Brandenburgisches Vorschriftensystem

§ 1
Anwendungsbereich

(1) Diese Anweisung regelt die Behandlung des Schriftgutes in Rechtssachen sowie die Führung der dazugehörigen Register und Verzeichnisse.

(2) Das Schriftgut in Justizverwaltungsangelegenheiten wird nach dem für die Justizbehörden verbindlichen Generalaktenplan geführt; für sonstige Geschäftsvorgänge, die in Sammelakten zusammengefasst sind, gilt die Sammelaktenverfügung.

(3) Die automationsgestützte Erfassung von Personen- und Verfahrensdaten erfolgt nach Anordnung der jeweiligen Behördenleitung gemäß gesonderter Arbeitsanweisung für die Führung des automationsgestützten Registers.

§ 2
Register und sonstige Verzeichnisse

(1) In der Geschäftsstelle eines jeden Spruchkörpers sind zu führen:

a) das Verfahrensregister	(§ 3)
b) das Allgemeine Register	(§ 4, Anlage V)
c) das Terminverzeichnis	(Absatz 5)
d) der Verhandlungskalender	(§ 3 Abs. 7, Anlage III)
e) das Verzeichnis der weggelegten Akten	(Absatz 6)
f) das Verzeichnis der vergebenen Aktenzeichen	(Absatz 7)

Die Register und Verzeichnisse werden jahrgangsweise geführt; Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr. Die Führung besonderer Verzeichnisse der Namen der Verfahrensbeteiligten und der Anzahl und Art der Verfahrenserledigungen (Hilfsstatistik) sowie die Führung eines Fristenkalenders sind entbehrlich, soweit diese Übersichten mit Hilfe des IT-Systems erstellt werden.

(2) Für Anträge und Rechtsmittel, die bei dem Verwaltungsgericht Berlin an Tagen eingehen, an denen lediglich ein Bereitschaftsdienst vorgesehen ist und über die wegen ihrer Eilbedürftigkeit noch am selben Tag entschieden werden muss, ist in jeder Instanz ein besonderes Register nach dem Muster der Anlage II zu führen. Dieses Register wird handschriftlich in Buchform geführt; es kann mehrere Jahrgänge umfassen. Das Aktenzeichen setzt sich zusammen aus der Kurzbezeichnung des betreffenden Gerichts („VG“ bzw. “OVG“), einem Gedankenstrich, dem Registerzeichen “SR“, der laufenden Nummer aus dem Register und - davon abgesetzt durch einen Punkt bzw. Schrägstrich - der Jahreszahl in Kurzform (z. B. VG - SR 3.04). Im Übrigen gilt § 5 Abs. 2 entsprechend. Die in diesem besonderen Register erfassten Vorgänge sind am nächstfolgenden Arbeitstag dem jeweils zuständigen Spruchkörper zuzuleiten, dort einzugeben und ggf. statistisch zu erledigen. Das im zustä ndigen Spruchkörper gebildete Aktenzeichen ist in dem jeweiligen besonderen Register zu vermerken.

(3) In dem Verfahrensregister und in dem Allgemeinen Register sind die in die Zuständigkeit des jeweiligen Spruchkörpers fallenden Rechtssachen bzw. Anträge und Ersuchen unter dem zutreffenden Registerzeichen zu erfassen sowie die Art und der Zeitpunkt ihrer Erledigung zu vermerken. Die Registerzeichen ergeben sich aus der Anlage I. Die jeweilige Behördenleitung kann bestimmen, dass für weitere Verfahrensarten oder auch für bestimmte Rechtsgebiete (Streitgegenstände) weitere als die darin genannten Registerzeichen zu vergeben sind.

(4) Eingänge bei dem Oberverwaltungsgericht (OVG) werden in folgender Reihenfolge erfasst:

1. nach der chronologischen Reihenfolge ihres Eingangs bei dem OVG,
2. bei identischem Eingangsdatum nach dem Datum des Antrags oder Rechtsmittels, beginnend mit dem ältesten Datum,
3. bei identischem Antrags- oder Rechtsmitteldatum nach der chronologischen Reihenfolge ihres Eingangs bei dem VG,
4. bei identischem Eingangsdatum nach der Reihenfolge der Registriernummer der Amtsmeisterei bei dem VG, beginnend mit der niedrigsten Nummer.

Die Reihenfolge der Eintragung kann bei den Verwaltungsgerichten (VG) durch besondere Anweisung geregelt werden.

(5) Neben der Eingabe der anberaumten Termine sind diese im Terminverzeichnis - einem gebräuchlichen Kalender - mit Aktenzeichen und Uhrzeit sowie mit Angabe der Anzahl der Zeugen, Zeuginnen, Sachverständigen, Dolmetscher und Dolmetscherinnen unter dem zutreffenden Datum handschriftlich zu notieren. Die Terminaushänge sind spätestens eine Woche vor der Sitzung zu fertigen. Bei den Brandenburger Verwaltungsgerichten werden die Termine im Terminkalender nach Anlage III erfasst.

(6) Sämtliche Streitsachen eines Jahrgangs sind nach Registerzeichen geordnet in der Reihenfolge ihres Aktenzeichens in dem Verzeichnis der weggelegten Akten zu erfassen. Es ist spätestens mit der Abgabe der ersten abgeschlossenen Verfahrensakten des betreffenden Jahrgangs an die Registratur für weggelegte Akten zu senden.

(7) Die für Streitsachen vergebenen Aktenzeichen sind in einem Verzeichnis der vergebenen Aktenzeichen zu vermerken.

§ 3
Führung des Verfahrensregisters, Notierung der Termine und Terminsergebnisse

(1) In das Verfahrensregister sind alle Rechtssachen nach Maßgabe der Anordnung über die Zählkartenerhebung in der Verwaltungsgerichtsbarkeit (VwG-Statistik) einzugeben. Es enthält folgende Angaben:

1. Aktenzeichen,
2. Tag des Eingangs der ersten Schrift,
3. Familiennamen und Vornamen bzw. Bezeichnungen sowie Anschrift der Verfahrensbeteiligten, ggf. Telefon-/Faxverbindung und Geschäftszeichen, bei Kläger(inne)n/Antragsteller(inne)n, Beklagten/Antragsgegner(inne)n und Beigeladenen ggf. deren Geburtsdaten und Berufsbezeichnungen,
4. Bezeichnung des Verfahrensgegenstandes (Streitgegenstandes) mit der entsprechenden Ordnungsnummer aus der VwG-Statistik,
5. Bezeichnung des Spruchkörpers,
6. Berichterstatter oder Berichterstatterin,
7. Übertragung auf den Einzelrichter oder die Einzelrichterin,
8. Termine,
9. Datum eines nicht wirksam gewordenen Gerichtsbescheids,
10. Nummer nach der VwG-Statistik,
11. Antrag auf Gewährung von Prozesskostenhilfe,
12. Art und Tag der Entscheidung, Ausgang des Verfahrens,
13. Aktenzeichen und Sitz des Gerichts der Vorinstanz,
14. Art, Tag und Zustellungsdatum der Entscheidung des Gerichts der Vorinstanz,
15. Tag der Abgabe an das Gericht der Vorinstanz,
16. Eingangsdatum und Art des Rechtsmittels,
17. Art und Tag der Entscheidung über das Rechtsmittel,
18. Tag der Vorlage an die nächste Instanz,
19. Aktenzeichen der nächsten Instanz,
20. Art und Tag der Entscheidung der nächsten Instanz,
21. Bemerkungen.

Jedes Verfahren ist nur unter einer Nummer einzugeben. Die Eintragungen unter jedem einzelnen Registerzeichen erfolgen in gesonderter Nummernfolge.

