§ 80 Rechnungslegung

§ 80 LHO
Rechnungslegung

(1) Die zuständigen Stellen haben für jedes Haushaltsjahr auf der Grundlage der abgeschlossenen Bücher Rechnung zu legen. Das Ministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof bestimmen, dass für einen anderen Zeitraum Rechnung zu legen ist.

(2) Auf der Grundlage der abgeschlossenen Bücher stellt das Ministerium der Finanzen für jedes Haushaltsjahr die Haushaltsrechnung auf.

VV-LHO zu § 80

Erster Abschnitt:
Allgemeines

1 Zweck und Umfang der Rechnungslegung

1.1
Die Rechnungslegung hat den Zweck, alle Einnahmen und Ausgaben für die Rechnungsprüfung darzustellen. Sie umfasst die Einzelrechnungslegung und die Gesamtrechnungslegung.

1.2
Bei der Einzelrechnungslegung werden die Einnahmen und Ausgaben durch das abgeschlossene Rechnungslegungsbuch (Nr. 3) und die dazugehörenden Rechnungsbelege (Nr. 3 zu § 75) im Einzelnen nachgewiesen (Einzelrechnung). Mit der Einzelrechnung ist der Nachweis zu verbinden über

1.2.1
die bis zum Jahresabschluss nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse und

1.2.2
die bis zum Jahresabschluss nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen.

1.3
Bei der Gesamtrechnungslegung werden die Einnahmen und Ausgaben in Gesamtbeträgen nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung nachgewiesen (Gesamtrechnung).

1.4
Die Einzelrechnung und die Gesamtrechnung werden durch die sonstigen Rechnungsunterlagen ergänzt.  

2 Zuständigkeiten

Die Rechnungslegung über Einnahmen und Ausgaben ist Aufgabe der Kasse. Andere Stellen, die für Buchungen oder das Aufbewahren von Belegen zuständig sind, haben bei der Rechnungslegung mitzuwirken. Das Nähere bestimmt das Ministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof.  

Zweiter Abschnitt:
Einzelrechnung

3 Rechnungslegungsbuch

3.1
Rechnungslegungsbuch ist das Sachbuch Haushalt.

3.2
Bei Speicherbuchführung sind für die Rechnungslegung über Einnahmen und Ausgaben mindestens die Ergebnisse für jede Buchungsstelle auszudrucken. Die Staatlichen Rechnungsprüfungsämter (§ 100) und der Landesrechnungshof können jederzeit verlangen, dass die einzelnen Buchungen innerhalb einer angemessenen Frist in dem von ihnen für erforderlich gehaltenen Umfang ausgedruckt oder auf sonstige Weise visuell lesbar gemacht werden (Nr. 3.2 der Anlage 3 zu § 79 - HKR-ADV-Best -).  

4 Rechnungsnachweisungen

4.1
Die Summen der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben sind aus dem Sachbuch Haushalt titelweise nach der im Haushaltsplan oder sonst vorgesehenen Ordnung in Rechnungsnachweisungen zu übernehmen. Wird nach anordnenden Stellen getrennt gebucht, so sind außerdem die auf sie entfallenden Ergebnisse für jeden Titel anzugeben oder in einer Anlage zusammenzustellen. Aus den Titelergebnissen sind Kapitel- und Einzelplansummen zu bilden. Die Rechnungsnachweisungen sind mindestens für jeden Einzelplan getrennt aufzustellen; dabei sind die Erfordernisse der Rechnungsprüfung zu beachten, soweit die Einrichtung der Bücher es zulässt.  

4.2
Die Richtigkeit und die Vollständigkeit jeder Rechnungsnachweisung sind vom zuständigen Sachbearbeiter des Sachgebiets Buchführung zu bescheinigen.  

5 Nachweis der nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse

5.1
Die bis zum Jahresabschluss nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse sind getrennt nach Buchungsstellen (Nr. 7.1 und Nr. 8.1 zu § 71) in Nachweisungen zu übernehmen, die den Rechnungsnachweisungen beizufügen sind.

5.2
In den Nachweisungen sind anzugeben

5.2.1
die laufende Nummer,

5.2.2
der Buchungstag,

5.2.3
der Betrag,

5.2.4
die Begründung der anordnenden Stelle oder der Kasse, weshalb die Abwicklung bisher nicht möglich war, außerdem bei Vorschüssen ein Hinweis auf die Einwilligung des Ministeriums der Finanzen, sofern diese nach § 60 Abs. 1 erforderlich ist.

