Brandenburgisches Vorschriftensystem

Dienst- und Fortbildungsreisen in den nachgeordneten Behörden und Einrichtungen des Ministeriums für Bildung, Jugend und Sport

Mit diesem Rundschreiben werden für die Landesbediensteten in den nachgeordneten Behörden und Einrichtungen des Geschäftsbereichs des Ministeriums für Bildung, Jugend und Sport (MBJS) die wesentlichen Grundsätze und Zuständigkeiten für Dienst- und Fortbildungsreisen bekannt gegeben sowie das Antragsverfahren, die Durchführung und die Abrechnung geregelt. Diese Regelungen ergehen in Ergänzung zur aktuellen Fassung der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift des Landes Brandenburg zum Bundesreisekostengesetz (BbgBRKGVwV) und den sonstigen Durchführungshinweisen des Ministeriums der Finanzen (MdF) zum Reisekostenrecht in der jeweils geltenden Fassung.

Für besondere Reisearten (Schulfahrten, Lehrertrainerinnen und Lehrertrainer, Fortbildungsreisen der Lehrkräfte etc.) sind zusätzlich die hierzu erlassenen Regelungen zu berücksichtigen.

1. Dienstreisen, Fortbildungsreisen

1.1 Rechtsgrundlage für die Erstattung von  Auslagen für Dienstreisen ist das Bundesreisekostengesetz (BRKG) vom 26. Mai 2005. Es gewährt den Dienstreisenden einen Anspruch auf Reisekostenvergütung und bestimmt deren Art und Umfang ausschließlich.

1.2 Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte (auch am  Ort der ersten Tätigkeitsstätte¹), die von der zuständigen Stelle schriftlich oder elektronisch angeordnet oder genehmigt worden sind. Bei Dienstreisen am  Ort der ersten Tätigkeitsstätte oder am Wohnort kann auf die Schriftform verzichtet werden. Die Anordnung oder Genehmigung einer Dienstreise muss grundsätzlich vor deren Antritt vorliegen.

1.2.1 Bei einer Anordnung wird die/der Dienstreisende von der zuständigen Stelle angewiesen, ein bestimmtes Dienstgeschäft zu erledigen.

1.2.2 Eine Genehmigung ist die Zustimmung der zuständigen Stelle zu einer von der/dem Dienstreisenden beantragten Dienstreise. Sie erfolgt bei der Nutzung des PTravel/REIKO-Systems in elektronischer Form.

1.2.3 Dienstreisen dürfen nur angeordnet, genehmigt oder – bei generellen Genehmigungen - durchgeführt werden, wenn sie dienstlich notwendig sind, der Zweck nicht auf andere Weise (zum Beispiel durch Schriftwechsel oder Telefonat) erreicht werden kann und entsprechende Haushaltsmittel verfügbar sind.

1.2.4 Die Dauer der Dienstreise und die Anzahl der teilnehmenden Personen sind auf das zur Erledigung des Dienstgeschäfts unumgängliche Maß zu beschränken.

1.2.5 Fortbildungsreisen sind Reisen zu Fortbildungsmaßnahmen, deren Erstattung – mit Ausnahme bei den Lehrkräften – sich nach den in der jeweils geltenden Fassung vom Ministerium der Finanzen herausgegebenen Hinweisen und Abfindungsbestimmungen zur Reisekostenvergütung und Trennungsgeld bei Teilnahme an Lehrgängen richtet. Für die Fortbildungsreisen der Lehrkräfte richtet sich die Kostenerstattung nach den vom MBJS gesondert bekannt gegebenen Regelungen.

1.2.6 Die Kosten für Dienst- und Fortbildungsreisen sind so niedrig wie möglich zu halten. Dienstreisende sind verpflichtet, sich vor Antritt über die zweckmäßigsten Beförderungsmöglichkeiten und die bestehenden Verkehrsverbindungen selbst zu informieren und dabei den Ablauf des Dienstgeschäfts im Rahmen ihrer Einflussmöglichkeiten und des Zumutbaren so zu gestalten, dass zusätzliche Reisetage vermieden werden. Daneben sind die Dienstreisenden verpflichtet, im Rahmen des Zumutbaren Ermäßigungen und Sondertarife in Anspruch zu nehmen.