(2) Enthält eine Klage- oder Rechtsmittelschrift zugleich einen Antrag auf Gewährung vorläufigen Rechtsschutzes, so sind die Klage oder das Rechtsmittel und der Antrag gesondert zu erfassen. Beim Verwaltungsgericht Berlin erhält das einstweilige Rechtsschutzverfahren das niedrigere Aktenzeichen. Ein selbstständiger Antrag auf Gewährung von Prozesskostenhilfe (PKH), der einer Klage, einem Antrag auf Gewährung vorläufigen Rechtsschutzes oder einem Rechtsmittel vorausgeht, ist unter dem Registerzeichen der Rechtssache zu erfassen, für deren Durchführung PKH begehrt wird. Folgen Klage, Antrag auf Gewährung vorläufigen Rechtsschutzes oder Rechtsmittel dem PKH-Antrag nach, so sind diese nicht als neue Sachen einzugeben, sondern zu den bereits vorhandenen PKH-Akten zu nehmen, es sei denn, der PKH-Vorgang gilt statistisch bereits als erledigt. Ein in der Klage-, Antrags- oder Rechtsmittelschrift enthaltener oder ihr nachf olgender PKH-Antrag wird nicht als neue Sache eingegeben, sond ern nur zu den betreffenden Verfahrensakten genommen.

(3) Anträge oder Erklärungen, die zur Fortführung oder Wiederaufnahme eines Verfahrens führen, das erledigt ist oder nach den Vorschriften der VwG-Statistik als erledigt gilt (z. B. eine später eingehende weiterbetreibende Erklärung von Verfahrensbeteiligten, ein Antrag auf Änderung oder Aufhebung eines Beschlusses über die aufschiebende Wirkung, ein Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand, ein Nachverfahren nach Vorbehaltsurteil, die Wiederaufnahme eines rechtskräftig abgeschlossenen Verfahrens durch Nichtigkeits- oder Restitutionsklage) sowie aus der Rechtsmittelinstanz zurückverwiesene Sachen sind als neue Streitsachen mit gegenseitigen Hinweisen zu erfassen. Das Verfahren wird in den bisherigen Akten unter dem neuen Aktenzeichen fortgeführt. Auf dem Aktenumschlag ist das frühere Aktenzeichen leserlich durchzustreichen.

(4) Anträge auf Sicherung des Beweises (selbstständige Beweisverfahren nach der ZPO) und Vollstreckungsanträge für und gegen die öffentliche Hand sind als neue Sachen, ggf. unter Bezug auf ein bereits anhängiges Verfahren, zu erfassen.

(5) Die erfassten Daten sind auf dem aktuellen Stand zu halten (Datenpflege). Änderungsmitteilungen sind als fester Bestandteil zu den Akten zu nehmen. Wird ein neues Stammblatt ausgedruckt, ist es dem vorangegangenen, das durchzustreichen ist, vorzuheften. Handschriftliche Änderungen sind mit Datum und Namenzeichen zu versehen.

(6) Der Verbleib der Akten (Stellvermerke), Fristen, Terminsanberaumungen und -ergebnisse, Trennungen und Verbindungen sowie Übertragungen auf den Einzelrichter oder die Einzelrichterin sind zu vermerken.

(7) Terminsergebnisse und der Name des Berichterstatters oder der Berichterstatterin sind nach Beendigung der Sitzung im Terminkalender (VG`e Brandenburg: Anlage III) oder auf dem Terminzettel (VG Berlin und OVG: Anlage IV), spätestens nach Eingang des unterschriebenen Protokolls auf der Geschäftsstelle, einzutragen. Die Terminzettel sind in einem besonderen Ordner aufzubewahren und dienen als Verhandlungskalender.

(8) Sobald eine Rechtssache in der Instanz beendet wurde oder nach den Vorschriften der VwG-Statistik als erledigt gilt, sind Datum und Art der Erledigung einzugeben (vgl. auch § 15).

(9) Bei Eingang des vollständigen Urteils auf der Geschäftsstelle ist dieses mit Tag und Unterschrift auf der Entscheidung zu präsentieren und das Datum im Verhandlungskalender zu notieren. (10) Bei Eingang eines Rechtsmittels ist unverzüglich die Art des Rechtsmittels und dessen Eingangsdatum einzugeben. Bei Abhilfe oder Weitergabe an die nächste Instanz ist das Datum des Beschlusses bzw. der Abgabeverfügung einzugeben. Das Aktenzeichen der Rechtsmittelinstanz sowie Datum und Ergebnis der dortigen Entscheidung sind sofort nach Bekanntwerden einzugeben.

§ 4
Führung des Allgemeinen Registers (AR)

(1) In dem Allgemeinen Register (vgl. Anlage V) werden Rechtshilfeersuchen (z. B. Ersuchen um Zeugenvernehmungen) sowie alle sonstigen an das Gericht gerichteten Schreiben, die nicht eine bereits anhängige Sache betreffen oder bei denen zweifelhaft ist, ob sie als Rechtssache einzugeben sind, erfasst.

(2) Solange ein Vorgang im Allgemeinen Register geführt wird, ist eine Erfassung im Verfahrensregister ausgeschlossen. Wird eine bislang im Allgemeinen Register geführte Sache ins Verfahrensregister eingegeben, so ist sie aus ersterem auszutragen.

(3) Sämtliche im Allgemeinen Register erfassten Vorgänge sind am Tag ihrer Erledigung auszutragen.

(4) AR-Vorgänge können, wenn ihr Umfang es zulässt, mit einer einfachen Heftmechanik zusammengehalten werden. Sie sind in Nummernfolge des Aktenzeichens in jahrgangsweise zu führenden Ordnern aufzubewahren. Mehrere Jahrgänge können in einem Ordner zusammengefasst werden. Die Ordner sind entsprechend zu beschriften.

§ 5
Aktenzeichen

(1) Jede Rechtssache erhält ein Aktenzeichen, unter dem alle dazugehörigen Schriftsätze zu führen sind. Es setzt sich zusammen aus der Kurzbezeichnung des betreffenden Gerichts („VG“ bzw. “OVG“), der Nummer des Spruchkörpers in arabischen Ziffern, dem zutreffenden Registerzeichen, der laufenden Nummer aus dem Verfahrensregister und - davon abgesetzt durch einen Punkt bzw. Schrägstrich - der Jahreszahl in Kurzform (z. B.: VG 5 A 11.04). Bei den Brandenburger Verwaltungsgerichten wird auf die Kurzbezeichnung des betreffenden Gerichts verzichtet.

(2) Auf Entscheidungen der Rechtsmittelinstanz ist unter dem diesbezüglichen Aktenzeichen ferner das Aktenzeichen der ersten Instanz in Bruchform aufzuführen

(3) Auf Entscheidungen über Erinnerungen gegen den Kostenansatz oder die Kostenfestsetzung ist bei dem Verwaltungsgericht Berlin und dem Oberverwaltungsgericht Berlin-Brandenburg dem Aktenzeichen der Kostensache das Aktenzeichen der Hauptsache in Klammern anzufügen [z. B.: VG 35 KE 16.04 (VG15 A 99.03)].

§ 6
Bildung und Führung der Akten

(1) Schriftstücke, die dieselbe Rechtssache betreffen, werden in der Reihenfolge ihres Eingangs oder ihres Entstehens zu gehefteten und mit einem festen Aktenumschlag versehenen Akten vereinigt. In Verfahren auf Entbindung ehrenamtlicher Richter bzw. Richterinnen sind einfache Heftmechaniken zu verwenden. Die Vorschriften über die Führung eines Beiheftes bei Anträgen auf Gewährung von Prozesskostenhilfe werden hiervon nicht berührt. Es gelten die Bestimmungen der DB-PKHG und die dazugehörigen Anweisungen.

(2) Dem das Verfahren einleitenden Schriftsatz ist das Stammblatt vorzuheften. In das Stammblatt sind das Aktenzeichen, das Eingangsdatum, der Berichterstatter oder die Berichterstatterin, die Namen bzw. Bezeichnungen der Verfahrensbeteiligten, der Verfahrensgegenstand (Streitgegenstand) mit der entsprechenden Ordnungsnummer aus der VwG-Statistik, die Verfahrensart sowie ein etwaiger Antrag auf Gewährung von PKH aufzunehmen.