5.3
In den Nachweisungen können ohne die Begründung nach Nr. 5.2.4 jeweils in einer Summe angegeben werden

5.3.1
die als Verwahrungen behandelten Abzüge von persönlichen Bezügen (z. B. Steuern, Sozialversicherungsbeiträge),

5.3.2
die gerichtlichen Geldhinterlegungen,

5.3.3
Sicherheitsleistungen sowie Beträge, die für die Insassen von Heimen, Justizvollzugsanstalten und dergleichen verwahrt werden,

5.3.4
Verwahrungen anderer Art, die nach dem 30. September des Haushaltsjahres gebucht worden sind,

5.3.5
andere Verwahrungen bis zum Einzelbetrag von 1.000 500 Euro,

5.3.6
die Gehaltsvorschüsse,

5.3.7
die Handvorschüsse und

5.3.8
andere Vorschüsse bis zum Einzelbetrag von 500 Euro mit Ausnahme solcher Vorschüsse, die bis zum Ende des zweiten auf ihre Entstehung folgenden Haushaltsjahres nicht abgewickelt worden sind.

5.4
Zu den Summen nach Nr. 5.3.4, Nr. 5.3.5 und Nr. 5.3.8 ist die Anzahl der Fälle anzugeben.

5.5
Die Richtigkeit und die Vollständigkeit jeder Nachweisung sind vom zuständigen Sachbearbeiter des Sachgebiets Buchführung zu bescheinigen.

5.6
Das Ministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof Erleichterungen zulassen.  

6 Nachweis der nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen

6.1
Die bis zum Jahresabschluss nicht abgerechneten Abschlagsauszahlungen sind getrennt nach Buchungsstellen in Nachweisungen zu übernehmen, die den Rechnungsnachweisungen beizufügen sind.

6.2
In den Nachweisungen sind anzugeben

6.2.1
die laufende Nummer,

6.2.2
der Buchungstag,

6.2.3
die Bezeichnung des Empfangsberechtigten,

6.2.4
der Betrag und

6.2.5
die Nummer der Buchung im Sachbuch Haushalt oder ein anderer Hinweis, der das Auffinden der Buchung im Sachbuch Haushalt ermöglicht.

6.3
Die Richtigkeit und die Vollständigkeit jeder Nachweisung sind vom zuständigen Sachbearbeiter des Sachgebiets Buchführung zu bescheinigen.

6.4
Werden die Abschlagsauszahlungen bei der anordnenden Stelle in besondere Listen eingetragen, so können sie oder Ablichtungen hiervon als Nachweisungen verwendet werden, wenn sie den Tag der Anordnung sowie die Angaben nach Nr. 6.2.3 und Nr. 6.2.4 enthalten und wenn die Richtigkeit und die Vollständigkeit bescheinigt worden sind.

6.5
Das Ministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof Erleichterungen zulassen.  

7 Rechnungslegung für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr

7.1
Das Ministerium der Finanzen kann im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof bestimmen, dass über Ausgaben für Maßnahmen, die sich über mehrere Haushaltsjahre erstrecken (z. B. größere Baumaßnahmen) und die im Haushaltsplan einzeln veranschlagt sind, für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr zusammenhängend Rechnung gelegt wird. In diesem Falle sind die Istergebnisse der einzelnen Haushaltsjahre nach Abschluss der Maßnahme zusammenzustellen. Die Einbeziehung der jeweiligen Jahresergebnisse in die Rechnungsnachweisungen nach Nr. 4 bleibt unberührt; Nachweisungen über nicht abgerechnete Abschlagsauszahlungen (Nr. 6) brauchen nicht erstellt zu werden.

7.2
Bei der Rechnungslegung für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr kann auch angeordnet werden, dass schon vor Abschluss der Maßnahme für einen bestimmten Zeitraum Zwischenrechnung zu legen ist. Hierfür gilt Nr. 7.1 sinngemäß.  

Dritter Abschnitt:
Gesamtrechnung

8 Gesamtrechnungsnachweisung

8.1
Als Gesamtrechnungsnachweisung dient eine auf der Grundlage des Sachbuchs Gesamthaushalt erstellte Übersicht, die die Ergebnisse nach Kassen und Titeln getrennt sowie die Titelsummen enthalten muss.

