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Brandenburgisches Vorschriftensystem (BRAVORS)

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Aktuelle Fassung

Bekanntmachung der Verwaltungsvereinbarung zur Überführung der Weißen Karteikarten in das Zentrale Testamentsregister


vom 1. Oktober 2013
(ABl./13, [Nr. 46], S.2863)

Die am 15. Juli 2013 vom Land Brandenburg unterzeichnete Vereinbarung zwischen dem Land Baden-Württemberg, dem Freistaat Bayern, dem Land Berlin, dem Land Brandenburg, der Freien Hansestadt Bremen, der Freien und Hansestadt Hamburg, dem Land Hessen, dem Land Mecklenburg-Vorpommern, dem Land Niedersachsen, dem Land Nordrhein-Westfalen, dem Land Rheinland-Pfalz, dem Saarland, dem Freistaat Sachsen, dem Land Sachsen-Anhalt, dem Land Schleswig-Holstein, dem Freistaat Thüringen und der Bundesnotarkammer zur Überführung der Weißen Karteikarten in das Zentrale Testamentsregister ist nach ihrer Nummer 7 Buchstabe a in Kraft getreten.

Die Vereinbarung wird nachstehend veröffentlicht. Von der Veröffentlichung der Anlagen 1 bis 5 wird abgesehen.

Potsdam, den 1. Oktober 2013

Der Minister der Justiz

Dr. Volkmar Schöneburg

Verwaltungsvereinbarung zur Überführung der Weißen Karteikarten in das Zentrale Testamentsregister

zwischen den Ländern

  1. Baden-Württemberg, vertreten durch den Justizminister
  2. Freistaat Bayern, vertreten durch die Staatsministerin der Justiz und für Verbraucherschutz im Einvernehmen mit dem Staatsminister des Innern
  3. Berlin, vertreten durch den Senator für Justiz und Verbraucherschutz und den Senator für Inneres und Sport
  4. Freie Hansestadt Bremen, vertreten durch den Senator für Justiz und Verfassung
  5. Brandenburg, vertreten durch den Minister der Justiz
  6. Freie und Hansestadt Hamburg, vertreten durch die Behörde für Justiz und Gleichstellung
  7. Hessen, vertreten durch den Ministerpräsidenten, dieser vertreten durch den Minister der Justiz, für Integration und Europa
  8. Mecklenburg-Vorpommern, vertreten durch den Ministerpräsidenten, dieser vertreten durch die Justizministerin
  9. Niedersachsen, vertreten durch das Justizministerium
  10. Nordrhein-Westfalen, vertreten durch den Justizminister
  11. Rheinland-Pfalz, vertreten durch die Ministerpräsidentin, diese vertreten durch den Minister der Justiz und für Verbraucherschutz
  12. Saarland, vertreten durch die Ministerin der Justiz
  13. Freistaat Sachsen, vertreten durch den Ministerpräsidenten, dieser vertreten durch den Staatsminister der Justiz und für Europa
  14. Sachsen-Anhalt, vertreten durch die Ministerin für Justiz und Gleichstellung
  15. Schleswig-Holstein, endvertreten durch die Ministerin für Justiz, Kultur und Europa
  16. Freistaat Thüringen, vertreten durch den Justizminister

