Brandenburgisches Vorschriftensystem

Die Aufbewahrung des Schriftguts der Gerichte, Staatsanwaltschaften und Justizvollzugsbehörden richtet sich nach dem Brandenburgischen Justiz-Schriftgutaufbewahrungsgesetz (BbgJSchrAufbG) vom 29. Oktober 2008 (GVBl. I S. 273) und den dazu erlassenen Rechtsverordnungen, soweit nicht Rechtsvorschriften des Bundes oder des Landes inhaltsgleiche oder entgegenstehende Bestimmungen enthalten. Für die Anbietung und Übergabe von Schriftgut an die staatlichen Archive gelten die Regelungen des Brandenburgischen Archivgesetzes (BbgArchivG) vom 7. April 1994 (GVBl. I S. 94) in der jeweils geltenden Fassung. Ergänzend dazu werden für die Anbietung, Übergabe und Vernichtung des Schriftguts die nachfolgenden Regelungen getroffen. Andere Vorschriften, die die Aussonderung von Unterlagen regeln, bleiben von dieser Verwaltungsvorschrift unberührt.

I. Allgemeine Grundsätze

1. Schriftgut, das für den laufenden Geschäftsbetrieb nicht mehr benötigt wird, ist wegzulegen und während der vorgesehenen Fristen aufzubewahren. Es ist nach Ablauf dieser Fristen dem zuständigen Landesarchiv anzubieten. Zuständig ist das Brandenburgische Landeshauptarchiv, Zum Windmühlenberg, 14469 Potsdam (im Folgenden: Landeshauptarchiv). Das vom Landeshauptarchiv als archivwürdig bewertete Schriftgut ist diesem zu übergeben; das nicht als archivwürdig bewertete Schriftgut ist weiter aufzubewahren, sofern die vorgesehenen Fristen noch nicht abgelaufen sind, oder zu vernichten.

2. Die Dauer der Aufbewahrung und das Jahr der Weglegung sind (durch Vermerk auf dem Aktendeckel bzw. bei Blattsammlungen auf dem ersten Schriftstück) bei der Weglegung zu vermerken. Gelten für Akten und Aktenteile (Urteile, Urkunden usw.) verschiedene Aufbewahrungsfristen, so ist das Jahr, bis zu welchem die Akten aufzubewahren sind, nach der kürzesten Aufbewahrungsfrist zu bestimmen. Die länger aufzubewahrenden Schriftstücke sind unter Angabe der Blattzahlen auf der Akte anzugeben. Die Angaben nach Satz 1 und 3 sind in den elektronisch geführten Registern zu hinterlegen. Die weiteren Einzelheiten bestimmt insoweit die Gerichts- bzw. Behördenleitung.

3. Werden die Unterlagen nach Fortsetzung oder Wiederaufnahme eines abgeschlossenen Verfahrens erneut weggelegt, sind die Vermerke entsprechend zu ändern.

II. Aussonderung

1. Nach Ablauf der jeweils vorgesehenen Aufbewahrungsfristen, spätestens jedoch 30 Jahre nach der Weglegung, ist die Aussonderung vorzunehmen. Dem Landeshauptarchiv ist das gesamte aussonderungsfähige Schriftgut unverändert anzubieten. Das Landeshauptarchiv entscheidet innerhalb von sechs Monaten über die Archivwürdigkeit des angebotenen Schriftguts. Vor der Entscheidung des Landeshauptarchivs über die Übernahme des Schriftguts darf über die ausgesonderten Unterlagen nicht verfügt werden. Sofern mit dem Landeshauptarchiv über Art und Umfang der anzubietenden Unterlagen eine Vereinbarung gemäß § 4 Absatz 6 BbgArchivG über Ausnahmen von der Anbietungspflicht geschlossen wurde, sind die von der Anbietung ausgenommenen Unterlagen nicht anzubieten.

2. Befinden sich in den Akten Schriftstücke, für die eine längere Aufbewahrungsfrist vorgesehen ist (Abschnitt I Nummer 2), so sind diese bei der Aussonderung herauszunehmen und in Sammelakten oder Ablageordnern zu verwahren. Die weitere Aufbewahrungsdauer ist in geeigneter Weise kenntlich zu machen. Die Herausnahme unterbleibt bei Akten, die als besonders archivwürdig gekennzeichnet (Nummer III.1) oder in sonstiger Weise für eine Archivierung vorgesehen sind. Diese Akten sind vollständig dem Landeshauptarchiv anzubieten.

