§ 78 Unvermutete Prüfungen

§ 78 LHO
Unvermutete Prüfungen

Für Zahlungen oder Buchungen zuständige Stellen sind mindestens jährlich, für die Verwaltung von Vorräten zuständige Stellen mindestens alle zwei Jahre unvermutet zu prüfen. Das Ministerium der Finanzen kann Ausnahmen zulassen.

VV-LHO zu § 78

Erster Abschnitt:
Allgemeines

1 Zu prüfende Stellen

Unvermutet zu prüfen sind

1.1
Kassen (Kassenprüfung),

1.2
Zahlstellen (Zahlstellenprüfung),

1.3
Stellen, die für Buchungen zuständig sind (Nr. 2.2 zu § 71; Nr. 3.2 zu § 79), und

1.4
Stellen, die für die Verwaltung von Vorräten zuständig sind.  

Zweiter Abschnitt:
Kassenprüfung

2 Zweck der Kassenprüfung

Die Kassenprüfung dient dem Zweck festzustellen, ob

2.1
der Kassenistbestand mit dem Kassensollbestand übereinstimmt und die Wertgegenstände (Nr. 54 zu § 70) vollständig vorhanden sind,

2.2
die Einzahlungen und Auszahlungen rechtzeitig und vollständig erhoben oder geleistet worden sind und im Übrigen der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß durchgeführt worden ist,

2.3
die Bücher richtig geführt worden sind, insbesondere die Eintragungen in den Sachbüchern denen in den Zeitbüchern entsprechen,

2.4
die erforderlichen Belege vorhanden sind,

2.5
die Kassenaufgaben ordnungsgemäß, wirtschaftlich und zweckmäßig erledigt werden sowie

2.6
die Kassensicherheit nach innen und außen gewährleistet ist.  

3 Zuständigkeit für die Kassenprüfung

Das für die Kasse zuständige Ministerium bestimmt die für die Durchführung der Prüfung zuständige Stelle. Die Befugnis der für die Kasse zuständigen Aufsichtsbehörde, eine Prüfung anzuordnen oder selbst durchzuführen, bleibt unberührt.  

4 Zeitpunkt und Umfang der Kassenprüfung

4.1
Die Kassen sind jährlich mindestens einmal unvermutet zu prüfen. Die zuständige Stelle bestimmt den Zeitpunkt der Prüfung.

4.2
Unbeschadet der Prüfung nach Nr. 4.1 ist die Kasse unverzüglich zu prüfen, wenn dazu ein besonderer Anlass gegeben ist.

4.3
Die Kassenprüfung erstreckt sich auf den Zeitraum seit der vorangegangenen Prüfung. Sie soll auf Stichproben beschränkt werden. Der mit der Durchführung der Prüfung beauftragte Bedienstete (Kassenprüfer) hat die Stichproben so auszuwählen und zu bemessen, dass er sich ein Urteil über die ordnungsgemäße Erledigung der Kassenaufgaben bilden kann. Hat die Kasse Bücher und Belege bereits zur Vorprüfung, zur Rechnungsprüfung oder an die Verwaltung abgegeben, brauchen sie nicht in die Kassenprüfung einbezogen zu werden. In begründeten Fällen kann der Kassenprüfer die Vorlage dieser Bücher und Belege verlangen.  

5 Verfahren bei der Kassenprüfung

5.1
Bei Beginn der Kassenprüfung hat der Kassenprüfer den Kassenistbestand zu ermitteln. Hierzu hat er

5.1.1
den Bestand an Zahlungsmitteln sich vom Sachbearbeiter für den baren Zahlungsverkehr im Beisein des Kassenleiters oder des Sachgebietsleiters Zahlungsverkehr vorzählen zu lassen und mit dem Ergebnis des Schalterbuchs zu vergleichen,

5.1.2
die Beträge aus den angezahlten Belegen zusammenzustellen sowie

5.1.3
die Bestände aus den Kontogegenbüchern zu ermitteln und mit den letzten Kontoauszügen unter Berücksichtigung der darin noch nicht nachgewiesenen Beträge abzustimmen (Nr. 11.3 zu § 71).

5.2
Der Kassenistbestand ist in einem Kassenbestandsnachweis darzustellen.

5.3
Anschließend ist der Kassensollbestand zu ermitteln, in den Kassenbestandsnachweis zu übernehmen und dem Kassenistbestand gegenüberzustellen.

