Brandenburgisches Vorschriftensystem

Auf Grund des § 65 Abs. 11 des Brandenburgischen Schulgesetzes vom 12. April 1996 (GVBl. I S. 102) verordnet die Ministerin für Bildung, Jugend und Sport:

Inhaltsverzeichnis

Abschnitt 1
Datenschutz in Schulen

§ 1 Umfang
§ 2 Datenerhebung
§ 3 Nicht automatisierte Datenverarbeitung
§ 4 Automatisierte Datenverarbeitung in der Schule
§ 5 Automatisierte Datenverarbeitung außerhalb der Schule
§ 6 Übermittlung an Schulen und Schulbehörden
§ 7 Übermittlung an andere öffentliche Stellen
§ 8 Daten der Mitglieder von Mitwirkungsgremien
§ 9 Eintragungsrechte
§ 10 Einsichts- und Auskunftsrechte
§ 11 Datenschutzmaßnahmen
§ 12 Löschung personenbezogener Daten in automatisierten Dateien

Abschnitt 2
Datenschutz in Schulbehörden und nachgeordneten Einrichtungen

§ 13 Staatliche Schulämter
§ 14 Schulpsychologinnen und Schulpsychologen
§ 15 Oberste Schulbehörde
§ 16 Nachgeordnete Einrichtungen

Abschnitt 3
Schlußbestimmungen

§ 17 Übergangsbestimmungen
§ 18 Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Anlage 1: Liste der zur Verarbeitung zugelassenen personenbezogenen Daten

Anlage 2: Schülerstammblatt für Bildungsgänge der Primarstufe, der Sekundarstufe I, der gymnasialen Oberstufe sowie des Zweiten Bildungsweges

Anlage 3: Schülerstammblatt für den Bildungsgang zur Vermittlung des schulischen Teils einer Berufsausbildung an der Berufsschule

Anlage 4: Schülerstammblatt für berufliche Bildungsgänge (sofern nicht Anlage 3 zu verwenden ist)

Anlage 5: Stammblatt für Lehrkräfte an Schulen

Anlage 6: Antrag auf Einsatz eines privaten Datenverarbeitungsgerätes zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Anlage 7: Musteranweisung für die Verarbeitung personenbezogener Daten in Schulen

Abschnitt 1
Datenschutz in Schulen

§ 1
Umfang

(1) Schulen sind gemäß § 65 des Brandenburgischen Schulgesetzes berechtigt, die in Anlage 1 einschließlich Anlagen 2 bis 5 aufgeführten personenbezogenen Daten von den Schülerinnen und Schülern, deren Eltern, von Lehrkräften und dem sonstigen pädagogischen Personal zu erheben und zu verarbeiten. Dies gilt auch für dort genannte Daten, die mit den personenbezogenen Daten eng verbunden sind. Nicht in Anlage 1 aufgeführte personenbezogene Daten dürfen nur erhoben und verarbeitet werden, soweit sie für die Erfüllung der Aufgaben der Schulen erforderlich sind, und wenn die oder der Betroffene oder bei Minderjährigen deren Eltern eingewilligt haben. Schülerinnen und Schüler, Eltern, Lehrkräfte und sonstiges pädagogisches Personal sind zur Auskunft verpflichtet, soweit es sich um personenbezogene Daten handelt, die in Anlage 1 aufgeführt sind.

(2) Daten über gesundheitliche Beeinträchtigungen und körperliche Behinderungen dürfen nur mit Einwilligung der Eltern oder der betroffenen volljährigen Schülerinnen oder Schüler und nur dann verarbeitet werden, wenn Schülerinnen und Schüler einer besonderen Betreuung bedürfen oder wenn das Wissen über die gesundheitliche Beeinträchtigung oder körperliche Behinderung für einzelne schulische Veranstaltungen von Belang ist. Eine Verarbeitung darf ausnahmsweise ohne Einwilligung der Betroffenen erfolgen, wenn eine Übermittlung durch das Gesundheitsamt in Folge schulärztlicher Untersuchungen aufgrund einer gesetzlichen Übermittlungsbefugnis zulässig ist.

(3) Die Verarbeitung der in Anlage 1 genannten personenbezogenen Daten kann in automatisierten oder nicht automatisierten Dateien sowie in Akten geschehen. Medizinische und psychologische Befunde sowie Angaben über gesundheitliche Beeinträchtigungen dürfen nicht automatisiert verarbeitet werden.

§ 2
Datenerhebung

(1) Die Schulen erheben die zur Erfüllung ihr zugewiesener Aufgaben und für den jeweils damit verbundenen Zweck notwendigen personenbezogenen Daten grundsätzlich bei dem Betroffenen mit seiner Kenntnis. Eine Datenerhebung bei einer anderen Stelle oder Person ohne Kenntnis des Betroffenen ist nur im Rahmen des § 12 Abs. 2 und 5 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes zulässig.

(2) Werden Daten gemäß Anlage 1 beim Betroffenen mit seiner Kenntnis erhoben, dann ist er auf die Rechtsgrundlage hinzuweisen. Soweit eine Auskunftspflicht besteht, ist der Betroffene hierauf hinzuweisen oder soweit die Angaben Voraussetzung für die Gewährung von Rechtsvorteilen sind, ist der Betroffene über die Folgen einer möglichen Nichtbeantwortung aufzuklären. Im übrigen ist auf die Freiwilligkeit der Angaben hinzuweisen.