- nachfolgend gemeinsam auch: die „Länder“ -

und der Bundesnotarkammer, K. d. ö. R.,

vertreten durch den Präsidenten

- nachfolgend: Bundesnotarkammer -

I. Vorbemerkung

  1. Der Bundesgesetzgeber hat mit Wirkung zum 29. März 2013 das Testamentsverzeichnisüberführungsgesetz (TVÜG) sowie weitere Gesetze durch das Gesetz zum Schutz des Erbrechts und der Verfahrensbeteiligungsrechte nichtehelicher und einzeladoptierter Kinder im Nachlassverfahren vom 21. März 2013 (Bundesgesetzblatt Jahrgang 2013 Teil I Nr. 15 vom 28. März 2013, Seite 554 ff.) geändert. Gemäß § 9 Abs. 1 Satz 1 TVÜG sind die Länder nunmehr verpflichtet, die bei den Standesämtern und dem Amtsgericht Schöneberg in Berlin vorhandenen Mitteilungen über ein Kind des Erblassers, mit dessen anderen Elternteil der Erblasser bei der Geburt nicht verheiratet war oder das er allein angenommen hat (nachfolgend auch: „Weiße Karteikarten“), in das von der Bundesnotarkammer geführte Zentrale Testamentsregister zu überführen. Die Länder sind verpflichtet, der Bundesnotarkammer als Registerbehörde die in § 9 Abs. 1 Satz 2 TVÜG bezeichneten Daten in elektronischer, bei der Registerbehörde speicherfähiger Form zur Verfügung zu stellen.
  2. Die Länder wollen die genannte gesetzliche Verpflichtung mit Hilfe der Bundesnotarkammer im Wege der Organleihe erfüllen. Gemäß § 9 Abs. 1 Satz 3 TVÜG dürfen die Länder die Bundesnotarkammer damit betrauen, für sie die im Gesetz bestimmten Daten nach ihren Vorgaben zu erfassen und der Registerbehörde zur Verfügung zu stellen. Die vorliegende Verwaltungsvereinbarung dient der Ausgestaltung des Organleihe-Verhältnisses.
  3. Gemäß § 9 Abs. 1 Satz 4 TVÜG sind die Länder bei Betrauung der Bundesnotarkammer mit der Datenüberführung zur Erstattung der Kosten verpflichtet.
  4. Die Bundesnotarkammer hat in Zusammenarbeit mit dem Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern im Vergabeverfahren B 3.50 - 9754/12 die Überführung aller Testamentsverzeichnisse und der Hauptkartei für Testamente beim Amtsgericht Schöneberg in Berlin in das Zentrale Testamentsregister europaweit ausgeschrieben. Die europarechtlichen und bundesrechtlichen Vergabevorschriften sind gewahrt. Die Ausschreibung erfolgte primär zur Überführung der Verwahrungsnachrichten für erbfolgerelevante Urkunden in das Zentrale Testamentsregister gemäß dem TVÜG. Zugleich wurde im selben Vergabeverfahren optional auch die Überführung der Weißen Karteikarten mit ausgeschrieben. Über die Beauftragung der Option soll gemäß der Vergabeunterlage spätestens 2013 entschieden werden. Die Vernichtung der Weißen Karteikarten ist nicht Gegenstand der Option. Diese wird von der Bundesnotarkammer gesondert beauftragt werden.
  5. Im Vergabeverfahren B 3.50 - 9754/12 wurde am 21. November 2012 der Zuschlag zugunsten der

    ALPHA COM Deutschland GmbH,
    Kapweg 3 - 5, 13205 Berlin

    - nachfolgend: „Dienstleister“ -

    erteilt. Von ihrer vertraglichen Option auf Erbringung der Überführungsleistungen auch in Bezug auf die Weißen Karteikarten wird die Bundesnotarkammer nach Maßgabe der vorliegenden Vereinbarung Gebrauch machen.

  6. Der zwischen der Bundesnotarkammer und dem Dienstleister geschlossene Vertrag ist dieser Vereinbarung in Kopie als Anlage 1 beigefügt. Ferner ist die Vergabeunterlage B 3.50 - 9754/12 VV1 in Kopie als Anlage 2 beigefügt sowie auszugsweise das Angebot des Dienstleisters in der Fassung vom 27. August 2012, Geschäftszeichen AN 03-12-00027 unter Berücksichtigung der Antworten auf die Aufklärungs- und Verifikationsfragen nebst Unterlagen des Verifikationstermins (27. September 2012) als Anlage 3.

II. Dies vorausgeschickt, vereinbaren die Parteien Folgendes:

1. Betrauung der Bundesnotarkammer, Zusammenfassung der Überführungsleistungen

  1. Die Länder betrauen hiermit die Bundesnotarkammer mit den Maßnahmen, die zur Überführung der Weißen Karteikarten in das Zentrale Testamentsregister nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften erforderlich sind.
  2. Die Überführung umfasst das Abholen der Mitteilungen bei den Standesämtern sowie dem Amtsgericht Schöneberg („Übergeber“), das Scannen der Weißen Karteikarten und deren Speicherung als elektronische Bilddaten (§ 9 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 TVÜG), das Erfassen der in § 1 Satz 1 der Testamentsregister-Verordnung genannten Daten der Erblasser als strukturierte Daten (§ 9 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 TVÜG), die Übergabe der erfassten strukturierten Daten und Bilddaten an die Bundesnotarkammer in einer zur dauerhaften Speicherung im Zentralen Testamentsregister geeigneten Form, die Zwischenlagerung der Weißen Karteikarten sowie deren anschließende Vernichtung.
  3. Die Bundesnotarkammer ist mit der Betrauung durch die Länder einverstanden.

