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Verwaltungsvorschrift des Ministeriums des Innern über die dienstliche Beurteilung der Polizeivollzugsbeamtinnen und -beamten des Landes Brandenburg (BeurtVV Pol)

Auf Grund des § 156 des Landesbeamtengesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 8. Oktober 1999 (GVBl. I S. 446), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 22. Juni 2005 (GVBl. I S. 214) bestimmt der Minister des Innern zur Ausführung des § 66 Abs. 1 LBG:

1 Geltungsbereich

Diese Verwaltungsvorschrift gilt für die dienstliche Beurteilung der Polizeivollzugsbeamtinnen und -beamten des Landes Brandenburg.

Sie gilt nicht für Beamtinnen und Beamte auf Widerruf im Vorbereitungsdienst.

Die in dieser Verwaltungsvorschrift verwendeten Funktions-, Status- und anderen personenbezogenen Bezeichnungen gelten für Frauen und Männer in gleicher Weise.

2 Ziele und Grundsätze

Dienstliche Beurteilungen sind ein wesentliches Instrument der Personalführung und unverzichtbare Grundlage für eine gezielte Personalentwicklung. Beurteilungen sollen den Mitarbeitern konkrete Informationen über ihren Leistungsstand, ihre Stärken und Schwächen geben. Sie dienen sowohl der Erfolgskontrolle und Zielorientierung als auch der Motivation zur individuellen beruflichen Weiterentwicklung und sollen sachgerechte und rechtssichere Personalentscheidungen ermöglichen.

Ziel des an den Erfordernissen der Personalentwicklung ausgerichteten neuen Beurteilungswesens ist es, ein möglichst vollständiges Bild der Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung der Beamten in der Polizei zu gewinnen. Als Personalentwicklungsinstrument bildet die Beurteilung die Grundlage aller beamtenrechtlichen Auswahlentscheidungen und bietet die Gewähr für deren Ausrichtung am Prinzip der Bestenauslese. Die dienstliche Beurteilung orientiert sich dabei statusamtsbezogen an den Anforderungen der Dienstposten in der Polizei.

Die Beobachtung und Bewertung der Eignung, Befähigung und fachlichen Leistungen der Beamten ist eine herausragende, ständig wahrzunehmende Führungsaufgabe aller Vorgesetzten. Sie erfordert ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein sowie die permanente und ausgeprägte Bereitschaft zur Kommunikation. Führungskräfte werden maßgeblich daran gemessen, wie sie ihrer Verantwortung für die Personalführung gerecht werden.

Dienstliche Beurteilungen sind vertraulich zu behandeln. Die datenschutzrechtlichen Vorschriften sind zu beachten. Weiterhin sind die Vorschriften des Personalvertretungsgesetzes für das Land Brandenburg (PersVG), des Landesgleichstellungsgesetzes (LGG) sowie das Recht der schwerbehinderten Menschen bei der Erstellung einer dienstlichen Beurteilung zu beachten.

3 Zuständigkeit und Verantwortung

Beurteiler soll grundsätzlich der unmittelbare Vorgesetzte des Beamten sein. Wer unter Berücksichtigung der Dienstorganisation Beurteiler ist, bestimmen die Behörden- und Einrichtungsleiter für ihren Verantwortungsbereich.

Die übergeordneten Vorgesetzten - von der nächsthöheren Führungskraft bis hin zum Dienstvorgesetzten bzw. Behörden-/Einrichtungsleiter - stellen die Einhaltung eines gleichmäßigen Beurteilungsmaßstabes innerhalb einer hinreichend großen Vergleichsgruppenbildung sicher.

4 Beurteilungsarten

4.1 Leistungsbeurteilung

Die Beamten sind jährlich zu einem Stichtag zu beurteilen, der für die jeweiligen Laufbahngruppen durch das Ministerium des Innern festgelegt wird.

Nimmt der Beurteiler die Vorgesetztenfunktion zum Stichtag weniger als neun Monate wahr, ist die Beurteilung mit dem vorhergehenden Vorgesetzten abzustimmen.