(3) Die Daten der Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen Personals gemäß Anlage 1 Nr. 6 und 7 werden vom staatlichen Schulamt der betreffenden Schule übermittelt, sofern es sich um Daten handelt, die beim staatlichen Schulamt als personalaktenführender Stelle verwaltet werden.

(4) Eintragungen, die unrichtig sind, sind zu berichtigen. Soweit Eintragungen rechtswidrig aufgenommen worden sind, sind sie zu löschen. Die Berichtigung hat so zu erfolgen, daß nachvollziehbar ist, wer die Berichtigung aus welchem Grund vorgenommen hat.

§ 3
Nicht automatisierte Datenverarbeitung

(1) Personenbezogene Daten, die nicht automatisiert in Schülerakten, Klassen- oder Kursbüchern, Notenbüchern oder in den Unterlagen über Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen Personals verarbeitet werden sowie Prüfungsunterlagen, Klassenarbeiten und Klausuren, sind in verschlossenen Schränken und Räumen aufzubewahren. Ein Entfernen der Schülerakten, Klassen- oder Kursbücher, Notenbücher, Prüfungsunterlagen sowie der Unterlagen über Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen Personals vom Aufbewahrungsort darf nur so lange erfolgen, wie dies zur Erfüllung der zugrundeliegenden Aufgaben erforderlich ist. Außer zum Zweck der Übermittlung dürfen diese das Schulgebäude nicht verlassen. Klassenbücher können zu schulischen Veranstaltungen außerhalb des Schulgebäudes mitgeführt werden, wenn dies für die Gewährleistung von Eintragungen erforderlich ist.

(2) Das Nähere zur Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung nicht automatisiert verarbeiteter personenbezogener Daten wird in Verwaltungsvorschriften bestimmt.

§ 4
Automatisierte Datenverarbeitung in der Schule

(1) Zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten dürfen schuleigene, in den Schulen stehende Datenverarbeitungsgeräte eingesetzt werden. Diese Datenverarbeitungsgeräte dienen ausschließlich der Verwaltung. Eine Verwendung im Unterricht oder eine Vernetzung mit im Unterricht verwendeten Datenverarbeitungsgeräten muß ausgeschlossen sein. Eine zeitweilig erforderliche Verwendung eines im Unterricht verwendeten Datenverarbeitungsgerätes zu Zwecken der Verwaltung und umgekehrt ist zulässig, wenn die Datenschutzmaßnahmen gemäß § 11 eingehalten werden.

(2) Die Programmentwicklung, Freigabe, Organisation und Verantwortlichkeit der Datenverarbeitung mit Datenverarbeitungsgeräten sowie deren Kontrolle und Datensicherung gemäß § 11 sind von der Schulleitung verbindlich zu regeln.

§ 5
Automatisierte Datenverarbeitung außerhalb der Schule

(1) Die Schulleitung kann Lehrkräften und Personen des sonstigen pädagogischen Personals gestatten, Daten von Schülerinnen und Schülern auf schuleigenen oder privaten Datenverarbeitungegeräten außerhalb der Schule zu verarbeiten. Die Schule bleibt datenverarbeitende Stelle und ist für die Einhaltung des § 8 Abs. 1 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes verantwortlich. Für die Genehmigung ist der Antrag in Anlage 6 zu verwenden. In ihm sind der Zweck der Verarbeitung, die eingesetzten Programme und die vorgesehenen Dateien und Auswertungen zu beschreiben.

(2) Die Genehmigung darf nur erteilt werden, wenn die Datenverarbeitung der konkreten Aufgabenerfüllung im unmittelbaren pädagogischen Verantwortungsbereich der Lehrkraft oder der Person des pädagogischen Personals dient und wenn die Datensicherheitsmaßnahmen den Regelungen in § 10 Abs. 1 und 2 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes entsprechen, die ebenfalls anzugeben sind. Weiterhin ist die vorherige schriftliche Einverständniserklärung der Lehrkraft oder der Person des pädagogischen Personals notwendig, sich der Kontrolle durch den Landesbeauftragten für den Datenschutz zu unterwerfen.

(3) Die Genehmigung kann für folgende Daten erteilt werden: Schülernummer, Name, Vorname, Jahrgangsstufe, Klassen-, Kurs- oder Lerngruppenbezeichnung, Unterrichtsfächer sowie Leistungsbewertungen.

(4) Die Genehmigung einer automatisierten Texterstellung (Zeugnisse, Mitteilungen, Benachrichtigungen) kann erfolgen, wenn die Lehrkraft oder die Person des pädagogischen Personals schriftlich erklärt, daß die hierzu erforderlichen personenbezogenen Daten nach Abschluß der Aufgabe unverzüglich gelöscht werden. Die hierzu über Absatz 3 hinaus notwendigen Daten sind bei der Genehmigung anzugeben. Im übrigen sind alle gespeicherten personenbezogenen Daten auf allen verwendeten Datenträgern unverzüglich nach Beendigung des Schuljahres zu löschen, sofern sie nicht im folgenden Schuljahr weiterhin benötigt werden und die Genehmigung für das folgende Schuljahr erteilt wurde.

(5) Wird ein Zugriff unberechtigter Dritter oder ein Verstoß gegen eine Bestimmung dieser Verordnung oder des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes festgestellt, muß die Genehmigung unverzüglich widerrufen werden.

§ 6
Übermittlung an Schulen und Schulbehörden

(1) Die Übermittlung personenbezogener Daten hat so zu erfolgen, daß Unbefugte keine Einsicht erlangen können. Zwischen den Schulen erfolgt die Übermittlung gemäß den Absätzen 2 bis 5. Die Übermittlung an die Schulbehörden erfolgt gemäß Absatz 6 sowie § 13 und § 15.

