§ 71 Unterrichtung des Landesrechnungshofes bei Beteiligungen

§ 71 LHO
Buchführung

(1) Über Zahlungen ist nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung in zeitlicher Folge Buch zu führen.

(2) Über eingegangene Verpflichtungen sowie über Geldforderungen des Landes, die von Landesbehörden verwaltet werden, ist nach Richtlinien des Ministeriums der Finanzen Buch zu führen. Für andere Bewirtschaftungsvorgänge kann das Ministerium der Finanzen die Buchführung anordnen.

(3) Einnahmen und Ausgaben auf Einnahme- und Ausgabereste (Haushaltsreste) aus Vorjahren,

1. für die im Haushaltsplan des laufenden Haushaltsjahres wiederum ein Titel vorgesehen ist, sind bei diesem zu buchen,
2. für die im Haushaltsplan des laufenden Haushaltsjahres kein Titel vorgesehen ist, sind an der Stelle zu buchen, an der sie im Falle der Veranschlagung im Haushaltsplan vorzusehen wären.

(4) Absatz 3 Nr. 2 gilt entsprechend für außerplanmäßige Einnahmen und Ausgaben.

VV-LHO zu § 71

Anlagen:
Anlage zu Nr. 16.1 zu § 71 LHO (Aufbewahrungsbestimmungen)  

Buchführung über Zahlungen 

Erster Abschnitt:
Allgemeines

1 Zweck der Buchführung

Buchführung hat insbesondere

1.1
die einzelnen Maßnahmen bei der Ausführung des Haushaltsplanes einschließlich der Anordnungen (Bewirtschaftungsvorgänge) und die Zahlungen geordnet aufzuzeichnen,

1.2
Grundlagen für die Rechnungslegung (§§ 80 bis 86) zu schaffen,

1.3
die Steuerung des Haushaltsvollzuges zu unterstützen und

1.4
Daten für die Haushaltsplanung, für die Kosten- und Leistungsrechnung sowie für Controlling bereitzustellen. 

2 Grundsätze der Buchführung

2.1
Die Bewirtschaftungsvorgänge und die Zahlungen sind kameralistisch aufzuzeichnen. Dies gilt auch für Bewirtschaftungsvorgänge und Zahlungen zur Ausführung von Anlagen zum Haushaltsplan, die nicht für kaufmännisch buchführende Landesbetriebe vorgesehen sind.

2.2
Die Buchführung über Zahlungen ist Aufgabe der Kasse. Hat das Ministerium der Finanzen die Buchführung ganz oder teilweise anderen Stellen übertragen (Nr. 3.2 zu § 79), so sind die Bestimmungen über die Buchführung entsprechend anzuwenden; § 74 bleibt unberührt. Das Ministerium der Finanzen bestimmt im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof, welche Bewirtschaftungsvorgänge neben den Zahlungen im Wege der Buchführung aufzuzeichnen sind und wer diese Aufgaben wahrzunehmen hat.

2.3
Die Bücher sollen in magnetischen oder in sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern (Speicherbuchführung) geführt werden. Für die Buchführung sind die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) in der jeweils geltenden Fassung entsprechend anzuwenden. Das Ministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof Vereinfachungen zulassen.

2.4
Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder andere Kennzeichen verwendet, muss im Einzelfall deren Bedeutung feststehen.

2.5
Eine aufgezeichnete Information darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.  

Zweiter Abschnitt:
Bücher 

Erster Unterabschnitt:
Zeitbücher

3 Hauptzeitbuch

3.1
Die Einzahlungen und Auszahlungen sind getrennt voneinander täglich einzeln oder in Summen zusammengefasst im Hauptzeitbuch zu buchen. Auf die Führung des Hauptzeitbuches soll verzichtet werden, soweit die Bewirtschaftungsvorgänge und die Zahlungen in zeitlicher Folge in Büchern nach Nr. 5 bis Nr. 10 aufgezeichnet werden. Für Zwecke des Tagesabschlusses sind mindestens temporäre Dateien über die Zahlungen des Buchungstages zu führen.

