Verordnung über die Aufbewahrung von Schriftgut in den Fachgerichtsbarkeiten (FachGer-AufbewahrungsV)

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Verordnung über die Aufbewahrung von Schriftgut in den Fachgerichtsbarkeiten (FachGer-AufbewahrungsV)

Aktuelle Fassung

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Verordnung über die Aufbewahrung von Schriftgut in den Fachgerichtsbarkeiten (FachGer-AufbewahrungsV)
vom 23. September 2009
(GVBl.II/09, [Nr. 35], S.737)

Auf Grund des § 2 Absatz 1 des Brandenburgischen Justiz-Schriftgutaufbewahrungsgesetzes vom 29. Oktober 2008 (GVBl. I S. 273) verordnet die Ministerin der Justiz:

§ 1

(1) Für das Schriftgut der Fachgerichtsbarkeiten mit Ausnahme des in Absatz 2 genannten Schriftguts sind die in der Anlage aufgeführten Aufbewahrungsfristen anzuwenden.

(2) Die Aufbewahrung der Personalakten der Richterinnen und Richter, Beamtinnen und Beamten, der Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten und der Versorgungsakten bestimmt sich nach § 100 des Landesbeamtengesetzes vom 3. April 2009 (GVBl. I S. 26), das durch Artikel 3 des Gesetzes vom 7. Juli 2009 (GVBl. I S. 198) geändert worden ist.

(3) Die Aufbewahrung der Personalakten der Beschäftigten bestimmt sich nach den in den Abschnitten I bis IV der Anlage aufgeführten Fristen. Die Fristen beziehen sich nur auf die Personalakten als solche. Nebenakten können unmittelbar nach ihrer Schließung gemäß § 3 Absatz 3 ausgesondert werden.

§ 2

(1) Die Aufbewahrungsbestimmungen finden grundsätzlich auch Anwendung, wenn Schriftgut zur Ersetzung der Urschrift als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt wird. Im Übrigen sind die insoweit getroffenen besonderen Bestimmungen zu beachten.

(2) Gelten für Akten und Aktenteile (zum Beispiel Urteile, Beschlüsse) unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, so richtet sich die Dauer der Aufbewahrung des Bild- oder Datenträgers, der an die Stelle der Urschriften tritt, nach der jeweils längsten Aufbewahrungsfrist.

(3) Erscheint eine Aufbewahrungsfrist im Einzelfall aus besonderen Gründen zu kurz, so kann bei der Weglegung eine längere Aufbewahrungsfrist durch die Richterin oder den Richter oder die Beamtin oder den Beamten bestimmt werden. Dasselbe gilt, wenn Personen, die ein berechtigtes Interesse nachweisen, einen Antrag auf längere Aufbewahrung stellen.

(4) Soweit in Spalte 4 der Anlage eine Aufbewahrungsfrist nicht angeordnet ist („keine“), ist das Schriftgut unmittelbar nach seiner Weglegung nach den dazu erlassenen besonderen Vorschriften auszusondern.

§ 3

(1) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem auf das Jahr der Weglegung folgenden Jahr, für Personalakten beginnt sie mit deren Abschluss.

(2) Als Jahr der Weglegung gilt

bei Prüfungsarbeiten und sonstigen Prüfungsunterlagen das Jahr, in dem die Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses an den Prüfling erfolgt ist, im Falle der Wiederholungsprüfung das Jahr, in dem das Ergebnis der letzten Prüfung be-kannt gegeben worden ist;
bei Aktenregistern mit den dazugehörigen Namenverzeichnissen und sonstigen Verzeichnissen das Jahr, in dem alle darin verzeichneten oder dazugehörigen Akten und die aus diesen zur längeren Aufbewahrung herausgenommenen Schriftstücke vernichtet oder an das Brandenburgische Landeshauptarchiv abgeliefert worden sind;
für Akten über sonstige Angelegenheiten, für die die Weglegung nicht durch besondere Vorschrift geregelt ist, das Jahr, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist.