5.4
Der Kassenprüfer hat den Kassenleiter, den Sachgebietsleiter Zahlungsverkehr und den Sachbearbeiter für den baren Zahlungsverkehr zu fragen, ob sie noch andere als im Kassenbestandsnachweis ausgewiesene Zahlungsmittel der Kasse besitzen. Er hat sich davon zu überzeugen, dass im Kassenbehälter keine Zahlungsmittel und sonstigen Gegenstände aufbewahrt werden, die nicht zur Kasse gehören. Nr. 7.3 zu § 79 bleibt unberührt.

5.5
Außerdem ist festzustellen, ob

5.5.1
die im Wertesachbuch oder im Ein- und Auslieferungsbuch für Wertgegenstände sowie im Wertzeichenbuch nachgewiesenen Wertgegenstände, Wertzeichen und geldwerten Drucksachen vollständig vorhanden sind sowie

5.5.2
die Vordrucke für Schecks und Verstärkungsaufträge sowie die Quittungsblocks vollzählig sind.

5.6
Bei der Kassenprüfung ist insbesondere darauf zu achten, ob

5.6.1
die Summen der in den Zeit- und den Sachbüchern gebuchten Beträge übereinstimmen,

5.6.2
die durch die Kasse veranlassten Buchungen ordnungsgemäß ausgeführt und belegt sind,

5.6.3
die Bücher und Belege den Bestimmungen der Anlage zu § 71 (AufBewBest) entsprechend aufbewahrt werden,

5.6.4
Verwahrungen und Vorschüsse ordnungsgemäß abgewickelt worden sind,

5.6.5
die Rechenergebnisse in Büchern, die in visuell lesbarer Form geführt werden, richtig sind, wenn nicht die Richtigkeit bereits durch Abstimmsummen oder in anderer Weise gewährleistet ist, und

5.6.6
die Buchungen in den Abrechnungsbüchern der miteinander im Abrechnungsverkehr stehenden Kassen übereinstimmen.

5.7
Bei Speicherbuchführung ist insbesondere die richtige und vollständige Übernahme und Eingabe der Daten zu prüfen. Es ist ferner zu prüfen, ob bei der Verarbeitung von Daten die jeweils geltenden Verfahrensvorschriften und Dienstanweisungen eingehalten werden. Außerdem hat der Kassenprüfer sich davon zu überzeugen, dass die Verwendung der freigegebenen und gültigen Programme und die ordnungsgemäße Durchführung der vorgesehenen Arbeiten bescheinigt worden sind.

5.8
Für Zwecke der Kassenprüfung sind die gespeicherten Daten auf Verlangen des Kassenprüfers visuell lesbar zu machen (Nr. 3.2 und Nr. 3.3 der Anlage 3 zu § 79 - HKR-ADV-Best -).

5.9
Sofern nicht im Rahmen der Speicherbuchführung automatisierte Kontrollen oder Prüfvorrichtungen vorgesehen sind, hat sich der Kassenprüfer außerdem davon zu überzeugen, dass

5.9.1
rückständige Forderungen rechtzeitig gemahnt und gegebenenfalls die Maßnahmen zur Einziehung fristgerecht getroffen worden sind,

5.9.2
Kosten, Zinsen und Säumniszuschläge als Nebenforderungen richtig erhoben worden sind,

5.9.3
die eingegangenen und angenommenen Schecks nach den Bestimmungen der Anlage 1 zu § 70 und die Wechsel nach Nr. 33 zu § 70 richtig behandelt worden sind,

5.9.4
die Annahmeanordnungen der Kasse vollzählig zugegangen und von ihr bestimmungsgemäß behandelt worden sind; hierzu können die Haushaltsüberwachungslisten oder entsprechende Anschreibungen der Verwaltung herangezogen werden,

5.9.5
Auszahlungen fristgerecht und vollständig geleistet worden sind,

5.9.6
der Kassenistbestand beim Tagesabschluss die zulässige Höhe nicht überschritten hat.

5.10
Bei der Kassenprüfung ist festzustellen, ob die in den Niederschriften über vorangegangene Kassenprüfungen enthaltenen Beanstandungen erledigt sind; gegebenenfalls sind die Hinderungsgründe festzustellen.  

6 Feststellungen zur Kassensicherheit

6.1
Bei der Kassenprüfung ist festzustellen, ob

6.1.1
der Grundsatz der Trennung von Anordnung und Ausführung von Kassenaufgaben (§ 77) beachtet worden ist,

6.1.2
die Unterschriftsproben der Anordnungsbefugten (Nr. 20.4 zu § 70) vorliegen und die Bestimmungen der Nr. 12.3 zu § 79 beachtet wurden,

6.1.3
der Grundsatz der Trennung von Zahlungsverkehr und Buchführung (Nr. 6.3 zu § 79) beachtet worden ist sowie

6.1.4
die Verschlusseinrichtungen in der Kasse in Ordnung sind und die Vorschriften über die Schlüsselführung (Nr. 62 zu § 70) eingehalten worden sind.

