Brandenburgisches Vorschriftensystem

Auf Grund des § 110a Absatz 1 Satz 2 und 3 sowie Absatz 2 Satz 1 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten in der Fassung der Bekanntmachung vom 19. Februar 1987 (BGBl. I S. 602), von denen Absatz 2 Satz 1 durch Artikel 8 des Gesetzes vom 5. Juli 2017 (BGBl. I S. 2208, 2216) neu gefasst und Absatz 1 Satz 2 und 3 durch Artikel 4 des Gesetzes vom 17. Juli 2025
(BGBl. 2025 I Nr. 163 S. 2) geändert worden ist, in Verbindung mit der MIK-Ordnungswidrigkeiten-Aktenführungs-Zuständigkeitsübertragungsverordnung vom 17. September 2024 (GVBl. II Nr. 82) verordnet der Minister des Innern und für Kommunales:

Abschnitt 1

Einführung der elektronischen Akte bei den Bußgeldbehörden

§ 1
Anwendungsbereich

(1) Diese Verordnung ist anzuwenden auf elektronisch geführte Bußgeldakten der Verwaltungsbehörden, wenn diese als Bußgeldbehörden tätig sind. Bußgeldbehörde ist die für die Verfolgung und Ahndung von Ordnungswidrigkeiten zuständige Verwaltungsbehörde.

(2) Absatz 1 gilt nicht für die Staatsanwaltschaften, Gerichte sowie Finanzämter.

§ 2
Zulassung der elektronischen Akte

(1) In Bußgeldverfahren können Akten elektronisch geführt werden. Bei den in der Anlage bezeichneten Bußgeldbehörden werden die Akten in den genannten Bußgeldverfahren ab dem in der Anlage angegebenen Zeitpunkt elektronisch geführt.

(2) Akten, die nach Absatz 1 Satz 2 neu angelegt werden, werden ausschließlich elektronisch geführt. Akten, die zum angegebenen Zeitpunkt bei der Bußgeldbehörde in den genannten Verfahren bereits in Papierform angelegt sind, können nach Einführung der elektronischen Aktenführung ausschließlich in Papierform weitergeführt werden. Sie können auch unter Berücksichtigung der für die Übertragung in die elektronische Form jeweils gültigen Vorschriften in die elektronische Form übertragen und danach vollständig als elektronische Akten geführt werden. Die jeweils zuständige Bußgeldbehörde entscheidet über das Vorgehen nach Satz 2 oder 3.

Abschnitt 2

Technische und organisatorische Rahmenbedingungen für die elektronische Aktenführung

§ 3
Struktur und Format elektronischer Akten; Repräsentat

(1) In der elektronischen Akte werden zur Akte gebrachte elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien sowie sonstige zur Akte gebrachte Dateien und Informationen gespeichert. Elektronische Empfangsbekenntnisse sowie elektronische Formulare, die als strukturierte maschinenlesbare Datensätze übermittelt worden sind, werden nach § 110b des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten als Datensätze in der elektronischen Akte gespeichert.

(2) Die nach Absatz 1 in der elektronischen Akte gespeicherten Inhalte sollen jederzeit zusätzlich als elektronische Dokumente im Format PDF/A wiedergegeben werden können; diese Dokumente bilden das Repräsentat. Das Repräsentat soll den gesamten zur Akte gebrachten Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwen-digen Struktur-, Definitions- und Schemadateien wiedergeben. Soweit die Wiedergabe eines Inhalts technisch nicht möglich ist oder unverhältnismäßigen Aufwand erfordert, soll ein entsprechender Hinweis in das Repräsentat auf-genommen werden. An die Stelle von Signaturdateien sollen im Repräsentat Vermerke über das Ergebnis der Signaturprüfung treten. Das Repräsentat muss druckbar, kopierbar und, soweit technisch möglich, durchsuchbar sein.

(3) Bei der elektronischen Aktenführung sind alle Daten vorzuhalten, die erforderlich sind, um den für die Übermittlung von elektronischen Akten vorgesehenen strukturierten maschinenlesbaren Datensatz im Dateiformat XML gemäß der Bekanntmachung nach § 2 Absatz 3 in Verbindung mit § 6 der Bußgeldaktenübermittlungsverordnung in der jeweils geltenden Fassung, zu erzeugen und die Bearbeitung zu unterstützen.

(4) Als Bußgeldbehörden tätige Verwaltungsbehörden müssen Bußgeldakten mindestens nach Maßgabe der in Absatz 1 und 3 niedergelegten Grundsätze führen. Sie sollen die in Absatz 2 niedergelegten Grundsätze beachten.

§ 4
Bearbeitung der elektronischen Akte

(1) Elektronische Dokumente sowie sonstige Dateien und Informationen gelten als zur Akte genommen, wenn sie bewusst und dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert worden sind.

(2) Es ist sicherzustellen, dass in der elektronischen Akte alle Bearbeitungsvorgänge nachvollzogen werden können. Es muss nachvollziehbar sein, wer die Akte zu welchem Zeitpunkt in welchem Umfang bearbeitet hat.

(3) Es ist sicherzustellen, dass die elektronische Akte nur von der jeweils lese- und schreibberechtigten natürlichen Person eingesehen und bearbeitet werden kann. Dies gilt auch, wenn Lese- und Schreibrechte an der elektronischen Akte nur teilweise auf eine andere natürliche Person übergehen.

§ 5
Barrierefreiheit

Für elektronische Akten und Verfahren zur elektronischen Aktenführung und -bearbeitung gelten die Anforderungen an die Barrierefreiheit des § 1 Absatz 1 und 2 sowie der §§ 2 und 3 der Brandenburgischen Barrierefreien Informationstechnik-Verordnung vom 17. September 2019 (GVBl. II Nr. 75) in Verbindung mit § 9 Absatz 1 und 2 des Brandenburgischen Behindertengleichstellungsgesetzes vom 11. Februar 2013 (GVBl. I Nr. 5), das zuletzt durch Artikel 2 des Gesetzes vom 20. Juni 2024 (GVBl. I Nr. 25 S. 5) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung. Diese Anforderungen sollen bereits bei der Planung, der Entwicklung, der Ausschreibung und der Beschaffung beachtet werden.

§ 6
Ersatzmaßnahmen

Im Fall anhaltender technischer Störungen beim Betrieb der elektronischen Aktenführung kann die aktenführende Bußgeldbehörde anordnen, dass eine Ersatzakte in Papierform geführt wird. Diese ist in die elektronische Form zu über-tragen, sobald die Störung behoben ist.

Abschnitt 3

Inkrafttreten

§ 7
Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.

Potsdam, den 26. August 2025

Der Minister des Innern und für Kommunales

René Wilke

Anlagen