Auf Anordnung der Gerichts- oder Behördenleitung kann auf die Anlegung von Sammelakten oder Ablageordnern verzichtet und das länger aufzubewahrende Schriftgut weiter in den ursprünglichen Aktenumschlägen aufbewahrt werden.

3. Die Aussonderung ist möglichst laufend - sonst in Abständen von höchstens einem Jahr - durchzuführen. Ist dies im Einzelfall nicht möglich, sind die maßgeblichen Gründe von der Gerichts- bzw. Behördenleitung aktenkundig zu machen.

4. Die Leitung der Aussonderung obliegt der Geschäftsleitung oder einem von der Gerichts- bzw. Behördenleitung dazu bestimmten, besonders zuverlässigen und geeigneten Bediensteten.

5. Die Gerichte und Staatsanwaltschaften (nicht die Justizvollzugsbehörden) haben die beabsichtigte Aussonderung des Schriftguts durch Aushang an der Gerichtstafel für die Dauer mindestens eines Monats bekannt zu machen.

Die Bekanntmachung hat zu enthalten:

5.1   die allgemeine Bezeichnung des auszusondernden Schriftguts,

5.2   die Aufforderung an Personen, die an der längeren Aufbewahrung des Schriftguts ein berechtigtes Interesse zu haben glauben, dies innerhalb eines Monats nach Ablauf der Aushangfrist anzumelden und nachzuweisen,

5.3   den Hinweis, dass das auszusondernde Schriftgut, soweit es nicht für die staatlichen Archive von Interesse ist, vernichtet wird.

6. Die anbietungspflichtige Stelle unterrichtet das Landeshauptarchiv spätestens sechs Monate vor Beginn der beabsichtigten Aussonderung unter Angabe des voraussichtlichen Beginns der Arbeiten. In der Mitteilung sind das auszusondernde Schriftgut (gegebenenfalls durch Übersendung der Bekanntmachung nach Nummer 5 oder eines Aussonderungsverzeichnisses) sowie dessen Umfang (Anzahl der Akten) näher zu bezeichnen.

7. Über Anträge von Personen, die an der längeren Aufbewahrung ein berechtigtes Interesse geltend machen, entscheidet die Gerichts- bzw. Behördenleitung. Wird einem solchen Antrag stattgegeben, so ist das betreffende Schriftgut unter Bestimmung einer neuen Aufbewahrungsfrist wieder wegzulegen. Im Übrigen ist die Aussonderung auszusetzen, wenn aus besonderen Gründen die längere Aufbewahrung einzelner Akten oder Aktenteile angezeigt erscheint.

8. Die Ablieferung oder Vernichtung des Schriftguts ist in den Registern und Verzeichnissen zu vermerken.

 III. Kennzeichnung

1. Um die Feststellung archivwürdigen Schriftguts durch das Landeshauptarchiv zu erleichtern, ist der bei den Aktenumschlägen für Rechtssachen aufgedruckte Vermerk “Landesarchiv“ durch den mit der Sache befassten Bearbeiter (Richter, Staatsanwalt, Rechtspfleger) spätestens zusammen mit der Weglegeverfügung unter Beachtung der nachstehenden Kriterien auszufüllen. Ist ein solcher Vermerk nicht aufgedruckt, hat der Bearbeiter, sobald er die Überzeugung gewinnt, dass das Schriftgut archivwürdig ist, spätestens bei der Weglegung der Akten auf dem vorderen Aktenumschlag mit Rotstift oder in sonst auffälliger Weise das Wort “Archiv“ zu vermerken.

Sind Akten als archivwürdig bezeichnet, ist dies in den Geschäftsstellenautomationsprogrammen und Registern (z. B. in der Spalte “Bemerkungen“ durch das Wort “Landesarchiv“) zu vermerken. Werden Akten in Strafsachen durch die Gerichte bzw. in anderen Verfahren durch übergeordnete Instanzen als archivwürdig gekennzeichnet, sind die entsprechenden Vermerke nach Rückkehr der Akten von der aktenführenden Stelle zu übernehmen.

