Arbeitsanweisung des Ministeriums für Wirtschaft und Europaangelegenheiten des Landes Brandenburg für die Bearbeitung der Anträge der Gemeinden und Gemeindeverbände gemäß der Brandenburgischen Vergabegesetz-Erstattungsverordnung (Arbeitsanweisung BbgVergG Kostenerstattung)

A Anträge auf Kostenerstattung

1 Diese Arbeitsanweisung zielt auf eine möglichst einfache Bearbeitung. Auch dort, wo die Erkenntnismittel, die für eine Entscheidung erforderlich sind, einschränkend wiedergegeben werden, ist die Arbeitsanweisung keine Beschränkung im Außenverhältnis bezüglich des Umfangs erforderlicher Aufklärungen. Wo dies in der Bearbeitung für zweckmäßig gehalten wird, geht Genauigkeit der Aufwandsminimierung vor.

2 Der Eingang eines Antrages auf Erstattung der Bearbeitungskosten ist innerhalb von drei Wochen zu bestätigen, wenn nicht die Bearbeitung voraussichtlich binnen eines Monats beendet sein wird. Eine Bearbeitungszeit von längstens sechs Wochen ist anzustreben.

3 Es wird nicht beanstandet, wenn die Antragstellung andere Zeiträume als die in § 4 Absatz 1 der Erstattungsverordnung genannten zusammenfasst. Es handelt sich dort um eine Ordnungsvorschrift, die eine sinnvolle Organisation des Bearbeitungsanfalles bezweckt, aber keine (vorläufige teilweise) Ablehnung eines Antrags rechtfertigt.

4 Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass die Bindung der öffentlichen Hand an Recht und Gesetz bewirkt, dass allein die Tatsache der Antragstellung durch eine Gemeinde oder einen Gemeindeverband das Vorliegen der Voraussetzungen für die Antragstellung glaubhaft macht (§ 4 Absatz 3 Satz 1 der Brandenburgischen Vergabegesetz-Erstattungsverordnung - BbgVergGErstV). Um Fehler und Beurteilungsunterschiede erkennen zu können, sind jedoch Angaben über die Zusammensetzung der Erstattungsforderungen zu machen (§ 2, § 3 Absatz 1 Satz 3 und 4, § 4 Absatz 3 Satz 2 und Satz 3 BbgVergGErstV). Widersprüche in den Anträgen oder in Belegen sind aufzuklären.

B Erstattung der Bearbeitungskosten in Fallpauschalen

1 Zur Erleichterung der Bearbeitung kann für die Aufstellung der in Fallpauschalen zu erstattenden Bearbeitungskosten die Tabelle in Anhang 1 genutzt werden. Sie soll mit selbst berechnenden Funktionen im Internet zur Verfügung gestellt werden.

2 Die Tabelle in Anhang 1 geht von einer Einzelzählung der tatsächlich ausgeübten Tätigkeiten aus. Die erstattungsberechtigten Gebietskörperschaften (im Folgenden: Gebietskörperschaften) können ihre Anträge auch mit Zusammenstellungen auf folgender Grundlage begründen:

3 Gebietskörperschaften, die die Bearbeitungsfälle standardisieren, indem sie nach gleichartigen Kriterien gegebenenfalls nach Vergabeart, Auftragswerten und/oder Auftragsinhalten differenzierte Bearbeitungsschritte festlegen, die darin enthaltenen Zeitwerte des § 1 Absatz 2 der Brandenburgischen Vergabegesetz-Erstattungsverordnung zusammenrechnen und nur noch die Anzahl der zu den verschiedenen Standardfällen gehörenden Vergabeverfahren in Verbindung mit der Summe der Zeitwerte erfassen, legen die Bearbeitungsanweisungen für die Vergabestellen mit vor, aus denen sich die Kriterien für die Auswahl unter mehreren Varianten und die Zusammensetzung der Fallvarianten erkennen lassen. Es muss erkennbar sein, wie Vergabeverfahren im Antrag berücksichtigt werden, deren Beginn in den einen und deren Ende in einen anderen Abrechnungszeitraum reichen und ob es Zuschläge/Abschläge für Fälle gibt, in denen einzelne Merkmale einen höheren oder niedrigeren Zeitwert aufweisen, als die Definition der Variante vorsieht und wie diese in die Zählung Eingang finden.

