Brandenburgisches Vorschriftensystem

Anlage

Das Ministerium der Finanzen des Landes Brandenburg verzichtet beim Einsatz von automatisierten Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Landes ab sofort auf die Durchführung des Einwilligungsverfahrens gemäß Anlage 3 zur VV-LHO Nr. 19 zu § 79 (HKR-ADV-Best).

Der Verzicht erfolgt unter dem Vorbehalt des jederzeitigen Widerrufs.

Die Sicherheit der im HKR-Bereich einzusetzenden DV-Verfahren haben die zuständigen obersten Dienstbehörden zu gewährleisten. Dabei ist sicher zu stellen, dass insbesondere die auftraggebenden/freigebenden Stellen die Vorschriften der HKR-ADV-Best, vor allem die Mindestanforderungen nach Nr. 3 HKR-ADV-Best, einhalten.

Nach Auffassung des Landesrechnungshofes und des Ministeriums der Finanzen des Landes Brandenburg muss beim Einsatz automatisierter Verfahren besonderes Gewicht auf geeignete Prüfverfahren, z. B. 4-Augen-Prinzip, gelegt werden.

Auf nachstehend aufgeführte Punkte wird im Zusammenhang mit dem Verzicht auf Durchführung des Einwilligungsverfahrens hingewiesen:

• Die Verantwortung der zuständigen Ministers für die Wirtschaftlichkeit, Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit der Verfahren, insbesondere für die Richtigkeit der Programme bleibt unberührt. (Ressortverantwortung)
• Die Schnittstelle zum HKR-Verfahren Profiskal ist weiterhin in Zusammenarbeit mit dem Ministerium der Finanzen (Vergabe des Kassenzeichens) und dem Landesbetrieb für Datenverarbeitung und Statistik (Test) abzustimmen. Hier verweise ich auf meinen Erlass vom 14. November 2001.
• Das Ministerium der Finanzen und der Landesrechnungshof sind rechtzeitig über beabsichtigte Verfahren zu unterrichten (Nr. 2.1 HKR-ADV-Best); die Freigabe der Verfahren nach Nr. 3.6.5 der Mindestanforderungen der Rechnungshöfe des Bundes und der Länder ist anzuzeigen.
• Für DV-Anwendungen oder Teile von Anwendungen, die außerhalb der Landesverwaltung entwickelt werden, sind die Bestimmungen der HKR-ADV-Best einschlägig.

Das Ministerium der Finanzen hat in beiliegendem Leitfaden (unterteilt in die Abschnitte Allgemeine Hinweise und Checkliste) die wichtigsten zur Einhaltung der HKR-ADV-Best erforderlichen Anforderungen an ein DV-Verfahren im Bereich des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens zusammengestellt und bittet, die Anwender und Entwickler von DV-Verfahren entsprechend zu unterrichten und danach zu verfahren.

Die Verwaltungsvorschrift gilt zunächst bis zur Veröffentlichung der Neufassung der Anlage 3 zur VV-LHO Nr. 19 zu § 79 (HKR-ADV-Best.

Anlage

Vorläufiger Leitfaden

Einsatz von automatisierten Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen - Einhaltung der HKR-ADV-Best

A. Allgemeine Hinweise

Bei der Entwicklung von automatisierten Verfahren, mit denen Haushaltsmittel des Landes bewirtschaftet oder zahlbar gemacht werden, ist bis auf Weiteres die Durchführung eines Einwilligungsverfahrens mit dem Ministerium der Finanzen nicht mehr erforderlich.

Die Einhaltung der HKR-ADV-Best ist von der auftraggebenden/freigebenden Stelle sicherzustellen.

Die nachstehend in Abschnitt B enthaltene Checkliste dient der Minimierung des Verwaltungsaufwandes in den Geschäftsbereichen und der Beschleunigung der Einsatzreife von DV-Verfahren.

1. Grundlage

Rechtliche Grundlage sind die VV Nr. 19 zu § 79 LHO und die Anlage 3 zu den VV zu § 79 LHO Brandenburg (HKR-ADV-Best).

2. Unterrichtung

Bei sämtlichen automatisierten Verfahren auf dem Gebiet des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens und auch bei deren (kassenrelevanten) Änderungen sowie bei Verfahren oder Verfahrensteilen, die außerhalb der Landesverwaltung entwickelt werden, sind das Ministerium der Finanzen und der Landesrechnungshof künftig weiterhin zu unterrichten (Nr. 2.1 HKR-ADV-Best).

Die Unterrichtung muss spätestens vor der Erteilung eines Projektauftrages (gemäß den Mindestanforderungen der Rechnungshöfe des Bundes und der Länder zum Einsatz der Informations- und Kommunikationstechnik vom 11.11.2002 - IuK-Mindestanforderungen - sowie den IT-Richtlinien Brandenburg) erfolgen.

3. Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit

Die auftraggebende/freigebende Stelle ist für die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit des eingesetzten Verfahrens sowie der Einhaltung der Vorschriften der HKR-ADV-Best, insbesondere die Erfüllung der Mindestanforderungen nach Nr. 3 HKR-ADV-Best, verantwortlich.

Das Gleiche gilt für die Wirtschaftlichkeit des Verfahrens (vgl. dazu insbesondere § 7 LHO und VV hierzu, sowie Nr. 3.2, 3.3 IuK-Mindestanforderungen).

Das Einwilligungsverfahren nach Nr. 2.2 HKR-ADV-Best wird nicht mehr durchgeführt. Die u. a. bisher vom Ministerium der Finanzen geprüfte Erfüllung der Grundvoraussetzungen der Kassensicherheit, wie

• klare Verantwortungsabgrenzung und -zuordnung (Vier-Augen-Prinzip, ggf. Stichprobenprüfung mit Zufallsgenerator etc.),
• Prüfbarkeit (Vorhandensein und Aufbewahrung prüfbarer Unterlagen; eindeutige Zuordnung der prüfbaren Unterlagen zu den durchgeführten Zahlungen)

sind künftig von dem Anwender/der freigebenden Stelle sicherzustellen.

B. Checkliste

Für die Anwendung von DV-Verfahren im Bereich des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens ist im Einzelnen Voraussetzung:

1. Eine kurzgefasste, allgemein verständliche Verfahrensbeschreibung ist zu erstellen. Mit der Verfahrensbeschreibung soll die Aufgabenstellung und Zielsetzung des DV-Verfahrens dargelegt werden.
2. Die einzelnen Mindestanforderungen nach Nr. 3 HKR-ADV-Best müssen erfüllt werden. Die Mindestanforderungen bezeichnen im Einzelnen, welche Sicherungsmaßnahmen bei der Durchführung von DV-Verfahren getroffen werden müssen. Sie sind vollständig in allen Punkten zu beachten.
   
   Die Mindestanforderungen sollen die Anwendung richtiger Programme sicherstellen (Nr. 3.1.1 HKR-ADV-Best),
   • die Richtigkeit und Vollständigkeit der Daten gewährleisten (Nr. 3.1.2 HKR-ADV-Best),
   • unbefugten Zugriff und Zugang zum DV-Verfahren verhindern (Nr. 3.1.3 HKR-ADV-Best),
   • die Nachvollziehbarkeit von Dateiänderungen (anhand von Unterlagen) sicherstellen (Nr. 3.1.4 HKR-ADV-Best),
   • den Verlust von gespeicherten Daten verhindern (Nr. 3.1.5 HKR-ADV-Best),
   • die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche festlegen (Nr. 3.1.6 HKR- ADV-Best),
   • bei Speicherbuchführung die Lesbarmachung von gespeicherten Daten sicherstellen (Nr. 3.2 HKR-ADV-Best).
3. Eine Dienstanweisung mit den erforderlichen Regelungen (vgl. Nrn. 6, 7.1, 7.2, 7.3, 7.4, 8.4, 9.2 und 10 HKR-ADV-Best - soweit zutreffend -) ist zu erstellen.
   
   Die Dienstanweisung soll die Verfahrensabläufe bei allen beteiligten Stellen regeln.
4. Eine Verfahrensdokumentation im Sinne der Nr. 2.3 IuK-Mindestanforderungen muss vollständig vorhanden sein.
5. Das Verfahren muss ausreichend getestet worden sein (vgl. auch Nr. 3.6 IuK-Mindestanforderungen). Mit dem Verfahrenstest soll die Funktionsfähigkeit und die Betriebssicherheit aller Verfahrensteile nachgewiesen werden.
6. Die Verfahrensfreigabe (nach Nr. 3.6.5 IuK-Mindestanforderungen) ist dem Ministerium der Finanzen zu übermitteln.
   
   Mit der Freigabebescheinigung wird die Verantwortung dafür übernommen, dass das fertiggestellte oder geänderte Verfahren den fachlichen, organisatorischen, rechtlichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen entspricht, ausreichend getestet wurde und eingesetzt werden darf.
7. Für die verwendeten Schreibgeräte (Drucker) muss ein amtliches Prüfzeugnis vorhanden sein, aus dem hervorgeht, dass die Ausdrucke (z. B. Kassenanordnungen) den Anforderungen nach § 26 der Dienstordnung für Notare (DONot) genügen.
8. Ferner muss ggf. die Zulassung der Schnittstelle zum HKR-Verfahren Profiskal in Zusammenarbeit mit dem Ministerium der Finanzen (Vergabe des Kassenzeichens) und dem Landesbetrieb für Datenverarbeitung und Statistik (Test) abgestimmt werden. (Erlass des MdF vom 14.11.2001; Az.:27-H 2305 01/01)