Rundschreiben des Ministeriums der Finanzen zum Einsichtsrecht des Landesrechnungshofes in Personalakten gemäß § 95 Landeshaushaltsordnung (LHO)
In Abstimmung mit dem Ministerium des Innern und dem Landesrechnungshof weise ich zum Einsichtsrecht des Landesrechnungshofes in Personalakten gemäß § 95 LHO auf folgendes hin:
Aufgrund seines verfassungsmäßigen Prüfauftrages kann der Landesrechnungshof nach § 95 Abs. 1 LHO verlangen, seinen Beauftragten die vollständigen Personalakten vorzulegen. Die Entscheidung über das Auskunftsverlangen liegt allein beim Landesrechnungshof.
Bei Vorgängen besonders vertraulicher Art (z. B. Gesundheitszeugnissen, Beurteilungen und dgl.), die durch das von der Verfassung gewährleistete Persönlichkeitsrecht geschützt sind, beschränkt der Landesrechnungshof gemäß den sich unter dem Gesichtspunkt des Persönlichkeitsschutzes ergebenden verfassungsrechtlichen Grenzen die Einsicht in die Personalakten entsprechend dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit auf das unbedingt Notwendige. Diese Beurteilung trifft der Landesrechnungshof in eigener Verantwortung. Er entscheidet mit dieser Maßgabe selbst, welche Unterlagen er zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Die Regelung des § 95 Abs. 1 LHO dient dem Zwecke, prüfungsfreie Räume zu vermeiden.
Bei der Prüfung von Personalausgaben wird im allgemeinen die Einsichtnahme in Personalakten erforderlich sein. Werden Personalakten nach dem Grad der Vertraulichkeit gegliedert und beispielsweise besondere Teilakten für Disziplinarsachen, Beurteilungen, Gesundheitszeugnisse usw. geführt, wird der Landesrechnungshof auf eine Vorlage dieser Personalaktenteile in aller Regel verzichten können. Einsicht in besonders vertrauliche Unterlagen verlangt der Landesrechnungshof erst nach Abwägung im obigen Sinne, insbesondere unter Beachtung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit; davon kann die zu prüfende Verwaltung ausgehen.
Bei der Ankündigung seiner Prüfungen wird der Landesrechnungshof den zu prüfenden Verwaltungen so konkret wie möglich mitteilen, welche Unterlagen er benötigt. Dies schließt jedoch nicht aus, dass Prüfungen auf Vorgänge ausgedehnt werden, deren Einsichtnahme nicht angekündigt worden ist. Ergibt sich im Einzelfall erst bei einer Prüfung an Ort und Stelle eine solche Notwendigkeit, wird der Landesrechnungshof auf Verlangen die Verantwortung für die Erforderlichkeit der Beiziehung durch ein Bestätigungsschreiben übernehmen.
Der Landesrechnungshof wird in geeigneter Form - beispielsweise listenförmig - bestätigen, welche Personalakten für die Prüfung herangezogen worden sind; dabei wird auch der Name des Prüfungsbeauftragten ersichtlich sein. Eine etwaige Kenntlichmachung auf oder in den einzelnen Personalakten bleibt der aktenführenden Verwaltung überlassen. Sofern der Landesrechnungshof ausnahmsweise Vorgänge besonders vertraulicher Art einsehen will, die gesondert oder verschlossen aufbewahrt werden, wird der Landesrechnungshof dies besonders für diesen Vorgang bestätigen. Im übrigen wird der Landesrechnungshof die Prüfungserkenntnisse - soweit ohne Beeinträchtigung der Prüfungserfordernisse möglich - in einer Form aufzeichnen und übermitteln, die dem Persönlichkeitsschutz Rechnung trägt (z. B. Anonymisierung der Daten, unmittelbare Adressierung an die befugten Stellen innerhalb der Verwaltung).