fortbildungsnachweise nicht regelmäßig vorgelegt, sind erforderlichenfalls nach § 3 Absatz 4 BbgPStV Maßnahmen zum Widerruf der Bestellung einer Standesbeamtin oder eines Standesbeamten zu ergreifen. Die Übersicht ist dem zum 31.01. eines jeden Jahres vorzulegenden Bericht gemäß Ziffer 1.2 beizufügen.

1.5 Zustimmung zur Bestellung als Standesbeamtin oder Standesbeamter bei Nichterfüllung der Regelvoraussetzungen

1.5.1 Ausnahmen von der Regelqualifikation „Befähigung für die Laufbahn des gehobenen allgemeinen Verwaltungsdienstes oder als Tarifbeschäftigte oder als Tarifbeschäftigter vergleichbare Qualifikation“

Bei Nichterfüllung der Regelvoraussetzungen für die Bestellung als Standesbeamtin oder Standesbeamten ist gemäß § 2 Absatz 1 Satz 2 BbgPStV im Ausnahmefall eine Bestellung mit Zustimmung der unteren Fachaufsichtsbehörde zulässig.

§ 2 Absatz 1 Satz 3 BbgPStV konkretisiert die Voraussetzungen, unter denen die untere Fachaufsicht einer Bestellung im Ausnahmefall zustimmen kann. Grundsätzlich setzt eine solche Zustimmung voraus, dass trotz der fehlenden Regelqualifikation die gebotene Qualität der Arbeit im Standesamt zur Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Beurkundungswesens sichergestellt ist.

Vor dem Hintergrund der hohen fachlichen Anforderungen an die Tätigkeit der Standesbeamtinnen und Standesbeamten sowie deren Weisungsfreiheit bei der Beurkundungstätigkeit ist deshalb in der Brandenburgischen Personenstandsverordnung geregelt, dass die Zustimmung nur im Ausnahmefall zu erteilen ist. Diese darf nur erteilt werden, wenn die fachliche Eignung auf andere Weise nachgewiesen oder durch eine Bestellung unter Nebenbestimmungen sichergestellt wird.

Der Nachweis der fachlichen Eignung auf andere Weise kann gegebenenfalls bei einer mehrjährigen beanstandungsfreien Tätigkeit im Standesamt oder in anderen Bereichen der öffentlichen Verwaltung mit juristischem Schwerpunkt, z.B. im Justiziariat, bei Notaren oder aber auch in Anwaltskanzleien erbracht werden. Hierbei ist jedoch stets unter Berücksichtigung der konkreten Arbeitsgebiete sowie der jeweiligen Aus- und Weiterbildung eine Einzelfallprüfung vorzunehmen. Dabei hat der Aufgabenträger gegenüber der unteren Fachaufsichtsbehörde darzulegen, dass bzw. in welcher Weise die fehlende Regelqualifikation ausgeglichen wird. In diesem Zusammenhang ist auch darzustellen, inwieweit gegebenenfalls mittels einer Bestellung unter Nebenbestimmungen (Bedingungen oder Auflagen) gemäß § 1 Absatz 2 Satz 2 BbgPStV die fehlende Regelqualifikation in absehbarer Zeit auf andere Weise ausgeglichen werden kann.

Im Hinblick auf das Ziel der Regelung des § 2 Abs. 1 BbgPStV, ein ordnungsgemäßes Beurkundungswesen sicherzustellen, kann die Zustimmung unabhängig davon immer dann erteilt werden, wenn mindestens die Hälfte aller bestellten Standesbeamtinnen oder Standesbeamten die Regelbefähigung besitzt und die zu bestellende Person die Befähigung für die Laufbahn des mittleren allgemeinen Verwaltungsdienstes oder als Tarifbeschäftigte/r eine vergleichbare Qualifikation besitzt. In diesen Fällen ist durch den Aufgabenträger darzulegen und durch geeignete Auflagen insbesondere sicherzustellen, dass die betroffene Person durch fachbezogene Fortbildungsmaßnahmen die erforderliche fachliche Eignung in absehbarer Zeit erlangt.

Für Tarifbeschäftigte ist mit der Befähigung für den gehobenen allgemeinen Verwaltungsdienst eine abgeschlossene Hochschulausbildung (z.B. Bachelorabschluss) in den Bereichen Recht, öffentliche Verwaltung oder Public Management vergleichbar. Mit der Befähigung für den mittleren Dienst ist eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten einschlägigen Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens 3 Jahren, z.B. als Verwaltungsfachangestellte/r vergleichbar.

1.5.2 Ausnahme von dem Erfordernis einer sechsmonatigen Einarbeitungszeit

Vom Erfordernis der sechsmonatigen Tätigkeit im Standesamt kann ganz oder teilweise abgesehen werden, wenn die zu bestellende Person auf andere Weise, zum Beispiel als Fachvorgesetzte/r, seit längerem Einblick in die standesamtliche Tätigkeit hat. Dies setzt voraus, dass der Aufgabenträger nachweist, dass trotz der fehlenden Einarbeitungszeit die für eine weisungsfreie Beurkundungstätigkeit erforderliche Fachkompetenz vorliegt bzw. eine rechtmäßige Aufgabenerfüllung gewährleistet ist. Auch in diesen Fällen ist es möglich, die Bestellung unter Bedingungen oder Auflagen vorzunehmen und auf diese Weise eine ordnungsgemäße Beurkundungstätigkeit zu gewährleisten.

1.5.3 Keine Ausnahme vom Erfordernis der Teilnahme an einem Grundseminar

Von der Bestellungsvoraussetzung in § 2 Absatz 2 BbgPStV (erfolgreiche Teilnahme an einem Grundseminar für neu zu bestellende Standesbeamtinnen und Standesbeamte) kann keine Befreiung erteilt werden.

1.5.4 Verfahrenshinweise

Im Rahmen des Zustimmungsverfahrens ist auch zu prüfen, ob eine Bestellung unter der Auflage besonderer Vorlagepflichten bei der unteren Fachaufsichtsbehörde erforderlich bzw. möglich ist.

