Brandenburgisches Vorschriftensystem

I. Allgemeines

1. Geltungsbereich; Begriffsbestimmungen

1.1 Die folgenden Bestimmungen gelten mit Ausnahme des in Abschnitt I Nr. 1.2 genannten Schriftgutes für alle Akten, Blattsammlungen, Register, Verzeichnisse, Karteien und sonstiges Schriftgut, das bei den Gerichten der allgemeinen Verwaltungsgerichtsbarkeit anfällt. Als Schriftgut im Sinne dieser Bestimmungen gelten auch Urkunden, Bücher, Drucksachen, Karten, Pläne, Zeichnungen, Lichtbilder, Bild-, Ton- und Datenträger sowie sonstige Gegenstände, die Bestandteile oder Anlagen der Akten geworden sind.

1.2 Die Aufbewahrung der Personalakten der Richter und Richterinnen sowie der Beamten und Beamtinnen, der Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten und der Versorgungsakten bestimmt sich nach § 56f LBG Berlin sowie § 63 LBG Brandenburg.

2. Allgemeine Grundsätze

Schriftgut, das für den laufenden Geschäftsbetrieb nicht mehr benötigt wird, ist wegzulegen und während der in Abschnitt II vorgesehenen Fristen bei Gericht aufzubewahren. Es ist nach Ablauf dieser Fristen auszusondern (Abschnitt III) und an das zuständige Landesarchiv abzuliefern (Abschnitt IV) oder zu vernichten (Abschnitt V).

3. Beginn der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem auf das Jahr der Weglegung folgenden Jahr, für  Personalakten beginnt sie mit deren Abschluss.

4. Jahr der Weglegung

Ist die Weglegung nicht verfügt, so gilt als Jahr der Weglegung

4.1 bei Prüfungsarbeiten und sonstigen Prüfungsunterlagen das Jahr, in dem die Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses an den Prüfling erfolgt ist, im Falle der Wiederholungsprüfung das Jahr, in dem das Ergebnis der letzten Prüfung bekannt gegeben worden ist;

4.2 bei Aktenregistern mit den dazugehörigen Namensverzeichnissen und sonstigen Verzeichnissen das Jahr, in dem alle darin verzeichneten oder dazugehörigen Akten und die aus diesen zur längeren Aufbewahrung herausgenommenen Schriftstücke vernichtet oder an das zuständige Landesarchiv abgeliefert worden sind;

4.3  in allen sonstigen Angelegenheiten das Jahr, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist oder die Angelegenheit ihre Erledigung gefunden hat.

5. Abschluss von Personalakten der Angestellten und Arbeiter sowie Arbeiterinnen

Personalakten sind abgeschlossen,

5.1 wenn der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 65. Lebensjahres;

5.2 im Falle der Weiterbeschäftigung über das 65. Lebensjahr hinaus mit Ablauf des Jahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis endet;

5.3 im Falle des vorherigen Todes mit Ablauf des Todesjahres.

6. Aufbewahrungsfrist bei Wiederaufnahme oder Fortsetzung

Wird ein Verfahren aufgenommen oder fortgesetzt, nachdem die Akten bereits weggelegt sind (z. B. durch einen Antrag auf Wiederaufnahme des Verfahrens), so beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem die Akten erneut weggelegt worden sind, eine neue Aufbewahrungsfrist.

7. Kennzeichnung von Unterlagen

Die Dauer der Aufbewahrung und das Jahr der Weglegung sind (ggf. durch Vermerk auf dem Aktendeckel) bei der Weglegung des Schriftguts zu vermerken. Gelten für Akten und Aktenteile (Urteile usw.) verschiedene Aufbewahrungsfristen, so sind die länger aufzubewahrenden Schriftstücke - unter Angabe der Blattzahlen - auf der Akte anzugeben. Die weiteren Einzelheiten bestimmt insoweit die Behördenleitung.

8. Anordnungen im Einzelfall; Durchführungsregelungen

Die in Abschnitt II vorgesehenen Aufbewahrungsfristen sind Mindestfristen. Die Behördenleitung kann im Einzelfall eine längere Frist anordnen. Soweit in Abschnitt II für Schriftgut Aufbewahrungsfristen nicht bestimmt worden sind, wird die Frist im Einzelfall oder für Fallgruppen von der Behördenleitung festgelegt. Sie entscheidet auch über Zweifelsfragen und trifft die zur Durchführung dieser Allgemeinen Verfügung erforderlichen Anordnungen.

