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Richtlinie des Ministeriums des Innern zu § 48 des Brandenburgischen Polizeigesetzes (Dateienrichtlinie-Polizei)

Auf Grund des § 48 Abs. 5 und des § 88 des Brandenburgischen Polizeigesetzes (BbgPolG) vom 19. März 1996 (GVBl. I S. 74), die zuletzt durch Gesetz vom 29. Juni 2004 (GVBl. I S. 289) geändert worden sind, erlässt das Ministerium des Innern im Benehmen mit dem Landesbeauftragten für Datenschutz und das Recht auf Akteneinsicht die folgende Verwaltungsvorschrift:

1. Allgemeines

1.1 Diese Dateienrichtlinie gilt für alle automatisierten Dateien im Sinne des § 48 BbgPolG, die bei der Polizei des Landes Brandenburg errichtet und in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Automatisierte Dateien sind alle Sammlungen personenbezogener Daten, die durch automatisierte Verfahren, also selbsttätig durch Einsatz eines gesteuerten technischen Verfahrens, ausgewertet werden können (§ 3 Abs. 5 und 6 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes - BbgDSG -).

1.2 Hierunter fallen alle Dateien, in denen Daten zur Erfüllung der Aufgaben nach § 1 Abs. 1 BbgPolG verarbeitet werden. Die Vorschriften der Strafprozessordnung bleiben unberührt.

1.3 Für jede automatisierte Datei, in der personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist ein Verfahrensverzeichnis gemäß § 48 BbgPolG in Verbindung mit § 8 Abs. 1 BbgDSG zu erstellen. Dazu ist das beigefügte Formblatt zu verwenden. Ausnahmen sind in § 8 Abs. 5 BbgDSG festgelegt.

1.4 Errichtungsanordnungen für Verbunddateien, die beim Bundeskriminalamt geführt werden, sind Verfahrensverzeichnisse im Sinne des § 48 Abs. 3 BbgPolG, so dass keine eigenen Verfahrensverzeichnisse zu erstellen sind.

1.5 Bei der Einführung von landesweiten Verfahren hat die zuständige Projektgruppe das Verfahrensverzeichnis und die Risikoanalyse zu erstellen. Die Polizeibehörden und -einrichtungen, in denen das Verfahren genutzt wird, sind in enger Zusammenarbeit mit der Projektgruppe für die Erarbeitung des Sicherheitskonzeptes zuständig.

1.6 Das Führen des Verfahrensverzeichnisses ist dem behördlichen Datenschutzbeauftragten zu übertragen (§ 8 Abs. 2 BbgDSG).

2. Errichten von Dateien

2.1 Verfahren bei der Errichtung von Dateien

2.1.1 Die Polizeibehörden und -einrichtungen sind gemäß § 7 Abs. 1 BbgDSG für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften verantwortlich. Im Rahmen dieser Verantwortung trifft der Behördenleiter die Anordnung über das Errichten einer Datei im Sinne der Nummer 1. Als Anordnung gilt die Schlusszeichnung des Verfahrensverzeichnisses.

2.1.2 Der erstmalige Einsatz oder wesentliche Änderungen (Softwareänderungen bzw. -erweiterungen, Module) von automatisierten Dateien sind dem Ministerium des Innern oder einer von ihm beauftragten Stelle vor der Errichtung zur Freigabe vorzulegen. Dazu sind das Verfahrensverzeichnis und das aus einer Risikoanalyse resultierende Sicherheitskonzept gemäß § 7 Abs. 3 Satz 2 Nr. 1 BbgDSG vorzulegen. Werden personenbezogene Daten besonderer Kategorien (§ 4a BbgDSG) verarbeitet, ist gemäß § 7 Abs. 3 Satz 2 Nr. 2 BbgDSG das Ergebnis der Vorabkontrolle, wie im § 10a BbgDSG gefordert, beizufügen. Die Freigabeerklärung bezieht sich auf die in dem Verfahrensverzeichnis zu treffenden Festlegungen. Der Betrieb einer Datei darf erst aufgenommen werden, wenn die Freigabeerklärung des Ministeriums des Innern oder der von ihm beauftragten Stelle vorliegt.