(2) Das Schülerstammblatt und die Durchschrift oder Kopie des letzten Zeugnisses sind unmittelbar nach Eingang der Aufnahmebestätigung an die aufnehmende Schule zu versenden. Darüber hinaus sind das Grundschulgutachten beim Wechsel in eine weiterführende allgemeinbildende Schule sowie die Unterlagen über ein Förderausschußverfahren beim Wechsel in eine Förderschule an die aufnehmende Schule zu versenden.

(3) Beim Wechsel der Schule innerhalb der Primarstufe, der Sekundarstufe I oder innerhalb eines Bildungsganges in der Sekundarstufe II ist über die in Absatz 2 genannten Akten nach Eingang der Aufnahmebestätigung an die aufnehmende Schule die gesamte Schülerakte zu versenden. Die abgebende Schule fertigt einen Vermerk über alle übermittelten Bestandteile der Schülerakte an und bewahrt diesen fünf Jahre auf.

(4) Wechselt eine Schülerin oder ein Schüler auf eine Schule in einem anderen Land der Bundesrepublik Deutschland, so werden die unter Absatz 2 aufgeführten Akten nur auf Antrag der aufnehmenden Schule übersandt. Die gesamte Schülerakte ist bei Vorliegen der schriftlichen Einverständniserklärung der Eltern oder der volljährigen Schülerin oder des volljährigen Schülers zu übersenden.

(5) Wechselt eine Schülerin oder ein Schüler auf eine Schule außerhalb der Bundesrepublik Deutschland, so ist auf Antrag der ausländischen Schule ein pädagogisches Gutachten über den Leistungsstand der Schülerin oder des Schülers zu übersenden.

(6) Für die Zwecke der Unterrichtsplanung, für Personalmaßnahmen, für die Stellenbewirtschaftung oder für allgemeine schulaufsichtliche Maßnahmen dürfen personenbezogene Daten der Lehrkräfte und der Personen des sonstigen pädagogischen Personals gemäß Anlage 1 von den Schulen an die Schulbehörden übermittelt werden.

§ 7
Übermittlung an andere öffentliche Stellen

(1) Die Übermittlung personenbezogener Daten der Schülerinnen und Schüler sowie von Eltern an andere öffentliche Stellen erfolgt gemäß § 65 Abs. 6 des Brandenburgischen Schulgesetzes insbesondere dann, wenn

1. dies zur Abwehr erheblicher Nachteile für das Gemeinwohl oder zur Abwehr einer schwerwiegenden Beeinträchtigung der Rechte einer anderen Schülerin, eines anderen Schülers oder einer dritten sonstigen Person notwendig ist oder
2. sich bei der rechtmäßigen Aufgabenerfüllung Anhaltspunkte für Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten von Schülerinnen, Schülern oder Eltern ergeben und die Unterrichtung der für die Verfolgung oder Vollstreckung zuständigen Behörden geboten erscheint.

Die Schule hat im gemäß § 65 Abs. 6 Satz 3 des Brandenburgischen Schulgesetzes anzulegenden Vermerk die Rechtsgrundlage der Übermittlung, den Umfang der übermittelten Daten sowie die genaue Bezeichnung und Anschrift des Empfängers anzugeben. Der Vermerk ist zu den Unterlagen der Schulverwaltung (Verwaltungsakten) der Schule zu nehmen. Erfolgt die Übermittlung auf Grund eines Ersuchens des Empfängers, hat dieser die Rechtsgrundlage anzugeben, die ihn zur Erhebung dieser Daten bei der Schule als öffentliche Stelle berechtigt. Gegebenenfalls ist zu begründen, weshalb die Daten nicht beim Betroffenen erhoben wurden.

(2) Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler sowie von Eltern an das Jugendamt ist über das staatliche Schulamt zulässig

1. auf dessen Anforderung gemäß § 62 Abs. 3 des Achten Buches Sozialgesetzbuch oder
2. mit Zustimmung der Eltern oder der volljährigen Schülerin oder des volljährigen Schülers oder
3. zur Inanspruchnahme von sozialpädagogischer Hilfe nach Verhängung einer Ordnungsmaßnahme.

Bei begründetem schwerwiegendem Verdacht über Vernachlässigung oder Mißhandlung des Kindes in der Familie kann eine Meldung an das Vormundschaftsgericht unter Verwendung der notwendigen personenbezogenen Daten erfolgen. Die Datenübermittlung an das Vormundschaftsgericht erfolgt über das staatliche Schulamt.

§ 8
Daten der Mitglieder von Mitwirkungsgremien

Von Mitgliedern der Mitwirkungsgremien sind Name, Vorname, Anschrift sowie bei überschulischen Gremien Name und Anschrift der vertretenen Schule oder bei entsandten Mitgliedern der durch sie vertretenen Stelle in geeigneter Weise bekannt zu machen. Die Bekanntmachung für schulische Gremien erfolgt durch die Schulleitung, für kreisliche Gremien durch das staatliche Schulamt und für Landesgremien durch das für Schule zuständige Ministerium. Ein Mitglied kann der Veröffentlichung seiner Anschrift widersprechen. Die Kandidatinnen und Kandidaten für Mitwirkungsgremien sind vor der Wahl darauf hinzuweisen.