(3) Die zum Stammblatt gehörige Auflistung der ggf. sonstigen anhängigen oder abgeschlossenen Verfahren der Parteien ist in der Hülle des Aktenumschlages aufzubewahren

(4) Auf dem Aktenumschlag sind

1. die Bezeichnung des Gerichts und des Spruchkörpers,
2. der Name des Klägers/Antragstellers bzw. der Klägerin/Antragstellerin, bei natürlichen Personen Vor- und Familienname, bei juristischen Personen, Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts sowie Behörden deren kurze Bezeichnung, bei mehreren Personen mit dem Zusatz “u. a.“,
3. die Verfahrensart,
4. das Aktenzeichen - in schwarz oder blau, bei Anträgen auf Gewährung vorläufigen Rechtsschutzes bei dem Verwaltungsgericht Berlin und dem Oberverwaltungsgericht Berlin-Brandenburg in rot,
5. der Berichterstatter oder die Berichterstatterin - ggf. als Kennzahl -,
6. die Übertragung auf den Einzelrichter oder die Einzelrichterin,
7. Termine und Terminsaufhebungen in rot,
8. Fristen mit Bleistift in der rechten unteren Ecke

aufzuführen.

(5) Enthält eine Klage zugleich einen Antrag auf Gewährung vorläufigen Rechtsschutzes oder sind eine Klage und ein Antrag auf Gewährung vorläufigen Rechtsschutzes derselben Person(en) denselben Streitgegenstand betreffend unmittelbar aufeinander einzugeben, kann die Bildung neuer Akten unterbleiben, wenn das Gericht dies anordnet.

(6) Schriftsätze, in denen Beschwerde über das Verhalten oder die Arbeitsweise von Dienstkräften geführt wird (Dienstaufsichtsbeschwerden), sind unverzüglich an die jeweilige Behördenleitung weiterzuleiten. Enthalten diese Schriftstücke daneben auch noch Anträge oder Ausführungen zu dem betreffenden Verfahren, genügt die Übersendung einer Ablichtung dieses Schreibens; die Urschrift verbleibt bei den Akten.

(7) Die in die Akten oder das PKH-Heft einzuheftenden Schriftstücke - mit Ausnahme des Stammblattes und der Kostenrechnungen usw. (vgl. Absatz 9) - sind fortlaufend mit arabischen Zahlen mit Blaustift in der rechten oberen Ecke zu foliieren. Zustellungsnachweise sind unmittelbar hinter der Verfügung, mit der die Zustellung veranlasst wurde, abzuheften und dementsprechend zu foliieren. Wird jedoch eine Verfügung oder Entscheidung, die zuzustellen ist, vorab per Telefax übermittelt, so sind die übermittelten Seiten einschließlich des Übermittlungsprotokolls unmittelbar hinter der Verfügung und erst im Anschluss daran die Zustellungsnachweise einzuheften. Bei Änderung der Blattzahlen sind die überholten leserlich durchzustreichen. Die Nummerierung mit alphabetischen Zusätzen ist nur in Ausnahmefällen zulässig und auf dem vorangehenden Blatt zu vermerken (z. B. “37/37 a“).

(8) Jeder Aktenband soll nicht mehr Blätter umfassen, als mit der Heftmechanik zuverlässig gehalten werden können, regelmäßig nicht mehr als 200 Blatt. Wird die Anlegung eines weiteren Bandes erforderlich, ist auf dem Aktenumschlag des geschlossenen Bandes in auffälliger Weise zu vermerken “Bd. I“. Auf dem Aktenumschlag des zweiten oder weiteren nachfolgenden Bandes ist in gleicher Weise dessen Bandzahl aufzuführen. Auf der Rückseite des jeweils letzten Blattes eines geschlossenen Bandes ist zu vermerken: “Geschlossen, Fortsetzung Bd. ...“. Jeder neue Band beginnt mit der Blattzahl 1, bei den Brandenburger Verwaltungsgerichten kann fortlaufend foliiert werden. Ein aktuelles Stammblatt ist vorzuheften.

(9) Sämtliche Kostenrechnungen, Sollstellungsbestätigungen, Beanstandungen des Bezirksrevisors oder der Bezirksrevisorin, Zahlungsanzeigen, Durchschriften der Kassenanordnungen über die Löschung des Kostensolls (Kost 18) und Mitteilungen der Justizkasse über die Niederschlagung des Kostensolls sind vor dem ersten Aktenblatt einzukleben oder abzuheften und fortlaufend mit römischen Blattzahlen mit Blaustift zu versehen. Auf Zahlungsanzeigen dürfen lediglich Bearbeitungshinweise angebracht werden. Bei Vorliegen mehrerer Aktenbände sind die vorstehend genannten Vorgänge zum ersten Aktenband zu nehmen.

(10) Im Verfahren über Erinnerungen gegen den Kostenansatz oder gegen die Kostenfestsetzung des Urkundsbeamten bzw. der Urkundsbeamtin sind bei dem Verwaltungsgericht Berlin Hilfsakten (Kostenakten) mit eigenem Stammblatt anzulegen. Auf dem Aktenumschlag der Kostenakten sind die Erinnerungsführer(innen) und -gegner(innen) aufzuführen. Ferner sind auf den Sach- sowie den Kostenakten gegenseitige Hinweise aufzunehmen und im Register zu vermerken. Zu den Kostenakten sind Abschriften der Entscheidung über die Erinnerung, ggf. über die Beschwerde zu nehmen. Anstelle der Kostenakten ist bei erstinstanzlichen Kostensachen bei dem OVG ein Retent mit Stammblatt anzulegen.

(11) Im Rechtsmittelverfahren vor dem OVG werden die Streitakten des VG weitergeführt. Auf dem neu auszudruckenden Stammblatt sind die Parteienbezeichnungen zu ergänzen. Daneben werden zum Verbleib bei dem OVG besondere Retentakten angelegt. Auf dem ersten Blatt ist das Aktenzeichen zu vermerken. In das Retent sind die Abgabeverfügung des VG, eine Abschrift der angefochtenen Entscheidung, die Urschriften der Verhandlungsprotokolle des OVG, Rechtsmittelentscheidungen, sonstige Entscheidungen, Voten o. Ä. sowie ggf. die Rücksendeverfügung an das VG aufzunehmen. Von den Verhandlungsprotokollen, den Rechtsmittelentscheidungen und sonstigen Entscheidungen sind jeweils beglaubigte Abschriften zu den Streitakten zu nehmen.

(12) Aktenumschläge, bei denen eine ordnungsgemäße Aktenhaltung nicht mehr gewährleistet ist, sind durch neue Aktenumschläge zu ersetzen. Dies gilt insbesondere vor Weiterleitung der Akten an das Rechtsmittelgericht. Dabei sind alle für das weitere Verfahren notwendigen Eintragungen zu übernehmen.

(13) An jedem Arbeitstag ist zu überprüfen, ob noch überholte Fristen gespeichert sind. Der Geschäftsstellenverwalter hat durch Fristeingabe den Rücklauf von Zugangsbestätigungen (Zustellungsurkunden, Empfangsbekenntnisse, Rücklaufzettel) zu überwachen. Die Frist ist in den Akten zu vermerken.