3.2
Bei Bedarf können Einzahlungen und Auszahlungen in Vorbüchern zum Hauptzeitbuch gebucht werden. Die Ergebnisse sind täglich in das Hauptzeitbuch zu übernehmen.

3.3
Bei der Buchung im Hauptzeitbuch und in den Vorbüchern sind unbeschadet der Regelung für den Jahresabschluss (Nr. 20.2 und Nr. 20.3) mindestens einzutragen

3.3.1
die laufende Nummer,

3.3.2
der Buchungstag,

3.3.3
ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Sachbuch - gegebenenfalls über den Beleg - herstellt,

3.3.4
gegebenenfalls ein Hinweis auf das Vorbuch und

3.3.5
der Betrag.  

4 Tagesabschlussbuch

4.1
Zur Darstellung des Tagesabschlusses ist das Tagesabschlussbuch zu führen.

4.2
Das Tagesabschlussbuch dient

4.2.1
der Ermittlung des Kassensollbestandes,

4.2.2
der Darstellung des Kassenistbestandes und

4.2.3
der Gegenüberstellung von Kassensollbestand und Kassenistbestand.

4.3
Wird das Tagesabschlussbuch ganz oder teilweise in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern geführt, so ist es täglich auszudrucken.  

Zweiter Unterabschnitt:
Sachbücher

5 Sachbuch Haushalt

5.1
Für den Nachweis der nach Nr. 2.2 bestimmten Bewirtschaftungsvorgänge und der Zahlungen in der durch den Haushaltsplan bestimmten Ordnung ist das Sachbuch Haushalt zu führen. Ist globalisiert veranschlagt, so ist nach dem Gruppierungsplan oder einer gleichwertigen Gliederung zu buchen.

5.2
Im Sachbuch Haushalt sind die Bewirtschaftungsvorgänge einzeln und nach bewirtschaftenden Stellen getrennt aufzuzeichnen. Einzelaufzeichnungen können insbesondere in Personen-, Objekt- und Maßnahmekonten vorgenommen werden. Das Nähere über die Einrichtung des Sachbuchs Haushalt bestimmt das Ministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof.

5.3
Sind Einnahmen und Ausgaben für das Land nach einer sonst vorgesehenen Ordnung nachzuweisen, so bestimmt das Ministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof das Nähere über die Einrichtung von Buchungsstellen.

5.4
Das Ministerium der Finanzen bestimmt im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof, insbesondere nach den Bedürfnissen der Rechnungslegung, welche Einzelbeträge zu verdichten sind und wann dies zu geschehen hat.

5.5
Es sind, soweit erforderlich, aufzuzeichnen

5.5.1
das Haushaltsjahr,

5.5.2
die Buchungsstelle,

5.5.3
die Bezeichnung der bewirtschaftenden Stelle,

5.5.4
die Bezeichnung der zuständigen Kasse,

5.5.5
die Art des Buchungsvorganges, z. B. zur Unterscheidung nach Mittelverteilung, Festlegung, Sollstellung und Zahlung,

5.5.6
ein eindeutiges Belegmerkmal, z. B. das Aktenzeichen einer Sachakte oder die für die bewirtschaftende Stelle vergebene laufende Nummer des Buchungsvorganges,

5.5.7
der Buchungstag,

5.5.8
der Betrag,

5.5.9
die Kostenart, die Kostenstelle und der Kostenträger für eine Kosten- und Leistungsrechnung,

5.5.10
ein Hinweis auf das Belegmerkmal des Buchungsvorgangs (z. B. auch Abschlagsauszahlungen), der abgewickelt (z. B. Schlusszahlung der Abschlagsauszahlung) oder geändert wird,

5.5.11
die Merkmale, die der Erhebung oder der Zahlbarmachung dienen und

5.5.12
bei Speicherbuchführung die Merkmale, die die an der Kassenanordnung und Buchung Beteiligten bezeichnen.

