Richtlinien zu haushaltsrechtlichen Bestimmungen der Teilnehmergemeinschaften und des Verbandes für Landentwicklung und Flurneuordnung in Verfahren nach dem Flurbereinigungsgesetz und in Verfahren nach dem 8. Abschnitt des Landwirtschaftsanpassungsgesetzes (RFlurbTGH)

Die Teilnehmergemeinschaft nimmt nach § 18 des Flurbereinigungsgesetzes (FlurbG) i. d. F. vom 16.03.1976 (BGBl. I S. 546) zuletzt geändert durch Gesetz vom 18. Juni 1997 (BGBl. I S. 1430) die gemeinschaftlichen Angelegenheiten der Eigentümer und Erbbauberechtigten der zum Flurbereinigungsgebiet/Flurneuordnungsgebiet gehörenden Grundstücke wahr. Sie hat insbesondere die gemeinschaftlichen Anlagen herzustellen und zu unterhalten, soweit nicht der Flurbereinigungsplan/ Bodenordnungsplan anderes bestimmt. Sie hat ferner die im Verfahren festgesetzten Zahlungen zu leisten und zu fordern sowie die übrigen nicht der Flurbereinigungsbehörde/Flurneuordnungsbehörde (im Nachfolgenden Flurbereinigungsbehörde genannt) obliegenden Aufgaben zu erfüllen.

Der Verband für Landentwicklung und Flurneuordnung nimmt im Rahmen seiner Satzung die Aufgaben der ihm angeschlossenen Teilnehmergemeinschaften wahr.

Für Teilnehmergemeinschaften und Verband gelten, als juristische Personen des öffentlichen Rechts, die der Aufsicht des Landes unterstehen, nach § 105 der Landeshaushaltsordnung des Landes Brandenburg (LHO)

• die §§ 106 bis 110 LHO unmittelbar
• die §§ 1 bis 87 LHO in entsprechender Anwendung.

In diesen Richtlinien werden

• Rahmen für eine landeseinheitliche Handhabung der von den Teilnehmergemeinschaften und des Verbandes entsprechend anzuwendenden Vorschriften der §§ 1 - 87 LHO gesetzt;
• Ausnahmeregelungen nach § 105 Abs. 2 LHO getroffen, die im Interesse einer wirtschaftlichen Aufgabenerledigung und zur Vereinfachung des Verfahrens notwendig sind;
• die nach §§ 106 bis 110 LHO zuständigen Landesbehörden und Organe der Teilnehmergemeinschaften bzw. des Verbandes bestimmt;
• die für Teilnehmergemeinschaften und des Verbandes wichtigsten haushaltsrechtlichen Bestimmungen zusammengefasst, um deren Anwendung zu erleichtern.

Die Richtlinien sind neben den gesetzlichen Bestimmungen (insbes. LHO, FlurbG, LwAnpG) und dem Haushaltsplan, die Grundlage für die Haushaltsführung der Teilnehmergemeinschaften und des Verbandes sowie für die Aufsichtstätigkeit der Flurbereinigungsbehörden.

Inhaltsübersicht

1. Haushaltsführung
1.1 Haushaltsplan
1.2 Beiträge
1.3 Ausführung des Haushaltes
1.4 Personal

2. Kassen- und Buchführung
2.1 Flurbereinigungskasse
2.2 Verwaltung der Kasse
2.3 Zahlungen
2.4 Buchführung

3. Abschlüsse und Rechnungslegung
3.1 Arten und Zweck der Abschlüsse
3.2 Tagesabschluss
3.3 Jahresabschluss
3.4 Umfang und Zweck der Rechnungslegung
3.5 Einzelrechnung
3.6 Gesamtrechnung
3.7 Sonstige Rechnungsunterlagen
3.8 Rechnung nach § 109 Abs. 1 LHO
3.9 Prüfung und Entlastung
3.10 Information der Beteiligten, Akteneinsicht
3.11 Aufbewahrung der Unterlagen
3.12 Abschluss des Flurbereinigungsverfahrens

4. Verwaltung von Flächen und Treuhandgeschäfte
4.1 Verwaltung von Flächen
4.2 Treuhandgeschäfte

5. Verband für Landentwicklung und Flurneuordnung
5.1 Grundsätze
5.2 Geschäftsführung
5.3 Haushaltsführung für Teilnehmergemeinschaften
5.4 Haushaltsführung des Verbandes
5.5 Kassen- und Buchführung
5.6 Rechnungslegung
5.7 Verwaltung von Flächen und Treuhandgeschäfte
5.8 Datenverarbeitung

6. Aufsicht der Flurbereinigungsbehörde
6.1 Art und Umfang der Aufsicht
6.2 Zustimmungsvorbehalte
6.3 Kassenprüfungen
6.4 Prüfungen durch andere Stellen

7. In-Kraft-Treten

1. Haushaltsführung

1.1 Haushaltsplan

1.1.1 Die Teilnehmergemeinschaft stellt vor Beginn jedes Haushaltsjahres einen Haushaltsplan auf. Er enthält alle im Haushaltsjahr zu erwartenden Einnahmen, die voraussichtlich zu leistenden Ausgaben und die voraussichtlich benötigten Verpflichtungsermächtigungen.

1.1.2 Haushaltsjahr ist das Kalenderjahr.

1.1.3 Der Haushaltsplan besteht aus Einzelplänen (Maßnahmen) und dem Gesamtplan.Die Gliederung des Haushaltsplanes in Maßnahmen und Buchungsstellen richtet sich nach der Haushaltssystematik für Teilnehmergemeinschaften.   Anlage 1

Im Gesamtplan sind die Maßnahmen zusammenzufassen. Eine Finanzierungsübersicht und ein Kreditfinanzierungsplan werden nicht aufgestellt. Im Haushaltsplan ist jedoch auszuweisen, in welcher Höhe neue Kredite aufgenommen werden sollen. Die bereits bestehenden und die geplanten Kredite sind in einer Darlehensübersicht darzustellen.  Anlage 2

Dem Haushaltsplan ist eine Stellenübersicht beizufügen.  Anlage 3

Ein Vermögenshaushalt kann aufgestellt werden. Die Teilnehmergemeinschaft muss im Rahmen der Anteilsfinanzierung alle ihr zur Verfügung stehenden Mittel zur Deckung der Ausführungskosten einsetzen. Werden aus besonderen Gründen Rücklagen gebildet, so sind diese in einer Übersicht aufzuführen, die dem Haushaltsplan beigefügt wird.

1.1.4 Für die von der Teilnehmergemeinschaft herzustellenden Anlagen ergeben sich die Grundlagen für den Haushaltsplan aus

• der mittelfristigen Ausbauplanung
• und dem Jahresausbauprogramm

der Flurbereinigungsbehörde. Sie stellt der Teilnehmergemeinschaft die erforderlichen Informationen bis zum 1.10. des Vorjahres unter Angabe der Maßnahmen und Buchungsstellen zur Verfügung.

1.1.5 Maßnahmen, deren Finanzierung noch nicht gesichert ist, können im Haushaltsplan mit dem Vorbehalt versehen werden, dass Ausgabeermächtigungen erst in Anspruch genommen werden dürfen, wenn die erforderlichen Einnahmen zur Verfügung stehen bzw. bewilligt sind.

1.1.6 Der Haushaltsplan wird vom Vorstand aufgestellt und beschlossen.

1.1.7 Als zuständige Landesdienststelle für die Genehmigung des Haushaltsplanes bestimme ich im Einvernehmen mit MdF und LRH nach § 105 Abs. 2 LHO, abweichend von § 108 LHO, die Flurbereinigungsbehörde. Der Haushaltsplan ist der Flurbereinigungsbehörde bis zum 1.12. des Vorjahres vorzulegen. Die Genehmigung ist rechtzeitig vor Beginn des Haushaltsjahres zu erteilen.

1.1.8 Ist bis zum Beginn eines Haushaltsjahres der Haushaltsplan noch nicht genehmigt, so ist der Vorstand zur vorläufigen Haushaltsführung in entsprechender Anwendung von Artikel 102 der Verfassung des Landes Brandenburg ermächtigt.

1.1.9 Ein Nachtrag wird nur aufgestellt, wenn erhebliche Veränderungen des Gesamthaushaltes eintreten. Geringfügige Änderungen des Gesamthaushaltes oder Überschreitungen bei einzelnen Maßnahmen werden, nachdem der Vorstand entsprechend beschlossen hat, von der Flurbereinigungsbehörde bzw. beim Verband von der oberen Flurbereinigungsbehörde im Rahmen des zuwendungsrechtlichen Verfahrens oder durch Einzelverfügung genehmigt.

1.2 Beiträge

1.2.1 Die Beiträge bzw. Vorschüsse nach § 19 FlurbG sind von den Teilnehmern - auf der Grundlage des von der Flurbereinigungsbehörde festgesetzten Beitragsmaßstabes und - in der vom Vorstand beschlossenen Höhe in den Haushaltsplan einzustellen. Solange der Maßstab für die Beitragspflicht noch nicht feststeht, kann die Flurbereinigungsbehörde einen vorläufigen Beitragsmaßstab bestimmen, nach dem Vorschüsse zu erarbeiten sind.