6.2
Außerdem ist zu prüfen, ob die Richtlinien zur Sicherung von öffentlichen Kassen und Geldtransporten eingehalten worden sind.  

7 Niederschrift über die Kassenprüfung

7.1
Über die Kassenprüfung ist eine Niederschrift zu fertigen, die insbesondere enthalten muss

7.1.1
die Bezeichnung der Kasse,

7.1.2
den Zeitraum der Kassenprüfung,

7.1.3
den Umfang und die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung sowie

7.1.4
die Unterschriften der Kassenprüfer.

7.2
Der Niederschrift sind als Anlagen beizufügen

7.2.1
der Kassenbestandsnachweis,

7.2.2
die Niederschriften über die gegebenenfalls mit der Kassenprüfung verbundenen Zahlstellenprüfungen und

7.2.3
die einzelnen Beanstandungen.

7.3
Geringfügige Mängel sind möglichst im Verlauf der Kassenprüfung zu beseitigen. Sie sollen nicht schriftlich beanstandet werden.

7.4
Die Niederschrift mit den Anlagen ist der Kasse und auszugsweise den anderen betroffenen Dienststellen zur Stellungnahme zuzuleiten.

7.5
Die Niederschrift mit den Stellungnahmen ist der Aufsichtsbehörde und dem Leiter der Dienststelle, der die Kasse angehört, vorzulegen. Unabhängig davon sind ihnen Beanstandungen von grundsätzlicher oder erheblicher Bedeutung unverzüglich anzuzeigen.  

Dritter Abschnitt:
Zahlstellenprüfung

8 Zweck der Zahlstellenprüfung

Die Zahlstellenprüfung dient dem Zweck festzustellen, ob

8.1
der Zahlstellenistbestand mit dem Zahlstellensollbestand übereinstimmt und gegebenenfalls die Wertgegenstände vollständig vorhanden sind,

8.2
die Einzahlungen und Auszahlungen ordnungsgemäß abgewickelt worden sind,

8.3
die vorgeschriebenen Bücher und Verzeichnisse richtig geführt worden sind,

8.4
die erforderlichen Belege vorhanden sind,

8.5
die Zahlstellenaufgaben ordnungsgemäß, wirtschaftlich und zweckmäßig erledigt werden sowie

8.6
die Sicherheit der Zahlstelle nach innen und außen gewährleistet ist.  

9 Zuständigkeit für die Zahlstellenprüfung

9.1
Der Zahlstellenprüfer führt die Zahlstellenprüfung durch. Erfordert es der Umfang der Zahlstellenaufgaben, sind ihm die erforderlichen Beamten oder Arbeitnehmer beizugeben, die nicht der Zahlstelle angehören dürfen. Die Befugnis des Leiters der Dienststelle oder der Aufsichtsbehörde, eine Prüfung anzuordnen oder selbst durchzuführen, bleibt unberührt.

9.2
Der Kassenprüfer kann im Rahmen der Kassenprüfung oder aus anderem Anlass die Zahlstelle prüfen. Diese Prüfung kann auf die Anzahl der Zahlstellenprüfungen nach Nr. 10.1, Nr. 14.1 oder Nr. 15.1 angerechnet werden, sofern sie nach Nr. 8 bis Nr. 15 durchgeführt worden ist.  

10 Zeitpunkt und Umfang der Zahlstellenprüfung

10.1
Die Zahlstellen sind mindestens zweimal im Jahr zu prüfen. Der Zahlstellenprüfer bestimmt den Zeitpunkt der Prüfung, der der Zahlstelle nicht bekannt zu geben ist und so gewählt werden soll, dass der Geschäftsbetrieb der Zahlstelle so wenig wie möglich beeinträchtigt wird.

10.2
Eine Prüfung ist unverzüglich vorzunehmen, wenn dazu ein besonderer Anlass gegeben ist.

10.3
Die Zahlstellenprüfung erstreckt sich auf den Zeitraum seit der vorangegangenen Prüfung. Sie soll auf Stichproben beschränkt werden. Der Zahlstellenprüfer hat die Stichproben so auszuwählen und zu bemessen, dass er sich ein Urteil über die ordnungsgemäße Erledigung der Zahlstellenaufgaben bilden kann. Belege, die bereits mit der Kasse abgerechnet worden sind, sind nur dann in die Zahlstellenprüfung einzubeziehen, wenn dazu ein besonderer Anlass gegeben ist.  