II. Aufbewahrungsfristen

Lfd. Nr.	Angelegenheit	Aufbewahrungsfrist	Vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
1	A. Allgemeines Akten über Angelegenheiten, die in das Allgemeine Register eingetragen sind (AR-Register)	5 Jahre
2	Die Aktenregister mit den dazugehörigen Namensverzeichnissen und sonstigen Verzeichnissen	1 Jahr		Fristbeginn: vgl. Abschnitt I Nr. 4.2
3	Die lediglich zur Kontrolle des Geschäftsgangs dienenden Listen und Schriftstücke, namentlich die Kalender, Tagebücher, Aktenausgabebücher, Eingangslisten und Posteingangsbücher	5 Jahre		Fristbeginn: Weglegung der zu Grunde liegenden Aktenvorgänge
4	B. Rechtssachen Akten über Rechtssachen, die durch Antrags- oder Klagerücknahmen oder einen Kostenbeschluss nach § 161 Abs. 2 VwGO beendet worden sind	5 Jahre	Beschlüsse (s. Nr. 9)
5	Akten über Verfahren, die Zulassungen zum Studium betreffen	5 Jahre	Urteile usw. (s. Nr. 9)
6	Akten über Rechtssachen, soweit sie nicht unter Nrn. 4, 5 oder 8 besonders genannt sind	10 Jahre	Urteile usw. (s. Nr. 9)
7	Sammelakten und Blattsammlungen mit den in der Berufungs- und Beschwerdeinstanz zurückbehaltenen Schriftstücken	10 Jahre	Urteile usw. (s. Nr. 9)
8	Akten über Flurbereinigungssachen, Disziplinarsachen, berufsgerichtliche Verfahren, Lastenausgleichssachen, Unterbringungssachen, andere Rechtssachen, die im Einzelfall von besonderer Bedeutung sind	30 Jahre
9	Die zur Zwangsvollstreckung geeigneten Titel, Urteile, rechtskräftige Bescheide und Vorbescheide, Vergleiche, Schiedssprüche einschließlich der dazugehörigen Handzeichnungen, Karten, Abrechnungen und sonstigen in Bezug genommenen Schriftstücke	30 Jahre
10	C. Justizverwaltungssachen Generalakten (Abschnitt B der Anweisung zum Generalaktenplan)
	a) von besonderer Bedeutung z. B. über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen usw.), Verträge betr. wichtige Rechte und Verpflichtungen	50 Jahre
	b) über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter Buchstabe c bezeichneten Beiakten	20 Jahre
	c) Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre
11	Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisung zum Generalaktenplan) über
	a) Eingaben, Beschwerden und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre
	b) die von der Aufsichtsbehörde aufgenommenen Prüfungsverhandlungen	10 Jahre
	c) sonstige Verwaltungsangelegenheiten	30 Jahre
12	Personalakten der Angestellten, Arbeiter, Arbeiterinnen und Auszubildenden	10 Jahre		Teilakten über Angelegenheiten v. vorübergehender Bedeutung sind 5 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde, aufzubewahren
13	Akten über die Prüfung von Auszu-bildenden einschl. der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten	5 Jahre
14	Schriftgut über die Zählkartenerhebung in der Verwaltungsgerichtsbarkeit
	a) Jahrestabellen nach Verwaltungsgerichten und nach dem Kalenderjahr	10 Jahre
	b) sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten	2 Jahre

III. Aussonderung

1. Nach Ablauf der in Abschnitt II vorgesehenen Aufbewahrungsfristen bzw. der von der Behördenleitung angeordneten längeren Fristen ist die Aussonderung vorzunehmen. Bei der Aussonderung wird bestimmt, welches Schriftgut an das zuständige Landesarchiv abzuliefern, weiter aufzubewahren oder zu vernichten ist.

2. Befinden sich in den Akten Schriftstücke, für die eine längere Aufbewahrung vorgesehen ist, so ist die Aussonderung bereits nach rechtskräftigem Abschluss des Verfahrens in der Weise vorzubereiten, dass die in Abschnitt II Nr. 9 genannten Schriftstücke (Urteile usw.) in einen Aussonderungsband zu übernehmen sind. In den Verfahrensakten verbleiben anstelle der Urschriften beglaubigte Abschriften der Entscheidungen. Im Innendeckel der Verfahrensakten ist ein Hinweis auf die Nummer des Aussonderungsbandes anzubringen.