1.3 Gemäß den reisekostenrechtlichen Bestimmungen ist grundsätzlich der Beginn einer Dienstreise ab 6.00 Uhr (Verlassen der Wohnung) und die Beendigung einer Dienstreise bis um 24.00 Uhr (Betreten der Wohnung) zumutbar.

1.3.1 Die Dienstreise gilt als an der Dienststätte angetreten oder beendet, wenn sie innerhalb der Regelarbeitszeit dort hätte angetreten oder beendet werden können und dies vom Reiseablauf vertretbar gewesen wäre; das gilt jedoch nicht, wenn Beginn oder Ende der Dienstreise an der Wohnung wirtschaftlicher ist. Entsprechendes gilt auch, wenn die Dienstreise innerhalb des Arbeitszeitrahmens der gleitenden Arbeitszeit (Rahmenarbeitszeit) an der Dienststätte hätte angetreten oder beendet werden können. Als Rahmenarbeitszeit gilt der in Arbeitszeitregelungen genannte Zeitrahmen der werktäglichen regelmäßigen Arbeitszeit für Vollbeschäftigte. Der zeitliche Umfang der Rahmenarbeitszeit (Uhrzeit von – bis) ist vom Dienstreisenden im Erstattungsantrag Reisekosten im Feld „Ergänzende Ausführungen“ anzugeben. Für Bedienstete, für die keine Regel- oder Rahmenarbeitszeit vereinbart ist (z. B. Lehrkräfte) gilt für den Antritt oder die Beendigung einer Dienstreise an der Dienststätte die Zeit von 7:30 bis 16:00 Uhr.

Innerhalb der Regelarbeitszeit ist es dem Dienstreisenden auch zuzumuten, ein verfügbares Dienstkraftfahrzeug für die Durchführung einer Dienstreise an der Dienststätte bzw. am Standort des zuständigen Fahrzeugpools zu übernehmen bzw. abzugeben, sofern von ihm nicht nachgewiesen werden kann, dass die Nutzung eines privaten Kraftfahrzeuges wirtschaftlicher ist.

1.3.2 Dienstreisen zur Erledigung von Dienstgeschäften am/zum Dienst- oder Wohnort, die während der Rahmenarbeitszeit oder im unmittelbaren Anschluss hieran an der Dienststätte angetreten und an der Wohnung – ohne dass die Dienststätte erneut aufgesucht wird - beendet werden, werden wie mit privaten Reisen verbundene Dienstreisen behandelt; hierbei ist die Beendigung der Dienstreise an der Wohnung außerhalb der Rahmenarbeitszeit ohne Belang. In diesen Fällen sind nur die zusätzlich für die Erledigung des Dienstgeschäftes entstehenden Kosten erstattungsfähig. Entsprechendes gilt für Dienstreisen zur Erledigung von Dienstgeschäften am/zum Dienst- oder Wohnort, die vor Arbeitsaufnahme an der Wohnung angetreten und während der Rahmenarbeitszeit an der Dienststätte beendet werden. Diese Regelung gilt nur für Dienstreisende, die arbeitstäglich an ihren Wohnort (Pendler) bzw. zu ihrer Wohnung zurückkehren.

1.3.3 Bei Dienstreisen zur Erledigung regelmäßiger und gleichartiger Dienstgeschäfte gilt  abweichend von Nummer 1.3.2 auch der auswärtige Geschäftsort innerhalb des Einzugsgebietes der Wohnung (§ 3 Absatz 1  Nummer 1 Buchstabe c des Bundesumzugskostengesetzes) als Dienstort, sofern das zu erledigende Dienstgeschäft für einen Zeitraum von mindestens sechs Monaten vorher nach einem grundsätzlich nicht veränderbaren Dienst- oder Einsatzplan bestimmt ist. Art und Umfang sowie Zeitrahmen und Ort müssen sich unzweifelhaft aus dem Dienst- oder Einsatzplan ergeben. Als regelmäßig wird ein Dienstgeschäft angesehen, wenn es während des Sechsmonatszeitraums mindestens einmal wöchentlich zu erledigen ist; gleichartig ist ein Dienstgeschäft, wenn es sich wiederholend nach Inhalt und Dauer hinreichend bestimmt. Die Voraussetzungen des regelmäßigen und gleichartigen Dienstgeschäftes müssen nebeneinander erfüllt sein. Die Regelungen der Nummer 1.3.2 sind in diesen Fällen entsprechend anzuwenden.

