Brandenburgisches Vorschriftensystem

Auf Grund des § 65 Abs. 11 des Brandenburgischen Schulgesetzes vom 12. April 1996 (GVBl. I S. 102) verordnet die Ministerin für Bildung, Jugend und Sport:

Inhaltsverzeichnis

Abschnitt 1
Datenschutz in Schulen, Schuldatenerhebungen

§ 1    Umfang
§ 2    Grundsätze zur Datenverarbeitung
§ 3    Nicht automatisierte Datenverarbeitung
§ 4    Automatisierte Datenverarbeitung in der Schule
§ 5    Automatisierte Datenverarbeitung außerhalb der Schule
§ 6    Übermittlung an Schulen und Schulbehörden
§ 7    Übermittlung an andere öffentliche Stellen
§ 8    Daten der Mitglieder von Mitwirkungsgremien
§ 9    Eintragungsrechte
§ 10  Einsichts- und Auskunftsrechte
§ 11  Datenschutzmaßnahmen
§ 12  Löschung personenbezogener Daten in automatisierten Dateien
§ 13  Schuldatenerhebungen, Schulstatistik
§ 14  Automatisierte zentrale Schülerdatei
§ 15  Schülerlaufbahnstatistiken
 

Abschnitt 2
Datenschutz in Schulbehörden und nachgeordneten Einrichtungen

§ 16  Staatliche Schulämter
§ 17  Schulpsychologinnen und Schulpsychologen
§ 18  Oberste Schulbehörde
§ 19  Nachgeordnete Einrichtungen

Abschnitt 3
Schlussbestimmungen

§ 20  Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Anlage 1:    Liste der zur Verarbeitung zugelassenen personenbezogenen Daten

Anlage 2:     Schülerstammblatt Schülerstammblatt allgemeinbildende Schule (Grundschule, Oberschule, Gesamtschule,
                   Gymnasium, berufliches Gymnasium, Förderschulen, Schule des Zweiten Bildungsweges)

Anlage 3:     Schülerstammblatt Berufsschule (duale Ausbildung)

Anlage 4:     Schülerstammblatt für Berufsschule/Fachoberschule/Berufsfachschule/Fachschule

Anlage 5:     Stammblatt für Lehrkräfte an Schulen

Anlage 6:     Personenbezogene Merkmale für die Schuldatenerhebungen

Anlage 7:     Musteranweisung für die Verarbeitung personenbezogener Daten in Schulen

Anlage 8:     Antrag auf Einsatz eines privaten Datenverarbeitungsgerätes zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Anlage 9:     APSIS-Daten der Lehrkräfte, die aus dem Personalverwaltungsprogramm mit den Daten der Schule zusammengeführt werden

Abschnitt 1
Datenschutz in Schulen, Schuldatenerhebungen

§ 1
Umfang

(1)Schulen sind gemäß § 65 des Brandenburgischen Schulgesetzes berechtigt, die in den Anlagen 1 bis 6 aufgeführten personenbezogenen Daten von schulpflichtig werdenden Kindern für die erstmalige Aufnahme in die Schule sowie von den Schülerinnen und Schülern und deren Eltern, von Lehrkräften und dem sonstigen pädagogischen Personal zu verarbeiten. Nicht in Anlage 1 aufgeführte personenbezogene Daten dürfen nur erhoben und verarbeitet werden, soweit sie für die Erfüllung der Aufgaben der Schulen erforderlich sind, und wenn die oder der Betroffene oder bei Minderjährigen deren Eltern eingewilligt haben. Schülerinnen und Schüler, Eltern, Lehrkräfte und sonstiges pädagogisches Personal sind zur Auskunft verpflichtet, soweit es sich um personenbezogene Daten handelt, die in Anlage 1 aufgeführt sind.

(2) Daten über gesundheitliche Beeinträchtigungen und körperliche Behinderungen dürfen nur mit Einwilligung der Eltern oder der betroffenen volljährigen Schülerinnen oder Schüler und nur dann verarbeitet werden, wenn Schülerinnen und Schüler einer besonderen Betreuung bedürfen oder wenn das Wissen über die gesundheitliche Beeinträchtigung oder körperliche Behinderung für einzelne schulische Veranstaltungen von Belang ist. Eine Verarbeitung darf ausnahmsweise ohne Einwilligung der Betroffenen erfolgen, wenn eine Übermittlung durch das Gesundheitsamt in Folge schulärztlicher Untersuchungen aufgrund einer gesetzlichen Übermittlungsbefugnis zulässig ist.

(3) Die Verarbeitung der in Anlage 1 genannten personenbezogenen Daten kann in automatisierten oder nicht automatisierten Dateien sowie in Akten geschehen. Medizinische und psychologische Befunde sowie Angaben über gesundheitliche Beeinträchtigungen dürfen nicht automatisiert verarbeitet werden.

§ 2
Grundsätze zur Datenverarbeitung

(1) Die Schulen erheben die zur Erfüllung ihnen zugewiesener Aufgaben und für den jeweils damit verbundenen Zweck notwendigen personenbezogenen Daten grundsätzlich bei dem Betroffenen mit seiner Kenntnis. Eine Datenerhebung bei einer anderen Stelle oder Person ohne Kenntnis des Betroffenen ist nur im Rahmen des § 12 Abs. 2 und 5 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes zulässig.

(2) Werden Daten gemäß Anlage 1 beim Betroffenen mit seiner Kenntnis erhoben, dann ist er auf die Rechtsgrundlage hinzuweisen. Soweit eine Auskunftspflicht besteht, ist der Betroffene hierauf hinzuweisen oder soweit die Angaben Voraussetzung für die Gewährung von Rechtsvorteilen sind, ist der Betroffene über die Folgen einer möglichen Nichtbeantwortung aufzuklären. Im übrigen ist auf die Freiwilligkeit der Angaben hinzuweisen.

(3) Die Daten der Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen Personals gemäß Anlage 1 Nr. 6 und 7 werden vom staatlichen Schulamt der betreffenden Schule übermittelt, sofern es sich um Daten handelt, die beim staatlichen Schulamt als personalaktenführender Stelle verwaltet werden.

(4) Im Rahmen der gesetzlich bestimmten Zusammenarbeit von Einrichtungen der Jugendhilfe und Schulen dürfen Schulen und die staatlichen Schulämter innerhalb der jeweiligen Aufgabenzuständigkeit personenbezogene Daten von Kindern und deren Eltern verarbeiten, die in den Einrichtungen der Jugendhilfe erstmals erhoben wurden und für die Aufgabenerfüllung im Hinblick auf den Beginn der Vollzeitschulpflicht erforderlich sind. Insbesondere sind die Grundschulen und die staatlichen Schulämter berechtigt, personenbezogene Daten zur Kontrolle der Teilnahme an Sprachstandsfeststellungen und an Sprachförderkursen sowie die in den Einrichtungen der Jugendhilfe vorliegenden personenbezogenen Ergebnisse der Sprachstandsfeststellungen und der Sprachförderkurse zu verarbeiten, wenn eine entsprechende Aufgabenzuständigkeit geregelt ist.

(5) Eintragungen, die unrichtig sind, sind zu berichtigen. Soweit Eintragungen rechtswidrig aufgenommen worden sind, sind sie zu löschen. Die Berichtigung hat so zu erfolgen, daß nachvollziehbar ist, wer die Berichtigung aus welchem Grund vorgenommen hat.

§ 3
Nicht automatisierte Datenverarbeitung

(1) Personenbezogene Daten, die nicht automatisiert in Schülerakten, Klassen- oder Kursbüchern, Notenbüchern oder in den Unterlagen über Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen Personals verarbeitet werden sowie Prüfungsunterlagen, Klassenarbeiten und Klausuren, sind in verschlossenen Schränken und Räumen aufzubewahren. Ein Entfernen der Schülerakten, Klassen- oder Kursbücher, Notenbücher, Prüfungsunterlagen sowie der Unterlagen über Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen Personals vom Aufbewahrungsort darf nur so lange erfolgen, wie dies zur Erfüllung der zugrundeliegenden Aufgaben erforderlich ist. Außer zum Zweck der Übermittlung dürfen diese das Schulgebäude nicht verlassen. Klassenbücher können zu schulischen Veranstaltungen außerhalb des Schulgebäudes mitgeführt werden, wenn dies für die Gewährleistung von Eintragungen erforderlich ist.

(2) Das Nähere zur Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung nicht automatisiert verarbeiteter personenbezogener Daten wird in Verwaltungsvorschriften bestimmt.

§ 4
Automatisierte Datenverarbeitung in der Schule

(1) Alle nach dieser Verordnung rechtmäßig zu verarbeitenden personenbezogenen Daten dürfen automatisiert verarbeitet werden. Nicht automatisiert zu verarbeitende Daten sind in der Anlage 1 entsprechend gekennzeichnet.

(2) Zur Verarbeitung personenbezogener Daten in der Schule dürfen nur von der Schule zur Verfügung gestellte Datenverarbeitungsgeräte eingesetzt werden. Die Verarbeitung personenbezogener Daten in automatisierten Dateien ist nur zulässig, wenn für eine sichere Trennung der in der schulinternen Verwaltung verwendeten Daten von im Unterricht verwendeten Daten gesorgt ist. Die Schüler- und Verwaltungsnetze sind durch technische Maßnahmen voneinander abzuschotten.

(3) Die Programmentwicklung, Freigabe, Organisation und Verantwortlichkeit der Datenverarbeitung mit Datenverarbeitungsgeräten sowie deren Kontrolle und Datensicherung gemäß § 11 sind von der Schulleitung verbindlich zu regeln. Sofern das für Schule zuständige Ministerium für automatisierte Verfahren landeseinheitliche Verfahren bestimmt, gelten die landeseinheitlichen Verfahren auch für Ersatzschulen.