3. Die Aussonderung soll möglichst laufend - sonst in Abständen von höchstens zwei Jahren - durchgeführt werden.

4. Die Aussonderung ist wegen ihrer Wichtigkeit besonders zuverlässigen und geeigneten Dienstkräften zu übertragen. Diese Dienstkräfte sind dafür verantwortlich, dass Schriftgut, das nicht vernichtet werden darf, von der Vernichtung ausgeschlossen bleibt.

5. Die beabsichtigte Aussonderung des Schriftguts ist durch Aushang an der Gerichtstafel für die Dauer mindestens eines Monats anzukündigen. Zugleich ist das zuständige Landesarchiv unter Angabe des voraussichtlichen Beginns der Arbeiten und der allgemeinen Bezeichnung des auszusondernden Schriftguts - gegebenenfalls durch Übersendung der nachfolgend beschriebenen Bekanntmachung - zu unterrichten.

Die Bekanntmachung hat zu enthalten:

5.1 die allgemeine Bezeichnung des auszusondernden Schriftguts,

5.2 die Aufforderung an Personen, die an der längeren Aufbewahrung des Schriftguts ein berechtigtes Interesse zu haben glauben, dies innerhalb eines Monats nach Ablauf der Aushangfrist anzumelden und nachzuweisen,

5.3 den Hinweis, dass das auszusondernde Schriftgut, soweit es nicht für das zuständige Archiv von Interesse ist, vernichtet wird.

6. Über Anträge von Personen, die an der längeren Aufbewahrung ein berechtigtes Interesse geltend machen, entscheidet die Behördenleitung. Wird einem solchen Antrag stattgegeben, so ist das betreffende Schriftgut unter Bestimmung einer neuen Aufbewahrungsfrist wieder wegzulegen. Im Übrigen ist die Aussonderung auszusetzen, wenn aus besonderen Gründen die längere Aufbewahrung einzelner Akten oder Aktenteile angezeigt erscheint.

7. Die Ablieferung des Schriftguts an das zuständige Landesarchiv oder die Vernichtung der Akten und Urkunden ist in den Registern oder Verzeichnissen zu vermerken.

IV. Anbietung und Ablieferung

1. Dem zuständigen Landesarchiv sind anzubieten:

1.1 Schriftgut, das historischen oder sonstigen besonderen Wert hat und deshalb die dauernde Aufbewahrung verdient (z. B. Akten, die sich auf die Rechtsverhältnisse des früheren Deutschen Reiches, des Bundes, der früheren Deutschen Demokratischen Republik, der früheren und jetzigen Länder, Gemeinden usw. beziehen oder bedeutsame Unternehmungen zum Gegenstand haben oder über Einrichtungen der Vergangenheit Aufschluss geben oder für die Beurteilung bedeutsamer Verhältnisse der Vergangenheit oder Gegenwart wichtig sind oder aus öffentlichem oder geschichtlichem Interesse als wertvoll anzusehen sind). Zu diesem archivwürdigen Schriftgut zählen insbesondere auch alle Akten, die charakteristische Vorgänge aus dem Kriegsfolgerecht beinhalten.

1.2 Um die Anbietung archivwürdigen Schriftguts an das zuständige Landesarchiv sicherzustellen, ist auf den Aktenumschlägen der Vermerk “Landesarchiv“ durch die mit der Sache befassten Kammer- oder Senatsvorsitzenden in auffälliger Weise spätestens zusammen mit der Weglegungsverfügung anzubringen. Der gleiche Vermerk ist in die Weglegungsverfügung und in das Aktenregister aufzunehmen. Das so bezeichnete Schriftgut ist laufend in ein Verzeichnis aufzunehmen und besonders aufzubewahren. Das Verzeichnis wird durch die Geschäftsleitung, die Leitung der Geschäftsstelle für weggelegte Akten oder sonst von der Behördenleitung bestimmte Dienstkräfte geführt. Dem zuständigen Landesarchiv ist bei Beginn der Aussonderung eine Abschrift dieses Verzeichnisses zu übersenden.

