§ 70 Zahlungen

§ 70 LHO
Zahlungen

Zahlungen dürfen nur von Kassen und Zahlstellen angenommen oder geleistet werden. Die Anordnung der Zahlung muss durch das zuständige Ministerium oder die von ihm ermächtigte Dienststelle schriftlich oder auf elektronischem Wege erteilt werden. Das Ministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen.

VV-LHO zu § 70

Verwaltungsvorschriften für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (ZBR) zu den §§ 70 bis 72 und 75 bis 80 LHO (VV-ZBR)

Anlagen:

Anlage 1 (zu Nr. 2.1.5 der VV zu §§ 70 bis 72 und 75 bis 80 LHO) Bestimmungen über Bargeld, Schecks und Quittungen
Anlage 2 (zu Nr. 5.1.2 der VV zu §§ 70 bis 72 und 75 bis 80 LHO) Zahlstellenbestimmungen
Anlage 3 (zu Nr. 9.2 der VV zu §§ 70 bis 72 und 75 bis 80 LHO) Zusätzliche allgemeine Bestimmungen für manuelle Verfahren
Anlage 4 (zu Nr. 1.4 der VV zu §§ 70 bis 72 und 75 bis 80 LHO) Allgemeine Zahlungsanordnungen
Anlage 5 (zu Nr. 8.1 der VV zu §§ 70 bis 72 und 75 bis 80 LHO) Unvermutete Prüfung der für Zahlungen zuständigen Stellen
Anlage 6 (zu Nr. 4.6.3 der VV zu §§ 70 bis 72 und 75 bis 80 LHO) Rechnungslegung

Inhaltsverzeichnis

1 Anordnungen
1.1 Anforderungen
1.2 Verantwortlichkeiten
1.3 Inhalt der Anordnung
1.4 Abweichender Inhalt der Anordnung
1.5 Änderung einer Anordnung
1.6 Ausgeschlossene Personen

2 Zahlungen
2.1 Zahlungswege
2.2 Konten bei Kreditinstituten
2.3 Kartenzahlverfahren, elektronische Zahlungssysteme
2.4 Auszahlungen im Lastschrifteinzugsverkehr
2.5 Überwachung von Einzahlungen
2.6 Einzahlungen bei fehlender Anordnung
2.7 Gegenleistungen für Zahlungen

3 Geldverwaltung, Abrechnung
3.1 Sollbestand und Istbestand
3.2 Verwalten des Istbestandes
3.3 Verstärkungen und Ablieferungen, Abrechnung
3.4 Aufbewahrung von Bargeld und Schecks

4 Buchführung, Belege, Abschlüsse, Rechnungslegung, Aufbewahrungsbestimmungen
4.1 Grundsätze
4.2 Buchführung
4.3 Belege
4.4 Tagesabschluss
4.5 Jahresabschluss
4.6 Rechnungslegung
4.7 Aufbewahrungsbestimmungen

5 Für Zahlungen zuständige Stellen
5.1 Einrichtung
5.2 Annahme von Einzahlungen außerhalb der für Zahlungen zuständigen Stellen
5.3 Bestellung der Leiterin oder des Leiters der Kasse

6 IT-Verfahren
6.1 Grundsätze
6.2 Risikoanalyse
6.3 Sicherheitskonzept
6.4 Dokumentation der Verantwortung
6.5 Einwilligungsverfahren

7 Wertgegenstände
7.1 Grundsätze
7.2 Inhalt der Anordnung
7.3 Buchführung

8 Unvermutete Prüfung
8.1 Prüfung der für Zahlungen zuständigen Stellen
8.2 Prüfung der für die Verwaltung von Vorräten zuständigen Stellen

9 Bisherige Verfahren
9.1 In Betrieb befindliche IT-Verfahren
9.2 Manuelle Verfahren

Zu Teil IV
Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung

1 Anordnungen

1.1 Anforderungen

1.1.1 Anordnungen sind erforderlich, um Einzahlungen anzunehmen, Auszahlungen zu leisten oder Buchungen vorzunehmen. Die Anordnung ist das Ergebnis einer Abfolge von Entscheidungen, mit denen die Verantwortlichkeiten für die Richtigkeit der anzunehmenden Einzahlung, der zu leistenden Auszahlung oder der vorzunehmenden Buchung wahrgenommen werden.