(3) Personalakten sind – soweit sich aus dem Landesbeamtengesetz nichts anderes ergibt – abgeschlossen,

bei Beschäftigten im Falle
1. des Ausscheidens aus dem öffentlichen Dienst mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 65. Lebensjahres,
2. der Weiterbeschäftigung über das 65. Lebensjahr hinaus mit Ablauf des Jahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis endet,
3. des vorherigen Todes mit dem Ablauf des Todesjahres;
2. bei einem Rechtsbeistand oder einer sonstigen Inhaberin oder einem sonstigen Inhaber einer Rechtsberatungser-laubnis beziehungsweise Rechtsdienstleistungserlaubnis im Falle
1. des Ausscheidens aus dem Amt oder dem Beruf mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 70. Lebensjahres,
2. der Tätigkeit über das 70. Lebensjahr hinaus mit Ablauf des Jahres, in dem das Berufsverhältnis endet,
3. des vorherigen Todes mit Ablauf des Todesjahres.

(4) Bei automationsunterstützter Schriftgutverwaltung kann abweichend von Absatz 1 die Aufbewahrungsfrist auch von einem früheren Zeitpunkt (zum Beispiel vom Datum der Weglegungsverfügung) an berechnet werden. Die Entscheidung hierüber trifft die Gerichtsleitung.

(5) Wird ein Verfahren aufgenommen oder fortgesetzt, nachdem die Akten bereits weggelegt sind (zum Beispiel durch einen Antrag auf Wiederaufnahme des Verfahrens), so beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem sie erneut weggelegt worden sind, eine neue Aufbewahrungsfrist.

§ 4

Für die Ablieferung von Schriftgut an das Brandenburgische Landeshauptarchiv gelten die dafür erlassenen besonderen Vorschriften.

§ 5

Diese Verordnung tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.