1.3 Die Akten, die vom jeweils zuständigen Landesarchiv nach Bekanntmachung der bevorstehenden Aussonderung ausgewählt worden sind.

2. Auf Verlangen ist dem zuständigen Landesarchiv Schriftgut zur Auswahl des für das Archiv wünschenswerten Materials vorzulegen. Bei Meinungsverschiedenheiten über die Archivwürdigkeit des Schriftguts ist die Ansicht des Landesarchivs maßgeblich.

3. Gelten für Akten und Aktenteile verschiedene Aufbewahrungsfristen, so sind die vollständigen Akten nach Ablauf der kürzesten Aufbewahrungsfrist an das zuständige Landesarchiv abzuliefern. In dem an das Archiv zu übersendende Verzeichnis ist gegebenenfalls auf die auch von dem Archiv zu beachtende längere Aufbewahrungsfrist (z. B. für Urteile) hinzuweisen.

4. Abgeliefertes Schriftgut, für das die Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, wird von dem zuständigen Archiv gemäß den Aufbewahrungsbestimmungen aufbewahrt und kann von den Justizbehörden bei Bedarf jederzeit angefordert werden. Dauernd aufzubewahrendes Schriftgut, das vom Archiv übernommen wird, ist auch von diesem dauernd aufzubewahren und kann von den Justizbehörden jederzeit angefordert werden. Dauernd aufzubewahrendes Schriftgut, auf das das Archiv keinen Wert legt, ist von den Justizbehörden weiter aufzubewahren.

5. Die besonderen Bestimmungen über die Abgabe von Personalakten an das zuständige Landesarchiv bleiben unberührt.

V. Vernichtung

Auf Grund der unterschiedlichen datenschutzrechtlichen Vorgaben besteht die Notwendigkeit, die Aktenvernichtung den jeweiligen Gegebenheiten der beiden Länder entsprechend zu regeln.

Land Berlin

1. Das nicht dauernd aufzubewahrende Schriftgut ist, soweit nicht die Ablieferung an das zuständige Archiv in Betracht kommt, nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten.

2. Gelten für Akten und Aktenteile (z. B. Urteile) verschiedene Aufbewahrungsfristen, so sind die länger aufzubewahrenden Aktenteile aus den zu vernichtenden Akten herauszunehmen. Diese Aktenteile sind in Hüllen gesammelt weiter aufzubewahren; dabei ist ihre Aufbewahrungsdauer in geeigneter Weise kenntlich zu machen.

3. Bei der Vernichtung des ausgesonderten und nicht an das Archiv abgegebenen Schriftguts ist Folgendes zu beachten:

3.1 Das zu vernichtende Schriftgut ist bis zur Vernichtung (Unkenntlichmachung) gegen die Einsichtnahme durch Unbefugte zu schützen.

3.2 Das Schriftgut ist entsprechend den geltenden Datenschutzbestimmungen so zu vernichten, dass eine Rekonstruktion der darin wiedergegebenen Informationen nicht möglich ist.

3.3 Die Vernichtung erfolgt durch die jeweilige Dienststelle selbst oder - soweit dies nicht möglich ist - im Wege der Fremdverwertung durch zuverlässige Unternehmen. Dabei sind die Grundsätze der sparsamen Haushaltsführung sowie die Vorschriften über den Schutz personenbezogener Daten vor Missbrauch (insbesondere die Bestimmungen der Datenschutzgesetze) zu beachten. Über § 3 Abs. 4 des Berliner Datenschutzgesetzes hinaus sind die Verträge und das angewendete Verfahren mit dem Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit abzustimmen. Der Auftragnehmer bzw. die Auftragnehmerin ist vertraglich zur Einhaltung der Anforderungen der Sicherheitsstufe 3 der DIN-Norm 32757 zu verpflichten. Der gegebenenfalls notwendige Transport noch nicht vernichteten Datenmaterials hat in geschlossenen und besonders gesicherten Behältnissen (z. B. in verschlossenen Containern) zu erfolgen. Es ist sicherzustellen, dass der Abnehmer bzw. die Abnehmerin oder andere Unbefugte keine Einsicht in das Schriftgut erhalten und dass die Vernichtung unmittelbar nach dem Transport stattfindet. Eine Zwischenlagerung ist unzulässig. Das Verwertungsunternehmen hat über die Vernichtung ein Protokoll anzufertigen.