1.1.2 An einer Anordnung, die zu einer Einzahlung oder einer Auszahlung führt, darf nicht nur eine Person allein beteiligt sein. Ausnahmen sind unter Berücksichtigung der Nummern 6.2 und 6.3 mit Einwilligung des Ministeriums der Finanzen möglich. Das Ministerium der Finanzen hat das Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof herbeizuführen.

1.2 Verantwortlichkeiten

Die Verantwortlichkeiten erstrecken sich insgesamt darauf, dass

1.2.1 die in der Anordnung und in den sie begründenden Unterlagen enthaltenen, für die Zahlung und Buchung maßgebenden Angaben vollständig und richtig sind,

1.2.2 nach den geltenden Vorschriften, insbesondere nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, verfahren worden ist. Hierzu gehört, dass

1.2.2.1 die Lieferung oder Leistung als solche und auch die Art ihrer Ausführung geboten war,

1.2.2.2 die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist,

1.2.2.3 Abschlagsauszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind,

1.2.2.4 die übrigen haushaltsrechtlichen Voraussetzungen für die Zahlung vorliegen (zum Beispiel Mittelverfügbarkeit),

1.2.2.5 die angeforderte Zahlung nach Rechtsgrund und Höhe richtig ermittelt worden ist.

1.3 Inhalt der Anordnung

Eine Anordnung muss mindestens enthalten

1.3.1 die Bezeichnung der mittelbewirtschaftenden Stelle,

1.3.2 die Bezeichnung der für die Zahlungen zuständigen Stelle,

1.3.3 ein Kennzeichen zur eindeutigen Identifizierung aller mit der Anordnung zusammenhängenden Informationen,

1.3.4 die Zahlungspartnerin oder den Zahlungspartner mit den für den Zahlungsverkehr notwendigen Angaben,

1.3.5 den Betrag mit Währungsbezeichnung,

1.3.6 die Kennzeichnung der Art der Anordnung (zum Beispiel Mittelverteilung, Festlegung, Einzahlung, Auszahlung),

1.3.7 bei Abschlagsauszahlungen und deren Abrechnung (Schlusszahlung) ein entsprechendes Kennzeichen,

1.3.8 den Fälligkeitstag,

1.3.9 den Verwendungszweck,

1.3.10 die Buchungsstelle und das Haushaltsjahr,

1.3.11 den Bezug zu den begründenden Unterlagen,

1.3.12 die für Mahnung, Beitreibung und sonstige Verzugsfolgen notwendigen Angaben.

1.4 Abweichender Inhalt der Anordnung

Das Ministerium der Finanzen oder die von ihm ermächtigte Stelle kann regeln, dass einzelne Angaben nach Nummer 1.3 in Anordnungen nicht enthalten sein müssen oder erst nach der Zahlung ergänzt werden oder dass zusätzliche Angaben in die Anordnung aufzunehmen sind. Soweit nach § 79 Absatz 1 erforderlich, ist das Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof herbeizuführen.
Regelungen zu den Allgemeinen Zahlungsanordnungen enthalten die Bestimmungen der Anlage 4.

1.5 Änderung einer Anordnung

Ist eine Anordnung zu ändern oder zu stornieren, so ist die sachliche und zeitliche Zuordnung zu der ursprünglichen Anordnung zu gewährleisten.

1.6 Ausgeschlossene Personen

Bei der Wahrnehmung von Verantwortlichkeiten sind die jeweils zutreffenden Bestimmungen über ausgeschlossene Personen und die Besorgnis der Befangenheit zu beachten (zum Beispiel Verwaltungsverfahrensgesetz, SGB X, Abgabenordnung).

2 Zahlungen

2.1 Zahlungswege

Zahlungen sind

2.1.1 durch Überweisung,

2.1.2 im Wege des Lastschrifteinzugsverkehrs,

2.1.3 mittels Kartenzahlverfahren (zum Beispiel Geldkarte, Debitkarte, Kreditkarte),

2.1.4 mittels elektronischer Zahlungssysteme (zum Beispiel Bezahlverfahren bei eGovernment),

2.1.5 im Wege der Verrechnung

anzunehmen oder zu leisten. In begründeten Ausnahmefällen kann die Zahlung bar, durch Zahlungsanweisung oder durch Scheck angenommen oder geleistet werden. Für Bargeld, Schecks und Quittungen gelten die Bestimmungen der Anlage 1.

