Grundsätze des Landes Brandenburg für Datenübermittlung und Datenträgeraustausch - Datenübermittlungsgrundsätze Brandenburg

Im Einvernehmen mit der Staatskanzlei und allen Landesministerien werden nachfolgende Datenübermittlungsgrundsätze erlassen:

Inhalt

0 Allgemeines

1 Datenaustausch

2 Regelungsbedürftige Sachverhalte

3 Dokumentation

4 Datenaustauschart

5 Datenträger
5.1 Magnetische Datenträger
5.1.1 Magnetband
5.1.2 Magnetbandkassette
5.1.3 Diskette
5.2 Zeichenträger für maschinelle optische Zeichenerkennung
5.3 Optische Datenträger

6 Kennsätze und Dateianordnung

7 Datenübermittlung
7.1 Anwendungsorientierte Funktionen
      - Dateiübermittlung, File Transfer, Access and Management (FTAM)
      - Mitteilungsübermittlung, Message Handling System (MHS)
      - Teletex
      - Bildschirmtext
      - einfacher Dialogzugriff auf Datenbanken
7.2 Transportorientierte Funktionen
7.2.1 Datenübermittlung über Weitverkehrsnetze, Wide Area Network (WAN)
         - Festverbindungen (DirV)
         - Leitungsvermittlung (Datex L)
         - Paketvermittlung (Datex P)
         - ISDN
         - Funk- und Satellitenverbindungen für besondere Anwendungen
7.2.2 Datenübermittlung über lokale Netze, Local Area Network (LAN)
         - Token-Ring
         - Carrier Sense Multiple Access/Collision Detection (CSMA/CD)

8 Austauschformate

9 Zeichenvorrat, Code, Tastaturen

10 Dateien und Schlüssel
10.1 Vordrucke
10.2 Schlüssel, Datenelemente

11 Datensicherung
11.1 Datensicherung beim Austausch magnetischer Datenträger
11.1.1 Transport beschriebener Datenträger
11.1.2 Rücksendung von Datenträgern
11.1.3 Klimatisierung und Akklimatisierung
11.2 Verschlüsselung
11.3 Datensicherung bei Datenübermittlung
11.4 Datensicherung bei sonstigem Datenaustausch, insbesondere bei maschinelloptischer Zeichenerkennung
11.5 Archivierung, Protokollierung, Reproduzierbarkeit

12 Beratung

13 Unterstützung bei der Umsetzung

14 Beteiligung des Ministeriums des Innern

15 Anwendung außerhalb der Landesverwaltung

Anlagen:

1 Übersicht der verfügbaren Normen
2 Dateibeschreibung
3 Satzbeschreibung
4 Begleitformular für Magnetbänder zum Datenaustausch
5 Übermittlung von Datenträgern

0 Allgemeines

Die Grundsätze enthalten Mindestanforderungen an die Vollständigkeit und Richtigkeit von Datenübermittlungs- und Datenträgeraustauschregelungen, auf deren Einhaltung unter dem Gesichtspunkt einer ordnungsgemäßen Verarbeitung der übermittelten Daten sowie im Hinblick auf Sicherung und Prüfbarkeit der Informationsweitergabe nicht verzichtet werden kann. Vorschriften über die Zulässigkeit der Übermittlung personenbezogener Daten bleiben hiervon unberührt.

Bei der Abfassung oder Änderung von technischen Vorschriften in Form von

• Rechtsvorschriften
• Verwaltungsvorschriften
• Dienstanweisungen
• sonstigen Richtlinien und Vereinbarungen,

soweit diese den Austausch der Daten regeln, sind die Grundsätze zu berücksichtigen.

Den technischen Vorschriften sind stets

• europäische Normen und europäische Vornormen,
• internationale Normen, wenn diese in der Bundesrepublik Deutschland übernommen worden sind,
• andere innerstaatliche Normen der Bundesrepublik Deutschland

zugrunde zu legen, wenn diese den geforderten technischen Spezifikationen¹ in angemessener Weise gerecht werden. Die vorgenannten Normen bzw. Vornormen gelten in der vorstehenden Reihenfolge und in der jeweils gültigen Fassung.

1 Datenaustausch

Datenaustausch i. S. dieser Grundsätze bedeutet, daß Daten zwischen einer abgebenden Stelle und einer empfangenden Stelle auf Datenträgern oder durch Datenübermittlung ausgetauscht werden. Die Datenübermittlungsgrundsätze beschränken sich im folgenden auf den Datenaustausch digitaler Daten.