§ 7
Zum Verfahren eingereichte Unterlagen

(1) Eingereichte Unterlagen, die voraussichtlich nach Abschluss des Verfahrens an den Einsender oder die Einsenderin zurückzusenden sind, werden in den Akten in einem dem Übersendungsschreiben nachzuheftenden Umschlag aufbewahrt. Auf diesem Umschlag ist neben dem Aktenzeichen der Streitsache ein Hinweis auf seinen Inhalt und dessen Herkunft anzubringen (z. B.: “Lageplan, eingereicht Bl. ...“). Auf dem im Umschlag verwahrten Schriftstück ist ebenfalls das Aktenzeichen der Streitsache, allerdings nur mit Bleistift, zu vermerken. Werden die so aufbewahrten Unterlagen später getrennt, ist dies auf dem Umschlag unter Hinweis auf die diesbezügliche Verfügung zu vermerken (z. B. “Inhalt an Kläger zurück gemäß Vfg. Bl. ...“). Soweit sich eingereichte Unterlagen wegen ihres Umfangs oder Formats zum Abheften in den Streitakten nicht eignen, werden sie wie Beiakten oder Beistücke behandelt.

(2) Gelangen Beiakten, Beistücke oder sonstige Unterlagen ohne Anschreiben zu den Akten, so ist dies in Form eines Vermerks festzuhalten (z. B. “Ausländerakten eingegangen“, “Nachfolgende Kopie des Bescheides vom Kläger übersandt“). Dieser Vermerk ist anstelle des fehlenden Übersendungsschreibens zu den Akten zu nehmen. Ausgenommen hiervon bleiben für das Erkenntnisverfahren unbedeutende Schriftstücke wie z. B. von der Justizkasse übersandte Kostenrechnungen, Sollstellungsmitteilungen u. Ä.

§ 8
Inhalt der Hülle des Aktenumschlags

(1) Bei der Post niedergelegte Schriftstücke, die nach Ablauf der Lagerfrist zu den Akten zurückgesandt werden, sind nicht einzuheften, sondern in der Hülle des Aktenumschlags aufzubewahren.

(2) Folgende Schriftstücke sind ausschließlich in der Hülle des Aktenumschlags aufzubewahren:

1. Voten und andere Aufzeichnungen,
2. die zum Stammblatt gehörende Auflistung anhängiger oder abgeschlossener Verfahren,
3. Auskünfte aus dem Bundes-, dem Verkehrs- und dem Gewerbezentralregister sowie sonstige vergleichbare Mitteilungen dieser und anderer Behörden sowie
4. das PKH-Heft.

Die zu Buchstabe a genannten Schriftstücke dürfen weder den Prozessbeteiligten noch Dritten, die zu den Buchstaben b und d genannten ausschließlich den betreffenden Personen und die zu Buchstabe c genannten Schriftstücke Dritten - auch Behörden - nur mit ausdrücklicher Genehmigung der Vorsitzenden zur Einsichtnahme überlassen werden.

§ 9
Nachweis des Verbleibs der Akten und Aktenteile

(1) Jede Herausgabe der Akten aus der Geschäftsstelle im Rahmen des normalen Geschäftsbetriebs ist einzugeben. Gleiches gilt, wenn Akten als Beiakten zu einer anderen bei dem VG oder OVG anhängigen Sache gegeben werden.

(2) Werden Akten an andere Stellen versandt, ist ein Retent anzulegen, aus dem sich die Bezeichnung und das Aktenzeichen der Streitsache, die genaue Bezeichnung des Empfängers oder der Empfängerin mit Anschrift und ggf. dessen oder deren Aktenzeichen, der Grund ihrer Versendung, der Zeitpunkt der Absendung der Akten und die Frist zur Überwachung des Aktenrücklaufs ergeben. Das Retent besteht aus einer Vorlagehülle, in der alle in den Akten befindlichen Überstücke von Schriftsätzen, das etwaige Anforderungsschreiben bzw. ein entsprechender Vermerk, die die Versendung anordnende Verfügung des zuständigen Sachbearbeiters oder der zuständigen Sachbearbeiterin sowie die in § 8 Abs. 2 genannten Unterlagen aufzubewahren sind. Enthalten die zurückzubehaltenden Unterlagen nicht alle erforderlichen Angaben, ist ein ergänzender Vermerk aufzunehmen. Den zu versendenden Akten ist ein vorbereitetes Empfangsbekenntnis beizuf&uu;ml;gen. Das Retent ist nach Rückkehr der Akten aufzulösen.

(3) Bei Versendung der Akten an die Rechtsmittelinstanz - einschließlich der in § 8 Abs. 2 genannten Unterlagen - ist ein Schriftstück beizufügen, auf dem die Geschäftsstelle der Rechtsmittelinstanz das dort gebildete Aktenzeichen vermerkt und dieses an die Vorinstanz zurücksendet. Dort sind das Aktenzeichen des Rechtsmittelgerichts einzugeben und der Rücklaufzettel zum Retent zu nehmen. Bei einer Vielzahl gleichartiger Verfahren (z. B. NC-Sachen) kann auf die Anlegung von Retenten verzichtet werden.

(4) Werden Akten an einen anderen Spruchkörper desselben Gerichts abgegeben, hat die Geschäftsstelle des abgebenden Spruchkörpers den Vermerk “Abgabe an ...“ einzugeben. Die Geschäftsstelle des übernehmenden Spruchkörpers hat den Vermerk “Früher ...“ oder “Übernommen von ...“ einzugeben. Das Aktenzeichen des abgebenden Spruchkörpers auf dem Aktenumschlag ist leserlich durchzustreichen. Voten sind zu vernichten.

(5) Wird ein Verfahren an ein anderes Gericht verwiesen oder abgegeben, so ist die Sache als erledigt auszutragen. Voten sind zu vernichten. Es ist als Vermerk “Abgabe an ...“ einzugeben. Den Akten ist ein Empfangsbekenntnis beizufügen, das Platz für die Mitteilung des Aktenzeichens des übernehmenden Gerichts lässt. Das mit dem Empfangsbekenntnis mitgeteilte Aktenzeichen ist dem o. g. Vermerk hinzuzufügen. Eine Abschrift des Verweisungsbeschlusses bzw. der Abgabeverfügung sowie das Empfangsbekenntnis des übernehmenden Gerichts sind in einem besonderen Ordner abzuheften und nach Ablauf von fünf Jahren zu vernichten.

(6) Von den Verfahrensbeteiligten übersandte Akten und Beweisstücke, die nach Abschluss des Verfahrens an diese wieder zurückzusenden sind, sind im vorderen Teil der Innenseite des Aktenumschlags der betreffenden Verfahrensakten unter “Beiakten und eingereichte Unterlagen“ aufzuführen. Anzugeben sind

1. der Übersender oder die Übersenderin,
2. eine möglichst genaue Beschreibung der eingereichten Unterlagen (z. B. “Ausländerakten bzgl. ...“, “Bauakten betr. Grundstück“, Aktenzeichen),
3. die Anzahl der Bände bzw. der sonstigen Sammlungen sowie
4. ein Hinweis auf die Blattzahl des zu den Akten zu nehmenden Übersendungsschreibens oder diesbezüglichen Vermerks.

Werden diese Unterlagen - auch nur vorübergehend - wieder an den Einsender bzw. die Einsenderin zurückgesandt, so ist ein Hinweis auf die Blattzahl der Verfügung, mit der dies veranlasst wurde, anzubringen. Beiakten sowie Beistücke, die nicht in den betreffenden Verfahrensakten abgeheftet wurden, sind mit einem Aufkleber mit dem Text “Beiakten/Beistück zu ... (Aktenzeichen des betreffenden Verfahrens)“, “Bl. ... (Blattzahl des Übersendungsschreibens bzw. eines entsprechenden Vermerks in den Akten)“ zu versehen.

(7) Beiakten und Beistücke sind grundsätzlich bei den betreffenden Verfahrensakten aufzubewahren und durch Aktengurte mit diesen zusammenzuhalten. Sind sie so umfangreich, dass sie die Lagerung und/oder den Aktenverkehr erheblich behindern, können sie, solange ihre Beifügung zu den Streitakten nicht erforderlich ist, auch in einem gesonderten Beiaktenfach aufbewahrt werden. Dieses Beiaktenfach ist in mindestens vierteljährlichen Abständen daraufhin zu überprüfen, ob die darin abgelegten Beiakten/Beistücke noch benötigt werden.

