§ 75 Belegpflicht

§ 75 LHO
Belegpflicht

Alle Buchungen sind zu belegen.

VV-LHO zu § 75

1 Begriff und Arten der Belege

1.1
Belege sind visuell lesbare Unterlagen oder Datensätze, die visuell lesbar gemacht werden können, für

1.1.1
die Buchungen der Kasse oder einer sonst für Buchungen zuständigen Stelle,

1.1.2
die Eintragungen der Zahlstelle und

1.1.3
die Sicherung des Arbeitsablaufs bei Buchungen mit Hilfe von ADV-Anlagen (Nr. 3.1 der Anlage 3 zu § 79 - HKR-ADV-Best -).

1.2
Durch einen Beleg können mehrere Buchungen oder Eintragungen belegt werden. Führt eine Buchung in einem automatisierten Verfahren zu weiteren Buchungen, so werden diese durch den Beleg für die ursprüngliche Buchung belegt.

1.3
Beim beleglosen Datenträgeraustausch kann bei Einnahmen auf Kassenbelege für die einzelnen Fälle verzichtet werden, wenn der Datenträger alle für die Buchung der Einzahlungen und für eine spätere Bearbeitung etwa notwendigen Daten enthält und diese Einzahlungen einzeln im Hauptzeitbuch oder in Vorbüchern zum Hauptzeitbuch gebucht werden.

1.4
Für die Übertragung von Belegen auf andere Speichermedien gelten die Nr. 7 bis Nr. 13 der Anlage zu § 71 (AufbewBest).

1.5
Als Arten der Belege sind zu unterscheiden

1.5.1
Rechnungsbelege (Nr. 3 und Nr. 4),

1.5.2
Kassenbelege (Nr. 5) und

1.5.3
sonstige Belege (Nr. 6 und Nr. 7).  

2 Zuständigkeiten

2.1
Das Aufbewahren der Belege ist Aufgabe der Kasse. Dies gilt nicht für begründende Unterlagen (Nr. 10.1 zu § 70), die bei der anordnenden Stelle verbleiben. Für das Aufbewahren bei der Kasse und bei der anordnenden Stelle gelten die Bestimmungen der Anlage zu § 71 (AufbewBest).

2.2
Hat das Ministerium der Finanzen die Buchführung ganz oder teilweise anderen Stellen übertragen (Nr. 3.2 zu § 79), so obliegt diesen Stellen insoweit auch das Aufbewahren der Belege; die Bestimmungen der Nr. 3 bis Nr. 12 sind entsprechend anzuwenden.  

3 Begriff und Bestandteile der Rechnungsbelege

3.1
Rechnungsbelege sind Belege für Buchungen im Rechnungslegungsbuch (Nr. 3.1 zu § 80).

3.2
Rechnungsbelege bestehen aus

3.2.1
den Kassenanordnungen und ihren Anlagen (Nr. 1 bis Nr. 22, Nr. 25 und Nr. 26 zu § 70), den Unterlagen zu allgemeinen Zahlungsanordnungen (Nr. 22.2 zu § 70) oder den kasseninternen Aufträgen (Nr. 27 zu § 70),

3.2.2
den Hinweisen, die die Verbindung zum Rechnungslegungsbuch - gegebenenfalls über die Zeitbücher - herstellen, und

3.2.3
den Nachweisen der Erfassung, Sollstellung oder Zahlung (Nr. 4).

3.3
Zu den Rechnungsbelegen gehören außerdem

3.3.1
die begründenden Unterlagen (Nr. 10.1 zu § 70) zu Kassenanordnungen oder zu Unterlagen zu allgemeinen Zahlungsanordnungen,

3.3.2
die sonstigen den Rechnungsbelegen zuzuordnenden Unterlagen nach Nr. 3.4.

3.4
Sonstige den Rechnungsbelegen zuzuordnende Unterlagen sind insbesondere

3.4.1
Eingabebelege zur Änderung, Ergänzung und Berichtigung erfasster Daten bei der Speicherbuchführung,

3.4.2
Mitteilungen über Stundung, Niederschlagung und Erlass nach Nr. 4 zu § 59 sowie Unterlagen im Zusammenhang mit Vollstreckungsmaßnahmen,

3.4.3
Zusammenstellungen nach Nr. 48.1 zu § 70 und Nr. 14.5.2 zu § 71,

3.4.4
Titelverzeichnisse nach Nr. 9.4 der Anlage 2 zu § 79 (ZBest) und

3.4.5
Mitteilungen der Landeskasse über beanstandete Kassenanordnungen und die Weisung des Anordnungsbefugten nach Nr. 12.4 zu § 79.