Sofern eine Zustimmung erteilt werden kann, wenn die Bestellung mit Auflagen oder Bedingungen erfolgt, sind die konkreten Nebenbestimmungen in der Zustimmungserklärung gegenüber dem Aufgabenträger als Maßgaben festzulegen. Es ist gleichzeitig festzulegen, innerhalb welcher Fristen über die Erfüllung der Nebenbestimmungen gegenüber der unteren Fachaufsicht zu berichten ist.

1.6 Beauftragung im Notfall (Notfallbestellung)

Der neu eingefügte § 3a BbgPStV enthält eine Befugnis für die untere Fachaufsichtsbehörde, in Notfällen Standesbeamtinnen oder Standesbeamte mit der Wahrnehmung der Geschäfte eines anderen Standesamtes zu beauftragen sowie Regelungen zur Beendigung der Beauftragung.

Trotz der bestehenden Möglichkeiten nach § 1 Absatz 4 BbgPStV besteht die Gefahr, dass die Arbeitsfähigkeit eines Standesamtes nicht gewährleistet werden kann, sei es, weil eine Vertretung trotz öffentlich-rechtlicher Verträge aktuell nicht möglich ist, oder weil trotz Bemühung des Aufgabenträgers Verträge nach § 1 Absatz 4 BbgPStV nicht geschlossen werden konnten. Um in diesen Fällen gleichwohl ein ordnungsgemäßes Beurkundungswesen abzusichern, kann die untere Fachaufsichtsbehörde auf Antrag des betroffenen Aufgabenträgers eine Standesbeamtin oder einen Standesbeamten mit der Wahrnehmung der Geschäfte eines Standesbeamten des notleidenden Standesamtes beauftragen. Dies setzt die Zustimmung des Aufgabenträgers voraus, zu dessen Personalbestand die betreffende Person gehört.

Die Beauftragung ist nur für einen sehr kurzen Zeitraum von maximal zwei Wochen zulässig und stellt eine Ausnahme dar. Die Aufgabenträger müssen im Rahmen ihrer Organisationshoheit dafür Sorge tragen, dass urlaubs- und/oder krankheitsbedingte Ausfälle sowie Vertretungen im Rahmen des Mutterschutzes bzw. der Elternzeit mit dem eigenen Personal kompensiert werden können. Nur in besonderen, unvorhersehbaren Ausnahmensituationen kann eine Notfallbeauftragung erfolgen. Diese ist beispielsweise denkbar, wenn aufgrund einer pandemischen Lage oder im Katastrophenfall das eigene Personal komplett ausgefallen ist.

Sollte sich erweisen, dass die Personalsituation im notleidenden Standesamt über den Zeitraum von zwei Wochen hinaus problematisch ist, ist ein Vertrag gemäß § 1 Absatz 4 BbgPStV zu schließen.

Der beantragende Aufgabenträger hat die durch die Beauftragung entstehenden Kosten, einschließlich etwaiger Reisekosten, zu tragen. Eine Beauftragung ist auch kreisübergreifend bzw. unter Einbeziehung der kreisfreien Städte zulässig. In diesem Fall ist die für den unterstützenden Aufgabenträger zuständige untere Fachaufsichtsbehörde sowohl vor der Beauftragung zu beteiligen als auch über die Beendigung der Beauftragung zu unterrichten.

Die Beauftragung erfolgt mittels einfachen Schreibens. Sie ist dem Standesbeamten und dem notleidenden sowie dem unterstützenden Aufgabenträger mitzuteilen.

Einer formellen Bestellung zum Standesbeamten durch den notleidenden Aufgabenträger bedarf es nicht. Die Ausübung der Geschäfte für den anderen Aufgabenträger erfolgt analog zu den Bestellungen gemäß § 1 Absatz 4 BbgPStV. Sofern eine Siegelung erforderlich sein sollte, ist das Siegel des Aufgabenträgers zu verwenden, für den die Geschäfte wahrgenommen werden.

Die Beendigung der Beauftragung erfolgt durch die untere Fachaufsichtsbehörde, wenn der Aufgabenträger mitteilt, dass seine Arbeitsfähigkeit wieder gewährleistet ist. Dabei ist auch mitzuteilen, aufgrund welcher Maßnahmen oder Ereignisse die Arbeitsfähigkeit als gesichert betrachtet werden kann. Sofern der Aufgabenträger, zu dessen Personalbestand die beauftragte Person gehört, darlegt, dass durch die Beauftragung seine Arbeitsfähigkeit nicht mehr gewährleistet ist, ist diese ebenfalls zu beenden. Denn durch die Beauftragung mit der Wahrnehmung der Geschäfte eines Standesbeamten eines anderen Aufgabenträgers soll nicht die Aufgabenerfüllung des unterstützenden Aufgabenträgers gefährdet werden.

Erfolgt zur Umsetzung der in § 3a Abs. 1 S. 3 BbgPStV geregelten Pflicht keine Mitteilung von Standesbeamtinnen oder Standesbeamten, die mit der Wahrnehmung der Geschäfte beauftragt werden können, ist davon auszugehen, dass grundsätzlich alle Standesbeamtinnen oder Standesbeamten des Aufgabenträgers beauftragt werden können. Ausnahmen für einzelne Standesbeamtinnen oder Standesbeamte sind der unteren Fachaufsichtsbehörde unter Beifügung einer jeweils auf die Person bezogenen Begründung mitzuteilen.

Über Beauftragungen gemäß § 3a BbgPStV führt die untere Fachaufsichtsbehörde eine Übersicht (Anlage 4), die dem Bericht nach Nr. 1.2 beizufügen ist.