(8) Solange das Verfahren in der Instanz noch nicht beendet ist, dürfen Beiakten nur auf richterliche Weisung getrennt werden. Nach Beendigung der Instanz sind Beiakten, sofern sie nicht von einer anderen Stelle benötigt werden, bis zur Unanfechtbarkeit der Entscheidung des Verfahrens, zu dem sie übersandt wurden, bei den Akten zu belassen. Die Trennung verfügt der/die alsdann zuständige Bearbeiter(in). Beiakten sind grundsätzlich an den Einsender bzw. die Einsenderin zurückzusenden; bei einer Weiterleitung an andere Stellen ist der Einsender bzw. die Einsenderin davon zu unterrichten.

§ 10
Entnommene Aktenteile/Aktenverlust

(1) Bei Entnahme fester Aktenteile ist an ihrer Stelle ein Fehlblatt (vgl. Anlage VI) mit den notwendigen Angaben einzuheften. Für sonstige Vermerke und Verfügungen darf das Fehlblatt nicht benutzt werden. Gelangen herausgelöste Aktenteile wieder zu den Akten, so sind sie an der früheren Stelle einzuheften und das Fehlblatt ist zu entfernen.

(2) Sind Akten verloren gegangen oder nicht auffindbar, so ist unverzüglich die Geschäftsleitung bzw. die Behördenleitung zu unterrichten. Es sind Ersatzakten anzulegen, die auf ihrem Umschlag deutlich als solche zu kennzeichnen sind. Die Anlegung der Ersatzakten ist im Register zu vermerken. Finden sich die Akten wieder an, so sind die Ersatzakten aufzulösen; ihr Inhalt ist, soweit es sich nicht um rekonstruierte Bestandteile handelt, zu den Akten zu nehmen, die Blattzahlen sind zu berichtigen. Die restlichen Bestandteile der Ersatzakten sind in der Hülle des Aktendeckels aufzubewahren. Das Auffinden der Akten ist im Register zu vermerken.

§ 11
Aufbewahrung der Akten

(1) Solange sich Akten nicht im Geschäftsgang befinden, sind sie in der Geschäftsstelle aufzubewahren.

(2) Zur Ablage der Akten gilt ergänzend Folgendes:

1. Bei dem Verwaltungsgericht Berlin und dem Oberverwaltungsgericht Berlin-Brandenburg sind Regale oder Fächer einzurichten und entsprechend zu beschriften für

   aa) noch zu bearbeitende Akten; hier werden die Akten in der Reihenfolge der laufenden Nummer des Aktenzeichens - unabhängig vom Geschäftsjahr - abgelegt. Die Fächer müssen in einem räumlichen Zusammenhang stehen;

   bb) Akten bereits abgeschlossener Verfahren, die weggelegt sind. Die darin abgelegten Akten sind nach dem Registerzeichen, dem Geschäftsjahr und der jeweils laufenden Nummer des Aktenzeichens zu ordnen;

   cc) Akten der laufenden und entscheidungsreifen Verfahren (Votenfach);

   dd) Beiakten, deren Aufbewahrung bei den betreffenden Verfahrensakten nicht angebracht erscheint (Beiaktenfach, § 9 Abs. 7). Den darin abgelegten Akten ist eine “Fahne“ mit dem Aktenzeichen der dazugehörigen Akten anzuheften;

   ee) die Aufbewahrung der bei den Sitzungen benötigten Unterlagen (Terminsfach).

   Die Einrichtung weiterer Regale oder Fächer ist nur mit Zustimmung der Behördenleitung zulässig.

2. Die Akten der Brandenburger Verwaltungsgerichte werden nach der Ordnung der Register und des Aktenplans in Fächern niedergelegt, die mit deutlichen Überschriften zu versehen sind. Außerhalb der Fächer und Behältnisse dürfen Akten und Schriftstücke nur für vorliegende Arbeit verbleiben.

(3) Akten in Disziplinar- und Berufsgerichtssachen sind gegen unbefugte Einsichtnahme besonders zu schützen. Sie sind außerhalb der Dienstzeit verschlossen aufzubewahren. Das Gleiche gilt für andere Akten, die aus sonstigen Gründen vertraulich zu behandeln sind oder deren Sicherung richterlich angeordnet ist.

(4) Mit Ausnahme vertraulich zu behandelnder Sachen dürfen Akten nicht unter persönlichem Verschluss gehalten werden. Aus der Geschäftsstelle dürfen Akten nur mit Wissen des zuständigen Mitarbeiters oder der zuständigen Mitarbeiterin entnommen werden.

§ 12
Behandlung eingehender Schriftstücke

(1) Für die Behandlung der in den Briefannahme- und Absendestellen eingehenden Schriftstücke gelten die für diese erlassenen besonderen Geschäftsordnungen.

(2) Gelangt ein Schriftstück nicht mehr am Tage des Eingangs in der Briefannahmestelle in die Geschäftsstelle des betreffenden Spruchkörpers, so hat die Geschäftsstelle das Datum des Eingangs in der Geschäftsstelle zu vermerken und diesem Vermerk sein Namenszeichen beizufügen. Abweichende Vereinbarungen mit dem/der Vorsitzenden oder dessen/deren Vertretung sind zulässig.

(3) Die im Eingangsstempel der Briefannahme- und Absendestelle aufgeführten Anlagen sind auf ihre Vollständigkeit zu prüfen; etwaige Abweichungen gegenüber den Angaben im Eingangsstempel sind daneben zu vermerken, dem Vermerk ist das Namenszeichen beizufügen.

(4) Alle Eingänge sind mit den Briefumschlägen - soweit vorhanden - zunächst dem/der Vorsitzenden zur Abzeichnung vorzulegen.

(5) Briefumschläge sind nur dann mit dem Schriftstück zu den Akten zu nehmen, wenn

1. es sich um Klage-, einstweilige Rechtsschutz- oder Rechtsmittelschriften sowie um Wiedereinsetzungsanträge handelt,
2. der Name oder die Anschrift des Absenders oder der Absenderin oder das Datum des Schreibens nicht deutlich erkennbar ist,
3. der Umschlag amtliche Vermerke trägt,
4. der zuständige Bearbeiter oder die zuständige Bearbeiterin dies angeordnet hat.

(6) Postwertzeichen dürfen weder beschädigt noch entfernt werden. Den Sendungen beigefügte Postwertzeichen sind der Leitung der Briefannahme- und Absendestelle (Postwertzeichenverwaltung) zu übergeben. Die Entnahme der Postwertzeichen ist auf dem Schriftstück mit Unterschrift und Datum zu vermerken. Freiumschläge sind dagegen bei dem Schriftstück zu belassen und bei der späteren Korrespondenz zu verwenden.

(7) Bargeldbeträge sind der Geldausgabestelle zu übergeben. Die Entnahme ist auf dem Schriftstück mit Unterschrift und Datum zu vermerken. Das Gleiche gilt für Schecks und Überweisungen, die jedoch vorher dem zuständigen Kostenbeamten oder der zuständigen Kostenbeamtin zur Prüfung vorzulegen sind.

(8) Verschlossene Schriftstücke mit der Aufschrift “Streng geheim“, “Geheim“, “VS-Vertraulich“, “VS-Nur für den Dienstgebrauch“ o. Ä. sind mit Eingangsvermerk sofort ungeöffnet der jeweiligen Behördenleitung vorzulegen.

(9) Verschlossene Sendungen, die den Zusatz “persönlich“ oder “vertraulich“ o. Ä. tragen, sind dem Empfänger oder der Empfängerin mit Eingangsvermerk ungeöffnet vorzulegen. Verschlossene Sendungen mit dem ausschließlichen Zusatz “zu Händen“ sind zu öffnen. Ist der Wille des Absenders oder der Absenderin nicht zweifelsfrei zu erkennen, bleibt der Umschlag verschlossen.