§ 9
Eintragungsberechtigte

(1) Eintragungsberechtigt in Schülerakten sind

1. die Klassenlehrerin oder der Klassenlehrer und die Tutorin oder der Tutor,
2. die Abteilungsleiterin oder der Abteilungsleiter am Oberstufenzentrum,
3. die Schulleiterin oder der Schulleiter und die Stellvertreterin oder der Stellvertreter,
4. die Oberstufenkoordinatorin oder der Oberstufenkoodinator einer gymnasialen Oberstufe, sofern eine Eintragungsberechtigung gemäß den Regelungen über die gymnasiale Oberstufe gegeben ist sowie
5. die Mitarbeiterinnen oder die Mitarbeiter des Schulsekretariats sowie weitere Lehrkräfte nach Weisung.

Die Schulleitung hat für die einheitliche Führung der Schülerakten zu sorgen und entscheidet in Zweifelsfällen, ob eine Eintragung in die Schülerakte erfolgt oder Unterlagen zur Schülerakte genommen werden.

(2) Eintragungsberechtigt in Klassen- oder Kursbüchern sind die unterrichtenden Lehrkräfte, die Klassenlehrerin oder der Klassenlehrer und die Schulleitung. Die Schulleitung sorgt für die regelmäßige Führung der Klassen- oder Kursbücher.

(3) Eintragungsberechtigt in das Notenbuch einer Klasse oder eines Kurses sind die in den jeweiligen Fächern unterrichtenden Lehrkräfte. Über den Umfang der Eintragungen gemäß Anlage 1 Nr. 3.2 entscheiden die Fachkonferenzen.

(4) Die Eintragungsberechtigung in Prüfungsunterlagen ergibt sich aus den in den Verordnungen zur Ausgestaltung der Prüfungen gemäß § 60 Abs. 4 Satz 1 des Brandenburgischen Schulgesetzes getroffenen Regelungen.

(5) In die Unterlagen über Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen Personals sind die Schulleitung sowie auf Weisung der Schulleiterin oder des Schulleiters die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Schulsekretariats eintragungsberechtigt.

§ 10
Einsichts- und Auskunftsrechte

(1) Das Recht auf Einsicht oder Auskunft in die sie betreffenden Unterlagen erstreckt sich auch auf ehemalige Schülerinnen und Schüler, sofern sie volljährig sind. Minderjährigen sowie ehemaligen Schülerinnen und Schülern kann Einsicht oder Auskunft gewährt werden, wenn sie das 14. Lebensjahr vollendet haben und die Zustimmung der Eltern für die konkrete Einsichtnahme oder allgemein vorliegt.

(2) Die Schule kann die Einsichtnahme in Unterlagen zeitlich beschränken, wenn dies ansonsten zu einer unzumutbaren Belastung der Schule führt.

(3) Im Rahmen der Erfüllung ihrer dienstlichen Aufgaben dürfen in Schülerakten neben den Eintragungsberechtigten gemäß § 9 Abs. 1 Einsicht nehmen

1. Schulrätinnen und Schulräte,
2. Schulpsychologinnen und Schulpsychologen,
3. Vertrauenslehrerinnen oder Vertrauenslehrer sowie
4. Oberstufenkoordinatorin oder Oberstufenkoordinator.

(4) Im Rahmen der Erfüllung ihrer dienstlichen Aufgaben dürfen in Notenbücher neben den Eintragungsberechtigten gemäß § 9 Abs. 3 Einsicht nehmen

1. Schulleiterin oder Schulleiter,
2. Abteilungsleiterin oder Abteilungsleiter,
3. Oberstufenkoordinatorin oder Oberstufenkoordinator,
4. Klassenlehrerin oder Klassenlehrer und Tutorin oder Tutor,
5. Lehrkräfte, die in der Klasse oder dem Kurs unterrichten, und
6. Schulrätinnen und Schulräte.

(5) Das Recht der Schülerinnen und Schüler sowie deren Eltern gemäß § 46 Abs. 3 des Brandenburgischen Schulgesetzes, Auskunft über den Leistungsstand zu erhalten, bleibt von diesen Bestimmungen unberührt.

(6) Alle stimmberechtigten Mitglieder von Prüfungsausschüssen im Sinne von § 60 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 des Brandenburgischen Schulgesetzes können Einsicht in Prüfungsunterlagen nehmen. Die Einsicht der Schülerinnen und Schüler ist nach Abschluß der Prüfung möglich, sofern die Verordnungen über Prüfungen nichts anderes bestimmen. Das Einsichts- und Auskunftsrecht gemäß § 29 des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land Brandenburg bleibt davon unberührt.

(7) In die Unterlagen über Lehrkräfte und Personen des sonstigen pädagogischen Personals dürfen die Schulleitung, die Leitung des staatlichen Schulamtes sowie die für die Schule zuständige Schulrätin oder der für die Schule zuständige Schulrat Einsicht nehmen.

§ 11
Datenschutzmaßnahmen

(1) Für die Einhaltung des Datenschutzes in den Schulen ist ein Mitglied der Schulleitung verantwortlich. Die Schulleiterin oder der Schulleiter betraut ein Mitglied mit dieser Aufgabe. Dieses Mitglied gibt Hinweise zum Verfahren der Datenerhebung und Verarbeitung im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften. Dabei sind unter anderem festzulegen

1. wie die Sicherung, Sperrung und Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt,
2. welche Personen unter Beachtung der Festlegungen in den §§ 9 und 10 auf diese Daten zugreifen dürfen,
3. wer diese Daten verändern darf und
4. von wem, unter welchen Voraussetzungen, in welchem Umfang und an welche Stellen personenbezogene Daten übermittelt werden dürfen.

Eine solche Regelung ist gemäß dem Muster in Anlage 7 zu erstellen.