§ 5
Automatisierte Datenverarbeitung außerhalb der Schule

(1) Die Schulleiterin oder der Schulleiter kann Lehrkräften und Personen des sonstigen pädagogischen Personals genehmigen, Daten von Schülerinnen und Schülern auf schuleigenen oder privaten Datenverarbeitungsgeräten außerhalb der Schule zu verarbeiten. Dies gilt auch für die Verarbeitung von Daten in Online-Verfahren. Die Genehmigung darf nur erteilt werden, wenn die Datenverarbeitung der konkreten Aufgabenerfüllung im unmittelbaren pädagogischen Verantwortungsbereich der Lehrkraft oder der Person des sonstigen pädagogischen Personals dient und wenn ein Sicherheitskonzept gemäß § 7 Absatz 3 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes auch die Datensicherheitsmaßnahmen gemäß § 10 Absatz 1 und 2 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes beinhaltet. Weiterhin ist die vorherige schriftliche Einverständniserklärung der Lehrkraft oder der Person des pädagogischen Personals erforderlich, sich der Kontrolle des Landesbeauftragten für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht zu unterwerfen. Durch technisch-organisatorische Maßnahmen ist sicherzustellen, dass ein Missbrauch personenbezogener Daten ausgeschlossen ist. Die Schule bleibt datenverarbeitende Stelle und ist für die Einhaltung des § 8 Absatz 1 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes verantwortlich. Für die Genehmigung ist der Antrag in Anlage 8 zu verwenden. In ihm sind der Zweck der Verarbeitung, die eingesetzten Programme und die vorgesehenen Dateien und Auswertungen zu beschreiben. Die Daten, die außerhalb der Schule nicht verarbeitet werden dürfen, sind in der Anlage 1 entsprechend gekennzeichnet.

(2) Wird ein Zugriff unberechtigter Dritter oder ein Verstoß gegen eine Bestimmung dieser Verordnung oder des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes festgestellt, muss die Genehmigung unverzüglich widerrufen werden.

§ 6
Übermittlung an Schulen und Schulbehörden

(1) Die Übermittlung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern, deren Eltern, von Lehrkräften und dem sonstigen pädagogischen Personal hat so zu erfolgen, dass Unbefugte keine Einsicht erlangen können. Zwischen den Schulen erfolgt die Übermittlung gemäß den Absätzen 2 bis 5. Die Übermittlung an die Schulbehörden erfolgt gemäß Absatz 6 sowie § 16 und § 18. Die Übermittlung personenbezogener Daten in landeseinheitlichen Verfahren darf nur kontrolliert über Schnittstellen erfolgen. Die entsprechenden Berechtigungen sind danach zu bestimmen, ob die Datenverarbeitung für die Aufgabenwahrnehmung erforderlich ist.

(2) Das Schülerstammblatt und die Durchschrift oder Kopie des letzten Zeugnisses sind unmittelbar nach Eingang der Aufnahmebestätigung an die aufnehmende Schule zu übermitteln. Darüber hinaus sind das Grundschulgutachten sowie die Empfehlung der Grundschule in der Jahrgangsstufe 4 beim Wechsel in eine weiterführende allgemeinbildende Schule sowie die Unterlagen über ein Förderausschussverfahren beim Wechsel in eine Förderschule an die aufnehmende Schule zu versenden.

(3) Beim Wechsel der Schule innerhalb der Primarstufe, der Sekundarstufe I oder innerhalb eines Bildungsganges in der Sekundarstufe II ist über die in Absatz 2 genannten Akten nach Eingang der Aufnahmebestätigung an die aufnehmende Schule die gesamte Schülerakte zu übermitteln. Die abgebende Schule fertigt einen Vermerk über alle übermittelten Bestandteile der Schülerakte an und bewahrt diesen fünf Jahre auf.

(4) Wechselt eine Schülerin oder ein Schüler auf eine Schule in einem anderen Land der Bundesrepublik Deutschland, so werden die unter Absatz 2 aufgeführten Akten nur auf Antrag der aufnehmenden Schule übersandt. Die gesamte Schülerakte ist bei Vorliegen der schriftlichen Einverständniserklärung der Eltern oder der volljährigen Schülerin oder des volljährigen Schülers zu übersenden.

(5) Wechselt eine Schülerin oder ein Schüler auf eine Schule außerhalb der Bundesrepublik Deutschland, so ist auf Antrag der ausländischen Schule ein pädagogisches Gutachten über den Leistungsstand der Schülerin oder des Schülers zu übersenden.

(6) Für die Zwecke der Unterrichtsplanung, für Personalmaßnahmen, für die Stellenbewirtschaftung oder für allgemeine schulaufsichtliche Maßnahmen dürfen personenbezogene Daten der Lehrkräfte und der Personen des sonstigen pädagogischen Personals gemäß Anlage 1 von den Schulen an die Schulbehörden übermittelt werden.

§ 7
Übermittlung an andere öffentliche Stellen

(1) Die Übermittlung personenbezogener Daten der Schülerinnen und Schüler sowie von Eltern an andere öffentliche Stellen erfolgt gemäß § 65 Abs. 6 des Brandenburgischen Schulgesetzes insbesondere dann, wenn

1. dies zur Abwehr erheblicher Nachteile für das Gemeinwohl oder zur Abwehr einer schwerwiegenden Beeinträchtigung der Rechte einer anderen Schülerin, eines anderen Schülers oder einer dritten sonstigen Person notwendig ist,
2. sich bei der rechtmäßigen Aufgabenerfüllung Anhaltspunkte für Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten von Schülerinnen, Schülern oder Eltern ergeben und die Unterrichtung der für die Verfolgung oder Vollstreckung zuständigen Behörden geboten erscheint oder
3. es die Sorge für das Wohl der Schülerin oder des Schülers erfordert, das Jugendamt oder andere Stellen zu informieren und die dafür erforderlichen Daten zu übermitteln.

Die Schule hat im gemäß § 65 Abs. 6 Satz 5 des Brandenburgischen Schulgesetzes anzulegenden Vermerk die Rechtsgrundlage der Übermittlung, den Umfang der übermittelten Daten sowie die genaue Bezeichnung und Anschrift des Empfängers anzugeben. Der Vermerk ist zu den Unterlagen der Schulverwaltung (Verwaltungsakten) der Schule zu nehmen. Erfolgt die Übermittlung auf Grund eines Ersuchens des Empfängers, hat dieser die Rechtsgrundlage anzugeben, die ihn zur Erhebung dieser Daten bei der Schule als öffentliche Stelle berechtigt. Gegebenenfalls ist zu begründen, weshalb die Daten nicht beim Betroffenen erhoben wurden.

(2) Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler sowie von Eltern an das Jugendamt ist über das staatliche Schulamt zulässig

1. auf dessen Anforderung gemäß § 62 Abs. 3 des Achten Buches Sozialgesetzbuch oder
2. mit Zustimmung der Eltern oder der volljährigen Schülerin oder des volljährigen Schülers oder
3. zur Inanspruchnahme von sozialpädagogischer Hilfe nach Verhängung einer Ordnungsmaßnahme.

Bei begründetem schwerwiegendem Verdacht über Vernachlässigung oder Mißhandlung des Kindes in der Familie kann eine Meldung an das Vormundschaftsgericht unter Verwendung der notwendigen personenbezogenen Daten erfolgen. Die Datenübermittlung an das Vormundschaftsgericht erfolgt über das staatliche Schulamt.

§ 8
Daten der Mitglieder von Mitwirkungsgremien

Von Mitgliedern der Mitwirkungsgremien sind Name, Vorname, Anschrift sowie bei überschulischen Gremien Name und Anschrift der vertretenen Schule oder bei entsandten Mitgliedern der durch sie vertretenen Stelle in geeigneter Weise bekannt zu machen. Die Bekanntmachung für schulische Gremien erfolgt durch die Schulleitung, für kreisliche Gremien durch das staatliche Schulamt und für Landesgremien durch das für Schule zuständige Ministerium. Ein Mitglied kann der Veröffentlichung seiner Anschrift widersprechen. Die Kandidatinnen und Kandidaten für Mitwirkungsgremien sind vor der Wahl darauf hinzuweisen.

§ 9
Eintragungsberechtigte

(1) Eintragungsberechtigt in Schülerakten sind

1. die Klassenlehrerin oder der Klassenlehrer und die Tutorin oder der Tutor,
2. die Abteilungsleiterin oder der Abteilungsleiter am Oberstufenzentrum,
3. die Schulleiterin oder der Schulleiter und die Stellvertreterin oder der Stellvertreter,
4. die Oberstufenkoordinatorin oder der Oberstufenkoodinator einer gymnasialen Oberstufe, sofern eine Eintragungsberechtigung gemäß den Regelungen über die gymnasiale Oberstufe gegeben ist sowie
5. die Mitarbeiterinnen oder die Mitarbeiter des Schulsekretariats sowie weitere Lehrkräfte nach Weisung.

Die Schulleitung hat für die einheitliche Führung der Schülerakten zu sorgen und entscheidet in Zweifelsfällen, ob eine Eintragung in die Schülerakte erfolgt oder Unterlagen zur Schülerakte genommen werden.

(2) Eintragungsberechtigt in Klassen- oder Kursbüchern sind die unterrichtenden Lehrkräfte, die Klassenlehrerin oder der Klassenlehrer und die Schulleitung. Die Schulleitung sorgt für die regelmäßige Führung der Klassen- oder Kursbücher.

(3) Eintragungsberechtigt in das Notenbuch einer Klasse oder eines Kurses sind die in den jeweiligen Fächern unterrichtenden Lehrkräfte. Über den Umfang der Eintragungen gemäß Anlage 1 Nr. 3.2 entscheiden die Fachkonferenzen.

(4) Die Eintragungsberechtigung in Prüfungsunterlagen ergibt sich aus den in den Verordnungen zur Ausgestaltung der Prüfungen gemäß § 60 Abs. 4 Satz 1 des Brandenburgischen Schulgesetzes getroffenen Regelungen.