Potsdam, den 23. September 2009

Die Ministerin der Justiz

Beate Blechinger

Anlage

Lfd. Nr.	Angelegenheit	Aufbewah- rungsfrist	vor der Vernichtung herauszunehmende Schriftstücke	Bemerkungen
Abschnitt I Arbeitsgerichtsbarkeit
	A. Allgemeines
1	Akten über Angelegenheiten, die in das Allgemeine Register (AR-Register) eingetragen sind	5 Jahre	–
2	Aktenregister mit den dazugehörigen Namenverzeichnissen und sonstigen Verzeichnissen	keine		Fristbeginn: vgl. § 3 Absatz 2
3	die lediglich zur Kontrolle des Geschäftsgangs dienenden Listen und Schriftstücke, namentlich die Kalender, Tagebücher, Aktenausgabebücher, Eingangslisten und Posteingangsbücher	2 Jahre
	B. Rechtssachen
4	Die zur Zwangsvollstreckung geeigneten Titel nebst den dazugehörigen Zustellungsnachweisen, Urteile, Vergleiche jeder Art, Vollstreckungsbescheide und Kostenfestsetzungsbeschlüsse, ferner Unterlagen, auf die in der Entscheidungsformel oder in einem gerichtlichen Vergleich Bezug genommen ist. Zu den Titeln im Sinne dieser Vorschrift gehören auch die zu den Akten genommenen beglaubigten Abschriften von Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts.	30 Jahre
	Sammelakten im Sinne der AktO über die bei dem Arbeitsgericht niedergelegten Schiedssprüche (§ 108 ArbGG)	30 Jahre
	bei dem Landesarbeitsgericht Vergleiche aus den Akten über Anträge außerhalb eines anhängigen Berufungsverfahrens, die nicht Bestandteil der Hauptakte geworden sind	30 Jahre
	Akten und sonstige Unterlagen in Rechtssachen	5 Jahre	Urteile usw. (s. Nr. 4 a))
	C. Justizverwaltungssachen
5	Generalakten (Abschnitt B der Anweisung zum Generalaktenplan)
	von allgemeiner Bedeutung, z.B. über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen usw.), Verträge betr. wichtige Rechte und Verpflichtungen	50 Jahre	–
	über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	–
	Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre	–
6	Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisung zum Generalaktenplan) über
	Eingaben, Beschwerden und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre
	Prüfberichte der Aufsichtsbehörden	10 Jahre
	sonstige Verwaltungsangelegenheiten	20 Jahre
7	Personalakten der Beschäftigten und Auszubildenden	10 Jahre	–	Teilakten über Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung sind 5 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde, aufzubewahren.
8	Akten über die Prüfung von Auszubildenden einschließlich der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten	5 Jahre
9	Schriftgut über die Zählkartenerhebung in der Arbeitsgerichtsbarkeit
	Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr	5 Jahre
	sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten	2 Jahre
Abschnitt II Finanzgerichtsbarkeit
	A. Allgemeines
1	Akten über Angelegenheiten, die in das Allgemeine Register (AR-Register) eingetragen sind	5 Jahre	–
2	Aktenregister mit den dazugehörigen Namenverzeichnissen und sonstigen Verzeichnissen	keine		Fristbeginn: vgl. § 3 Absatz 2
3	die lediglich zur Kontrolle des Geschäftsgangs dienenden Listen und Schriftstücke, namentlich die Kalender, Tagebücher, Aktenausgabebücher, Eingangslisten und Posteingangsbücher	2 Jahre
4	Verzeichnisse über ausgesondertes und vernichtetes sowie über abgeliefertes Schriftgut	50 Jahre
	B. Rechtssachen
5	Akten über Rechtssachen, soweit diese durch Antrags- oder Klagerücknahme oder einen Kostenbeschluss nach § 138 FGO beendet worden sind	5 Jahre	Beschlüsse (s. Nr. 5 b))	Auf den an das Landeshauptarchiv abzugebenden Prozessakten ist auf der Innenseite des vorderen Aktenumschlags durch Aufkleben eines Zettels zu vermerken: „Zur Wahrung des Steuergeheimnisses dürfen die Akten erst 80 Jahre nach ihrem Entstehen genutzt werden.“
	Beschlüsse aus den Akten zu a)	10 Jahre
	sonstige Akten über Rechtssachen	10 Jahre	Urteile usw. (s. Nr. 5 d))
	Urteile und zur Zwangsvollstreckung geeignete Titel; ferner Schriftstücke, auf die in der Entscheidungsformel Bezug genommen ist. Zu den Urteilen usw. im Sinne dieser Vorschrift gehören auch die zu den Akten genommenen beglaubigten Abschriften von Entscheidungen der höheren Instanz sowie Leseabschriften, sofern das volle Rubrum in keinem anderen in der Sache aufzubewahrenden Schriftstück enthalten ist.	30 Jahre
	C. Justizverwaltungssachen
6	Generalakten (Abschnitt B der Anweisung zum Generalaktenplan)
	von allgemeiner Bedeutung, z. B. über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen usw.), Verträge betr. wichtige Rechte und Verpflichtungen	50 Jahre	–
	über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	–
	Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre
7	Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisung zum Generalaktenplan) über
	Eingaben, Beschwerden und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre
	die von der Aufsichtsbehörde aufgenommenen Prüfungsverhandlungen	10 Jahre
	sonstige Verwaltungsangelegenheiten	20 Jahre
8	Personalakten der Beschäftigten und Auszubildenden	10 Jahre	–	Teilakten über Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung sind 5 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde, aufzubewahren.
9	Akten über die Prüfung von Auszubildenden einschließlich der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten	5 Jahre
10	Schriftgut über die Zählkartenerhebung in der Finanzgerichtsbarkeit
	Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr	5 Jahre
	sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten	2 Jahre
Abschnitt III Sozialgerichtsbarkeit