2. Genehmigung von Dienst- und Fortbildungsreisen

2.1 Generelle Genehmigung von Dienstreisen

2.1.1 Folgende Dienstreisen sind generell genehmigt:

1. die ein- und mehrtägigen Dienstreisen der Leiterinnen und Leiter der nachgeordneten Behörden und Einrichtungen innerhalb des Landes Brandenburg und nach Berlin; im Vertretungsfall geht die generelle Genehmigung auf die jeweils vertretenden Personen über;
2. aus Anlass einer Einstellung, sofern eine Einstellungsverfügung vorliegt;
3. aus Anlass von Versetzungen, Umsetzungen, Abordnungen und Zuweisungen aus dienstlichen Gründen, entsprechend den von der zuständigen personalbearbeitenden Stellen ergangenen Personalverfügungen;
4. zur Wahrnehmung eines Gerichtstermins als bestellte Vertreterin oder bestellter Vertreter des Landes, wenn eine gerichtliche Ladung vorliegt.

2.1.2 Die Leiterinnen und Leiter der nachgeordneten Behörden und Einrichtungen können für bestimmte Personen und Bereiche weitere generelle Dienstreisegenehmigungen bzw. -anordnungen erteilen. Die abzurechnenden Stellen sind hiervon schriftlich zu unterrichten.

2.1.3 Ungeachtet der generellen Genehmigung zur Durchführung eines auswärtigen Dienstgeschäftes – die lediglich die Beantragung jeder einzelnen Dienstreise entbehrlich macht – ist die/der Vorgesetzte rechtzeitig über die Durchführung der Reise und der damit verbundenen Abwesenheit von der Dienststätte zu unterrichten. Stehen dienstliche Gründe der Durchführung der Dienstreise entgegen, kann diese durch die Vorgesetzte oder den Vorgesetzten untersagt werden.

2.2 Genehmigungspflichtige Dienst- und Fortbildungsreisen

Im Übrigen bedürfen Dienst- und Fortbildungsreisen wie folgt der Genehmigung:

2.2.1 Durch die Leiterinnen oder den Leitern der fachaufsichtführenden Abteilungen des MBJS:

Inlands- und Auslandsdienstreisen sowie Fortbildungsreisen der Leiterinnen und Leiter der nachgeordneten Behörden und Einrichtungen.

2.2.2 Durch die Leiterinnen oder den Leitern der nachgeordneten Behörden und Einrichtungen:

Inlands- und Auslandsdienstreisen sowie Fortbildungsreisen der Beschäftigten im Rahmen ihrer Zuständigkeit; sofern im Bereich der staatlichen Schulämter die Genehmigungsbefugnis von Dienstreisen gemäß Nummer 2.2.3 nicht auf die Schulleiterinnen und Schulleiter übertragen worden ist.

Die Leiterinnen und Leiter der staatlichen Schulämter werden ermächtigt, die Befugnis nach Satz 1 für die Genehmigung der Reisen der Schulleiterinnen und Schulleiter auf die jeweils zuständigen Schulrätinnen und Schulräte zu übertragen.

2.2.3 Durch die Schulleiterinnen oder Schulleiter:

Inlands- und Auslandsdienstreisen der Lehrkräfte und des sonstigen pädagogischen

Personals nach Maßgabe der ihnen übertragenen Befugnisse².

2.2.4 Sofern bestehende Genehmigungsbefugnisse auf andere Personen übertragen werden, ist die jeweils zuständige abzurechnende Stelle hiervon zu unterrichten.

2.3 Abordnung oder Zuweisung bei Fortbildungsmaßnahmen

Liegt die Teilnahme an Fortbildungsmaßnahmen im ausschließlichen dienstlichen Interesse oder wird die Teilnahme angeordnet, sind die Beschäftigten abzuordnen oder ggf. zuzuweisen. Die Entscheidung darüber wird von der Dienstvorgesetzten oder von dem Dienstvorgesetzten³ verfügt.