2 Standesämter (zu § 1 Absatz 2 PStG)

2.1 Kommunale Zusammenarbeit

Gemäß § 1 Absatz 1 AG-PStG Bbg nimmt grundsätzlich jedes Amt und jede amtsfreie Gemeinde die als Auftragsangelegenheit übertragenen standesamtlichen Aufgaben in einem eigenen Standesamt wahr. Ausnahmen hiervon bestehen für diejenigen Aufgabenträger, deren Standesamtsbezirke in früheren Jahren zusammengelegt wurden, vgl. Anlage zu § 4 Absatz 1 AG-PStG Bbg.

Mit In-Kraft-Treten des Gesetzes zur Stärkung der kommunalen Zusammenarbeit vom 10.07.2014 (GVBl. I Nr. 32) am 12.07.2014 wurde die bisher in § 3 AG-PStG Bbg enthaltene Ermächtigung des Ministeriums des Innern, Standesamtsbezirke neu zu bilden, durch die Befugnis der kommunalen Aufgabenträger ersetzt, auch auf dem Gebiet des Personenstandswesens nach dem Gesetz über kommunale Gemeinschaftsarbeit im Land Brandenburg (GKGBbg) zusammenzuarbeiten. Hiernach können insbesondere öffentlich-rechtliche Vereinbarungen zur Durchführung der Aufgaben durch einen anderen Aufgabenträger (Mandatierung, Nr. 2.1.1) oder zur Übertragung der Aufgaben auf einen anderen Aufgabenträger (Delegation, Nr. 2.1.2) abgeschlossen werden. Die Bildung eines Zweckverbandes (§§ 10 ff. GKGBbg) oder einer gemeinsamen kommunalen Anstalt (§§ 37 ff GKGBbg) wäre nach § 3 Absatz 1 AG-PStG Bbg rechtlich zwar zulässig, dürfte aber aufgrund der Besonderheiten dieser rechtlich selbständigen Zusammenarbeitsformen (Notwendigkeit der Bildung eigener Beschluss- und Ausführungsorgane, Aufstellung eines eigenen Haushaltes und gesonderte Prüfung des Jahresabschlusses) für standesamtliche Aufgaben aus Zweckmäßigkeitsgründen faktisch ausscheiden.

Daneben bestehen nach dem Verbandsgemeinde- und Mitverwaltungsgesetz weitere Möglichkeiten kommunaler Zusammenarbeit im Wege der Bildung einer Verbandsgemeinde oder Vereinbarung einer Mitverwaltung. Gemäß §§ 15 Absatz 4 und 25 Absatz 4 VgMvG gelten die für die Ämter und amtsfreien Gemeinden geltenden Regelungen für diese Modelle der Verwaltungszusammenarbeit entsprechend, so dass auch die Verbandsgemeinde oder mitverwaltende Gemeinde Aufgabenträger im Sinne von § 1 Absatz 1 AG-PStG Bbg ist. 

Standesämter gemäß § 1 Absatz 1 AG-PStG Bbg führen als Bezeichnung ergänzend zu der Funktionsbezeichnung „Standesamt“ den Namen des Aufgabenträgers. Ausnahmen bestehen lediglich für die Standesämter gemäß § 4 Absatz 1 AG-PStG Bbg. Diese führen die in der Anlage zu § 4 Absatz 1 AG-PStG Bbg aufgeführte Bezeichnung.

2.1.1 Beauftragung zur Durchführung der standesamtlichen Aufgaben (Mandatierung)

Beauftragt ein Aufgabenträger im Rahmen einer mandatierenden öffentlich-rechtlichen Vereinbarung einen anderen Aufgabenträger mit der Durchführung standesamtlicher Aufgaben, bleiben die Rechte und Pflichten des beauftragenden Aufgabenträgers in Bezug auf die Aufgabenerfüllung unberührt (§ 3 Absatz 2 GKGBbg).  Die Zuständigkeit für die Aufgabe mit sämtlichen daraus erwachsenden Verpflichtungen verbleibt daher bei dem bisher zuständigen Aufgabenträger; der beauftragte Aufgabenträger wird mithin nur im Innenverhältnis zu ihm tätig und tritt nach außen nicht in Erscheinung. Insbesondere erfolgen sämtliche Beurkundungen weiterhin im Namen des beauftragenden Aufgabenträgers und in den Personenstandsregistern des beauftragenden Aufgabenträgers, so dass für das Standesamt ein eigener Mandant bei dem beauftragten IT-Dienstleister beizubehalten ist. Der beauftragende Aufgabenträger kann dem beauftragten Aufgabenträger fachliche Weisungen erteilen, soweit nicht die Tätigkeit der Urkundsperson i.S.v. § 2 Absatz 1 PStG betroffen ist. Synergieeffekte ergeben sich bei dieser Form der Zusammenarbeit u.a. dadurch, dass der beauftragende Aufgabenträger gemäß § 1 Absatz 1 Satz 2 BbgPStV auf eigene Standesbeamte verzichten kann, weil der durchführende Aufgabenträger zur Bestellung der Standesbeamten berechtigt und verpflichtet ist.

Mandatierende öffentlich-rechtliche Vereinbarungen bedürfen gemäß § 41 Absatz 1 GKGBbg keiner kommunalaufsichtlichen Genehmigung und sind auch fachaufsichtlich genehmigungsfrei. Der Abschluss, die Änderung und die Aufhebung einer solchen Vereinbarung bedürfen jedoch eines vorherigen und übereinstimmenden Beschlusses der Vertretungskörperschaften (Stadtverordnetenversammlung, Gemeindevertretung, Amtsausschuss) der betroffenen Aufgabenträger über den Vereinbarungstext. Die Vereinbarungen sind gemäß § 57 Absatz 2 BbgKVerf von den Hauptverwaltungsbeamten der beteiligten Aufgabenträger und deren jeweiligem allgemeinen Stellvertreter zu unterzeichnen. Die mandatierenden Vereinbarungen werden nach § 9 Absatz 1 GKGBbg mit ihrem Abschluss (letzte Unterschrift) wirksam, wenn kein anderer Zeitpunkt vereinbart ist. Sie sind von den beteiligten Aufgabenträgern nach den für ihre Satzungen geltenden Hauptsatzungsvorschriften öffentlich bekannt zu machen (§ 8 Absatz 1 GKGBbg). 