(10) Wird eine nicht zu öffnende Sendung versehentlich geöffnet, so ist sie unverzüglich wieder zu verschließen und die versehentliche Öffnung mit Unterschrift zu bescheinigen.

(11) Werden Schriftstücke in der Geschäftsstelle unmittelbar entgegengenommen, so sind folgende Behandlungsarten zu unterscheiden:

1. Betrifft das Schriftstück ein bereits anhängiges Verfahren und ist es kein Rechtsmittel oder Rechtsbehelf, sind auf ihm der Tag des Eingangs und die Anzahl der beigefügten Abschriften bzw. Anlagen anzugeben; das Namenszeichen des/der Entgegennehmenden ist beizufügen.
2. Handelt es sich um einen verfahrenseinleitenden Antrag, ein Rechtsmittel oder einen Rechtsbehelf, ist dem Eingangsvermerk außerdem die Bezeichnung des annehmenden Gerichts beizufügen. Dieser Vermerk ist mit Datum und Unterschrift des/der Annehmenden zu versehen.
3. Postzustellungsurkunden erhalten keinen Eingangsvermerk. Empfangsbekenntnisse sind mit Datum und Namenszeichen zu versehen. Die Geschäftsstelle hat die Zustellungen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und bei Zustellungsmängeln unverzüglich das Erforderliche zu veranlassen.

(12) Befinden sich in einem Briefumschlag mehrere Schriftstücke zu verschiedenen Verfahren und ist die Aufbewahrung des Umschlags erforderlich (Absatz 5), so sind auf den übrigen Schriftstücken Hinweise über den Verbleib des Umschlages anzubringen.

(13) Können eingehende Schriftstücke nicht sofort zu den Akten genommen werden, weil diese sich im Geschäftsgang befinden, sind die Schriftstücke dem/der zuständigen Sachbearbeiter(in), (Richter(in), Kosten- oder Urkundsbeamten bzw. -beamtin mit einem mit Bleistift darauf anzubringenden Kurzvermerk über den derzeitigen Verbleib der Akten vorzulegen. Soweit eingehende Zustellungsnachweise Ladungen betreffen, sind diese unverzüglich zu den Akten zu nehmen, sofern alle Nachweise vorliegen. Lässt der Inhalt der Schriftstücke erkennen, dass nicht sofort etwas zu veranlassen ist (z. B. bei Empfangsbekenntnissen, Zahlungsanzeigen), kann von ihrer Vorlage abgesehen werden. Das Vorliegen eines Eingangs ist durch entsprechende Eingabe kenntlich zu machen, der Eingang selbst ist in einer besonderen Mappe (Eingangsmappe) abzulegen. Die so verwahrten Eingänge sind jahrgangsübergreifend nach dem laufenden Aktenzeichen zu ordnen. Nach Rückkehr der Akten in die Registratur sind diese Eingänge zu den Akten zu nehmen. Schriftstücke zu Akten, die sich in der Registratur für weggelegte Akten befinden, sind in der Eingangsmappe vorn aufzubewahren, bis die Akten vorliegen. Können Eingänge bis zum Dienstschluss nicht untergebracht werden, sind sie in einer besonderen Mappe mit der Aufschrift “Unbearbeitete Eingänge“ aufzubewahren. Der Inhalt der Eingangsmappe ist einmal wöchentlich daraufhin zu überprüfen, ob die betreffenden Akten zwischenzeitlich wieder in die Geschäftsstelle gelangt sind. Dies ist in einer Liste, die in der Eingangsmappe aufzubewahren ist, durch Namenszeichen und Datum zu bestätigen.

(14) Sind Akten versandt, so sind inzwischen eingehende Schriftstücke mit dem Retent dem/der zuständigen Sachbearbeiter(in) vorzulegen. Liegen die Akten dem Rechtsmittelgericht vor, so sind die eingehenden Schriftstücke unverzüglich dorthin weiterzuleiten, soweit sie nicht in der Vorinstanz zu bearbeiten sind.

§ 13
Abtrennung von Verfahren

(1) Wird vom Gericht die Abtrennung des Verfahrens hinsichtlich eines Streitgegenstandes oder von Verfahrensbeteiligten angeordnet, so ist das abgetrennte Verfahren als neue Sache einzugeben. Sofern in dem Beschluss über die Trennung der abgetrennten Sache nicht bereits das nächste freie Aktenzeichen zugeteilt wurde, gilt Folgendes:

1. Trifft das abgetrennte Verfahren mit anderen noch nicht eingetragenen Sachen zusammen, so ist es vor den anderen einzutragen.
2. Liegen mehrere abgetrennte Verfahren gleichzeitig vor, so richtet sich bei natürlichen Personen die Rangfolge dieser Verfahren untereinander nach der alphabetischen Folge des Anfangsbuchstabens des Familiennamens der Kläger(innen), Antragsteller(innen) oder Rechtsmittelführer(innen), bei gleichen Namen des Vornamens; bei nicht natürlichen Personen richtet sich die Folge nach den Anfangsbuchstaben ihrer Bezeichnung. Bei Personenmehrheiten ist der Anfangsbuchstabe des/der Erstgenannten maßgebend.

(2) Auf den jeweiligen Aktenumschlägen und Stammblättern der voneinander getrennten Streitsachen sind gegenseitige Hinweise anzubringen („Hiervon abgetrennt ...“/“Abgetrennt von ...“).

(3) Zum abgetrennten Verfahren sind eine Abschrift des Trennungsbeschlusses - als erstes Blatt - sowie die vom Gericht bestimmten Schriftstücke zu nehmen.

(4) In der Rechtsmittelinstanz hat die Geschäftsstelle für jedes abgetrennte Verfahren ein Retent anzulegen, welches aus einer Abschrift der vorinstanzlichen Entscheidung, einer Abschrift des Abgabeanschreibens der Vorinstanz sowie einer Abschrift des Abtrennungsbeschlusses besteht. Ferner hat sie die Abtrennung und das neu gebildete Aktenzeichen der Geschäftsstelle der Vorinstanz mitzuteilen. Das Retent der Vorinstanz ist solange aufzubewahren und zu überwachen, bis sämtliche in der Rechtsmittelinstanz gesondert geführten Akten (Doppelakten) zu dieser zurückgelangt sind. Sobald alle Doppelakten der Vorinstanz wieder vorliegen, sind sie unter dem ursprünglichen Aktenzeichen dieser Instanz zu vereinigen. Die Ursprungsakten werden als Band I, die weiteren Doppelakten werden als Band II ff. geführt. Die in der Rechtsmittelinstanz aufgestellten Kostenrechnungen und alle sie betreffenden weiteren kostenrechtlichen Vorgänge bleiben - abweichend von § 6 Abs. 9 - in den jeweiligen Doppelakten. Nachträglich eingehende Schriftstücke, die sich ausschließlich auf das in den Doppelakten geführte Verfahren beziehen (z. B. Kostenfestsetzungsanträge bezüglich eines Teilverfahrens in der Rechtsmittelinstanz), sind zu dem betreffenden Band, alle sonstigen

§ 14
Verbindung von Verfahren

(1) Werden mehrere Verfahren miteinander verbunden, so gilt die verbundene Streitsache statistisch als erledigt. Ist im Verbindungsbeschluss kein Verfahren als führend bestimmt, gilt die erste erfasste Streitsache als führend.

(2) Aktendeckel und -inhalt der verbundenen Verfahren sind in die führenden Akten hinter dem Verbindungsbeschluss und der Expeditionsverfügung einzuheften. Die Blattzahlen sind entsprechend zu berichtigen. Auf dem Aktenumschlag des führenden Verfahrens ist zu vermerken: “Hiermit verbunden ...“.

(3) Sind die Akten der miteinander verbundenen Verfahren zu umfangreich, so können sie auch als mehrere Bände unter dem Aktenzeichen des führenden Verfahrens geführt werden. Diese Akten sind als Band I, die Akten der weiteren Verfahren als Band II ff. zu bezeichnen. Auf letzteren ist das bisherige Aktenzeichen leserlich durchzustreichen und folgender Vermerk in auffälliger Weise anzubringen: “Verbunden zu ...“. Sämtliche kostenrechtlichen Vorgänge sind zum ersten Band zu nehmen.