3. Antragstellung bei Dienst- und Fortbildungsreisen

3.1 Genehmigungspflichtige Dienstreisen sind rechtzeitig, in der Regel mindestens eine Woche (Auslandsreisen drei Wochen) vor Reiseantritt zu beantragen. Fortbildungsreisen sind ebenfalls rechtzeitig, mindestens drei Wochen vor dem Reiseantritt mit dem dafür vorgesehenen Fortbildungsantrag auf dem Dienstweg zu beantragen. Bei Genehmigung des Fortbildungsantrages ist durch die jeweils personalaktenführende Stelle eine entsprechende Abordnung/Zuweisung zu verfügen, wenn es sich um Fortbildungsmaßnahmen im ausschließlich dienstlichen Interesse handelt. Fortbildungsmaßnahmen, die im teilweise dienstlichen Interesse liegen bedürfen keiner Abordnung/Zuweisung. Gleichwohl ist die Genehmigung einer Fortbildungsmaßnahme im teilweise dienstlichen Interesse gegenüber den abrechnenden Stellen nachzuweisen.

3.2 Bei Dienstreisen sind im Antrag die dienstliche Notwendigkeit und der Umfang zu begründen. Dem Antrag sind auch bei Fortbildungsreisen möglichst ergänzende Unterlagen (zum Beispiel Einladungsschreiben, Tagungsprogramme) beizufügen.

4. Durchführung der Dienstreise

4.1 Regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel sind alle Verkehrsmittel, die der Personenbeförderung dienen und zu feststehenden Zeiten – nach Fahrplan - zwischen bestimmten Punkten verkehren (Flugzeug, Bahn, Linienbus, Linienschiff und sonstige Verkehrsmittel des öffentlichen Personennahverkehrs).

4.1.1 Die Notwendigkeit für Flüge kann nur unter dem Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit und bei besonderen dienstlichen Gründen oder in besonderen Ausnahmefällen aus zwingenden persönlichen Gründen anerkannt werden. Dabei dürfen nur die Kosten der niedrigsten Flugklasse erstattet werden.

Bei der Beschaffung von Flugtickets sind bestehende Rahmenverträge des Landes Brandenburg und sonstige Einsparmöglichkeiten (sogenannte Billigfluglinien, Frühbucherrabatt, etc.) zu nutzen. Beschäftigte, die bei der ZBB Cottbus ihre Reisen abrechnen, können ihre Flugtickets beim dortigen Reiseservice buchen.

4.1.2 Bei Bahnfahrten sind alle möglichen Fahrpreisermäßigungen (Bahncard, Großkundenticket der Deutschen Bahn AG, elektronisches Ticket) der Deutschen Bahn AG und Fahrpreisermäßigungen anderer Bahnanbieter zu nutzen. Erstattet werden grundsätzlich nur die Kosten für die zweite Wagenklasse, im Übrigen gilt Tz. 4.1.3 der BbgBRKGVwV. Dienstreisenden mit einem Grad der Behinderung von mindestens 50 können auch die Kosten für die erste Wagenklasse erstattet werden.

Dienstreisende, die häufig mit der Bahn fahren und bei denen sich die Anschaffung einer Bahncard von den Kosten her amortisiert, können über ihre abrechnende Stelle eine sog. BahnCardBusiness beantragen, die auch für private Fahrten genutzt werden kann. Für Bahnfahrten im Fernverkehr können die Beschäftigten, die ihre Reisen bei der ZBB Cottbus abrechnen, ihre Bahntickets beim dortigen Reiseservice buchen.

Bei Fahrten mit der Bahn und im öffentlichen Personennahverkehr sind die Dienstreisenden verpflichtet, privat beschaffte Netz- bzw. Zeitkarten oder Fahrausweise für schwerbehinderte Menschen zu nutzen. Eine anteilige Kostenerstattung der dienstlich genutzten privaten Fahrausweise ist nicht möglich.