5.6
Am Anfang des Haushaltsjahres sind aus dem abgelaufenen Haushaltsjahr vorzutragen

5.6.1
die Kassenreste,

5.6.2
die im beginnenden Haushaltsjahr weitergeltenden Bewirtschaftungsvorgänge und

5.6.3
die für die weiteren Buchungen maßgeblichen Angaben.

5.7
Soweit es angeordnet ist, sind am Ende des Haushaltsjahres einzutragen

5.7.1
der aus dem Vorjahr übertragene Kassenrest,

5.7.2
der im laufenden Haushaltsjahr zum Soll gestellte Betrag,

5.7.3
der erlassene Betrag,

5.7.4
der gezahlte Betrag,

5.7.5
der unbefristet niedergeschlagene Betrag,

5.7.6
der sich daraus ergebende Unterschiedsbetrag (Kassenrest),

5.7.7
der gestundete Betrag,

5.7.8
der befristet niedergeschlagene Betrag und

5.7.9
die übrigen Geldforderungen und die Verpflichtungen, soweit für sie die Buchführung angeordnet ist.

5.8
Werden in Verwaltungsverfahren auch Daten für die Erhebung von Einnahmen und die Leistung von Ausgaben erzeugt, so kann das Ministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof zulassen, dass in diesen Verfahren Bewirtschaftungsvorgänge und Zahlungen einzeln aufgezeichnet werden. Für die Aufzeichnungen und die Verdichtung gelten Nr. 5.1 bis Nr. 5.4 mit der Maßgabe, dass die Verdichtungsergebnisse an das Sachbuch Haushalt zu übermitteln sind. Nr. 5.5 bis Nr. 5.7 sind sinngemäß anzuwenden. Die Verwaltungsverfahren haben aus ihren Aufzeichnungen einen Beitrag zur Rechnungslegung der Landeskasse zu erbringen.  

6 Sachbuch Gesamthaushalt

6.1
Die Landeshauptkasse führt zur Aufzeichnung der Verdichtungsergebnisse aus den Sachbüchern Haushalt (Landesergebnis), der Bewirtschaftungsvorgänge zur Steuerung des Haushaltsvollzuges und weiterer, für die Haushaltsrechnung notwendiger Informationen das Sachbuch Gesamthaushalt.

6.2
Für die Aufzeichnungen gilt Nr. 5.5 entsprechend.  

7 Sachbuch Verwahrungen

7.1
Für Einnahmen, die erst später nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung gebucht werden können, ist das Sachbuch Verwahrungen zu führen. Das Gleiche gilt für Einzahlungen, die nicht in den Sachbüchern nach Nr. 5 und Nr. 8 bis Nr. 10 nachzuweisen sind. Für Geldhinterlegungen im Sinne der Hinterlegungsordnung ist eine besondere Buchungsstelle einzurichten. Nr. 5.2 gilt entsprechend. Für jede Hinterlegungssache ist ein Objektkonto einzurichten.

7.2
Auszahlungen, die mit Einzahlungen nach Nr. 7.1 im Zusammenhang stehen, sind im Sachbuch Verwahrungen nachzuweisen; der Zusammenhang der Buchungen muss erkennbar sein.

7.3
Für die Aufzeichnungen und die Verdichtung gilt Nr. 5 entsprechend. Für die Verdichtung zum Landesergebnis gilt Nr. 6 entsprechend.  

8 Sachbuch Vorschüsse

8.1
Für Ausgaben, die erst später nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung gebucht werden können, ist das Sachbuch Vorschüsse zu führen. Das Gleiche gilt für Auszahlungen, die nicht in den Sachbüchern nach Nr. 5, Nr. 7, Nr. 9 und Nr. 10 nachzuweisen sind. Nr. 5.2 gilt entsprechend.

8.2
Einzahlungen, die mit Auszahlungen nach Nr. 8.1 im Zusammenhang stehen, sind im Sachbuch Vorschüsse nachzuweisen; der Zusammenhang der Buchungen muss erkennbar sein.