(4) Bei Verbindung von Verfahren in der Rechtsmittelinstanz hat die Geschäftsstelle die Verbindung und das führende Aktenzeichen den Geschäftsstellen der Vorinstanz mitzuteilen. Das in der Vorinstanz geführte Retent für die Akten des verbundenen Verfahrens ist aufzulösen, sein Inhalt zum Retent der Akten des jetzt führenden Verfahrens zu nehmen. Gegenseitige Vermerke sind einzugeben.

(5) Bei nur vorübergehender Verbindung sind die Absätze 1 bis 4 nicht anzuwenden.

§ 15
Behandlung der Akten nach Abschluss des Verfahrens

(1) Sobald ein Verfahren beendet ist oder als beendet gilt (vgl. § 8 Abs. 2 und 3 VwG-Statistik), ist die Weglegung der Akten anzuordnen. Zugleich mit der Eingabe des Erledigungstatbestandes ist das Aktenzeichen auf dem Aktenumschlag mit blauem Farbstift leserlich zu durchkreuzen.

(2) Die Weglegung der Akten kann ferner verfügt werden, wenn hinreichende Anhaltspunkte dafür bestehen, dass die Beteiligten kein Interesse an einem förmlichen Abschluss des Verfahrens haben. Dies ist jedenfalls dann der Fall, wenn das Verfahren länger als sechs Monate nicht mehr betrieben wurde.

(3) Werden mehrere Verfahren in einem Aktenstück geführt, ist die Weglegung erst nach Beendigung aller Verfahren anzuordnen.

(4) Der/die für den Kostenansatz zuständige Bearbeiter(in) hat auf der vorderen Innenseite des Aktenumschlags zu vermerken, welche Aktenteile - einschließlich der im PKH-Heft befindlichen - länger aufzubewahren sind. Der Vermerk ist mit Unterschrift und Datum zu versehen. Ferner ist zu veranlassen, dass Beiakten und Beistücke sowie sonstige von den Verfahrensbeteiligten eingereichte Unterlagen zurückgesandt werden. In der Abschlussverfügung ist anzugeben, bis zu welchem Jahr die Akten/das OVG-Retent aufzubewahren sind.

(5) Auf dem Aktenumschlag sind das Jahr der Weglegung, der Vorschlag zur Archivwürdigkeit, die etwaige Eignung für Prüfungszwecke und die Aufbewahrungsfristen einzutragen. Werden mehrere Verfahren in einem Aktenstück geführt, so ist das zuletzt beendete maßgebend. Im Rechtsmittelverfahren vor dem OVG ist das Jahr, bis zu dem das Retent aufzubewahren ist, auf dem ersten Blatt desselben zu vermerken. Hinsichtlich der Dauer der Aufbewahrung, der Aussonderung und Vernichtung oder Ablieferung an andere Stellen gelten besondere Vorschriften.

(6) Bei dem Verwaltungsgericht Berlin und dem Oberverwaltungsgericht Berlin-Brandenburg ist auf dem Stammblatt zu vermerken, auf welche Weise das Verfahren hinsichtlich der Behörde erledigt wurde. Bei Sachentscheidungen ist anzugeben:

„Urteil/Beschluss I“      für Obsiegen der Behörde

„Urteil/Beschluss II“     für Unterliegen der Behörde

„Urteil/Beschluss III“    für teilweises Unterliegen der Behörde.

Im Rechtsmittelverfahren vor dem OVG ist das Ergebnis außerdem auf dem ersten Blatt des Retents zu vermerken.

(7) Die Rechtskraft einer Entscheidung ist auf der Urschrift derselben und auf ggf. eingereichten Ausfertigungen wie folgt zu bescheinigen:

                        „Rechtskräftig

                        Berlin, den ...“

                        Unterschrift mit Amtsbezeichnung und dem Zusatz

                        „als Urkundsbeamter der Geschäftsstelle“.

Dieser Vermerk ist am Kopf der Entscheidung anzubringen.

§ 16
Schlussbestimmungen

(1) Diese Allgemeine Verfügung tritt am 1. Mai 2006 in Kraft. Sie tritt mit Ablauf des 30. April 2011 außer Kraft. Die Allgemeine Verfügung des Ministers der Justiz des Landes Brandenburg vom 8. April 1993 (JMBl. S. 67), zuletzt geändert durch Allgemeine Verfügung vom 18. Juli 2002 (JMBl. S. 111), tritt mit Ablauf des 30. April 2006 außer Kraft.

(2) Anordnungen der Behördenleitungen zur geschäftlichen Behandlung von Vorgängen gelten weiter, soweit diese Anweisung ihnen nicht entgegensteht. Erscheinen Abweichungen von den Vorschriften dieser Anweisung erforderlich, so sind die Behördenleitungen ermächtigt, ergänzende Anordnungen zu erlassen.

(3) Allgemeine Anordnungen zur Durchführung dieser Anweisung, insbesondere zur Klärung von Zweifelsfragen und zur Erzielung einer einheitlichen Registerführung, sind der Senatsverwaltung für Justiz sowie dem Ministerium der Justiz des Landes Brandenburg zur Kenntnis zu bringen.

Anlage I

(§ 2 Abs. 3)

Verzeichnis der Registerzeichen

Registerzeichen	Angelegenheit
a) des Verwaltungsgerichts Berlin
A	a) Klagen,
	b) Anträge auf Erlass einer einstweiligen Anordnung,
	c) Anträge auf Anordnung oder Wiederherstellung der aufschiebenden Wirkung,
	d) Vollstreckungsverfahren,
	e) Anträge auf Sicherung des Beweises,
	f) Disziplinarsachen,
	g) Heilberufesachen,
	h) Verfahren vor den Fachkammern für Personalvertretungssachen
F	Die vorstehend zu den Buchstaben a bis e genannten Verfahren, wenn Klagen/Anträge das Rechtsgebiet des Ausländerrechts betreffen und die Kläger/Antragsteller aus dem ehemaligen Jugoslawien stammen
X	Verfahren auf dem Rechtsgebiet des Asylrechts
KE	Verfahren über Erinnerungen gegen den Kostenansatz und die Kostenfestsetzung, soweit ihnen nicht abgeholfen wurde (Kostenerinnerung)
AR	Allgemeines Register
SR	Sämtliche Verfahren, über die während eines Bereitschaftsdienstes entschieden wird (siehe § 2 Abs. 2)
DN	Disziplinarrecht
V	Visasachen
R	Rückmeldeverfahren
b) der Verwaltungsgerichte des Landes Brandenburg
AR	Allgemeines Register
K	Hauptverfahren (Klagen, Personalvertretungssachen, Disziplinarverfahren, berufsgerichtliche Verfahren)
L	Vorläufiger Rechtsschutz ohne Numerus-Clausus-Sachen
Nc	Vorläufiger Rechtsschutz in Numerus-Clausus-Sachen
M	Vollstreckungsverfahren
I	Sonstige Anträge außerhalb eines anhängigen Verfahrens
	Folgende Unterscheidungszeichen sind dem Aktenzeichen (§ 5 Abs. 1) durch einen Punkt getrennt nachzustellen (z. B. 2 K 113/04. PVL oder 10 L 15/04. A.):
OB	Verfahren nach dem Bundesdisziplinargesetz
OL	Verfahren nach dem Landesdisziplinargesetz
PVB	Verfahren nach dem Bundespersonalvertretungsgesetz
PVL	Verfahren nach dem Landespersonalvertretungsgesetz
S	Verfahren vor dem Berufsgericht für Architekten
T	Verfahren vor dem Berufsgericht für Heilberufe
A	Asylverfahren
	Zur besonderen Kennzeichnung der Rügeverfahren kann dem Aktenzeichen der Buchstabe “R“ nachgestellt werden.
c) des Oberverwaltungsgerichts
A	Erstinstanzliche Hauptverfahren
B	Berufungen
D	Berufungen in Disziplinarsachen
DB	Beschwerden in Disziplinarsachen
W	Wiederaufnahmeverfahren
H	Berufungen und Beschwerden in Heilberufesachen
K	Kostenbeschwerden und -erinnerungen
L	Allgemeine Beschwerden
M	Beschwerden in Prozesskostenhilfesachen
N	Anträge auf Zulassung der Berufung - einschließlich der Anträge auf Zulassung der Prozesskostenhilfe -
PV	Beschwerden in Personalvertretungssachen des Landes Berlin und des Bundes
S	a) Beschwerden gegen eine Entscheidung über Gewährung vorläufigen Rechtsschutzes, b) Einstweilige Anordnungen (§ 123 VwGO), c) Vollzugsaussetzungen (§ 80 Abs. 5 bis 7 VwGO)
NC	Anträge auf Zulassung der Beschwerde und Beschwerden in Verfahren auf Zulassung zum Studium (Numerus-Clausus-Sachen)
AR	Allgemeines Register
SR	Sämtliche Verfahren, über die während eines Bereitschaftsdienstes entschieden wird (siehe § 2 Abs. 2)
E	Verfahren auf Entpflichtung der ehrenamtl. Richter
	Zur besonderen Kennzeichnung der Rügeverfahren ist dem Registerzeichen ein R voranzustellen (z.B. RN für Rügeverfahren in Verfahren über Anträge auf Zulassung der Berufung).