(2) Die Schulleitung hat dafür zu sorgen, daß für automatisierte Dateien mit personenbezogenen Daten gemäß § 8 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes eine Dateibeschreibung anzufertigen und ein Verzeichnis der Geräte, mit denen personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet werden, anzulegen ist. Beim Einsatz von Datenverarbeitungsgeräten ist insbesondere zu beachten, daß

1. der Zugang zu den Datenverarbeitungsgeräten mechanisch zu sichern ist,
2. das Betriebssystem, soweit technisch möglich, gegen mißbräuchliche und unberechtigte Benutzung zu sichern ist,
3. die Datenträger und Ausdrucke verschlossen aufzubewahren sind und vor dem Zugriff Unbefugter gesichert werden,
4. die Datenträger in Übersichten nachzuweisen und regelmäßig zu kontrollieren sind,
5. die Daten und Programme regelmäßig zu sichern und an anderer Stelle gesichert auszulagern sind,
6. der Zugriff und die Benutzung von Programmen und Daten durch Identifizierungs- und Authentifizierungsprozeduren abzusichern sind,
7. über den Zugriff und die Benutzung von Programmen und Daten eine lückenlose Dokumentation zu führen ist, die der regelmäßigen Kontrolle unterliegt und
8. mindestens zwei Personen mit den Datenverarbeitungsgeräten und Datenverarbeitungsprogrammen vertraut sein sollen.

(3) Werden personenbezogene Daten in nicht automatisierten Dateien oder in Akten verarbeitet, sind die notwendigen Maßnahmen zu treffen, um insbesondere den Zugriff Unbefugter bei der Bearbeitung, der Aufbewahrung, dem Transport und der Vernichtung zu verhindern.

(4) Die Schulleitung hat eine regelmäßige Kontrolle der Vollzähligkeit der Akten zu gewährleisten. Eine entsprechende Notiz ist in einer dafür zu schaffenden Unterlage vorzunehmen.

(5) Soweit Vorentwürfe und Notizen nicht Bestandteil eines Vorganges werden und personenbezogene Daten enthalten, sind diese mit dem Eintritt ihrer Entbehrlichkeit zu vernichten.

§ 12
Löschung personenbezogener Daten in automatisierten Dateien

(1) Für die Sperrung und Löschung von personenbezogenen Daten gilt § 19 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes. Personenbezogene Daten und maschinenlesbare Datenträger (Disketten) sind spätestens nach der Schulentlassung der Schülerinnen und Schüler zu löschen. Sind für bestimmte Daten gemäß den zu § 3 Abs. 2 zu erlassenden Verwaltungsvorschriften längere Aufbewahrungsfristen vorgesehen, sind diese vor der Löschung auszudrucken und gesichert vor dem Zugriff Unbefugter aufzubewahren.

(2) Die in automatisierten Dateien gespeicherten personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern, Lehrkräften sowie Eltern sind nach Abschluß der Aufgabe, für die sie erhoben und gespeichert wurden, in der Regel spätestens zum Zeitpunkt, zu dem die betroffenen Schülerinnen und Schüler die Schule verlassen, zu löschen.

Abschnitt 2
Datenschutz in Schulbehörden und nachgeordneten Einrichtungen

§ 13
Staatliche Schulämter

(1) Die staatlichen Schulämter dürfen personenbezogene Daten gemäß § 1 Abs. 1 und 2 verarbeiten, sofern diese Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben und dem damit verbunden Zweck erforderlich sind. Für die Einhaltung der Datenschutzmaßnahmen gemäß § 11 ist die Leiterin oder der Leiter des staatlichen Schulamtes verantwortlich.

(2) Die staatlichen Schulämter dürfen zur Erfüllung ihrer Aufgabe als Dienststelle für Lehrkräfte, sonstiges pädagogisches Personal sowie Schulpsychologinnen und Schulpsychologen personenbezogene Daten dieser Personen gemäß den beamten- und angestelltenrechtlichen Vorschriften erheben und verarbeiten.

(3) Zur Feststellung der Schulpflicht und des Ruhens dieser bei Asylbewerbern gemäß § 40 Abs. 2 in Verbindung mit § 36 Abs. 2 des Brandenburgischen Schulgesetzes ist eine Datenübermittlung von den Ausländerbehörden an das jeweils zuständige staatliche Schulamt zulässig.

§ 14
Schulpsychologinnen und Schulpsychologen

(1) Schulpsychologinnen und Schulpsychologen dürfen beim Betroffenen oder durch Einsicht in die Schülerakte gemäß § 10 Abs. 3 Daten erheben, sofern dies zur Erstellung einer schulpsychologischen Stellungnahme oder eines schulpsychologischen Gutachtens in Vorbereitung von Entscheidungen über

1. die Feststellung der Schulreife gemäß § 37 des Brandenburgischen Schulgesetzes oder der Zurückstellung vom Schulbesuch gemäß § 51 Abs. 2 des Brandenburgischen Schulgesetzes,
2. einen sonderpädagogischen Förderbedarf oder Fördermaßnahmen zur Behebung von Lernschwierigkeiten,
3. die Anwendung von Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen oder
4. die Leistungsmessung

notwendig ist. Die Betroffenen sind im Vorfeld auf die Rechtsgrundlage dieser Datenerhebung hinzuweisen. Über das Ergebnis werden sie im Rahmen der Begründung schulbehördlicher Entscheidungen unterrichtet. Darüber hinaus dürfen personenbezogene Daten der Betroffenen nur mit deren Einverständnis oder bei Minderjährigen mit Einverständnis der Eltern erhoben und übermittelt werden.

