Schriftgutverwaltung und Archivwesen der Kreisverwaltungen und kreisfreien Städte im Vollzug der Kreisgebietsreform

Präambel

Zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Schriftgutverwaltung bei den neu zu bildenden Landkreisen und zur Vermeidung von Verlusten an Schrift- und Archivgut durch unsachgemäße Behandlung werden die nachfolgenden Hinweise und Empfehlungen gegeben. Sie ergehen im Einvernehmen mit dem Ministerium des Innern.

1. Grundsätze

1.1. Mit dem Ablauf des Tages der landesweiten Kreistagswahl am 5. Dezember 1993 beenden gemäß Gesetz zur Neugliederung der Kreise und kreisfreien Städte sowie zur Änderung weiterer Gesetze die bisherigen Kreisverwaltungen ihre Tätigkeit. Zugleich nehmen die neuen Kreisverwaltungen ihre Tätigkeit auf.

1.2. Der 5. Dezember 1993 ist demzufolge der Stichtag für das Ende der bisherigen und für den Beginn einer neuen Schriftgutverwaltung.

1.3. Für die Behandlung des Schrift- und Archivgutes der Landkreise und kreisfreien Städte gilt das Prinzip der Provenienz, d. h. die Beachtung und Wahrung der vorhandenen Ordnung sowie der bisherigen Zusammengehörigkeit der Akten, Vorgänge oder sonstigen Unterlagen (im folgenden Unterlagen).

1.4. Die bisher in den Landkreisen und kreisfreien Städten geführten Unterlagen verbleiben in der bis zum 5. Dezember 1993 gültigen Form und Ordnung. Ihr Strukturzusammenhang bleibt erhalten. Eine Um- oder Neuordnung sollte nicht erfolgen.

1.5. Die neuen Kreise organisieren eine neue Schriftgutverwaltung, die sich an ihrer Struktur und Aufgabengliederung orientiert und die mit dem Stichtag 5. Dezember 1993 einsetzt.

1.6. Für die Abwicklung oder Fortführung von bisherigen Aufgaben sowie für die Übernahme neuer Aufgaben durch die neuen Landkreise bzw. für die Abgabe von Aufgaben an andere Behörden (z. B. die Amtsverwaltungen) sollten unter Beachtung der Provenienz und der Bestimmungen des Datenschutzes entsprechende Festlegungen für die Behandlung des Schrift- und Archivgutes getroffen werden.

1.7. Das in den Kreisarchiven verwahrte Archivgut der bisherigen Kreisverwaltungen bildet geschlossene Bestände, die mit dem Stichtag 5. Dezember 1993 enden.

1.8. Für das bis zum Stichtag 5. Dezember 1993 entstandene Schrift- und Archivgut der bisherigen Kreisverwaltungen und der nachgeordneten Betriebe und Einrichtungen sind die bisherigen Kreisarchive die zuständigen Kreisarchive.

Für das nach dem Stichtag 5. Dezember 1993 entstehende Schrift- und Archivgut der neuen Kreisverwaltungen ist das Kreisarchiv des neuen Kreises das zuständige Kreisarchiv.

1.9. Bei der Entscheidung über die Existenz der bisherigen Kreisarchive und die Organisation der neuen Kreisarchive sollten die in den "Hinweisen für die Gestaltung des kommunalen Archivwesens im Land Brandenburg im Verlauf der Kreisgebietsreform und der Bildung von Ämtern" vom 16. März 1992 vom Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kultur vorgelegten Lösungsvarianten berücksichtigt werden.

2. Empfehlungen für die Verfahrensweise bei den Landkreisen

2.1. Die bisher von den Kreisverwaltungen geführten Akten und sonstigen Unterlagen sollten im allgemeinen mit dem Stichtag 5. Dezember 1993 geschlossen werden und in ihrer bisherigen Form und Ordnung verbleiben.

2.2. Nur unbedingt für die weitere Arbeit notwendige Unterlagen sollten an die neuen Kreisverwaltungen übergeben und von diesen weitergeführt werden.

2.3. Alle nicht mehr benötigten Unterlagen sind mit Abgabelisten an die zuständigen Kreisarchive zu übergeben. Die abgebenden Stellen sollten dabei Aufbewahrungsfristen für befristet aufzubewahrende Unterlagen festlegen.

2.4. Über die Archivwürdigkeit der abzugebenden Unterlagen entscheiden die zuständigen Kreisarchive.

2.5. Ausgesonderte Unterlagen, die von den zuständigen Kreisarchiven nicht als archivwürdig anerkannt werden, können von den anbietenden Stellen nach vorheriger Zustimmung des zuständigen Kreisarchivs vernichtet werden.

2.6. Die eigenmächtige Vernichtung von Unterlagen ohne Zustimmung der zuständigen Kreisarchive verstößt gegen archivgesetzliche Bestimmungen.