Anlage II

(§ 2 Abs. 2)

Register für den Bereitschaftsdienst bei dem Ober-/Verwaltungsgericht

Lfd. Nr.	Tag des Eingangs	Bezeichnung der Parteien	Streitgegen stand	Inhalt des Antrags	Entschieden am	Art und Inhalt der Entscheidung	Aktenzeichen des zuständigen Spruchkörpers	Bemerkungen (z. B. Rücknahme)

Anlage III

(§ 3 Abs. 7)

Terminkalender des Verwaltungsgerichts

Laufende Nummer für jeden Tag	Aktenzeichen der Instanz	Name des Antragstellers (Klägers)	Name des Antragsgegners (Beklagten)	Terminsstunde	Name des Bevollmächtigten (Beistandes) des Antragstellers (Klägers)	Name des Bevollmächtigten (Beistandes) des Antragsgegners (Beklagten)
1	2	3a	3b	4	5a	5b

Sachgebiet	Berichterstattung	Terminsergebnisse				Das Urteil ist zur Geschäftsstelle gekommen am	Bemerkungen:
		verkündetes Urteil	Urteil wird zugestellt (§ 116 Abs. 2, 3 VwGO)	Neuer Termin ist anberaumt auf	anderweitige Ergebnisse		Die Akten liegen vor
6	7	8a	8b	8c	8d	9	10a	10b

1. Die Spalten 1 bis 7 sind sogleich nach Terminsbestimmung auszufüllen; werden die Namen der Bevollmächtigten (Beistände) erst später bekannt, so sind sie alsbald nachzutragen. Der Behördenleiter kann anordnen, dass die Spalten 5a und 5b unausgefüllt bleiben.
2. Bei Anberaumung eines lediglich zur Verkündung einer Entscheidung bestimmten Termins ist dem Datum in Spalte 8a der Vermerk "VT" hinzuzusetzen. Der Verkündungstermin selbst ist in Spalte 1 durch "VT" zu kennzeichnen.
3. In Spalte 9 sind nur vollständig abgefasste und mit den erforderlichen Unterschriften der Richter versehene Urteile einzutragen. Wird ausnahmsweise ein Urteil ohne Tatbestand, Entscheidungsgründe und Rechtsmittelbelehrung der Geschäftsstelle übergeben (§ 117 Abs. 4 VwGO), so ist der Tag des Eingangs in Spalte 10b zu vermerken; Spalte 9 ist erst auszufüllen, wenn auch Tatbestand, Entscheidungs­gründe und Rechtsmittelbelehrung der Geschäftsstelle übergeben werden. In Sachen, in denen kein Urteil ergangen ist, ist alsbald nach Bekanntwerden des Terminsergebnisses in Spalte 9 ein Schrägstrich (/) einzustellen.
4. In Spalte 10a ist die Vorlegung der Akten an den Berichterstatter und an den Vorsitzenden, ggf. auch an den Nebenberichterstatter (Referendar) zu vermerken, bei Rückkunft der Akten zur Geschäftsstelle ist der in der Spalte 10a eingestellte Name durchzustreichen.

Anlage IV

(§ 3 Abs. 7, 9)

Verzeichnis

der vor der/dem .Kammer/Senat des Verwaltungs-/Oberverwaltungsgerichts ___________

am ________________, dem _______________________ anstehenden Termine:

Sitzungssaal: Raum _________________ , ____________ Etage

Besetzung des Gerichts:

Vorsitzende Richter _________________________________________

Richter __________________________________________________

Richter  _________________________________________________

Ehrenamtliche Richter  ______________________________________

Ehrenamtliche Richter   _____________________________________ 

Lfd. Nr.	Uhrzeit	Aktenzeichen	Beteiligte und Streitgegenstand	Prozessbevollmächtigte

Anleitung für die Führung des Terminszettels als Verhandlungskalender

In die Rubrik “Prozessbevollmächtigte“ ist Folgendes einzutragen:

1. Art der Sachentscheidung (Urteil, Beschluss),
2. andere Arten der Verfahrensbeendigung (z. B. Vergleich, Hauptsachenerledigung, Rücknahme),
3. Beweisbeschluss,
4. Sonstiges (z. B. neuer Termin).

zu a) Ausgang des Verfahrens (I,II oder III ), Eingangsdatum des vollständigen Urteils auf der Geschäftsstelle, Eingangsdatum des Urteils ohne Tatbestand, Entscheidungsgründe und Rechtsmittelbelehrung (§ 117 Abs. 4 VwGO).

Anlage V

(§ 4)

Allgemeines Register (AR)

Jährlich fortlaufende Nummer	Darunter Ersuchen um Rechtshilfe		Tag des Eingangs	Bezeichnung der ersuchenden oder beantragenden Behörde Name u. Wohnort des Gesuch- /Antragstellers oder sonst. Beteiligten	Bei Ersuchen um Rechtshilfe: Bezeichnung der Angelegenheit	Kurze Angabe des Inhalts des Ersuchens, des Antrags oder des Schriftsatzes	Vermerk über den Verbleib des Eingangs	Bemerkungen
	an das Gericht	an die Geschäftsstelle
1	2a	2b	3	4	5	6	7	8

Anlage VI

(§ 10 Abs. 1)

Aktenzeichen: VG-OVG_____________________                                                                   , den ____________________

F e h l b l a t t

 für Blatt ........... - bis Blatt - ............

D     Vorgang            betr.

wurde gemäß Verfügung Blatt ........... (Zutreffendes ankreuzen)

  zurückgegeben/zurückgesandt.

   zu einem Sonderheft vereinigt (Aktenzeichen ...............................)

    abgegeben an .....................................................................................

zum dortigen Geschäftszeichen/Aktenzeichen .............................

                  .................................................................. (Unterschrift)                  

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¹ Die Senatsverwaltung für Justiz des Landes Berlin erlässt mit dieser allgemeinen Verfügung übereinstimmende Verwaltungsvorschriften für die Verwaltungsgerichte des Landes Berlin, die mit Wirkung vom 1. Mai 2006 in Kraft treten.

Soweit diese Allgemeine Verfügung auch besondere Regelungen für die Verwaltungsgerichte des Landes Berlin enthält, tragen diese nur nachrichtlichen Charakter.  an d. Kläger /A'steller  /Beklagte /A'gegner /Beigeladene