2. Art und Weise der Durchführung

  1. Die Überführung der Weißen Karteikarten erfolgt - mit Ausnahme der Vernichtung - durch die Bundesnotarkammer auf Grundlage des zwischen ihr und dem Dienstleister geschlossenen Vertrags (vgl. Anlagen 1 bis 3).
  2. Die Bundesnotarkammer wird insbesondere

    aa)  die sich aus Anlage 4 ergebenden Anforderungen an den Überführungsprozess und
    bb) die in Anlage 5 festgelegten datenschutzrechtlichen Anforderungen

    einhalten und sicherstellen, dass dies auch für den von ihr beauftragten Dienstleister und dessen Subunternehmer gilt.

  3. Die Bundesnotarkammer wird im Einvernehmen mit den Ländern ein Konzept zur Vernichtung der erfassten Weißen Karteikarten festlegen. Die Beauftragung eines Unternehmens mit der Vernichtung erfolgt im Einvernehmen mit den Ländern.

3. Rechnungsprüfung

Die Bundesnotarkammer verpflichtet sich, für die Länder die Rechnungen des Dienstleisters, soweit sie sich auf die Überführung der Weißen Karteikarten beziehen, vor deren Begleichung auf sachliche Richtigkeit zu prüfen.

4. Kostenerstattung

  1. Gemäß dem zwischen der Bundesnotarkammer und dem Dienstleister geschlossenen Vertrag erhält der Dienstleister pro überführter Weißer Karteikarte einen Betrag von 0,077 € zzgl. MwSt. Derselbe Betrag fällt auch für die Überführung der bereits als Bilddaten vorliegenden Weißen Karteikarten bei der Hauptkartei für Testamente beim Amtsgericht Schöneberg in Berlin an. Lediglich für den Fall, dass zum Zwecke der Überführung der Weißen Karteikarten ein Standesamt erneut angefahren werden muss, nachdem die dort vorhandenen Verwahrungsnachrichten bereits abgeholt worden waren, entstehen pro zusätzlicher Anfahrt Kosten in Höhe von 250,- € zzgl. MwSt. Weitere Kostenforderungen des Dienstleisters in Bezug auf die Überführung der Weißen Karteikarten enthält der zwischen der Bundesnotarkammer und dem Dienstleister geschlossene Vertrag nicht. Die Kosten der Vernichtung der Weißen Karteikarten sind hier nicht enthalten.
  2. Die Länder verpflichten sich gegenüber der Bundesnotarkammer, die vorgenannten Kosten und die Kosten der Vernichtung zu erstatten. Die Bundesnotarkammer verpflichtet sich gegenüber den Ländern, ohne deren Zustimmung keine Änderung der zwischen ihr und dem Dienstleister vereinbarten Preise und Kostenforderungen vorzunehmen.
  3. Die endgültigen Kosten der Überführung können derzeit noch nicht bestimmt werden, da diese von der Anzahl der zu überführenden Karten abhängen. Die Bundesnotarkammer geht auf Grundlage der von den Übergebern mitgeteilten Mengen von insgesamt ca. 4.855.661 Weißen Karteikarten (einschließlich der Hauptkartei für Testamente) aus. Auf Grundlage dieser Hochrechnung ergibt sich für die Überführung - ohne die Vernichtung - ein voraussichtlicher Gesamtpreis in Höhe von 373.886,- € (in Worten: dreihundertdreiundsiebzigtausendachthundertsechsundachtzig) zzgl. 19 % MwSt., brutto 444.924 € (in Worten: vierhundertvierundvierzigtausendneunhundertvierundzwanzig).
  4. Der geschätzte Brutto-Gesamtpreis wird auf die Länder in dem Verhältnis umgelegt, das sich nach dem Königsteiner Schlüssel für das Haushaltsjahr 2012 ergibt. Vom geschätzten Brutto-Gesamtpreis entfallen somit auf jedes Bundesland folgende Beträge (auf volle Euro gerundet):
    LandNettobetragBruttobetrag
    Baden-Württemberg 48.349 57.535
    Bayern 56.924  67.740
    Berlin 18.974   22.579
    Brandenburg 11.484 13.666
    Bremen 3.490 4.154
    Hamburg 9.535 11.347
    Hessen 27.301   32.488
    Mecklenburg-Vorpommern 7.703  9.166
    Niedersachsen 35.150 41.829
    Nordrhein-Westfalen 79.338 94.413
    Rheinland-Pfalz 17.978   21.394
    Saarland 4.588 5.460
    Sachsen 19.232  22.887
    Sachsen-Anhalt 10.872   12.938
    Schleswig-Holstein 12.577 14.967
    Thüringen 10.389 12.363
    Summe 373.884   444.924
  5. Der auf das jeweilige Land entfallende Brutto-Betrag ist in drei gleich hohen Jahresraten an die Bundesnotarkammer zu zahlen. Die Raten sind jeweils am 1. November eines Kalenderjahres, erstmals am 1. November 2013, fällig. Jedes Land kann mit der Bundesnotarkammer eine abweichende Zahlungsfrist vereinbaren oder Vorauszahlungen leisten.
  6. Die Bundesnotarkammer verpflichtet sich, unverzüglich nach Abschluss der Überführung (einschließlich Vernichtung) der Weißen Karteikarten eine Schlussrechnung über die tatsächlich angefallenen Kosten zu legen. Die Kosten der Vernichtung der Weißen Karteikarten werden nach deren prozentualem Anteil an den Kosten der Vernichtung sämtlicher nach dem TVÜG zu überführender Mitteilungen berechnet. Ein sich aus der Schlussrechnung ergebender Mehr- oder Minderbetrag ist ebenfalls nach dem Verhältnis des Königsteiner Schlüssels für 2012 unverzüglich auszugleichen. Etwaige zur Ausgleichung zu bringenden Mehr- oder Minderbeträge werden für den Zeitraum zwischen der erfolgten Zahlung des geschätzten Bruttobetrags und der Legung der Schlussrechnung nicht verzinst.