Der Abschluss, die Änderung oder Aufhebung einer mandatierenden öffentlich-rechtlichen Vereinbarung ist gemäß § 41 Absatz 2 GKGBbg und § 3 Absatz 2 AG-PStG Bbg bei der zuständigen Kommunalaufsichtsbehörde und der unteren Fachaufsichtsbehörde anzuzeigen.

2.1.2 Übertragung der standesamtlichen Aufgaben (Delegation)

Überträgt ein Aufgabenträger seine standesamtlichen Aufgaben durch eine delegierende öffentlich-rechtliche Vereinbarung auf einen anderen Aufgabenträger, gehen alle mit der Aufgabenträgerschaft verbundenen Rechte und Pflichten über. Die Personenstandsregister werden nur noch in dem Standesamt des übernehmenden Aufgabenträgers geführt.  Das Standesamt führt die amtliche Bezeichnung des übernehmenden Aufgabenträgers.

Delegierende öffentlich-rechtliche Vereinbarungen erzielen erhebliche Synergieeffekte im Hinblick auf die Personal- und Sachkosten. Zudem wird durch die Erhöhung der Fallzahlen die Routine und Fachkompetenz der befassten Standesbeamtinnen und Standesbeamten gestärkt, was insbesondere der korrekten Bearbeitung von Fällen mit Auslandsberührung zugute kommt. Für eine Aufgabenübertragung spricht auch, dass der Einsatz der Standesbeamtinnen und Standesbeamten immer dann am effektivsten erfolgt, wenn sie ausschließlich standesamtliche Aufgaben wahrnehmen und nicht auch mit Aufgaben anderer Fachgebiete betraut sind. In der delegierenden Vereinbarung kann sich der übertragende Aufgabenträger ein Mitwirkungsrecht bei der Erfüllung der standesamtlichen Aufgaben sichern. 

Der Abschluss, die Änderung und die Aufhebung einer delegierenden öffentlich-rechtlichen Vereinbarung bedürfen eines vorherigen und übereinstimmenden Beschlusses der Vertretungskörperschaften (Stadtverordnetenversammlung, Gemeindevertretung, Amtsausschuss) der betroffenen Aufgabenträger über den Vereinbarungstext. Die Vereinbarungen sind gemäß § 57 Absatz 2 BbgKVerf von den Hauptverwaltungsbeamten der beteiligten Aufgabenträger und deren jeweiligem allgemeinen Stellvertreter zu unterzeichnen. Die Vereinbarung ist nach ihrer Unterzeichnung gemäß § 41 Absatz 3 Nummer 1 GKGBbg der zuständigen Kommunalaufsichtsbehörde zur Genehmigung vorzulegen. Diese beteiligt vor der Entscheidung über den Antrag die untere Fachaufsichtsbehörde (§ 110 Absatz 4 BbgKVerf).

Auch die Änderung oder Kündigung einer delegierenden öffentlich-rechtlichen Vereinbarung im Standesamtsbereich bedarf nach § 41 Absatz 3 Nummer 2 GKGBbg der kommunalaufsichtlichen Genehmigung, soweit der Kreis der an der Vereinbarung beteiligten Aufgabenträger oder der Bestand der standesamtlichen Aufgaben (Auftragsangelegenheit; § 1 Absatz 1 AG-PStG Bbg) betroffen ist.

Die delegierende öffentlich-rechtliche Vereinbarung ist – nach erfolgter Genehmigung – von den beteiligten Aufgabenträgern nach den für ihre Satzungen geltenden Hauptsatzungsvorschriften öffentlich bekannt zu machen (§ 8 Absatz 1 GKGBbg).  Sie wird am Tag nach der letzten öffentlichen Bekanntmachung wirksam, wenn nicht in der Vereinbarung ein späterer Zeitpunkt geregelt ist (§ 9 Absatz 2 GKGBbg).

2.1.3 Verwaltungszusammenarbeit nach dem Verbandsgemeinde- und Mitverwaltungsgesetz

Arbeiten Ämter oder amtsfreie Gemeinde zusammen, indem sie eine Verbandsgemeinde bilden oder eine Mitverwaltung vereinbaren, erfolgt ein Aufgabenübergang auf die Verbandsgemeinde (§ 4 Absatz 1 VgMvG) bzw. die mitverwaltende Gemeinde (§ 19 Absatz 1 S. 1 VgMvG). Diese sind dann Aufgabenträger i.S.v. § 1 Absatz 1 AG-PStG Bbg.

2.1.4 Pflichten im Zusammenhang mit der Übertragung bzw. dem Übergang standesamtlicher Aufgaben auf einen anderen Aufgabenträger

Bei einer Aufgabenübertragung durch Delegation (vgl. Nummer 2.1.2), einem Aufgabenübergang gemäß §§ 4 Abs. 1 bzw. 19 Abs. 1 S. 1 VgMvG oder einem Aufgabenübergang aufgrund einer Gebietsänderung ist Folgendes zu veranlassen:

• Beschaffung einer neuen Standesamtsnummer beim Amt für Statistik Berlin-Brandenburg, auch wenn sich Name und Sitz des Standesamtes nicht ändern; die neue Nummer wird u.a. bei der Nacherfassung zum korrekten Zuordnen der elektronischen Registereinträge benötigt,
• Übergabe der Altregister, Namensverzeichnisse, Sammelakten und sämtlicher relevanten Vorgänge an den übernehmenden Aufgabenträger, soweit eine Abgabe an das Archiv nicht zulässig oder nicht möglich ist,
• Abschluss der Personenstandsregister des übertragenden Aufgabenträgers am Tag vor dem Aufgabenübergang in Abstimmung mit dem beauftragten IT-Dienstleister,
• Anlegung neuer Personenstands- und Sicherungsregister mit dem Tag des Aufgabenübergangs; hierzu ist rechtzeitig mit dem beauftragten IT-Dienstleister Kontakt aufzunehmen,
• Ggf. Neubestellung sämtlicher Standesbeamtinnen und Standesbeamten für das übernehmende Standesamt. Eine Neubestellung ist nicht erforderlich, wenn sie mit dem gleichen Inhalt wie die bisherige Bestellung zu erfolgen hätte. In diesem Falle ist ein Hinweisschreiben an die Standesbeamtin oder den Standesbeamten zu übergeben, aus dem sich der Umfang des erweiterten Zuständigkeitsbereichs ergibt.
• Ggf. Beschaffung neuer Siegel,
• Unterrichtung des Brandenburgischen IT-Dienstleisters (ZIT-BB), der das Deutsche Verwaltungsdiensteverzeichnis (DVDV) für die Übermittlung elektronischer Mitteilungen (XPersonenstand-Nachrichten) führt,
• rechtzeitige ortsübliche öffentliche Bekanntmachung,
• Unterrichtung des Ministeriums der Finanzen, Referat 36, i.Z.m. der Durchführung der Mitteilungspflichten der Standesämter nach § 34 Absatz 2 Nummer 1 ErbStG i.V.m. §§ 4 und 5 Absatz 1 ErbStDV,
• Unterrichtung des Verlags für Standesamtswesen zur Aktualisierung des Ortsbuchs der Bundesrepublik Deutschland,
• abschließende Unterrichtung der unteren Fachaufsichtsbehörde über sämtliche erfolgten Maßnahmen und Unterrichtungen.

2.2 Vorlagen an die untere Fachaufsichtsbehörde

Die Standesämter haben in den nachfolgend unter den Nummern 2.2.1 bis 2.2.3 und 2.2.5 aufgeführten Fallgestaltungen die untere Fachaufsichtsbehörde zu beteiligen.

Das Recht der Standesämter, bei sonstigen Sachverhalten bzw. in Zweifelsfällen den Rat der unteren Fachaufsichtsbehörde zu suchen, bleibt hiervon unberührt.

Den Vorlagen sind eine rechtliche Bewertung mit dem Ergebnis der formellen und materiellen Rechtmäßigkeitsprüfung einschließlich der vom Standesamt vorgesehenen Lösung sowie sämtliche zur Prüfung erforderlichen Unterlagen des Vorgangs beizufügen. Die untere Fachaufsichtsbehörde prüft die rechtliche Bewertung und gibt ein fachliches Votum ab. Auch wenn die Standesbeamtinnen und Standesbeamten als Urkundspersonen nicht an diese Empfehlung gebunden sind, empfiehlt es sich doch regelmäßig, dem Vorschlag der unteren Fachaufsichtsbehörde aufgrund der dort bestehenden Erfahrungen zu folgen. Sofern das Standesamt der Empfehlung der unteren Fachaufsichtsbehörde nicht folgt, ist diese darüber zu informieren, damit ggf. eine gerichtliche Klärung unter Berücksichtigung der §§ 48 Absatz 2 und 49 Absatz 1 PStG herbeigeführt werden kann.

2.2.1 Vorlagepflichten vor der Beurkundung

Vorzulegen sind die nachfolgend aufgeführten Fälle, bei der die Anerkennung ausländischer Entscheidungen oder die Anwendung ausländischen Rechts vor der Vornahme einer Beurkundung oder Folgebeurkundung oder ein Anweisungs- oder Berichtigungsverfahren in Betracht kommt.

Vorzulegen sind:

1. Entscheidungen in Ehe- und Lebenspartnerschaftssachen mit Ausnahme von
   • Entscheidungen, die von der Verordnung (EG) 2201/2003 (Brüssel II-Verordnung) erfasst sind und für die kein Anerkennungshindernis nach Artikel 22 der Verordnung vorliegt,
   • Entscheidungen, die gemäß § 107 Absatz 1 Satz 1 FamFG der Landesjustizverwaltung zur Feststellung der Voraussetzungen für die Anerkennung vorzulegen sind,
   • Heimatstaatentscheidungen, wenn gleichzeitig eine Befreiung von der Beibringung des ausländischen Ehefähigkeitszeugnisses beantragt wird, oder
   • Fällen, in denen ein Schweizer Bürger für die Eheschließung in Deutschland seinen Familienstand durch Vorlage eines Auszugs aus einem schweizerischen Familienregister nachweist,
2. Anträge auf Beurkundungen gemäß §§ 34, 35 und 36 PStG
3. ausländische Entscheidungen über die Annahme als Kind einschließlich der Frage der Namensführung, auch wenn eine Anerkennung gemäß § 2 AdWirkG vorliegt,
4. Anerkennungen der Vaterschaft und in diesem Zusammenhang abgegebene namensrechtliche Erklärungen, wenn mindestens ein Elternteil Ausländer ist,
5. ausländische Entscheidungen zur Namensführung, zu Namensänderungen und vor zuständigen ausländischen Gerichten oder Behörden abgegebene Erklärungen über eine Namenserteilung oder nachträgliche Namenswahl, wenn ausländisches Recht zur Anwendung kommt.

2.2.2 Vorlagepflicht bei Berichtigungen

Eine Vorlagepflicht besteht auch für Berichtigungen in eigener Zuständigkeit gemäß § 47 Absatz 1 Satz 3 PStG, die auf der Grundlage ausländischer Personenstandsurkunden vorgenommen werden sollen. Dies gilt auch für die Streichung des Hinweises gemäß § 35 Absatz 1 S. 1 PStV auf eine nicht geklärte Identität der Eltern und nicht geklärte Namensführung des Kindes. 

2.2.3 Vorlagen an das Amtsgericht

Anträge auf Berichtigungen und Zweifelsvorlagen gemäß §§ 48 und 49 Absatz 2 PStG sind stets über die untere Fachaufsichtsbehörde an das Amtsgericht zu leiten. Ebenso ist diese vor der Einlegung einer Beschwerde gemäß § 53 Absatz 2 PStG und über Stellungnahmen in laufenden gerichtlichen Verfahren zu unterrichten.