8.3
Für die Aufzeichnungen und die Verdichtung gilt Nr. 5 entsprechend. Für die Verdichtung zum Landesergebnis gilt Nr. 6 entsprechend.  

9 Sachbuch Abrechnung

9.1
Kassen, die miteinander im Abrechnungsverkehr stehen (Nr. 3.5 zu § 79), haben das Sachbuch Abrechnung zu führen. Steht eine Kasse mit mehr als einer Kasse im Abrechnungsverkehr, so ist das Sachbuch Abrechnung in entsprechende Buchungsstellen zu unterteilen. Nr. 5.2 gilt entsprechend.

9.2
In das Sachbuch Abrechnung sind die Kassenbestandsverstärkungen (Nr. 60 zu § 70) und die Ablieferungen (Nr. 61 zu § 70) einzutragen. Buchausgleiche (Nr. 35 und Nr. 52 zu § 70) sind wie Kassenbestandsverstärkungen und Ablieferungen zu behandeln.

9.3
Für die Aufzeichnungen und die Verdichtung gilt Nr. 5 entsprechend. Für die Verdichtung zum Landesergebnis gilt Nr. 6 entsprechend. 9.4 Nr. 9.1 bis Nr. 9.3 sind für den Abrechnungsverkehr mit Zahlstellen entsprechend anzuwenden.  

10 Andere Sachbücher

10.1
Das Ministerium der Finanzen kann anordnen, dass für bestimmte Zahlungen weitere Sachbücher geführt werden.

10.2
Sind der Kasse auch andere Kassenaufgaben als die des Landes übertragen worden, so bestimmt das Ministerium der Finanzen, soweit erforderlich im Einvernehmen mit den zuständigen Stellen, das Nähere über die Einrichtung der für diese Kassenaufgaben zu führenden Sachbücher.

10.3
Für die Buchung in den Sachbüchern nach Nr. 10.1 und Nr. 10.2 gelten Nr. 5 bis Nr. 9 entsprechend, soweit nichts anderes bestimmt ist.  

Dritter Unterabschnitt:
Hilfsbücher

11 Kontogegenbuch

11.1
Zum Nachweis des Bestandes und der Veränderungen auf den Konten der Kasse bei den Kreditinstituten ist für jedes Konto ein Kontogegenbuch zu führen.

11.2
Im Kontogegenbuch sind alle Zahlungen zu buchen, die über das Konto abgewickelt werden, und zwar

11.2.1
die Aufträge der Kasse für Gut- und Lastschriften auf dem Konto mit den Summen der einzelnen Aufträge am Tage der Hingabe,

11.2.2
die Einzahlungen auf das Konto der Kasse, die ihr vor Eingang des Kontoauszuges zur Kenntnis gelangen, bei Bekanntwerden,

11.2.3
die Gutschriften und die Lastschriften laut Kontoauszug, vermindert um die nach Nr. 11.2.1 und Nr. 11.2.2 bereits gebuchten Beträge, jeweils in einer Summe am Tage des Eingangs des Kontoauszuges.

11.3
Die Aufzeichnungen erfolgen für den Buchungstag. Sie müssen neben dem Betrag einen Hinweis auf den Anlass der Buchung enthalten. Die Eintragungen im Kontogegenbuch sind mit dem Kontoauszug abzustimmen.

11.4
Beim Tagesabschluss ist der buchungsmäßige Bestand aufzuzeichnen, der sich aus dem Unterschied zwischen den Einzahlungen und den Auszahlungen unter Berücksichtigung des Bestandes vom Vortag ergibt.  

12 Andere Hilfsbücher

Soweit der Aufgabenbereich der Kasse es erfordert, kann der Kassenleiter anordnen, dass weitere Hilfsbücher geführt werden.  

Dritter Abschnitt:
Führung und Aufbewahrung der Bücher

13 Form der Bücher

13.1
Die Bücher sind zu führen

13.1.1
in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern (Nr. 2.3) oder

13.1.2
in visuell lesbarer Form.