2 Regelungsbedürftige Sachverhalte

Bei der Gestaltung von Datenübermittlung und Datenträgeraustausch ist die Vollständigkeit der regelungsbedürftigen Sachverhalte anhand der folgenden Liste und der in den Abschnitten 4 bis 11 beschriebenen weiteren technischen und organisatorischen Erfordernisse zu prüfen:

• Rechtliche Grundlage
• Zweck und Anwendungsbereich
• Teilnahmeberechtigte oder -verpflichtete
• Anmeldeverfahren
• Beginn und Turnus des Datenaustausches
• Bearbeitungsfristen, Verfügbarkeit
• Datenaustauschart und ihre technischen Anforderungen (siehe Abschnitt 4)
• Zeichenvorrat, Code (siehe Abschnitt 9)
• Dateien und Schlüssel (siehe Abschnitt 10)
• Versandwege, Datenübermittlungswege
• Datenträgeraustausch, Datenübermittlungsdienste, Datenübermittlungssteuerung und höhere Kommunikationsfunktionen
• Bereitstellung, Pflege und Verbleib der Datenträger
• Datensicherung (siehe Abschnitt 11)
• Prüfung und Fehlerbehandlung
• Haftung
• Kostenregelung
• Übergangsbestimmung

3 Dokumentation

Jedes Datenaustauschverfahren ist von der regelnden Stelle vollständig und in dem für Beteiligte und für Prüfzwecke erforderlichen Detaillierungsgrad zu dokumentieren.

4 Datenaustauschart

Der Datenaustausch kann mittels Datenträger oder durch Datenübermittlung erfolgen. Zur Auswahl der Datenaustauschart dienen insbesondere die folgenden Kriterien:

• Verbreitungsgrad
• Grad der Standardisierung
• Datenmenge, Datenstruktur
• Terminsituation, Zeitbedarf
• Verfügbarkeit
• Datensicherheit
• Ausfallsicherheit
• Funktionsfähigkeit
• Funktionsfähigkeit in Ausnahmesituationen
• Anpassungsfähigkeit
• Stand der Automation und maschinelle Ausrüstung bei den Beteiligten
• Organisatorische und ergonomische Randbedingungen
• Kosten, Gesamtwirtschaftlichkeit

5 Datenträger

Für den Datenaustausch mittels Datenträger ist grundsätzlich die Auswahl aus den nachstehenden Datenträgern zu treffen. Hierbei sind auch die Normen zu beachten, auf die in den in der Anlage genannten Normen jeweils Bezug genommen wird.

5.1 Magnetische Datenträger

5.1.1 Magnetband

• Magnetband zur Speicherung digitaler Daten; Bitdichte 63 bit/mm (1600 bpi)
• Magnetband zur Speicherung digitaler Daten; Zeichendichte 246 Zeichen/mm (6250 cpi)

5.1.2 Magnetbandkassette

• Magnetbandkassette 12,7 mm, 18 Spuren, 1491 Datenbytes/mm

5.1.3 Diskette

• ISO Typ 202, 130 mm (5,25 in), 360 KB
• ISO Typ 203, 130 mm (5,25 in), 720 KB
• ISO Typ 204, 130 mm (5,25 in), 1,2 MB
• ISO Typ 301,  90 mm (3,5 in), 720 KB
• ISO Typ 302,  90 mm (3,5 in), 1,44 MB

Bei neuen Verfahren ist bevorzugt ISO Typ 302 einzusetzen.

5.2 Zeichenträger für maschinelle optische Zeichenerkennung

• Zeichenträger nach DIN 66223,

Anordnung der Zeichen für Belegleser, Streifenleser und Seitenleser

5.3 Optische Datenträger

• Optische Festwertspeicherplatten (CD-ROM)

6 Kennsätze und Dateianordnung

Für den Datenaustausch auf magnetischen Datenträgern sind zur Kennzeichnung und Abgrenzung von Daten Kennsätze zu verwenden.

7 Datenübermittlung

Die Festlegungen zur Regelung einer Datenübermittlung sollen dem Referenzmodell für die offene Kommunikation OSI entsprechen, wobei die anwendungsorientierten Funktionen durch die Ebenen 5 bis 7 und die transportorientierten Funktionen durch die Ebenen 1 bis 4 abgedeckt werden.

7.1 Anwendungsorientierte Funktionen

In diesem Abschnitt ist die Konformität mit den OSI-Normen, Schichten 1 bis 6, vorausgesetzt.

• Dateiübermittlung, File Transfer, Access and Management (FTAM)
• Mitteilungsübermittlung, Message Handling System (MHS)
• Virtuelles Terminal
• Teletex
• Bildschirmtext
• einfacher Dialogzugriff auf Datenbanken

Anmerkungen:

Für Teletex und Bildschirmtext sind die entsprechenden Vorschriften der Deutschen Bundespost Telekom anzuwenden.