2.2 Konten bei Kreditinstituten

2.2.1 Konten bei Kreditinstituten dürfen nur für die für Zahlungen zuständigen Stellen und nur mit Einwilligung des Ministeriums der Finanzen eingerichtet werden.

2.2.2 Über die Konten bei Kreditinstituten darf nur von zwei Personen der für Zahlungen zuständigen Stelle gemeinsam verfügt werden. Das Ministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen, wenn besondere Sicherungsmaßnahmen getroffen werden.

2.3 Kartenzahlverfahren, elektronische Zahlungssysteme

Der Einsatz und die Nutzung von Kartenzahlverfahren und elektronischen Zahlungssystemen bedürfen der Einwilligung des Ministeriums der Finanzen.

Das Ministerium der Finanzen hat das Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof herbeizuführen.

2.4 Auszahlungen im Lastschrifteinzugsverkehr

Die für Zahlungen zuständige Stelle hat für Auszahlungen im Lastschrifteinzugsverkehr auf Veranlassung der mittelbewirtschaftenden Stelle die Einzugsermächtigung zu erteilen. Ihr sind dabei die für die ordnungsgemäße Buchung der Zahlung erforderlichen Angaben mitzuteilen. Sie hat unberechtigten Auszahlungen unverzüglich zu widersprechen. Die Möglichkeit des Widerspruchs gegen eine bereits vorgenommene Lastschrift richtet sich nach den Bestimmungen des Kreditgewerbes über den Lastschrifteinzugsverkehr.

2.5 Überwachung von Einzahlungen

2.5.1 Die rechtzeitige und vollständige Entrichtung der Einzahlungen ist zu überwachen. Wird eine Einzahlung nicht rechtzeitig oder nicht vollständig entrichtet, so

2.5.1.1 ist die Schuldnerin oder der Schuldner zu mahnen und bei erfolgloser Mahnung die Einziehung des Betrags zu veranlassen,

2.5.1.2 sind die als Verzugsfolgen entstehenden Ansprüche (zum Beispiel Mahngebühren, Verzugszinsen, Säumniszuschläge) zu erheben.

2.5.2 Als Einzahlungstag gilt bei

2.5.2.1 Überweisung oder Lastschrifteinzugsverkehr der Tag des Eingangs auf dem Konto (Tag der Wertstellung) der für Zahlungen zuständigen Stelle,

2.5.2.2 Kartenzahlverfahren oder elektronischen Zahlungssystemen der Tag der Akzeptanz,

2.5.2.3 Verrechnung im Wege der Aufrechnung der Tag, an dem sich die Forderungen aufrechenbar gegenüberstehen,

2.5.2.4 Zahlung in bar, durch Zahlungsanweisung oder durch Scheck der Tag der Übergabe, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist.

2.6 Einzahlungen bei fehlender Anordnung

Einzahlungen sind auch ohne Anordnung anzunehmen, sofern dem Gründe nicht entgegenstehen. Die erforderliche Anordnung ist bei der zuständigen Stelle anzufordern.

2.7 Gegenleistungen für Zahlungen

Sofern die Einzahlung nicht gesichert ist (zum Beispiel Lastschrifteinzugsverkehr, Kartenzahlverfahren, elektronische Zahlungssysteme, Übergabe von Schecks), darf eine Gegenleistung nur nach Abwägung des Ausfallrisikos erbracht werden.

3 Geldverwaltung, Abrechnung

3.1 Sollbestand und Istbestand

Der Unterschiedsbetrag zwischen allen gebuchten Einzahlungen und Auszahlungen (Sollbestand) muss beim Tagesabschluss (Nummer 4.4) der Summe aus dem Bestand an Bargeld und den Beständen auf den Konten bei Kreditinstituten unter Berücksichtigung der gebuchten, aber noch nicht gezahlten Beträge (Istbestand) entsprechen.

3.2 Verwalten des Istbestandes

Der gesamte Istbestand des Landes ist von der vom Ministerium der Finanzen bestimmten Stelle zentral zu verwalten.

3.3 Verstärkungen und Ablieferungen, Abrechnung

Die für Zahlungen zuständige Stelle hat täglich ihren Istbestand, soweit entbehrlich, abzuliefern oder bei Bedarf zu verstärken. Sie hat die Verwendung der Bestandsverstärkungen und der übrigen Einzahlungen mindestens monatlich nachzuweisen (Abrechnung). Das Nähere regelt das Ministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof.