(5) In die Unterlagen über Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen Personals sind die Schulleitung sowie auf Weisung der Schulleiterin oder des Schulleiters die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Schulsekretariats eintragungsberechtigt.

§ 10
Einsichts- und Auskunftsrechte

(1) Das Recht auf Einsicht oder Auskunft in die sie betreffenden Unterlagen erstreckt sich auch auf ehemalige Schülerinnen und Schüler. Minderjährigen sowie ehemaligen Schülerinnen und Schülern kann Einsicht oder Auskunft gewährt werden, wenn sie das 14. Lebensjahr vollendet haben und die Schule die Zustimmung der Eltern nicht für erforderlich hält.

(2) Die Schule kann die Einsichtnahme in Unterlagen zeitlich beschränken, wenn dies ansonsten zu einer unzumutbaren Belastung der Schule führt.

(3) Im Rahmen der Erfüllung ihrer dienstlichen Aufgaben dürfen in Schülerakten neben den Eintragungsberechtigten gemäß § 9 Abs. 1 Einsicht nehmen

1. Schulrätinnen und Schulräte,
2. Schulpsychologinnen und Schulpsychologen,
3. Vertrauenslehrerinnen oder Vertrauenslehrer sowie
4. Oberstufenkoordinatorinnen oder Oberstufenkoordinatoren.

(4) Im Rahmen der Erfüllung ihrer dienstlichen Aufgaben dürfen in Notenbücher neben den Eintragungsberechtigten gemäß § 9 Absatz 3 Einsicht nehmen

1. Schulleiterinnen oder Schulleiter,
2. Abteilungsleiterinnen oder Abteilungsleiter,
3. Oberstufenkoordinatorinnen oder Oberstufenkoordinatoren,
4. Klassenlehrerinnen oder Klassenlehrer und Tutorinnen oder Tutoren,
5. Lehrkräfte, die in der Klasse oder dem Kurs unterrichten, und
6. Schulrätinnen und Schulräte.

(5) Das Recht der Schülerinnen und Schüler sowie deren Eltern gemäß § 46 Abs. 3 des Brandenburgischen Schulgesetzes, Auskunft über den Leistungsstand zu erhalten, bleibt von diesen Bestimmungen unberührt.

(6) Alle stimmberechtigten Mitglieder von Prüfungsausschüssen im Sinne von § 60 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 des Brandenburgischen Schulgesetzes können Einsicht in Prüfungsunterlagen nehmen. Die Einsicht der Schülerinnen und Schüler ist nach Abschluß der Prüfung möglich, sofern die Verordnungen über Prüfungen nichts anderes bestimmen. Das Einsichts- und Auskunftsrecht gemäß § 29 des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land Brandenburg bleibt davon unberührt.

(7) In die Unterlagen über Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen Personals dürfen die Schulleitung, die Leitung des staatlichen Schulamtes sowie die für die Schule zuständige Schulrätin oder der für die Schule zuständige Schulrat Einsicht nehmen.

§ 11
Datenschutzmaßnahmen

(1) Für die Einhaltung des Datenschutzes in den Schulen ist die Schulleiterin oder der Schulleiter verantwortlich. Dies gilt auch, wenn ein Mitglied der Schulleitung mit dieser Aufgabe betraut wird. Dieses Mitglied gibt Hinweise zum Verfahren der Datenerhebung und Verarbeitung im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften. Darüber hinaus ist für jede Schule ein behördlicher Datenschutzbeauftragter gemäß § 7a des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes zu bestellen, der nicht Mitglied der Schulleitung sein darf. Hierfür kann die Schule auch den Datenschutzbeauftragten einer anderen Schule oder des zuständigen staatlichen Schulamtes bestellen. Die Rechte und Pflichten des behördlichen Datenschutzbeauftragten gemäß § 7a des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes bleiben unberührt.

(2) Für die Einhaltung des Datenschutzes sind insbesondere festzulegen:

1. wie die Sicherung, Sperrung und Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt,

2. welche Personen unter Beachtung der Festlegungen in den §§ 9 und 10 auf diese Daten zugreifen dürfen,

3. wer diese Daten verändern darf und

4. von wem, unter welchen Voraussetzungen, in welchem Umfang und an welche Stellen personenbezogene Daten übermittelt werden dürfen.

Eine solche Regelung ist gemäß dem Muster in Anlage 7 zu erstellen.

(3) Die Schulleitung hat dafür zu sorgen, dass für automatisierte Dateien mit personenbezogenen Daten gemäß § 8 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes ein Verfahrensverzeichnis anzufertigen ist. Das Verfahrensverzeichnis ist von dem behördlichen Datenschutzbeauftragten zu führen. Beim erstmaligen Einsatz oder bei wesentlichen Änderungen von automatisierten Verfahren, für die ein Verfahrensverzeichnis zu erstellen ist, ist ein Sicherheitskonzept gemäß § 7 Absatz 3 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes vorzusehen. Beim Einsatz von Datenverarbeitungsgeräten ist insbesondere zu beachten, dass

1. der Zugang zu den Datenverarbeitungsgeräten mechanisch zu sichern ist,
2. das Betriebssystem, soweit technisch möglich, gegen missbräuchliche und unberechtigte Benutzung zu sichern ist,
3. die Datenträger und Ausdrucke verschlossen aufzubewahren sind und vor dem Zugriff Unbefugter gesichert werden,
4. die Datenträger in Übersichten nachzuweisen und regelmäßig zu kontrollieren sind,
5. die Daten und Programme regelmäßig zu sichern und an anderer Stelle gesichert auszulagern sind,
6. der Zugriff und die Benutzung von Programmen und Daten durch Identifizierungs- und Authentifizierungsprozeduren abzusichern sind,
7. über den Zugriff und die Benutzung von Programmen und Daten eine lückenlose Dokumentation zu führen ist, die der regelmäßigen Kontrolle unterliegt und
8. mindestens zwei Personen mit den Datenverarbeitungsgeräten und Datenverarbeitungsprogrammen vertraut sein sollen.

(4) Werden personenbezogene Daten in nicht automatisierten Dateien oder in Akten verarbeitet, sind die notwendigen Maßnahmen zu treffen, um insbesondere den Zugriff Unbefugter bei der Bearbeitung, der Aufbewahrung, dem Transport und der Vernichtung zu verhindern.

(5) Die Schulleitung hat eine regelmäßige Kontrolle der Vollzähligkeit der Akten zu gewährleisten. Eine entsprechende Notiz ist in einer dafür zu schaffenden Unterlage vorzunehmen.

(6) Soweit Vorentwürfe und Notizen nicht Bestandteil eines Vorganges werden und personenbezogene Daten enthalten, sind diese mit dem Eintritt ihrer Entbehrlichkeit zu vernichten.

§ 12
Löschung personenbezogener Daten in automatisierten Dateien

(1) Für die Sperrung und Löschung von personenbezogenen Daten gilt § 19 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes. Personenbezogene Daten und maschinenlesbare Datenträger (zum Beispiel Disketten, USB-Sticks oder externe USB-Festplatten) sind spätestens nach der Schulentlassung der Schülerinnen und Schüler zu löschen. Sind für bestimmte Daten gemäß den zu § 3 Abs. 2 zu erlassenden Verwaltungsvorschriften längere Aufbewahrungsfristen vorgesehen, sind diese vor der Löschung auszudrucken und gesichert vor dem Zugriff Unbefugter aufzubewahren.

(2) Die in automatisierten Dateien gespeicherten personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern, Lehrkräften sowie Eltern sind nach Abschluß der Aufgabe, für die sie erhoben und gespeichert wurden, in der Regel spätestens zum Zeitpunkt, zu dem die betroffenen Schülerinnen und Schüler die Schule verlassen, zu löschen.

(3) Für die zentrale Datenhaltung im Rahmen landeseinheitlicher Verfahren ist insbesondere für Schulwechsel eine Änderung der Berechtigung zum Zeitpunkt des Löschens gemäß Absatz 2 vorzusehen. Ein weiterer datenbezogener Zugriff der bisher zuständigen Schule muss ausgeschlossen sein.

§ 13
Schuldatenerhebungen, Schulstatistik

(1) Für Aufgaben gemäß § 65 Absatz 3 des Brandenburgischen Schulgesetzes werden Schuldatenerhebungen durchgeführt. Dabei übermitteln Schulen und Ersatzschulen Daten gemäß Anlage 6 an das für Statistik zuständige Amt oder eine von dem für Schule zuständigen Ministerium beauftragte und den Grundsätzen des Brandenburgischen Statistikgesetzes verpflichtete Stelle. Die Erhebungszeiträume und Stichtage werden durch das für Schule zuständige Ministerium bekannt gegeben.

(2) Die Schuldatenerhebungen gemäß Absatz 1 werden durch die Stelle gemäß Absatz 1 im Rahmen von Geschäftsstatistiken gemäß § 9 des Brandenburgischen Statistikgesetzes aufbereitet (Schulstatistik).

(3) Bei der Aufbereitung von Schülerindividualdaten werden als Hilfsmerkmale der Name, der Vorname sowie die landeseinheitliche Schülernummer verwendet. Die Hilfsmerkmale sind von den Erhebungsmerkmalen zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu trennen und gesondert aufzubewahren. Die Hilfsmerkmale sind unverzüglich zu löschen, wenn sie nicht mehr erforderlich sind. Die erhobenen Datensätze sind nach Abschluss der Plausibilisierungen in zentralen Auswertedatenbanken zu speichern.

(4) Die Schuldatenerhebungen gemäß Absatz 1 werden durch das für Schule zuständige Ministerium grundsätzlich als landeseinheitliche Verfahren eingerichtet. Dabei kann anstelle der Übermittlung der Daten durch die Schulen auch der Abruf der Daten durch die Stelle gemäß Absatz 1 aus den landeseinheitlichen Verfahren treten.

