Rundschreiben zur weiteren Verwendung von Daten der ehemaligen Volkspolizeikreisämter (VPKA) Bereich Meldewesen

Vor dem Erlaß dieser Verwaltungsvorschrift ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz gehört worden (§ 7 Abs. 2 Brandenburgisches Datenschutzgesetz - Bbg DSG).

1. Personenbezogene Daten aus ehemaligen Einrichtungen der Volkspolizeikreisämter (VPKA)

1.1 Allgemeine Grundlage für die Handhabung der Altdatenbestände bildet das Rundschreiben des Ministeriums des Innern zu den §§ 34 ff. des Bbg DSG vom 16. März 1992, veröffentlicht im Amtsblatt für Brandenburg vom 8. April 1992 Nr. 22.

1.2 Nach § 34 Abs. 2 Bbg DSG sind ehemalige Einrichtungen im Sinne des § 34 Abs.1 Bbg DSG ehemalige staatliche oder wirtschaftsleitende Organe, Kombinate, Betriebe und Einrichtungen sowie gesellschaftliche Organisationen der Deutschen Demokratischen Republik.

1.2.1 Zu den ehemaligen Einrichtungen nach § 34 Abs. 2 Bbg DSG gehören demnach auch die Volkspolizeikreisämter (VPKA), die teilweise die Aufgaben der heutigen Meldebehörden wahrnahmen.

1.3 Die Entscheidung über den vorübergehenden Verbleib von Unterlagen und Datenträgern der VPKA bildete das Fernschreiben des Innenministeriums des Landes Brandenburg vom 13. Dezember 1990. Entsprechend dem Fernschreiben waren die nachgenannten Unterlagen bis zu einer endgültigen Entscheidung bei den neu geschaffenen Polizeikreisämtern aufzubewahren:

1. Kataloge der Personenkennzahlen (in Meldungen zum o. g. Rundschreiben auch als Nachweisbücher über vergebene PKZ bezeichnet),
2. Anträge auf Ausstellung von Personalausweisen, soweit die Personalausweise bis zum 31. Dezember 1978 ausgestellt worden sind,
3. Anzeigen über den Verlust von Personalausweisen,
4. Anträge über Aus- und Einreisen (Reisekarteien), ohne die Nachweise für gültige Reisepässe,
5. Nachweisbücher über ausgestellte Dokumente der ehemaligen DDR,
6. Mikrofilme,
7. Karteikarten aus der sogenannten Nebenkartei für Personen, bei denen der Wegzug oder der Tod mehr als 50 Jahre zurückliegt.

1.4 Weitere vorhandene Altdatenunterlagen sind:

• Stellungnahmen bzw. "Unterhaltungsblätter" des Abschnittsbevollmächtigten (ABV) sowie des jeweiligen Betriebes zum Reiseantrag, betr. Besuchsreisen in das damalige nicht sozialistische Ausland (Ziff. 4 bei 1.3),
  
  Inhalt sind: die Personalien des Antragstellers, seines Ehepartners, seiner Kinder sowie Fragen zu dem zu Besuchenden,
• Anträge für Fremdenpässe bei Ausreise (Ausländer, die vom Heimatland keinen Paß bekamen),
• Ausreiseanträge für Übersiedlung,
• Einreisekartei (betr. Besucher aus dem damaligen kapitalistischen Ausland und Berlin (West) in die DDR),
• Hotelscheine (Übernachtungsnachweise von Besuchern).

Aus Meldungen zum o. g. Rundschreiben (s. Ziff. 1) ist bekannt, daß in den einzelnen Behörden (Polizeibehörden/EWMA) diese Unterlagen noch vorhanden sind.

2. Entscheidung über den Verbleib vorhandener Altdatenbestände in den Polizeibehörden/Einwohnermeldeämtern

2.1 Das Ministerium des Innern stellt fest, wem die vorhandenen Altdatenbestände zustehen (vgl. § 34 Abs. 3 Bbg DSG).

2.2 Verwendung vorhandener Altdatenbestände

Die Verantwortung für die Altdatenbestände obliegt derjenigen Stelle, die nach der Kompetenzordnung des Grundgesetzes heute die Verwaltungsaufgaben wahrnimmt oder wahrzunehmen hätte, für die die Daten ursprünglich gespeichert worden sind (§ 34 Abs. 1 Bbg DSG).

Verantwortlich für die Datenbestände sind heute die Meldebehörden (vgl. auch § 34 Abs. 3 letzter Satz Bbg DSG).

2.3 Vernichtung von Altdatenunterlagen sowie Datenträgern

Im Vorgriff auf ein zukünftiges Landesarchivgesetz und abweichend vom § 37 Abs. 1 Bbg DSG sind alle unter Ziffer 1.3 und 1.4 dieses Rundschreibens aufgeführten Altdatenunterlagen zu vernichten, mit Ausnahme der:

• Nachweisbücher für die Ausstellung von Personalausweisen (PA), welche bis zum 3. Oktober 1990 geführt wurden. Diese sind bei den jeweils zuständigen Meldebehörden bis 1995 aufzubewahren.
• Nebenkarteien, d. h. Karteikarten für Personen, bei denen der Wegzug oder Tod nicht mehr als 50 Jahre zurückliegt (vgl. § 11 Abs. 4 BbgMeldG).

Diese sind bei den jeweiligen zuständigen Meldebehörden aufzubewahren.

Soweit diese Altdatenbestände bei den Polizeipräsidien gelagert werden, sind sie der jeweils zuständigen Meldebehörde zu übergeben. Hierüber ist ein Übergabeprotokoll zu fertigen.

2.4 Hinweise für die Vorgehensweise bei der Vernichtung von Altdatenunterlagen sowie Datenträgern

Unterlagen, die nur die Grundpersonalien der Betroffenen (Berufs-, Branchen- oder Geschäftsbezeichnung, Name, Titel, akademische Grade, Anschrift, Geburtsdatum und ggf. PKZ) enthalten, können sofort vernichtet werden.

In allen anderen Fällen ist auf die Vernichtung und auf die Möglichkeit der vorherigen Einsichtnahme in allgemeiner Form hinzuweisen. Dazu soll den Betroffenen eine Frist von einem Monat eingeräumt werden.

Damit soll verhindert werden, daß möglicherweise Unterlagen, die Angaben enthalten, die noch für die Durchsetzung von Restitutions- bzw. Rehabilitationsansprüchen benötigt werden, ohne Kenntnis der Betroffenen vernichtet werden.

Die Vernichtung hat in der Weise zu erfolgen, daß die Unterlagen keine Rückschlüsse mehr auf Personen zulassen (§ 3 Abs. 2 Nr. 6 Bbg DSG).

Stehen für die Vernichtung keine behördeneigenen Möglichkeiten zur Verfügung, können die Altdatenbestände unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen im Wege der Auftragsvergabe durch eine private Fachfirma vernichtet werden.

Die Vernichtung ist möglichst bis zum 30. Juni 1994 zu realisieren.

2.5 Archivierung von Altunterlagen

Karteien, welche die Meldebehörden auf Grund der Einführung der automatisierten Datenverarbeitung nicht mehr zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen sind abzuschließen und gem. § 38 Abs. 4 BbgMeldeG zu archivieren. Dabei sind die Bestimmungen des § 11 BbgMeldeG zu beachten.