4 Nur wenn ausschließlich oder ganz überwiegend Maximalwerte ohne Alternative zu Grunde gelegt werden, ist eine ausdrückliche Erklärung der Gebietskörperschaft einzuholen. Dies gilt, soweit dadurch nicht dem Sinn des § 6 Nummer 2 BbgVergGErstV zuwidergehandelt würde.

5 Die Verwendung der Tabellen in Anhang 1 für die Zusammenstellung der Anzahl der Tätigkeiten nach § 1 Absatz 2 BbgVergGErstV und in Anhang 2 für die Aufstellung der Anzahl der Beschaffungsvorgänge ist nicht Voraussetzung für die Erstattung. Die Gebietskörperschaften können die erforderlichen Angaben in jeder geeigneten Form machen. Geeignet ist eine Form auch, wenn Lücken durch Rückfragen ohne hohen Aufwand geschlossen werden können, das heißt binnen drei Arbeitstagen. Dauert die Bearbeitung des Vorganges längere Zeit und liegen die erforderlichen Antworten so rechtzeitig vor, dass sie berücksichtigt werden können, werden sie unabhängig von der Einschätzung des Begriffs „ohne hohen Aufwand“ berücksichtigt.

6 Die Pauschale für die Bearbeitung der Abrechnung (§ 1 Absatz 2 Nummer 10 BbgVergGErstV) wird für ein Kalenderjahr nur einmal bewilligt, da mehrere Abrechnungen zwar zulässig, aber nicht wegen des Vergabegesetzes erforderlich sind.

C Erstattung der Schulungskosten

1 Als Schulungen, die zur Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes notwendig sind, gelten Schulungen, die nur die Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes oder das Brandenburgische Vergabegesetz als Bestandteil des Vergaberechts neben diesem zum Gegenstand haben. Andere Schulungen, wie etwa solche zur Vermeidung der Anwendung des Vergabegesetzes, sind keine Schulungen, die zur Anwendung des Brandenburgischen Vergabegesetzes notwendig sind. Schulungen zur Vermeidung der Anwendung von Vergaberecht sind solche, die in ihrer Ankündigung diesen Gegenstand als Zielstellung angeben oder besonders hervorheben. Wird daneben auch die Anwendung geschult, werden die Kosten in dem Verhältnis gekürzt, der auf die Verhinderung der Anwendung entfällt, ohne konkrete Zeitangaben wird die Gesamtdauer im Verhältnis der Anzahl der in gleicher Weise hervorgehobenen anderen Themen gekürzt. Anerkannt werden Schulungen, soweit sie in sachlicher Form die Grenzen der Anwendbarkeit unter dem Gesichtspunkt anwendungserhaltender Auslegung darstellen, ohne sachlich erkannte Risiken zu verschweigen.

2 Die Schulungskosten werden durch Rechnungskopien oder Kopien von Zahlungsbelegen nachgewiesen, aus denen sich der Grund der Zahlung ergibt.

3 Zu den auf die Schulung entfallenden Arbeitszeiten gehören auch die Zeiten, die den an der Schulung teilnehmenden Beschäftigten als Arbeitszeit angerechnet werden. Dazu gehören Reisezeiten in dem Umfang, der bei der Beschäftigungsstelle im Allgemeinen bei Schulungen berücksichtigt wird.

4 Als Kosten der Arbeitszeiten der geschulten Beschäftigten werden anerkannt:

1. bei Tarifbeschäftigten: das tarifliche Arbeitnehmerbruttoentgelt des TVöD-V für die tarifliche Arbeitszeit zuzüglich eines Betrages für die Arbeitgeberanteile an den Beiträgen für die gesetzliche Sozialversicherung in folgendem Umfang:
   
   für das Jahr 2011
   

   Prozent vom Arbeitnehmerbrutto	Krankenversicherung	Pflegeversicherung	Rentenversicherung	Arbeitslosenversicherung
   Arbeitgeberbeitrag	7,3 %	0,975 %	9,95 %	1,5 %
   Bemessungsgrenze br./mtl.	3.712,50	3.712,50	4.800	4.800

   für das Jahr 2012

   Prozent vom Arbeitnehmerbrutto	Krankenversicherung	Pflegeversicherung	Rentenversicherung	Arbeitslosenversicherung
   Arbeitgeberbeitrag	7,3 %	0,975 %	9,8 %	1,5 %
   Bemessungsgrenze br./mtl.	3.825	3.825	4.800	4.800

    für das Jahr 2013

   Prozent vom Arbeitnehmerbrutto	Krankenversicherung	Pflegeversicherung	Rentenversicherung	Arbeitslosenversicherung
   Arbeitgeberbeitrag	7,3 %	1,025 %	9,45 %	1,5 %
   Bemessungsgrenze br./mtl	3.937,50	3.937,50	4.900	4.900

