§ 74 Buchführung bei Landesbetrieben

§ 74 LHO
Buchführung bei Landesbetrieben

(1) Landesbetriebe, die nach § 26 Abs. 1 Satz 1 einen Wirtschaftsplan aufstellen und bei denen eine Buchführung nach den §§ 71 bis 79 nicht zweckmäßig ist, haben nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung zu buchen.

(2) Das zuständige Ministerium kann im Einvernehmen mit dem Ministerium der Finanzen und dem Landesrechnungshof anordnen, dass bei Landesbetrieben zusätzlich eine Betriebsbuchführung eingerichtet wird, wenn dies aus betriebswirtschaftlichen Gründen zweckmäßig ist.

(3) Geschäftsjahr ist das Haushaltsjahr. Ausnahmen kann das zuständige Ministerium im Einvernehmen mit dem Ministerium der Finanzen zulassen.

VV-LHO zu § 74

Anlagen:

Anlage 1 zu VV Nr. 15 zu 74 LHO (Inventurrichtlinie)
Anlage 2 zu VV Nr. 15 zu 74 LHO (Erfassungsliste zur Inventur)

Erster Abschnitt:
Allgemeines

1 Anwendungsbereich

1.1
Landesbetriebe, die nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung verfahren, haben für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung unter besonderer Berücksichtigung der VV zu § 26 LHO das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechend anzuwenden und die nachstehenden Verwaltungsvorschriften zu beachten. Dies gilt auch für Einrichtungen des Landes, die wie Landesbetriebe behandelt werden und die kaufmännische doppelte Buchführung anwenden.

1.2
Landesbetriebe, die nicht nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung verfahren, haben für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung anstelle der Nr. 2 bis Nr. 18 die VV zu den §§ 70 bis 73 und 75 bis 80 zu beachten.

2 Zuständigkeiten

2.1
In einem Landesbetrieb ist die Buchhaltung für den Zahlungsverkehr, die Buchführung und die Rechnungslegung zuständig. Die Abgrenzung der Verantwortungsbereiche Zahlungsverkehr und Buchführung ist durch das zuständige Ministerium im Einvernehmen mit dem Ministerium der Finanzen in einer Dienstanweisung zu regeln.

2.2
Das Ministerium der Finanzen kann zulassen, dass Aufgaben nach Nr. 2.1 ganz oder teilweise anderen Stellen übertragen werden. In diesem Fall ist sicherzustellen, dass die anderen Stellen die VV zu § 74 entsprechend anwenden.

2.3
Der Leiter des Landesbetriebes oder der von ihm Beauftragte hat, mit Ausnahme der nach Nr. 17 vorgeschriebenen unvermuteten Prüfungen, die der Kassenaufsicht (Nr. 18 zu § 79) übertragenen Aufgaben wahrzunehmen.

3 Bestimmungen für automatisierte Verfahren und für die Übertragung von Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens

3.1
Beim Einsatz von ADV-Verfahren gelten die Bestimmungen der Anlage 3 zu § 79 (HKR-ADVBest).

3.2
Für die Übertragung des Inhalts von Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens und andere Speichermedien gelten Nr. 7 bis Nr. 13 der Anlage zu § 71 (AufbewBest).

Zweiter Abschnitt:
Zahlungen und Wertgegenstände

4 Anordnung von Zahlungen und Buchungen

4.1
Für die Anordnung von Zahlungen und Buchungen gelten Nr. 1 bis Nr. 27 zu § 70 sinngemäß.

4.2
Abweichend von Nr. 4.1 kann abgesehen werden von der Anwendung der Bestimmungen über

4.2.1 die Genehmigung der Vordrucke für Kassenanordnungen durch das Ministerium der Finanzen (Nr. 2.1 zu § 70),

4.2.2
die Bezeichnung der Kasse in der Zahlungsanordnung (Nr. 5.1.1 und Nr. 22 zu § 70),

4.2.3
den Vermerk über die Eintragung in die Haushaltsüberwachungsliste auf der Zahlungsanordnung (Nr. 5.1.11 und Nr. 22 zu § 70),

4.2.4
die Notwendigkeit, Zahlungsanordnungen für jede Buchungsstelle getrennt zu erteilen (Nr. 9.2 zu § 70) und

4.2.5
die Verantwortung des Anordnungsbefugten für die Angabe der richtigen Buchungsstelle auf der Zahlungsanordnung (Nr. 20.2.3 zu § 70).

4.3
In der Zahlungsanordnung sind abweichend von Nr. 9.1 zu § 70 die Buchungsstellen nach dem Kontenplan zu bezeichnen. Die Kontierung kann von der Buchhaltung vorgenommen werden. Die Richtigkeit der Kontierung ist durch Namenszeichen zu bescheinigen.

5 Zahlungsverkehr, Wertgegenstände und Geldverwaltung

5.1
Für die Abwicklung der Zahlungen, für die Behandlung der Wertgegenstände und für die Geldverwaltung gelten Nr. 28 bis Nr. 64 zu § 70 sinngemäß.

5.2
Abweichend von Nr. 5.1 kann abgesehen werden von der Anwendung der Bestimmungen über

5.2.1
die Verrechnung im Wege des Buchausgleichs (Nr. 35.1 und Nr. 35.2 zu § 70),

5.2.2
die Auftragszahlungen (Nr. 52 zu § 70),

5.2.3
die Beschränkung der Guthaben bei den Kreditinstituten (Nr. 59.3 zu § 70) und

5.2.4
die Kassenbestandsverstärkung und die Ablieferung (Nr. 60 und Nr. 61 zu § 70).

5.3
Zahlungsaufforderungen müssen abweichend von Nr. 36.1 zu § 70 als Leistungsort die Bezeichnung des Landesbetriebes enthalten.