(5) Sofern das für Schule zuständige Ministerium oder eine andere staatliche Schulbehörde Auswertungen als Stelle gemäß Absatz 1 durchführt, sind Regelungen zur statistischen Geheimhaltung schriftlich festzulegen und im Rahmen einer Dienstanweisung zu gewährleisten. Dabei sind insbesondere die räumliche, organisatorische und personelle Trennung der Stelle gemäß Absatz 1 von anderen Stellen des Verwaltungsvollzugs zu sichern und der Zutritt unbefugter Personen auszuschließen. Weiterhin sind bei der Verarbeitung von Einzelangaben aus den Schuldatenerhebungen die Abschottung dieser Daten von anderen Verwaltungsdaten und ihre Zweckbindung durch technische und organisatorische Maßnahmen zu gewährleisten. Die mit der Datenaufbereitung befassten Personen dürfen die aus ihrer Tätigkeit gewonnenen personenbezogenen Erkenntnisse nicht in anderen Verfahren oder für andere Zwecke verwenden oder offenbaren. Sie sind auf die Wahrung des Statistikgeheimnisses und zur Geheimhaltung der aus ihrer Tätigkeit gewonnenen personenbezogenen Erkenntnisse schriftlich zu verpflichten. Die Verpflichtung gilt auch nach Beendigung der Tätigkeit in der Stelle gemäß Absatz 1.

(6) Den staatlichen Schulämtern und den Schulträgern kann nach Maßgabe des für Schule zuständigen Ministeriums Zugriff auf die Daten der zentralen Auswertungsdatenbanken im Rahmen der jeweiligen Aufgabenzuständigkeit eingeräumt werden. Die Schule ist für die Richtigkeit der Daten verantwortlich. Die Plausibilitätsprüfung der Daten erfolgt durch die staatlichen Schulämter und das für Statistik zuständige Amt oder eine andere beauftragte und den Grundsätzen des Brandenburgischen Statistikgesetzes verpflichtete Stelle, für die alle zu diesem Zweck erforderlichen Daten im Rahmen des landeseinheitlichen Verfahrens bereitgestellt werden.

(7) Das für Schule zuständige Ministerium legt gemäß Anlage 9 fest, welche personenbezogenen Daten von Lehrkräften und dem sonstigen pädagogischen Personal von Schulen in öffentlicher Trägerschaft unmittelbar aus dem Personalverwaltungssystem übernommen werden. Das für Statistik zuständige Amt oder eine andere beauftragte und den Grundsätzen des Brandenburgischen Statistikgesetzes verpflichtete Stelle ist im Rahmen der Erhebungen gemäß Absatz 1 berechtigt, die personenbezogenen Daten der Lehrkräfte und des sonstigen pädagogischen Personals aus dem Personalverwaltungsprogramm und den Schulen zusammenzuführen.

(8) Das für Schule zuständige Ministerium, die staatlichen Schulämter, die Schulen sowie die Schulträger sind berechtigt, statistische Daten für ihren Bereich anonymisiert zu veröffentlichen. Das für Statistik zuständige Amt oder eine andere beauftragte und den Grundsätzen des Brandenburgischen Statistikgesetzes verpflichtete Stelle ist nach Maßgabe des für Schule zuständigen Ministeriums berechtigt, bildungsstatistische Daten anonymisiert zu veröffentlichen und insbesondere für wissenschaftliche Zwecke sowie für überregionale und internationale Auswertungen zu übermitteln.

§ 14
Automatisierte zentrale Schülerdatei

(1) Die automatisierte zentrale Schülerdatei (Schülerdatei) besteht aus einem automatisiert geführten einheitlichen Bestand von Daten der Schulen in öffentlicher Trägerschaft und der Ersatzschulen. Sie wird von dem für Schule zuständigen Ministerium errichtet. In der Schülerdatei sind nur die in § 65a Absatz 1 Satz 2 Nummer 1 bis 10 des Brandenburgischen Schulgesetzes bestimmten personenbezogenen Daten zu verarbeiten, wobei für Zwecke der Überwachung der Schulpflicht zu § 65a Absatz 1 Satz 2 Nummer 7 des Brandenburgischen Schulgesetzes die gemäß Absatz 2 bestimmten Daten zu verarbeiten sind.

(2) In der Schülerdatei sind folgende personenbezogene Daten und Merkmale zu verarbeiten:

1. die landeseindeutige Schülernummer, Name der Schülerin oder des Schülers (Vorname, Name, Geburtsname), Geschlecht, Geburtsdatum, Anschrift (Bundesland, Postleitzahl, Wohnort, Ortsteil, Straße, Hausnummer),

2. Namen der Eltern (Vorname, Name, Geburtsname, Anrede), Anschrift der Eltern (Postleitzahl, Wohnort, Ortsteil, Straße, Hausnummer), Art der Personensorgeberechtigung (Mutter, Vater, Vormund, Sonstiger),

3. Schulnummer (derzeit besuchte Schule und zuvor besuchte Schulen),

4. Merkmale gemäß § 65a Absatz 1 Nummer 7 des Brandenburgischen Schulgesetzes: Status Schulpflicht (vollzeitschulpflichtig, berufsschulpflichtig, nicht schulpflichtig), aktives Schulverhältnis (insbesondere keine längerfristige Beurlaubung, kein Gastschulverhältnis an anderer Schule),

5. Teilnahme an schulärztlichen und schulzahnärztlichen Untersuchungen,

6. Teilnahme an der Sprachstandsfeststellung sowie an Sprachförderkursen,

7. Schulanmeldung und Schulwechsel: Status im Anmelde- und Zuweisungsverfahren (zum Beispiel Bewerber, abgelehnte Bewerber, aufgenommene Bewerber, Warteliste, Zurückstellung, die für die jeweiligen Übergangsverfahren in die Jahrgangsstufen 5, 7 und 11 als erforderlich geregelten Merkmale),

8. externer Schulbesuch (die Schülerin oder der Schüler ist einer anderen Schule zugeordnet, besucht aber stundenweise diese Schule), Schulnummer dieser Schule, Beginn und Ende dieses Schulbesuchs,

9. Schulverhältnis in einem anderen Bundesland, Antrag auf vorgezogene Einschulung gemäß § 37 Absatz 4 Satz 2 des Brandenburgischen Schulgesetzes (einschließlich Ablehnung oder Gestattung), Antrag der Eltern gemäß § 106 Absatz 4 des Brandenburgischen Schulgesetzes (einschließlich Ablehnung oder Gestattung).

(3) Die personenbezogenen Daten der Schülerdatei werden von den Schulen und den für die jeweiligen Schulen zuständigen staatlichen Schulämtern im Rahmen der Zuständigkeit verarbeitet. Die Datenverarbeitung im Rahmen der Schülerdatei einer Schule bezieht sich nur auf die Schülerinnen und Schüler, für die sie Aufgaben im Sinne der Schulpflichtüberwachung im Rahmen des Schulverhältnisses wahrnimmt. Dies gilt entsprechend für die Schulen, die im Rahmen der Sprachstandsfeststellungen und Sprachförderkurse als zuständige Schule gelten. Technisch organisatorisch ist zu gewährleisten, dass jede Schule nur Zugriff auf die Daten der Personen hat, für die sie zuständig ist. Das zuständige staatliche Schulamt hat einzelfallbezogene Zugriffsrechte nur in dem zur Erfüllung der Aufgaben erforderlichen Umfang. Die Erteilung der erforderlichen Zugriffsrechte sowie deren zeitlicher Umfang werden im Rahmen eines Sicherheitskonzeptes gemäß § 7 Absatz 3 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes geregelt. Erfolgt der Zugriff im Rahmen schulaufsichtlicher Befugnisse, ist zu gewährleisten, dass ein namentlicher Bezug auf einzelne Personen nicht möglich ist. Bei der Aufgabenzuständigkeit im Einzelfall dürfen personenbezogene Daten außerhalb der Aufgabenzuständigkeit nicht einsehbar sein.

(4) Der automatisierte Abruf aus der Schülerdatei ist nicht zulässig.

(5) Für einzelne Einträge, Ergänzungen, Berichtigungen und Löschungen im Zusammenhang mit der Schülerdatei gemäß Absatz 2 ist die für die Schülerin oder den Schüler zuständige Schule verantwortlich. Das Personal, das für die Verarbeitung der Daten der Schülerdatei zuständig ist, bestimmt die Schulleiterin oder der Schulleiter. Unterbleibt die ordnungsgemäße Löschung gemäß Satz 1, ist diese durch das für Schule zuständige Ministerium oder eine von diesem beauftragte Stelle durchzuführen. Über die Löschung hinaus gehende Rechte des für Schule zuständigen Ministeriums bleiben unberührt.

(6) Die Daten der Schülerinnen und Schüler gemäß § 65a Absatz 1 Nummer 7 bis 10 des Brandenburgischen Schulgesetzes sind zwei Jahre nach Beendigung des Schulverhältnisses zu löschen. Die Daten der Schülerinnen und Schüler gemäß § 65a Absatz 1 Nummer 1 bis 4 und Nummer 6 des Brandenburgischen Schulgesetzes (Stammdaten) sind zehn Jahre nach Beendigung des Schulverhältnisses zu löschen. Die Daten der Eltern gemäß § 65a Absatz 1 Nummer 5 des Brandenburgischen Schulgesetzes sind unmittelbar nach Beendigung des Schulverhältnisses zu löschen. Sofern Daten gemäß § 65a Absatz 1 Satz 1 Nummer 8 und 9 des Brandenburgischen Schulgesetzes von Grundschulen verarbeitet werden, sind diese zwei Jahre nach der Aufnahme zu löschen. Sind diese Daten in diesem Zeitraum nicht mehr erforderlich, sind sie für Zwecke der Statistik zu anonymisieren.