   
   Die sich hieraus ergebenden Beträge sind in den Anhängen 3.1 bis 3.5 für Zeiten von September 2011 bis Ende 2011, Januar 2012 bis März 2012, April 2012 bis Ende 2012, Januar bis Ende Juli 2013 und August bis Ende 2013 wiedergegeben.
   Die Jahressonderzahlung des § 20 TVöD-V wird dann anteilig berücksichtigt, wenn sie für die Beschäftigten individuell berechnet wird. Die Beitragsbemessungsgrenzen der Sozialversicherung sind zu beachten.
2. Bei Beamtinnen und Beamten: die Bruttogrundbezüge nach den Besoldungstabellen für die Beamtinnen und Beamten der Gemeinden und Gemeindeverbände im Land Brandenburg der Besoldungsgruppe A, die im Zeitpunkt der Schulung gelten.

5 Auf der Basis von Personenstunden (Teilnehmerzahl x Veranstaltungsdauer oder Dauer eines das Vergabegesetz abgrenzbar betreffenden Teils einer Veranstaltung + gegebenenfalls anteiliger Reisezeit) können Vergütungen von Tarifbeschäftigten wie im Antrag geltend gemacht nach den je aktuellen Beträgen bis zur Entgeltgruppe 9 Stufe 3 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst anerkannt werden. Höhere Entgeltgruppen oder höhere Stufen nur, wenn diese im Antrag - gegebenenfalls nach einem Hinweis der Erstattungsstelle - ausdrücklich bezeichnet und konkreten Personen zugeordnet werden. Eine Pseudonymisierung genügt. Kommt es zu Vor-Ort-Prüfungen, ist die Pseudonymisierung zu überprüfen, wenn dies für die Prüfung erforderlich ist. In einer Dokumentation der Überprüfung wird die Tatsache der Prüfung, deren positives oder negatives Ergebnis, nicht aber die Zuordnung von Pseudonymen zu Personen, vermerkt.

6 Weichen die geltend gemachten Reisekosten der Teilnehmer oder gegebenenfalls als Bestandteil der Schulungskosten geltend gemachte Reisekosten der Person oder Personen, die die Schulung durchführen, nicht nach oben von den Reisekosten ab, die bei Anwendung des für oberste Landesbehörden geltenden Bestimmungen deren Beschäftigten zu erstatten wären, können sie ohne Weiteres der Höhe nach anerkannt werden. Bei Abweichungen ist es erforderlich, dass die Anspruch stellende Gemeinde oder der Gemeindeverband zumindest konkludent erklärt, dass die Kosten den in der betroffenen Gemeinde oder dem Gemeindeverband allgemein angewandten Regelungen für Reisekosten anlässlich von Schulungen entsprechen. Hierzu genügt die Tatsache der Antragstellung ohne entgegenstehende Erklärung. Bei erheblichen Abweichungen ist der Wortlaut der Regelung anzufordern, um Irrtümern oder Missverständnissen vorzubeugen.

7 Die Anträge sind auf die Zahlung eines Geldbetrages zu richten. Eine Zahlung an die leistungsanbietende Stelle oder andere Dritte erfolgt nicht. Insbesondere ist den Verpflichtungen aus der Mitteilungsverordnung durch die Gemeinde oder den Gemeindeverband, nicht aber durch die erstattende Stelle nachzukommen.

D Erstattung weiterer Mehrkosten

1 Die Erstattung von Mehrkosten, die über die Fallpauschalen des § 1 hinausgehen, setzt einen Antrag der Gebietskörperschaft voraus, der die mögliche Erstattung nach § 1 den tatsächlichen Kosten gegenüberstellt. Diese Kosten sind konkret darzulegen und zu berechnen. Pauschalierende Zuschläge werden nicht berücksichtigt. Höhere Entgeltgruppen oder Besoldungsgruppen bedürfen einer Begründung im Hinblick auf die Vermeidbarkeit und das Fehlen kostengünstigerer Alternativen (§ 3 Absatz 1 Satz 2 und Satz 3 BbgVergGErstV).