Auf eine jährliche Festsetzung der Beiträge durch Vorstandsbeschluss kann, abweichend von § 107 LHO, verzichtet werden. Dazu erteile ich hiermit im Einvernehmen mit MdF und LRH eine Ausnahmeregelung nach § 105 Abs. 2 LHO. Die Hebungsgrunddaten und die sich daraus für das jeweilige Haushaltsjahr ergebenden Beträge sind in einer Übersicht darzustellen, die dem Haushaltsplan beizufügen ist.  Anlage 4

1.2.2 Als zuständige Landesdienststelle für die Genehmigung der Beitragsbeschlüsse bestimme ich im Einvernehmen mit MdF und LRH nach § 105 Abs. 2 LHO, abweichend von § 108 LHO, die Flurbereinigungsbehörde.

1.3 Ausführung des Haushaltes

1.3.1 Die Bewirtschaftung der Haushaltsmittel und Stellen ist Aufgabe des Vorstandes. Dies gilt auch für Einnahmen und Ausgaben, die von der Flurbereinigungsbehörde festgesetzt werden und von der Teilnehmergemeinschaft nach § 18 Abs. 1 Satz 3 FlurbG zu fordern oder zu leisten sind. Die Flurbereinigungsbehörde teilt diese Forderungen und Verpflichtungen dem Vorstand unter Angabe

• des Betrages
• des Zahlungspflichtigen bzw. -empfängers
• der Fälligkeit
• und des Zahlungsgrundes

schriftlich mit. Soweit erforderlich, sind die begründenden Unterlagen, z.B. Vereinbarungen, Festsetzungen, der Mitteilung beizufügen.

1.3.2 Ein Beauftragter für den Haushalt wird grundsätzlich nicht bestellt. Die Aufgaben nach § 9 LHO nimmt der Vorsitzende wahr, soweit nicht in diesen Richtlinien etwas Abweichendes bestimmt ist. Der Vorstand kann Befugnisse aus dem Aufgabenbereich des Beauftragten für den Haushalt auf andere Vorstandsmitglieder übertragen.

1.3.3 Annahmeanordnungen und Auszahlungsanordnungen werden vom Vorsitzenden erteilt (Anordnungsbefugnis). Der Vorsitzende hat den übrigen Vorstandsmitgliedern auf Verlangen Auskunft über die von ihm angeordneten Zahlungen zu geben.

1.3.4 Über die Auszahlungsanordnungen ist vom Kassenverwalter bzw. stellvertretenden Geschäftsführer eine Haushaltsüberwachungsliste zu führen, in der die eingegangenen Verpflichtungen (Verträge usw.) und die angeordneten Zahlungen eingetragen werden.  Anlage 5

Die Haushaltsüberwachungsliste kann für alle Buchungsstellen einer Maßnahme gemeinsam geführt werden. Eine monatliche Aufrechnung ist abweichend von VV Nr. 7.8 zu § 34 LHO nicht erforderlich.

1.3.5 Über- und außerplanmäßige Ausgaben bedürfen der Einwilligung der Flurbereinigungsbehörde, beim Verband ist die Einwilligung der oberen Flurbereinigungsbehörde erforderlich. Sie darf nur erteilt werden, wenn ein unvorhergesehener und unabweisbarer Bedarf entstanden ist.

Als unabweisbar ist ein Bedarf dann nicht anzusehen, wenn nach Lage des Einzelfalles ein Nachtragshaushaltsplan rechtzeitig aufgestellt werden kann.

Nicht in Anspruch genommene Haushaltsmittel (Ausgabereste) stehen im folgenden Haushaltsjahr zur Verfügung, soweit rechtliche Verpflichtungen eingegangen wurden. Die zu übertragenden Ausgabereste sind in der Haushaltsüberwachungsliste einzeln nachzuweisen und in der Haushaltsrechnung darzustellen.

1.3.6 Um sicherzustellen, dass stets dem Bedarf entsprechend ausreichend Kassenmittel zur Verfügung stehen, führt der Vorsitzende fortlaufend eine Planung über die Zahlungsfähigkeit der Teilnehmergemeinschaft durch.

Die Flurbereinigungsbehörde setzt den Vorsitzenden zu diesem Zweck frühestmöglich über die von ihr geplanten haushaltswirksamen Maßnahmen, z.B. Festsetzungen von Entschädigungen, Geldabfindungen, Vermessungsnebenkosten, in Kenntnis.

Bei den Baumaßnahmen dienen die Zahlungspläne der beauftragten Firmen als Grundlage für die Liquiditätsplanung. Nicht sofort benötigte Mittel dürfen nur so angelegt werden, dass über sie bei Bedarf verfügt werden kann.

1.3.7 Vor der Aufnahme von Darlehen sind vom Vorsitzenden bei mehreren Kreditinstituten Angebote einzuholen. Die Angebote sind in eine vergleichende Übersicht einzugeben und der günstigste Bieter zu ermitteln. Die Angebote und die Übersicht sind der Flurbereinigungsbehörde mit dem Antrag auf Erteilung der Zustimmung nach § 17 Abs. 2 FlurbG vorzulegen.

Sofern es zur Aufrechterhaltung der Zahlungsfähigkeit ausnahmsweise erforderlich wird, einen kurzfristigen Kassenkredit aufzunehmen, ist der Vorsitzende hierzu auch ohne die Genehmigung der Flurbereinigungsbehörde ermächtigt. Die Flurbereinigungsbehörde ist über die Aufnahme des Kassenkredites und die Gründe unverzüglich in Kenntnis zu setzen.

1.3.8 Der Vorsitzende darf in Angelegenheiten, die seine eigene Person betreffen, die Anordnungsbefugnis nicht wahrnehmen. Die Anordnungsbefugnis wird in diesem Fall durch ein anderes Vorstandsmitglied ausgeübt. Kassenanordnungen über Vorgänge, die den gesamten Vorstand betreffen (z.B. Sitzungsgelder) bedürfen der Einzelgenehmigung durch die Flurbereinigungsbehörde.

1.4 Personal

1.4.1 Teilnehmergemeinschaften können, wenn dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist, Personal einstellen.

Dies kommt insbesondere zur Erledigung der Hilfsarbeiten bei der Vermessung und Wertermittlung in Betracht. Mit Rücksicht darauf, dass die Aufgaben der Teilnehmergemeinschaft zeitlich begrenzt sind und die Teilnehmergemeinschaft in der Regel nach Abschluss des Verfahrens erlischt, sollen grundsätzlich keine unbefristeten Arbeitsverträge abgeschlossen werden.

1.4.2 Arbeitsverträge sind schriftlich zu schließen. Das gilt nicht für Aushilfskräfte.

1.4.3 Teilnehmergemeinschaften dürfen ihre Bediensteten finanziell nicht besser stellen als vergleichbare Landesbedienstete. Höhere Vergütungen als nach dem BAT-O und MTArbO sowie über- und außertarifliche Leistungen dürfen nicht gewährt werden.

1.4.4 Für Personal der Teilnehmergemeinschaft stellt der Vorsitzende oder ein anderes hierzu beauftragtes Vorstandsmitglied die Lohnberechnung auf. Bei Arbeitskräften, die bei der Wertermittlung oder Vermessung eingesetzt werden, geschieht dies auf der Grundlage von Arbeitszeitnachweisen, die von der bzw. dem örtlich tätigen Bediensteten der Flurbereinigungsbehörde bestätigt worden sind.

Der Vorsitzende oder ein anderes hierzu beauftragtes Vorstandsmitglied sorgt in Absprache mit den Sozialversicherungsträgern und dem Finanzamt für eine ordnungsgemäße Anmeldung und Abführung der Beiträge und Steuern.

1.4.5 Bei Dienstreisen ist das Bundesreisekostengesetz (BRKG) anzuwenden. Benötigt ein Bediensteter regelmäßig zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstortes ein Kraftfahrzeug, ist zu prüfen, ob die Anerkennung eines privaten Fahrzeuges nach § 6 Abs. 2 BRKG unter Beachtung der entsprechenden landesrechtlichen Vorschriften in Betracht kommt. Über die Anerkennung entscheidet der Vorstand.

2. Kassen- und Buchführung

2.1 Flurbereinigungskasse

2.1.1 Die Teilnehmergemeinschaften richten zur Buchführung und Durchführung des Zahlungsverkehrs eine Flurbereinigungskasse ein. Die Flurbereinigungskasse, nachstehend Kasse genannt, ist eine Einrichtung der Teilnehmergemeinschaft. Sie untersteht dem Vorstand der Teilnehmergemeinschaft und der Aufsicht der Flurbereinigungsbehörde.

2.1.2 Zu den Aufgaben der Kasse gehört es insbesondere:

• Einzahlungen anzunehmen,
• Auszahlungen zu leisten,
• Buchungen vorzunehmen,
• Abschlüsse zu fertigen und
• Rechnung zu legen;

sowie zur Heranziehung der Teilnehmer zu Beiträgen:

• Die Hebedatei einzurichten und fortzuführen,
• die Beitragsbescheide zu erstellen und zu versenden,
• die endgültigen Beiträge zu ermitteln und mit den gezahlten Vorschüssen zu verrechnen (Ausgleichshebung),
• eine Eingangskontrolle durchzuführen, säumige Zahlungspflichtige zu mahnen und die zu vollstreckenden Beträge der Flurbereinigungsbehörde mitzuteilen.