11 Verfahren bei der Zahlstellenprüfung

11.1
Bei Beginn der Zahlstellenprüfung hat der Zahlstellenprüfer den Zahlstellenistbestand zu ermitteln. Hierzu hat der Zahlstellenverwalter ihm den Bestand an Zahlungsmitteln vorzuzählen und die angezahlten Belege vorzulegen.

11.2
Wird ein Konto bei einem Kreditinstitut geführt, so ist der Bestand aus dem Kontogegenbuch zu ermitteln und mit dem letzten Kontoauszug unter Berücksichtigung der darin noch nicht nachgewiesenen Beträge abzustimmen.

11.3
Der Zahlstellenistbestand ist in der Prüfungsniederschrift oder in einer Anlage hierzu (Zahlstellenbestandsnachweis) darzustellen.

11.4
Anschließend ist der Zahlstellensollbestand zu ermitteln, in die Prüfungsniederschrift oder in den Zahlstellenbestandsnachweis zu übernehmen und dem Zahlstellenistbestand gegenüberzustellen.

11.5
Der Zahlstellenprüfer hat den Zahlstellenverwalter zu fragen, ob er noch andere als in der Prüfungsniederschrift oder im Zahlstellenbestandsnachweis ausgewiesene Zahlungsmittel der Zahlstelle besitzt. Er hat sich davon zu überzeugen, dass im Geldbehälter keine Zahlungsmittel und sonstigen Gegenstände aufbewahrt werden, die nicht zur Zahlstelle gehören.

11.6
Verwahrt die Zahlstelle Wertgegenstände, so ist zu prüfen, ob die im Wertesachbuch oder im Ein- und Auslieferungsbuch für Wertgegenstände sowie im Wertzeichenbuch nachgewiesenen Wertgegenstände, Wertzeichen und geldwerten Drucksachen vollständig vorhanden sind.

11.7
Es ist zu prüfen, ob die Quittungsblocks und, sofern ein Konto bei einem Kreditinstitut geführt wird, die Vordrucke für Schecks und Verstärkungsaufträge vollzählig vorhanden sind.

11.8
Außerdem ist zu prüfen, ob

11.8.1
die Eintragungen in das Zahlstellenbuch und gegebenenfalls in die Titelverzeichnisse ordnungsgemäß vorgenommen worden sind,

11.8.2
die Eintragungen belegt sind, die Belege den Bestimmungen entsprechen und sicher aufbewahrt werden sowie

11.8.3
die Rechenergebnisse richtig sind, wenn nicht die Richtigkeit bereits durch Abstimmsummen oder in anderer Weise gewährleistet ist.

11.9
Der Zahlstellenprüfer hat sich die Richtigkeit des nach der letzten Abrechnung verbliebenen Zahlstellensollbestandes von der Kasse bestätigen zu lassen.

11.10
Der Zahlstellenprüfer hat sich außerdem davon zu überzeugen, dass

11.10.1
die eingegangenen und angenommenen Schecks nach den Bestimmungen der Anlage 1 zu § 70 richtig behandelt worden sind,

11.10.2
der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß abgewickelt worden ist,

11.10.3
der Zahlstellenistbestand beim Tagesabschluss die zulässige Höhe nicht überschritten hat und

11.10.4
die in der Niederschrift über die vorangegangene Zahlstellenprüfung enthaltenen Beanstandungen erledigt sind; gegebenenfalls sind die Hinderungsgründe festzustellen.  

12 Feststellungen zur Sicherheit

12.1
Bei der Zahlstellenprüfung ist festzustellen, ob

12.1.1
der Grundsatz der Trennung von Anordnung und Ausführung von Zahlstellenaufgaben (§ 77) beachtet worden ist,

12.1.2
die Unterschriftsproben der Anordnungsbefugten (Nr. 20.4 zu § 70) vorliegen und die Bestimmungen der Nr. 3.3 der Anlage 2 zu § 79 - ZBest - beachtet worden sind sowie

12.1.3
die Verschlusseinrichtungen in der Zahlstelle in Ordnung sind und die Vorschriften über die Schlüsselführung (Nr. 8.6 der Anlage 2 zu § 79 - ZBest -) eingehalten worden sind.

12.2
Außerdem ist zu prüfen, ob die Richtlinien zur Sicherung von öffentlichen Kassen und Geldtransporten eingehalten worden sind.  

