Aufbewahrung und Aussonderung der Akten der unteren Forstbehörden des Landes Brandenburg

0 Inhalt

1 Allgemeines

2 Aktenaufbewahrung
2.1 Registratur
2.2 Altregistratur
2.3 Aufbewahrungsfristen

3 Aktenaussonderung
3.1 Grundsatz
3.2 Zeitpunkt der Aussonderung
3.3 Archivierung der Akten
3.4 Vernichtung nicht archivwürdiger Akten

4 Schlußbestimmungen

1 Allgemeines

Nachstehende Anweisungen gelten für alle bei den unteren Forstbehörden in Brandenburg vorhandenen und anfallenden Akten. Hierbei sind auch die Bestimmun­gen der Landeshaushaltsordnung und die Hinweise des Ministers des Innern vom 27. Februar 1991 (ABl. S. 167) zur Schriftgutverwaltung (ein­schließlich der Ver­waltung der Personalakten) im Land Brandenburg zu beachten.

Diese Anweisung ergeht im Einvernehmen mit dem Minister für Wissenschaft, Forschung und Kultur als zustän­dige oberste Archivbehörde des Landes Branden­burg.

2 Aktenaufbewahrung

2.1 Registratur

2.1.1 Die Akten der unteren Forstbehörden werden in einer Registratur verwaltet. Zu den Akten gehören auch:

Betriebspläne, Betriebsgutachten, Standortkartierungen, einschl. bodenkundliche Erhebungen und Vegetations­kartierungen, Forstkarten, Luftbilder, Filme, Bildmate­rial, Waldschadenserhebungen, Liegenschaftsnachwei­se.

2.1.2 Die Registratur ist so zu organisieren, daß jede Akte sicher auffindbar und schnell greifbar ist. Die Akten müssen vor unbefugter Einsichtnahme, Beschmutzung, Beschädigung und Verlust, auch vor Verlust einzelner Blätter, geschützt sein.

2.1.3 Die Akten sind nach dem Aktenplan der Landesforst­verwaltung Brandenburg auf der Grundlage des Rah­menaktenplanes des Bundesministers für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten vom 25. Januar 1984 ab­zule­gen.

2.1.4 Akten werden innerhalb der Ablageeinheiten in der Regel in zeitlicher Reihenfolge abgelegt.

2.1.5 Die einzelnen Ablageeinheiten dürfen einen handlichen Umfang nicht überschreiten.

2.2 Altregistratur

2.2.1 Neben der Registratur ist zur Aufbewahrung der nicht mehr für den Geschäftsbetrieb benötigten Akten eine Altregistratur einzurichten. In ihr werden abgeschlosse­ne Ablageeinheiten bis zu ihrer Aussonderung aufbe­wahrt.

2.2.2 Über die abgeschlossenen Ablageeinheiten ist ein Ak­tenverzeichnis in Loseblattform nach der Ordnung des Aktenplanes zu führen und auf dem laufenden zu hal­ten. Das Aktenverzeichnis soll folgende Angaben ent­halten:

1. Aktenzeichen
2. Bezeichnung der Akte
3. Laufzeit der Akte
4. vorgesehener Aussonderungszeitpunkt
5. Archivwürdigkeit.

2.2.3 Der Leiter ordnet an, daß offensichtlich unbedeutende Akten, auf deren Ablieferung grundsätzlich verzichtet wird, vor Übernahme in die Altregistratur vernichtet werden. Im Aktenverzeichnis ist ein entsprechender Vermerk einzubringen.

2.2.4 Über Akten, die nach früheren Aktenplänen geführt und nicht umregistriert worden sind, ist jeweils ein beson­deres Aktenver­zeichnis zu fertigen.

2.2.5 Für die Altregistratur gelten die Bestimmungen Nummer 2.1.2 entsprechend.

2.3 Aufbewahrungsfristen

2.3.1 Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Ablauf des Jahres, in dem die Akten über die betreffenden Vorgänge abge­schlossen worden sind oder ihre sonstige endgültige Erledigung gefunden haben.

2.3.2 Als Anlage*⁾ ist ein Verzeichnis der Mittelgruppen des Aktenplanes beigefügt, das als Anhalt für die Bestim­mung der Aufbewahrungsfristen anzusehen ist.

Der Leiter legt die Aufbewahrungsfristen unter Beach­tung dieses Erlas­ses fest. Erst nach Ablauf dieser Fri­sten unterliegen die Akten der periodisch anzuberau­menden Aktenaussonderung. Akten, deren Inhalt ganz oder teilweise archivwürdig erscheint, sind bei der Aufnahme in die Altregistratur auf dem Umschlagdek­kel und im Aktenverzeichnis mit einem "A" zu kenn­zeich­nen. Die festgesetzten Aussonderungszeit­punkte sind auf dem Umschlagdeckel der Akte und dem Ak­tenverzeichnis zu vermerken (siehe Nummer 2.2.2).

2.3.3 Akten, die bis zur Gründung der Ämter für Forstwirt­schaft entstanden sind, werden durch Festlegung des Leiters hinsichtlich der Aufbewah­rungsfristen in die vergleichbaren Mittelgruppen eingeordnet oder wenn nicht möglich, gesondert erfaßt.