2.2 Verwaltung der Kasse

2.2.1 Die Kassengeschäfte der Teilnehmergemeinschaften sollen vom Verband nach § 26a FlurbG wahrgenommen werden. Bei Teilnehmergemeinschaften, die sich einem Verband angeschlossen haben, dem nach § 26 b Abs. 2 FlurbG durch Satzung das Recht übertragen wurde, die Teilnehmer zu Beiträgen heranzuziehen, wird die Kassen- und Buchführung in voller Verantwortung vom Verband wahrgenommen.

2.2.2 Bei den Teilnehmergemeinschaften, die keinem Verband angehören, bestellt der Vorstand für die Kassen- und Buchführung einen Kassenverwalter, der die nötige Befähigung für dieses Amt besitzen muss.

Der Vorsitzende der Teilnehmergemeinschaft und sein Stellvertreter dürfen nicht zum Kassenverwalter bestellt werden.

Die Bestellung des Kassenverwalters bedarf der Zustimmung der Flurbereinigungsbehörde.

Die Flurbereinigungsbehörde kann vom Vorstand der Teilnehmergemeinschaft die Abberufung eines Kassenverwalters, der seine Pflichten verletzt oder zur Kassenführung ungeeignet ist, und seine Ablösung durch einen geeigneten Kassenverwalter fordern. Der Kassenverwalter ist von der Flurbereinigungsbehörde zur treuen und gewissenhaften Führung der Kassengeschäfte zu verpflichten. Über die Verpflichtung ist eine Verhandlungsniederschrift aufzunehmen. Der Kassenverwalter ist der Teilnehmergemeinschaft für den aus seiner Pflichtverletzung entstehenden Schaden verantwortlich, wenn ihm ein Verschulden zur Last fällt.

Der Kassenverwalter erhält für seinen persönlichen Aufwand bei der Kassenführung und für sein Zeitversäumnis eine Entschädigung, die sich nach dem Umfang der Arbeit richtet. Die Flurbereinigungsbehörde bestimmt entsprechend § 24 FlurbG, in welcher Höhe eine Entschädigung gewährt wird.

Sie ist dem Kassenverwalter schriftlich durch die Flurbereinigungsbehörde mitzuteilen. Die Entschädigung darf insgesamt 2.400,00 DM jährlich nicht übersteigen. Bei Dienstreisen ist BRKG anzuwenden.

Das Amt des Kassenverwalters erlischt:

• wenn er sein Amt niederlegt
• wenn er abberufen wird
• wenn das Verfahren eingestellt wird (§ 9 FlurbG)
• wenn die Teilnehmergemeinschaft dem Verband beitritt und die Kassenführung auf den Verband übergeht
• wenn die Teilnehmergemeinschaft erlischt (§ 149 Abs. 4 FlurbG)
• wenn die Vertretung der Teilnehmergemeinschaft und Verwaltung ihrer Angelegenheiten auf die Gemeinde übertragen wird (§ 151 FlurbG).

Die Niederlegung seines Amtes hat der Kassenverwalter dem Vorstand und der Flurbereinigungsbehörde mindestens 1 Monat vorher schriftlich mitzuteilen. Die Abberufung ist dem Kassenverwalter schriftlich zuzustellen, wenn sie nicht in seiner Gegenwart ausgesprochen und in eine Verhandlungsniederschrift aufgenommen wird. Der Beitritt der Teilnehmergemeinschaft zu dem Verband, die Einstellung oder Beendigung des Verfahrens sind dem Kassenverwalter durch die Flurbereinigungsbehörde schriftlich mitzuteilen.

Erlischt das Amt des Kassenverwalters durch Niederlegung des Amtes oder Abberufung, so muss der Vorstand der Teilnehmergemeinschaft rechtzeitig den Kassenbestand und die Kassenbücher sicherstellen.

Die ordnungsgemäße Übergabe der Kassengeschäfte an den neuen Kassenverwalter oder den Verband ist vom Vorstand und von der Flurbereinigungsbehörde zu überwachen. Hierzu ist ein Kassenabschluss anzufertigen. Das Ergebnis ist in einer Niederschrift festzuhalten.

2.3 Zahlungen

2.3.1 Die Kasse darf Zahlungen nur auf schriftliche Anordnung (Kassenanordnung) annehmen oder leisten.

Die Kassenanordnung muss enthalten:

• Die Bezeichnung der Teilnehmergemeinschaft und der Kasse;
• die Anordnung zur Einnahme oder Auszahlung;
• den anzunehmenden oder auszuzahlenden Betrag;
• den Zahlungspflichtigen oder Empfangsberechtigten (soweit nicht aus einer Anlage ersichtlich);
• den Fälligkeitstag;
• die Buchungsstelle und das Haushaltsjahr;
• die Begründung (soweit nicht aus einer Anlage ersichtlich);
• die Bescheinigung der sachlichen und der rechnerischen Richtigkeit;
• bei Ausgaben, die Nummer der Eintragung in die Haushaltsüberwachungsliste;
• das Datum der Anordnung und
• die Unterschrift des Anordnungsbefugten.

Bei einer Sammelanordnung sind die einzelnen Fälle in einer Anlage zur Kassenanordnung zusammenzustellen.

Für Kassenanordnungen sind einheitliche Vordrucke nach den beigefügten Mustern zu verwenden.  Anlagen 6 u. 7

2.3.2 Die sachliche Richtigkeit der Kassenanordnung, ihrer Anlagen und der begründenden Unterlagen und die rechnerische Richtigkeit, sind von zwei Vorstandsmitgliedern, die vom Vorstand hierzu ermächtigt sind, zu bescheinigen. Der Anordnungsbefugte darf in der Kassenanordnung die rechnerische Richtigkeit nicht bescheinigen.

Bei Baumaßnahmen ist auf den zahlungsbegründenden Unterlagen zusätzlich von der mit der Bauleitung beauftragten Stelle die fachtechnische Richtigkeit zu bescheinigen. Diese kann mit der Feststellung der rechnerischen Richtigkeit verbunden werden.

Die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit auf der Kassenanordnung kann entfallen, wenn der Anordnung lediglich eine zahlungsbegründende Unterlage beigefügt ist und auf dieser die erforderlichen Feststellungsvermerke vorgenommen wurden. In der Kassenanordnung ist auf die Feststellungsvermerke in den Anlagen zu verweisen. Die Verantwortung für die Richtigkeit der in der Kassenanordnung enthaltenen Angaben trägt in diesem Fall allein der Anordnungsbefugte.

2.3.3 Zur Ausführung des Beitragsbeschlusses erteilt der Vorsitzende die erforderlichen Kassenanordnungen auf der Grundlage der dem Haushaltsplan beigefügten Beitragsübersicht. Vor Durchführung der ersten Hebung stellt die Flurbereinigungsbehörde der Kasse die erforderlichen Bestandsdaten, z.B. Eigentümer, Fläche, Wert, zur Einrichtung der Hebedatei zur Verfügung.

Veränderungen in den Bestandsdaten der Hebedatei darf die Kasse nur vornehmen, wenn dies durch Grundbuchauszug oder andere amtliche Vorgänge, z. B. eine Verhandlung nach § 52 FlurbG, belegt wird.

Die Flurbereinigungsbehörde gibt der Kasse Mitteilungen, die sie im Verlauf des Verfahrens vom Grundbuchamt erhält, zur Kenntnis, sofern diese Angaben enthalten, die für die Kasse von Bedeutung sind. Nach Abgabe der Unterlagen zur Berichtigung des Liegenschaftskatasters kann sich die Kasse auf Wunsch durch Mitteilungen des Katasteramtes über Veränderungen unterrichten lassen, soweit im Automatisierten Liegenschaftsbuch (ALB) an den betreffenden Flurstücken die Teilnehmergemeinschaft als ausführende Stelle nachgewiesen ist. Die entsprechende Kennung wird von der Flurbereinigungsbehörde mit der Abgabe der Unterlagen zur Berichtigung des Liegenschaftskatasters in den Fortführungsbelegen für das ALB angebracht.

Beitragsbescheide werden von der Kasse erstellt und vom Vorsitzenden unterzeichnet. Bei Herstellung der Bescheide mit Hilfe der Datenverarbeitung kann auf die Unterzeichnung verzichtet werden.

Beträgt die auf den einzelnen Teilnehmer entfallende Vorschusspflicht weniger als 10 DM je Hebung, ist von der Anforderung abzusehen. Die Heranziehung erfolgt bei diesen Teilnehmern erst, wenn sich in der Summe mehrerer Jahre ein Betrag von mindestens 10 DM ergibt, spätestens jedoch bei der Festsetzung der endgültigen Beiträge.

Nach Unanfechtbarkeit des Flurbereinigungsplanes errechnet die Kasse die endgültige Höhe der auf die einzelnen Teilnehmer entfallenden Beiträge und erstellt die entsprechenden Bescheide. Gezahlte Vorschüsse sind mit der Beitragsschuld zu verrechnen.

2.3.4 Die Kasse ist an den Giroverkehr eines Kreditinstitutes anzuschließen. Mit Einwilligung der Flurbereinigungsbehörde kann die Kasse auch an den Verkehr mit mehreren Kreditinstituten angeschlossen werden, wenn dafür ein erhebliches dienstliches Interesse besteht oder dies aus wirtschaftlichen Gründen geboten ist.