(2) Eine Übermittlung der Ergebnisse schulpsychologischer Untersuchungen mit den in ihnen enthaltenen personenbezogenen Daten erfolgt an die Stelle, welche die schulpsychologische Stellungnahme oder das schulpsychologische Gutachten angefordert hat. An andere öffentliche Stellen erfolgt sie entsprechend den Bestimmungen in § 7.

(3) Betroffene haben entsprechend den Bestimmungen in § 10 Abs. 1 Einsicht in die sie betreffenden Unterlagen.

(4) Die in Gutachten, Stellungnahmen, Befunden und Empfehlungen festgehaltenen Ergebnisse schulpsychologischer Beratungen sollen in der Regel Datum, Namen der Ratsuchenden und weiterer Gesprächsteilnehmender, Beratungsanlaß, Gesprächsverlauf und Maßnahmen enthalten. Diese Aufzeichnungen sind im staatlichen Schulamt im Sinne der Datensicherheitsmaßnahmen von § 11 bis zum Ablauf von drei Jahren nach Beendigung der Schulpflicht der Schülerin oder des Schülers zu verwahren.

§ 15
Oberste Schulbehörde

(1) Sofern dem für Schule zuständigen Ministerium Einzelfallentscheidungen vorzulegen sind oder diese von ihm getroffen werden, sind die dazu notwendigen personenbezogenen Daten zu übermitteln. Die Übermittlung seitens der Schulen erfolgt über die staatlichen Schulämter.

(2) Dem für Schule zuständigen Ministerium dürfen zum Zwecke der Planung und Statistik im Schulbereich die bei den Schulen gemäß § 1 gespeicherten personenbezogenen Daten nur in anonymisierter Form gemäß § 9 Abs. 2 Satz 3 des Brandenburgischen Statistikgesetzes direkt übermittelt werden, sofern diese Daten für die Unterrichtsplanung, für Personalmaßnahmen, für die Stellenbewirtschaftung oder für allgemeine schulaufsichtliche Maßnahmen erforderlich sind. Es ist berechtigt, das Amt für Statistik Berlin-Brandenburg mit der Verarbeitung dieser Daten zu beauftragen.

§ 16
Nachgeordnete Einrichtungen

(1) Im Landesinstitut für Schule und Medien Berlin-Brandenburg dürfen die zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben gemäß § 135 und § 136 des Brandenburgischen Schulgesetzes notwendigen personenbezogenen Daten mit Zustimmung des Betroffenen erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Der Betroffene ist über den Zweck und das Ziel der Erhebung und Verarbeitung zu informieren.

(2) Die Datenverarbeitung und Datensicherung erfolgt gemäß den §§ 3, 4 und 11. Die Leiterin oder der Leiter der nachgeordneten Einrichtung ist für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verantwortlich.

Abschnitt 3
Schlußbestimmungen

§ 17
Übergangsbestimmungen

Im Schuljahr 1997/98 können statt der in den Anlagen 2 bis 6 vorgesehenen Formblätter noch die bisher gültigen und noch vorhandenen Formblätter verwendet werden. Es dürfen jedoch keine Daten erhoben und gespeichert werden, die gemäß dieser Verordnung nicht ausdrücklich zugelassen wurden.

§ 18
Inkrafttreten, Außerkrafttreten

(1) Diese Verordnung tritt am 1. August 1997 in Kraft.

(2) Mit Inkrafttreten dieser Verordnung treten außer Kraft

1. § 3 Abs. 2 Nr. 1 der Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen Verordnung vom 26. Februar 1993 (GVBl. II S. 114),
2. § 1 Abs. 4 der Aufnahmeverordnung-Sek I vom 9. Dezember 1996 (GVBl. II 1997 S. 14),
3. Nummer 33 der Verwaltungsvorschriften über die Ausbildung und Prüfung im Telekolleg II vom 17. Dezember 1992 (ABl.-MBJS 1993 S. 2),
4. die Verwaltungsvorschriften über den Schutz personenbezogener Daten in Schulen und statistische Erhebungen vom 26. November 1993 (ABl. S. 1730; ABl.-MBJS 1994 S. 85), geändert durch die Verwaltungsvorschriften vom 3. Dezember 1995 (ABl. S. 1285; ABl.-MBJS S. 560),
5. Nummer 6 Abs. 1 bis 3, Nummer 7 Abs. 2 und 4 sowie Nummer 8 der Verwaltungsvorschriften über die schulpsychologische Beratung vom 5. September 1994 (ABl.-MBJS S. 803) sowie
6. Nummer 1 Abs. 3 der Verwaltungsvorschriften über wissenschaftliche Untersuchungen vom 1. August 1995 (ABl.-MBJS S. 408).

Potsdam, den 14. Mai 1997

Die Ministerin für Bildung, Jugend und Sport
Angelika Peter

 

Anm.: die Anlagen 2 bis 6 wurden nicht aufgenommen.