4.2 Bei Benutzung eines privaten Kraftfahrzeuges (zum Beispiel PKW, Motorrad) wird den Dienstreisenden als Auslagenersatz für jeden gefahrenen Kilometer eine Wegstreckenentschädigung gewährt. Für die Berechnung der Wegstreckenentschädigung ist die verkehrsübliche Straßenverbindung maßgeblich. Verkehrsübliche Strecken sind alle Verkehrswege, auf denen die auswärtige Dienststelle/Dienststätte und bei der Rückkehr die Wohnung/Dienststätte mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln oder mit privaten Kraftfahrzeugen erreicht werden kann; dabei kommt es nicht darauf an, welchen Verkehrsweg die/der Dienstreisende persönlich benutzt. Als maßgebliche Strecke ist im Regelfall nur die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung/Dienststätte und auswärtiger Dienststelle/Dienststätte anzusehen. Längere Strecken können berücksichtigt werden, wenn sie insbesondere aufgrund der Verkehrsverhältnisse (beispielsweise Stau, Straßenbaumaßnahmen, offensichtlich verkehrsgünstiger, etc.) oder aus Gründen der Zeitersparnis benutzt wurden, wenn hierdurch eine – im Verhältnis zur kürzesten Straßenverbindung – erhebliche Fahrzeitverkürzung erzielt wird.

Wegstreckenentschädigung für Fahrten mit dem privaten Kraftfahrzeug von der Wohnung zum Geschäftsort steht Dienstreisenden nicht zu, wenn sie, um ihren regelmäßigen dienstlichen Verpflichtungen nachkommen zu können, täglich wechselnd zu einer von mehreren am Ort der ersten Tätigkeitsstätte liegenden Dienststellen/Dienststätten bzw. anderen Stellen innerhalb oder außerhalb des öffentlichen Dienstes fahren müssen und von dort nach Erledigung des Dienstgeschäftes – ohne dass die (Beschäftigungs-) Dienststätte aufgesucht wird – zu ihrer Wohnung zurückkehren. Erstattungsfähig sind in diesen Fällen nur die für die Erledigung des Dienstgeschäftes entstehenden zusätzlichen Kosten entsprechend den §§ 4 und 5 BRKG; die Gewährung des Tagegeldes nach § 6 BRKG bleibt unberührt. Als täglich wechselnd wird ein Dienstgeschäft auch angesehen, wenn es mindestens einmal wöchentlich zu erledigen ist. Entsprechendes gilt für Dienstreisende, die am Ort der ersten Tätigkeitsstätte wohnen und für Dienstreisen aus Anlass einer Abordnung, auch im Rahmen der Aus- und Fortbildung bzw. der Weiterbildung.

4.2.1 Die Wegstreckenentschädigung beträgt nach § 5 Absatz 1 BRKG 20 Cent für jeden gefahrenen Kilometer, höchstens jedoch 130 Euro je Dienstreise.

Eine Sachschadenhaftung des Landes Brandenburg ist in den Fällen des § 5 Absatz 1 BRKG grundsätzlich ausgeschlossen, weil die Benutzung des privaten Kraftfahrzeuges zur Durchführung der Dienstreise in alleiniger Entscheidung des Dienstreisenden liegt. Die Dienstreisenden sind vor Antritt der Dienstreise hierauf hinzuweisen. Der Hinweis ist aktenkundig zu machen.

4.2.2 Entsprechend den Bestimmungen des § 5 Absatz 2 BRKG kann auf Antrag an der Nutzung eines privaten Kraftwagens (keine anderen motorgetriebene Fahrzeuge wie bspw. Motorräder) ein erhebliches dienstliches Interesse festgestellt werden. In diesem Fall wird eine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 30 Cent für jeden gefahrenen Kilometer erstattet. Das erhebliche dienstliche Interesse an der Nutzung eines privaten Kraftfahrzeuges muss vor Antritt der Dienstreise im Rahmen der Genehmigung oder Anordnung schriftlich oder elektronisch festgestellt werden. Zuständig hierfür sind die in den Nummern 2.2.1 bis 2.2.3 genannten Personen.