5.4
Wird eine Auszahlung unbar oder durch Verrechnung geleistet, so genügt es, abweichend von Nr. 48 zu § 70 auf dem Beleg den Tag der Auszahlung zu vermerken und den Stempelaufdruck „Bezahlt“ anzubringen.

Dritter Abschnitt:
Buchführung und Belege

6 Grundlagen der Buchführung

Der Landesbetrieb hat bei der kaufmännischen doppelten Buchführung unter besonderer Berücksichtigung der VV zu § 26 LHO die §§ 238 und 239 HGB entsprechend anzuwenden. Darüber hinaus sind die Bestimmungen in Nr. 7 bis Nr. 11 zu beachten.

7 Zusätzliche Erfordernisse der Buchführung

7.1
Der Buchführung ist der Kontenplan des Landes Brandenburg zugrunde zu legen.

7.2
Die Buchführung muss über die handelsrechtlichen Erfordernisse hinaus so beschaffen sein, dass es möglich ist,

7.2.1
zeitnahe Angaben über die Ausführung des Wirtschaftsplans zu liefern,

7.2.2
Unterlagen für die Planung zu gewinnen und

7.2.3
Grundlagen für Kalkulationen zu schaffen.

7.3
Für die Buchführung sollen unter Beachtung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (§ 7) automatische Datenverarbeitungsanlagen (ADV-Anlagen) verwendet werden.

8 Arten der Bücher

8.1
Für die Buchungen nach der Zeitfolge werden geführt

8.1.1
das Journal und

8.1.2
das Kassenbuch für den Zahlungsverkehr mit Bargeld.

8.2
Für die Buchungen in sachlicher Ordnung werden geführt

8.2.1
das nach dem Kontenplan gegliederte Hauptbuch und

8.2.2
Nebenbücher zum Hauptbuch, soweit nach der Entscheidung des Leiters des Landesbetriebes eine Untergliederung des Hauptbuches erforderlich oder zweckmäßig ist (z. B. Kontokorrentbücher).

8.3
Darüber hinaus sind die nach besonderen gesetzlichen Bestimmungen vorgeschriebenen Bücher (z. B. Wareneingangsbuch, Warenausgangsbuch) und die zum mengenmäßigen Nachweis von Beständen erforderlichen Bücher (z. B. Lagerbücher) zu führen. Das zuständige Ministerium kann für den Nachweis der Bestände Erleichterungen zulassen.

9 Form der Bücher

Für die Form der Bücher gelten Nr. 13.1 bis Nr. 13.6 zu § 71 entsprechend. Das Nähere bestimmt der Leiter des Landesbetriebes im Einvernehmen mit dem MdF.

10 Buchungsbestimmungen

10.1
Die Buchungen nach der Zeitfolge und in sachlicher Ordnung sollen in einem Arbeitsgang vorgenommen werden.

10.2
Bei jeder Buchung sind mindestens einzutragen

10.2.1
die laufende Nummer für die Buchung nach der Zeitfolge,

10.2.2
der Buchungstag,

10.2.3
Hinweise, die die Verbindung zwischen der Buchung und dem Beleg sowie zwischen dieser Buchung und allen dazugehörenden Buchungen herstellen und

10.2.4
der Betrag.

10.3
Eine Buchung darf nur in der Weise berichtigt werden, dass sie storniert und gegebenenfalls neu vorgenommen wird. Bei der ursprünglichen Buchung und bei der Berichtigungsbuchung sind gegenseitige Hinweise anzubringen. Für Berichtigungen in Büchern, die in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern geführt werden, kann das zuständige Ministerium im Einvernehmen mit dem Ministerium der Finanzen und dem Landesrechnungshof Ausnahmen zulassen.

10.4
Im Kassenbuch sind die Zahlungen täglich getrennt nach Einzahlungen und Auszahlungen zu buchen.

10.5
Bei Buchungen in Büchern, die in visuell lesbarer Form geführt werden, dürfen

10.5.1
nur zugelassene Schreibmittel (Nr. 2.3 zu § 70) verwendet werden,

10.5.2
Zeilen nicht freigelassen und Buchungen zwischen den Zeilen nicht vorgenommen werden.

11 Abschluss des Kassenbuches

11.1
Das Kassenbuch ist zur Ermittlung des buchmäßigen Bargeldbestandes täglich abzuschließen. Der buchmäßige Bargeldbestand ist mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeld zu vergleichen. Besteht keine Übereinstimmung, so ist der Unterschiedsbetrag darzustellen; Maßnahmen zur Aufklärung sind unverzüglich einzuleiten.

11.2
Ein Minderbetrag, der nicht sofort ersetzt wird, ist als Forderung, ein Mehrbetrag als Verbindlichkeit zu behandeln. Ein Mehrbetrag, der nicht innerhalb von sechs Monaten aufgeklärt werden kann, ist als Ertrag zu buchen.

11.3
Minderbeträge von 250 Euro und mehr sowie alle anderen Minderbeträge, die nicht ersetzt werden, sind dem Leiter des Landesbetriebes unverzüglich mitzuteilen. Minderbeträge von 500 Euro und mehr sind außerdem dem zuständigen Ministerium anzuzeigen.

12 Belege

12.1
Belege im Bereich der kaufmännischen doppelten Buchführung sind visuell lesbare Unterlagen oder Datensätze, die visuell lesbar gemacht werden können, für

12.1.1
die Buchungen in den nach Nr. 8 zu führenden Büchern (Buchungsbelege) sowie

12.1.2
die Sicherung des Arbeitsablaufs bei Buchungen mit Hilfe von ADV-Anlagen (Arbeitsablaufbelege).