3.5
Belege für die Buchung von Einnahmen, die nicht Rechnungsbelege nach Nr. 3.2 sind (z. B. Gutschriftträger), sind abweichend von Nr. 3.1 Kassenbelege. Das Gleiche gilt für Belege für die Buchung von Ausgaben im Lastschrifteinzugsverkehr. Das Ministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof anordnen, dass Belege nach den Sätzen 1 und 2 gleichwohl Rechnungsbelege sind.  

4 Führung des Nachweises der Erfassung, Sollstellung oder Zahlung

Der Nachweis der Erfassung, Sollstellung oder Zahlung (Nr. 3.2.3) wird geführt

4.1
bei der Buchführung mit Hilfe von ADV-Anlagen durch die Bescheinigung der Datenerfassung und bei Ausgaben zusätzlich durch die Bescheinigung nach Nr. 48 zu § 70 oder die Quittung nach Nr. 49 zu § 70,

4.2
bei der Buchführung in visuell lesbaren Büchern

4.2.1
bei zum Soll gestellten Einnahmen durch die Bestätigung der Sollstellung und, soweit es angeordnet ist, durch Hinweis auf die Einzahlung,

4.2.2
bei nicht zum Soll gestellten Einnahmen durch Hinweise auf die Einzahlung,

4.2.3
bei Ausgaben durch die Bescheinigung nach Nr. 48 zu § 70 oder die Quittung nach Nr. 49 zu § 70, bei wiederkehrenden Ausgaben zusätzlich durch die Bestätigung der Sollstellung.  

5 Begriff und Bestandteile der Kassenbelege

5.1
Kassenbelege sind Belege für Buchungen in

5.1.1
den Sachbüchern nach Nr. 5 bis Nr. 10 zu § 71,

5.1.2
den Kontogegenbüchern,

5.1.3
dem Rechnungslegungsbuch, wenn die Belege nach Nr. 3.5 nicht Rechnungsbelege sind, und

5.1.4
dem Wertesachbuch oder dem Ein- und Auslieferungsbuch für Wertgegenstände sowie dem Wertzeichenbuch.

5.2
Für Kassenbelege zu Buchungen in Sachbüchern nach Nr. 5 bis Nr. 10 zu § 71 und im Rechnungslegungsbuch gelten die Bestimmungen über Bestandteile der Rechnungsbelege sinngemäß.

5.3
Kassenbelege zu Buchungen in Kontogegenbüchern bestehen aus

5.3.1
den Kontoauszügen,

5.3.2
den Anlagen und den sonstigen Unterlagen zu den Kontoauszügen,

5.3.3
dem Hinweis auf die Buchung oder die Erfassung und

5.3.4
dem Nachweis der Abstimmung nach Nr. 11.3 zu § 71.

5.4
Kassenbelege zu Buchungen im Wertesachbuch oder im Ein- und Auslieferungsbuch für Wertgegenstände bestehen aus

5.4.1
den Einlieferungsanordnungen und den Auslieferungsanordnungen,

5.4.2
dem Hinweis auf die Buchung,

5.4.3
dem Nachweis der Auslieferung,

5.4.4
den zurückgegebenen Verwahrungsbescheinigungen oder den Entscheidungen der anordnenden Stellen nach Nr. 55.6 zu § 70 und

5.4.5
gegebenenfalls dem Nachweis der Verwertung oder der Vernichtung nach Erlöschen des Herausgabeanspruchs.

5.5
Kassenbelege zu Buchungen im Wertzeichenbuch bestehen aus

5.5.1
den Einlieferungsanordnungen und den Auslieferungsanordnungen, den Lieferscheinen oder den schriftlichen Anforderungen der Zahlstellen,

5.5.2
dem Hinweis auf die Buchung,

5.5.3
dem Nachweis der Auslieferung oder dem Hinweis auf die Buchung oder Eintragung des Verkaufserlöses und

5.5.4
gegebenenfalls dem Nachweis des Umtausches und der Vernichtung.  

6 Belege in Zahlstellen

Für die bei der Zahlstelle verbleibenden Belege für Eintragungen in ihren Büchern gelten die Bestimmungen der Nr. 5 sinngemäß.  