5. Zeitplan

Die gesetzliche Frist für die Überführung der Weißen Karteikarten endet am 31. Dezember 2016. Die Bundesnotarkammer strebt an, die Überführung bereits zum 31. Dezember 2015 mit Ausnahme der Vernichtung der Weißen Karteikarten abzuschließen. Die Bundesnotarkammer wird die Länder und die Übergeber rechtzeitig über alle wesentlichen Schritte der Überführung informieren, insbesondere über den mit dem Dienstleister vereinbarten Projektplan und die für die Übergeber vorgesehenen Abholtermine. Jedes Land kann jederzeit von der Bundesnotarkammer Auskünfte über den Stand und die Durchführung des Überführungsverfahrens verlangen.

6. Konzept, Weisungs- und Informationsrecht

  1. Die Überführung der Weißen Karteikarten wird aufgrund eines einheitlichen Feinkonzepts für das gesamte Bundesgebiet durchgeführt, das die Bundesnotarkammer mit dem Dienstleister ausarbeiten und in das Feinkonzept zur Überführung der Verwahrungsnachrichten integrieren wird.
  2. Die Länder können der Bundesnotarkammer unter Berücksichtigung der zwischen ihr und dem Dienstleister getroffenen vertraglichen Vereinbarungen Weisungen erteilen. Im Interesse einer bundesweit einheitlichen Überführung sind sich die Länder darüber einig, bestehende Weisungs- und Aufsichtsbefugnisse so auszuüben, dass das Ziel einer bundesweit einheitlichen Überführung der Weißen Karteikarten gemeinsam mit den Verwahrungsnachrichten nicht gefährdet wird. Zu diesem Zweck werden die Länder Weisungen nur nach vorheriger interner Abstimmung erteilen. Erteilt ein Land Weisungen, die zu Mehrkosten führen, trägt es diese allein.
  3. Die Bundesnotarkammer erteilt jedem Land Auskunft über alle Umstände, die das Organleihe-Verhältnis und die Durchführung dieser Verwaltungsvereinbarung betreffen.

7. Sonstiges

  1. Diese Verwaltungsvereinbarung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Zustimmung aller Länder. Sie tritt mit Unterzeichnung durch die Bundesnotarkammer und sämtliche Länder in Kraft.
  2. Die Bindung an diese Verwaltungsvereinbarung steht unter dem Vorbehalt der Bewilligung der erforderlichen Mittel des jeweiligen Landesgesetzgebers, wenn und soweit diese nicht bereits vorliegt.