12.2
Die Buchungsbelege bestehen aus

12.2.1
den für die Zahlungen und Buchungen erforderlichen Anordnungen und ihren Anlagen, den Unterlagen zu allgemeinen Anordnungen oder den internen Aufträgen im Sinne der Nr. 27 zu § 70,

12.2.2
den Hinweisen, die die Verbindung zwischen dem Beleg und den Buchungen herstellen,

12.2.3
den Nachweisen der Zahlungen, wenn sich die Buchungen auf eine Zahlung beziehen, und

12.2.4
den Nachweisen der Datenerfassung, wenn die Buchungen mit Hilfe von ADV-Anlagen vorgenommen werden.

12.3
Zu den Buchungsbelegen gehören gegebenenfalls auch die in Nr. 3.3 und Nr. 3.4 zu § 75 aufgeführten Unterlagen.

12.4
Für die Buchungsbelege gelten im Übrigen

12.4.1
Nr. 1.2 und Nr. 1.4 zu § 75 entsprechend sowie

12.4.2
Nr. 1.3 zu § 75 sinngemäß.

12.5
Für die Arbeitsablaufbelege gilt Nr. 7 zu § 75.

Vierter Abschnitt:
Rechnungslegung

13 Jahresabschluss und Lagebericht

Jahresabschluss und Lagebericht sind unter besonderer Berücksichtigung der VV zu § 26 LHO und dem Dritten Buch des HGB zu erstellen.

14 Bilanzgewinn, Bilanzverlust

Nach Abgabe des Bestätigungsvermerks durch den Abschlussprüfer (Nr. 17) entscheidet das zuständige Ministerium im Einvernehmen mit dem Ministerium der Finanzen über die Verwendung des Bilanzgewinns oder die Abdeckung des Bilanzverlustes.

15 Inventar

Die Durchführung der Inventur richtet sich nach den Anlagen 1 und 2 dieser VV.

16 Aufbewahren der Unterlagen 

16.1
Der Landesbetrieb hat beim Aufbewahren der Unterlagen § 257 HGB entsprechend anzuwenden.

16.2
Zu den zehn Jahre aufzubewahrenden Unterlagen gehören auch die Bücher nach Nr. 8.

16.3
Die in Nr. 5 der Anlage zu § 71 (AufbewBest) genannten Belege und anderen Unterlagen sind über die Aufbewahrungszeit von fünf Jahren hinaus länger aufzubewahren.

16.4
Rechtsvorschriften und Verwaltungsvorschriften, die längere Aufbewahrungszeiten vorsehen, bleiben unberührt.

16.5
Die Bücher, Belege und anderen Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens sind gegen Verlust, Beschädigung und den Zugriff Unbefugter gesichert aufzubewahren. Sie sind getrennt nach Geschäftsjahren und so geordnet aufzubewahren, dass auch einzelne Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist zur Verfügung stehen.

16.6
Das Aufbewahren der Bücher, Belege und anderen Unterlagen ist Aufgabe der Buchhaltung. Dies gilt nicht für begründende Unterlagen (Nr. 10.1 zu § 70), die bei der anordnenden Stelle verbleiben.

16.7
Für das Aussondern, Abgeben und Vernichten der Bücher, Belege und anderen Unterlagen gilt Nr. 6 AufbewBest entsprechend.

Fünfter Abschnitt:
Prüfungen

17 Unvermutete Prüfungen

Die für Zahlungen und Buchungen zuständigen Stellen des Landesbetriebes sind jährlich einmal unvermutet zu prüfen. Das zuständige Ministerium bestellt dafür Prüfer, die nicht mit Anordnungs-, Zahlungs- oder Buchführungsaufgaben des Landesbetriebes betraut sein dürfen. Für die Prüfung gelten die VV zu § 78 mit Ausnahme der Nr. 3 zu § 78 sinngemäß.

18 Prüfung des Jahresabschlusses

18.1
Der Jahresabschluss ist unter besonderer Berücksichtigung der VV zu § 26 LHO in entsprechender Anwendung des § 316 ff. HGB zu prüfen.

18.2
Der Landesrechnungshof kann verlangen, dass dem Abschlussprüfer Auflagen hinsichtlich des Prüfumfanges gemacht werden.

18.3
Für die Prüfung des Jahresabschlusses von Landesbetrieben, die die Merkmale für kleine Kapitalgesellschaften im Sinne des § 267 Abs. 1 HGB nicht überschreiten, kann das zuständige Ministerium im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof Ausnahmen von der Prüfungspflicht nach Nr. 18.1 zulassen.

18.4
Der Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses von Landesbetrieben ist unter Beifügung einer Stellungnahme des zuständigen Ministeriums und Mitteilung des gegebenenfalls von ihm Veranlassten unverzüglich dem Ministerium der Finanzen zu übersenden.“

Anlage 1 zu VV Nr. 15 zu § 74 LHO

Inventurrichtlinie

1 Grundlagen

2 Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur für Landesbetriebe
2.1 Vollständigkeit der Bestandsaufnahme
2.2 Richtigkeit der Bestandsaufnahme
2.3 Einzelerfassung und Einzelbewertung
2.4 Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme
2.5 Grundsatz der Klarheit und der Wirtschaftlichkeit

3 Inventurplanung
3.1 Inventurrahmenplan
3.1.1 Zeitplan
3.1.2 Sachplan
3.1.3 Personalplan

4 Durchführung der Inventur
4.1 Buch- oder Beleginventur
4.2 Körperliche Inventur
4.3 Umfang der Inventur

5 Aufstellung des Inventars
5.1 Aufstellungszeitpunkt und -frist
5.2 Form und Gliederung
5.3 Aufstellung und Unterzeichnung

6 Bewertung

7 Aufbewahrung der Unterlagen

1 Grundlagen

Alle doppisch buchenden Landesbetriebe des Landes Brandenburg sind verpflichtet, neben der Aufstellung der Vermögensgegenstände nach § 73 LHO ihr Inventar in Anwendung der §§ 240, 241 HGB zu Beginn des ersten und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres zum Zwecke der Bilanzerstellung und des Anhangs nachzuweisen.