7 Arbeitsablaufbelege

7.1
Arbeitsablaufbelege sind Belege, die bei der Buchung mit Hilfe von ADV-Anlagen der Sicherung der Datenerfassung, des Transports von Datenträgern und der Verarbeitung der Daten dienen.

7.2
Arbeitsablaufbelege sind insbesondere

7.2.1
Abstimmbelege bei der Erfassung und Verarbeitung der Daten,

7.2.2
Begleitbelege für Datenträger,

7.2.3
Protokollausdrucke und Fehlermeldungen.  

8 Andere Belege

Ordnet der Kassenleiter die Führung anderer Hilfsbücher an (Nr. 12 zu § 71), so hat er das Nähere über die Belege zu diesen Büchern zu bestimmen.  

9 Ordnen der Rechnungsbelege

9.1
Rechnungsbelege mit Ausnahme der Daueranordnungen sind nach Haushaltsjahren und Buchungsstellen getrennt zu ordnen. Werden Vorbücher zum Sachbuch Haushalt geführt, so sind die Rechnungsbelege nach der Gliederung des Vorbuchs zu ordnen.

9.2
Daueranordnungen sind mit ihren Anlagen in der Ordnung nach Nr. 9.1 gesondert zu sammeln und endgültig den Rechnungsbelegen des Haushaltsjahres zuzuordnen, in dem die letzte Zahlung nachgewiesen ist. Das Ministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof abweichende Regelungen treffen.

9.3
Bei Speicherbuchführung sind die zu einer Buchungsstelle gehörenden Rechnungsbelege nach der Reihenfolge der Buchungen im Rechnungslegungsbuch zu ordnen.

9.4
Bei Buchführung in visuell lesbaren Büchern sind die zu einer Buchungsstelle gehörenden Rechnungsbelege zu ordnen

9.4.1
für die zum Soll zu stellenden Einnahmen und die wiederkehrenden Ausgaben nach der Reihenfolge der Sollstellungen und

9.4.2
für die übrigen Einnahmen und Ausgaben nach der Reihenfolge, in der sie im Rechnungslegungsbuch gebucht worden sind.

9.5
Werden mehrere Rechnungsbelege in Zusammenstellungen nach Nr. 14.5.2 zu § 71 oder in Titelverzeichnissen erfasst, so sind sie in der Reihenfolge ihrer Eintragungen zu ordnen. Für die Verbindung der Rechnungsbelege mit den Zusammenstellungen oder den Titelverzeichnissen gilt Nr. 2.2 zu § 70 sinngemäß.

9.6
Begründende Unterlagen sowie Zwischen- und Verwendungsnachweise über Zuwendungen sind so zu ordnen, dass sie mit den Rechnungsbelegen zusammengeführt werden können, zu denen sie gehören. Sie können in den Akten, die für Personen oder Objekte geführt werden, verbleiben.  

10 Ordnen der Kassenbelege

10.1
Kassenbelege sind unbeschadet der Nr. 10.2 nach Büchern und bei Bedarf nach Buchungsstellen getrennt in der Reihenfolge der Buchungen zu ordnen; Nr. 9.5 gilt entsprechend.

10.2
Für das Ordnen der Kassenbelege zu Buchungen in Sachbüchern nach Nr. 10 zu § 71 gilt Nr. 9 entsprechend.

10.3
Nach Möglichkeit sind

10.3.1
beim Verwahrungsbuch die Belege für die Einzahlung und die dazugehörende Auszahlung zusammenzufassen und in der Reihenfolge der Einzahlungsbuchungen zu ordnen,

10.3.2
beim Vorschussbuch die Belege für die Auszahlung und die dazugehörende Einzahlung zusammenzufassen und in der Reihenfolge der Auszahlungsbuchungen zu ordnen.  

11 Ordnen der sonstigen Belege

11.1
Die Arbeitsablaufbelege sind in zeitlicher Reihenfolge zu ordnen. Das Nähere bestimmt das Ministerium der Finanzen.

11.2
Die Belege nach Nr. 8 sind in der Reihenfolge der Buchungen zu ordnen. Das Nähere hat der Kassenleiter zu bestimmen.  

12 Aufbewahren der Belege

12.1
Die Belege sind gegen Verlust und Beschädigung gesichert aufzubewahren.

12.2
Die Belege müssen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist zur Verfügung stehen.

12.3
Die Art und Dauer des Aufbewahrens richten sich nach den Bestimmungen der Anlage zu § 71 (AufbewBest). Nr. 5 HKR-ADV-Best gilt entsprechend.