3.4 Aufbewahrung von Bargeld und Schecks

Bargeld und Schecks sind sorgfältig und gegen den Zugriff Unberechtigter geschützt aufzubewahren.

4 Buchführung, Belege, Abschlüsse, Rechnungslegung, Aufbewahrungsbestimmungen

4.1 Grundsätze

4.1.1 Die Buchführung und die Belegung der Buchungen richten sich nach kameralistischen Grundsätzen.

§§ 71a und 74 bleiben hiervon unberührt.

4.1.2 Die Erfordernisse des § 71 Absatz 1 sind erfüllt, wenn die Buchungen in der dort vorgesehenen Ordnung bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen dargestellt werden können. Einer Speicherung in dieser Ordnung bedarf es dann nicht.

4.2 Buchführung

4.2.1 Die Buchführung hat insbesondere den Zweck,

4.2.1.1 die einzelnen Maßnahmen bei der Ausführung des Haushaltsplans einschließlich der Anordnungen (Bewirtschaftungsvorgänge) und die Zahlungen geordnet aufzuzeichnen,

4.2.1.2 Grundlagen für die Rechnungslegung zu schaffen,

4.2.1.3 die Steuerung des Haushaltsvollzuges zu unterstützen und

4.2.1.4 Daten für die Haushaltsplanung, für die Kosten- und Leistungsrechnung sowie für das Controlling bereitzustellen.

4.2.2 Die Buchführung über die Bewirtschaftungsvorgänge ist mit den im Zusammenhang mit der Anordnung gespeicherten Daten (Nummer 1.3 bis Nummer1.5 und Nummer 6.4.2) vollzogen.

4.2.3 Bei der Buchführung über Zahlungen sind mindestens aufzuzeichnen

4.2.3.1 das Kennzeichen nach Nummer 1.3.3,

4.2.3.2 der Betrag,

4.2.3.3 der Einzahlungstag,

4.2.3.4 der Buchungstag,

4.2.3.5 die Buchungsstelle,

4.2.3.6 das Merkmal, das die für die Buchung verantwortliche Person eindeutig bezeichnet,

4.2.3.7 das Haushaltsjahr.

4.2.4 Werden in automatisierten Verfahren Bewirtschaftungsvorgänge und Zahlungen einzeln aufgezeichnet, so sind Verdichtungsergebnisse als Beitrag für die Abschlüsse und die Rechnungslegung zu erbringen.

4.3 Belege

Ein Beleg ist eine elektronische oder schriftliche Unterlage, auf der ein Geschäftsvorfall und die Auswirkungen, die seine Buchung auslösen, beschrieben sind.

4.4 Tagesabschluss

4.4.1 Zur Kontrolle der Buchführung hat die für Zahlungen zuständige Stelle einen Tagesabschluss zu erstellen. Hierzu sind der Sollbestand und der Istbestand zu ermitteln. Besteht keine Übereinstimmung, so ist ein Fehlbetrag als Vorschuss, ein Überschuss als Verwahrung zu buchen, unverzüglich aufzuklären und abzuwickeln.

4.4.2 Die Richtigkeit des Tagesabschlusses ist entsprechend durch die im Berechtigungswesen (Nummer 6.3) bestimmten Personen zu bescheinigen.

4.5 Jahresabschluss

4.5.1 Zum Jahresabschluss haben die für Zahlungen zuständigen Stellen abzurechnen (Nummer 3.3).

4.5.2 In die Buchführung des Folgejahres sind zu übernehmen

4.5.2.1 die Kassenreste,

4.5.2.2 die weiter geltenden Bewirtschaftungsvorgänge,

4.5.2.3 die nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse,

4.5.2.4 die nicht abgerechneten Bestände aus Verstärkungen und Ablieferungen nach Nummer 3.3,

4.5.2.5 die Bestände an Kassenmitteln, die nicht für Auszahlungen für das Land bestimmt sind,

4.5.2.6 das kassenmäßige Jahresergebnis nach § 82 Nummer 1 Buchstabe c.

4.5.3 Die Bestände aus Nummer 4.5.2.3 bis Nummer

4.5.2.5 sind nur zu übernehmen, wenn sie nach Haushaltsjahren getrennt nachgewiesen werden.