2.1.3 Der Zeitpunkt der Betriebsaufnahme ist dem Ministerium des Innern in jedem Fall anzuzeigen.

2.2 Inhalt des Verfahrensverzeichnisses

Der Inhalt des Verfahrensverzeichnisses richtet sich nach § 8 Abs. 1 BbgDSG (Angaben siehe Nummer 1 bis 11) in Verbindung mit § 48 Abs. 2 BbgPolG. Es hat neben den gesetzlich festgelegten Löschungsterminen auch Fristen zu beinhalten, nach deren Ablauf zu prüfen ist, ob die weitere Speicherung der Daten zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Die aktuellen Verwaltungsvorschriften des Ministeriums des Innern zur Durchführung des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes sind zu beachten.

2.3 Ad- hoc - Dateien (§ 48 Abs. 5 BbgPolG)

2.3.1 Sofern die Dringlichkeit der Aufgabenerfüllung die sofortige Errichtung einer Datei in Sinne von Nummer 1 erforderlich macht, darf der Betrieb ohne vorherige Freigabe des Ministeriums des Innern oder einer von ihm beauftragten Stelle aufgenommen werden (§ 48 Abs. 5 BbgPolG, Ad- hoc - Datei). Die Dringlichkeit der Aufgabenerfüllung ist nur in Ausnahmefällen gegeben, wenn im Einzelfall die Aufgabenerfüllung der Polizei ohne die sofortige Errichtung der Datei erheblich erschwert werden würde.

2.3.2 Die Dringlichkeit der Aufgabenerfüllung ist insbesondere gegeben, wenn

1. in einem Ermittlungsverfahren eine Vielzahl von Tatvorwürfen und Spuren sowie personenbezogene Daten von Tatverdächtigen, Zeugen und Geschädigten zu verarbeiten sind,
2. besondere Recherchemöglichkeiten zur Aufklärung und Verfolgung von Straftaten benötigt werden oder
3. es sich um eine besonders bedeutsame Angelegenheit handelt.

2.3.3 Ist die Errichtung einer Ad- hoc - Datei notwendig, treffen die Polizeibehörden und -einrichtungen eine Sofortanordnung. In der Sofortanordnung ist mindestens anzugeben:

1. Bezeichnung und Zweck der Datei,
2. der betroffene Personenkreis,
3. Daten oder Datenkategorien sowie die Rechtsgrundlage ihrer Verarbeitung und
4. Art der eingesetzten Datenverarbeitungsanlagen und Software

2.3.4 Die Inbetriebnahme von Ad- hoc - Dateien ist dem Ministerium des Innern unverzüglich unter Vorlage der Sofortanordnung anzuzeigen. Sobald ersichtlich wird, dass die auf Grund einer Sofortanordnung errichtete Datei länger als sechs Monate geführt werden muss, ist das Verfahren nach Nummer 2.1 nachzuholen.

3. Überprüfung vorhandener Dateien

3.1 Die Polizeibehörden und -einrichtungen überprüfen in einem Abstand von fünf Jahren die Notwendigkeit der Weiterführung oder Änderung der automatisierten Dateien. Ausgenommen davon sind die auf Dauer eingerichteten Hauptverfahren (ComVor/POLAS, Verbunddateien). Das Ministerium des Innern ist über das Ergebnis zu informieren.

3.2 Die Auflösung von Dateien ist dem Ministerium des Innern unverzüglich mitzuteilen.

4. Inkrafttreten/Außerkrafttreten

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 1. Oktober 2008 in Kraft. Sie tritt mit Ablauf des 30. September 2013 außer Kraft.

Mit Inkrafttreten dieser Verwaltungsvorschrift wird die Dateienrichtlinie - Polizei vom 18. August 1997 (ABl. S. 750) außer Kraft gesetzt.

Anlagen