Das so gekennzeichnete Schriftgut ist laufend in ein Verzeichnis aufzunehmen und besonders aufzubewahren. Dem Landeshauptarchiv ist bei Beginn der Aussonderung eine Abschrift dieses Verzeichnisses zu übersenden.

2. Als archivwürdig ist insbesondere anzusehen:

2.1 Schriftgut, das aufgrund seiner rechtlichen, politischen, wirtschaftlichen, sozialen oder kulturellen Bedeutung für die Erforschung und das Verständnis von Geschichte und Gegenwart, für Gesetzgebung, Rechtsprechung und Verwaltung oder für die Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter von bleibendem Wert ist (§ 2 Absatz 6 BbgArchivG).

Zu diesem archivwürdigen Schriftgut zählen insbesondere

• Akten, die für die Rechtsverhältnisse des früheren Deutschen Reiches, des Bundes, der ehemaligen DDR, der früheren und jetzigen Länder sowie der Landkreise und Gemeinden, der sonstigen öffentlich-rechtlichen Körperschaften, Anstalten und Stiftungen sowie der Kirchen und Religionsgemeinschaften von wesentlicher Bedeutung sind;
• Akten, die bedeutsame Unternehmungen zum Gegenstand haben oder über Einrichtungen der Vergangenheit Aufschluss geben oder für die Beurteilung bedeutsamer Verhältnisse der Vergangenheit oder Gegenwart wichtig sind oder aus öffentlichem oder geschichtlichem Interesse als wertvoll anzusehen sind oder bekannte Persönlichkeiten aus dem öffentlichen Leben betreffen sowie Akten über Verfahren, die öffentliches Aufsehen erregt oder zu parlamentarischen Erörterungen geführt haben;
• Akten, die charakteristische Vorgänge aus dem Kriegsfolgerecht beinhalten (z. B. Rückerstattungssachen, Kriegsopferversorgung), Akten über die Verfolgung nationalsozialistischer Straftaten, Akten über politische Strafsachen (z. B. Landesverrat, Hochverrat);
• Akten über Verfahren, die von besonderer Bedeutung für die Region sind;
• Akten, die für die Entwicklung des Rechts von besonderer Bedeutung sind;
• Akten über bedeutsame Rechtsvorgänge auf dem Gebiet des Justizvollzugs;
• Akten über Verfahren, deren Entscheidungen - soweit bekannt - in Urteilssammlungen (z. B. JURIS) aufgenommen wurden;
• Akten über Verfahren, über die Mitteilungen an die Presse herausgegeben wurden.

            Weiterhin gehören dazu

2.1.1 bei den ordentlichen Gerichten

• Beschlüsse und Akten in Aufgebotsverfahren zur Todeserklärung, zur Aufhebung der Todeserklärung oder zur Feststellung der Todeszeit;
• Akten über Dienststrafsachen und über berufsgerichtliche Verfahren mit Berufsverboten sowie richterdienstgerichtliche Verfahren mit Entfernung aus dem Dienst;
• Kartellsachen.

2.1.2 bei den Staatsanwaltschaften Akten über

• Strafverfahren, in denen auf lebenslange Freiheitsstrafe erkannt wurde;
• bedeutende Wirtschafts- und Umweltstrafsachen;
• anwaltsgerichtliche oder sonstige berufsgerichtliche Verfahren mit Ausschließung aus dem Beruf.

2.1.3 bei den Justizvollzugsbehörden

• Gefangenenbücher und -karteien;
• Jugendarrestbücher.

2.1.4 bei den Arbeitsgerichten

• alle Akten über Schiedssprüche und schiedsrichterliche Vergleiche.

2.1.5 beim Finanzgericht Akten über Verfahren,

• in denen der Bundesfinanzhof eine Sachentscheidung getroffen hat,
• in denen der Streitwert eine Grenze von 500.000 DM bzw. 250.000 Euro erreicht oder überschreitet oder
• die wegen ihres Inhalts von besonderer politischer Bedeutung waren oder allgemeines Aufsehen erregt haben.

Wegen des Steuergeheimnisses (§ 30 AO) sind die an das Landeshauptarchiv abzugebenden Prozessakten mit einem Sperrvermerk (Nutzung erst 80 Jahre nach Entstehen der Akten) zu versehen. Bei der Abgabe des Schriftguts ist ausdrücklich auf die Pflicht zur Wahrung des Steuergeheimnisses hinzuweisen.