Entsprechendes gilt auch für MHS nach CCITT X.400 im Rahmen von Postdiensten.

7.2 Transportorientierte Funktionen

Die transportorientierten Funktionen werden durch die Ebenen 1 bis 4 des OSI-Schichtenmodells abgedeckt. Hierbei stellt die Schicht 4 den gesicherten Datentransport zwischen Systemen unabhängig von der unterlagerten Netzart zur Verfügung.

7.2.1 Datenübermittlung über Weitverkehrsnetze

Ein Weitverkehrsnetz - Wide Area Network (WAN) - soll eine Datenübermittlung über ein großes geographisches Gebiet ermöglichen und beinhaltet eine Nutzung von folgenden Datenübertragungsdienstleistungen der Post- und Fernmeldegesellschaften.

• Festverbindungen (DirV)
• Leitungsvermittlung (Datex L)
• Paketvermittlung (Datex P)
• ISDN
• Funk- und Satellitenverbindungen für besondere Anwendungen

7.2.2 Datenübermittlung über Lokale Netze

Lokale Netze - Local Area Networks (LAN) - sollen eine leistungsfähige Datenkommunikation in einer räumlich beschränkten Ausdehnung (Grundstück oder Gebäude) ermöglichen.

Hier kommen in Betracht:

• Token-Ring
• Carrier Sense Multiple Access/Collision Detection (CSMA/CD)

Anmerkung:

Mit dem zu erwartenden verstärkten Einsatz von Lichtwellenleitern kommen ebenfalls innovative Verfahren wie FDDI (Fibre Distributed Data Interface) oder DQDB (Distributed Queue Dual Bus) in Betracht, obwohl entsprechende Normen z. Zt. noch nicht vorliegen.

8 Austauschformate

Soweit Normen für Austauschformate für bestimmte Anwendungen vorliegen, sind diese zu benutzen, z. B.

• Electronic Interchange for Administration, Commerce and Transport (EDIFACT)
• Dokumentenaustausch,  Office Document Architecture/Office Document Interchange Format (ODA/ODIF)
• Austausch terminologischer/lexikographischer Daten
• Austausch von Bildinformationen

9 Zeichenvorrat, Code, Tastaturen

Bezugscode für den Austausch digitaler Daten ist der Code gemäß DIN 66303 - ARV8.

Dieser Code enthält die Ziffern, die Groß- und Kleinbuchstaben des lateinischen Alphabets und weitere Schriftzeichen (Sonderzeichen) sowie nationale Buchstaben und Buchstaben mit diakritischen Zeichen oder Akzenten, die in verschiedenen europäischen Sprachen verwendet werden.

Der Zeichenvorrat ermöglicht die Verwendung der Umlaute und des ß für eine korrekte deutschsprachige Namensschreibung.

Von Stellen der öffentlichen Verwaltung ist in Datenaustauschregelungen der genormte Bezugscode (ARV8) zugrunde zu legen. Dies gilt grundsätzlich auch für Datenaustauschregelungen auf internationaler Ebene.

Bei Verwendung reduzierter Zeichenvorräte ist die Codierung (Darstellung der Zeichen) ebenfalls nach o. a. Norm vorzunehmen. Um den Übergang zum genormten Bezugscode zu erleichtern, kann in besonderen Fällen, nach vorheriger Absprache zwischen den Partnern, eine Codierung des Zeichenvorrates der Allgemeinen Referenz-Version (ARV8) nach Code DIN 66303 - DRV8 - Deutsche Referenz-Version als Übergangslösung vorgenommen werden. Soweit und solange die technischen Voraussetzungen eine Verwendung des 8-Bit-Codes nicht unterstützen, gilt als allgemeiner Bezugscode für den Austausch digitaler Daten weiterhin der Code gemäß DIN 66003 - DRV bzw. DIN 66003 - IRV.

In Regelungen des Datenaustausches durch Rechts- oder Verwaltungsvorschriften, bei Vereinbarungen über den Datenaustausch zwischen Stellen der öffentlichen Verwaltung und in Bedingungen von Stellen der öffentlichen Verwaltung über die Datenentgegennahme von Dritten ist nur ein genormter Code als verbindlich festzulegen.

Entsprechend ist zu verfahren, wenn von Stellen der öffentlichen Verwaltung auf Grund von Mitteilungspflichten Daten mit Dritten auszutauschen sind.