4.5.4 Das Nähere zur Durchführung des Jahresabschlusses einschließlich der Behandlung von Unrichtigkeiten regelt das Ministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof.

4.6 Rechnungslegung

4.6.1 Die Rechnungslegung hat den Zweck, alle Einnahmen und Ausgaben für die Haushaltsrechnung und die Rechnungsprüfung darzustellen.

4.6.2 Rechnungsunterlagen werden aus den abgeschlossenen Büchern und den dazugehörenden Belegen abgeleitet.

4.6.3 Den Inhalt und die Form von Rechnungsunterlagen (Anlage 6) sowie ihre Vorlage beim Landesrechnungshof bestimmt das Ministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof.

4.7 Aufbewahrungsbestimmungen

4.7.1 Die Bücher, die Belege und die Rechnungsunterlagen (Nummer 4.6.2) sind unter entsprechender Anwendung der Grundsätze ordnungsgemäßer, DVgestützter Buchführungssysteme (GoBS) getrennt nach Haushaltsjahren aufzubewahren.

4.7.2 Bücher und Rechnungsunterlagen sind zehn Jahre, Belege sechs Jahre aufzubewahren. Abweichende Aufbewahrungszeiten in Rechts- und Verwaltungsvorschriften bleiben unberührt.

4.7.3 Dauernd aufzubewahren sind

4.7.3.1 Urkunden über den Erwerb oder die Aufgabe des Eigentums an Grundstücken mit den Lageplänen,

4.7.3.2 Unterlagen über den Erwerb und die Aufhebung von Rechten an Grundstücken und von anderen dauernden Rechten sowie Verträge über dauernde Lasten und Verbindlichkeiten,

4.7.3.3 Urkunden über Sonder- und Gewohnheitsrechte sowie über Familien- und Erbrechte und

4.7.3.4 Schuldverschreibungen und andere Urkunden sowie Schriftstücke, deren Vernichtung von Nachteil für das Land sein könnte.

4.7.4 Die Unterlagen nach Nummer 4.7.1 sind über die für sie geltenden Aufbewahrungszeiten hinaus mindestens bis zur Entlastung nach § 114 aufzubewahren.

4.7.5 Der Landesrechnungshof kann in Einzelfällen verlangen, dass die Unterlagen nach Nummer 4.7.1 über die für sie geltenden Aufbewahrungszeiten hinaus aufzubewahren sind.

4.7.6 Die Beleghaltung ist in Abhängigkeit von den eingesetzten Verfahren zu regeln. Die Regelung bedarf der Einwilligung des Ministeriums der Finanzen. Das Ministerium der Finanzen hat das Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof herbeizuführen.

5 Für Zahlungen zuständige Stellen

5.1 Einrichtung

Für Zahlungen zuständige Stellen sind

5.1.1 Kassen, die vom Ministerium der Finanzen einzurichten sind,

5.1.2 Zahlstellen, die mit Einwilligung des Ministeriums der Finanzen von obersten Landesbehörden für den Barzahlungsverkehr für die Einzahlung mittels Scheck und elektronischer Kartenzahlungsverfahren eingerichtet werden können (Anlage 2),

5.1.3 sonstige Stellen, die vom Ministerium der Finanzen unter Beachtung des § 77 mit der Wahrnehmung des Zahlungsverkehrs beauftragt werden.

5.2 Annahme von Einzahlungen außerhalb der für Zahlungen zuständigen Stellen

Außerhalb der für Zahlungen zuständigen Stellen dürfen Einzahlungen durch Übergabe von Bargeld und Schecks sowie mittels elektronischer Kartenzahlverfahren nur von Bediensteten angenommen werden, die hierzu besonders ermächtigt worden sind. Die Ermächtigten haben ihren Dienstausweis mitzuführen und auf Verlangen vorzuzeigen.

Das zuständige Ministerium regelt das Nähere mit Einwilligung des Ministeriums der Finanzen.

5.3 Bestellung der Leiterin oder des Leiters der Kasse

Die Leiterin oder der Leiter der Kasse und ihre oder seine Vertretung werden vom Ministerium der Finanzen bestellt. Dies gilt entsprechend für die nach Nummer 5.1.3 beauftragte Stelle.