§ 15
Schülerlaufbahnstatistiken

(1) Im Rahmen der Schuldatenerhebung gemäß § 13 Absatz 1 sind für Auswertungen für das für Schule zuständige Ministerium Schülerlaufbahnstatistiken zu Zwecken der Schulaufsicht, der Schulverwaltung und der Qualitätssicherung zu erstellen. Das vom für Schule zuständigen Ministerium beauftragte Amt für Statistik oder eine andere den Grundsätzen des Statistikgesetzes verpflichtete Stelle erstellt aus den Datensätzen der Schuldatenerhebung Datensätze, um einzelne schulische Bildungsverläufe darzustellen. Für die Schülerlaufbahndatensätze dürfen keine Daten zusätzlich zu den Daten verarbeitet werden, die gemäß § 65a Absatz 2 Satz 3 Nummer 1 bis 5 des Brandenburgischen Schulgesetzes bestimmt sind.

(2) Nach Überprüfung der Erhebungsmerkmale auf Schlüssigkeit und Vollständigkeit ist von dem beauftragten Amt für Statistik oder einer anderen den Grundsätzen des Statistikgesetzes verpflichteten Stelle für jeden Erhebungsdatensatz mittels der Einwegverschlüsselung oder anderen dem neuesten Stand der Technik entsprechenden Verfahren ein Schülerlaufbahndatensatz zu erzeugen, um einen Rückschluss auf die konkrete Person nicht zuzulassen. Die Aufgaben der datenschutzrechtlich besonders verpflichteten Personen gemäß § 13 Absatz 5 bleiben unberührt. Anschließend sind die Hilfsmerkmale zu löschen. Schülerlaufbahndatensätze, die nach Entscheidung des für Schule zuständigen Ministeriums insbesondere für wissenschaftliche Zwecke an andere Einrichtungen oder Stellen übermittelt werden, sind zu anonymisieren.

Abschnitt 2
Datenschutz in Schulbehörden und nachgeordneten Einrichtungen

§ 16
Staatliche Schulämter

(1) Die staatlichen Schulämter dürfen personenbezogene Daten von schulpflichtig werdenden Kindern für die erstmalige Aufnahme in die Schule, von Schülerinnen und Schülern, deren Eltern sowie von Lehrkräften und dem sonstigen pädagogischen Personal für Zwecke der Schulaufsicht, der Planung und Organisation sowie der Statistik verarbeiten und für jede Schülerin oder jeden Schüler den Namen, Vornamen sowie die Schülernummer als Hilfsmerkmale verwenden. Die Daten dürfen entsprechend § 15 zur Erstellung von Schülerlaufbahnstatistiken verarbeitet werden. Für die erstmalige Aufnahme gemäß Satz 1 dürfen die staatlichen Schulämter auch personenbezogene Daten zur Teilnahme an Sprachstandsfeststellungen und Teilnahmebefreiungen sowie zur Teilnahme an erforderlichen Sprachförderkursen verarbeiten. Für die Einhaltung der Datenschutzmaßnahmen gemäß § 11 ist die Leiterin oder der Leiter des staatlichen Schulamtes verantwortlich.

(2) Zur Erfüllung der Aufgabe der staatlichen Schulämter als Dienststelle für Lehrkräfte, sonstiges pädagogisches Personal sowie Schulpsychologinnen und Schulpsychologen sind die personenbezogenen Daten dieser Personen gemäß den beamten- und angestelltenrechtlichen Vorschriften zu verarbeiten.

§ 17
Schulpsychologinnen und Schulpsychologen

(1) Schulpsychologinnen und Schulpsychologen dürfen beim Betroffenen oder durch Einsicht in die Schülerakte gemäß § 10 Abs. 3 Daten erheben, sofern dies zur Erstellung einer schulpsychologischen Stellungnahme oder eines schulpsychologischen Gutachtens in Vorbereitung von Entscheidungen über

1. die Feststellung der Schulreife gemäß § 37 des Brandenburgischen Schulgesetzes oder der Zurückstellung vom Schulbesuch gemäß § 51 Abs. 2 des Brandenburgischen Schulgesetzes,
2. einen sonderpädagogischen Förderbedarf oder Fördermaßnahmen zur Behebung von Lernschwierigkeiten,
3. die Anwendung von Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen oder
4. die Leistungsmessung

notwendig ist. Die Betroffenen sind im Vorfeld auf die Rechtsgrundlage dieser Datenerhebung hinzuweisen. Über das Ergebnis werden sie im Rahmen der Begründung schulbehördlicher Entscheidungen unterrichtet. Darüber hinaus dürfen personenbezogene Daten der Betroffenen nur mit deren Einverständnis oder bei Minderjährigen mit Einverständnis der Eltern erhoben werden.

(2) Die Übermittlung von Ergebnissen oder von einzelnen Befunden schulpsychologischer Untersuchungen an andere öffentliche Stellen setzt die Einwilligung der Eltern oder der volljährigen Schülerin oder des volljährigen Schülers voraus. Dies gilt auch für freiwillige Untersuchungen durch die Schulpsychologinnen und Schulpsychologen. Ohne Einwilligung erfolgt nur die Übermittlung der Ergebnisse schulpsychologischer Untersuchungen gemäß § 65 Absatz 7 des Brandenburgischen Schulgesetzes an die Schule, die die schulpsychologische Stellungnahme oder das schulpsychologische Gutachten zur Erfüllung ihrer Aufgaben und Entscheidungen gemäß Absatz 1 Nummer 1 bis 4 angefordert hat. Im Einzelfall kann eine Übermittlung der Ergebnisse oder einzelner Befunde schulpsychologischer Untersuchungen an andere öffentliche Stellen ohne Einwilligung übermittelt werden, wenn diese gemäß § 7 erforderlich ist.

(3) Eine Übermittlung der Ergebnisse schulpsychologischer Untersuchungen mit den in ihnen enthaltenen personenbezogenen Daten erfolgt an die Stelle, welche die schulpsychologische Stellungnahme oder das schulpsychologische Gutachten angefordert hat. An andere öffentliche Stellen erfolgt sie entsprechend den Bestimmungen in § 7.

(4) Betroffene haben entsprechend den Bestimmungen in § 10 Abs. 1 Einsicht in die sie betreffenden Unterlagen.

(5) Die in Gutachten, Stellungnahmen, Befunden und Empfehlungen festgehaltenen Ergebnisse schulpsychologischer Beratungen sollen in der Regel Datum, Namen der Ratsuchenden und weiterer Gesprächsteilnehmender, Beratungsanlaß, Gesprächsverlauf und Maßnahmen enthalten. Diese Aufzeichnungen sind im staatlichen Schulamt im Sinne der Datensicherheitsmaßnahmen von § 11 bis zum Ablauf von drei Jahren nach Beendigung der Schulpflicht der Schülerin oder des Schülers zu verwahren.

§ 18
Oberste Schulbehörde

Sofern dem für Schule zuständigen Ministerium Einzelfallentscheidungen vorzulegen sind oder diese von ihm getroffen werden, sind die dazu notwendigen personenbezogenen Daten zu übermitteln. Die Übermittlung durch die Schulen erfolgt über die staatlichen Schulämter.

§ 19
Nachgeordnete Einrichtungen

(1) Im Landesinstitut für Schule und Medien Berlin-Brandenburg dürfen die zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben gemäß § 134 des Brandenburgischen Schulgesetzes notwendigen personenbezogenen Daten mit Zustimmung des Betroffenen erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Der Betroffene ist über den Zweck und das Ziel der Erhebung und Verarbeitung zu informieren.

(2) Die Datenverarbeitung und Datensicherung erfolgt gemäß den §§ 3, 4 und 11. Die Leiterin oder der Leiter der nachgeordneten Einrichtung ist für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verantwortlich.

Abschnitt 3
Schlussbestimmungen

§ 20
Inkrafttreten, Außerkrafttreten

(1) Diese Verordnung tritt am 1. August 1997 in Kraft.

(2) Mit Inkrafttreten dieser Verordnung treten außer Kraft

1. § 3 Abs. 2 Nr. 1 der Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen Verordnung vom 26. Februar 1993 (GVBl. II S. 114),
2. § 1 Abs. 4 der Aufnahmeverordnung-Sek I vom 9. Dezember 1996 (GVBl. II 1997 S. 14),
3. Nummer 33 der Verwaltungsvorschriften über die Ausbildung und Prüfung im Telekolleg II vom 17. Dezember 1992 (ABl.-MBJS 1993 S. 2),
4. die Verwaltungsvorschriften über den Schutz personenbezogener Daten in Schulen und statistische Erhebungen vom 26. November 1993 (ABl. S. 1730; ABl.-MBJS 1994 S. 85), geändert durch die Verwaltungsvorschriften vom 3. Dezember 1995 (ABl. S. 1285; ABl.-MBJS S. 560),
5. Nummer 6 Abs. 1 bis 3, Nummer 7 Abs. 2 und 4 sowie Nummer 8 der Verwaltungsvorschriften über die schulpsychologische Beratung vom 5. September 1994 (ABl.-MBJS S. 803) sowie
6. Nummer 1 Abs. 3 der Verwaltungsvorschriften über wissenschaftliche Untersuchungen vom 1. August 1995 (ABl.-MBJS S. 408).