8.2
Die Richtigkeit und die Vollständigkeit der Gesamtrechnungsnachweisung sind vom Leiter des Sachgebiets Buchführung und vom Kassenleiter zu bescheinigen.  

Vierter Abschnitt:
Gemeinsame Bestimmungen

9 Sonstige Rechnungsunterlagen

9.1
Von den Einwilligungen in über- und außerplanmäßige Ausgaben hat das Ministerium der Finanzen Durchschriften als sonstige Rechnungsunterlagen bereitzuhalten.

9.2
Bei Baumaßnahmen hat die hierfür zuständige Stelle als sonstige Rechnungsunterlagen die Entwurfszeichnungen, Kostenberechnungen, Bauabrechnungen und weitere nach ergänzenden Bestimmungen (Nr. 12) vorgesehene Unterlagen bereitzuhalten.

9.3
Bei Maßnahmen, über die für einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr Rechnung gelegt wird (Nr. 7.1), hat die zuständige Stelle nach Abschluss eines jeden Haushaltsjahres dem Landesrechnungshof mitzuteilen

9.3.1
den Stand der Ausgaben seit Beginn der Maßnahme,

9.3.2
bis wann die Maßnahme voraussichtlich beendet sein wird,

9.3.3
bis wann die Rechnung voraussichtlich fertiggestellt sein wird.

9.4
Bei Baumaßnahmen, die bereits beendet, aber noch nicht abgerechnet sind, ist zusätzlich zu den Mitteilungen nach Nr. 9.3 anzugeben, wann der Bau in seinen wesentlichen Teilen in Gebrauch genommen worden ist.

9.5
Für wiederkehrende Zahlungen sind Zusammenstellungen der Jahresbeträge von Personen- und Objektkonten (z. B. Jahresnachweis) zu erstellen, die als sonstige Rechnungsunterlagen bereitzuhalten sind. Dies gilt auch, wenn den Personen- oder Objektkonten vergleichbare Konten außerhalb der Zuständigkeit der Kasse geführt werden.

9.6
Die Dienststellen, die Planstellen und andere Stellen bewirtschaften, haben die Nachweisungen zur Stellenüberwachung und die Aufzeichnungen über die Stellenbesetzung (Nr. 6 bis Nr. 8 zu § 49) als sonstige Rechnungsunterlagen bereitzuhalten.  

10 Ordnen und Aufbewahren der Rechnungsunterlagen

Die Rechnungslegungsbücher, die Rechnungsbelege, die Rechnungsnachweisungen, die Gesamtrechnungsnachweisung und die sonstigen Rechnungsunterlagen sind sicher und geordnet aufzubewahren; die Art und die Dauer des Aufbewahrens sowie das Ordnen richten sich nach den Bestimmungen der Anlage zu § 71 (AufbewBest). Nr. 5 der Anlage 3 zu § 79 (HKR-ADV-Best) gilt entsprechend.  

11 Vorlage der Einzel- und der Gesamtrechnung

Die Einzelrechnungen und die Gesamtrechnung sind zur Vorlage an den Landesrechnungshof bereitzuhalten. Form und Zeitpunkt der Vorlage bestimmt das Ministerium der Finanzen im Einvernehmen mit dem Landesrechnungshof.  

12 Ergänzende Bestimmungen

Das zuständige Ministerium kann im Einvernehmen mit dem Ministerium der Finanzen und dem Landesrechnungshof ergänzende Bestimmungen erlassen, wenn für einzelne Bereiche zusätzliche Anforderungen an die Rechnungslegung gestellt werden müssen.  

Fünfter Abschnitt:
Haushaltsrechnung

13 Beiträge zur Haushaltsrechnung

13.1
Für die Aufstellung der Haushaltsrechnung kann das Ministerium der Finanzen von den zuständigen Ministerien Beiträge anfordern. Hierzu übersendet das Ministerium der Finanzen den zuständigen Ministerien die auf der Grundlage der abgeschlossenen Bücher vorbereitete Haushaltsrechnung zur eigenverantwortlichen Ergänzung.

13.2
Den Beiträgen zur Haushaltsrechnung sind die vom Ministerium der Finanzen angeforderten Übersichten (§ 85) und gegebenenfalls weitere Aufstellungen beizufügen.