Das Ministerium der Finanzen kann diese Befugnisse übertragen.

6 IT-Verfahren

6.1 Grundsätze

6.1.1 Bei der Entwicklung und dem Betrieb von IT-Verfahren für

6.1.1.1 Anordnungen,

6.1.1.2 Zahlungen,

6.1.1.3 Geldverwaltung und Abrechnung,

6.1.1.4 Buchführung, Belegung der Buchungen, Abschlüsse und Rechnungslegung

sind die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) anzuwenden. Dies gilt auch für IT-Verfahren, in denen Daten für die Erhebung von Einnahmen und die Leistung von Ausgaben erzeugt und an Verfahren nach Satz 1 übergeben werden.

6.1.2 Für die Erstellung der in den GoBS vorgeschriebenen Verfahrensdokumentation einschließlich der Risikoanalyse und des Sicherheitskonzeptes ist das für den Einsatz des IT-Verfahrens zuständige Ministerium verantwortlich.

6.1.3 Die Risikoanalyse und das daraus abzuleitende Sicherheitskonzept sind auf der Grundlage der Empfehlungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik in den IT-Grundschutz-Katalogen und im IT-Sicherheitshandbuch sowie unter Beachtung der ergänzenden Bestimmungen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (Nummer 6.2 und Nummer 6.3) zu erstellen.

6.2 Risikoanalyse

6.2.1 In einer Risikoanalyse sind die Risiken zu ermitteln und zu bewerten. Dabei sind die durch Fehler und Missbrauch bedingten haushaltswirtschaftlichen Auswirkungen gegen die zusätzlichen Ausgaben zur Erhöhung der Verfahrenssicherheit abzuwägen.Die Einführung und die wesentliche Änderung eines automatisierten Verfahrens sind nur zulässig, soweit derartige Gefahren durch technische und organisatorische Maßnahmen wirksam beherrscht werden können. Ein im Ergebnis der Risikoanalyse festgestelltes Restrisiko ist zu dokumentieren.

6.2.2 Bei der Bewertung sind höhere Risiken insbesondere dann anzunehmen, wenn

6.2.2.1 Geschäftsvorfälle zu wiederkehrenden Zahlungen führen und im voraussichtlichen Anspruchszeitraum den Betrag von 7.500 Euro übersteigen,

6.2.2.2 Geschäftsvorfälle zu Zahlungen auf unbestimmte Zeit führen,

6.2.2.3 Einmalzahlungen den Betrag von 2.500 Euro übersteigen,

6.2.2.4 auf Forderungen verzichtet wird (zum Beispiel Niederschlagung, Erlass),

6.2.2.5 Verwahrgelder ausgezahlt werden,

6.2.2.6 Beträge als Vorschüsse gezahlt werden.

6.2.3 Bei der Bewertung ist auch zu berücksichtigen, ob

6.2.3.1 im Rahmen der Bearbeitung festgestellte Mängel erfasst und ausgewertet werden,

6.2.3.2 eine Innenrevision vorhanden ist.

6.3 Sicherheitskonzept

Im Sicherheitskonzept sind die Einzelheiten zur Abgrenzung der Verantwortlichkeiten (Berechtigungswesen) und die weiteren Maßnahmen darzustellen. Dabei ist zu bestimmen, ob und inwieweit

6.3.1 zwei oder mehr Personen maßgeblich an einem einzelnen der in Nummer 6.1.1 genannten Geschäftsvorfälle zu beteiligen sind,

6.3.2 in begründeten Ausnahmefällen nur eine Person den Geschäftsvorfall bearbeitet,

6.3.3 eine Anordnung zusätzlich zur Wahrnehmung der Verantwortlichkeiten nach Nummer 6.3.1 oder Nummer 6.3.2 von einer weiteren Person zu prüfen und freizugeben ist,

6.3.4 vollautomatisierte Verfahrensabläufe ohne Beteiligung einer Person Anwendung finden,

6.3.5 zusätzlich Prüfverfahren einzusetzen sind,

6.3.6 weitere Sicherungsmaßnahmen zu treffen sind.

6.4 Dokumentation der Verantwortung

6.4.1 Der Beauftragte für den Haushalt hat die im Berechtigungswesen festgelegten Befugnisse verantwortlichen Personen zuzuweisen.