Konten dürfen nur bei Kreditinstituten öffentlich-rechtlicher Körperschaften und bei sonstigen Kreditinstituten eingerichtet werden, die einem Einlagensicherungsfonds angeschlossen sind. Die von der Kasse auszustellenden Schecks und Überweisungsaufträge müssen von zwei hierzu berechtigten Personen unterschrieben werden.

Abweichend von den haushaltsrechtlichen Bestimmungen des Landes ist es zulässig, wenn eine dieser Personen bereits mit der Buchung befasst war. Wer Kassenanordnungen erteilt hat, darf jedoch nicht bei Zahlungen beteiligt sein.

2.3.5 Der Zahlungsverkehr ist grundsätzlich bargeldlos (unbar) abzuwickeln. Ausnahmsweise darf die Kasse in Fällen, in denen die unbare Zahlung nach der Verkehrssitte nicht üblichist, bare Zahlungen gegen schriftliche Quittung des Empfängers leisten. Bei Lohnlisten genügt die Unterschrift des Lohnempfängers. Die Kasse ist verpflichtet, über eingezahlte Beträge Quittung zu leisten. Bei wiederkehrenden Leistungen (Beiträge) soll den Zahlungspflichtigen die Teilnahme am Lastschrifteinzugsverkehr empfohlen werden.

2.3.6 Die Kasse ist berechtigt, Forderungen der Teilnehmer an die Teilnehmergemeinschaft gegen Zahlungsverpflichtungen gegenüber der Teilnehmergemeinschaft unter den Voraussetzungen des § 54 FlurbG und der §§ 387 ff BGB aufzurechnen. Forderungen und Gegenforderungen sind in Einnahme und Ausgabe nachzuweisen.

2.3.7 Zahlungspflichtigen ist mit der Aufforderung zur Zahlung eine angemessene Frist zu setzen. Nach ihrem Ablauf hat die Kasse die Säumigen alsbald mit neuer Frist mit dem Hinweis zu mahnen, dass bei Nichtzahlung innerhalb der Frist die Beträge durch die Flurbereinigungsbehörde zwangsweise beigetrieben werden. Nach Fristablauf sind die Säumigen unverzüglich von der Kasse der Flurbereinigungsbehörde mitzuteilen.

Die Kleinbetragsregelung (Anlage zur VV Nr. 2.6 zu § 59 LHO) ist zu beachten. Die Kosten der Mahnung sind Ausführungskosten nach § 105 FlurbG und fallen als solche der Teilnehmergemeinschaft zur Last. Es besteht keine Rechtsgrundlage, diese Kosten den säumigen Zahlungspflichtigen aufzuerlegen. Gleiches gilt für Verzugszinsen, Säumniszuschläge oder Ähnliches. Um finanzielle Nachteile für die Teilnehmergemeinschaft zu vermeiden, ist deshalb darauf zu achten, dass das Mahn- und Vollstreckungsverfahren zügig durchgeführt wird.

2.3.8 Für die Vollstreckung von Forderungen der Teilnehmergemeinschaft ist nach § 136 Abs. 1 Satz 2 FlurbG das Verwaltungsvollstreckungsgesetz des Landes Brandenburg (VwVG BB) anzuwenden.

Die Kosten des Vollstreckungsverfahrens können in diesem Fall nach § 11 Abs. 1 VwVG BB ohne besonderen Leistungsbescheid mit der Hauptforderung beigetrieben werden. Kosten, die der Flurbereinigungsbehörde durch die Anordnung der Vollstreckung entstehen, sind nach § 107 Abs. 2 FlurbG von der Flurbereinigungsbehörde durch besonderen Verwaltungsakt gegenüber dem Vollstreckungsschuldner festzusetzen und durch die Landeskasse einzuziehen. Die Höhe der Kosten ist unter entsprechender Anwendung des Gerichtskostengesetzes zu ermitteln. Dabei ist es als ausreichend anzusehen, wenn die Kosten des Zeitaufwandes und der Auslagen geringeren Umfanges schätzungsweise ermittelt werden. Für die evtl. Vollstreckung der Kostenschuld gilt nach § 136 FlurbG das Verwaltungsvollstreckungsgesetz (VwVG).

Im Übrigen ist die Erstattung der Zuwendung sowie deren Verzinsung nach Nr. 8 der Anlage 2 zur VV Nr. 5.1 zu § 44 LHO (ANBest-P) zu beachten.

2.4 Buchführung

2.4.1 Die Buchführung hat insbesondere den Zweck, durch die Aufzeichnung der Zahlungen und der sonstigen kassenmäßigen Vorgänge:

• Unterlagen für den Nachweis der bestimmungsgemäßen und zeitnahen Verwendung der Zuwendung zu gewinnen,
• Unterlagen für den Nachweis aller sonstigen, nicht mit Zuwendungszwecken zusammenhängenden Zahlungsvorgänge zu liefern - zeitnahe Angaben über die Ausführung des Haushaltsplanes zu liefern
• Grundlagen für die Rechnungslegung und den Kassenabschluss zu schaffen.

2.4.2 Die Buchführung kann sich nach den Grundsätzen der kameralistischen oder der kaufmännischen doppelten Buchführung richten. Buchungen sind die Eintragungen von Beträgen und erläuternden Angaben in die Bücher. Die Zahlungen sind nach der Zeitfolge und in sachlicher Ordnung zu buchen; diese richtet sich nach der im Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung. Die Verbindung dieser Buchungen untereinander und zum Beleg muss erkennbar sein.

2.4.3 Für die Buchungen nach der Zeitfolge werden als Zeitbücher geführt:

• das Hauptzeitbuch
• die Vorbücher zum Hauptzeitbuch
• das Tages- bzw. Abschlussbuch

Für die Buchungen nach sachlicher Ordnung:

• das Maßnahme-Sachbuch

Mit dem Hauptzeitbuch wird als Hilfsbuch geführt:

• das Schalterbuch

Das Kontogegenbuch wird vereinigt mit dem Hauptzeitbuch geführt.

2.4.4 Alle Einnahmen und Ausgaben sind in zeitlicher Reihenfolge im Hauptzeitbuch zu führen.  Anlage 8

Die Buchungen der Forderungen und Verpflichtungen erfolgen als Sollbuchungen. Bei der Sollbuchung sind mindestens einzutragen

• die laufende Nummer
• die Buchungsstelle
• der Buchungstag
• der Betrag
• der Zahlungspflichtige bzw. -empfänger
• der Zahlungsgrund
• Fälligkeitstag
• der Zahlungsweg (z. B. Bankverbindung)
• ggf. ein Hinweis auf das Vorbuch

Zum Nachweis des Bestandes und der Änderungen in den Konten bei den Kreditinstituten sowie zur Kontrolle der über das Konto abgewickelten Zahlungen, sind zu jeder Sollbuchung die Einzahlungen und Auszahlungen als Istbuchung gegenzubuchen. Bei der Istbuchung sind mindestens einzutragen:

• der Betrag
• die Nummer oder der Tag des Kontoauszuges oder der Buchungstag
• ggf. ein Hinweis auf das Vorbuch.

2.4.5 Für wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben können Vorbücher zum Hauptzeitbuch geführt werden, die nach Zahlungspflichtigen oder Empfangsberechtigten und Zahlungsgrund (Personenkonten) zu gliedern sind.

Daneben können Vorbücher nach Objekten (Objektkonten) geführt werden. Für einmalige Einnahmen und Ausgaben können Vorbücher geführt werden, wenn Beträge in Teilbeträgen erhoben oder geleistet werden oder wenn es aus anderen Gründen zweckmäßig ist. In das Personen- oder Objektkonto sind bei der Sollstellung mindestens einzutragen:

• die Ordnungsnummer des Zahlungspflichtigen oder des Empfangsberechtigten oder des Objektes
• die Buchungsstelle
• der Betrag
• der Fälligkeitstag

Bei der Istbuchung sind mindestens einzutragen:

• der Betrag
• die Nummer oder der Tag des Kontoauszuges oder der Buchungstag
• der Unterschiedsbetrag zwischen Soll- und Istbetrag

Die Zahlungen aus den Vorbüchern sind vor dem Tagesabschluss in Summen zusammengefasst für jede Buchungsstelle in das Hauptzeitbuch zu übernehmen. Am Schluss des Haushaltsjahres sind die verbliebenen Kassenreste in das folgende Haushaltsjahr zu übertragen und einzeln in Offene-Posten-Listen nachzuweisen. Die Vorbücher können für mehrere Haushaltsjahre geführt werden.

2.4.6 Zur Darstellung des Tagesabschlusses und des Kassenabschlusses ist ein Abschlussbuch zu führen. Das Abschlussbuch dient der Ermittlung und Darstellung der Soll- und Istbestände des Hauptzeitbuches der Ermittlung und Darstellung der Unterschiedsbeträge aus diesen Beständen.