Ist der zu beurteilende Beamte im Beurteilungszeitraum mehr als drei Monate außerhalb der Polizei des Landes Brandenburg tätig (z. B. Abordnung zu einer Behörde außerhalb der Landespolizei oder zu einem anderen Dienstherrn, Zuweisung gemäß § 123 a Beamtenrechtsrahmengesetz), ist ein entsprechender Beurteilungsbeitrag für diesen Zeitraum durch den Beurteiler angemessen zu berücksichtigen. Dabei verbleibt die Beurteilungszuständigkeit in den Fällen, in denen der Beamte zum maßgeblichen Stichtag außerhalb der Polizei des Landes Brandenburg tätig ist, bei dem zuletzt für die Beurteilung des Beamten zuständigen Vorgesetzten.

Verlässt der Beurteiler den Bereich der Polizei des Landes Brandenburg (z. B. Eintritt in den Ruhestand, Versetzung zu einer Behörde außerhalb der Landespolizei oder zu einem anderen Dienstherrn) hat er für die ihm unterstellten Beamten Beurteilungsbeiträge nach dem Muster der Leistungsbeurteilung zu erstellen oder Bestätigungsvermerke nach Ziffer 4.2 zu fertigen, wenn seit dem Stichtag der letzten Leistungsbeurteilung mindestens drei Monate vergangen sind. Diese werden von dem nächsten Beurteiler angemessen berücksichtigt.

Leistungsbeurteilungen werden nach Maßgabe des in der Anlage 1 beigefügten Vordrucks gefertigt. Die Beurteilung wird anhand der darin aufgeführten Einzelmerkmale (Beschreibung siehe Anlage 1a) nach fünf Notenstufen und diesen zugeordneten zehn Punktwerten vorgenommen. Soweit einzelne Merkmale nicht beurteilt werden können, ist eine Begründung in das Feld “Sonstige ergänzende Hinweise und Bemerkungen“ aufzunehmen. Das Gesamturteil folgt schlüssig aus dem Ergebnis der Beurteilung der Einzelmerkmale und deren Gewichtung im Hinblick auf die Anforderungen des Statusamtes sowie des jeweiligen Dienstpostens. Die Bildung eines arithmetischen Mittels ist unzulässig.

Von der Leistungsbeurteilung zum maßgeblichen Stichtag ausgenommen sind:

• Beamte während der laufbahnrechtlichen Probezeit,
• Beamte, die sich in der Ausbildung für den Aufstieg befinden,
• Beamte, die der Polizei des Landes Brandenburg weniger als sechs Monate angehören,
• Beamte, die aufgrund längerfristiger Abwesenheiten (Beurlaubungen, Freistellungen etc. von mehr als sechs Monaten) nicht beurteilt werden können.

Wird gegen den Beamten zum Zeitpunkt des Stichtages ein Disziplinarverfahren geführt, kann die Leistungsbeurteilung zurückgestellt werden.

Im Rahmen der Potenzialeinschätzung können zusätzlich - soweit der Beurteiler dies für angezeigt hält bzw. der Beamte dies wünscht - besondere Stärken, Kenntnisse und Fähigkeiten des Mitarbeiters, die über die Anforderungen des Arbeitsplatzes bzw. seines Statusamtes hinausgehen, aufgezeigt werden. Soweit erforderlich, empfiehlt der Beurteiler in Absprache mit dem Mitarbeiter zudem gezielte Personalentwicklungsmaßnahmen.

4.2 Bestätigungsvermerk

Die Leistungsbeurteilung kann zweimal in Folge, der Beurteilungsbeitrag einmal durch einen kurzen Bestätigungsvermerk ersetzt werden, wenn sich der Beurteiler sowie der Leistungsstand, der Status und das Aufgabengebiet des Beamten nicht verändert haben. Der Vordruck für einen Bestätigungsvermerk ist als Anlage 2 beigefügt.

4.3 Bewährungsvermerk

Der Bewährungsvermerk dient der Feststellung der Bewährung in der laufbahnrechtlichen Probezeit oder der erfolgreichen Erprobung auf einem höher bewerteten Dienstposten. Es werden dabei die Prädikate “besonders bewährt“, “bewährt“, “noch nicht bewährt“ oder “nicht bewährt“ verwendet.