Die untere Fachaufsichtsbehörde unterrichtet die oberste Fachaufsichtsbehörde über Fälle von grundsätzlicher Bedeutung.

2.2.4 Befreiung von der Vorlagepflicht

Es liegt im Ermessen der unteren Fachaufsichtsbehörde, einzelne Standesbeamte oder Standesämter von der Vorlagepflicht nach Ziffer 2.2.1 insgesamt oder für bestimmte Sachverhalte zu befreien, sofern die ordnungsgemäße Bearbeitung auch ohne ihre Beteiligung gewährleistet ist. Wurde Befreiung erteilt, kann die Vorlage der Vorgänge nach Abschluss verlangt werden, um die Ausübung der Fachaufsicht im Sinne einer laufenden Kontrolle zu ermöglichen.

2.2.5 Vorlagen nach Nummer 65.7.4 PStG-VwV

Mit ausländischen konsularischen Vertretungen ist der unmittelbare Schriftverkehr im Rahmen der Vorgaben von Nummer 65.7.3 PStG-VwV zulässig. Der sonstige Schriftverkehr hat nach Nummer 65.7.4 über die untere Fachaufsichtsbehörde als zuständiger Verwaltungsbehörde zu erfolgen.

2.3 Siegelführung

Gemäß § 1 Absatz 1 Nummer 11 i.V.m. § 5 der Hoheitszeichenverordnung vom 20. April 2007 - HzV (GVBl. II S. 106), zuletzt geändert durch Artikel 2 der Verordnung vom 22. August 2013, verwenden die Standesämter das kleine Landessiegel. Gemäß § 5 Absatz 5 HzV hat das kleine Landessiegel einen Durchmesser von 35 Millimetern. Für die Siegelung kleinerer Urkunden kann es mit einem Durchmesser von 20 Millimetern verwendet werden. Hinsichtlich der Gestaltung der Siegel gilt § 5 Absatz 8 HzV.

2.4 Elektronische Führung von Sammelakten

Soweit Sammelakten gemäß § 22 PStV i.V.m. § 10 BbgPStV elektronisch geführt werden, ist zu beachten, dass eine Aufbewahrung von Originaldokumenten in Papierform zum Zwecke der Beweisführung weiterhin erforderlich sein kann. Dies betrifft insbesondere Urkunden, die nicht jederzeit wiederbeschafft werden können, Geburts- und Sterbefallanzeigen, Niederschriften über Eheschließungen/Partnerschaftsbegründungen, namensrechtliche Erklärungen sowie Vaterschaftsanerkennungen einschließlich der Zustimmungserklärungen. Über die Notwendigkeit der Aufbewahrung sonstiger Urkunden und Schriftstücke nach Übernahme in die elektronische Sammelakte ist im Einzelfall zu entscheiden.

3 Standesbeamtinnen und Standesbeamte (zu § 1 Absatz 3 PStG)

3.1 Bestellung

3.1.1 Anzahl der zu bestellenden Standesbeamtinnen und Standesbeamten

Gemäß § 1 Absatz 3 BbgPStV sind Standesbeamte in der erforderlichen Anzahl, mindestens jedoch zwei Personen zu bestellen. Dabei richtet sich die erforderliche Anzahl nach den örtlichen Gegebenheiten. Diese Regelungen konkretisieren die Verantwortung des Aufgabenträgers zu gewährleisten, dass jederzeit, also auch in Urlaubs- und Krankheitsfällen, ein ordnungsgemäßes Beurkundungswesen sichergestellt ist.

Die erforderliche Anzahl hängt von jeweiligen örtlichen Gegebenheiten ab und kann daher nicht pauschal festgelegt werden. Die Entscheidung über die erforderliche Anzahl trifft der Aufgabenträger auf der Grundlage einer Betrachtung insbesondere der Größe des Zuständigkeitsbereichs, der Anzahl der zu beurkundenden Fälle sowie der sonstigen Amtshandlungen des Standesamtes, der Anzahl von Beurkundungsfällen mit Auslandsbezug sowie der Anzahl und Lage von Eheschließungsräumen außerhalb des Amtsgebäudes des Standesamtes. Die der Entscheidung zu Grunde liegende Betrachtung ist regelmäßig oder wenn Anhaltspunkte für Veränderungen vorliegen zu wiederholen, um auf Veränderungen zeitnah reagieren zu können. Die Betrachtung der örtlichen Gegebenheiten ist der unteren Fachaufsichtsbehörde auf Verlangen mitzuteilen.  

3.1.2 Bestellung durch den Hauptverwaltungsbeamten

Die Bestellung der Standesbeamten und der Widerruf erfolgen gemäß § 54 Absatz 1 Nummer 3 BbgKVerf durch die Hauptverwaltungsbeamtin oder den Hauptverwaltungsbeamten.

3.1.3 Keine Beschränkung der Bestellung auf bestimmte Aufgaben

Gemäß § 1 Absatz 2 Satz 3 BbgPStV ist eine Beschränkung der Bestellung auf bestimmte Aufgaben nicht zulässig. Damit ist eine Bestellung etwa der Hauptverwaltungsbeamtin oder des Hauptverwaltungsbeamten ausschließlich für Eheschließungen in Brandenburg nicht möglich. Allerdings ist die Bestellung unter Bedingungen oder Auflagen zulässig (§ 1 Absatz 2 S. 2 BbgPStV).