2.4.7 Zum Nachweis der Einnahmen und Ausgaben nach der im Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung ist ein Maßnahme-Sachbuch, getrennt nach Buchungsstellen, zu führen.  Anlage 9

Das Maßnahme-Sachbuch hat außerdem die Aufgabe, die Vorgänge bei jeder Buchungsstelle einzelnen darzustellen und damit die Grundlage für den Nachweis der Verwendung von Zuwendungen zu schaffen. Das Maßnahme-Sachbuch ist monatlich aufzurechnen. Die Summen müssen mit der Anlage zum Verwendungsnachweis übereinstimmen. In das Maßnahme-Sachbuch sind die Istbuchungen einzutragen, und zwar mindestens folgende Angaben:

• die laufende Nummer des Hauptzeitbuches
• die Buchungsstelle
• der Buchungstag
• der Betrag
• der Zahlungsempfänger bzw. -pflichtige
• der Zahlungsgrund

2.4.8 Für bare Zahlungen ist ein Schalterbuch in einfacher Form zu führen, in das die Beträge der angenommenen und ausgegebenen Zahlungsmittel einzutragen sind. Barauszahlungen sollen grundsätzlich unterbleiben. Bareinzahlungen sind umgehend auf das bei dem Kreditinstitut geführte Konto einzuzahlen.

2.4.9 Die Zahlungen werden in den Zeit- und Sachbüchern in einem Arbeitsgang gebucht. Zur Vereinfachung des Buchungsverfahrens dürfen Zahlungen in Zusammenstellungen erfasst und in Gesamtbeträgen gebucht werden. Bei Absetzungsbuchungen sind die Beträge durch ein Minuszeichen zu kennzeichnen. Buchungen dürfen nur in der Weise berichtigt werden, dass der Betrag abgesetzt und neu gebucht oder dass der Unterschiedsbetrag durch eine neue Buchung zu- oder abgesetzt wird; bei der ursprünglichen Buchung und bei der Berichtigungsbuchung sind gegenseitige Hinweise anzubringen. Bei den Buchungen im Hauptzeitbuch muss die Reihenfolge der Buchungen lückenlos sein.

2.4.10 Nach den haushaltsrechtlichen Bestimmungen des Landes ist es erforderlich, dass sämtliche Buchungen von zwei Personen ausgeführt werden. Wer Kassenanordnungen erteilt hat, darf jedoch nicht bei Buchungen beteiligt sein.

2.4.11 Buchungstag ist bei Sollbuchungen der Tag der Erfassung bei Istbuchungen der Tag der Wertstellung. Die Buchungen zu einer Verrechnung sind am selben Tage vorzunehmen.

2.4.12 Alle Buchungen sind zu belegen.

3. Abschlüsse und Rechnungslegung

3.1 Arten und Zweck der Abschlüsse

Von der Kasse sind nach Maßgabe der nachfolgenden Regelungen Tages- und Jahresabschlüsse zu erstellen.

Die Abschlüsse dienen der Kontrolle der Buchführung sowie der Gelddisposition und der Übersicht über den Stand der Ausführung des Haushaltsplanes. Insbesondere ist es Zweck

• des Tagesabschlusses, festzustellen, ob der Kassenbestand des Hauptzeitbuches mit den Beständen der bei den Kreditinstituten geführten Konten übereinstimmen
• des Jahresabschlusses, die Rechnungslegungsergebnisse zu ermitteln und die Grundlage für die Haushaltsrechnung zu schaffen und die Unterlagen für den Nachweis der Verwendung der Zuwendungen, der sonstigen Kassengeschäfte und den Abschluss des Hauptzeitbuches zu gewinnen.

3.2 Tagesabschluss

3.2.1 Ein Tagesabschluss ist bei Bedarf (abhängig vom Geschäftsanfall) zu erstellen. Hierzu sind der Sollbestand und der Istbestand zu ermitteln.

3.2.2 Zur Ermittlung des Sollbestandes sind im Hauptzeitbuch die Summen der Einnahmen und Ausgaben zu bilden und in das Abschlussbuch zu übernehmen. Der Kassensollbestand ergibt sich aus dem Unterschiedsbetrag zwischen den Einnahmen und den Ausgaben des laufenden Haushaltsjahres unter Berücksichtigung des Bestandes des Vorjahres.

3.2.3 Zur Ermittlung des Istbestandes sind im Hauptzeitbuch die Summen der Einzahlungen und Auszahlungen zu bilden und in das Abschlussbuch zu übernehmen. Der Kassenistbestand ergibt sich aus dem Unterschiedsbetrag zwischen den Einzahlungen und Auszahlungen des laufenden Haushaltsjahres unter Berücksichtigung des Bestandes des Vorjahres.

3.2.4 Der Kassensoll- und Kassenistbestand sind gegenüberzustellen. Der Unterschiedsbetrag weist die noch nicht über das Kreditinstitut abgewickelten Zahlungen nach.

3.2.5 Der Kassenistbestand ist mit den Beständen der bei den Kreditinstituten geführten Konten abzustimmen. Besteht keine Übereinstimmung, sind unverzüglich Maßnahmen zur Aufklärung einzuleiten.

3.2.6 Am Ende des Haushaltsjahres ist der Unterschiedsbetrag zwischen Kassensoll- und Kassenistbestand (Kassenrest) in das folgende Haushaltsjahr zu übertragen und einzeln nachzuweisen.

3.2.7 Die Richtigkeit des Tagesabschlusses ist im Abschlussbuch vom zuständigen Bearbeiter durch Unterschrift zu bescheinigen.

3.3 Jahresabschluss

3.3.1 Die Kasse hat ihre Bücher jährlich zum 31.12. abzuschließen. Nach dem Abschluss dürfen Einnahmen und Ausgaben nicht mehr für den abgelaufenen Zeitraum gebucht werden.

3.3.2 Der Jahresabschluss stellt den vollständigen Kassenverlauf eines Haushaltsjahres dar.

3.3.3 Für den Jahresabschluss sind außer den im Tagesabschluss aufgeführten Beständen und Unterschiedsbeträgen

• die Summe der Soll- und Isteinnahmen,
• die Summe der Soll- und Istausgaben,
• die Bestände der bei den Kreditinstituten geführten Konten,
• die Kassenreste des Hauptzeitbuches und
• die Kassenreste der Vorbücher zum Hauptzeitbuch

darzustellen bzw. nachzuweisen.

3.3.4 Die Richtigkeit des Kassenabschlusses ist vom zuständigen Bearbeiter durch Unterschrift zu bescheinigen.

3.3.5 In die Bücher des folgenden Jahres sind zu übertragen

• der Soll- und der Istbestand aus dem Hauptzeitbuch
• die Kassenreste aus dem Hauptzeitbuch
• die Kassenreste aus den Vorbüchern zum Hauptzeitbuch

3.4 Umfang und Zweck der Rechnungslegung

Die Kasse hat für jedes Haushaltsjahr durch die abgeschlossenen Bücher Rechnung zu legen.

Die Rechnungslegung hat den Zweck, alle Einnahmen und Ausgaben für die Haushaltsrechnung und die Rechnungsprüfung darzustellen. Sie umfasst die Einzelrechnungslegung, Gesamtrechnungslegung und sonstige Rechungsunterlagen.

3.5 Einzelrechnung

3.5.1 Bei der Einzelrechnungslegung werden die Einnahmen und Ausgaben durch die abgeschlossenen Rechnungslegungsbücher und die dazugehörenden Rechnungsbelege im Einzelnen nachgewiesen.

Mit der Einzelrechnung ist der Nachweis zu verbinden über

• die Kassenreste des Hauptzeitbuches
• die Kassenreste der Vorbücher zum Hauptzeitbuch.

3.5.2 Rechnungslegungsbücher für die Einzelrechnung sind das/die

• Maßnahmesachbuch
• Hauptzeitbuch
• Vorbücher zum Hauptzeitbuch
• Abschlussbuch

3.6 Gesamtrechnung

3.6.1 Bei der Gesamtrechnungslegung werden auf der Grundlage der abgeschlossenen Bücher, die Einnahmen und Ausgaben in Gesamtbeträgen dargestellt.  Anlage 10

3.6.2 Die Gesamtrechnung ist so anzufertigen, dass sie zugleich als Entwurf für die vom Vorstand aufzustellende Rechnung nach § 109 Abs. 1 LHO verwendet werden kann.

3.7 Sonstige Rechnungsunterlagen

Die Einzel- und Gesamtrechnung werden durch die sonstigen Rechnungslegungsunterlagen ergänzt. Als sonstige Rechnungsunterlagen sind zu führen

• die Haushaltsüberwachungsliste
• bei Maßnahmen, für die Zuwendungen gewährt wurden, eine Kopie des Finanzierungsantrages und Zuwendungsbescheides
• bei Baumaßnahmen Mengen- und Kostenzusammenstellungen

3.8 Rechnung nach § 109 Abs. 1 LHO

3.8.1 Auf der Grundlage der abgeschlossenen Bücher und der Rechnungslegungsergebnisse stellt der Vorstand der Teilnehmergemeinschaft für jedes Jahr die Haushaltsrechnung nach § 109 Abs. 1 LHO auf.

3.8.2 Die Rechnung nach § 109 Abs. 1 LHO besteht aus

• einer Gegenüberstellung der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben mit den Ansätzen des Haushaltsplanes unter Berücksichtigung der Haushaltsreste (Haushaltsrechnung);
• einer Gegenüberstellung der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben mit den nach den Zuwendungsbescheiden vorgesehenen Beträgen (Verwendungsnachweis -zahlenmäßiger Nachweis-), sofern für eine Maßnahme Zuwendungen gewährt wurden;
• dem kassenmäßigen Abschluss und dem Nachweis des Kassenbestandes (Kassenmäßiger Abschluss).