2 Zur Geltendmachung von Reisekosten gehört die Darlegung, dass die Auswahl des Ortes der Kontrolle nicht willkürlich erfolgt, sondern insbesondere durch Hinweise auf Verstöße gegen die Mindestarbeitsentgeltvereinbarungen veranlasst oder das Ergebnis einer zufälligen Auswahl ist, deren Kriterien vorab festgelegt waren.

E Anträge auf Vorauszahlungen

Die Bewilligung einer Vorauszahlung nach § 5 Absatz 5 BbgVergGErstV setzt voraus, dass über die Erstattung von Kosten nach § 1 BbgVergGErstV für das Vorjahr abgerechnet wurde oder der Antrag hierzu zum Zeitpunkt der Entscheidung über den Antrag auf eine Vorauszahlung vorliegt. Die Vorauszahlungssumme darf 80 Prozent des Erstattungsbetrages von Bearbeitungskosten in Fallpauschalen für das Vorjahr nicht übersteigen. Vorjahr ist nicht notwendig das Kalenderjahr, sondern der zuletzt abgerechnete in das vorhergehende Kalenderjahr hineinreichende Zeitraum von zwölf Monaten.

F Periodische Pauschalen

1 Die Bewilligung einer Pauschale nach § 5 Absatz 1 bis 4 BbgVergGErstV setzt die Erstattung von Kosten nach § 1 BbgVergGErstV für einen Zeitraum voraus, der die beiden vorherigen Kalenderjahre umfasst und diesen zugeordnet werden kann.

2 Die Entscheidung über die Gewährung der Pauschale wird von der sachbearbeitenden Person unterschriftsreif vorbereitet und nach Prüfung durch die das Sachgebiet leitenden Person der zuständigen, das Referat leitenden Person vorgelegt. Alle Abzeichnungen müssen zum Zeitpunkt der Entscheidung vorliegen.

G Bescheide - Rechtsstreitigkeiten

1 Entscheidungen ergehen als Verwaltungsakt schriftlich mit Begründung. Der Bescheid ergeht über einen bestimmten Zahlbetrag und enthält den Vorbehalt des § 1 Absatz 4 Satz 4 BbgVergGErstV. Der Bescheid erhält folgende Rechtsbehelfsbelehrung:

„Rechtsbehelfsbelehrung"

Gegen diesen Bescheid kann innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe Klage beim Verwaltungsgericht […] (Anschrift des nach § 52 VwGO zuständigen Verwaltungsgerichts)^[1]  schriftlich, in elektronischer Form oder zur Niederschrift des Urkundsbeamten der Geschäftsstelle dieses Gerichts erhoben werden.

Die Klage muss den Kläger, den Beklagten und den Gegenstand des Klagebegehrens bezeichnen. Sie soll einen bestimmten Antrag enthalten. Die zur Begründung dienenden Tatsachen und Beweismittel sollen angegeben werden.

Falls die Klage schriftlich oder zur Niederschrift erhoben wird, sollen der Klage nebst Anlagen so viele Abschriften beigefügt werden, dass alle Beteiligten eine Ausfertigung erhalten können.

Falls die Klage in elektronischer Form erhoben wird, sind die elektronischen Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur im Sinne des Signaturgesetzes zu versehen. Sie ist bei der elektronischen Poststelle des Verwaltungsgerichts […]^[2] über die auf der Internetseite www.erv.brandenburg.de bezeichneten Kommunikationswege einzureichen. Die rechtlichen Grundlagen hierfür sowie die weiteren technischen Anforderungen sind unter der vorgenannten Internetseite abrufbar.“

2 Wird eine Klage zugestellt, wird der Vorgang unverzüglich auf dem Dienstweg und der Eile wegen vorab direkt dem Justiziariat mitgeteilt und von diesem entschieden, ob und in welcher Zeitspanne eine Stellungnahme des Fachreferats vorzulegen ist. Bezogen auf den Rechtsstreit geht die Federführung auf das Justiziariat über, dem das Fachreferat mit Vorrang zuarbeitet.

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^[1] Wegen § 52 Nummer 3 VwGO Verwaltungsgerichtsstand der betroffenen Kommune.

^[2] Siehe Fußnote 1

Anlagen