Die Anerkennung eines erheblichen dienstlichen Interesses an der Nutzung eines privaten Kraftwagens im Sinne des § 5 Absatz 2 BRKG kommt grundsätzlich dann in Betracht, wenn einer der nachfolgenden Gründe zutrifft:

• Eine dienstliche Jahresfahrleistung, für die Wegstreckenentschädigung gewährt wird, von mindestens 6.000 Kilometer zu erwarten ist. Wird keine entsprechende Jahresfahrleistung erwartet, kann eine entsprechende Anerkennung auch dann erfolgen, wenn aufgrund der Arbeitssituation vermehrt Fahrten mit einem privaten Kraftwagen in einzelnen Monaten durchgeführt werden müssen und eine monatliche Fahrleistung von 500 km zu erwarten ist. In beiden vorgenannten Fällen ist die Führung und Kontrolle eines Fahrtenbuches notwendig. Alternativ kann bei der Benutzung eines IT unterstützen Abrechnungsverfahrens als Nachweis für die Fahrleistungen eine prüfbare Auflistung der erstattbaren Wegstrecken herangezogen werden. Sofern die notwendigen Fahrleistungen nur aufgrund der Fahrten im Zusammenhang mit der Tätigkeit in unterschiedlichen Funktionen (beispielsweise Lehrkraft mit Unterrichtsverpflichtungen an verschiedenen Schulen und Mitglied im Hauptpersonalrat) erreicht werden kann, hat die/der Dienstreisende das erhebliche dienstliche Interesse bei einer der für die Genehmigung der Reisen zuständigen Stellen zu beantragen. Diese Stelle muss durch Zusendung einer Kopie des Anerkennungsbescheides die andere/anderen für die Antragstellerin oder den Antragsteller maßgebliche/maßgeblichen Abrechnungsstelle/Abrechnungsstellen entsprechend informieren. Darüber hinaus muss durch Addition der in den einzelnen Funktionen zurückgelegten Kilometern sichergestellt werden, dass die für die Anerkennung des erheblichen dienstlichen Interesses notwendigen „Gesamtfahrleistungen“ erreicht werden.
• Das Dienstgeschäft bei der Benutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel nicht durchgeführt werden kann oder ein solches nicht zur Verfügung steht.
• Schweres (mindestens 25 kg) und/oder sperriges Dienstgepäck – kein persönliches Reisegepäck – mitzuführen ist.
• Nur die Benutzung des privaten Kraftfahrzeuges es ermöglicht, an einem Tag an verschiedenen Stellen Dienstgeschäfte wahrzunehmen, die bei Benutzung regelmäßig verkehrender Beförderungsmittel nicht in dieser Zeit erledigt werden könnten.
• Eine Schwerbehinderung mit dem Merkzeichen – aG – vorliegt.

Die Anerkennung eines erheblichen dienstlichen Interesses an der Nutzung eines privaten Kraftwagens in den Fällen, die nicht vom Erreichen eines bestimmten Fahrleistung abhängig ist, kann für den Einzelfall oder allgemein für bestimmte regelmäßig wiederkehrende Dienstgeschäfte getroffen werden. Ein Fahrtenbuch muss in diesen Fällen nicht geführt werden; die geltend gemachten Gründe für die Anerkennung eines erheblichen dienstlichen Interesses sind von der/dem Dienstreisenden bzw. dem Dienstreisenden nachzuweisen.

Bei der Anerkennung eines erheblichen dienstlichen Interesses an der Nutzung eines privaten Kraftwagens kann im Falle eines Sachschadens eine Sachschadenshaftung entsprechend den hierfür geltenden Vorschriften erfolgen.

4.2.3 Für Zu- und Abgänge zu den Hauptverkehrsmitteln und für Dienstreisen aus Anlass der Abordnung/Zuweisung, insbesondere im Rahmen der Aus- und Fortbildung sowie der Weiterbildung, ist ein erhebliches dienstliches Interesse grundsätzlich nicht anzuerkennen. Sofern hiervon in begründeten Ausnahmefällen abgewichen wird, sind die Gründe aktenkundig zu machen.