Das Inventar ist das auf einen bestimmten Zeitpunkt bezogene genaue (das heißt mit Angabe von Art, Menge und Wert versehene) Verzeichnis der Vermögensgegenstände, Verbindlichkeiten, Rückstellungen und Sonderposten sowie der sonstigen finanziellen Verpflichtungen. Die Funktion des Inventars besteht vor allem darin, die Ergebnisse der Inventur festzuhalten (Dokumentations- und Nachweisfunktion), um diese mit den Daten der Buchführung abstimmen zu können und deren Daten gegebenenfalls zu korrigieren (Korrekturfunktion). Daher müssen im Rahmen der Inventur neben Art und Menge auch alle sonstigen für die Bewertung relevanten Informationen (zum Beispiel Qualität, Zustand, technische und wirtschaftliche Verwertbarkeit, Bonität, Verfügbarkeit) so genau erfasst werden, dass eine zutreffende Bewertung gesichert ist.

Das Inventar ist grundsätzlich kein einheitliches Verzeichnis, sondern setzt sich aus unterschiedlichen Teilen jeweils für bestimmte Gruppen von Vermögensgegenständen, Verbindlichkeiten, Rückstellungen und Sonderposten zusammen.

Das mittels einer Inventur aufzustellende Inventar muss eine Ordnungsfunktion und darüber hinaus eine Wertermittlungsfunktion erfüllen.

Mit Hilfe der vorliegenden Inventurrichtlinie, die die Grundlage einer Inventur bildet, sollen die periodische Erfassung und Bewertung des Vermögens, der Verbindlichkeiten, der Rückstellungen, der Sonderposten und der sonstigen finanziellen Verpflichtungen einheitlich, vollständig und nach gleichen Bewertungskriterien erfolgen.

2 Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur für Landesbetriebe

Bei der Erstellung des Inventars sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Inventur (GoI) zu beachten.

Die Inventur- und die Inventarunterlagen sind Bestandteile der Rechnungslegung. Sie müssen demzufolge die gleichen formalen Grundsätze erfüllen wie das übrige Rechnungswesen. Für die Vorbereitung, Durchführung, Überwachung und Aufbereitung der Inventur sind daher insbesondere die folgenden materiellen Grundsätze ordnungsgemäßer Inventur zu beachten:

2.1  −  Vollständigkeit der Bestandsaufnahme
2.2  −  Richtigkeit der Bestandsaufnahme
2.3  −  Einzelerfassung und Einzelbewertung
2.4  −  Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme
2.5  −  Grundsatz der Klarheit und der Wirtschaftlichkeit.

2.1 Vollständigkeit der Bestandsaufnahme

Als Ergebnis der Inventur muss ein Inventar vorliegen, das sämtliche Vermögensgegenstände, Verbindlichkeiten, Rückstellungen und Sonderposten sowie die sonstigen finanziellen Verpflichtungen des Landesbetriebes vollständig enthält. Bei der Erfassung der Vermögensgegenstände sind alle für die Bewertung relevanten Informationen (qualitativer Zustand, Beschädigungen und Mängel, verminderte oder fehlende Verwertbarkeit) festzuhalten.

Doppelerfassungen derselben Sachverhalte sind auszuschließen.

Vollständig abgeschriebene, aber noch genutzte Anlagegüter sind weiterhin mit einem Erinnerungswert in Höhe von 0 Euro nachzuweisen.

Die Pflicht, sämtliche Verbindlichkeiten, Rückstellungen, Sonderposten und sonstige finanziellen Verpflichtungen zu erfassen, erfordert auch eine so genannte Inventur der Risiken. Die Grundlage hierfür stellen Aufzeichnungen über alle Verpflichtungen, insbesondere über Dauerrechtsverhältnisse und schwebende Geschäfte dar. Unter dem Begriff Risiko wird die Möglichkeit ungünstiger künftiger Entwicklungen verstanden. Der Landesbetrieb sollte zu jedem Zeitpunkt über eine aktuelle und vollständige Übersicht aller wesentlichen Risiken verfügen.

Für die Zurechnung der Vermögensgegenstände ist die wirtschaftliche Betrachtungsweise anzuwenden. Dies bedeutet, dass im Inventar im Zweifel nicht alle dem Landesbetrieb zivilrechtlich gehörenden Vermögensgegenstände aufzunehmen sind, andererseits aber Vermögensgegenstände aufzunehmen sind, die zivilrechtlich einem Dritten gehören, jedoch wirtschaftlich dem Landesbetrieb zugerechnet werden.

In Frage kommen unter anderem folgende Sachverhalte: Sicherungsübereignung, Eigentumsvorbehalt, Verpfändung, Factoring, Treuhandgeschäfte, Leasingverträge, Kommissionsgeschäfte und Forderungsabtretung, Bauten auf fremden Grundstücken.

2.2    Richtigkeit der Bestandsaufnahme

Die Richtigkeit der Bestandsaufnahme erfordert bei allen Inventurverfahren eine zutreffende zweifelsfreie Identifizierung der Vermögensgegenstände, Verbindlichkeiten, Rückstellungen, Sonderposten und sonstigen finanziellen Verpflichtungen sowie die zuverlässige Feststellung von Mengen und Werten. Voraussetzung ist eine ausreichende Sachkunde der Aufnehmenden. Bei der Erfassung der Mengen sind Toleranzen und Fehlermöglichkeiten in wirtschaftlich vertretbarer Weise zu begrenzen.