13 Niederschrift über die Zahlstellenprüfung

13.1
Über die Zahlstellenprüfung ist eine Niederschrift zu fertigen, die insbesondere enthalten muss

13.1.1
die Bezeichnung der Zahlstelle,

13.1.2
den Ort und den Zeitraum der Zahlstellenprüfung,

13.1.3
die Namen des Zahlstellenprüfers und gegebenenfalls der beigegebenen Beamten oder Arbeitnehmer,

13.1.4
den Umfang und die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung sowie

13.1.5
die Unterschrift des Zahlstellenprüfers.

13.2
Wird ein Zahlstellenbestandsnachweis aufgestellt, so ist er der Niederschrift als Anlage beizufügen.

13.3
Geringfügige Mängel sind möglichst im Verlauf der Zahlstellenprüfung zu beseitigen. Sie sollen nicht schriftlich beanstandet werden.

13.4
Die Niederschrift ist dem Leiter der Dienststelle, der die Zahlstelle angehört, und auszugsweise den anderen betroffenen Dienststellen zur Stellungnahme zuzuleiten. Beanstandungen von grundsätzlicher oder erheblicher Bedeutung sind der Aufsichtsbehörde unverzüglich anzuzeigen.  

14 Prüfung der Handvorschüsse

14.1
Handvorschüsse unter 500 Euro sind mindestens zweimal, höhere Handvorschüsse mindestens dreimal im Jahr vom Leiter der Dienststelle oder einem Beauftragten unvermutet zu prüfen.

14.2
Bei der Prüfung ist festzustellen, ob

14.2.1
der Handvorschuss in der bewilligten Höhe und die darüber hinaus angenommenen Beträge (Nr. 15.4 der Anlage 2 zu § 79 - ZBest -) in Geld oder Belegen vorhanden sind,

14.2.2
die Belege über Zahlungen rechtzeitig der anordnenden Stelle übergeben worden sind (Nr. 15.9 der Anlage 2 zu § 79 - ZBest -),

14.2.3
nur Auszahlungen geleistet worden sind, die dem genehmigten Verwendungszweck entsprechen, und

14.2.4
die Höhe des Handvorschusses angemessen ist.

14.3
Über die Prüfung ist eine Niederschrift zu fertigen, in die auch die Beanstandungen aufzunehmen sind. Die Niederschrift ist dem Leiter der Dienststelle vorzulegen, wenn er die Prüfung nicht selbst vorgenommen hat. Wird eine Anschreibeliste (Nr. 15.8 der Anlage 2 zu § 79 - ZBest -) geführt, so ist darin die Prüfung unter Angabe des Datums kenntlich zu machen.  

15 Prüfung der Geldannahmestellen

15.1
Geldannahmestellen sind mindestens dreimal im Jahr vom Leiter der Dienststelle oder einem Beauftragten unvermutet zu prüfen.

15.2
Bei der Prüfung ist festzustellen, ob

15.2.1
der sich aus der Anschreibeliste (Nr. 16.4 der Anlage 2 zu § 79 - ZBest -) ergebende Bargeldbestand vorhanden ist,

15.2.2
die Annahme der Beträge im Rahmen der Ermächtigung liegt und

15.2.3
die angenommenen Beträge ordnungsgemäß abgeliefert worden sind (Nr. 16.5 der Anlage 2 zu § 79 - ZBest -).

15.3
Die Prüfung ist in der Anschreibeliste unter Angabe des Datums kenntlich zu machen. Hat die Prüfung zu Beanstandungen geführt, so ist außerdem eine Niederschrift zu fertigen. Die Niederschrift ist dem Leiter der Dienststelle vorzulegen, wenn er die Prüfung nicht selbst vorgenommen hat.  

Vierter Abschnitt:
Prüfung von Stellen, die für Buchungen zuständig sind

16 Verfahren bei der Prüfung

Werden Sachbücher (Nr. 5 bis Nr. 10 zu § 71) von einer anderen Stelle als einer Kasse geführt, so ist diese Stelle unter sinngemäßer Anwendung der Bestimmungen für Kassenprüfungen zu prüfen. Die Aufsichtsbehörde bestimmt den Prüfer.  

Fünfter Abschnitt:
Prüfung von Stellen, die für die Verwaltung von Vorräten zuständig sind

17 Verfahren bei der Prüfung

Das zuständige Ministerium erlässt im Einvernehmen mit dem Ministerium der Finanzen die näheren Bestimmungen für die Prüfung der für die Verwaltung von Vorräten zuständigen Stellen.