Potsdam, den 14. Mai 1997

Die Ministerin für Bildung, Jugend und Sport
Angelika Peter

Anlage 1
Liste der zur Verarbeitung zugelassenen personenbezogenen Daten
1	Schülerakte
	Bei Aufnahme einer Schülerin oder eines Schülers sind in einer anzulegenden Schülerakte folgende für die Schullaufbahn sowie die schul- und schulträgerinterne Verwaltung notwendigen Daten aufzunehmen
1.1	Schülerstammblatt und die darin enthaltenen Einzeldaten gemäß den Anlagen 2 bis 4
1.2	die Durchschriften oder Kopien aller Zeugnisse und der darin enthaltenen Einzeldaten einschließlich der weiteren allgemeinen Eintragungen nach Nummer 5 VV-Zeugnisse und die Beurteilung des Arbeits- und Sozialverhaltens sowie des Grundschulgutachtens
1.3	Vermerke über Benachrichtigung der Sorgeberechtigten bei gefährdeter Versetzung
1.4	Kopien der Informationen zum Arbeits- und Sozialverhalten
1.5	Anmeldeunterlagen, Angaben zu Geschwisterkindern, Gesprächsprotokolle, Aufnahmeentscheidungsunterlagen und Aufnahmestatus während des Übergangsverfahrens, Angaben über den Schulabgang
1.6	Beurlaubungen vom Schulbesuch über zwei Monate1, 4
1.7	Schulversäumnisse über zwei Monate wegen Krankheit oder aus sonstigen Gründen oder ohne Angabe von Gründen4
1.8	Unterlagen über angeordneten/erteilten Haus-/Krankenhausunterricht4
1.9	Angaben über gesundheitliche Beeinträchtigungen soweit gemäß § 1 Absatz 2 zulässig2, 4
1.10	BAföG-Schulbescheinigungen4
1.11	Schriftverkehr zu Schulpflichtverletzungen4
1.12	Unterlagen über eingeleitete und erteilte Ordnungsmaßnahmen4
1.13	Vermerke über erteilte Schulbescheinigungen und ausgegebene Schülerausweise
1.14	Bildungsempfehlung und Unterlagen eines Förderausschussverfahrens3, 4
1.15	Befreiungen vom Unterricht, insbesondere Befreiung vom Sportunterricht und von Lebens-gestaltung-Ethik-Religionskunde
1.16	in Schulen der Primarstufe
	1.16.1	Unterlagen über die Zurückstellung vom Schulbesuch
	1.16.2	Unterlagen über die vorzeitige Aufnahme in die Grundschule
	1.16.3	individueller Förderplan für den zusätzlichen Förderunterricht
1.17	in der Sekundarstufe I
	1.17.1	Unterlagen über die Wahl der Prüfungsfächer und freiwilliger Zusatzprüfungen einschließlich der erforderlichen Protokolle
	1.17.2	Unterlagen über die Durchführung der Prüfungen
	1.17.3	Unterlagen über die Ermittlung der Gesamtqualifikation
	1.17.4	Unterlagen über das Schülerbetriebspraktikum
1.18	in Schulen der gymnasialen Oberstufe
	1.18.1	Unterlagen über die Wahl von Kursen, Klausur- und Abiturprüfungsfächern einschließlich der erforderlichen Protokolle
	1.18.2	Unterlagen über den Erwerb besonderer Berechtigungen (insbesondere Erwerb des Latinums)
	1.18.3	Unterlagen über die Durchführung der Prüfungen
	1.18.4	Unterlagen über die Ermittlung der Gesamtqualifikation
1.19	in Einrichtungen des Zweiten Bildungsweges
	1.19.1	Angaben zur schulischen und beruflichen Qualifikation
	1.19.2	Angaben zur beruflichen Tätigkeit einschließlich Anschrift der Arbeits- oder Ausbildungsstätte
	1.19.3	Unterlagen über den Erwerb besonderer Berechtigungen (insbesondere Erwerb des Latinums)
	1.19.4	Unterlagen über die Wahl von Kursen, Klausur- und Abiturprüfungsfächern einschließlich der erforderlichen Protokolle (gilt nur für Bildungsgänge der Sekundarstufe II)
	1.19.5	Unterlagen über die Ermittlung der Gesamtqualifikation
1.20	Angaben zur Schwimmfähigkeit der Schüler
1.21	Angaben zur Teilnahme an schulärztlichen und schulzahnärztlichen Untersuchungen
1.22	Angaben zur Teilnahme an Sprachstandsfeststellungen und Teilnahmebefreiungen sowie zur Teilnahme an erforderlichen Sprachförderkursen, Ergebnisse der Sprachstandsfeststellungen und der Sprachförderkurse2
2	Klassen- oder Kursbücher (einschließlich Unterlagen für Arbeitsgemeinschaften und gleichartige schulische Veranstaltungen)
2.1	das Stundenthema der erteilten Unterrichtsstunden in der Klasse oder dem Kurs
2.2	Thema und Zeitpunkt aller in der Klasse oder dem Kurs geschriebenen schriftlichen Arbeiten
2.3	einen Nachweis über die Tage und Stunden der Unterrichtsversäumnisse einzelner Schülerinnen und Schüler sowie über die Durchführung einer Ordnungsmaßnahme bei Überschreiten festgelegter Fehlzeiten4
2.4	die Eintragung einer Schülerin oder eines Schülers als Erziehungsmaßnahme4
2.5	der Nachweis über erfolgte und in regelmäßigen Abständen oder bei gegebenem Anlass dem Alter der Schülerinnen und Schüler angepasst wiederholte Hinweise mit Angabe der fehlenden Schülerinnen und Schüler, insbesondere
	2.5.1	zum Verhalten auf dem Schulgelände
	2.5.2	zum Verhalten im Sportunterricht
	2.5.3	zum Verhalten im naturwissenschaftlichen Unterricht
	2.5.4	über die Verhinderung und Bekämpfung von Bränden
	2.5.5	über das Verhalten im Straßenverkehr im Rahmen des Sachunterrichtes an der Grundschule
	2.5.6	über das Verhalten bei Exkursionen, Unterrichtsgängen, Wanderungen, Schulfahrten
	2.5.7	über das Verhalten bei Witterungseinflüssen
	2.5.8	über die Gefahren im Umgang mit pyrotechnischen Erzeugnissen und Waffen
	2.5.9	über das Verhalten beim Auffinden von Munition
2.6	die Liste der in der Klasse oder dem Kurs zu unterrichtenden Schülerinnen und Schüler, der jeweilige Klassen-/Kursname, die Art der Klasse/des Kurses, der Gruppe und die Anzahl der in den jeweiligen Unterrichtsfächern erteilten Wochenstunden
2.7	Name, Fach und Personalkennzeichen der unterrichtenden Lehrkräfte
3	Notenbuch
3.1	Schülerliste mit Wohnanschrift und Telefonnummern der Sorgeberechtigten
3.2	für jedes Fach getrennt Seiten oder Blätter für die Eintragung der Noten/Punktbewertung sowie je eine Spalte für Schulhalbjahres- und Schuljahresnoten oder -punkte
3.3	Namen und Fach der unterrichtenden Lehrkräfte
4	Prüfungsunterlagen
4.1	Wahl von Prüfungsfächern und Protokolle dazugehöriger Beratungsgespräche
4.2	Unterlagen über Zulassung, Zeitpunkt und Art von Prüfungen
4.3	schriftliche Prüfungsarbeiten mit Aufgabenstellung und Bewertung
4.4	Unterlagen der mündlichen und praktischen Prüfung
5	Sonstige personenbezogene Daten von Schülerinnen, Schülern und Sorgeberechtigten
5.1	Mitgliedschaft und Funktion in Gremien der Mitwirkung
5.2	sonstige schul- oder ausbildungsbezogene Funktionen, insbesondere Schülerlotsen, AG-Leitung, Auszubildendenvertretung
5.3	Protokolle schulischer Gremien der Mitwirkung soweit sie Angaben über Entscheidungen zu einzelnen Personen enthalten
5.4	Schulname, Schulform, Anschrift und Bundesland bisher von der Schülerin oder dem Schüler besuchter Schulen
5.5	Angaben über den Besuch eines Hortes
5.6	Angaben über die Teilnahme an der Schülerspeisung
5.7	Angaben über ausgeliehene Unterrichtsmittel
5.8	Angaben über den Schulweg, die Teilnahme an der Schülerbeförderung und die Höhe des Beitrags zur Schülerbeförderung4
5.9	Angaben über die Teilnahme an Fördermaßnahmen sowie die Art des Förderschwerpunktes und die Art der sonderpädagogischen Förderung4
5.10	Angaben über die Teilnahme am Ganztagsbetrieb
5.11	Angaben über die Teilnahme an Maßnahmen im Rahmen der Begabungsförderung
5.12	Unterlagen über meldepflichtige Unfälle4
5.13	Angaben zur Inanspruchnahme von Leistungen aus dem Schulsozialfonds4
5.14	Angaben über die Befreiung vom Eigenanteil für Lernmittel4
5.15	Angaben zum probeweisen Schulbesuch
5.16	Angaben zur Verkehrssprache in der Familie
5.17	Unterbringung im Wohnheim/Internat
5.18	Angaben zu Lese-, Rechtschreib- oder Rechenschwäche
6	Unterlagen über Lehrkräfte
6.1	Stammblatt für Lehrkräfte an Schulen gemäß Anlage 54
6.2	Sonstige personenbezogene Daten von Lehrkräften4
	6.2.1	Mitgliedschaft in Gremien der Mitwirkung4
	6.2.2	Angaben zum Einsatz in der Schule (Unterrichtseinsatz, Klassenleiterfunktion und sonstige schulische Aufgaben)4
	6.2.3	Angaben über erteilten und nicht erteilten Unterricht einschließlich Angaben zu Mehrarbeit4
	6.2.4	Angaben zur Abwesenheit von der Schule4
	6.2.5	Angaben über erfolgte Verpflichtungen und Belehrungen4
	6.2.6	Angaben zu Rettungsschwimmer- und Ersthelferausbildung4
7	Von Personen des sonstigen pädagogischen Personals können die zu Nummer 6 analogen personenbezogenen Daten erhoben werden.
8	Klassenarbeiten und Klausuren
___________________ 1 Beurlaubungen und Schulversäumnisse unter zwei Monaten sind lediglich im Klassen- oder Kursbuch   gemäß Nummer 2.3 zu erfassen. 2 Eine Verarbeitung in automatisierten Dateien ist unzulässig. 3 Diese Unterlagen sind in einem verschlossenen Umschlag aufzubewahren. 4 Eine Verarbeitung außerhalb der Schule ist unzulässig.