Um richtige Inventurergebnisse zu erhalten, ist es erforderlich, dass neben Art und Menge der Bestände auch alle für die Bewertung relevanten Informationen (Anschaffungs- oder Herstellungskosten, Qualität, Zustand, technische und wirtschaftliche Verwertbarkeit, Bonität, Verfügbarkeit) hinreichend genau erfasst werden.

Bei der Buch- und Beleginventur sollen die Vorgänge der Identifizierung, Mengen- und Wertfeststellung für sämtliche Zugänge, Abgänge und sonstige Wertänderungen exakt vorgenommen werden, da andernfalls eine bestandszuverlässige Inventur nicht gegeben ist und infolgedessen eine Buch- oder Beleginventur ausscheidet.

2.3    Einzelerfassung und Einzelbewertung

Grundsätzlich sind alle Vermögensgegenstände, Verbindlichkeiten, Rückstellungen und Sonderposten einzeln nach Art, Menge und Wert zu erfassen. Ausnahmen stellen die Stichprobeninventur, die Festbewertung, die Gruppenbewertung und das Verbrauchsfolgeverfahren dar.

Stichprobeninventur, Festbewertung, Gruppenbewertung und die Anwendung von Verbrauchsfolgeverfahren sind nur ausnahmsweise und nur nach ausdrücklicher Genehmigung durch den Inventurverantwortlichen/die Inventurverantwortliche in den in dieser Richtlinie vorgesehenen Fällen zulässig.

Der Inventurleitung obliegt lediglich die organisatorische Leitung der durchzuführenden Inventur. Inhaltlich hat dieses variabel einzusetzende Gremium keine Entscheidungen zu treffen. Der Inventurverantwortliche/die Inventurverantwortliche hingegen trägt die Verantwortung für die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Inventur sowie der übrigen Vorgaben. Nur der Inventurverantwortliche/die Inventurverantwortliche ist befugt, Entscheidungen dieser Art, welche Einfluss auf die Geschäftsführung und den Jahresabschluss haben, zu treffen.

Stichprobeninventur

Der Bestand der Vermögensgegenstände kann entsprechend § 241 Abs. 1 HGB bei Verzicht auf eine vollständige körperliche Erfassung auch aufgrund von Stichproben ermittelt werden, wenn

• der Bestandsermittlung anerkannte mathematisch-statistische Verfahren oder sonstige geeignete Verfahren zugrunde liegen.
  Dies setzt grundsätzlich eine ausreichend große Grundgesamtheit der Lagerposten und die Anwendung der Zufallsauswahl bei der Stichprobenerhebung voraus.
• die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) beachtet sind.
  Dies bedeutet insbesondere die Einhaltung der Grundsätze der Vollständigkeit, der Richtigkeit und der Nachprüfbarkeit. Die zur Bestimmung der Grundgesamtheit vorliegenden Unterlagen (Beispiel Lagerbuchhaltung) müssen zuverlässig sein.
• Sämtliche erfassten Stichproben müssen sowohl hinsichtlich der Menge und des Wertes in den Soll-Ist-Vergleich einbezogen werden. Der Stichprobenumfang soll mindestens 5 v. H. der aufzunehmenden Vermögensgegenstände betragen. Weicht der Sollbestand vom Istbestand in mehr als 1 v. H. der gezogenen Stichproben voneinander ab, ist der Stichprobenumfang angemessen zu erhöhen.
• die Ergebnisse der Stichproben für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sind.
• der Aussagewert einer Stichprobeninventur dem Aussagewert eines auf Grund einer körperlichen Bestandsaufnahme aufgestellten Inventars gleichkommt.
• Dies bedeutet, dass auch bei der Stichprobeninventur ein genaues Bestandsverzeichnis der einzelnen Vermögensgegenstände erstellt werden muss, aus dem einzeln Art, Menge und Wert der Vermögensgegenstände hervorgehen müssen.
• die Bestandszuverlässigkeit der Lagerbuchhaltung/Anlagenbuchhaltung gegeben ist.

Festbewertung

Die Bildung von Festwerten ist nach § 240 Abs. 3 HGB für Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens sowie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe möglich.

Bei der Festbewertung handelt es sich um eine periodische Erleichterung der Verpflichtung zur jährlichen Bestandsaufnahme. Für die erstmalige Bildung eines Festwertes ist eine körperliche Bestandsaufnahme durchzuführen. Danach ist eine körperliche Bestandsaufnahme in einem Zeitabstand von drei Jahren durchzuführen.

Bei der Bildung von Festwerten wird davon ausgegangen, dass Verbrauch, Abgänge und Abschreibungen der in den Festwert einbezogenen Vermögensgegenstände bis zum Bilanzstichtag durch Zugänge ausgeglichen werden. Ändert sich die Größe des Bestandes oder der Wert, dann ist eine Anpassung des Festwertes vorzunehmen. Darum eignen sich für eine Festbewertung auch keine Vermögensgegenstände, die starken Preisschwankungen unterliegen.

Die Forderung nach der gleichen Zusammensetzung bedingt im Wesentlichen eine Funktionsgleichheit, so dass strukturelle Änderungen nicht schädlich sind und der Festwert beibehalten werden kann, wenn gleichzeitig die restlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Der Gesamtwert der Vermögensgegenstände, für die ein Festwert gebildet wird, ist für den Landesbetrieb von nachrangiger Bedeutung, wenn die Summe aller Festwerte im Verhältnis zur Bilanzsumme (einschließlich Festwert) 5 v. H. nicht übersteigt.

Ergeben sich zwischen den regelmäßigen Aufnahmestichtagen wesentliche Wert- oder Mengenänderungen, ist eine Anpassung des Festwertes nur dann erforderlich, wenn es sich um eine voraussichtlich dauerhafte Änderung handelt.