Dies gilt nicht für Postdienste, soweit für diese gesonderte Codes festgelegt sind. Soweit möglich sollte der im genormten Bezugscode festgelegte, codierte Zeichenvorrat außer für den Austausch von digitalen Daten auch für die Ein- und Ausgabe zugrunde gelegt werden.

Für die Eingabe eines eingeschränkten Zeichenvorrats genügt die Grundbelegung der Tastatur (Erweiterungsstufe Null, E0). Der volle Zeichenvorrat nach Code DIN 66303 - ARV 8 erfordert die Erweiterungsstufe Vier (E 4) der Tastatur.

Im Falle der Verwendung von Datenausgabegeräten mit eingeschränktem Zeichenvorrat dürfen nichtvorhandene Zeichen nicht durch andere ersetzt werden, da sonst die Integrität der Daten gefährdet ist. Fehlende Zeichen sind in der Ausgabe eindeutig zu kennzeichnen, z. B. durch unterstrichene Leerzeichen.

10 Dateien und Schlüssel

10.1 Vordrucke

Für die Beschreibung der Dateien und Datensätze werden die Vordrucke "Dateibeschreibung" und "Satzbeschreibung" empfohlen. Muster der Vordrucke mit Ausfüllanleitung siehe Anlage 2 und Anlage 3. Technisch bedingte Abweichungen von der Gestaltung der Vordrucke sind zulässig, wenn sich an deren Inhalt nichts ändert.

10.2 Schlüssel, Datenelemente

Alle für die Weiterverarbeitung benötigten Schlüssel sind festzulegen und in einem Schlüsselverzeichnis darzustellen. Soweit Normen für Datenelemente (z. B. Zeit, Tagesdatum, Uhrzeit, Kalender) vorliegen, sind diese zu berücksichtigen.

11 Datensicherung

Datenaustauschregelungen und die Organisation der an dem Verfahren beteiligten Stellen sind so zu gestalten, daß die auszutauschenden Daten in erforderlichem Umfang gegen unberechtigten Zugriff, Mißbrauch, Verlust, Veränderung und Zerstörung gesichert werden können.

Anforderungen an die Datensicherung, soweit sie für den Datenschutz von Bedeutung sind, sind im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und im Brandenburgischen Datenschutzgesetz (in Vorbereitung) festgelegt. Soweit angemessen, können einzelne Anforderungen wegen ihrer Allgemeingültigkeit entsprechend auf die automatisierte Verarbeitung nicht personenbezogener Daten angewandt werden.

Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen im einzelnen vorzusehen sind, ist von der jeweiligen Aufgabenstellung, den Datenschutzvorschriften, dem Sicherheitsbedürfnis und der Forderung nach der Angemessenheit der Mittel abhängig.

Neben der Kontrolle der Ordnungsmäßigkeit der Verfahrensdurchführung und neben den verfahrensabhängigen Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfungen sind insbesondere wichtig:

11.1 Datensicherung beim Austausch magnetischer Datenträger

Beim Versand von Datenträgern mit personenbezogenen Daten ist sicherzustellen, daß diese für den Empfänger bestimmt sind; z. B. sind Reste einer aus der früheren Verwendung des Datenträgers stammenden Datei vor der Versendung zu löschen.

11.1.1 Transport beschriebener Datenträger

• Versandpapiere
  Es sind die Versandpapiere gem. DIN 31 632 "Begleitformular für Magnetbänder zum Datenaustausch" (siehe Anlage 4) und als Begleitschreiben für die Übermittlung von Datenträgern der Vordruck "Übermittlung von Datenträgern" (siehe Anlage 5) zu benutzen.
• Verpackung der Datenträger
  Die Verpackung soll bestmöglichen Schutz bieten gegen das Eindringen von Staub und Wasser, gegen mechanische Beanspruchung (Stöße, Schwingungen), Klimaeinwirkungen  und magnetische Felder.
• Transportkontrolle
  Beim Transport/Beförderung von Datenträgern dürfen Daten nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder gelöscht werden können.
• Duplizierung
  Für den Versand der Datenträger sind grundsätzlich Duplikate anzufertigen.
• Innerbehördliche Transportkontrolle und Organisation
  Der Empfang eingehender und die Absendung abgehender Datenträger sind in der Regel an zentraler Stelle zu notieren. Eingehende Datenträger sind hier auf das Vorhandensein von Begleitformularen sowie deren ordnungsgemäße Ausfüllung zu prüfen.
  
  Die Weitergabe von Datenträgern sollte nur gegen eine handschriftlich abgezeichnete Übergabebestätigung erfolgen, damit der Weg des Datenträgers lückenlos nachvollziehbar ist.