 

Anlage 2
Schülerstammblatt allgemeinbildende Schule (Grundschule, Oberschule, Gesamtschule, Gymnasium, berufliches Gymnasium, Förderschule, Schule des Zweiten Bildungsweges)
1.	Kopfbereich
	a.	Name der Schule, Schulform, Schulnummer (mit Historie)
	b.	Tag der Aufnahme in die Schule
	c.	Einzugliederndenmerkmal4
2.	Schülerindividualdaten
	a.	Name
	b.	Vorname
	c.	Geschlecht
	d.	Anschrift und Kontaktdaten (mit Historie)
	e.	Herkunftsregion
3.	Individualdaten der Sorgeberechtigten (neuer Name)
	a.	Name und Status der Sorgeberechtigten
	b.	Anschrift und Kontaktdaten (mit Historie)
4.	Schullaufbahndaten
	a.	bisher erreichter Abschluss bzw. Gleichwertigkeit
	b.	Angaben zur Belegung von Fremdsprachen/Sorbisch mit Angabe von Jahrgangsstufen, in denen die jeweilige Fremdsprache belegt war
	c.	Kurswahl im Wahlpflichtbereich, differenziert nach Jahrgangsstufen
	d.	Einstufung in den integrativen Unterricht an Oberschulen/in der Fachleistungsdifferenzierung an Gesamtschulen (fachscharfe Angaben pro Halbjahr ab 7/I)4
	e.	Übersicht über Vollzeitschuljahre (bei PS/Sek I):
		i.	Nummer des Vollzeitschuljahres /1-10)
		ii.	Schuljahr, in dem das Vollzeitschuljahr belegt wurde
		iii.	Jahrgangsstufe, die in dem Vollzeitschuljahr besucht wurde
		iv.	Bildungsgang, der in dem Vollzeitschuljahr belegt wurde (neu)
	f.	Teilnahme am bzw. Befreiung vom Unterricht im Fach Lebensgestaltung-Ethik-Religionskunde (jahresscharfe Aufzählung)
	g.	Teilnahme am Religionsunterricht (jahresscharfe Aufzählung)4
______________________ 4 Eine Verarbeitung außerhalb der Schule ist unzulässig.

Anlage 3
Schülerstammblatt Berufsschule (duale Ausbildung)
1.	Kopfbereich
	a.	Name der Schule, Schulnummer
	b.	Tag der Aufnahme in die Schule
	c.	Gastschülermerkmal
	d.	Einzugliederndenmerkmal4
	e.	Ausbildungsberuf
	f.	Fachrichtung
	g.	Schlüssel-Nummer laut Schlüsselverzeichnis „g“
	h.	Art der Ausbildung
2.	Schülerindividualdaten
	a.	Name
	b.	Vorname
	c.	Geschlecht
	d.	Anschrift und Kontaktdaten (mit Historie)
	e.	Herkunftsregion
3.	Individualdaten der Sorgeberechtigten (neuer Name)
	a.	Name und Status der Sorgeberechtigten
	b.	Anschrift und Kontaktdaten (mit Historie)
4.	Schullaufbahndaten
	a.	bisher erreichter Abschluss bzw. Gleichwertigkeit
	b.	Art der Schuleinrichtung (Datum des Wechsels, abgebendes OSZ, aufnehmendes OSZ, Klasse, Grund) (mit Historie)
	c.	Umschülermerkmal
	d.	Merkmal Ausbildungsvertrag hat vorgelegen
	e.	Angaben zu den Ausbildungsstätten (mit Historie)
		i.	Name, Anschrift und Kontaktdaten der Ausbildungsstätten
		ii.	Merkmal Ausbildung als
		iii.	Tag des Eintritts in die und des Austritts aus den Ausbildungsstätten
	f.	Teilnahme am bzw. Befreiung vom Unterricht im Fach Lebensgestaltung-Ethik-Religionskunde (jahresscharfe Aufzählung)
	g.	Teilnahme am Religionsunterricht (jahresscharfe Aufzählung)4
5.	Leistungen und Schulbesuch
	a.	Unterrichtsfächer
	b.	fachbezogene Halbjahresnoten und Endnoten
	c.	Bemerkungen zu den jeweiligen Schulhalbjahren
	d.	Unterrichtsversäumnisse4
	e.	Angaben über ausgeliehene Unterrichtsmittel
	f.	Angaben über die Ausstellung von Schülerausweisen
	g.	Angaben über die Ausstellung von Zeugnissen
	h.	Angabe zur Aushändigung des Abgangs- bzw. Abschlusszeugnisses
	i.	Angabe zu Beginn und Ende des Schulbesuchs
	j.	Angabe zum erfolgreichen Abschluss der Berufsausbildung
	k.	Ausbildungsberuf
	l.	Angaben zu zusätzlich besuchten allgemeinbildenden Kursen und Englischkursen
	m.	Name der besuchten Schule und Schulkurzzeichen
	n.	erreichter Abschluss einschließlich Gleichwertigkeit
	o.	Bemerkungen
_______________________ 4 Eine Verarbeitung außerhalb der Schule ist unzulässig.

Anlage 4
Schülerstammblatt Berufsschule/Fachoberschule/Berufsfachschule/Fachschule
1.	Kopfbereich
	a.	Name der Schule, Schulnummer
	b.	Tag der Aufnahme in die Schule
	c.	Gastschülermerkmal
	d.	Einzugliederndenmerkmal4
	e.	Merkmal Orientierung/Vorbereitung (Vollzeit/Teilzeit)
	f.	Merkmal berufliche Grundbildung (Vollzeit/Teilzeit)
	g.	Merkmal Fachoberschule (Vollzeit/Teilzeit)
	h.	Merkmal berufliche Grundbildung (Vollzeit/Teilzeit)
	i.	Merkmal berufliche Teilqualifikation (Vollzeit/Teilzeit)
	j.	Merkmal Assistentenberufe (Vollzeit/Teilzeit)
	k.	Merkmal Fachschule (Vollzeit/Teilzeit)
2.	Schülerindividualdaten
	a.	Name
	b.	Vorname
	c.	Geschlecht
	d.	Anschrift und Kontaktdaten (mit Historie)
	e.	Herkunftsregion
3.	Individualdaten der Sorgeberechtigten (neuer Name)
	a.	Name und Status der Sorgeberechtigten
	b.	Anschrift und Kontaktdaten (mit Historie)
4.	Schullaufbahndaten
	a.	bisher erreichter Abschluss bzw. Gleichwertigkeit
	b.	Angaben zum Wechsel des OSZ bei Verbleib im Bildungsgang (Datum des Wechsels, abgebendes OSZ, aufnehmendes OSZ, Klasse, Grund) (mit Historie)
	c.	Angaben zu Praktika (mit Historie)
		i.	Name der Praktikumsstätte
		ii.	Anschrift und Kontaktdaten der Praktikumsstätte
		iii.	Angabe zur Praktikumstätigkeit
		iv.	Beginn- und Enddatum des Praktikums
________________________ 4 Eine Verarbeitung außerhalb der Schule ist unzulässig.

Anlage 5

Stammblatt für Lehrkräfte an Schulen

angelegt am

(anzulegen für Lehrkräfte, die länger als drei Monate an der Schule tätig sind)

Name der Schule

Fremdlehrkraft

Schulnummer

Personalnummer

Allgemeine Angaben

Name (ggf. Titel)

Geburtsname

Vornamen1

Namenskürzel

Geburtsdatum

Staatsangehörigkeit

Datum des Eintritts in den Schuldienst

Schwerbehinderung und Grad

Anschrift

PLZ

Wohnort

Telefon

Straße/Nr.

Kreis

Änderung der Anschrift:

PLZ

Wohnort

Telefon

Straße/Nr.

Kreis

Änderung der Anschrift:

PLZ

Wohnort

Telefon

Straße/Nr.

Kreis

Lehrbefähigung und Funktionen/Sonderaufgaben

Amtsbezeichnung

Ausbildung

Lehrbefähigung in Fächern

Funktion

von/bis

Funktion

von/bis

Funktion

von/bis

Funktion

von/bis

Tätigkeit an anderen Schulen

von/bis

von/bis

von/bis

von/bis

von/bis

von/bis

von/bis

von/bis

Umfang

Umfang

Umfang

Umfang

Umfang

Umfang

Umfang

Umfang

Fort- und Weiterbildung2

von/bis

von/bis

von/bis

von/bis

von/bis

von/bis

von/bis

von/bis

Fach

Fach

Fach

Fach

Fach

Fach

Fach

Fach

Pflichtstundenumfang an der Schule/Anrechnungen/Ermäßigungen (ggf. Beiblatt benutzen)

Schuljahr

Pflichtstundenzahl an der Schule3

Anrechnungen/Ermäßigungen

von/bis

von/bis

Arten

Umfang

Änderungen (mit Datum)

von/bis

von/bis

Arten

Umfang

Änderungen (mit Datum)

von/bis

von/bis

Arten

Umfang

Änderungen (mit Datum)

von/bis

von/bis

Arten

Umfang

________________ 1 Rufname ist zu unterstreichen. 2 Angaben zu privat organisierter Fortbildung sind freiwillig. 3 als Anteil vom Pflichtstundensoll bei Vollbeschäftigung, geplante Mehrarbeit ist gesondert anzugeben