2.3.4 Unterlagen der Forsteinrichtung - Vermessung, Stand-ortserkundung, Forsteinrichtungswerk, Kartenwerk - sind in den Revieren und Oberför­stereien mindestens bis zur 2. Neubearbeitung (etwa 20 Jahre) aufzube­wah­ren. Danach ist vom Amtsleiter zu entscheiden, welche Materialien in das Archiv des Amtes überführt werden sollen bzw. welche an das Brandenburgische Landes­hauptarchiv abzugeben sind. Die Abgabe erfolgt nur in Abstimmung mit der LAFOP.

Für das AfF gilt analog vorstehende Regelung, jedoch mit der Maßgabe, daß bei räumlicher Möglichkeit eine längere Aufbewahrungszeit emp­fohlen wird.

Die LAFOP bewahrt die Einrichtungsunterlagen dau­ernd auf und ent­scheidet nach Ablauf von 50 Jahren über eine Abgabe zum Landes­hauptarchiv.

Die Archivierung erfolgt durch Verwendung von Kar­tonaufbewahrung.

3 Aktenaussonderung

3.1 Grundsatz

Eine Aktenaussonderung entlastet Registratur und Altre­gistratur von nicht mehr benötigten Akten. Sie dient der Erhaltung wertvollen Akten­schriftgutes durch dessen Abgabe an das Brandenburgische Landes­hauptarchiv.

3.2 Zeitpunkt der Aussonderung

3.2.1 Aktenaussonderungen sind in Zeitabständen von etwa 10 Jahren vor­zunehmen. Ihren Zeitpunkt bestimmt der Leiter.

3.2.2 Das zuständige Brandenburgische Landeshauptarchiv ist von der geplan­ten Aktenaussonderung rechtzeitig (etwa 2 Monate vorher) in Kenntnis zu setzen. Über die aus­zusondernden Akten ist ein Verzeichnis in 3facher Ausfertigung in der Reihenfolge des Aktenverzeichnis­ses der Altregistratur aufzustellen. Es muß enthalten:

1. Laufende Nummer
2. Aktenzeichen
3. Bezeichnung der Akte
4. Bandzahl der Jahrgänge der einzelnen Bände oder Hefte

Zwei Ausfertigungen werden dem Brandenburgischen Landeshaupt­archiv übersandt. Ein Exemplar verbleibt bei der unteren Forstbehörde. Das Brandenburgische Landeshauptarchiv bestimmt innerhalb von 3 Monaten nach Zusendung des Verzeichnis­ses, welche Akten archivwür­dig sind. Liegt nach Ablauf dieser Frist keine Äußerung des Branden­burgischen Landeshaupt­archives vor, so ist davon auszugehen, daß das Brandenburgi­sche Landeshauptarchiv auf eine Archivierung der Akten verzichtet hat.

3.2.3 Das Brandenburgische Landeshauptarchiv kann im Einvernehmen mit der unteren Forstbehörde jederzeit das Schriftgut auf seine Archivwür­digkeit prüfen. Zu diesem Zweck ist ihm Einsicht in die Akten zu gewäh­ren.

3.2.4 Akten, für die unbefristete Aufbewahrung bei der unte­ren Forstbehörde festgelegt ist, müssen nach Ablauf von 50 Jahren anläßlich jeder Akten­aussonderung überprüft werden, ob sie für den laufenden Geschäftsbetrieb wei­terhin erforderlich sind oder an das Brandenburgische Landeshauptarchiv abgegeben werden können.

3.3 Archivierung der Akten

3.3.1 Nach der Aussonderung werden die archivwürdigen Akten an das Brandenburgische Landeshauptarchiv abgeliefert.

3.3.2 Es ist zuständig:Brandenburgisches Landeshaupt­ar­chiv

Sanssouci-Orangerie
PF 60 04 49
14404 Potsdam

3.3.3 Die dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv über-gebenen Akten stehen der unteren Forstbehörde zur Einsicht zur Verfügung. Auf schriftliche Anforderung übersendet das Brandenburgische Landeshauptarchiv der unteren Forstbehörde benötigte Akten.

3.4 Vernichtung nicht archivwürdiger Akten

Die von dem zuständigen Brandenburgischen Landes­hauptarchiv für nicht archivwürdig erachteten Akten sind zu vernichten, sofern die festgesetzten Aufbewah­rungsfristen abgelaufen sind. Sie werden als Altpapier an Firmen verkauft, die Gewährung für sofortiges, vollständiges Einstampfen unter Verhinderung ander­weitiger Einsichtnahme bieten. Sollte ein Verkauf nicht in Betracht kommen, sind die Akten in geeigneter Wei­se zu vernichten.

4 Schlußbestimmungen

Akten, die seit Gründung der Ämter für Forstwirt­schaft bis zum Inkrafttreten des Aktenplanes der Landesforst­verwal­tung Brandenburg entstanden sind, sind umzu­re­gistrieren und ent­sprechend die­sem Erlaß zu behandeln. Die erste Aktenaus­sonde­rung erfolgt 6 Monate nach Inkraft­treten dieses Erlasses.

Dieser Erlaß tritt am 15. November 1993 in Kraft.

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*⁾ Diese Anlage wird hier nicht veröffentlicht.