2.1.6 bei den Sozialgerichten Akten über Verfahren,

• die im Zusammenhang mit dem Gesetz über den Abschluss von Unterstützungen der Bürger der ehemaligen DDR bei Gesundheitsschäden infolge medizinischer Maßnahmen (Az. VM), dem Gesetz über die Rehabilitierung und Entschädigung von Opfern rechtsstaatswidriger Strafverfolgungsmaßnahmen im Beitrittsgebiet (Az. VU) sowie dem 1. und 2. SED-Unrechtsbereinigungsgesetz (Az. VU) stehen;
• in denen ein Urteil des Bundessozialgerichts ergangen ist sowie
• Akten, die medizinische Sachverständigengutachten enthalten, die für einen Sozialversicherungszweig oder die Kriegsopferversorgung besonders bedeutsam waren.

2.1.7 bei den Verwaltungsgerichten Akten

• über Verfahren in Vermögensangelegenheiten (Gesetz zur Regelung offener Vermögensfragen), die insbesondere den verfolgungsbedingten Vermögensverlust jüdischer Bürger in der Zeit des Nationalsozialismus oder Zwangsmaßnahmen gegenüber Bürgern der ehemaligen Sowjetischen Besatzungszone bzw. der DDR betreffen;
• über Disziplinarsachen oder berufsgerichtliche Verfahren, in denen auf Entfernung aus dem Dienst bzw. Berufsverbot erkannt wurde.

2.2 Schriftgut, um dessen Kennzeichnung das Landeshauptarchiv gebeten hat.

IV. Übergabe

1. Bei der Übergabe an das Landeshauptarchiv ist den Unterlagen ein Übergabenachweis nach den Mustern der Anlagen 1 und 2 (Personalakten) beizufügen, aus dem sich Aktenzeichen, Inhalt und gegebenenfalls weitere Aufbewahrungsfristen ergeben. Die Übergabenachweise sind dem Landeshauptarchiv auch als Datei (Excel) zur Übernahme der Daten in die Findsysteme des Archivs zur Verfügung zu stellen.

2. Gelten für Akten und Aktenteile verschiedene Aufbewahrungsfristen, so sind die vollständigen Akten nach Ablauf der kürzesten Aufbewahrungsfrist an das Landeshauptarchiv zu übergeben. In dem an das Landeshauptarchiv zu übersendenden Verzeichnis ist gegebenenfalls auf die auch von dem Landeshauptarchiv zu beachtende längere Aufbewahrungsfrist hinzuweisen.

3. Für die Übergabe erhält jedes Aktenstück, das heißt jeder Aktenband, jede Handakte oder jedes Sonderheft eine separate fortlaufende Nummer, die im Übergabeverzeichnis (Spalte 1) und auf dem jeweiligen Aktenstück zu vermerken ist. Die fortlaufende Nummerierung ist bei jeder Übergabe fortzuführen und gegebenenfalls vorab mit dem Landeshauptarchiv abzustimmen.

4. Bei der Übergabe von Schriftgut aus der Zeit vor dem 3. Oktober 1990 ist anzugeben, bei welchem Gericht, welcher Staatsanwaltschaft oder welcher Strafvollzugseinrichtung die Unterlagen entstanden sind.

5.  An den Unterlagen dürfen keine Veränderungen vorgenommen werden, insbesondere dürfen Unterschriften, Freimarken oder andere Bestandteile nicht entfernt werden. Die ausgesonderten Unterlagen dürfen nicht aus ihren ursprünglichen Aktenumschlägen, sonstigen Umschlägen oder dergleichen herausgenommen werden. Ältere Aufschriften sind beizubehalten.

6. An das Landeshauptarchiv übergebenes Schriftgut, für das die Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, wird vom Landeshauptarchiv gemäß den Aufbewahrungsbestimmungen aufbewahrt und kann von den Gerichten bzw. Justizbehörden bei Bedarf jederzeit angefordert werden. Dauernd aufzubewahrendes Schriftgut, das vom Landeshauptarchiv übernommen wird, ist auch von diesem dauernd aufzubewahren und kann von den Gerichten bzw. Justizbehörden im Bedarfsfall jederzeit angefordert werden. Dauernd aufzubewahrendes Schriftgut, das vom Landeshauptarchiv als nicht archivwürdig bewertet wurde, ist von den Gerichten bzw. Justizbehörden weiter aufzubewahren.