Anlage 6
Personenbezogene Merkmale für die Schuldatenerhebungen
1.	Vor- und Familienname (Hilfsmerkmal), landeseindeutige Schülernummer (Hilfsmerkmal)
2.	Schulnummer, Abteilungsnummer (OSZ)
3.	Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland, Geschlecht, Zurückstellung vom Schulbesuch, vorzeitige Aufnahme des Schulbesuchs, Jahr der Ersteinschulung, Datum der Aufnahme an der Schule, Wohnort des Schülers
4.	Staatsangehörigkeit, Migrantenstatus (Ausländer, Aussiedler, Asylbewerber, Flüchtling), Einzugliederndeneigenschaft, Herkunftsland, Herkunftsregion (Bundesland, Landkreis/kreisfreie Stadt), Herkunftsschule (Schulnummer bei Schulwechsel in Brandenburg, Anschrift bei Schulen außerhalb Brandenburgs), Herkunftsschulform, nichtdeutsche Verkehrssprache in der Familie, Jahr des Zuzugs nach Deutschland
5.	Schulform, Jahrgang des aktuellen Schuljahres, Klassenname der besuchten Klassen, Kursname der besuchten Kurse, Bildungsgang, Zeitform, Art der Gruppe/des Kurses, Personalkennzeichen der Lehrkraft, Unterrichtsfach, erteilte Wochenstunden, Status Fremdsprache, Umschüler, Empfehlung der Grundschule, Teilnahme an den einzelnen Unterrichtseinheiten, Unterrichtsbefreiungen (Lebensgestaltung-Ethik-Religionskunde, Sport), Teilnahme am Religionsunterricht/humanistischen Lebenskunde-Unterricht, bilinguale Unterrichtssprache, Fachklasse/Beruf, Berufsfeld, Fachrichtung bei Berufsausbildung, Art des Ausbildungsvertrags, Sitz der Ausbildungsstätte
6.	Teilnahme an der Schülerspeisung, Teilnahme am Ganztagsbetrieb, Teilnahme an der Schülerbeförderung, Länge des Schulweges, Teilnahme am Hort, Unterbringung im Wohnheim
7.	Art der sonderpädagogischen Förderung, schwere Mehrfachbehinderung, Haus-/Krankenhausunterricht, Teilnahme an Fördermaßnahmen, Art des Förderschwerpunkts, Lese-, Rechtschreibschwäche, Rechenschwäche
8.	Jahrgang des vorangegangenen Schuljahres, Bildungsgang des vorangegangenen Schuljahres, bisher erreichter höchster schulischer Abschluss, bisher erreichter berufsbezogener Abschluss, Jahr des letzten Schulbesuches, Art der Wiederholung
9.	Unterrichtsversäumnisse
10.	Art des Abschlusses, Art des Abgangs (versetzt/aufgerückt, nicht versetzt, querversetzt, freiwillige Wiederholung, Schulwechsel), Art des Zeugnisses, Nichtschülerprüfung, schulische Vorbildung der Absolventen/Abgänger, Abgänger vor/nach der Vollendung der Vollzeitschulpflicht
11.	Beurteilung des Arbeits- und Sozialverhaltens, Befreiung vom Eigenanteil für Lernmittel, Leistungen aus dem Schulsozialfonds, Höhe des Beitrags zur Schülerbeförderung
12.	Abitur: Abiturprüfungsfächer, erreichte Punktzahl bzw. Note zusätzliche mündliche Prüfungen, Grund für die zusätzliche Prüfung Wiederholungsprüfung erreichte Punktzahl bzw. Note Kursergebnisse in der Qualifikationsphase, erreichte Punktzahl bzw. Note Prüfungsergebnisse, erreichte Punktzahl bzw. Note Gesamtqualifikation, erreichte Punktzahl bzw. Note
13.	Prüfung Klasse 10: Prüfungsfächer, erreichte Punktzahl bzw. Note Wahl der Aufgaben, erreichte Punktzahl bzw. Note je Aufgabe Kursbelegung Jahresnoten in Fächern des vorletzten und letzten Schuljahres
14.	ZVA 6: Fächer der zentralen Arbeiten, erreichte Punktzahl bzw. Note Wahl der Aufgaben, erreichte Punktzahl bzw. Note je Aufgabe Jahresnoten in Fächern des vorletzten und letzten Schuljahres
15.	Erhebungsmerkmale der Zentralen Schülerdatei

Anlage 7

Antrag auf Genehmigung des Einsatzes eines schuleigenen oder privaten Datenverarbeitungsgerätes außerhalb der Schule zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Angaben zum Antragsteller

Name	Vorname
Amts-/Dienstbezeichnung
Standort des Datenverarbeitungsgerätes in der Wohnung

 

Angaben zu den verarbeitenden Daten

Begründung für den Antrag

Zweckbestimmung der Datei/Dateibezeichnung                                       (konkrete Aufgaben des Antragstellers)

Betroffener Personenkreis                                 (genaue Bezeichnung der Klassen-/Jahrgangsstufe, Lerngruppe usw.)

Art der gespeicherten Daten oder Texte                           (Datenkatalog, inhaltliche Kennzeichnung der Texte [sofern personenbezogene Daten enthalten])

Für die Verarbeitung eingesetzte Programme                   (bitte ergänzende Angaben soweit kein Standardprogramm)

Vorgesehene Auswertungen

Fristen für die Löschung der Daten                   (Texte mit Personenbezug unverzüglich nach Abschluß der Aufgabe)

Vorgesehene Maßnahmen für Zugriffsschutz auf's Datenverarbeitungsgerät und die Daten                                   (z.B. Paßwort, Verriegelung der Tastatur)

Vorgesehene Datensicherung                    (Medium und Zeitintervall für Datensicherung)

Das Einverständnis mit einer Kontrolle durch den Landesbeauftragten für den Datenschutz wird hiermit erklärt.
Datum	Unterschrift des Antragstellers

Genehmigungsvermerk der Schulleitung

genehmigt      □                                                              nicht genehmigt            □
Datum	Unterschrift der Schulleitung

Anlage 8: Musteranweisung für die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Schule

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf der Grundlage des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes und der Datenschutzverordnung Schulwesen nach folgenden Grundsätzen:

1. Freigabe und Kontrolle

Die Freigabe und Kontrolle der Programme, die bei der Verarbeitung personenbezogener Daten in automatisierten Verfahren angewendet werden, erfolgt ausschließlich durch die Schulleiterin oder den Schulleiter oder in Vertretung durch ______________________________________________________________________________________________________________________

2. Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten in automatisierten Verfahren oder manuell geführten Karteien ist ausschließlich durchzuführen von den Verwaltungskräften___________ oder in Vertretung von der Lehrkraft ____________

Diese Personen erfassen und verarbeiten Daten gemäß § 1 der Datenschutzverordnung Schulwesen und verändern sie gegebenenfalls entsprechend den Angaben der Schülerin oder des Schülers oder deren Eltern (Individualdaten) und der Lehrkräfte.

Die o. g. Personen haben sicherzustellen, daß außer ihnen und der Schulleiterin oder dem Schulleiter niemand auf die Daten zugreifen kann. Datenverarbeitungsgeräte sind nach jeder Benutzung mechanisch zu sichern. Datenträger, Ausdrucke und Karteikarten sind verschlossen aufzubewahren.

Die Daten sind täglich/wöchentlich/monatlich⁴ zu sichern und gesichert auszulagern an möglichst feuerfesten Aufbewahrungsorten.

3. Übermittlung

Die in Nummer 2 genannten Personen sind befugt, personenbezogene Daten an andere Schulen (z. B. bei Schulwechsel), den zuständigen Schulträger und die Schulbehörden zu übermitteln, soweit dies zur rechtmäßigen Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Sie erfolgt auf der Grundlage des § 14 in Verbindung mit § 13 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes.

Die Übermittlung an andere öffentliche Stellen (z. B. Arbeitsamt) darf erfolgen, wenn dies zur rechtmäßigen Erfüllung der Aufgaben von Schule und/oder Empfänger erforderlich ist (vgl. § 7 Datenschutzverordnung Schulwesen).

Personenbezogene Daten dürfen grundsätzlich nicht an Einzelpersonen oder private Einrichtungen (z. B. Krankenkassen) übermittelt werden.

Im Zweifelsfall ist immer Rücksprache mit der Schulleiterin oder dem Schulleiter zu halten.

Alle Übermittlungen sind schriftlich zu dokumentieren mit der Angabe von Datum, Empfänger, Grund und Inhalt der Auskunft.

4. Sperrung

Gespeicherte personenbezogene Daten sind zu sperren, wenn Betroffene die Richtigkeit der Angaben bestreiten und sich weder Richtigkeit noch Unrichtigkeit feststellen läßt. Gesperrte Daten dürfen nicht mehr verarbeitet, übermittelt oder auf andere Art genutzt werden, bis sie berichtigt sind.

5. Löschung

Personenbezogene Daten sind zu löschen, wenn die Schülerin oder der Schüler die Schule verlassen hat. Werden die Daten nur für die Dauer eines Schuljahres benötigt, sind sie nach Ablauf dieses Jahres zu löschen. Eine Löschung darf nur erfolgen, wenn keine längeren Aufbewahrungsfristen gelten.

6. Einzelanweisung

Die Schulleiterin oder der Schulleiter erteilt in besonderen Fällen ergänzende Einzelanweisungen.

_____________________
^1. Beurlaubungen und Schulversäumnisse unter zwei Monaten sind lediglich im Klassen- oder Kursbuch gemäß Nummer 2.3 zu erfassen.
^2. Eine Verarbeitung in automatisierten Dateien ist unzulässig.
^3. Diese Unterlagen sind in einem verschlossenen Umschlag aufzubewahren.
^4. nicht zutreffendes bitte streichen

Anlage 9

 

APSIS-Daten der Lehrkräfte, die aus dem Personalverwaltungsprogramm mit  den Daten der Schule zusammengeführt werden
1.	Personalnummer
2.	Geburtsdatum
3.	Geschlecht
4.	Schulnummer der Stammschule
5.	Sonstiges pädagogisches Personal (J/N)
6.	Qualifikation
7.	Ausbildungsfächer, Lehrbefähigungen
8.	Staatsangehörigkeit
9.	Pflichtstunden bei Vollbeschäftigung
10.	Unbefristete Stunden (Arbeitsumfang)
11.	Befristete Stunden (Arbeitsumfang)
12.	Abminderungsstunden
13.	Gründe für längere Abwesenheit
14.	Altersteilzeit
15.	Dienstverhältnis (Angestellte/Beamte)