Der Nachweis über Vermögen und Schulden wird in vereinfachter Form geführt. Auf die Erstellung eines Haushaltsabschlusses nach § 83 LHO kann verzichtet werden.

3.9 Prüfung und Entlastung

3.9.1 Als zuständige Stelle für die Prüfung der Rechnung bestimme ich im Einvernehmen mit MdF und LRH nach § 105 Abs. 2 LHO die Flurbereinigungsbehörde.

3.9.2 Die Rechnungsunterlagen sind der Flurbereinigungsbehörde, unbeschadet anderer Prüfungszeitpunkte, unmittelbar nach Jahresabschluss, spätestens bis zum 1. 3. vorzulegen.

Dazu gehören mindestens:

• Hauptzeitbuch
• Maßnahme-Sachbuch
• Abschlussbuch
• Gesamtrechnung
• Kontoauszug

3.9.3 Die Flurbereinigungsbehörde hat die Rechnungen bis zum 1. 4. zu prüfen. Wenn die Prüfung keine Beanstandungen ergeben hat, bzw. die Beanstandungen ausgeräumt sind, wird der Teilnehmergemeinschaft Entlastung erteilt. Die Entlastung erteilt die Flurbereinigungsbehörde.

3.9.4 Beanstandungen und Entlastung werden dem Vorsitzenden der Teilnehmergemeinschaft schriftlich bekanntgegeben.

3.10 Information der Beteiligten, Akteneinsicht

3.10.1 Die Beteiligten am Flurbereinigungsverfahren sind über die Haushaltslage und Rechnungslegungsergebnisse auf geeignete Weise, z.B. auf Teilnehmerversammlungen zu informieren.

3.10.2 Den Beteiligten ist auf Verlangen Einsicht in die Haushalts- und Rechnungslegungsunterlagen im Rahmen der §§ 29, 30 VwVfG zu gestatten. Ihnen sind auf Antrag Abschriften im Rahmen des § 133 FlurbG zu fertigen.

3.11 Aufbewahrung der Unterlagen

Bücher und Belege sind von der Teilnehmergemeinschaft mindestens bis zum Abschluss des Flurbereinigungsverfahrens aufzubewahren. Ansonsten gelten die AufbewBest. (Anlage zu VV Nr. 21.1 zu § 71 LHO)

3.12 Abschluss des Flurbereinigungsverfahrens

3.12.1 Vor Abschluss des Flurbereinigungsverfahrens haben Kasse bzw. Vorstand

• einen Abschluss entsprechend dem Jahresabschluss zu fertigen,
• eine Einzel- und Gesamtrechnungslegung durchzuführen sowie
• eine Haushaltsrechnung aufzustellen und
• die Unterlagen wie beim Jahresabschluss der Flurbereinigungsbehörde vorzulegen.

3.12.2 Die Flurbereinigungsbehörde prüft die Unterlagen und verfährt im Übrigen nach Nr. 3.9.3 und 3.9.4.

3.12.3 Falls die Teilnehmergemeinschaft erlischt, ist die Kasse aufzulösen. Über die Verwendung verbleibender Überschüsse beschließt der Vorstand. Der Beschluss bedarf der Zustimmung der Flurbereinigungsbehörde. Sämtliche Bücher und Belege sind der Flurbereinigungsbehörde zur Aufbewahrung zu übergeben.

4. Verwaltung von Flächen und Treuhandgeschäfte

4.1 Verwaltung von Flächen

4.1.1 Im Rahmen ihrer Aufgaben nach § 18 Abs. 1 FlurbG obliegt der Teilnehmergemeinschaft auch die Verwaltung von Flächen. Dies kommt insbesondere für Flächen in Betracht, die durch ungezielten Landabfindungsverzicht freigesetzt werden und bis zur Verwertung durch den Flurbereinigungsplan bzw. bis zu einer anderen Entscheidung der Flurbereinigungsbehörde (z. B. nach § 36 FlurbG) bewirtschaftet werden müssen.

Die Aufwendungen für die Verwaltung dieser Flächen einschließlich der zu zahlenden Steuern, Abgaben usw. fallen der Teilnehmergemeinschaft als Ausführungskosten zur Last. Einnahmen z. B. aus der Verpachtung der Flächen stehen der Teilnehmergemeinschaft zu.

4.1.2 Daneben kann der Teilnehmergemeinschaft die Verwaltung von Grundstücken durch besondere Vereinbarung übertragen werden. Dies kommt insbesondere für Flächen in Betracht, die durch gezielten Landabfindungsverzicht für öffentliche Anlagen freigesetzt werden und für die der im Flurbereinigungsplan vorgesehene Empfänger der Flächen noch keine Verwendung hat.

Die Vereinbarung bedarf der Zustimmung der Flurbereinigungsbehörde. Die Aufwendungen der Teilnehmergemeinschaft für die Verwaltung dieser Flächen sind unter sinngemäßer Anwendung des Gebührengesetzes für das Land Brandenburg (GebGBbg) (in der jeweils gültigen Fassung) nach dem Kostendeckungsprinzip zu ermitteln und dem Auftraggeber nach Abzug etwaiger Einnahmen, z. B. aus der Verpachtung der Flächen, in voller Höhe aufzuerlegen.

4.1.3 Als Nachweis und Übersicht über die von der Teilnehmergemeinschaft verwalteten Flächen wird vom Vorsitzenden ein Grundstücksverzeichnis geführt. Das Verzeichnis untergliedert sich nach den verschiedenen Zwecken, für die die Flächen bereitgestellt werden sollen.

4.1.4 Der Geldverkehr in der Flächenverwaltung ist getrennt von den anderen Zahlungen der Teilnehmergemeinschaft unter der Maßnahmengruppe 8 im Haushaltsplan zu veranschlagen, zu buchen und in der Jahresrechnung nachzuweisen. Besondere Konten müssen nicht eingerichtet werden.

Die Zahlungen sind den jeweiligen Flächen nach der Gliederung des Grundstücksverzeichnisses zuzuordnen und nach Maßnahmen zusammenzufassen. Unter diesen Maßnahmen sind auch die von der Flurbereinigungsbehörde für das Vorhaben festgesetzten Zahlungen (z. B. nach § 53 FlurbG) und die von der Teilnehmergemeinschaft zur Finanzierung aufgenommenen Darlehen, einschl. der hierfür zu entrichtenden Zinsen, darzustellen bzw. zu buchen. Nach Abschluss des Vorhabens ist die Maßnahme in der Gruppe 8 abzuschließen und der Gewinn, bzw. Verlust in die nach dem Finanzierungsplan dafür vorgesehene Maßnahme der Gruppe 0 bis 7 zu übertragen.

4.2 Treuhandgeschäfte

4.2.1 Wenn es dem Zweck der Flurbereinigung dient, können der Teilnehmergemeinschaft Geldbeträge, die zu einem späteren Zeitpunkt zur Auszahlung an Dritte bestimmt sind, zu treuen Händen übereignet werden.

4.2.2 Das Treuhandverhältnis ist durch schriftlichen Vertrag zwischen Treugeber und Teilnehmergemeinschaft (Treuhänder) zu begründen und bedarf der Zustimmung der Flurbereinigungsbehörde.

4.2.3 Die Teilnehmergemeinschaft übt das Verwaltungs- und Verfügungsrecht über das Treuhandvermögen zum Zweck seiner bestimmungsgemäßen Verwendung aus. Ihre Maßnahmen bedürfen der Zustimmung der Flurbereinigungsbehörde.

4.2.4 Der Geldverkehr in Treuhandgeschäften ist getrennt von den anderen Zahlungen der Teilnehmergemeinschaft unter Maßnahmengruppe 9 im Haushaltsplan zu veranschlagen, zu buchen und in der Jahresrechnung nachzuweisen. Besondere Konten müssen nicht eingerichtet werden. Die einzelnen Vorgänge sind entsprechend der Vorgabe der Flurbereinigungsbehörde nach Maßnahmen zusammenzufassen.

4.2.5 Die Aufwendungen der Teilnehmergemeinschaft für Treuhandgeschäfte sind unter sinngemäßer Anwendung des GebGBbg (in der jeweils gültigen Fassung) nach dem Kostendeckungsprinzip zu ermitteln und dem Treugeber nach Abzug etwaiger Einnahmen, z. B. aus der Anlage der Gelder, in voller Höhe aufzuerlegen bzw. aus dem Treuhandvermögen zu decken.

4.2.6 Nach Beendigung des Treuhandgeschäftes ist die Maßnnahme abzuschließen. Überschüsse oder Fehlbeträge sollen sich nicht ergeben.

5. Verband für Landentwicklung und Flurneuordnung

5.1 Grundsätze

5.1.1 Teilnehmergemeinschaften können sich nach § 26 a FlurbG zu einem Verband zusammenschließen, um die ihnen nach § 18 FlurbG obliegenden Aufgaben gemeinsam durchzuführen. Dies gilt insbesondere für die Wahrnehmung der Aufgaben im Bereich des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens. Art und Umfang der auf den Verband zu übertragenden Aufgaben sind in der Satzung zu bestimmen.