Anlage 1: Liste der zur Verarbeitung zugelassenen personenbezogenen Daten

1	Schülerakte
	Bei Aufnahme einer Schülerin oder eines Schülers sind in einer anzulegenden Schülerakte folgende für die Schullaufbahn sowie die schul- und schulträgerinterne Verwaltung notwendigen Daten aufzunehmen:
1.1	Schülerstammblatt und die darin enthaltenen Einzeldaten gemäß den Anlagen 2 bis 4,
1.2	die Durchschriften oder Kopien aller Zeugnisse und der darin enthaltenen Einzeldaten sowie des Grundschulgutachtens,
1.3	Vermerke über Benachrichtigung der Eltern bei gefährdeter Versetzung,
1.4	Kopien der Informationen zum Arbeits- und Sozialverhalten, sofern diese auf Wunsch der Eltern erstellt wurden,
1.5	Anmeldeunterlagen, Gesprächsprotokolle und Aufnahmeentscheidungsunterlagen,
1.6	Beurlaubungen vom Schulbesuch über zwei Monate,(1)
1.7	Schulversäumnisse über zwei Monate wegen Krankheit oder aus sonstigen Gründen oder ohne Angabe von Gründen,
1.8	Unterlagen über angeordneten / erteilten Hausunterricht,
1.9	Angaben über gesundheitliche Beeinträchtigungen soweit gemäß § 1 Abs. 2 zulässig(2),
1.10	BAföG-Schulbescheinigungen,
1.11	Schriftverkehr zu Schulpflichtverletzungen,
1.12	Unterlagen über erteilte Ordnungsmaßnahmen,
1.13	Vermerke über erteilte Schulbescheinigungen und ausgegebene Schülerausweise,
1.14	Bildungsempfehlung und Unterlagen eines Förderausschußverfahrens(3),
1.15	Befreiungen vom Unterricht, insbesondere Befreiung vom Sportunterricht,
1.16	in Schulen der Primarstufe
	1.16.1	Unterlagen über die Zurückstellung vom Schulbesuch
	1.16.2	Unterlagen über die vorzeitige Aufnahme in die Grundschule
	1.16.3	individueller Förderplan für den zusätzlichen Förderunterricht
1.17	in der Sekundarstufe I Unterlagen über das Schülerbetriebspraktikum
1.18	in Schulen der gymnasialen Oberstufe
	1.18.1	Unterlagen über die Wahl von Kursen, Klausur- und Abiturprüfungsfächern einschließlich der erforderlichen Protokolle
	1.18.2	Unterlagen über den Erwerb besonderer Berechtigungen (insbesondere Erwerb des Latinums)
	1.18.3	Unterlagen über die Ermittlung der Gesamtqualifikation
1.19	in Einrichtungen des Zweiten Bildungsweges
	1.19.1	Angaben zur schulischen und beruflichen Qualifikation
	1.19.2	Angaben zur beruflichen Tätigkeit einschließlich Anschrift der Arbeits- oder Ausbildungsstätte
	1.19.3	Unterlagen über den Erwerb besonderer Berechtigungen (insbesondere Erwerb des Latinums)
	1.19.4	Unterlagen über die Wahl von Kursen, Klausur- und Abiturprüfungsfächern einschließlich der erforderlichen Protokolle (gilt nur für Bildungsgänge der Sekundarstufe II)
	1.19.5	Unterlagen über die Ermittlung der Gesamtqualifikation

2	Klassen- oder Kursbücher (einschließlich Unterlagen für Arbeitsgemeinschaften und gleichartige schulische Veranstaltungen)
2.1	das Stundenthema der erteilten Unterrichtsstunden in der Klasse oder dem Kurs,
2.2	Thema und Zeitpunkt aller in der Klasse oder dem Kurs geschriebenen schriftlichen Arbeiten,
2.3	einen Nachweis über die Tage und Stunden der Unterrichtsversäumnisse einzelner Schülerinnen und Schüler,
2.4	die Eintragung einer Schülerin oder eines Schülers als Erziehungsmaßnahme,
2.5	der Nachweis über erfolgte und in regelmäßigen Abständen oder bei gegebenem Anlaß dem Alter der Schülerinnen und Schüler angepaßt wiederholte Hinweise mit Angabe der fehlenden Schülerinnen und Schüler, insbesondere
	2.5.1	zum Verhalten auf dem Schulgelände,
	2.5.2	zum Verhalten im Sportunterricht,
	2.5.3	zum Verhalten im naturwissenschaftlichen Unterricht,
	2.5.4	über die Verhinderung und Bekämpfung von Bränden,
	2.5.5	über das Verhalten im Straßenverkehr im Rahmen des Sachunterrichtes an der Grundschule,
	2.5.6	über das Verhalten bei Exkursionen, Unterrichtsgängen, Wanderungen, Schulfahrten,
	2.5.7	über das Verhalten bei Witterungseinflüssen,
	2.5.8	über die Gefahren im Umgang mit pyrotechnischen Erzeugnissen und Waffen sowie
	2.5.9	über das Verhalten beim Auffinden von Munition,
2.6	die Liste der in der Klasse oder dem Kurs zu unterrichtenden Schülerinnen und Schüler,
2.7	Name und Fach der unterrichtenden Lehrkräfte

