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Beglaubigung inländischer öffentlicher Urkunden für die Verwendung im Ausland

1. Allgemeines

Inländische öffentliche Urkunden, die zum Gebrauch im Ausland bestimmt sind, werden nicht von allen ausländischen Staaten ohne weiteres anerkannt. Vielmehr wird in der Regel eine Bescheinigung der für den betreffenden Staat zuständigen diplomatischen oder konsularischen Vertretung in der Bundesrepublik Deutschland darüber verlangt, daß derjenige, der die Urkunde ausgestellt hat, nach den deutschen Gesetzen dazu befugt war.

2. Begriffsbestimmungen

(1) Öffentliche Urkunden sind nach § 415 der Zivilprozeßordnung Urkunden, die von einer Behörde innerhalb der Grenzen ihrer Amtsbefugnis oder von einer mit öffentlichem Glauben versehenen Person innerhalb des ihr zugewiesenen Geschäftskreises in der vorgeschriebenen Form aufgenommen sind.

(2) Beglaubigung ist die Bescheinigung der zuständigen deutschen Behörde über die Echtheit der Unterschrift und des Dienstsiegels auf einer inländischen öffentlichen Urkunde sowie über die Zuständigkeit des Ausstellers der Urkunde zur Vornahme der Amtshandlung.

(3) Legalisation ist die Bescheinigung einer ausländischen Vertretung in der Bundesrepublik Deutschland über die Echtheit einer inländischen öffentlichen Urkunde.

3. Legalisation

(1) Öffentliche Urkunden, die im Ausland verwendet werden sollen, müssen legalisiert werden,

1. wenn die Legalisation nach dem Recht des ausländischen Staates, in welchem die Urkunde verwendet werden soll, vorgeschrieben ist (Legalisationszwang) und besondere internationale Vereinbarungen, die den Legalisationszwang zwischen den beteiligten Staaten aufheben oder einschränken, nicht vorliegen, oder
2. wenn ein Legalisationszwang nach innerstaatlichem Recht zwar nicht besteht, die Gerichte und Behörden des ausländischen Staates jedoch im Einzelfall die Legalisation verlangen.

(2) Alle Urkunden, die der Legalisation bedürfen, müssen grundsätzlich beglaubigt werden.

(3) Gegenstand der Legalisation können nur öffentliche Urkunden sein.

4. Legalisation privater Urkunden

Private Urkunden können nur mittelbar legalisiert werden, indem die Unterschrift des Ausstellers durch die zuständige Behörde beglaubigt wird und sich dann die Legalisation anschließt. Legalisiert wird in diesen Fällen nicht die Echtheit der Urkunde, sondern der Beglaubigungsvermerk.

5. Beglaubigung

(1) Die Beglaubigung wird grundsätzlich nur auf Antrag vorgenommen. Vom Antragsteller ist anzugeben, in welchem Staat die Urkunde vorgelegt werden soll. Dem Antragsteller bleibt es überlassen, sich wegen der Legalisation unmittelbar an die ausländische diplomatische oder konsularische Vertretung zu wenden.

(2) Alle Anträge sind ohne Verzug zu erledigen und als Eilsachen zu behandeln, da das Beglaubigungsverfahren in der Regel eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt, die Urkunden von den Antragstellern aber meist dringend gebraucht werden.

(3) Keiner Beglaubigung bedürfen Urkunden, die zum Gebrauch in Staaten bestimmt sind, mit denen Vereinbarungen über die gegenseitige Anerkennung von Urkunden bestehen oder von denen eine Beglaubigung nicht verlangt wird. Für diese Urkunden wird nach der Verordnung zur Regelung der Zuständigkeit für die Erteilung der Apostille vom 4. September 1992 (GVBI. II S. 593) von den in § 1 dieser Verordnung bezeichneten Behörden eine Apostille erteilt, sofern hierauf nicht durch zwischenstaatliche Vereinbarungen verzichtet wurde.

6. Zuständigkeit

(1) Die Beglaubigung wird vom Ministerium des Innern vorgenommen. Ausgenommen hiervon sind alle Urkunden aus dem Bereich der Justiz.

7. Vorbeglaubigung

(1) Sofern die Unterschrift des Beamten, der die Urkunde ausgestellt hat, nicht beim Ministerium des Innern hinterlegt oder sonst bekannt ist, ist die Urkunde zunächst vorzubeglaubigen. Zuständig hierfür sind die Kreisverwaltungen und die Stadtverwaltungen in den kreisfreien Städten für die in ihrem Bereich ausgestellten Urkunden. Urkunden außerhalb des Bereiches des Ministers des Innern sind von der jeweiligen obersten Landesbehörde vorzubeglaubigen. Dies gilt nicht für Urkunden aus dem Bereich der Justiz.

