§ 73 Vermögensbuchführung, -nachweis, integrierte Buchführung

§ 73 LHO
Vermögensbuchführung, -nachweis, integrierte Buchführung

(1) Über das Vermögen und die Schulden ist nach näherer Anordnung des Ministeriums der Finanzen Buch zu führen oder ein anderer Nachweis zu erbringen.

(2) Ist für das Vermögen und die Schulden die Buchführung angeordnet, so ist diese Buchführung mit der Buchführung über die Einnahmen und Ausgaben zu verbinden.

VV-LHO zu § 73

1 Nachweispflicht

Bewegliche Sachen (Gegenstände) sowie nicht selbst hergestellte immaterielle Vermögensgegenstände, die im Eigentum des Landes stehen oder in seinem Besitz sind, sind in Verzeichnissen nachzuweisen. Dies gilt nicht für Gegenstände, die im Rahmen von Zuwendungsrechtsverhältnissen im Eigentum des Landes stehen.

Das Ministerium der Finanzen kann per Erlass Anweisungen zur Erstellung, Führung und Form der Verzeichnisse sowie zur Planung und Durchführung der Inventur erteilen. 

2 Verzeichnisse

2.1
Als Verzeichnisse sind zu führen:

• das Gegenstandsverzeichnis
• das Verteilungsverzeichnis
• der Benutzernachweis
• Bibliotheksverzeichnisse.

2.2
Die Verzeichnisse mit Ausnahme der Bibliotheksverzeichnisse sind in geeigneter Form in sinngemäßer Anwendung der Bestimmungen der Nr. 13 zu § 71 zu führen. Es ist durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass nur die mit der Führung der Verzeichnisse betrauten Bediensteten Änderungen vornehmen können.

2.3
In jeder Einrichtung oder Dienststelle ist mindestens ein Bediensteter mit der Führung der Verzeichnisse zu betrauen. Darüber hinaus ist jeweils mindestens ein Inventurverantwortlicher zu bestimmen. 

3 Gegenstandsverzeichnis

3.1
In dem Gegenstandsverzeichnis sind Gegenstände mit einem Wert über 150 Euro und einer Lebensdauer von mehr als einem Jahr nachzuweisen.

3.2
Alle Veränderungen des Bestandes sind dem mit der Führung des Verzeichnisses betrauten Bediensteten mitzuteilen und mit entsprechenden Unterlagen zu belegen. Die Änderungen sind zeitnah im Monat der An- oder Abschaffung im Gegenstandsverzeichis zu erfassen. Auf den Rechnungsbelegen ist die Erfassung im Gegenstandsverzeichnis zu vermerken.

3.3
Verloren gegangene sowie unbrauchbare oder entbehrliche Gegenstände dürfen nur aufgrund einer schriftlichen Verfügung des Dienststellenleiters, des Beauftragten für den Haushalt oder eines von ihnen beauftragten Bediensteten vom Bestand abgesetzt werden. In der Verfügung ist zutreffendenfalls zu bestätigen, dass eine Verpflichtung eines Bediensteten oder eines Dritten zur Leistung von Ersatz für einen verloren gegangenen oder unbrauchbar gewordenen Gegenstand nicht vorliegt, und zu bestimmen, wie der unbrauchbar oder entbehrlich gewordene Gegenstand zu verwerten ist. Ersatzteile sind bei Einbau in den Hauptgegenstand ohne Genehmigung der Absetzung mit dem Vermerk „Einbau“ im Gegenstandsverzeichnis abzusetzen.

3.4
Gegenstände gleicher Art und Ausführung können zu Gruppen zusammengefasst werden. Nach besonderer Anordnung des zuständigen Ministeriums sind Einzelnachweise zu führen. Geliehene Gegenstände sind bei beiden beteiligten Einrichtungen bzw. Dienststellen zu erfassen.

3.5
Gegenstände, die im Gegenstandsverzeichnis aufgenommen wurden, sind in geeigneter Weise zu kennzeichnen und mit einer eindeutigen Inventarnummer zu versehen.

3.6
Das Gegenstandsverzeichnis ist mindestens alle drei Jahre mit den Beständen durch einen mit seiner Führung nicht unmittelbar beteiligten Bediensteten abzugleichen. Die Durchführung der Prüfung ist aktenkundig zu machen. 