Gruppenbewertung

Die Gruppenbewertung nach § 240 Abs. 4 HGB kann auf gleichartige Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens angewendet werden. Darüber hinaus ist eine Gruppenbewertung für den Bereich des beweglichen Anlage- und des Umlaufvermögens sowie der Schulden möglich, wenn eine Gleichartigkeit oder annähernde Gleichwertigkeit vorliegt.

Die Gruppenbewertung stellt eine Vereinfachung bei der Bewertung dar. Die zusammengefassten Gruppen dürfen mit dem gewogenen Durchschnitt angesetzt werden. Die gruppenweise Zusammenfassung ist auch im Inventar und damit bereits bei der Inventur möglich.

Die Bestandsaufnahme erfolgt nach den allgemeinen Regeln dieser Richtlinie.

Die Gruppenbewertung stellt ausschließlich eine Ausnahme zur Einzelbewertung, nicht jedoch zur Einzelerfassung dar.

Die Gleichartigkeit der Vermögensgegenstände wird bestimmt durch die Merkmale

• Zugehörigkeit zur gleichen Warengattung
• Gleichheit in der Verwendbarkeit oder Funktion und
• gleiche Qualität.

Die Gleichwertigkeit besagt, dass die Preise der in die Gruppenbewertung einbezogenen Vermögensgegenstände nicht wesentlich voneinander abweichen dürfen. Es wird allgemein ein Spielraum von 20 v. H. zwischen höchstem und niedrigstem Preis als noch vertretbar angesehen.

Verbrauchsfolgeverfahren

Die Verbrauchsfolgeverfahren nach § 256 HGB bezwecken eine vereinfachte Ermittlung von durchschnittlichen Anschaffungs- und Herstellungskosten bei gleichartigen Vermögensgegenständen des Vorratsvermögens (modifiziertes Durchschnittswertverfahren).

Bei der Anwendung der unterschiedlichsten Verbrauchsfolgeverfahren kann grundsätzlich von einer aufwendigen Ermittlung der individuellen Wertansätze einer zu einem Posten zusammengefassten Gruppe von Vermögensgegenständen oder von der Durchschnittsbewertung im eigentlichen Sinne abgesehen werden.

Die Verbrauchsfolgeverfahren stellen ausschließlich Bewertungsvereinfachungsverfahren dar. Die Bestände müssen nach Art, Menge und Wert in einer ordnungsgemäßen Bestandsaufnahme ermittelt werden.

• Bei der Durchschnittsbewertung wird ein Durchschnittspreis als gewogenes arithmetisches Mittel aus allen Einkäufen ermittelt. Mit den ermittelten durchschnittlichen Anschaffungskosten werden die Abgänge sowie der Endbestand bewertet.
• Die Fifo-Methode (first in - first out) geht davon aus, dass die zuerst erworbenen Güter buchtechnisch auch als zuerst veräußert oder verbraucht angesehen werden. Folglich wird der Endbestand mit den Anschaffungskosten der zuletzt angeschafften Güter bewertet.
• Die Lifo-Methode (last in - first out) unterstellt, dass die zuletzt beschafften Güter stets zuerst veräußert oder verbraucht werden. Folglich wird der Endbestand mit den Anschaffungskosten der zuerst angeschafften Güter bewertet.
• Die Hifo-Methode (highest in - first out) bucht grundsätzlich die mit den höchsten Beschaffungspreisen hereingenommenen Güter zuerst aus, so dass für die Bewertung des Endbestandes stets die niedrigst möglichen Werte angesetzt werden.

2.4 Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme

Die Nachprüfbarkeit der Bestandsaufnahme setzt voraus, dass sowohl die Vorgehensweise bei der Inventur als auch die Ergebnisse der Bestandsaufnahme so dokumentiert werden, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über Art, Menge und Wert der Bestände verschaffen kann.

Bei einer körperlichen Bestandsaufnahme müssen die Aufnahmebelege im Hinblick auf die Nachvollziehbarkeit die Belegfunktion erfüllen. Die weitere Aufbereitung und Verdichtung der Daten und ihre Dokumentation müssen die Anforderungen erfüllen, die für die Führung und Aufbewahrung der sonstigen Bücher und Aufzeichnungen gelten.

Bei einer Buchinventur ist die Nachvollziehbarkeit nur gegeben, wenn die Fortschreibung der Bestände auf den Abschlussstichtag ordnungsgemäß erfolgt.

2.5 Grundsatz der Klarheit und der Wirtschaftlichkeit

Die einzelnen Positionen sind durch eine eindeutige Bezeichnung genau zu definieren und von anderen Posten eindeutig abzugrenzen, so dass die Sachverhalte von einem sachverständigen Dritten nachvollzogen werden können.

Der Aufwand, der im Rahmen der Durchführung der Inventur erforderlich ist, muss in angemessener Relation zu den zu erwartenden Ergebnissen stehen.

Zulässige Vereinfachungen, Abweichungen vom Grundsatz der Einzelbewertung und Einschränkungen bei der geforderten Genauigkeit sind bereits bei der Inventurplanung zu prüfen und zu berücksichtigen.

3 Inventurplanung

3.1 Inventurrahmenplan

Voraussetzung einer ordnungsmäßigen Inventur sind eine sorgfältige Vorbereitung und Planung.

Zunächst ist das anzuwendende Inventurverfahren festzulegen, da sowohl die Planung als auch der Ablauf der Inventur davon abhängig sind. Der Inventurrahmenplan grenzt den Umfang der Inventur sachlich und zeitlich klar ab und legt die personellen Zuständigkeiten fest.