6.4.2 Die an einem einzelnen Geschäftsvorfall nach Nummer 6.1.1 Beteiligten und der Umfang der von ihnen jeweils wahrgenommenen Verantwortung sind programmgesteuert mit Datum und gegebenenfalls Uhrzeit eindeutig identifizierbar und dauerhaft zu dokumentieren.

6.5 Einwilligungsverfahren

6.5.1 Das Ministerium der Finanzen und der Landesrechnungshof sind über beabsichtigte Verfahren nach Nummer 6.1.1 so rechtzeitig zu unterrichten, dass sie gegebenenfalls die Gestaltung der Verfahren beeinflussen können.

6.5.2 Sollen Verfahren nach Nummer 6.1.1 eingesetzt oder geändert werden, so ist unverzüglich die Freigabebescheinigung im Sinne der Mindestanforderungen der Rechnungshöfe des Bundes und der Länder (IuK-Mindestanforderungen) dem Ministerium
der Finanzen vorzulegen.

7 Wertgegenstände

7.1 Grundsätze

7.1.1 Zu verwahrende Wertgegenstände sind Wertpapiere und sonstige Urkunden sowie Kostbarkeiten (§ 372 BGB und § 6 des Brandenburgischen Hinterlegungsgesetzes). Die Prüfung, ob ein Gegenstand als Wertgegenstand zu behandeln ist, obliegt der anordnenden Stelle.

7.1.2 Die Bestimmungen der Nummer 1 bis Nummer 6 für das Anordnungsverfahren, die Erteilung von Quittungen und die Führung von Büchern sind unter Beachtung der nachfolgenden Bestimmungen sinngemäß anzuwenden.

7.2 Inhalt der Anordnung

Eine Anordnung über die Einlieferung oder die Auslieferung von Wertgegenständen muss mindestens enthalten

7.2.1 die Bezeichnung der anordnenden Stelle,

7.2.2 die Bezeichnung der Stelle, die den Wertgegenstand annehmen oder ausliefern soll,

7.2.3 ein Kennzeichen zur eindeutigen Identifizierung aller mit der Anordnung zusammenhängenden Informationen,

7.2.4 die Bezeichnung und die Anschrift der einliefernden oder empfangsberechtigten Person,

7.2.5 die Bezeichnung und Beschreibung des Wertgegenstandes,

7.2.6 die Kennzeichnung der Art der Anordnung (Einlieferung oder Auslieferung),

7.2.7 den Tag, bis zu dem der Wertgegenstand einzuliefern oder auszuliefern ist,

7.2.8 die Art der Übergabe oder des Versands,

7.2.9 den Grund der Einlieferung und

7.2.10 den Bezug zu den begründenden Unterlagen.

7.3 Buchführung

Die Buchführung über Wertgegenstände umfasst den Nachweis der Anordnung sowie den Nachweis der Einlieferung und Auslieferung von Wertgegenständen.

8 Unvermutete Prüfung

8.1 Prüfung der für Zahlungen zuständigen Stellen

Die Prüfung ist Bestandteil des in den GoBS beschriebenen Internen Kontrollsystems (IKS). Die Zuständigkeiten, der Umfang und das Verfahren der Prüfung sind in der nach Nummer 6.1.2 zu erstellenden Verfahrensdokumentation darzustellen oder bestimmen sich nach den Vorschriften der Anlage 5.

8.2 Prüfung der für die Verwaltung von Vorräten zuständigen Stellen

Die zuständige oberste Landesbehörde erlässt die näheren Bestimmungen für die Prüfung der Stellen, die für die Verwaltung von Vorräten zuständig sind.

9 Bisherige Verfahren

9.1 In Betrieb befindliche IT-Verfahren

Für die beim Inkrafttreten der VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung in Betrieb befindlichen IT-Verfahren gilt Nummer 6.5.2; einer erneuten Vorlage der Freigabebescheinigung bedarf es jedoch nicht.

9.2 Manuelle Verfahren

Soweit für die Geschäftsvorfälle nach Nummer 6.1.1 IT-Verfahren nicht eingesetzt werden, sind die vorstehenden Bestimmungen analog und zusätzlich die Bestimmungen der Anlage 3 anzuwenden. Dies gilt auch für manuelle Tätigkeiten, die vor der Erfassung von Geschäftsvorfällen nach Nummer 6.1.1 in automatisierte Verfahren vorzunehmen sind.