2.7. In den Fällen, wo einzelne Ämter oder Gemeinden aus den bisherigen Kreisen herausgelöst und anderen neuen Kreisen zugeordnet worden sind oder werden, sollten folgende Regelungen getroffen werden:

1. Aus den Unterlagen der bisherigen Kreisverwaltung sollten nur solche Vorgänge und Spezialakten über die betreffenden Gemeinden an die neue Kreisverwaltung übergeben werden, die unbedingt für die weitere Arbeit erforderlich sind. Ist eine Übergabe im Original nicht möglich, sollten Vervielfältigungen hergestellt und übergeben bzw. den Nachfolgekreisen die Möglichkeit zur Vervielfältigung gegeben werden.
2. Alle übrigen Unterlagen, in denen sich auch Angaben über die betreffenden Gemeinden befinden, verbleiben in ihrem ursprünglichen Zusammenhang und werden nach Schließung an die zuständigen Kreisarchive übergeben.
3. Archivgut der betreffenden Gemeinden sollte aus den Beständen des Kreisarchivs, das dieses Archivgut verwahrt, herausgelöst und an das Kreisarchiv des neuen Kreises oder an das jeweilige Amtsarchiv oder an eine archivische Gemeinschaftseinrichtung übergeben werden.

2.8. Die Archive der bisherigen Kreisverwaltungen bilden abgeschlossene Bestände, die mit dem Stichtag 5. Dezember 1993 abschließen. Die archivwürdigen Unterlagen der neuen Kreisverwaltungen bilden in Zukunft eigenständige neue Bestände.

2.9. Über die weitere Verwahrung der in den Kreisarchiven befindlichen Archivbestände von kreisangehörigen Gemeinden entscheiden die neuen Kreisverwaltungen in Übereinstimmung mit den betroffenen Ämtern und Gemeinden.

2.10. In den Fällen, wo im Verlauf der Kreisgebietsreform einzelne Gemeinden aufgelöst bzw. in eine andere Gemeinde oder eine kreisfreie Stadt eingemeindet worden sind oder werden, sollte analog den Empfehlungen von Punkt 2.7. verfahren werden.

3. Empfehlungen für die Verfahrensweise bei kreisfreien Städten

3.1. Da die Städte Brandenburg, Cottbus, Frankfurt (Oder) und Potsdam weiterhin kreisfrei bleiben, treten bei der Organisation der Schriftgutverwaltung und bei der Zuständigkeit der jeweiligen Stadtarchive keine tiefgreifenden Veränderungen ein.

3.2. In den Fällen, wo im Verlauf der Kreisgebietsreform einzelne bisher selbständige Gemeinden eingemeindet worden sind oder werden, sollte analog den Empfehlungen von Punkt 2.7. verfahren werden.

4. Empfehlungen für die Verfahrensweise bei den Städten Eisenhüttenstadt und Schwedt/Oder

4.1. Die Städte Eisenhüttenstadt und Schwedt/Oder, die mit dem Stichtag 5. Dezember 1993 ihre Kreisfreiheit verlieren, sollten bei der Organisation der Schriftgutverwaltung und des Archivwesens analog den Empfehlungen von Abschnitt 2 verfahren.

4.2. Die bisher von beiden Stadtverwaltungen geführten Unterlagen in Aufgabenbereichen, die in die Zuständigkeit einer Kreisverwaltung fallen, sollten im allgemeinen mit dem Stichtag 5. Dezember 1993 geschlossen werden und in ihrer bisherigen Form und Ordnung verbleiben.

4.3. Nur unbedingt für die weitere Arbeit notwendige Unterlagen dieser Aufgabengebiete sollten an die neuen Kreisverwaltungen übergeben und von diesen weitergeführt werden.

4.4. Alle nicht mehr benötigten Unterlagen sind mit Abgabelisten an die zuständigen Stadtarchive zu übergeben. Die abgebenden Stellen sollten dabei Aufbewahrungsfristen für befristet aufzubewahrende Unterlagen festlegen.

4.5. Über die Archivwürdigkeit der abzugebenden Unterlagen entscheiden die zuständigen Stadtarchive.

4.6. Ausgesonderte Unterlagen, die von den zuständigen Stadtarchiven nicht als archivwürdig anerkannt werden, können von den anbietenden Stellen nach vorheriger Zustimmung des zuständigen Stadtarchivs vernichtet werden.

4.7. Die eigenmächtige Vernichtung von Unterlagen ohne Zustimmung des zuständigen Stadtarchivs verstößt gegen archivgesetzliche Bestimmungen.

4.8. Das archivwürdige Schriftgut der Aufgabenbereiche, die ab dem Stichtag 5. Dezember 1993 in die Zuständigkeit der neuen Kreisverwaltungen fallen, bildet in den zuständigen Stadtarchiven eigene abgeschlossene Bestände, die am Stichtag 5. Dezember 1993 enden. Diese Bestände werden nicht an die Kreisarchive der neuen Kreise übergeben.

5. Empfehlungen für Beratung

Bei Fragen, die mit der Neuorganisation des Kreisarchivs und der Schriftgutverwaltung auftreten, besteht die Möglichkeit der Beratung durch folgende Stellen:

1. Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kultur des Landes Brandenburg, Referat Archivwesen, F.-Ebert-Str. 4, Postfach 60 11 62, 14411 Potsdam, Telefon (0331) 866 4965,
2. Arbeitskreis der Kommunalarchivare des Landes Brandenburg c/o Stadtarchiv Frankfurt (Oder), Collegienstr. 8-9, 15230 Frankfurt (Oder), Telefon (03 35) 32 43 51,
3. Brandenburgisches Landeshauptarchiv, Sanssouci-Orangerie, Postfach 60 04 49, 14404 Potsdam, Telefon (03 31) 2 29 71.