Brandenburgisches Vorschriftensystem

Auf Grund des § 2 Absatz 1 des Brandenburgischen Justiz-Schriftgutaufbewahrungsgesetzes vom 29. Oktober 2008 (GVBl. I S. 273) verordnet die Ministerin der Justiz:

§ 1

(1) Für das Schriftgut der Gerichte der ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften und der Justizvollzugsbehörden mit Ausnahme des in den Absätzen 2 und 4 genannten Schriftguts sind die in der Anlage aufgeführten Aufbewahrungsfristen anzuwenden.

(2) Die Aufbewahrung der Personalakten der Richterinnen und Richter, Beamtinnen und Beamten, der Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten und der Versorgungsakten bestimmt sich nach § 100 des Landesbeamtengesetzes.

(3) Die Aufbewahrung der Personalakten der Beschäftigten bestimmt sich nach den Nummern 224, 385, 507, 653, 753 und 813 des Abschnitts I der Anlage. Die Fristen beziehen sich nur auf die Personalakten als solche. Nebenakten können unmittelbar nach ihrer Schließung gemäß § 4 Absatz 3 ausgesondert werden.

(4) Die Aufbewahrung von Akten über Anträge auf Registrierungen nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz vom 12. Dezember 2007 (BGBl. I S. 2840), das zuletzt durch Artikel 1 des Gesetzes vom 1. Oktober 2013 (BGBl. I S. 3714) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung bestimmt sich nach § 7 der Rechtsdienstleistungsverordnung vom 19. Juni 2008 (BGBl. I S. 1069), die durch Artikel 15 des Gesetzes vom 25. Juli 2013 (BGBl. I S. 2749, 2757) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung.

§ 2

(1) Die Aufbewahrungsbestimmungen finden grundsätzlich auch Anwendung, wenn Schriftgut zur Ersetzung der Urschrift als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt wird. Im Übrigen sind die insoweit getroffenen besonderen Bestimmungen zu beachten.

(2) Gelten für Akten und Aktenteile (zum Beispiel Urteile, Beschlüsse) unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, so bestimmt sich die Aufbewahrungsfrist für den die Urschriften dieser Akten oder Aktenteile ersetzenden Bild- oder anderen Datenträger nach der jeweils längsten Aufbewahrungsfrist, sofern eine fristgerechte Sperrung oder Löschung einzelner Aktenteile nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand möglich ist.

(3) Erscheint eine Aufbewahrungsfrist im Einzelfall aus besonderen Gründen zu kurz, so kann bei der Weglegung eine längere Aufbewahrungsfrist durch die Richterin oder den Richter oder die Beamtin oder den Beamten bestimmt werden. Dasselbe gilt, wenn Personen, die ein berechtigtes Interesse nachweisen, einen Antrag auf längere Aufbewahrung stellen.

(4) Soweit in Spalte 4 der Anlage eine Aufbewahrungsfrist nicht angeordnet ist („keine“), ist das Schriftgut unmittelbar nach seiner Weglegung nach den dazu erlassenen besonderen Vorschriften auszusondern.

§ 3

(1) Die Aufbewahrungsfrist für das Schriftgut in Straf- und Bußgeldsachen beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem die verfahrensbeendende Entscheidung – bei mehreren Beschuldigten oder Betroffenen die letzte Entscheidung – rechtskräftig geworden ist. Ist das Verfahren ohne eine Entscheidung beendet worden, die nach § 7 Absatz 1 der Brandenburgischen Aktenordnung der Rechtskraftbescheinigung bedarf, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Jahres, in dem die das Verfahren beendende Entscheidung getroffen worden ist.

(2) Wird nachträglich auf eine Gesamtstrafe erkannt, ist die Aufbewahrungsfrist für das Schriftgut über die in die Entscheidung einbezogenen Verurteilungen nach dem Tag der Rechtskraft der Gesamtstrafenentscheidung neu zu bestimmen.

(3) Ist zum Zeitpunkt des Weglegens der Akten die in der Anlage bestimmte – vom Tag der Rechtskraft an berechnete – Frist für die Aufbewahrung des Schriftguts bereits abgelaufen oder endet diese mit Ablauf des Jahres der Weglegung oder der beiden darauf folgenden Jahre, so ist das Schriftgut vom Beginn des auf die Weglegung folgenden Jahres für drei weitere Jahre aufzubewahren. Dies gilt nicht in den Fällen des Abschnitts I Nummer 46 Buchstabe a der Anlage.

§ 4

(1) Die Aufbewahrungsfrist für das in § 3 nicht genannte Schriftgut beginnt mit dem auf das Jahr der Weglegung folgenden Jahr, für Personalakten beginnt sie mit deren Abschluss.