Die dienstlichen Leistungen in der Probezeit gemäß § 7 Abs. 2 Laufbahnverordnung der Polizei liegen “erheblich über dem Durchschnitt“, wenn sie mit dem Prädikat “besonders bewährt“ bewertet wurden.

Im Falle einer Verlängerung der laufbahnrechtlichen Probezeit, der Erprobungszeit oder der Feststellung der Nichtbewährung sind die durch den Beurteiler festgestellten Mängel in einem gesonderten Vermerk zu erfassen. Im Falle der Verlängerung der Probe- oder Erprobungszeit sind zusätzlich Vorschläge für die Behebung der erkannten Mängel im Verlängerungszeitraum aufzunehmen. Der Vordruck für einen Bewährungsvermerk ist als Anlage 3 beigefügt.

4.4 Kompetenzbeurteilung

Kompetenzbeurteilungen werden erstellt aus Anlass der

• Teilnahme des Beamten an einem Stellenbesetzungsverfahren oder
• Bewerbung um den Aufstieg in die nächsthöhere Laufbahn.

Die Kompetenzbeurteilung ermöglicht im Hinblick auf das konkrete Anforderungsprofil eines angestrebten Dienstpostens oder einer höheren Laufbahn insbesondere Folgerungen auf künftige eig­nungs- und befähigungsgerechte Verwendungen des Beamten. Sie stützt sich auf die beobachtbaren Verhaltensweisen in der bisherigen dienstlichen Tätigkeit, die Schlüsse auf die Eignung für künftig wahrzunehmende Aufgaben zulassen.

Die Kompetenzbeurteilung erfolgt auf der Grundlage des mit der Stellenausschreibung verbundenen Anforderungsprofils, welchem einheitliche Anforderungs-/Kompetenzkriterien zugrunde liegen. Dabei werden die Einzelkriterien des Anforderungsprofils für den Dienstposten bzw. für den Laufbahnaufstieg sowie deren nach fünf Bewertungsstufen festgelegte Gewichtung mit Blick auf die Bedeutung für den Dienstposten bzw. den Laufbahnaufstieg zu Grunde gelegt. Für die Beurteilung der individuellen Ausprägungsgrade der im Anforderungsprofil festgelegten Kompetenzkriterien werden ebenfalls fünf Bewertungsstufen verwendet.

Die Kompetenzbeurteilung schließt mit einem Gesamtpunktwert ab, der als Gesamturteil den Grad der Übereinstimmung zwischen dem Anforderungsprofil des Dienstpostens und dem individuellen Kompetenzprofil des Beamten abbildet.

Der Beurteilung wird ein Beurteilungszeitraum von einem Jahr zugrunde gelegt. Nimmt der zuständige Beurteiler die Vorgesetztenfunktion weniger als neun Monate wahr, ist die Beurteilung mit dem vorhergehenden Vorgesetzten abzustimmen.

Kompetenzbeurteilungen aus Anlass der Bewerbung um den Aufstieg in die nächsthöhere Laufbahn werden nach Maßgabe der in den Anlagen 4a und 4b beigefügten Vordrucke gefertigt. Deutlich über dem Durchschnitt liegende Leistungen und Befähigungen im Sinne von § 15 Abs. 1 Satz 2 Laufbahnverordnung der Polizei weist die Kompetenzbeurteilung aus, wenn ein Gesamtpunktwert von mindestens 4,0 erreicht wird.

Bei Kompetenzbeurteilungen aus Anlass von Stellenbesetzungsverfahren werden die zu beurteilenden Einzelkriterien den auf der Grundlage des Rahmenkonzepts zur Personalentwicklung in der Polizei erstellten Anforderungsprofilen des jeweiligen Dienstpostens entnommen. Ein Muster ist der Anlage 5 zu entnehmen.

Eine Kompetenzbeurteilung darf für einen anderen Anlass als denjenigen, für den sie erstellt wurde, nicht verwendet werden. Beurteilungen aus Anlass der Teilnahme an Stellenbesetzungsverfahren dürfen für andere Auswahlverfahren nur herangezogen werden, wenn sie nicht älter als ein Jahr sind, über die Besetzung eines gleich bewerteten Dienstpostens entschieden wird und die Anforderungsprofile im Wesentlichen übereinstimmen.