5.1.2 Der Verband tritt nach Maßgabe seiner Satzung an die Stelle der einzelnen Teilnehmergemeinschaften. Bei den Teilnehmergemeinschaften, die sich einem Verband angeschlossen haben, dem nach der Satzung das Recht übertragen wurde, die Teilnehmer zu Beiträgen heranzuziehen, wird die

• Kassen- und Buchführung

mit voller Verantwortung vom Verband wahrgenommen. Im Interesse einer wirtschaftlichen Aufgabenerledigung sollen die Teilnehmergemeinschaften dem Verband Verwaltungstätigkeiten in den Bereichen

• Haushaltsführung
• Rechnungslegung
• Verwaltung von Flächen und Treuhandgeschäften übertragen.

5.1.3 Der Verband hat bei der Erfüllung der Aufgaben der Teilnehmergemeinschaften sowie bei der Wahrnehmung seiner eigenen Aufgaben die Nrn. 1 bis 4 dieser Richtlinien anzuwenden, soweit nicht nachfolgend etwas abweichendes geregelt ist.

5.2 Geschäftsführung

5.2.1 Geschäftsführendes Organ des Verbandes ist der Vorstand. Der Vorsitzende führt die Vorstandsbeschlüsse aus und vertritt den Verband nach außen.

5.2.2 Zur Unterstützung des Vorstandes und des Vorsitzenden und um zu gewährleisten, dass für die vom Verband zu erledigenden Aufgaben ausreichend und fachlich qualifiziertes Personal zur Verfügung steht, richtet der Verband eine Geschäftsstelle ein.

5.2.3 Der Geschäftsstelle können

• aus dem Aufgabenkreis des Vorsitzenden die Erledigung der inneren Angelegenheiten (z. B. Ausübung der Anordnungsbefugnis) und die Vertretung des Verbandes nach außen (z. B. Abschluss von Verträgen)
• aus dem Aufgabenkreis des Vorstandes die Vorbereitung der Beschlüsse des Vorstandes und der Mitgliederversammlung übertragen werden.

In diesem Fall ist durch Geschäftsverteilungsplan die Aufgabenverteilung festzulegen. Dabei ist darauf zu achten, dass die Kassensicherheit gewährleistet ist und mögliche Interessenkonflikte vermieden werden.  Anlage 11

Der innere Dienstbetrieb wird durch eine Geschäftsordnung regelt.

5.3 Haushaltsführung für Teilnehmergemeinschaften

5.3.1 Als Verwaltungsaufgaben, die von der Teilnehmergemeinschaft auf den Verband übertragen werden sollen, kommen insbesondere in Betracht:

• Aufstellung des Haushaltsplanentwurfes
• Vorbereitung des Beitragsbeschlusses
• Ausübung der Anordnungs- und Feststellungsbefugnis
• Führung der Haushaltsüberwachungsliste
• Planung über die Zahlungsfähigkeit
• Aufnahme von Darlehen
• Beantragung und Abrechnung öffentlicher Förderungsmittel
• Ausübung der personalrechtlichen Befugnisse.

5.3.2 Für jede angeschlossene Teilnehmergemeinschaft ist ein eigener Haushaltsplan aufzustellen.

5.3.3 Der Verband kann für den Darlehensbedarf der Teilnehmergemeinschaften, wie er sich aus den Haushaltsplänen ergibt, gebündelt Angebote einholen. Dabei ist gegenüber dem Kreditinstitut zu erklären, dass der Verband im Namen seiner Mitglieder handelt, die Darlehensnehmer werden. Der Verband übernimmt die Verwaltung der gebündelt aufgenommenen Darlehen. Er darf keine Bankgeschäfte im Sinne von § 1 Kreditwesengesetz ausüben.

5.3.4 Der Verband hat den Vorständen der Teilnehmergemeinschaften auf Verlangen Auskunft über die von ihm veranlassten Maßnahmen und den Finanzierungsstand des Verfahrens zu erteilen sowie Abschriften der Abschlüsse und anderer Zusammenstellungen zu erstellen.

5.3.5 Bei der Einstellung und Beschäftigung von Personal soll der Verband die Teilnehmergemeinschaften durch folgende Leistungen unterstützen

• Auswahl geeigneter Personen, Einstellungsvorschläge und Vorbereitung der Arbeitsverträge
• Einsatzplanung für das Personal in Abstimmung mit der Flurbereinigungsbehörde
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

5.4 Haushaltsführung des Verbandes

5.4.1 Der Haushaltsplan des Verbandes ist in Anlehnung an die Verwaltungsvorschriften zur Haushaltssystematik des Landes Brandenburg (VVHS) zu gliedern.

5.4.2 Der Haushaltsplan wird vom Vorstand aufgestellt und beschlossen, sofern diese Aufgabe nicht laut Satzung der Mitgliederversammlung obliegt.

5.4.3 Mit der Feststellung des Haushaltsplanes sind die Beiträge nach § 26b Abs. 2 FlurbG festzusetzen. Die Höhe der Beiträge richtet sich nach dem Finanzbedarf der sich nach der Gegenüberstellung der Ausgaben und sonstigen Einnahmen im Haushaltsplan ergibt. Bei der Festlegung des Beitragsmaßstabes ist der Umfang der Leistungen, die für die einzelnen Teilnehmergemeinschaften erbracht werden, angemessen zu berücksichtigen. Die von den Teilnehmergemeinschaften zu entrichtenden Beiträge werden den Vorsitzenden der Teilnehmergemeinschaften schriftlich mitgeteilt. Der Heranziehungsbescheid ist ein Verwaltungsakt.

Jedes Mitglied hat bei seinem Beitritt zum Verband einen Vorausbeitrag zu entrichten, der bei Beendigung der Mitgliedschaft mit ausstehenden Umlagen oder solchen Ausführungskosten verrechnet wird, die der Verband im Interesse des Mitgliedes getilgt hat (§ 267 BGB). Über die Höhe des Vorausbeitrages beschließt die Mitgliederversammlung (§ 16 Abs. 1 Satzung des Verbandes).

5.4.4 Personal des Verbandes kann unbefristet eingestellt werden.

5.5 Kassen- und Buchführung

5.5.1 Die Kasse ist Teil der Geschäftsstelle des Verbandes.

5.5.2 Die Kassen und Bücher der angeschlossenen Teilnehmergemeinschaften sind so zu führen, dass eine Vermischung ausgeschlossen und die Bestände der einzelnen Teilnehmergemeinschaften jederzeit dargestellt werden können.

5.5.3 Für jede Teilnehmergemeinschaft ist ein separates Konto zu führen. Zwischen den Konten der Teilnehmergemeinschaften soll ein Verbund hergestellt werden, um Überziehungen des Kontobestandes und die damit verbundenen Sollzinsen zu verringern und Guthaben zinsgünstig verwalten zu können.

5.5.4 Zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs des Verbandes wird ebenfalls eine Kasse (Verbandskasse) eingerichtet.

5.5.5 Für die Buchungen der Verbandskasse werden folgende Bücher geführt:

Als Zeitbücher

• das Hauptzeitbuch
• das Tages- bzw. Abschlussbuch

Für die Buchungen nach sachlicher Ordnung

• das Titelbuch.

5.6 Rechnungslegung

Als Verwaltungsaufgaben, die von der Teilnehmergemeinschaft auf den Verband übertragen werden sollen, kommen insbesondere in Betracht:

• Aufstellung des Entwurfs der Haushaltsrechnung
• Aufbewahrung der Bücher und Belege

5.7 Verwaltung von Flächen und Treuhandgeschäfte

Als Verwaltungsaufgaben, die von der Teilnehmergemeinschaft auf den Verband übertragen werden sollen, kommen insbesondere in Betracht:

• Auswahl von Pächtern, für Flächen deren Bewirtschaftung von der Teilnehmergemeinschaft zu regeln ist;
• Abschluss der Pachtverträge;
• Einhaltung der Bewirtschaftungsbeschränkungen verpachteter Flächen überwachen;
• Pachtzins errechnen und anfordern;
• Steuern und Abgaben leisten;
• Aufwendungen der Teilnehmergemeinschaft und des Verbandes für die Flächenverwaltung ermitteln und die Kosten vom Schuldner erheben;
• Grundstücksverzeichnis führen;
• Verträge mit Kreditinstituten über die zinsbringende Anlage von Treuhandgeldern abschließen;
• Aufwendungen der Teilnehmergemeinschaft und des Verbandes für die Wahrnehmung des Treuhandgeschäftes ermitteln.

5.8 Datenverarbeitung

5.8.1 Der Verband kann im Interesse einer wirtschaftlichen Aufgabenerledigung automatisierte Verfahren einsetzen. Dabei ersetzt der Ausdruck mit VT-Verwaltung die entsprechenden Anlagen dieser Richtlinie.

5.8.2 Für den Bereich des Haushalts- Kassen- und Rechnungswesens gelten außer den Rechtsvorschriften über den Datenschutz und die Datensicherung, die Bestimmungen der Anlage zu § 79 LHO (HKR-ADV-Best.) soweit nicht nachfolgend etwas Abweichendes geregelt ist.

5.8.3 Zuständige Stelle für die in HKR-ADV-Best. vorgesehenen Unterrichtungen und Einwilligungen ist die obere Flurbereinigungsbehörde.