13.2
Für die Übertragung von Büchern auf andere Speichermedien gelten Nr. 7 bis Nr. 13 der Anlage.

13.3
Die Bücher in visuell lesbarer Form sind zu führen

13.3.1
als Karteien,

13.3.2
als Loseblattbücher oder

13.3.3
in gebundener oder gehefteter Form.

13.4
Werden Bücher in Kartei- oder Loseblattform geführt, so sind die Karten oder Blätter - bei Ordnung nach Buchungsstellen für jede Buchungsstelle - fortlaufend zu nummerieren. Die Anzahl der Karten oder Blätter ist auf einer Vorsatzkarte oder in anderer geeigneter Form nachzuweisen.

13.5
Werden Bücher in gebundener oder gehefteter Form geführt, so sind sie so zu sichern, dass Blätter nicht unbemerkt entfernt, hinzugefügt oder ausgewechselt werden können. Die Seiten sind fortlaufend zu nummerieren.

13.6
In den Büchern ist nachzuweisen, wer die Buchungen vorgenommen hat und die Verantwortung dafür trägt, dass die Buchungen ordnungsgemäß belegt sind.Bei Speicherbuchführung ist der Nachweis durch die Speicherung der Benutzerkennung oder eines gleichwertigen Merkmals bei jeder Buchung zu führen.

13.6.2
Wer Bücher in visuell lesbarer Form führt, hat auf den Titelseiten oder Vorsatzkarten zu bescheinigen, von wann bis wann das Buch geführt worden ist.  

14 Buchungsbestimmungen

14.1
Zur Sicherung der automatisierten Buchungsverfahren und der Verwaltungsverfahren nach Nr. 5.8 ist festzulegen, ob und wieweit

14.1.1
die Buchung aus einer programmgesteuerten Abfolge von lesenden, speichernden und verdichtenden Vorgängen (transaktionsorientierte Verarbeitung) besteht,

14.1.2
die Buchungen zur nachträglichen Verarbeitung (Batch-Verarbeitung) in einer Datei bereitgestellt werden und

14.1.3
die Buchungen freigabepflichtig sind.

14.2
Eine Buchung gilt bei Speicherbuchführung (Nr. 2.3) als vollzogen, wenn die für sie nach Nr. 14.1 festgelegte Bearbeitungsform vollständig durchlaufen ist. Bis zu diesem Zeitpunkt können Datensätze zur Bereinigung von Unrichtigkeiten gelöscht werden. Treten bei der Verarbeitung der nach Nr. 14.1.2 bereitgestellten Datensätze Fehler auf, so sind diese in Fehlerprotokollen aufzuzeichnen. Die Folgen fehlerhaft oder überhaupt nicht weiterverarbeiteter Buchungen sind durch Dienstanweisung zu regeln.

14.3
Verdichtete Ergebnisse müssen sich aus den Ergebnissen der untergeordneten Dateien oder aus den Dateien der Verwaltungsverfahren nach Nr. 5.8 erläutern lassen.

14.4
Wird eine Kosten- und Leistungsrechnung geführt, sollen die für sie bestimmten Datensätze aus den Bewirtschaftungsvorgängen und Zahlungen unmittelbar abgeleitet werden. Die Buchführung und die Kosten- und Leistungsrechnung müssen abstimmbar sein.

14.5
Bei Buchungen in Büchern, die in visuell lesbarer Form geführt werden,

14.5.1
sollen die Zahlungen in den Zeit- und Sachbüchern in einem Arbeitsgang gebucht werden,

14.5.2
können zur Vereinfachung des Buchungsverfahrens Beträge in Zusammenstellungen erfasst und in Gesamtbeträgen gebucht werden,

14.5.3
dürfen nur zugelassene Schreibmittel (Nr. 2.3 zu § 70) verwendet werden und

14.5.4
dürfen in den Zeitbüchern Zeilen nicht freigelassen und Buchungen zwischen den Zeilen nicht vorgenommen werden.