4 Verteilungsverzeichnis

Neben dem Gegenstandsverzeichnis ist ein Verteilungsverzeichnis zu führen, es sei denn, dass der Standort der einzelnen Gegenstände oder der Gruppen aus dem Gegenstandsverzeichnis zu ersehen ist. 

5 Benutzernachweis

Über Gegenstände mit einem Wert bis zu 150 Euro und einer Lebensdauer von mehr als einem Jahr, die Bediensteten zum Dienstgebrauch überlassen werden, ist nach besonderer Anordnung des zuständigen Ministeriums ein Benutzernachweis zu führen. 

6 Bibliothekenverzeichnisse

6.1
In Bibliotheken sind Bücher, Druckschriften und sonstige Medien (Mikrofiches, Filme, Schallplatten, Tonbänder, CD, DVD u. Ä.) nachzuweisen durch

• das Zugangsverzeichnis bzw. die Fortsetzungskartei (Zeitschriften, Amtsblätter, Loseblattlieferungen u. a. Lieferungswerke),
• die geführten Kataloge, insbesondere den Standortkatalog. Zahl und Art der Kataloge richten sich nach den Erfordernissen der betreffenden Bibliothek. Ein Standortkatalog ist in jedem Fall zu führen.

6.2
Druckschriften mit nur vorübergehender Bedeutung (Zeitungen, Kursbücher, amtliche Handausgaben, Amtsblätter), die zum Handgebrauch verteilt werden, sind nicht einzutragen.

6.3
Zugänge sind jahrgangsweise fortlaufend zu erfassen. Abgänge sind im Zugangsverzeichnis kenntlich zu machen.

6.4
Gesetz-, Ministerial- und Amtsblätter sowie Zeitschriften, die in die Bibliothek aufgenommen werden, sind jahrgangsweise zusammenzufassen.

6.5
Die Zahl der Bände einschließlich der Zeitschriftenbände ist nach Buchbinderbänden anzugeben. Ein Loseblattwerk wird ungeachtet der Anzahl der Bände als eine Einheit betrachtet. Die übrigen Medien sind nach den Erläuterungen des Grundfragebogens des Deutschen Bibliotheksinstituts/Deutsche Bibliotheksstatistik zu erfassen.

6.6
Alle Bücher, Druckschriften und sonstige Medien sind als Eigentum des Landes unter Angabe der Behörde/Bibliothek zu kennzeichnen. Sofern sie eingetragen sind, ist die Nummer des Zugangsverzeichnisses zu vermerken.

6.7
Die Ausleihe von Büchern, Druckschriften und sonstigen Medien ist in geeigneter Form nachzuweisen.

6.8
Der Bestand ist laufend durch Stichproben zu kontrollieren. Die Bibliotheken sollen nach ihrem Ermessen im Zusammenhang mit organisatorischen Maßnahmen (z. B. Umzug, Neuaufstellung von Beständen, Einführung Ausleihverfahren) allgemeine Bestandsprüfungen durchführen, die aktenkundig zu machen sind. Hinsichtlich vermisster Bücher sind in geeigneter Weise mit vertretbarem Aufwand Nachforschungen anzustellen. Im Übrigen gilt Nr. 3.3 Satz 1 und 2 entsprechend.

6.9
Soweit die räumlichen Gegebenheiten es zulassen, sind die besonders wertvollen Bücher, Handschriften, Urkunden, Inkunabeln u. Ä. aus den allgemeinen Bibliotheksbeständen herauszunehmen und gesondert sowie besonders gesichert aufzustellen. Diese Sonderbestände sind jährlich in Stichproben, deren Umfang die Leiter der Bibliotheken festsetzen, durch an der Betreuung dieser Bestände nicht beteiligte Bedienstete der Bibliotheken zu überprüfen. Die Durchführung der Prüfung ist aktenkundig zu machen. Die Leiter der Bibliotheken haben im Einzelnen festzulegen, was als besonders wertvoller Bestand anzusehen und gesondert aufzustellen ist. 

7 Sonderregelungen

Soweit für einzelne Verwaltungsbereiche besondere Bestimmungen erlassen worden sind, verbleibt es bei diesen Regelungen. Das jeweils zuständige Ministerium kann in besonders begründeten Ausnahmefällen ergänzende Anordnungen mit Einwilligung des Ministeriums der Finanzen und nach Anhörung des Landesrechnungshofs erlassen.