5.8.4 Beim automatisierten Verfahren kann die Datenerfassung für die

• Erstellung eines Entwurfs der Kassenanordnung
• Führung der Haushaltsüberwachungsliste
• Sollbuchung im Hauptzeitbuch
• Erstellung der Überweisung

sowie für die

• Istbuchung im Hauptzeitbuch
• Buchung im Maßnahme-Sachbuch

jeweils in einem Arbeitsvorgang zusammengefasst werden.

5.8.5 Die Freigabe der Zahlung darf nur von einer Person erteilt werden, die nicht angeordnet oder gebucht hat. Dabei ist zu prüfen, ob für alle Zahlungen ordnungsgemäße Kassenanordnungen vorliegen.

6. Aufsicht der Flurbereinigungsbehörde

6.1 Art und Umfang der Aufsicht

6.1.1 Flurbereinigungsbehörde bzw. obere Flurbereinigungsbehörde sollen die Teilnehmergemeinschaft bzw. den Verband bei der Erfüllung ihrer Aufgaben beraten und fördern sowie ihre Entschlusskraft und Selbstverantwortung stärken.

6.1.2 Teilnehmergemeinschaft und Verband handeln bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben nach § 18 FlurbG im eigenen Wirkungskreis.

6.1.3 Die Flurbereinigungsbehörde bzw. obere Flurbereinigungsbehörde hat durch die Aufsicht nach § 17 FlurbG und § 105 ff LHO sicherzustellen, dass die Teilnehmergemeinschaft und der Verband

• ihre nach Gesetz oder sonstigen Verpflichtungen obliegenden Aufgaben erfüllen
• bei ihrer Tätigkeit gesetzmäßig verfährt und im Einklang mit dem Zweck des FlurbG handeln.

Aufsichtsmaßnahmen der Flurbereinigungsbehörde sind Verwaltungsakte gegenüber der Teilnehmergemeinschaft bzw. dem Verband.

Die Flurbereinigungsbehörde bzw. obere Flurbereinigungsbehörde kann ggf. ihre Anordnungen, die sie im Zuge ihrer Aufsichtspflicht trifft, nach § 137 Abs. 2 FlurbG mit Zwangsmitteln durchsetzen.

6.1.4 Sofern die Flurbereinigungsbehörde der Teilnehmergemeinschaft Zuwendungen aus Landesmitteln bewilligt hat, obliegt ihr neben der Aufsicht nach § 17 FlurbG auch die Überwachung und Prüfung der Verwendung auf der Grundlage der zuwendungsrechtlichen Bestimmungen, insbesondere nach dem Zuwendungsbescheid und den Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P).

In diesem Zusammenhang ist insbesondere zu prüfen, ob von der Teilnehmergemeinschaft bei der Ausführung der Maßnahmen wirtschaftlich und sparsam verfahren wird.

6.1.5 Flurbereinigungsbehörde bzw. obere Flurbereinigungsbehörde dürfen wegen der von ihr ausgeübten Aufsichts- und Überwachungsfunktion, zur Vermeidung einer Interessenkollision, der Teilnehmergemeinschaft und dem Verband grundsätzlich keine Verwaltungshilfe leisten.

Ausgenommen davon ist die Mitbenutzung technischer Einrichtungen der Flurbereinigungsbehörde (z.B.Vervielfältigungsanlagen, I u. K -Technik), wenn dies aus Gründen der Wirtschaftlichkeit geboten ist.

In diesem Fall sind der Teilnehmergemeinschaft bzw. dem Verband die Kosten der Verwaltungshilfe aufzuerlegen.

6.2 Zustimmungsvorbehalte

6.2.1 Das FlurbG sieht beim Abschluss von Verträgen und bei Zahlungen der Teilnehmergemeinschaft und des Verbandes grundsätzlich die Zustimmung der Flurbereinigungsbehörde bzw. der oberen Flurbereinigungsbehörde vor.

Welche Maßnahmen im Haushalts- und Kassenwesen davon betroffen sind, ist in den vorstehenden Bestimmungen im Einzelnen ausgeführt.

6.2.2 Von der Möglichkeit, die Teilnehmergemeinschaft und den Verband zum Abschluss von Verträgen geringer Bedeutung allgemein zu ermächtigen, ist aus Gründen der Verfahrensvereinfachung weitestgehend Gebrauch zu machen. Die Flurbereinigungsbehörde bzw. die obere Flurbereinigungsbehörde kann hierfür Wertgrenzen festsetzen oder die Ermächtigung auf Sachbereiche bzw. Aufgabenfelder begrenzen.

Daneben besteht die Möglichkeit, die Zustimmung nach § 17 Abs. 2 FlurbG vorab mit der Genehmigung des Haushaltsplanes auszusprechen, z.B. für solche Geschäfte, die sich im Rahmen des Haushaltsplanes bewegen.

6.2.3 Die Teilnehmergemeinschaft und der Verband sollten außerdem soweit wie möglich ermächtigt werden, Zahlungen zur Erfüllung eingegangener Verpflichtungen ohne Einwilligung der Flurbereinigungsbehörde bzw. der oberen Flurbereinigungsbehörde zu leisten.

6.2.4 Die Flurbereinigungsbehörde bzw. die obere Flurbereinigungsbehörde dürfen auf die Zustimmung im Einzelfall bei folgenden Vorgängen nicht verzichten:

• Genehmigung des Haushaltsplanes,
• Genehmigung des Beitragsbeschlusses,
• Bestellung des Kassenverwalters
• Zahlungen des Kassenverwalters an sich selbst oder an Vorstandsmitglieder,
• Eröffnung von Konten bei mehreren Kreditinstituten,
• Haushaltsrechnung (§ 109 Abs. 2 LHO),

sowie beim Abschluss oder der Änderung folgender Verträge:

• Darlehensverträge, auch wenn die Darlehensaufnahme bereits im Haushaltsplan dargestellt ist,
• Erwerb von Grundstücken,
• Vereinbarungen der Teilnehmergemeinschaft mit Dritten über die Verwaltung von Flächen,
• Treuhandgeschäfte.

6.3 Kassenprüfungen

6.3.1 Jede Kasse (Flurbereinigungskasse und Verbandskasse) ist mindestens einmal jährlich durch die Flurbereinigungsbehörde bzw. die obere Flurbereinigungsbehörde unvermutet zu prüfen.

6.3.2 Die Kassenprüfung dient insbesondere dem Zweck festzustellen, ob

• der Kassenistbestand mit dem Kassensollbestand überein stimmt und die Wertgegenstände vollständig vorhanden sind,
• die Einzahlungen und die Auszahlungen rechtzeitig und vollständig erhoben oder geleistet worden sind und im Übrigen der bare Zahlungsverkehr nach Nr. 2.3.5 und der unbare Zahlungsverkehr ordnungsgemäß durchgeführt worden sind,
• die Bücher richtig geführt worden sind, insbesondere die Buchungen in den Sachbüchern denen in den Zeitbüchern entsprechen,
• die erforderlichen Belege vorhanden sind,
• die Kassenaufgaben wirtschaftlich und zweckmäßig erledigt werden sowie
• die Kassensicherheit nach innen und außen gewährleistet ist.

6.3.3 Mit der unvermuteten Kassenprüfung ist eine Kontrolle der Zahlungen zu verbinden, die von der Flurbereinigungsbehörde festgesetzt wurden (z. B. Geldabfindungen und Geldausgleiche).

6.3.4 Mit der Prüfung sind Bedienstete zu beauftragen, die nicht der Projektgruppe angehören, die das Verfahren bearbeitet.

Der Beauftragte für den Haushalt bei der Flurbereinigungsbehörde bzw. oberen Flurbereinigungsbehörde ist über das Prüfergebnis in Kenntnis zu setzen.

6.3.5 Unbeschadet der jährlichen Prüfung hat die Flurbereinigungsbehörde bzw. die obere Flurbereinigungsbehörde die Kasse unverzüglich zu prüfen, wenn dazu ein besonderer Anlass gegeben ist.

6.3.6 Die unvermutete Kassenprüfung erstreckt sich auf den Zeitraum seit der vorangegangenen Prüfung. Sie kann auf Stichproben beschränkt werden. Die Prüfer haben die Stichproben so auszuwählen, dass sie sich ein Urteil über die ordnungsgemäße Erledigung der Kassenaufgaben bilden können.

6.4 Prüfungen durch andere Stellen

Unberührt bleiben:

6.4.1 Die Pflicht des Vorsitzenden der Teilnehmergemeinschaft bzw. des Verbandes, sich regelmäßig von der ordnungsgemäßen Führung der Kasse zu überzeugen.

6.4.2 Das Recht des Landesrechnungshofes, Prüfungen nach § 111 LHO bei Teilnehmergemeinschaften und Verbänden als juristische Personen des öffentlichen Rechts, die der Aufsicht des Landes unterstehen, durchzuführen.

6.4.3 Das Recht des Landesrechnungshofes und der Staatlichen Rechnungsprüfungsämter, Prüfungen nach § 91 LHO bei Teilnehmergemeinschaften, die Zuwendungen vom Land erhalten, vorzunehmen.

6.4.4 Das Recht des Landesrechnungshofes und der Staatlichen Rechnungsprüfungsämter nach Nr. 7 ANBest-P, Unterlagen anzufordern und örtlich zu prüfen bzw. durch Beauftragte prüfen zu lassen.

7. In-Kraft-Treten

Die Richtlinie tritt mit ihrer Verkündung in Kraft.

Anlagen