3.1.4 Ausnahmen von der Erfüllung der Regelvoraussetzungen

Die Zustimmung der unteren Fachaufsichtsbehörde zu der Bestellung ist gemäß § 2 Absatz 1 Satz 2 BbgPStV erforderlich, wenn die Regelvoraussetzungen nicht erfüllt sind (Befähigung für die Laufbahn des gehobenen allgemeinen Verwaltungsdienstes oder bei Tarifbeschäftigten vergleichbare Qualifikation und sechsmonatige Tätigkeit als Sachbearbeiterin oder Sachbearbeiter im Standesamt). Für die Erteilung der Zustimmung vgl. Nummer 1.5. In dem Antrag auf Zustimmung ist gegenüber der unteren Fachaufsichtsbehörde insbesondere darzulegen, aufgrund welcher Tatsachen die fachliche Eignung gegeben ist und/oder durch welchen Nebenbestimmungen bei der Bestellung die fachliche Eignung zukünftig sichergestellt wird. Dabei ist auch darauf einzugehen, durch welche internen Maßnahmen eine ordnungsgemäße Beurkundungstätigkeit im Standesamt gewährleistet werden soll.

3.1.5 Bestellung von Standesbeamten eines anderen Aufgabenträgers

Gemäß § 1 Absatz 4 BbgPStV können Aufgabenträger auf der Grundlage eines öffentlich-rechtlichen Vertrags Standesbeamtinnen oder Standesbeamte eines anderen Aufgabenträgers bestellen. Mit Ausnahme des in § 1 Absatz 4 S. 2 BbgPStV genannten Falles einer außergewöhnlichen Notsituation ist es nicht zulässig, Standesbeamte mehrerer anderer Standesämter auf der Grundlage von § 1 Absatz 4 BbgPStV zu bestellen. Eine außergewöhnliche Notlage besteht z.B. im Pandemiefall oder bei überregionalen Katastrophen.

Die Möglichkeit der Bestellung gemäß § 1 Absatz 4 BbgPStV entbindet die Aufgabenträger nicht von der Verpflichtung, gemäß § 1 Absatz 3 BbgPStV die erforderliche Anzahl von Standesbeamtinnen oder Standesbeamten zu bestellen, sondern soll lediglich zeitweise personelle Engpässe beseitigen. Sie darf somit nicht zum Personalabbau herangezogen werden. Dementsprechend ist der unbefristete Einsatz einer Standesbeamtin oder eines Standesbeamten eines anderen Aufgabenträgers nicht zulässig.

Demgemäß kann der öffentlich-rechtliche Vertrag zwar unbefristet abgeschlossen werden und ggf. auch die Bestellung unbefristet erfolgen. Das Zugriffsrecht der bezirksübergreifend bestellten Standesbeamtin oder des Standesbeamten auf die Personenstandsregister des anderen Standesamts darf jedoch nur befristet für den Zeitraum des konkreten Vertretungsfalls erteilt werden. Das bereits mit der Information 01/2014 vom 28. Januar 2014 übermittelte Muster für den Vertrag ist als Anlage 5 beigefügt.

Der öffentlich-rechtliche Vertrag bedarf keiner Befassung der jeweiligen Stadtverordnetenversammlung, der Gemeindevertretung, des Amtsausschusses oder des Hauptausschusses, sondern kann gemäß § 54 Absatz 1 Nummer 3 BbgKVerf von den entsprechenden Hauptverwaltungsbeamten abgeschlossen werden.

3.1.6 Anzeige der Bestellung gegenüber der unteren Fachaufsichtsbehörde

Gemäß § 1 Absatz 5 BbgPStV ist die Bestellung von Standesbeamtinnen und Standesbeamten der unteren Fachaufsichtsbehörde anzuzeigen. Dies gilt sowohl für Bestellungen nach § 1 Abs. 1 BbgPStV, als auch nach § 1 Abs. 4 BbgPStV. Mit der Anzeige ist gegenüber der unteren Fachaufsichtsbehörde das Vorliegen der Bestellungsvoraussetzungen nachzuweisen. Soweit seitens der unteren Fachaufsichtsbehörde eine Zustimmung gemäß § 2 Abs. 1 Satz 2, 3 BbgPStV unter Maßgaben erteilt wurde, ist nachzuweisen, wie diese umgesetzt wurden.

3.2 Fortbildung

3.2.1 Eintägige Schulungen

Der Landesfachverband der Standesbeamtinnen und Standesbeamten des Landes Brandenburg e.V. hat sich die Aus- und Fortbildung sowie die Beratung der in den Standesämtern und Fachaufsichtsbehörden tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur satzungsmäßigen Aufgabe gemacht. Er führt in Abstimmung mit dem Ministerium des Innern und für Kommunales Herbst- und Frühjahrsschulungen durch. Die regelmäßige Teilnahme an diesen Schulungen, deren Themen insbesondere aktuelle Entwicklungen von Rechtsetzung und Rechtsprechung berücksichtigen, ist ein wesentlicher Beitrag zur Aufrechterhaltung der fachlichen Eignung der Standesbeamtinnen und Standesbeamten gemäß § 2 Absatz 3 BbgPStV. Die Entsendung des standesamtlichen Personals zu diesen Veranstaltungen liegt daher im dienstlichen Interesse. Auch wenn eine Mitgliedschaft im Landesfachverband für die Teilnahme nicht verpflichtend ist, wird den Aufgabenträgern und Fachaufsichtsbehörden diese Mitgliedschaft nahegelegt.

3.2.2 Mehrtägige Schulungen

Mehrtägige Seminare vermitteln tiefes Fachwissen, das insbesondere zur Lösung schwieriger Fälle mit und ohne Auslandsberührung befähigt. Gleichzeitig ermöglichen sie den für erfolgreiches Arbeiten erforderlichen Erfahrungsaustausch sowohl der Standesbeamtinnen und Standesbeamten als auch der Beschäftigten der unteren Fachaufsichten untereinander. Die Teilnahme an einem derartigen Seminar sollte gemäß § 2 Absatz 3 Satz 1 BbgPStV mindestens alle vier Jahre ermöglicht werden.