3	Notenbuch
3.1	Schülerliste mit Wohnanschrift und Telefonnummern der Eltern,
3.2	für jedes Fach getrennt Seiten oder Blätter für die Eintragung der Noten / Punktbewertung sowie je eine Spalte für Schulhalbjahres- und Schuljahresnoten oder -punkte,
3.3	Namen und Fach der unterrichtenden Lehrkräfte
4	Prüfungsunterlagen
4.1	Wahl von Prüfungsfächern
4.2	Unterlagen über Zulassung und Zeitpunkt von Prüfungen
4.3	schriftliche Prüfungsarbeiten mit Aufgabenstellung und Bewertung
4.4	Unterlagen der mündlichen und praktischen Prüfung
5	Sonstige personenbezogene Daten von Schülerinnen, Schülern und Eltern
5.1	Mitgliedschaft und Funktion in Gremien der Mitwirkung,
5.2	sonstige schul- oder ausbildungsbezogene Funktionen, insbesondere Schülerlotsen, AG-Leitung, Auszubildendenvertretung,
5.3	Protokolle schulischer Gremien der Mitwirkung soweit sie Angaben über Entscheidungen zu einzelnen Personen enthalten,
5.4	Schulname, Schulform, Anschrift und Bundesland bisher von der Schülerin oder dem Schüler besuchter Schulen,
5.5	Angaben über den Besuch eines Hortes,
5.6	Angaben über die Teilnahme an der Schülerspeisung,
5.7	Angaben über ausgeliehene Unterrichtsmittel,
5.8	Angaben über den Schulweg,
5.9	Angaben über die Teilnahme an Fördermaßnahmen sowie die Art des Förderschwerpunktes bei Integrationsschülern,
5.10	Angaben über die Teilnahme am Ganztagsbetrieb
6	Unterlagen über Lehrkräfte
	6.1	Stammblatt für Lehrkräfte an Schulen gemäß Anlage 5
	6.2	Sonstige personenbezogene Daten von Lehrkräften
	6.2.1	Mitgliedschaft in Gremien der Mitwirkung
	6.2.2	Angaben zum Einsatz in der Schule
	6.2.3	Angaben über erteilten und nicht erteilten Unterricht einschließlich Angaben zu Mehrarbeit
	6.2.4	Angaben zur Abwesenheit von der Schule
	6.2.5	Angaben über erfolgte Verpflichtungen und Belehrungen
7	Von Personen des sonstigen pädagogischen Personals können die zu Nummer 6 analogen personenbezogenen Daten erhoben werden.
8	Klassenarbeiten und Klausuren

Anlage 7: Musteranweisung für die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Schule

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf der Grundlage des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes und der Datenschutzverordnung Schulwesen nach folgenden Grundsätzen:

1. Freigabe und Kontrolle

Die Freigabe und Kontrolle der Programme, die bei der Verarbeitung personenbezogener Daten in automatisierten Verfahren angewendet werden, erfolgt ausschließlich durch die Schulleiterin oder den Schulleiter oder in Vertretung durch

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2. Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten in automatisierten Verfahren oder manuell geführten Karteien ist ausschließlich durchzuführen von den Verwaltungskräften___________ oder in Vertretung von der Lehrkraft
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Diese Personen erfassen und verarbeiten Daten gemäß § 1 der Datenschutzverordnung Schulwesen und verändern sie gegebenenfalls entsprechend den Angaben der Schülerin oder des Schülers oder deren Eltern (Individualdaten) und der Lehrkräfte.

Die o. g. Personen haben sicherzustellen, daß außer ihnen und der Schulleiterin oder dem Schulleiter niemand auf die Daten zugreifen kann. Datenverarbeitungsgeräte sind nach jeder Benutzung mechanisch zu sichern. Datenträger, Ausdrucke und Karteikarten sind verschlossen aufzubewahren.

Die Daten sind täglich/wöchentlich/monatlich⁴ zu sichern und gesichert auszulagern an möglichst feuerfesten Aufbewahrungsorten.

3. Übermittlung

Die in Nummer 2 genannten Personen sind befugt, personenbezogene Daten an andere Schulen (z. B. bei Schulwechsel), den zuständigen Schulträger und die Schulbehörden zu übermitteln, soweit dies zur rechtmäßigen Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Sie erfolgt auf der Grundlage des § 14 in Verbindung mit § 13 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes.

Die Übermittlung an andere öffentliche Stellen (z. B. Arbeitsamt) darf erfolgen, wenn dies zur rechtmäßigen Erfüllung der Aufgaben von Schule und/oder Empfänger erforderlich ist (vgl. § 7 Datenschutzverordnung Schulwesen).

Personenbezogene Daten dürfen grundsätzlich nicht an Einzelpersonen oder private Einrichtungen (z. B. Krankenkassen) übermittelt werden.

Im Zweifelsfall ist immer Rücksprache mit der Schulleiterin oder dem Schulleiter zu halten.

Alle Übermittlungen sind schriftlich zu dokumentieren mit der Angabe von Datum, Empfänger, Grund und Inhalt der Auskunft.

4. Sperrung

Gespeicherte personenbezogene Daten sind zu sperren, wenn Betroffene die Richtigkeit der Angaben bestreiten und sich weder Richtigkeit noch Unrichtigkeit feststellen läßt. Gesperrte Daten dürfen nicht mehr verarbeitet, übermittelt oder auf andere Art genutzt werden, bis sie berichtigt sind.

5. Löschung

Personenbezogene Daten sind zu löschen, wenn die Schülerin oder der Schüler die Schule verlassen hat. Werden die Daten nur für die Dauer eines Schuljahres benötigt, sind sie nach Ablauf dieses Jahres zu löschen. Eine Löschung darf nur erfolgen, wenn keine längeren Aufbewahrungsfristen gelten.

6. Einzelanweisung

Die Schulleiterin oder der Schulleiter erteilt in besonderen Fällen ergänzende Einzelanweisungen.

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^1. Beurlaubungen und Schulversäumnisse unter zwei Monaten sind lediglich im Klassen- oder Kursbuch gemäß Nummer 2.3 zu erfassen.
^2. Eine Verarbeitung in automatisierten Dateien ist unzulässig.
^3. Diese Unterlagen sind in einem verschlossenen Umschlag aufzubewahren.
^4. nicht zutreffendes bitte streichen