Land Brandenburg

1. Das zu vernichtende Schriftgut ist unter Einsatz von behördeneigenen Aktenvernichtungsanlagen durch Justizbedienstete zu vernichten (unkenntlich zu machen). Der Einsatz justizfremder Personen bei der Vernichtung ist zu überwachen. Kann eine Eigenvernichtung nicht bei der Justizbehörde selbst durchgeführt werden, so kommt zunächst eine Vernichtung unter Inanspruchnahme der Aktenvernichtungsanlage einer benachbarten Justizbehörde in Betracht. Der Transport der Akten ist durch Justizbedienstete zu überwachen.

2. Sofern eine justizinterne Vernichtung durch behördeneigene Anlagen nicht möglich oder nicht wirtschaftlich ist, kann das ausgesonderte Schriftgut auch im Wege der Fremdverwertung vernichtet werden. Die Justizbehörde bleibt auch dann für das Schriftgut bis zu dessen Vernichtung verantwortlich. Vom Zeitpunkt des Verladens bis zur Vernichtung hat ein Justizbediensteter anwesend zu sein und den Vernichtungsvorgang zu überwachen. Der ständigen und unmittelbaren Überwachung steht es gleich, wenn die Abgabe des zu vernichtenden Schriftguts im Wege der externen Auftragsvergabe an Firmen erfolgt, die als zuverlässig bekannt sind. Hiervon ist auszugehen, wenn es sich um eine für die Akten- und Datenträgervernichtung nach DIN 32757 - 1 zertifizierte Firma handelt.
Bei der Auswahl und Beauftragung von Fremdfirmen sind die Grundsätze zur sparsamen Haushaltsführung sowie die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten. Der Auftragnehmer ist vertraglich zu verpflichten, das Schriftgut in geschlossenen und besonders gesicherten Behältnissen zu transportieren und unmittelbar nach dem Transport nach den Anforderungen der DIN-Norm 32757 (mindestens Sicherheitsstufe 3) zu vernichten. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass weder Mitarbeiter noch Unbefugte Einsicht in das Schriftgut erhalten und die mit dem Transport und der Vernichtung beschäftigten Mitarbeiter der Firma nach § 5 BDSG auf das Datengeheimnis verpflichtet wurden. Unterauftragsverhältnisse sind vertraglich auszuschließen. Der Auftragnehmer hat eine schriftliche Bestätigung über die Vernichtung des Schriftguts abzugeben.

3. Das in behördeneigenen Anlagen vernichtete Schriftgut ist bestmöglich zu verkaufen. Auch das zur Vernichtung an Dritte abzugebende Schriftgut ist unter Beachtung der Grundsätze sparsamer Haushaltsführung bestmöglich zu verwerten. Vor Vertragsabschluss sind die Angebote mehrerer Verwertungsfirmen einzuholen. Soweit ein Verkauf nicht möglich ist, kann das unkenntlich gemachte bzw. das zu vernichtende Schriftgut unentgeltlich, soweit sich auch das nicht ermöglichen lässt, gegen Erstattung der Kosten des Abholens abgegeben werden. Die maßgeblichen Gründe für eine unentgeltliche Abgabe bzw. für die Erstattung der Kosten des Abholens sind aktenkundig zu machen.

VI. In-Kraft-Treten, Außer-Kraft-Treten

Diese Allgemeine Verfügung tritt am 1. Mai 2006 in Kraft. Sie tritt mit Ablauf des 30. April 2011 außer Kraft. Die Allgemeine Verfügung des Ministers der Justiz des Landes Brandenburg vom 11. März 1993 (JMBl. S. 34) tritt mit Ablauf des 30. April 2006 außer Kraft.

Potsdam, den 4. April 2006

Die Ministerin der Justiz

Beate Blechinger

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¹ Die Senatsverwaltung für Justiz des Landes Berlin erlässt mit dieser allgemeinen Verfügung übereinstimmende Verwaltungsvorschriften für die Verwaltungsgerichte des Landes Berlin, die mit Wirkung vom 1. Mai 2006 in Kraft treten.

Soweit diese Allgemeine Verfügung auch besondere Regelungen für die Verwaltungsgerichte des Landes Berlin enthält, tragen diese nur nachrichtlichen Charakter.