4.2.4 Den nachfolgend benannten Personenkreisen wird für Dienstreisen generell ein erhebliches dienstliches Interesse an der Nutzung eines privaten Kraftwagens gem. § 5 Abs. 2 BRKG anerkannt:

• den Leiterinnen und Leitern der nachgeordneten Behörden und Einrichtungen,
• den Schulrätinnen und Schulräten,
• den Schulpsychologinnen und Schulpsychologen,
• den Beraterinnen und Beratern des Beratungs- und Unterstützungssystems für Schulen und Schulaufsicht (BUSS)
• den Schulvisitatorinnen und Schulvisitatoren,
• den Lehrkräften mit Unterrichtsverpflichtungen an verschiedenen Schulen,
• den Beraterinnen und Beratern für schulsportliche Wettbewerbe.

4.3 Die Inanspruchnahme von Dienstkraftfahrzeugen geht der Benutzung privater Kraftfahrzeuge vor und bestimmt sich insbesondere nach der Dienstkraftfahrzeugrichtlinie des Ministeriums der Finanzen und den Verfahrensregelungen der Behörden und Einrichtungen bzw. für die liegenschafts- oder dienstortbezogenen Kraftfahrzeugpools. Die Erstattung einer Wegstreckenentschädigung kommt daher nur in Betracht, wenn ein Dienstkraftfahrzeug nachweisbar für die Durchführung einer Dienstreise nicht zur Verfügung gestanden hat, die Dienstreise nicht innerhalb der Regelarbeitszeit von der Dienststelle aus realisiert werden konnte oder die Inanspruchnahme eines Dienstkraftfahrzeuges nachweislich unwirtschaftlich wäre.

Den in der Ziffer 4.2.4 benannten Personenkreisen wird bei der Nutzung ihres privaten Kraftwagens unterstellt, kein Dienstkraftfahrzeug nutzen zu können.

4.4 Fahrkosten für Strecken, die mit anderen nicht regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln (Taxi, Mietwagen) zurückgelegt werden, sind nur dann erstattungsfähig, wenn für deren Benutzung triftige Gründe vorliegen. Die Benutzung dieser Beförderungsmittel ist in der Reisekostenabrechnung zu begründen. Liegt ein triftiger Grund nicht vor, wird nur eine Wegstreckenentschädigung gemäß Ziffer 4.2.1 gewährt.

4.4.1 Triftige Gründe liegen insbesondere vor, wenn

1. im Einzelfall dringende dienstliche Gründe gegeben sind (z. B. wichtiger Anschlusstermin),
2. zwingende persönliche Gründe gegeben sind (beispielsweise Gesundheitszustand),
3. regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht verkehren,
4. Fahrten zwischen 23:00 und 6:00 Uhr notwendig sind.

Die Inanspruchnahme einer durch den BLB vermittelte Taxifahrt ist ebenfalls nur entsprechend den v. g. Vorgaben zulässig.

4.4.2 Die Unkenntnis der/des Dienstreisenden über die örtlichen Verkehrsverhältnisse ist wie die Wetterverhältnisse für sich allein kein triftiger Grund für die Benutzung eines anderen nicht regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels.

5. Tage- und Übernachtungsgeld

5.1 Als Ersatz von Mehraufwendungen für Verpflegung erhalten Dienstreisende ein Tagegeld nach den Bestimmungen des § 6 Abs. 1 BRKG. Die Höhe des Tagegeldes ist nach Stundensätzen gestaffelt und beträgt zur Zeit bei der Dauer einer Dienstreise

von mehr als 8 Std. bis unter 24 Std.  12,-  Euro
von 24 Std.                                          24,-  Euro.

5.2 Für eine notwendige Übernachtung während der Dienstreise erhalten die Dienstreisenden ein Übernachtungsgeld nach den Bestimmungen des § 7 Absatz 1 BRKG. Pauschal wird hierfür ein Betrag in Höhe von 20,- Euro je Nacht erstattet. Höhere Übernachtungskosten werden erstattet, soweit sie notwendig sind und nachgewiesen werden; Übernachtungskosten von mehr als 64,80 Euro incl. Frühstück sind zu begründen.

6. Abrechnungsverfahren bei Dienst- und Fortbildungsreisen

6.1 Dienst- und Fortbildungsreisen sind zeitgerecht nach deren Beendigung unter Beifügung der abrechnungsrelevanten Unterlagen (z. B. Abordnungsschreiben) abzurechnen. Der Antrag auf Reisekostenvergütung ist der zuständigen Abrechnungsstelle schriftlich oder bei Abrechnung bei der ZBB Cottbus im PTravel/REIKO-System elektronisch zuzuleiten. Für die Beantragung der Reisekostenvergütung gilt eine Ausschlussfrist von sechs Monaten. Die Frist beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienst- bzw. Fortbildungsreise.