(2) Als Jahr der Weglegung gilt

1. bei Prüfungsarbeiten und sonstigen Prüfungsunterlagen das Jahr, in dem die Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses an den Prüfling erfolgt ist, im Falle der Wiederholungsprüfung das Jahr, in dem das Ergebnis der letzten Prüfung bekannt gegeben worden ist;

2. bei Hinterlegungen das Jahr, in dem die Hinterlegung beendet worden ist oder die Fristen nach dem Brandenburgischen Hinterlegungsgesetz vom 3. November 2010 (GVBl. I Nr. 37), das durch Artikel 2 des Gesetzes vom 10. Juli 2014 (GVBl. I Nr. 35 S. 2) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung abgelaufen sind;

3. bei Büchern über Urkundenverwahrungen gemäß Nummer 225 des Abschnitts I der Anlage das Jahr, in dem alle darin verzeichneten Fälle erledigt sind;

4. bei Gefangenenbüchern mit den dazugehörigen Gefangenenkarteien und bei den Listen über die den Gefangenen abgenommenen Gegenstände sowie bei Büchern und Nachweisen über die den Gefangenen abgenommenen Gelder das Jahr, in dem der Vollzug bezüglich aller darin aufgeführten Gefangenen beendet ist;

5. für (Sammel)Akten mit den Unterlagen über die Wahl, Ernennung, Berufung oder Bestellung und Heranziehung ehrenamtlicher Richterinnen und Richter das Jahr des Ablaufs der jeweiligen Wahl- oder Amtsperiode;

6. für Akten über sonstige Angelegenheiten, für die die Weglegung nicht durch besondere Vorschrift geregelt ist, das Jahr, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist.

(3) Personalakten sind – soweit sich aus dem Landesbeamtengesetz nichts anderes ergibt – abgeschlossen,

1. wenn die oder der Beschäftigte

   1. aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres des Erreichens der gesetzlichen Altersgrenze,

   2. im Falle der Weiterbeschäftigung über die gesetzliche Altersgrenze hinaus gilt die Personalakte als abgeschlossen mit Ablauf des Jahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis endet,

   3. im Falle des vorherigen Todes gilt die Personalakte als abgeschlossen mit dem Ablauf des Todesjahres;

2. wenn die Notarin oder der Notar, die Notarassessorin oder der Notarassessor, der Rechtsbeistand oder sonstige Inhaber einer Rechtsberatungserlaubnis aus dem Amt oder dem Beruf ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 70. Lebensjahres; im Falle

   1. der Tätigkeit über das 70. Lebensjahr hinaus mit Ablauf des Jahres, in dem das Amts- oder Berufsverhältnis endet,

   2. des vorherigen Todes mit Ablauf des Todesjahres,

   3. einer Notariatsverwalterschaft gemäß § 56 der Bundesnotarordnung in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 303-1, veröffentlichten bereinigten Fassung, die zuletzt durch Artikel 3 des Gesetzes vom 12. Dezember 2007 (BGBl. I S. 2840) geändert worden ist, nach deren Abwicklung.

3. wenn es sich um eine juristische Person oder eine Personenvereinigung handelt, mit Ablauf des Jahres, in dem die Löschung im Handelsregister oder Partnerschaftsregister eingetragen oder die Auseinandersetzung abgeschlossen ist.

(4) Bei automationsunterstützter Schriftgutverwaltung kann abweichend von Absatz 1 die Aufbewahrungsfrist auch von einem früheren Zeitpunkt (zum Beispiel vom Datum der Weglegungsverfügung) an berechnet werden. Die Entscheidung hierüber trifft die Behördenleitung. Entsprechendes gilt auch bei der automationsunterstützten Schriftgutverwaltung in Straf- und Bußgeldsachen.

(5) Soweit eine Aufbewahrungsfrist von unter einem Jahr bestimmt wurde, beginnt die Aufbewahrungsfrist abweichend von Absatz 1 mit Ablauf des Monats, in dem die verfahrensbeendende Entscheidung ergangen ist.

(6) Für Vormundschaften, Pflegschaften und Beistandschaften über Minderjährige sowie für die zur Zuständigkeit des Familiengerichts (bis zum 31. August 2009: gegebenenfalls Zuständigkeit des Vormundschaftsgerichts) gehörenden Angelegenheiten sonstiger Fürsorge für ein unter elterlicher Sorge stehendes Kind beginnt die Aufbewahrungsfrist abweichend von Absatz 1 mit dem Jahr, das auf das Jahr folgt, in dem die ehemals minderjährige Person – soweit mehrere Geschwister vorhanden sind, die jüngste, an der Angelegenheit beteiligte, ehemals minderjährige Person – das 21. Lebensjahr vollendet hat, auch wenn die Sache auf andere Weise vorher endete.

(7) Wird ein Verfahren aufgenommen oder fortgesetzt, nachdem die Akten bereits weggelegt sind (zum Beispiel durch einen Antrag auf Wiederaufnahme des Verfahrens), so beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem sie erneut weggelegt worden sind, eine neue Aufbewahrungsfrist.

§ 5

Für die Ablieferung von Schriftgut an das Landeshauptarchiv gelten die dafür erlassenen besonderen Vorschriften.

§ 6

Diese Verordnung tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.

Potsdam, den 20. Juni 2009

Die Ministerin der Justiz

Beate Blechinger

 

Anlagen