V. Vernichtung

1. Das zu vernichtende Schriftgut ist unter Einsatz von gerichts- bzw. behördeneigenen Aktenvernichtungsanlagen durch Justizbedienstete zu vernichten (unkenntlich zu machen). Der Einsatz justizfremder Personen bei der Vernichtung ist zu überwachen. Kann eine Vernichtung nicht bei dem Gericht bzw. der Justizbehörde selbst durchgeführt werden, so kommt zunächst eine Vernichtung unter Inanspruchnahme der Aktenvernichtungsanlage eines benachbarten Gerichts bzw. einer benachbarten Justizbehörde in Betracht. Der Transport der Akten ist durch Justizbedienstete zu überwachen.

2. Sofern eine justizinterne Vernichtung durch gerichts- bzw. behördeneigene Anlagen nicht möglich oder nicht wirtschaftlich ist, kann das ausgesonderte Schriftgut auch im Wege der Fremdverwertung vernichtet werden. Das Gericht bzw. die Justizbehörde bleibt auch dann für das Schriftgut bis zu dessen Vernichtung verantwortlich. Vom Zeitpunkt des Verladens bis zur Vernichtung hat ein Justizbediensteter anwesend zu sein und den Vernichtungsvorgang zu überwachen. Der ständigen und unmittelbaren Überwachung steht es gleich, wenn die Abgabe des zu vernichtenden Schriftguts im Wege der externen Auftragsvergabe an Firmen erfolgt, die als zuverlässig bekannt sind. Hiervon ist auszugehen, wenn es sich um eine für die Akten- und Datenträgervernichtung nach DIN 32757 - 1 zertifizierte Firma handelt.

Bei der Auswahl und Beauftragung von Fremdfirmen sind die Grundsätze zur sparsamen Haushaltsführung sowie die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten. Der Auftragnehmer ist vertraglich zu verpflichten, das Schriftgut in geschlossenen und besonders gesicherten Behältnissen zu transportieren und unmittelbar nach dem Transport nach den Anforderungen der DIN-Norm 32757 (mindestens Sicherheitsstufe 3) zu vernichten. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass weder Mitarbeiter noch Unbefugte Einsicht in das Schriftgut erhalten und die mit dem Transport und der Vernichtung beschäftigten Mitarbeiter der Firma nach § 5 des Bundesdatenschutzgesetzes auf das Datengeheimnis verpflichtet wurden. Unterauftragsverhältnisse sind vertraglich auszuschließen. Der Auftragnehmer hat eine schriftliche Bestätigung über die Vernichtung des Schriftguts abzugeben.

3. Das in gerichts- bzw. behördeneigenen Anlagen vernichtete Schriftgut ist bestmöglich zu verkaufen. Auch das zur Vernichtung an Dritte abzugebende Schriftgut ist unter Beachtung der Grundsätze sparsamer Haushaltsführung bestmöglich zu verwerten. Vor Vertragsabschluss sind die Angebote mehrerer Verwertungsfirmen einzuholen. Soweit ein Verkauf nicht möglich ist, kann das unkenntlich gemachte beziehungsweise das zu vernichtende Schriftgut unentgeltlich, soweit sich auch das nicht ermöglichen lässt, gegen Erstattung der Kosten des Abholens abgegeben werden. Die maßgeblichen Gründe für eine unentgeltliche Abgabe beziehungsweise für die Erstattung der Kosten des Abholens sind aktenkundig zu machen.

 VI. Inkrafttreten; Außerkrafttreten

Diese Allgemeine Verfügung tritt am 1. November 2010 in Kraft. Gleichzeitig treten die Allgemeinen Verfügungen der Ministerin der Justiz vom 4. April 2006 (JMBl. S. 40), 20. Dezember 2006 (JMBl. 2007 S. 5), 4. Januar 2007 (JMBl. S. 22), 6. Februar 2007 (JMBl. S. 42) und 22. März 2007 (JMBl. S. 62) sowie die Allgemeine Verfügung der Ministerin für Arbeit, Soziales, Gesundheit und Frauen vom 2. Juni 1998 (ABl. S. 572) außer Kraft.

Potsdam, den 7. September 2010

Der Minister der Justiz

Dr. Volkmar Schöneburg

Anlagen