6.1.1 Sofern die Abrechnung nicht im PTravel/REIKO-System bei der ZBB erfolgt, ist der Abrechnungsvordruck von den Dienst- oder Fortbildungsreisenden sorgfältig und vollständig auszufüllen und zu unterschreiben. Die mit der Abrechnung befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind nicht berechtigt, Angaben einzusetzen, zu verändern oder zu ergänzen.

6.1.2 Maßgebliche Kostenbelege für Ausgaben bis zu 10 Euro je Tag einer – auch mehrtägigen – Dienstreise müssen nicht nachgewiesen und brauchen nicht vorgehalten bzw. aufbewahrt werden. Ungeachtet dessen sind diese Ausgaben im Erstattungsantrag im Einzelnen anzugeben und ggf. zu begründen.

Maßgebliche Kostenbelege von insgesamt mehr als 10 Euro sind der abrechnenden Stelle bei

• einer eintägigen Dienstreise von mehr als 10 Euro aber weniger als 60 Euro oder
• mehrtägigen Dienstreisen von mehr als 10 Euro und höchstens 60 Euro je Tag, maximal bis zu einem Gesamtbetrag von 200 Euro für die gesamte Dienstreise

nur auf Verlangen, in allen anderen Fällen unverzüglich mit dem Erstattungsantrag vorzulegen oder nachzureichen. Ungeachtet dessen sind die Ausgaben im Erstattungsantrag nach Zweck und Höhe im Einzelnen immer anzugeben und ggf. zu begründen. Sofern maßgebliche Kostenbelege nur auf Verlangen vorzulegen sind, sind Dienstreisende verpflichtet, diese für einen Zeitraum von sechs Monaten nach Antragstellung aufzubewahren; bei Unterlassung kann der Anspruch auf Reisekostenvergütung abgelehnt werden.

6.1.3 Nach Berechnung der Reisekostenvergütung durch die Reisekostenstelle erhalten die Dienstreisenden auf Antrag eine Kopie der Reisekostenabrechnung. Dienstreisende, die ihre Dienstreisen bei der ZBB Cottbus abrechnen erhalten keine Kopie und können die Details der Abrechnung in ihrer persönlichen Reiseliste im PTravel/REIKO-System abrufen.

6.2 Angeordnete Vorstellungsreisen von Bewerbern innerhalb des Geschäftsbereichs des MBJS sind Dienstreisen und werden in der Dienststelle abgerechnet, bei der der Bewerber zum Zeitpunkt seiner Bewerbung tätig war.

Externen Bewerbern gegenüber ist entsprechend dem Rundschreiben des MdF vom 23. August 2005 (Gesch-Z: 45.5 –2704 – 11.3-) die Erstattung der Kosten der Vorstellungsreise in der Regel auszuschließen. In begründeten Ausnahmefällen ist eine Erstattung der Kosten für die Vorstellungsreise durch die Dienststelle der zu besetzenden Stelle entsprechend den Bestimmungen des v. g. MdF-Rundschreibens möglich.

7. Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Dieses Rundschreiben tritt mit Wirkung vom 1. Februar 2018 in Kraft. Gleichzeitig treten das Rundschreiben 4/14 vom 18. März 2014 und die im Schreiben vom 26. Juli 2016 an die ZBB Cottbus im Vorgriff auf dieses Rundschreiben getroffenen Regelungen außer Kraft.

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¹ Bisherige Bezeichnung: Dienstort.

Der Ort der ersten Tätigkeitsstätte ist im Bedarfsfall durch die personalaktenführende Dienststelle festzulegen.

² vgl. Nummer 2 VV-Dienstvorgesetztenaufgaben-Übertragung (DAÜVV).

³ Leiterinnen und Leiter der Staatlichen Schulämter bzw. gemäß Nummer 9 Absatz 2 Buchstabe g. DAÜVV in den genannten Schulen die Schulleiterinnen und Schulleiter