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Bestimmungen über die Aufbewahrung von Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens
Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Trennungsgeldakten
Bestimmungen über die Aufbewahrung von Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens
Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Trennungsgeldakten
vom 13. September 2006
Die Trennungsgeldakten sind unter Beachtung der nachfolgenden Hinweise aufzubewahren, auszusondern und ggf. zu vernichten.
Die Aufbewahrung der Trennungsgeldakten ist in den Bestimmungen über die Aufbewahrung von Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechungswesens (AufbewBest, Anlage 16 zu § 71 LHO) geregelt.
Die Unterlagen, die der Auszahlung von Trennungsgeld zu Grunde liegen, sind begründende Unterlagen i. S. d. Nr. 10.1 VV-LHO zu § 70 LHO, die zu den Rechnungsbelegen gehören.
Die Belege sind von den anordnenden Stellen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist aufzubewahren (Punkt 2.1. VV-LHO zu § 75). Die Aufbewahrungsfrist beträgt fünf Jahre, gemäß Nr. 2.3 AufbewBest.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind alle nicht mehr benötigten Unterlagen auszusondern, d. h. dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv unverändert anzubieten und, soweit sie archivwürdig sind, dem Archiv zu übergeben, § 4 Abs. 1 Satz 1 BbgArchivG i. V. m. § 14 Abs. 1 BbgArchivG. Die Entscheidung über die Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen und über deren Übernahme trifft das Archiv, § 5 Abs. 1 BbgArchivG.
Für die auszusondernden Akten ist ein Aussonderungsverzeichnis anzulegen. Hinsichtlich der Fertigung eines Aussonderungsverzeichnisses und der Abgabe von Schriftgut in Papierform an das Brandenburgische Landeshauptarchiv verweise ich auf die Anlagen 1f, Unteranlage 1f/a der Registraturrichtlinie - RegR (Anlage 1, zu § 6 Abs. 4 GGO).
Verneint das Archiv die Archivwürdigkeit oder entscheidet innerhalb eines halben Jahres nicht über die Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen, sind die Unterlagen durch die anbietende Stelle zu vernichten.
Ich bitte, die genannten Aufbewahrungsfristen zu beachten und die Akten, soweit eine Übernahme durch das Landeshauptarchiv nicht erfolgt, entsprechend zu vernichten.
Zusatz für die Zentrale Bezügestelle:
Die im Ministerium der Finanzen noch vorliegenden Trennungsgeldakten werden mit gesonderter Post zuständigkeitshalber übersandt. Ich bitte, die Finanzämter aufzufordern, die dort noch vorhandenen Trennungsgeldakten an die ZBB weiterzuleiten.