Der Inventurrahmenplan ist jährlich rechtzeitig vor Beginn der Inventur durch den Inventurverantwortlichen/die Inventurverantwortliche aufzustellen.

Er besteht aus dem

3.1.1   −    Zeitplan,
3.1.2   −    Sachplan und
3.1.3   −    Personalplan.

3.1.1 Zeitplan

Der Zeitplan regelt den zeitlichen Ablauf der Vorbereitungen für die Inventur, der Durchführung der Inventur und der Aufbereitung der Inventurdaten.

Die Eckdaten für den Zeitplan werden vom Inventurverantwortlichen vorgegeben und gelten sowohl für die körperliche Inventur als auch für die Buch- und Beleginventur.

Für jeden Inventurbereich, Fachbereich, Abteilung etc. muss ein Zeitplan erstellt werden, gegebenenfalls sind für die einzelnen Inventurfelder weitere Zeitpläne zu erstellen. Dabei muss sichergestellt werden, dass während der Durchführung der Inventur keine Bestandsveränderungen eintreten. Sollten Bestandsveränderungen während der Inventur nicht zu vermeiden sein, müssen diese nachvollzogen und dokumentiert werden.

3.1.2 Sachplan

Der Sachplan legt die Inventurfelder nach örtlichen und sachlichen Gesichtspunkten fest, um sie dem Aufnahmepersonal gezielt zuordnen zu können. Darüber hinaus stellt der Sachplan sicher, dass jeweils die optimale Erfassung der Vermögensgegenstände, Verbindlichkeiten, Rückstellungen sowie der sonstigen finanziellen Verpflichtungen bei der Durchführung der Inventur gewährleistet ist.

Die Inventurbereiche und die Inventurfelder sind so festzulegen, dass eine exakte Abgrenzung gesichert ist, so dass Doppelerfassungen und Erfassungslücken ausgeschlossen werden.

Die Inventurfelder können nach örtlichen und sachlichen Kriterien bestimmt werden. Inventurfelder, die nach örtlichen Gesichtspunkten eingegrenzt werden, können sich zum Beispiel nach Gebäuden, Stockwerken, Räumen, Straßen und so weiter richten.

Die Zuordnung der Inventurfelder nach sachlichen Kriterien soll sicherstellen, dass die Bestände (zum Beispiel Werkstatt, Fuhrpark und so weiter) einer Bilanzposition zugeordnet werden können.
Bei der Einteilung der Inventurfelder steht die lückenlose und überschneidungsfreie Zuordnung im Vordergrund.

3.1.3 Personalplan

Die Planung des personellen Einsatzes betrifft die termingerechte Zurverfügungstellung quantitativ und qualitativ ausreichender Personalkapazitäten für Leitung, Ansage, Aufnahme und Überwachung der Inventur. In diesem Zusammenhang sind exakte Aufgabenbeschreibungen sowie genaue Arbeitsanweisungen erforderlich.

4 Durchführung der Inventur

Die Inventur ist grundsätzlich als Buch- oder Beleginventur durchzuführen. Mindestens alle drei Jahre ist eine körperliche Bestandsaufnahme des Anlagevermögens und der geringwertigen Vermögensgegenstände (GWG – geringwertige Wirtschaftsgüter) durchzuführen, um die Ergebnisse der Buchinventur zu bestätigen.

Wenn die Buch- oder Beleginventur nicht möglich sein sollte, ist ebenfalls eine körperliche Inventur angezeigt.

Inventurvereinfachungsverfahren nach § 241 Abs. 3 HGB vor- beziehungsweise nachgelagerte Inventur, Permanentinventur) dürfen nur nach vorheriger Absprache mit dem Inventurverantwortlichen/ der Inventurverantwortlichen angewendet werden.

4.1 Buch- oder Beleginventur

Bei der Buch- und Beleginventur werden Art, Menge und Wert der Vermögensgegenstände, Verbindlichkeiten, Rückstellungen, Sonderposten und sonstigefinanzielle Verpflichtungen anhand der Buchführung oder sonstiger Belege ermittelt.

Die Buchinventur setzt voraus, dass die Vermögensgegenstände, Verbindlichkeiten, Rückstellungen, Sonderposten und sonstigen finanziellen Verpflichtungen in einem Bestandsverzeichnis (zum Beispiel Anlagenbuchführung) aufgeführt sind.

In dem Bestandsverzeichnis müssen alle Zu- und Abgänge sowie die Abschreibungen ordnungsgemäß und zeitnah erfasst sein.

Am Inventurstichtag wird der buchmäßige Endbestand anhand des Bestandsverzeichnisses ermittelt und in die Inventarliste vorgetragen.

Für physisch nicht erfassbare Vermögensgegenstände ist die Beleginventur die einzige Aufnahmemöglichkeit. Hierzu zählen zum Beispiel Bankguthaben und Forderungen. Für ihre Erfassung können unter anderem Buchungsbelege, Verträge und Urkunden herangezogen werden. Die ermittelten Nennwerte sind in die Inventarlisten vorzutragen.

Die Beleginventur ist analog auch für die Verbindlichkeiten und Rückstellungen anzuwenden

4.2 Körperliche Inventur

Als körperliche Inventur wird die Erfassung körperlich fassbarer Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert durch Zählen, Messen, Wiegen und unter Umständen durch Schätzen bezeichnet.

Die materiell vorhandenen Vermögensgegenstände sind in Augenschein zu nehmen und, sofern die Inventur nicht mit einem Erfassungssystem durchgeführt wird, in einer Erfassungsliste zu dokumentieren. Es ist hierfür die vom Ministerium der Finanzen des Landes Brandenburg vorgegebene Erfassungsliste (Anlage 2 zu VV Nr. 15 zu § 74 LHO) zu verwenden, welche die für die Anlagenbuchhaltung zwingend notwendigen Angaben widerspiegelt.