5 Verfahren

5.1 Erstellung von Leistungsbeurteilungen

5.1.1 Personalkonferenzen

Das Beurteilungsverfahren beginnt mit der Personalkonferenz des Behörden- bzw. Einrichtungsleiters.

Gegenstand der Beratung ist die Analyse der vorangegangenen Beurteilungsrunde und die Festlegungen des Behörden- bzw. Einrichtungsleiters zur Sicherstellung einer differenzierten Beurteilungspraxis und zum Beurteilungsmaßstab. Die Dienstvorgesetzten stellen u. a. im Wege ihrer Personalkonferenzen die Information der sonstigen übergeordneten Vorgesetzten und insbesondere aller Beurteiler über die Festlegungen des Behörden- bzw. Einrichtungsleiters sicher.

5.1.2 Prüfung und Feststellung der Beurteilungsergebnisse

Nach Fertigung der Entwürfe aller Beurteilungen seines Zuständigkeitsbereiches legt der Beurteiler - soweit er nicht Dienstvorgesetzter der zu beurteilenden Beamten ist - seinem übergeordneten Vorgesetzten eine namentliche Aufstellung über die vorgesehenen Beurteilungsergebnisse vor. Stellt der übergeordnete Vorgesetzte im Vergleich zu den übrigen ihm unterstellten Organisationseinheiten und mit Blick auf die Festlegungen der Personalkonferenz Maßstabsverschiebungen bzw. Beurteilungsfehler fest, fordert er den Beurteiler auf, die Entwürfe entsprechend zu überarbeiten. Wird im Einzelfall keine Einigung erzielt, zieht der übergeordnete Vorgesetzte die Beurteilungskompetenz an sich.

Soweit der übergeordnete Vorgesetzte nicht Dienstvorgesetzter der zu beurteilenden Beamten ist, so legt er diesem - sofern er den Maßstab für gewahrt hält - auf dem Dienstweg eine namentliche Übersicht der vorgesehenen Beurteilungsergebnisse seines Zuständigkeitsbereiches vor.

Stellt der Dienstvorgesetzte Maßstabsverschiebungen bzw. Beurteilungsfehler fest, fordert er die Beurteiler auf, die Beurteilungsentwürfe entsprechend zu überarbeiten. Wird keine Einigung erzielt, zieht der Dienstvorgesetzte ausnahmsweise die Beurteilungskompetenz an sich.

Hält der Dienstvorgesetzte den Maßstab insgesamt für gewahrt, werden die Beurteilungen durch die Beurteiler unterzeichnet und eröffnet.

5.1.3 Beurteilungsgespräche und Bekanntgabe

Der Beurteiler führt mit dem von ihm zu beurteilenden Beamten zu Beginn der Zusammenarbeit ein Gespräch über dessen Aufgabenbereich und die an ihn gestellten Erwartungen. Die Durchführung des Gesprächs ist in einem Vermerk zu dokumentieren.

Die Beurteilung wird dem beurteilten Beamten durch Übergabe einer Abschrift bekannt gegeben. Der Beurteiler hat die Beurteilung eingehend und offen mit dem Beurteilten - sofern dieser dies wünscht - zu besprechen. Zur Vorbereitung des Gesprächs ist die Abschrift der Beurteilung auf Wunsch des Beurteilten mindestens drei Arbeitstage vor dem Gesprächstermin zur Verfügung zu stellen. Auf dessen Wunsch kann eine Person des Vertrauens an diesem Gespräch teilnehmen.

Die Bekanntgabe wird auf dem Beurteilungsvordruck mit Datum und Unterschrift des Beurteilten und Beurteilers bestätigt.

5.1.4 Einwendungen

Erhebt der Beamte Einwendungen gegen die Beurteilung, die nicht im Wege des Beurteilungsgesprächs und ggf. vorzunehmender Änderungen der Beurteilung ausgeräumt werden können, erhält dieser die Möglichkeit, innerhalb eines Monats nach dem Beurteilungsgespräch bzw. der Bekanntgabe eine Stellungnahme zur Beurteilung abzugeben.

