Einsatz automatisierter Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Landes Brandenburg - Durchführung des Einwilligungsverfahrens -
I.
Für die HKR-ADV-Verfahren im Land Brandenburg und insbesondere die, die ihre Daten an das zentrale HKR-Verfahren NFM (Neues Finanzmanagement) liefern, wird der Erlass „Einsatz automatisierter Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Landes Brandenburg - Durchführung des Einwilligungsverfahrens gemäß Anlage 3 zur VV-LHO Nr. 19 zu
§ 79 (HKR-ADV-Best)“ vom 2. Dezember 2003 (im Amtsblatt nicht veröffentlicht) aufgehoben und wie folgt gefasst:
a) Das Ministerium der Finanzen des Landes Brandenburg verzichtet beim Einsatz von automatisierten Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Landes auf die Durchführung des Einwilligungsverfahrens (VV Nr. 6.5 zu §§ 70 bis 72 und 75 bis 80 LHO [VV-ZBR1]). Der Verzicht erfolgt unter dem Vorbehalt des jederzeitigen Widerrufs.
Die Sicherheit der im HKR-Bereich einzusetzenden DV-Verfahren haben die zuständigen obersten Dienstbehörden zu gewährleisten. Dabei ist sicherzustellen, dass insbesondere die auftraggebenden/freigebenden Stellen den in der nachstehenden Anlage enthaltenen Leitfaden beachten.
Auf nachstehend aufgeführte Punkte wird im Zusammenhang mit dem Verzicht auf Durchführung des Einwilligungsverfahrens hingewiesen:
- Die Verantwortung der zuständigen Ressorts für die Wirtschaftlichkeit, Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit der Verfahren, insbesondere für die Richtigkeit der Programme bleibt unberührt.
- Das Ministerium der Finanzen ist rechtzeitig über das beabsichtigte Verfahren zu unterrichten, die Freigabe der Verfahren ist anzuzeigen.
- Die Anbindung von automatischen HKR-Verfahren
an das zentrale HKR-Verfahren NFM (Neues Finanzmanagement) des Landes Brandenburg ist durch das Ministerium der Finanzen zu prüfen. Das Nähere über die Durchführung der Beantragung ist durch die zur Dienstanweisung erhobenen Steuerungs- und Regelungsdokumente, wie zum Beispiel Betriebshandbuch und Produktivsetzungserlass des zentralen HKR-Verfahrens NFM, geregelt.
Das Ministerium der Finanzen hat in beiliegendem Leitfaden (unterteilt in die Abschnitte Allgemeine Hinweise und Checkliste) die wichtigsten Anforderungen an ein DV-Verfahren im Bereich des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens zusammengestellt. Die Anwender und Entwickler von DV-Verfahren sind entsprechend zu unterrichten und es ist danach zu verfahren.
b) Der Erlass „BIC-Schnittstelle des HKR-Verfahrens Profiskal“ vom 14. November 2001 (im Amtsblatt nicht veröffentlicht) wird aufgehoben.
II.
Dieser Erlass tritt am 1. Januar 2014 in Kraft.
1 ZBR = Zahlungen - Buchführung - Rechnungslegung §§ 70 bis 72 und 75 bis 80 LHO
Anlage
Leitfaden
Einsatz von automatisierten Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen
A. Allgemeine Hinweise
Die nachstehend in Abschnitt B enthaltene Checkliste dient der Minimierung des Verwaltungsaufwandes in den Geschäftsbereichen und der Beschleunigung der Einsatzreife von DV-Verfahren. Die Einhaltung dieser Checkliste ist von der auftrag- und freigebenden Stelle sicherzustellen.
1 Unterrichtung
Bei sämtlichen automatisierten Verfahren auf dem Gebiet des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens und auch bei deren (kassenrelevanten) Änderungen sowie bei Verfahren oder Verfahrensteilen, die außerhalb der Landesverwaltung entwickelt werden, sind das Ministerium der Finanzen und der Landesrechnungshof künftig weiterhin zu unterrichten.
Die Unterrichtung muss spätestens vor der Erteilung eines Projektauftrages (gemäß den Mindestanforderungen der Rechnungshöfe des Bundes und der Länder zum Einsatz der Informations- und Kommunikationstechnik - IuK-Mindestanforderungen - sowie den IT-Richtlinien Brandenburg) erfolgen.
2 Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit
Die auftrag- und freigebende Stelle ist für die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit des eingesetzten Verfahrens verantwortlich.
Das Gleiche gilt für die Wirtschaftlichkeit des Verfahrens (vgl. dazu insbesondere § 7 LHO und VV hierzu, sowie Nummer 2.1 der IuK-Mindestanforderungen).
Das Einwilligungsverfahren wird nicht mehr durchgeführt. Die unter anderem bisher vom Ministerium der Finanzen geprüfte Erfüllung der Grundvoraussetzungen der Kassensicherheit wie
- klare Verantwortungsabgrenzung und -zuordnung (Vier-Augen-Prinzip, gegebenenfalls Stichprobenprüfung mit Zufallsgenerator etc.),
- Prüfbarkeit (Vorhandensein und Aufbewahrung prüfbarer Unterlagen; eindeutige Zuordnung der prüfbaren Unterlagen zu den durchgeführten Zahlungen)
sind künftig von dem Anwender der freigebenden Stelle sicherzustellen.
B. Checkliste
Für die Anwendung von DV-Verfahren im Bereich des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens ist im Einzelnen Voraussetzung:
(1) Eine kurz gefasste, allgemein verständliche Verfahrensbeschreibung ist zu erstellen. Mit der Verfahrensbeschreibung soll die Aufgabenstellung und Zielsetzung des DV-Verfahrens dargelegt werden.
(2) Für die Gewährleistung der Sicherheit bei der Durchführung von automatischen HKR-Verfahren sind Mindestanforderungen zu beachten:
- die Anwendung richtiger Programme ist sicherzustellen,
- die Richtigkeit und Vollständigkeit der Daten ist zu gewährleisten,
- der unbefugte Zugriff und Zugang zum DV-Verfahren ist zu verhindern, die Nachvollziehbarkeit von Dateiänderungen (anhand von Unterlagen) ist sicherzustellen,
- der Verlust von gespeicherten Daten ist zu verhindern,
- die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche sind festzulegen,
- eine Dienstanweisung, die die Verfahrensabläufe bei allen beteiligten Stellen regelt, ist zu erstellen.
(3) Eine Verfahrensdokumentation muss vollständig vorhanden sein.
(4) Das Verfahren muss ausreichend getestet worden sein. Mit dem Verfahrenstest soll die Funktionsfähigkeit und die Betriebssicherheit aller Verfahrensteile nachgewiesen werden.
(5) Die Verfahrensfreigabe (nach Nummer 4.2.4 der IuK-Mindestanforderungen) ist dem Ministerium der Finanzen zu übermitteln. Mit der Freigabebescheinigung wird die Verantwortung dafür übernommen, dass das fertiggestellte oder geänderte Verfahren den fachlichen, organisatorischen, rechtlichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen entspricht, ausreichend getestet wurde und eingesetzt werden darf.