14.6
Das Nähere über das Buchungsverfahren bestimmt das Ministerium der Finanzen, soweit erforderlich im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof, bei Verwaltungsverfahren, nach Nr. 5.8 das zuständige Ministerium unter Beachtung der HKR-ADV-Best. 

15 Buchungstag für Zahlungen

15.1
Buchungstag ist

15.1.1
bei unbaren Einzahlungen der Tag, an dem die Kasse von der Gutschrift Kenntnis erhält oder der Tag, an dem die Kasse einen Verstärkungsauftrag oder Schecks bei dem kontoführenden Kreditinstitut einreicht;

15.1.2
bei unbaren Auszahlungen der Tag der Hingabe des Auftrages an das Kreditinstitut, der Tag der Übersendung des Schecks oder der Tag, an dem die Kasse Kenntnis von einer Auszahlung erhält (z. B. Auszahlung im Lastschrifteinzugsverkehr);

15.1.3
bei baren Einzahlungen der Tag der Übergabe der Zahlungsmittel oder der Tag des Eingangs von übersandtem Bargeld;

15.1.4
bei baren Auszahlungen der Tag der Übergabe der Zahlungsmittel oder der Tag der Übersendung von Bargeld.

15.2
Zahlungen durch Verrechnung sind am selben Tage als Einzahlung und Auszahlung zu buchen (Nr. 35.3 zu § 70).

15.3
Bei Einzahlungen im Lastschrifteinzugsverkehr und bei Massenauszahlungen kann das Ministerium der Finanzen bestimmen, dass unbeschadet der Regelung in Nr. 15.1 in den Personenkonten Buchungen für den Buchungstag zu einem früheren Zeitpunkt vorgenommen werden.  

16 Aufbewahren der Bücher

Die Bücher sind sicher und geordnet aufzubewahren; die Art und die Dauer des Aufbewahrens richten sich nach den Bestimmungen der Anlage.  

Vierter Abschnitt:
Abschluss der Bücher

17 Arten und Zweck der Abschlüsse

17.1
Die Kasse hat Tagesabschlüsse (Nr. 18) und Jahresabschlüsse (Nr. 20) zu erstellen und mit der Landeshauptkasse abzurechnen.

17.2
Die Abschlüsse dienen der Kontrolle der Buchführung sowie der Gelddisposition und der Übersicht über den Stand der Ausführung des Haushaltsplans.

17.3
Insbesondere ist es Zweck

17.3.1
des Tagesabschlusses festzustellen, ob der Kassenistbestand mit dem Kassensollbestand übereinstimmt,

17.3.2
des Jahresabschlusses, die Ergebnisse der Buchführung für das Haushaltsjahr zu ermitteln und die Grundlagen für die Rechnungslegung (§ 80) zu schaffen sowie Unterlagen für die Haushaltsrechnung (§ 81), den kassenmäßigen Abschluss (§ 82) und den Haushaltsabschluss (§ 83) zu gewinnen.  

18 Tagesabschluss

18.1
Die Kasse hat täglich einen Kassenabschluss im Tagesabschlussbuch zu erstellen. Hierzu sind der Kassensollbestand und der Kassenistbestand zu ermitteln. Besteht keine Übereinstimmung, so ist der Unterschiedsbetrag als Kassenfehlbetrag oder Kassenüberschuss auszuweisen; Maßnahmen zur Aufklärung sind unverzüglich einzuleiten.

18.2
Ein Kassenfehlbetrag, der nicht sofort ersetzt wird, ist für den nächsten Tag als Vorschuss zu buchen. Kassenfehlbeträge von 250 Euro und mehr sowie Kassenfehlbeträge, die nicht ersetzt werden, sind dem Leiter der Dienststelle unverzüglich mitzuteilen.

18.3
Ein Kassenüberschuss ist für den nächsten Tag als Verwahrung zu buchen. Kann er nicht innerhalb von sechs Monaten aufgeklärt werden, ist er als Einnahme nachzuweisen.