Während der Inventur ist zu prüfen, ob sich die Vermögensgegenstände in einem einwandfreien Zustand befinden. Kann der einwandfreie Zustand nicht festgestellt werden, so ist dies in der Erfassungsliste zu vermerken. Ergeben sich während der Inventur Bestandsveränderungen, muss sichergestellt werden, dass diese beim Zählvorgang Berücksichtigung finden und eine korrekte Zeitabgrenzung vorgenommen wird.

4.3 Umfang der Inventur

Die Bestandsaufnahme umfasst grundsätzlich sämtliche:

• selbst erstellten beziehungsweise erworbenen Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens,
• entgeltlich erworbene immateriellen Vermögensgegenstände (zum Beispiel Patente, Software, Lizenzen, Urheberrechte), auch Nutzungsrechte an fremden Einrichtungen,
• technischen Anlagen und Maschinen, soweit es sich um Betriebsvorrichtungen handelt (Betriebsvorrichtungen dienen nicht der Nutzung des Gebäudes, sondern der Nutzung des Betriebes). Somit sind beispielsweise Lastenaufzüge, Klimaanlagen, Schauvitrinen, Tresoranlagen eigenständig zu erfassen,
• Fremdeigentum beziehungsweise Leihgaben: Vermögensgegenstände, die von der Bundesrepublik Deutschland oder einer sonstigen Gebietskörperschaft zur Verfügung gestellt wurden, sowie gemietete und geleaste Gegenstände. Die aufgenommenen Positionen müssen die Bezeichnung „Fremdeigentum“ tragen,
• Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens,
• Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände,
• Verbindlichkeiten, Rückstellungen, Sonderposten und sonstige finanzielle Verpflichtungen.

Vollständig abgeschriebene, aber noch genutzte Vermögensgegenstände sind weiterhin mit 0 Euro anzusetzen.

Geringstwertige Vermögensgegenstände mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis 63 Euro netto sind nicht zu erfassen. Sie sind als sofortiger Aufwand des Geschäftsjahres zu buchen.

Geringwertige Vermögensgegenstände mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten zwischen 63 Euro netto und 410 Euro netto sind im Jahr der Anschaffung oder Herstellung auf einem gesonderten Konto zu erfassen. Sie sind im Zugangsjahr voll abzuschreiben und mit 0 Euro anzusetzen. Der Bestand ist jährlich statistisch fortzuschreiben.

Immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, die nicht entgeltlich erworben oder selbst hergestellt wurden, sind in einem gesonderten Verzeichnis nach Art und Menge zu erfassen.

Zu erfassen ist auch das Vermögen der Landesbetriebe, das sich in Gebäuden oder auf Grundstücken Dritter befindet.

Nicht aufzunehmen sind:

• Kunst am Bau,
• kurzlebiges Anlagevermögen mit einer Nutzungsdauer unter einem Jahr,
• Vorratsbestände von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen und Waren, die bereits aus Lagern abgegeben wurden,
• technische Anlagen und Maschinen, soweit sie als Gebäudebestandteil einzustufen sind (Gebäudebestandteile dienen der eigentlichen Nutzung des Gebäudes: zum Beispiel Personenfahrstuhl, Heizungs-, Be- und Entlüftungsanlagen, die die Voraussetzung für die gewöhnliche Nutzung der Gebäude bilden).

5 Aufstellung des Inventars

5.1 Aufstellungszeitpunkt und -frist

Das Inventar ist jährlich zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres zu erstellen. Da das Haushaltsjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, ist dies jeweils der 31. Dezember eines Jahres.

Entsprechend den Grundsätzen ordnungsgemäßer Inventur ist die Erstellung des Inventars innerhalb der eines ordnungsgemäßen Geschäftsgangs entsprechenden Zeit zu bewirken. Dies bedeutet, dass dies zeitnah zum Abschlussstichtag erfolgen muss, da das Inventar die Grundlage zur Erstellung der Bilanz darstellt.

5.2 Form und Gliederung

Besondere Formvorschriften für die Erstellung des Inventars bestehen nicht. Es sind die allgemeinen Grundsätze ordnungsgemäßer Inventur zu beachten.

Die Beachtung der Grundsätze für die formelle Ordnungsmäßigkeit bedingt eine der Übersichtlichkeit dienende Gliederung.

Da das Inventar im Wesentlichen der Erfassung der Posten der Bilanz dient, bietet sich eine Gliederung entsprechend der Bilanzgliederung an.

5.3 Aufstellung und Unterzeichnung

Sobald alle Zähl- und Erfassungslisten vollständig ausgefüllt vorliegen und geprüft sind, werden die Daten in die Inventarliste übertragen. Anschließend erfolgt die Bewertung der einzelnen Vermögensgegenstände.

Die einzelnen Teile des Inventars sind von den jeweiligen Verantwortlichen zu unterzeichnen.

6 Bewertung

Bei der Bewertung sind die Grundsätze für die Erstellung der Bilanz für Landesbetriebe entsprechend Abschnitt 6 der Anlage zu VV Nr. 1.6 zu § 26 LHO zu beachten.

7 Aufbewahrung der Unterlagen

Die Bücher und Belege sind sicher aufzubewahren. Die Aufbewahrung unterliegt den anordnenden Stellen.

Der Jahresabschluss ist in ausgedruckter Form dauernd aufzubewahren.

 Die Aufbewahrungsfrist für Bücher und Inventuren, Belege, Gutschriften, Lastschriften und Kontoauszüge der Kreditinstitute sowie alle weiteren in Ausführung dieser Inventurrichtlinie erforderlichen Unterlagen, die die Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden dokumentieren, beträgt zehn Jahre.