11.1.2 Rücksendung von Datenträgern

Die auf den Datenträgern vorhandenen Informationen müssen grundsätzlich vor der Rücksendung des Datenträgers vollständig gelöscht werden. Hiervon kann ausnahmsweise abgesehen werden, wenn die Daten vom Empfänger selbst stammen oder wenn die Rückübermittlung der Daten unumgänglich ist (z. B. im Rahmen einer Klärung von Fehlern) oder wenn der übermittelte Datenträger zurückgewiesen werden muß, weil er fehlerhaft übermittelt worden ist bzw. Begleitpapiere nicht ordnungsgemäß ausgefüllt sind.

Eine Löschung darf erst dann erfolgen, wenn ordnungsgemäße Verarbeitung bestätigt wurde (Freigabe).

11.1.3 Klimatisierung und Akklimatisierung

Sind Datenträger außerhalb der zulässigen Betriebsklimabedingungen gelagert oder transportiert worden, so müssen sie grundsätzlich vor Gebrauch akklimatisiert, d. h. dem Betriebsklima angepaßt werden.

11.2 Verschlüsselung

Verfahren zur Datenverschlüsselung dienen dem zusätzlichen Schutz der Daten bei der Übermittlung auf Übertragungswegen oder mit Hilfe von Datenträgern sowie bei der Datenspeicherung. Der im Einzelfall notwendige Einsatz der Verschlüsselung ist vom Anwender zu begründen.

11.3 Datensicherung bei Datenübermittlung

Von besonderer Bedeutung sind:

• Anwendung von Normen/Verwaltungsstandards für die Steuerungsverfahren und Einsatz entsprechend aufgebauter technischer Geräte
• Regelungen zur Kontrolle der Richtigkeit der Datenübertragung
• Richtlinien für das Verhalten bei Systemzusammenbruch
• Regelungen für Wiederanlaufverfahren
• Regelungen zur Prüfung der Zugriffsberechtigung.

11.4 Datensicherung bei sonstigem Datenaustausch, insbesondere bei maschinell-optischer Zeichenerkennung

Zusätzlich zu den sonstigen Sicherungsmaßnahmen ist bei der Verpackung von Datenträgern darauf zu achten, daß Schutz vor Knicken, Verschmutzung oder Beschädigung gewährleistet ist.

11.5 Archivierung, Protokollierung, Reproduzierbarkeit

Um jederzeit eine Reproduzierbarbeit sicherstellen zu können, werden für die Archivierung und Protokollierung Datenträger gem. Abschnitt 5 und Codes und Zeichenvorräte gem. Abschnitt 9 dieser Grundsätze empfohlen. Bei längerfristigen Archivierungen sind die in Normen für Magnetbänder und Disketten empfohlenen Lagerbedingungen zu beachten.

12 Beratung

Zu beabsichtigten Datenaustauschregelungen mit landesübergreifender Bedeutung oder entsprechenden Datenannahme- oder Datenabgabebedingungen sollte eine Stellungnahme der Arbeitsgruppe "Datenaustausch" des Kooperationsausschusses ADV Bund/Länder/Kommunaler Bereich (KoopA ADV) eingeholt werden.

Anfragen werden vom

Ministerium des Innern des Landes Brandenburg
Referat II/7
Postfach 361
O-1561 Potsdam

an die Arbeitsgruppe weitergeleitet.

13 Unterstützung bei der Umsetzung

Es ist vorgesehen, daß das im Aufbau befindliche Landesamt für Datenverarbeitung und Statistik (LDS) Brandenburg alle Behörden und Einrichtungen des Landes Brandenburg bei der Umsetzung dieser Datenübermittlungsgrundsätze unterstützen wird.

14 Beteiligung des Ministeriums des Innern

Datenaustauschvorhaben sind IT-Vorhaben oder Teil eines IT-Vorhabens im Sinne der IT-Richtlinien Brandenburg (RdErl. d. Ministeriums des Innern v. 25. 7. 1991 - II/8-2.100 - ABl. S. 392). Bei ressortübergreifenden Vorhaben ist insbesondere Nr. 3.3 der IT-Richtlinien zu beachten.

15 Anwendung außerhalb der Landesverwaltung

Im Interesse eines einheitlichen Vorgehens wird den Gemeinden und Gemeindeverbänden empfohlen, die Datenübermittlungsgrundsätze Brandenburg entsprechend anzuwenden.

Anmerkung: Die Anlagen wurden nicht aufgenommen.

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¹ Spezifikation, die in einem Schriftstück enthalten ist, das Merkmal eines Erzeugnisses vorschreibt.