5.1.5 Abschluss des Verfahrens

Die Beurteilung ist im verschlossenen Umschlag an die Personalstelle zu übersenden. Die Personalstelle nimmt die Beurteilung und die ggf. im Rahmen von Einwendungen abgefasste Stellungnahme des Beurteilten zur Personalakte.

Die Beurteilungen sind der Personalstelle bis spätestens sechs Wochen nach dem Beurteilungsstichtag zuzuleiten.

5.1.6 Evaluation

Eine anonymisierte Übersicht der Ergebnisse der Leistungsbeurteilungen wird nach Abschluss des Beurteilungsverfahrens laufbahngruppen- und ämterbezogen für jede Dienststelle sowie für jede Polizeibehörde bzw. -einrichtung behörden- bzw. einrichtungsintern veröffentlicht. Rückschlüsse auf individuelle Beurteilungsergebnisse dürfen dabei nicht möglich sein.

Diese Auswertung dient den Leitern der Polizeibehörden und -einrichtungen als Grundlage für die Steuerung künftiger Beurteilungsverfahren und der Dienstaufsicht über die Umsetzung ihrer Festlegungen in der Personalkonferenz. Sie stellt damit auch ein Instrument zum Vergleich der Qualität des Beurteilungswesens und ein Kriterium zur Beurteilung der Beurteiler dar.

Die Auswertung der Beurteilungsstatistik zur Absicherung eines differenzierten Beurteilens und eines einheitlichen Beurteilungsmaßstabes in den Behörden und Einrichtungen ist Gegenstand der Besprechung des zuständigen Abteilungsleiters im Ministerium des Innern mit den Behörden- und Einrichtungsleitern.

5.2 Erstellung von Kompetenzbeurteilungen

Den Ausgangspunkt für das Beurteilungsverfahren bildet die Ausschreibung des zu besetzenden Dienstpostens bzw. der Aufstiegsstellen für einen Laufbahnaufstieg. Es sind dabei nur Beamte zu beurteilen, die sich um die Teilnahme an diesen Auswahlverfahren bewerben oder für eine dieser Personalmaßnahmen durch die Vorgesetzten vorgeschlagen werden.

Die Kompetenzbeurteilung ist durch den Beurteiler nach Anforderung durch den Dienstvorgesetzten bzw. der von ihm beauftragten Stelle zu erstellen.

Die Personalstelle leitet dem Beurteiler hierzu den entsprechenden Beurteilungsvordruck für das Aufstiegsverfahren (siehe Anlagen 4a und 4b) bzw. das Anforderungsprofil des ausgeschriebenen Dienstpostens und den auf dessen Grundlage vorbereiteten Beurteilungsbogen für die Kompetenzbeurteilung (siehe Anlage 5) zu.

Nach Ausfertigung des Entwurfs leitet der Beurteiler die Beurteilung dem Dienstvorgesetzten des zu beurteilenden Beamten auf dem Dienstweg zu. Hält dieser die Beurteilung für zutreffend, wird die Kompetenzbeurteilung durch den Beurteiler unterzeichnet und eröffnet.

Andernfalls fordert er den Beurteiler auf, den Entwurf entsprechend zu überarbeiten. Wird keine Einigung erzielt, zieht der Dienstvorgesetzte die Beurteilungskompetenz an sich.

Im Übrigen gelten die Regelungen unter Ziffer 5.1.3, 5.1.4 und 5.1.5 Absatz 1 entsprechend.

Die Beurteilung ist der Personalstelle innerhalb der festgesetzten Frist zuzuleiten.

6 Schlussbestimmungen

Das vorstehende Beurteilungsverfahren wird für die im Ministerium des Innern eingesetzten Polizeivollzugsbeamten entsprechend angewandt.

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 1. Januar 2008 in Kraft. Die in den Polizeibehörden und -einrichtungen mit den Personalvertretungen geschlossenen Dienstvereinbarungen über die dienstliche Beurteilung der Polizeivollzugsbeamten treten gleichzeitig aufgrund § 72 des Landesbeamtengesetzes in Verbindung mit §§ 62 Abs. 6, 70 Abs. 1 Satz 1 des Personalvertretungsgesetzes außer Kraft.

Anlagen