(2) Die Unterschriftsproben der für die Vorbeglaubigung zuständigen Beamten sind nach Nr. 13 Abs. 1 und 2 dem Ministerium des Innern unter Beifügung des Abdruckes des Dienstsiegels nach dem Muster in der Anlage in einfacher Ausfertigung auf dem Dienstweg vorzulegen. Veränderungen (Ab- und Zugänge) sind unter Angabe des Zeitpunktes rechtzeitig mitzuteilen.

(3) Bei der Vorbeglaubigung ist auf die etwa erforderlichen weiteren Beglaubigungs- und Legalisationsvermerke Rücksicht zu nehmen. Der Vorbeglaubigungsvermerk sollte mit einem Stempelabdruck vorgenommen werden; ansonsten ist er gedrängt zu schreiben. Für Personenstandsurkunden sind doppelseitige Formulare im DIN A 4 Format zu verwenden. Ist infolge Platzmangels das Anheften eines Blattes nicht zu vermeiden, so muß für hwltbare Befestigung gesorgt werden; die Verbindungsstelle ist zu siegeln.

(4) Die für die Vorbeglaubigung zuständige Behörde hat die Echtheit der Unterschrift und des Dienstsiegels sowie die Befugnis zur Vornahme der Amtshandlung zu prüfen und folgenden Vorbeglaubigungsvermerk anzubringen:

Die Echtheit der vorstehenden/umseitigen Unterschrift des (Amtsbezeichnung, Name) und die Echtheit des beigedrückten Dienstsiegels/Dienststempels werden beglaubigt. Zugleich wird bescheinigt, daß der Vorgenannte zur Vornahme der Amtshandlung nach den deutschen Gesetzen befugt ist.

Ort, den ........................

......................................
(Behördenbezeichnung)
(Siegel)

........................................................................
(Unterschrift und Amtsbezeichnung)

(5) Die Unterschrift unter dem Vorbeglaubigungsvermerk muß handschriftlich mit Tinte oder mit Kugelschreiber vollzogen werden. Der Unterschrift ist der Dienstsiegelabdruck beizufügen. Der Name des beglaubigenden Beamten ist in Block- oder Maschinenschrift zu wiederholen. Ferner ist die Amtsbezeichnung anzugeben.

8. Form der Beglaubigung

(1) Die für die Beglaubigung zuständige Behörde hat, falls eine Vorbeglaubigung nicht vorzunehmen ist, die Echtheit der Unterschrift und des Dienstsiegels sowie die Befugnis zur Vornahme der Amtshandlung zu prüfen und einen Beglaubigungsvermerk entsprechend Nr. 7 Abs. 4 anzubringen.

(2) Nr. 7 Abs. 3 gilt entsprechend.

(3) Falls eine Vorbeglaubigung vorausgegangen ist, ist für die weitere Beglaubigung in der Regel folgende Fassung zu verwenden:

Die Echtheit der vorstehenden/umseitigen Unterschrift des (Amtsbezeichnung, Name) und die Echtheit des beigedrückten Siegels werden hiermit beglaubigt.

Ort, den ...........................

..................................
Behördenbezeichnung
(Siegel)

.........................................................................
(Unterschrift und Amtsbezeichnung)

(4) Sofern in internationalen Übereinkommen für den Beglaubigungsvermerk ein anderer Wortlaut vorgesehen ist, gilt dieser. Im übrigen kann der Wortlaut des Beglaubigungsvermerkes den Bedürfnissen des Einzelfalles angepaßt werden.

(5) Nr. 7 Abs. 5 gilt entsprechend.

9. Beglaubigung von Abschriften und Ablichtungen

(1) Abschriften und Ablichtungen, die für den Gebrauch im Ausland bestimmt sind, werden grundsätzlich nicht beglaubigt. Es bleibt den Antragstellern überlassen, sich von der mit dem Beglaubigungsvermerk versehenen Urkunde Abschriften oder Ablichtungen anfertigen zu lassen und diese zur Bestätigung der Übereinstimmung mit der Urschrift oder zur Legalisation einer Behörde oder Vertretung des Staates vorzulegen, in dem sie verwendet werden soll.

(2) Die Behörde, die die Urkunde ausgestellt hat, kann ausnahmsweise Abschriften und Ablichtungen beglaubigen. In diesem Fall lautet der Beglaubigungsvermerk:

Die Übereinstimmung der vorstehenden/umseitigen Abschrift/Ablichtung mit der Urschrift wird hiermit beglaubigt.