18.4
Die Richtigkeit des Tagesabschlusses ist im Tagesabschlussbuch vom Sachbearbeiter für den baren Zahlungsverkehr und vom Leiter des Sachgebiets Zahlungsverkehr - jeweils für ihren Verantwortungsbereich - sowie vom Kassenleiter durch Unterschrift zu bescheinigen.  

19 Abrechnung der Landeskassen mit der Landeshauptkasse

19.1
Die Landeskasse hat der Landeshauptkasse mindestens zum Monatsende nachzuweisen, wie die Kassenbestandsverstärkungen und die anderen Einzahlungen für Ausgaben verwendet und im Übrigen in den Sachbüchern nach Nr. 5 und Nr. 7 bis Nr. 10 gebucht worden sind (Abrechnung). Es ist nachzuweisen, dass der Kassensollbestand mit dem Saldo aus den Sachbüchern übereinstimmt.

19.2
Das Nähere zur Abrechnung bestimmt das Ministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof.  

20 Jahresabschluss

20.1
Die Landeskassen sowie die für die Verwaltungsverfahren nach Nr. 5.8 zuständigen Stellen haben ihre Bücher für das Haushaltsjahr zu dem vom Ministerium der Finanzen bestimmten Zeitpunkt abzuschließen. Den Zeitpunkt des Jahresabschlusses der Landeshauptkasse bestimmt das Ministerium der Finanzen (§ 76).

20.2
Für den Jahresabschluss sind die nach Nr. 5.7 gebildeten Ergebnisse darzustellen.

20.3
In die Bücher des folgenden Haushaltsjahres sind außer den Ergebnissen nach Nr. 5.6 zu übertragen

20.3.1
der Kassensollbestand,

20.3.2
die nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse aus dem Sachbuch Verwahrungen und dem Sachbuch Vorschüsse,

20.3.3
die nicht abgerechneten Bestände aus dem Sachbuch Abrechnung und

20.3.4
das kassenmäßige Jahresergebnis aus dem Sachbuch Gesamthaushalt.

20.4
Die richtige Übertragung der Angaben nach Nr. 20.3 ist bei Büchern, die in visuell lesbarer Form geführt werden, vom Sachgebietsleiter Buchführung zu bescheinigen.

20.5
Werden andere Sachbücher (Nr. 10) geführt, so sind hierfür Nr. 20.1 bis Nr. 20.4 sinngemäß anzuwenden.

20.6
Die für die Verwaltungsverfahren nach Nr. 5.8 zuständigen Stellen haben unter entsprechender Anwendung der Nr. 20.2 und Nr. 20.3 ihre Bücher abzuschließen, die weitergeltenden Daten vorzutragen und die Ergebnisse der Kasse zu übermitteln.  

21 Behandlung von Unrichtigkeiten beim Jahresabschluss

21.1
Buchungen bei unrichtigen Titeln, die nach dem Jahresabschluss bei einer Landeskasse festgestellt werden, sind in den Büchern der Landeshauptkasse zu berichtigen, solange sie noch nicht abgeschlossen sind. Beruht der Fehler auf

21.1.1
einer unrichtigen Kassenanordnung, so hat die bewirtschaftende Stelle der Landeskasse eine Änderungsanordnung zu erteilen,

21.1.2
einem Versehen der Landeskasse, so hat sie einen kasseninternen Auftrag (Nr. 27 zu § 70) zu erteilen.

21.2
Die Landeskasse hat der Landeshauptkasse für die Berichtigungsbuchung eine Bescheinigung mit den erforderlichen Angaben in der benötigten Anzahl zu übersenden. Die Landeshauptkasse hat die Berichtigung auf einer Ausfertigung der Bescheinigung zu bestätigen und sie der Landeskasse als Beleg zurückzugeben. Diese Ausfertigung ist zusammen mit der Änderungsanordnung oder dem kasseninternen Auftrag dem Beleg für die ursprüngliche Buchung beizufügen.  