	A. Allgemeines
1	Akten über Angelegenheiten, die in das Allgemeine Register (AR) eingetragen sind	5 Jahre	–
2	Aktenregister mit den dazugehörigen Namenverzeichnissen und sonstigen Verzeichnissen	keine		Fristbeginn: vgl. § 3 Absatz 2
3	die lediglich zur Kontrolle des Geschäftsgangs dienenden Verzeichnisse, Listen und Schriftstücke, namentlich die Terminkalender, Verhandlungskalender, Entscheidungs- und Fristenkalender, Tagebücher, Eingangslisten und Posteingangsbücher	2 Jahre
4	Kontrollregister über Heranziehung ehrenamtlicher Richter	5 Jahre
	B. Rechtssachen
5	Prozessakten (ohne Buchstaben b und c)	10 Jahre	Urteile usw. (s. Nr. 5 d))
	Akten betreffend Beweissicherungsverfahren	30 Jahre	–
	Akten bzw. Blattsammlungen betr. Rechtshilfesachen, Festsetzung von Sachverständigenentschädigung, Feststellung der Pauschgebühr, Angelegenheiten der ehrenamtlichen Richter	5 Jahre	–
	rechtskräftige Urteile (einschl. der beglaubigten Urteilsabschriften der oberen Instanzen), rechtskräftige Gerichtsbescheide, prozessbeendende Beschlüsse, Anerkenntnisse (einschließlich dazugehöriger Schriftstücke), Vergleiche (einschließlich dazugehöriger Schriftstücke), Gutachten in Angelegenheiten des sozialen Entschädigungsrechts und der Unfallversicherung (mit ergänzenden ärztlichen Unterlagen), zur Zwangsvollstreckung geeignete Titel	30 Jahre
6	Generalakten (Abschnitt B der Anweisung zum Generalaktenplan)
	von allgemeiner Bedeutung, z. B. über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen usw.), Verträge betr. wichtige Rechte und Verpflichtungen	50 Jahre	–
	über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	–
	Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre
7	Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisung zum Generalaktenplan) über
	Eingaben, Beschwerden und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre
	die von der Aufsichtsbehörde aufgenommenen Prüfungsverhandlungen	10 Jahre
	sonstige Verwaltungsangelegenheiten	20 Jahre
8	Personalakten der Beschäftigten und Auszubildenden	10 Jahre	–	Teilakten über Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung sind 5 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde, aufzubewahren.
9	Akten über Prozessagenten
	Personalakten	20 Jahre	–
	Anlagehefte mit Prüfungsarbeiten	10 Jahre
10	Akten über die Prüfung von Auszubildenden einschließlich der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten	5 Jahre
11	Schriftgut über die Zählkartenerhebung in der Sozialgerichtsbarkeit
	Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr	5 Jahre
	sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten	2 Jahre
Abschnitt IV Verwaltungsgerichtsbarkeit
	A. Allgemeines
1	Akten über Angelegenheiten, die in das Allgemeine Register eingetragen sind (AR-Register)	5 Jahre	–
2	Aktenregister mit den dazugehörigen Namenverzeichnissen und sonstigen Verzeichnissen	keine		Fristbeginn: vgl. § 3 Absatz 2
3	die lediglich zur Kontrolle des Geschäftsgangs dienenden Listen und Schriftstücke, namentlich die Kalender, Tagebücher, Aktenausgabebücher, Eingangslisten und Posteingangsbücher	2 Jahre
	B. Rechtssachen
4	Akten über Rechtssachen, die durch Antrags- oder Klagerücknahmen oder einen Kostenbeschluss nach § 161 Absatz 2 VwGO beendet worden sind	5 Jahre	Beschlüsse (s. Nr. 9)
5	Akten über Verfahren, die Zulassungen zum Studium betreffen	5 Jahre	Urteile usw. (s. Nr. 9)
6	Akten über Rechtssachen, soweit sie nicht unter den Nummern 4, 5 oder 8 besonders genannt sind	10 Jahre	Urteile usw. (s. Nr. 9)
7	Sammelakten und Blattsammlungen mit den in der Berufungs- und Beschwerdeinstanz zurückbehaltenen Schriftstücken	10 Jahre	Urteile usw. (s. Nr. 9)
8	Akten über Flurbereinigungssachen, Disziplinarsachen, berufsgerichtliche Verfahren, Lastenausgleichssachen, Unterbringungssachen, andere Rechtssachen, die im Einzelfall von besonderer Bedeutung sind	30 Jahre
9	die zur Zwangsvollstreckung geeigneten Titel, Urteile, rechtskräftige Bescheide und Vorbescheide, Vergleiche, Schiedssprüche einschließlich der dazugehörigen Handzeichnungen, Karten, Abrechnungen und sonstigen in Bezug genommenen Schriftstücke	30 Jahre
	C. Justizverwaltungssachen
10	Generalakten (Abschnitt B der Anweisung zum Generalaktenplan)
	von besonderer Bedeutung z. B. über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen usw.), Verträge betr. wichtige Rechte und Verpflichtungen	50 Jahre	–
	über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten	20 Jahre	–
	Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Presseäußerungen und dergleichen	5 Jahre
11	Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisung zum Generalaktenplan) über
	Eingaben, Beschwerden und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung	5 Jahre
	die von der Aufsichtsbehörde aufgenommenen Prüfungsverhandlungen	10 Jahre
	sonstige Verwaltungsangelegenheiten	20 Jahre
12	Personalakten der Beschäftigten und Auszubildenden	10 Jahre	–	Teilakten über Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung sind 5 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde, aufzubewahren.
13	Akten über die Prüfung von Auszubildenden einschließlich der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten	5 Jahre
14	Schriftgut über die Zählkartenerhebung in der Verwaltungsgerichtsbarkeit
	Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr	5 Jahre
	sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatsübersichten	2 Jahre

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