Zugleich wird bescheinigt,daß die Urschrift von dem nach deutschen Gesetzen dazu berechtigten (Amtsbezeichnung, Name) ausgestellt worden ist und daß Unterschrift und Siegel echt sind."

Ort, den ............................

.........................................
(Behördenbezeichnung) (Siegel)

........................................................................
(Unterschrift und Amtsbezeichnung)

(3) Nr. 7 Abs. 5 gilt entsprechend.

10. Behandlung alter Urkunden

Alte Urkunden sind auch darauf zu prüfen, ob sie in der alten Fassung noch gültig und nicht durch Berichtigung überholt sind. Sind solche Urkunden zwar gültig, aber unansehnlich, eingerissen, beklebt oder befindet sich darauf noch ein Siegel aus der Zeit von 1933 - 1945, so sind ohne Antrag - soweit möglich - neue Ausfertigungen gebührenfrei auszustellen. Dies gilt nur für Urkunden, von denen üblicherweise Neuausfertigungen erteilt werden können (z. B. Personenstandsurkunden).

11. Überbeglaubigung

Öffentliche Urkunden, die in der Volksrepublik China, in den Ländern Union Myamar, Irak, Jordanien, Königreich Nepal, Republik Ruanda, Rumänien, Saudi-Arabien, Somalia, Syrien und Togo Verwendung finden sollen, bedürfen der Überbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt Köln, Ref. 111/6, Barbarastr. 1, 50728 Köln. Das gleiche gilt für Urkunden, die in solchen Ländern verwendet werden sollen, zu denen die Bundesrepublik keine diplomatischen oder konsularischen Beziehungen unterhält oder die noch keine Vertretung in der Bundesrepublik eingerichtet haben.

12. Urkunden von Körperschaften und Stiftungen des öffentlichen Rechts

(1) Der Minister des Innern des Landes Brandenburg ist befugt, Urkunden der landesunmittelbaren Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts zu beglaubigen, wenn sie von der Staatsaufsichtsbehörde vorbeglaubigt worden sind.

(2) Universitäten und Hochschulen können ebenfalls Unterschriften beim Ministerium des Innern des Landes Brandenburg hinterlegen. An Stelle der Vorbeglaubigung durch die Staatsaufsichtsbehörde tritt dann die Vorbeglaubigung durch einen der benannten Beamten der Universitäts- oder Hochschulverwaltung.

(3) Der Minister des Innern des Landes Brandenburg ist befugt, kirchliche Urkunden zu beglaubigen. Diese können vom zuständigen Beamten der Abteilung für Kirchenfragen bei der Staatskanzlei vorbeglaubigt werden, wenn sie von einem Amtsträger ausgefertigt worden sind, dessen Unterschrift ihm bekannt ist. Es bleibt den Kirchen überlassen, bei der Staatskanzlei - Abteilung für Kirchenfragen - Unterschriften zu hinterlegen.

13. Unterschriftsproben

(1) Bei den für die Beglaubigung und Vorbeglaubigung von Urkunden zuständigen Behörden sollen in der Regel wenigstens zwei Beamte bestellt werden, die zur Beglaubigung befugt sind.

(2) Die Unterschriftsproben der für die Vorbeglaubigung befugten Beamten sind beim Ministerium des Innern des Landes Brandenburg zu hinterlegen.

(3) Die Unterschriftsproben der beim Ministerium des Innern des Landes Brandenburg befugten Beamten werden dem Bundesverwaltungsamt übermittelt.

(4) Änderungen in der Person der zur Beglaubigung befugten Beamten sind den jeweils in Betracht kommenden Stellen unverzüglich anzuzeigen.

14. Gebühren

(1) Für die Beglaubigung ist eine Gebühr zu erheben. Die Gebühr richtet sich nach der Verordnung über Gebühren für Amtshandlungen im Geschäftsbereich des Ministers des Innern vom 14.12.1992 (GVBl. II S. 768), Tarifstelle 10.1.5. Die Gebühr wird für das gesamte Beglaubigungsverfahren nur einmal, und zwar von der Stelle erhoben, die die Endbeglaubigung vornimmt. Soweit das Bundesverwaltungsamt für die Beglaubigung zuständig ist, wird keine Verwaltungsgebühr für eine etwaige Vorbeglaubigung erhoben.

(2) In Fällen, in denen die Ausstellung einer Urkunde und die anschließende Beglaubigung für den Gebrauch im Ausland beantragt wird, kann die Beglaubigungsgebühr von der Behörde entgegengenommen oder formlos angefordert werden, die eine Gebühr für die Ausstellung der Urkunde zu erheben hat.

Anmerkung: Die Anlage wurde nicht aufgenommen.