22 Wertezeitbuch und Wertesachbuch

22.1
Zum Nachweis der Einlieferung und Auslieferung von Wertgegenständen (Nr. 55 zu § 70) - mit Ausnahme der Wertzeichen und geldwerten Drucksachen - sowie der Bestandsveränderungen hat die Kasse ein Wertezeitbuch für die Buchung nach der Zeitfolge und ein Wertesachbuch für die Buchungen in sachlicher Ordnung zu führen. Das Ministerium der Finanzen kann zulassen, dass anstelle dieser Bücher ein Ein- und Auslieferungsbuch für Wertgegenstände geführt wird. Für die gerichtlichen Werthinterlegungen (Nr. 55.1 zu § 70) ist im Wertesachbuch oder im Ein- und Auslieferungsbuch ein besonderer Abschnitt einzurichten; weitere Abschnitte können eingerichtet werden, wenn es zweckmäßig ist.

22.2
Bei jeder Buchung sind mindestens einzutragen

22.2.1
die laufende Nummer,

22.2.2
der Tag der Einlieferung oder der Auslieferung,

22.2.3
die Bezeichnung oder Beschreibung des Wertgegenstandes,

22.2.4
bei Urkunden über Kapitalbeträge der Nennwert,

22.2.5
der Name des Einlieferers oder Empfangsberechtigten und

22.2.6
die Bezugnahme auf den Beleg und - soweit erforderlich - gegenseitige Hinweise oder der Hinweis auf ein anderes Buch.

22.3
Für die Form der Bücher gilt Nr. 13 entsprechend. Die Bücher können für mehrere Haushaltsjahre geführt werden.

22.4
Das Wertezeitbuch und gegebenenfalls das Ein- und Auslieferungsbuch für Wertgegenstände sind im Sachgebiet Zahlungsverkehr, das Wertesachbuch ist im Sachgebiet Buchführung zu führen.

22.5
Soweit die Art der Wertgegenstände es erfordert, ist vom Leiter des Sachgebietes Zahlungsverkehr ein Terminüberwachungsbuch zu führen.  

23 Wertzeichenbuch

23.1
Zum Nachweis über die Einlieferung und die Auslieferung von Wertzeichen und geldwerten Drucksachen (Nr. 55 zu § 70) hat die Kasse ein Wertzeichenbuch zu führen, das nach den einzelnen Arten von Wertzeichen und geldwerten Drucksachen in Teilbände zu unterteilen ist. Die Teilbände sind in Abschnitte für Einlieferungen und Auslieferungen zu unterteilen. Sind Wertzeichen gleicher Art in verschiedenen Wertsorten vorhanden, so sind die Wertsorten getrennt voneinander nachzuweisen. In den Abschnitten für Auslieferungen sind getrennt voneinander zu buchen

23.1.1
die verkauften Wertzeichen und geldwerten Drucksachen,

23.1.2
die umgetauschten und ersetzten Wertzeichen und geldwerten Drucksachen und

23.1.3
die als ständiger Bestand an Zahlstellen ausgelieferten Wertzeichen und geldwerten Drucksachen.

23.2
In das Wertzeichenbuch sind mindestens einzutragen

23.2.1
die laufende Nummer,

23.2.2
der Tag der Einlieferung oder der Auslieferung,

23.2.3
der Wert,

23.2.4
ein Hinweis auf den Beleg und auf die Buchung des Verkaufserlöses im Sachbuch Haushalt und

23.2.5
bei der Einlieferung und bei der Eintragung der Bestände die Anzahl der einzelnen Wertsorten.

23.3
Für die Form und die Führung des Wertzeichenbuches sowie für die Behandlung von Unstimmigkeiten gelten die Nr. 13, Nr. 14 sowie Nr. 18.2 und Nr. 18.3 entsprechend. Das Buch kann für mehr als ein Haushaltsjahr geführt werden; es ist zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres abzuschließen.

23.4
Das Wertzeichenbuch ist im Sachgebiet Zahlungsverkehr zu führen.