3.3 Fachberater/Dozenten des Landesfachverbandes

Fachberaterinnen und Fachberater sowie Dozentinnen und Dozenten des Landesfachverbandes der Standesbeamtinnen und Standesbeamten üben ihre Beratungs- und Lehrtätigkeit ehrenamtlich aus. Die zur Aufrechterhaltung der fachlichen Eignung gemäß § 2 Absatz 3 Satz 1 BbgPStV erforderliche Fortbildung kann für diesen Personenkreis durch die vom Landesfachverband finanzierten Fortbildungen sowie aufgrund ihrer Dozententätigkeit als gewährleistet angesehen werden. Ihr herausragendes Fachwissen kommt der eigenen Dienststelle in besonderem Maße zugute. Es dürfte daher im dienstlichen Interesse liegen, sie sowohl für die Fortbildungen als auch für ihre Lehrtätigkeit vom Dienst freizustellen.

4 Archivierung der Personenstandsbücher, Sammelakten und sonstigen Akten (zu § 7 PStG)

Mit Ablauf der in § 5 Absatz 5 PStG genannten Fortführungsfristen gilt für Registereinträge kraft Gesetzes das Archivrecht des Landes. Die Fortführungsfrist berechnet sich nach dem Tag der Beurkundung (Nummer 5.3 PStG-VwV), so dass Einträge eines Jahrgangs nach und nach dem Archivrecht unterfallen. Nach § 7 Absatz 3 PStG i.V.m. Nummer 7.2.3 PStG-VwV sind die Personenstandsregister, Sicherungsregister, Sammelakten und Namensverzeichnisse dem zuständigen öffentlichen Archiv jahrgangsweise anzubieten. Für die Behandlung der dem Archivrecht unterliegenden Register und sonstigen Unterlagen bei vorläufigem Verbleib im Standesamt und für die Anbietung und Übergabe an die Archive sind die gemeinsamen Rundschreiben des Ministeriums des Innern und des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kultur vom 20. Oktober 2008 und vom 29. April 2009 (Information 08/2009 im Personenstandsrecht) zu beachten.

Wurden Bände von Altregistern vollständig nacherfasst, ist dies der unteren Fachaufsichtsbehörde mitzuteilen, damit die dazu geführten Zweitbücher gemäß § 69 Absatz 5 PStV vernichtet werden können.

5 Ort der Eheschließung oder der Umwandlung einer Lebenspartnerschaft in eine Ehe (zu §§ 14 Absatz 2, 17a PStG)

Nach §§ 14 Absatz 2 und 17a i.V.m. § 14 PStG sollen die Eheschließung und die Umwandlung einer Lebenspartnerschaft in eine Ehe in einer der Bedeutung dieser Akte entsprechenden würdigen Form, die dem Standesbeamten eine ordnungsgemäße Vornahme seiner Amtshandlung ermöglicht, erfolgen. In der Regel wird ein Standesamt über einen Eheschließungsraum innerhalb seiner Amtsräume verfügen. Es steht den Aufgabenträgern jedoch im Rahmen ihrer Organisationshoheit frei, einen anderen Raum oder weitere geeignete Räume für Eheschließungen und Umwandlungen von Lebenspartnerschaften in Ehen dauerhaft zu nutzen. Vorzuziehen sind Räume in kommunalen Gebäuden. Aber auch Räumlichkeiten in staatlicher oder privater Hand kommen in Betracht, solange das Standesamt aufgrund eines Nutzungsvertrages zu vereinbarten Zeiten und während der Amtshandlungen uneingeschränkte Verfügungsgewalt hat und Verstöße gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz oder wettbewerbsrechtliche Bestimmungen ausgeschlossen sind. Insbesondere ist zu beachten, dass Räume in Hotels oder Restaurants auch denjenigen offen stehen müssen, die das dortige gastronomische Angebot nicht in Anspruch nehmen wollen.

Werden mehrere Eheschließungsräume an unterschiedlichen Orten oder in weit auseinander gelegenen Ortsteilen genutzt, sollten Termine für Eheschließungen und Umwandlungen von Lebenspartnerschaften zur Vermeidung von langen Reisezeiten der Standesbeamtinnen und Standesbeamten und daraus resultierenden personellen Engpässen stets nur in einer dieser Räumlichkeiten pro Tag angeboten werden.

Eheschließungen und Umwandlungen von Lebenspartnerschaften unter freiem Himmel sind nicht von vornherein ausgeschlossen. Es muss in jedem Falle sichergestellt werden, dass die Eheschließung oder Umwandlung der Lebenspartnerschaft frei von witterungs- und umweltbedingten Störungen erfolgen kann und die standesamtlichen Unterlagen und Siegel jederzeit sicher verwahrt werden können.

Es empfiehlt sich, vor der Entscheidung über die Nutzung eines (neuen) Eheschließungsraums mit der unteren Fachaufsichtsbehörde Einvernehmen herzustellen, da von dieser im Rahmen der Fachaufsicht auch die Einhaltung der Vorgaben in § 14 Absatz 2 PStG zu prüfen ist.

6 Aufnahme von Ortsteilen in Ortsangaben in Personenstandsregistern

Gemäß Nummer 2.1.2 PStG-VwV ist für Orte im Inland die amtliche Gemeindebezeichnung einzutragen. Die Regelung enthält keine ausdrückliche Aussage zur Eintragung von Ortsteilen. Sie schließt aber nicht aus, dass zu der amtlichen Gemeindebezeichnung ggf. die Angabe eines Ortsteils hinzugefügt wird, denn in der Anlage 1 zur PStV sind für sämtliche Register entsprechende gesonderte Datenfelder für die Ortsteilbezeichnungen vorgesehen. Wurden für einen Ort in Brandenburg gemäß § 45 BbgKVerf Ortsteile gebildet, ist ihre Bezeichnung unter Nutzung dieser Datenfelder in die Registereinträge aufzunehmen.

7 Inkrafttreten

Diese Allgemeine Weisung tritt am 02.03.2021 in Kraft. Gleichzeitig wird die Allgemeine Weisung zur Durchführung des Personenstandsgesetzes vom 15. September 2014 aufgehoben.